Распоряжение ТУ Выборгского административного района Санкт-Петербурга от 21 ноября 2002 г. N 1313 "О внесении дополнений в распоряжение от 14.02.02 г. N 143 "Об утверждении "Методики системной координации процесса планирования, организации и контроля работы отделов и служб территориального исполнительного органа"

В целях обеспечения организации работы отделов и служб территориального управления по подготовке проведения заседаний коллегиальных органов территориального исполнительного органа:

1. Внести в подраздел 2.1. "Методики системной координации процесса планирования, организации и контроля работы отделов и служб территориального исполнительного органа" следующие дополнения:

1.1. Пункт 9 читать в следующей редакции:

9. Подготовка и проведение заседаний коллегиальных органов осуществляются отделами и службами территориального исполнительного органа по принадлежности обсуждаемого вопроса, организационно-техническое обеспечение заседаний осуществляет организационный отдел.

Для проведения заседания коллегиального органа руководитель отдела, ответственный за подготовку вопроса, должен подготовить следующие документы:

- доклад, отчет или информацию;

- проект решения по обсуждаемому вопросу;

- справочные, информационные, аналитические материалы;

- список лиц, приглашаемых для участия в заседании;

- перечень вопросов, требующих обсуждения с участниками заседания;

- предложения по выступающим лицам.

9.1. Заседания коллегиального органа проводятся в соответствии с ежеквартальным планом работы территориального исполнительного органа и могут быть очередными или внеочередными. В плане указывается время проведения, повестка дня заседания, ответственные за подготовку лица.

9.2. Заместитель главы территориального исполнительного органа - куратор, координирующий и контролирующий деятельность отдела, ответственного за подготовку вопроса для обсуждения на заседании коллегиального органа, заблаговременно проводит совещание с лицами, ответственными и участвующими в подготовке данного вопроса, на котором вырабатывается план подготовки.

9.3. Руководитель отдела территориального исполнительного органа, ответственный за подготовку вопроса, представляет не позднее чем за неделю заместителю главы территориального исполнительного органа - куратору на согласование доклад (отчет или информацию), проект решения, необходимые справочные, информационные и аналитические материалы, предложения по составу лиц, приглашаемых для участия в заседании, перечень вопросов, требующих обсуждения с участниками заседания, предложения по выступающим лицам.

После согласования данные материалы с визой куратора передаются в организационный отдел.

9.4. Руководитель организационного отдела:

9.4.1. Представляет главе территориального исполнительного органа оформленные необходимым образом повестку дня заседания коллегиального органа, список приглашенных для участия в заседании лиц, список выступающих, проект решения, подготовленные материалы.

9.4.2. Обеспечивает оповещение лиц, приглашенных на заседание коллегиального органа, их регистрацию, осуществляет организационно-техническое обеспечение проведения заседания.

9.4.3. Ведет по ходу заседания протокол, а затем не позднее чем в 5-дневный срок с учетом замечаний и предложений, высказанных в процессе обсуждения вопроса на заседании, осуществляет совместно с руководителем отдела или службы территориального исполнительного органа, ответственным за подготовку вопроса, доработку проекта решения. Протокол заседания оформляется в соответствии с общими требованиями, определенными пунктом 7 данного раздела Методики, копии протокола рассылаются ответственным исполнителям.

9.5. Подготовка докладов, отчетов, справок, информационных и аналитических материалов осуществляется в соответствии с пунктом 7 раздела II и приложением N 4 к Методике.

9.6. Решения и поручения, содержащиеся в протоколе заседания, обязательны для исполнения. Контроль за их реализацией осуществляет руководитель отдела территориального исполнительного органа, ответственный за подготовку рассмотрения вопроса на заседании коллегиального органа.

2. Дополнить Методику приложениями:

N 7 - Образец доклада (отчета) на заседании коллегиального органа;

N 8 - Образец проекта решения на заседание коллегиального органа;

N 9 - Образец перечня вопросов, требующих обсуждения на заседании коллегиального органа.

3. Рабочей комиссии по обеспечению контроля за использованием отделами и службами "Методики системной координации процесса планирования, организации и контроля работы отделов и служб территориального исполнительного органа" (председатель Лихтин А.А.) провести занятие по обучению руководителей отделов и служб территориального управления организации работы по обеспечению деятельности коллегиальных органов территориального исполнительного органа согласно "Методики системной координации процесса планирования, организации и контроля работы отделов и служб территориального исполнительного органа" и организовать принятие у руководителей зачета.

4. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на первого заместителя главы территориального управления Лихтина А.А.

Глава территориального управления

В.И. Колесников