Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов

Приложение
к постановлению Исполнительного
комитета г. Казани
от 14 сентября 2009 г. N 7733

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов

С изменениями и дополнениями от:

26 января 2010 г.

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов (далее - Административный регламент) устанавливает стандарт и порядок предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов (далее - муниципальная услуга).

1.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ);

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 59-ФЗ);

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (далее - Федеральный закон N 149-ФЗ);

Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (заключена в Гааге 05.10.1961, вступила в силу для России 31.05.1992), вместе со Статусом Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (по состоянию на 16.01.2006) (далее - Гаагская конвенция);

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях v библиотеках, организациях Российской академии наук" (далее - Правила);

Законом Республики Татарстан от 13.06.1996 N 644-ЗРТ "Об Архивном фонде Республики Татарстан и архивах" (с изменениями от 28.07.2006) (далее - Закон РТ N 644-ЗРТ);

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца и далее по тексту допущена опечатка. Имеется в виду Закон РТ от 13.06.1996 N 644

Законом Республики Татарстан от 12.05.2003 N 16-ЗРТ "Об обращениях граждан в Республике Татарстан" (далее - Закон РТ N 16-ЗРТ);

Административным регламентом Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства связанных с реализацией их законных прав и свобод", утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23.10.2007 N 1295 (далее - приказ Минкультуры России N 1295);

Уставом муниципального образования г. Казани, утвержденным решением Представительного органа муниципального образования г. Казани от 17.12.2005 N 3-5 (далее - Устав);

Положением о порядке и сроках рассмотрения обращений граждан в органы местного самоуправления г. Казани, утвержденным решением Казанской городской Думы от 20.04.2006 N 14-8 (далее - решение ГД N 14-8);

Служебным регламентом Исполнительного комитета г. Казани, утвержденным постановлением Руководителя Исполнительного комитета г. Казани от 07.09.2006 N 1866 (далее - Служебный регламент);

письмом Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан от 05.05.2008 N 338 о порядке исполнения запросов, поступивших из-за рубежа (далее - письмо ГАУ КМ РТ N 338);

Методическими рекомендациями по подготовке архивных справок и оформлению ответов на запросы социально-правового характера, одобренными Экспертно-проверочной и методической комиссией Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан (протокол от 26.01.2006 N 1);

Положением об Управлении муниципального архива аппарата Исполнительного комитета г. Казани (далее - Положение об Управлении).

1.3. Исполнитель муниципальной услуги - Управление муниципального архива аппарата Исполнительного комитета г. Казани (далее - Управление).

1.4. В настоящем регламенте используются следующие термины и определения:

тематический запрос - запрос о представлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту;

запрос социально-правового характера - запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан;

архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

апостиль - формальная процедура удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае подлинности печати и штампа, которыми скреплен этот документ, установленная Гаагской конвенцией.

Информация об изменениях:

Постановлением Исполнительного комитета муниципального образования города Казани от 26 января 2010 г. N 503 в раздел 2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

