Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление сведений, содержащихся в муниципальном архиве"

Приложение
к постановлению Администрации
городского округа Самара
от 27 марта 2013 г. N 212

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Предоставление сведений, содержащихся в муниципальном архиве"

С изменениями и дополнениями от:

15 ноября 2013 г., 11 декабря 2015 г., 14 октября 2016 г., 28 сентября 2017 г.

1. Общие положения

1.1. Общие сведения о муниципальной услуге.

1.1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление сведений, содержащихся в муниципальном архиве" (далее - Регламент) разработан в соответствии с постановлением Администрации городского округа Самара от 26.07.2011 N 831 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг".

1.1.2. Настоящий Регламент разработан в целях повышения качества и доступности муниципальной услуги "Предоставление сведений, содержащихся в муниципальном архиве" (далее - муниципальная услуга), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.

1.1.3. Получатели муниципальной услуги.

Получателями муниципальной услуги являются физические и юридические лица либо их уполномоченные представители, обратившиеся в архивный отдел управления делопроизводства, контроля исполнительской дисциплины и архивов Департамента организации процессов управления Аппарата Администрации городского округа Самара с запросом о предоставлении муниципальной услуги, выраженным в устной, письменной или электронной форме.

1.2. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги.

1.2.1. Информация о муниципальной услуге предоставляется посредством размещения на официальном сайте Администрации городского округа Самара (далее - Администрация) - www.city.samara.ru, на Едином портале государственных и муниципальных услуг www.gosuslugi.ru, портале государственных и муниципальных услуг Самарской области www.uslugi.samregion.ru;

на информационных стендах в помещениях архивного отдела управления делопроизводства, контроля исполнительской дисциплины и архивов Департамента организации процессов управления Аппарата Администрации городского округа Самара (далее - Отдел);

по телефону должностными лицами Отдела, муниципального автономного учреждения "Многофункциональный центр предоставления государственных (муниципальных) услуг" (далее - МАУ "МФЦ");

по почте и средствами электронной почты;

при личном обращении заявителя в Отдел, МАУ "МФЦ".

1.2.2. Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги предоставляется бесплатно.

1.2.3. Информация о местонахождении, графике работы, справочных телефонах, адресах электронной почты и официального сайта Администрации городского округа Самара, Отдела, МАУ "МФЦ" содержится в приложении N 1 к настоящему Регламенту.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги.

Наименование муниципальной услуги: "Предоставление сведений, содержащихся в муниципальном архиве".

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.

2.2.1. Муниципальную услугу предоставляет Администрация городского округа Самара в лице архивного отдела управления делопроизводства, контроля исполнительской дисциплины и архивов Департамента организации процессов управления Аппарата Администрации городского округа Самара.

2.2.2. Департамент организации процессов управления Аппарата Администрации (далее - Департамент) участвует в предоставлении муниципальной услуги, осуществляя координацию, методическое обеспечение деятельности по предоставлению услуги.

2.2.3. МАУ "МФЦ" осуществляет прием заявлений на предоставление муниципальной услуги.

Информация о местонахождении, графике работы, справочных телефонах, адресах электронной почты МАУ "МФЦ" содержится в приложении N 1 к настоящему Регламенту.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.

Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

выдача архивной справки, архивной копии, архивной выписки;

уведомление заявителей об отсутствии в Отделе запрашиваемых сведений по теме заявки (запроса);

уведомление заявителя о направлении соответствующих заявок (запросов) на исполнение в другие органы и организации по компетенции;

уведомления заявителей об отказе в предоставлении муниципальной услуги с указанием причин отказа.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Самара от 15 ноября 2013 г. N 1498 в пункт 2.4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.

2.4.1. Срок исполнения заявки (запроса) в Отделе не должен превышать 23 календарных дней со дня поступления заявки (запроса) с резолюцией начальника Отдела к специалисту Отдела. При необходимости срок исполнения заявки (запроса) может быть продлен начальником Отдела на срок не более 30 календарных дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

2.4.2. Запросы льготных категорий граждан (инвалиды, ветераны Великой Отечественной войны и инвалиды боевых действий) исполняются Отделом в течение 15 рабочих дней со дня регистрации соответствующего запроса при предъявлении документов, подтверждающих право на предоставление льготы.