2. Стандарт муниципальной услуги

N п/п	Наименование требования стандарта	Содержание требования стандарта	Нормативный акт, устанавливающий муниципальную услугу или требование
1	2	3	4
1	Наименование муниципальной услуги	Выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов	Ст. 19 Закона РТ N 644-ЗРТ; п. 5.10 Правил; Служебный регламент
2	Описание результата предоставления муниципальной услуги	Архивная справка, архивная выписка, архивная копия. В архивной справке (выписке, копии) указываются: адресат; название документа; сведения, относящиеся к предмету запроса, в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат (в архивной выписке - извлечения из текста архивного документа, в архивной копии - дословно воспроизведенный текст архивного документа); поисковые данные архивных документов, послужившие основанием для ее составления (номер фонда, описи, дел и листов документа). Копии архивных документов изготавливаются на обычных листах. На каждом листе архивной копии документа проставляются поисковые данные документа. Скрепленные листы архивного документа заверяются печатью Управления и подписью начальника Управления. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, предназначенные для направления за рубеж, подписываются руководителем аппарата Исполнительного комитета г. Казани и заверяются гербовой печатью. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, предназначенные для использования на территории Российской Федерации, подписываются начальником Управления или лицом, его замещающим, заверяются печатью архива. На архивной справке, архивной выписке, архивной копии, предназначенных для направления за рубеж в страны Гаагской конвенции, проставляется апостиль. Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве	П. 5.9 Правил; Гаагская конвенция; приказ Минкультуры России N 1295, письмо ГАУ КМ РТ N 338; Служебный регламент; Положение об Управлении
3	Получатели муниципальной услуги	Физические и юридические лица	Устав; Служебный регламент; Положение об Управлении
4	Входящие документы, представляемые получателем муниципальной услуги, с указанием количества экземпляров каждого входящего документа	1. Заявление (запрос) о предоставлении муниципальной услуги с указанием: наименования юридического лица (для граждан - Ф.И.О.); почтового или электронного адреса заявителя; контактного телефона; названия темы (вопроса); хронологии запрашиваемой информации; дополнительной информации по теме запроса (при необходимости) 2. Доверенность (для доверенного лица). Заявление (запрос) оформляется в произвольной форме или на бланках, разработанных в Управлении (приложения N 1, 2 к настоящему регламенту). Документы представляются в одном экземпляре	Ст. 5 Закона РТ N 16-ЗРТ; пункты 5.8, 5.10 Правил; Служебный регламент
5	Согласование муниципальной услуги	Согласование не требуется	-
6	Стоимость предоставления муниципальной услуги (подготовки и выдачи документа)	Запросы социально-правового характера - безвозмездно. Предоставление муниципальной услуги по запросам иного характера, в частности тематическим, генеалогическим, об имущественных правах, осуществляется также на бесплатной основе	Пункт 4 статьи 26 Федерального закона N 125-ФЗ; пункт 5.8.3 Правил
7	Срок предоставления муниципальной услуги	По заявлениям (запросам): судебных органов - срок исполнения определяется исходя из указанного в запросе срока представления ответа на запрос; социально-правового и тематического характера физических и юридических лиц - в течение 30 дней. В отдельных случаях (при рассмотрении биографических запросов, запросов по истории населенных пунктов и организаций, а также запросов, имеющих границу поиска свыше пяти лет, требующих дополнительного изучения архивных документов, проведения объемной работы по поиску сведений и расширению границ поиска, дополнительной информации от других организаций (ответ на такой запрос составляется при получении ответа от соответствующей организации)) срок рассмотрения обращения может быть продлен с обязательным уведомлением об этом заявителя	Ст. 12 Федерального закона N 59-ФЗ; п. 5.8 Правил; Служебный регламент
8	Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги со ссылкой на действующее законодательство (исчерпывающий перечень)	1. Отсутствие запрашиваемых сведений. 2. Наличие в запрашиваемых документах сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, личную тайну, семейную тайну гражданина, его частной жизни, а также сведений, создающих угрозу для его безопасности. 3. Отсутствие в запрашиваемой гражданином информации сведений, непосредственно затрагивающих его права и свободы. 4. Отсутствие в запрашиваемой организацией информации сведений, непосредственно касающихся прав и обязанностей этой организации, а также информации, необходимой при осуществлении этой организацией своей уставной деятельности. 5. Неудовлетворительное физическое состояние документов	Ст. 25 Федерального закона N 125-ФЗ; п. 3 ст. 8, п. 6 ст. 11 Федерального закона N 59-ФЗ; ст. 8 Федерального закона N 149-ФЗ; ст. 11 Закона РТ N 16-ЗРТ; п. 5.1 Правил
9	Место расположения органа, предоставляющего муниципальную услугу	420111, г. Казань, ул. Баумана, 38/17	Положение об Управлении
10	Режим работы органа, оказывающего муниципальную услугу, порядок доступа и обращений в орган, оказывающий муниципальную услугу	Ежедневно, кроме субботы и воскресенья, с 9.00 до 18.00, обед с 12.00 до 13.00. Прием населения: понедельник с 9.00 до 12.00; среда с 9.00 до 17.00; пятница с 13.00 до 17.00	Служебный регламент; Положение об Управлении
11	Информационное обеспечение получателей муниципальной услуги при обращении за ее получением и в ходе предоставления муниципальной услуги	Справочно-информационные правовые системы. Официальный портал Мэрии г. Казани, адрес в Интернете http://www.kzn.ru (информационные материалы для заявителя, формы для заполнения, информация о ходе (этапе) предоставления муниципальной услуги по запросу заявителя). Информационные стенды в помещениях Управления, кабинете приема населения	-
12	Должностные лица, непосредственно обеспечивающие предоставление муниципальной услуги	Начальник Управления; заместитель начальника Управления; начальник отдела по работе с документами постоянного хранения; специалисты отдела; начальник отдела по работе с документами по личному составу; специалисты отдела	Должностные инструкции
13	Порядок предоставления муниципальной услуги лицам, являющимся престарелыми и инвалидами	Особый порядок предоставления муниципальной услуги для отдельных категорий получателей муниципальной услуги не установлен	-
14	Порядок подачи, регистрации и рассмотрения жалоб на несоблюдение регламента предоставления муниципальной услуги	Несоблюдение настоящего регламента предоставления муниципальной услуги обжалуется в соответствии с действующим порядком рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, Республики Татарстан	Федеральный закон N 59-ФЗ; Закон РТ N 16-ЗРТ
15	Порядок исправления возможных недостатков предоставленной муниципальной услуги	Порядок (включая сроки) исправления недостатков предоставленной муниципальной услуги не отличается от порядка первичного предоставления муниципальной услуги	-
16	Порядок контроля за предоставлением муниципальной услуги со стороны вышестоящих должностных лиц	Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги осуществляется в соответствии со Служебным регламентом (приложение N 3 к настоящему регламенту)	-

3. Административные процедуры

3.1. Заявителем лично, через доверенное лицо, по почте подается письменное заявление (запрос) на имя руководителя аппарата Исполнительного комитета г. Казани непосредственно в Управление в приемные дни, в отдел документооборота (канцелярия) Управления делопроизводства Исполнительного комитета г. Казани для юридических лиц, отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства Исполнительного комитета г. Казани (ул. Кремлевская, д. 3) для физических лиц - ежедневно.