2.4.3. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в Отделе архивных документов (непрофильные запросы), в течение 3 календарных дней со дня их регистрации направляются по компетенции в соответствующий орган или организацию, в которой могут храниться запрашиваемые документы, с обязательным уведомлением об этом заявителя.

2.4.4. Запросы, поступившие в Отдел, требующие изучения научно-справочного аппарата, частичного просмотра архивного фонда, исполняются в течение 10 рабочих дней со дня их регистрации.

2.4.5. Общий срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации заявки (запроса), а в случае продления срока исполнения заявки (запроса) - 60 календарных дней со дня регистрации заявки (запроса).

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";

Законом Самарской области от 12.05.2005 N 109-ГД "Об архивном деле в Самарской области";

Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

Положением об архивном отделе управления делопроизводства, контроля исполнительской дисциплины и архивов Департамента организации процессов управления Аппарата Администрации городского округа Самара, утвержденным руководителем Департамента 24.08.2011;

иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Самарской области, муниципальными правовыми актами городского округа Самара.

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.6.1. Для исполнения заявки (запроса) физические лица представляют:

заявку (запрос) заявителя;

документ, удостоверяющий личность заявителя;

копию доверенности, оформленной в установленном действующим законодательством порядке, при запросе заявителем сведений, содержащих персональные данные третьих лиц;

копию трудовой книжки (первый лист и листы за испрашиваемый период при предоставлении информации о трудовом стаже, размере заработной платы, полярных надбавках, при предоставлении информации о награждении - первый лист и листы с отметками о поощрении, награждении) (при наличии).

2.6.2. Прием юридических лиц осуществляется при наличии официального запроса организации, доверенности (в случае обращения законного представителя).

2.6.3. В зависимости от содержания заявки (запроса) заявители могут представлять иные документы и материалы, связанные с темой запроса и необходимые для его исполнения.

2.6.4. В случае необходимости заявитель прилагает к заявке (запросу) соответствующие документы и материалы, связанные с темой запроса, отсканированные и прикрепленные (вложенные) к заявке (запросу).

2.6.5. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, представлен в приложении N 2 к настоящему Регламенту.

2.6.6. Отдел не вправе требовать от заявителя представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими предоставление муниципальной услуги, а также представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органа, предоставляющего муниципальную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг, в соответствии с нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами городского округа Самара.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Самара от 15 ноября 2013 г. N 1498 в пункт 2.7 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.7. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Заявки (запросы) не подлежат рассмотрению в следующих случаях:

обращение в Отдел ненадлежащего лица;

ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные;

ограничение доступа к документам, составляющим государственную тайну;

ограничение доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию;

непредставление заявителем документа, удостоверяющего личность.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Самара от 15 ноября 2013 г. N 1498 в пункт 2.8 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

отсутствие в заявке (запросе) наименования юридического лица, для физического лица - фамилии, имени, отчества;

отсутствие в заявке (запросе) почтового адреса и адреса электронной почты заявителя (при наличии последнего);

в случае, если текст заявки (запроса) не поддается прочтению или содержит непонятные сокращения, заявителю сообщается об этом, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

отсутствие в заявке (запросе) информации, необходимой для её (его) исполнения;

отсутствие в заявке (запросе) необходимых сведений для проведения поисковой работы;

наличие в письменной заявке (запросе) информации, на которую данному заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми запросами, и при этом в заявке (запросе) отсутствует ссылка на новые доводы или обстоятельства;

отсутствие документов, подтверждающих полномочия заявителя, требующего предоставление сведений, содержащих персональные данные третьих лиц;

отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну (отсутствие допуска к государственной тайне и предписания на работу) или конфиденциальную информацию (для юридических лиц - отсутствие полномочий на осуществление деятельности, связанной с запрашиваемыми сведениями);

ходатайство заявителя о прекращении рассмотрения запроса;

письменные заявки (запросы), в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица;

отсутствие запрашиваемых сведений.

2.9. Предоставление муниципальной услуги осуществляется на безвозмездной основе.

2.10. Максимальные сроки ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.

Срок ожидания в очереди при подаче заявки (запроса) о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги составляет не более 15 минут.

2.11. Срок регистрации заявки (запроса) о предоставлении муниципальной услуги.

Регистрация заявки (запроса) заявителя о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в день обращения заявителя.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга:

Помещение Отдела должно быть оборудовано информационной табличкой (вывеской), предназначенной для доведения до сведения заинтересованных лиц следующей информации:

наименование уполномоченного органа;

место нахождения и юридический адрес;

график (режим) работы, телефонные номера и адреса электронной почты.

Информационная табличка размещается рядом с входом в Отдел.

2.12.1. Места для заполнения документов в Отделе, МАУ "МФЦ" оборудуются стульями, столами (стойками) и обеспечиваются писчей бумагой и канцелярскими принадлежностями в количестве, достаточном для оформления документов заявителями и заинтересованными лицами.

2.12.2. Прием получателей муниципальной услуги специалистами Отдела, МАУ "МФЦ" осуществляется в специально выделенном для этих целей помещении. Кабинет приема заявителей должен быть оборудован информационной табличкой с указанием фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление муниципальной услуги, времени работы с физическими и юридическими лицами.

2.12.3. Места ожидания в очереди на консультацию или получение результатов муниципальной услуги должны быть оборудованы стульями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 5 мест. 

2.12.4. В помещении, в котором предоставляется муниципальная услуга, на видном месте размещаются схемы расположения средств пожаротушения и путей эвакуации людей.

2.12.5. Рабочие места должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги, оборудуются персональными компьютерами, справочно-поисковыми средствами к архивным документам и информационным материалам, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Самара от 14 октября 2016 г. N 1358 пункт 2.12 настоящего приложения дополнен подпунктом 2.12.6

2.12.6. Инвалидам, имеющим стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, обеспечивается сопровождение и оказание помощи на объектах социальной инфраструктуры.

Специалисты Отдела, МАУ "МФЦ" обеспечивают оказание помощи инвалидам в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуг наравне с другими лицами.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

2.13.1. Показателями доступности предоставления муниципальной услуги являются:

наличие различных каналов получения информации о предоставлении услуги;

наличие полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления муниципальной услуги;

возможность досудебного (внесудебного) рассмотрения жалоб в процессе предоставления муниципальной услуги.

2.13.2. Показателями качества муниципальной услуги являются:

своевременность рассмотрения заявок (запросов) заявителей;

своевременность принятия решения о предоставлении муниципальной услуги или отказе в предоставлении муниципальной услуги;

своевременность и оперативность исполнения заявок (запросов) заявителей;

отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей на качество и своевременность предоставления муниципальной услуги;

снижение максимального срока ожидания в очереди при сдаче запроса и получении документа.

2.14. Иные требования к предоставлению муниципальной услуги.

2.14.1. Письменная заявка (запрос) физического лица в обязательном порядке должна содержать:

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица;

год и место его рождения;

почтовый адрес, по которому может быть направлен ответ или уведомление о переадресации обращения;

приложенную к нему копию трудовой книжки за испрашиваемый период (при наличии);

сведения о наименовании организации, периоде работы, номерах приказов о приеме и увольнении, занимаемой должности (при наличии);

изложение сути запроса;

личную подпись заявителя и дату.

2.14.2. Электронная заявка (запрос) заявителя в обязательном порядке должна содержать:

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии);

почтовый адрес, по которому может быть направлен ответ или уведомление о переадресации обращения;

копию трудовой книжки за испрашиваемый период (при наличии);

сведения о наименовании организации, периоде работы, номерах приказов о приеме и увольнении, занимаемой должности (при наличии);

изложение сути запроса.

2.15. Информирование и консультирование заявителей проводится в форме:

устного информирования;

письменного информирования.

2.15.1. Устное информирование осуществляется специалистами Отдела, МАУ "МФЦ" при обращении заявителей за информацией лично или по телефону. Время консультирования не должно превышать 20 минут.

2.15.2. Информирование и консультирование посредством почтового отправления осуществляется путем направления ответа на обращение заинтересованного лица посредством почтовой связи по адресу, указанному в обращении.

2.15.3. Информирование и консультирование в электронном виде осуществляется посредством:

размещения консультационно-справочной информации на официальном сайте Администрации городского округа Самара;

индивидуального консультирования по электронной почте.

Консультирование путем размещения консультационно-справочной информации на официальном сайте Администрации городского округа Самара, осуществляется посредством получения заинтересованным лицом информации при посещении официального сайта Администрации городского округа Самара.

При консультировании по электронной почте заинтересованное лицо направляет обращение на электронный адрес Отдела, указанный в приложении N 1 к настоящему Регламенту.