3.2. Специалистом Управления, ведущим прием населения, осуществляются:

прием заявления (запроса) и внутренняя регистрация в электронном журнале Управления;

передача заявлений после окончания приема для регистрации в отдел документооборота (канцелярия) Управления делопроизводства Исполнительного комитета г. Казани для юридических лиц, отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства Исполнительного комитета г. Казани для физических лиц и отправка на рассмотрение и оформление контрольных поручений руководителя аппарата Исполнительного комитета г. Казани;

представление заявителю информации о дате приема документов, присвоенном входящем номере, дате и времени исполнения муниципальной услуги.

В отдельных случаях при рассмотрении биографических запросов, запросов по истории населенных пунктов и организаций, а также запросов, имеющих границу поиска свыше пяти лет, требующих дополнительного изучения архивных документов, проведения объемной работы по поиску сведений и расширению границ поиска, дополнительной информации от других организаций, срок рассмотрения обращения может быть продлен руководителем аппарата Исполнительного комитета г. Казани не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя в течение пяти рабочих дней с момента регистрации обращения и указанием причины продления.

Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение трех дней со дня поступления заявления (запроса).

Результат процедуры - принятое и зарегистрированное заявление (запрос) в бумажном и электронном виде.

3.3. Специалистами Управления в порядке очередности поступления заявления (запроса) на исполнение осуществляются:

проверка наличия архивных документов для исполнения запроса по каталогу, путеводителю по фондам муниципального архива;

определение архивных фондов и архивных дел для просмотра по описи;

подборка архивных дел для исполнения запроса.

Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.

3.4. Специалистом Управления, исполняющим запрос, осуществляются:

полистный просмотр архивных дел;

выявление сведений в архивных документах по теме запроса;

подготовка текста архивной справки, архивной выписки, архивной копии;

представление подготовленной архивной справки, архивной выписки, архивной копии начальнику отдела на проверку.

Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются по заявлениям (запросам):

правоохранительных, судебных органов, органов уголовно-исполнительной системы - в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры;

социально-правового и тематического характера физических и юридических лиц - в течение трех дней с момента окончания предыдущей процедуры.

Результат процедуры - переданные на проверку архивная справка, архивная выписка, архивная копия в бумажном и электронном виде.

3.5. Начальник отдела проверяет архивную справку, архивную выписку, архивную копию. Проверенные начальником отдела архивная справка, архивная выписка, архивная копия передаются специалисту Управления для оформления.

Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.

Результат процедуры - переданные на оформление архивная справка, архивная выписка, архивная копия в бумажном и электронном виде.

3.6. Специалист Управления печатает архивную справку, архивную выписку, архивную копию на бланке муниципального архива и передает на рассмотрение и подпись начальнику Управления.

Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение 3 дней со дня поступления на оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии.

Результат процедуры - оформленные архивная справка, архивная выписка, архивная копия, переданные на рассмотрение и подпись начальнику Управления в бумажном и электронном виде.

В случае отказа в предоставлении муниципальной услуги заявитель уведомляется письмом с указанием причин отказа, а также по телефону и (или) электронной почте.

3.7. Начальником Управления подписывается архивная справка, архивная выписка, архивная копия.

Результат процедуры - подписанные начальником Управления архивная справка, архивная выписка, архивная копия в бумажном и электронном виде.

Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.

3.8. Подписанные начальником Управления архивная справка, архивная выписка, архивная копия заверяются печатью Управления и направляются по почте простыми письмами или возвращаются в отдел для выдачи заявителю под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа, доверенности. Заявитель расписывается в журнале выдачи архивных справок, архивных выписок или копий с указанием даты получения.

Результат процедуры - архивная справка, архивная выписка, архивная копия в бумажном виде.

3.9. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, предназначенные для направления за рубеж в страны Гаагской конвенции, представляются в территориальный орган Росрегистрации без нотариального удостоверения для проставления апостиля.

В случае, если запрос из-за рубежа поступил через Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан, то архивная справка, архивная выписка, архивная копия, оформленные в установленном порядке, с проставленным апостилем с сопроводительным письмом направляются в адрес Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан.

Руководитель аппарата Исполнительного комитета г. Казани

Д.Г. Калинкин