Ответ на вышеуказанное обращение направляется по электронной почте на электронный адрес или почтовый адрес, указанный заинтересованным лицом в обращении.

2.15.4. Консультации предоставляются по следующим вопросам:

по составу документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, обязательных для представления заявителем;

по комплектности (достаточности) представленных документов;

по правильности оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

по источнику получения документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги (орган или организация и его (ее) местонахождение);

о времени приема, порядке и сроке выдачи документов, сроках предоставления муниципальной услуги;

по другим интересующим вопросам о порядке предоставления муниципальной услуги.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Самара от 15 ноября 2013 г. N 1498 раздел 2 настоящего приложения дополнен подпунктом 2.15.5

2.15.5. Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления муниципальной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги.

Для предоставления муниципальной услуги оказание дополнительных услуг не требуется.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Самара от 15 ноября 2013 г. N 1498 в пункт 3.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

прием, первичная обработка и регистрация заявки (запроса) заявителя;

анализ тематики поступившей заявки (запроса) заявителя;

переадресация заявки (запроса) заявителя на исполнение по компетенции в соответствующий орган или организацию, в которой могут храниться запрашиваемые документы;

исполнение заявки (запроса) заявителя;

направление (выдача) ответа на заявку (запрос) заявителя.

3.1.1. Прием, первичная обработка и регистрация заявки (запроса) заявителя.

Основанием для начала выполнения административной процедуры является поступление в Отдел запроса (заявки) по формам, представленным в приложениях N 3 и N 4 к настоящему Регламенту.

Должностными лицами, ответственными за прием запроса (заявки) на предоставление муниципальной услуги, являются специалисты Отдела.

МАУ "МФЦ" осуществляет прием запросов и документов от заявителей и передает полученные от заявителя документы уполномоченным должностным лицам Отдела в день приема документов.

Доставка документов из МАУ "МФЦ" в Отдел осуществляется курьером в запечатанном конверте с приложением описи документов либо по электронной почте.

Должностными лицами, ответственными за первичную обработку и регистрацию заявки (запроса) заявителя, являются специалисты Отдела.

Максимальное время выполнения административной процедуры - день поступления в Отдел документов от заявителя или из МАУ "МФЦ".

Результатом выполнения административной процедуры является регистрация заявки (запроса) и соответствующих документов.

Критерием принятия решения является отсутствие оснований для отказа в приеме заявки (запроса).

Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является регистрация сотрудниками Отдела заявки (запроса) и документов в электронной базе "Самарский городской архив" и присвоение ему регистрационного номера.

В случае если в письменной заявке (запросе) не указана фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому может быть направлен результат, ответ на заявку (запрос) не даётся.

Заявки (запросы), прошедшие регистрацию, в течение рабочего дня визируются начальником Отдела и направляются для исполнения сотруднику Отдела согласно резолюции.

3.1.2. Анализ тематики поступивших заявок (запросов) заявителя.

Основанием для начала выполнения административной процедуры является регистрация заявки (запроса) и направление её (его) на исполнение.

Должностными лицами, ответственными за выполнение административного действия, являются специалисты Отдела, которые осуществляют анализ тематики поступивших заявок (запросов) с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архиве научно-справочного аппарата и информационного материала, проверяют правильность адресации корреспонденции, определяют содержание вопросов обращения, проверяют историю обращения заявителя.

После проведения анализа тематики поступивших заявок (запросов) специалисты Отдела, осуществлявшие его, ставят отметку о результатах данного анализа в журнале регистрации заявок (запросов) и передают документы заявителя начальнику Отдела для принятия решения.

Результатом выполнения административной процедуры является принятие начальником Отдела решения:

о направлении заявки (запроса) на исполнение и передаче заявки (запроса) специалисту Отдела, ответственному за исполнение заявки (запроса);

об отказе в предоставлении муниципальной услуги и передаче заявки (запроса) специалисту Отдела, ответственному за подготовку ответа заявителю об отказе в предоставлении муниципальной услуги;

о необходимости направления заявки (запроса) на исполнение по компетенции в соответствующий орган или организацию, в которой могут находиться запрашиваемые документы, и передаче заявки (запроса) специалисту Отдела, ответственному за подготовку обращения о направлении заявки (запроса) на исполнение в орган или организацию по компетенции.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 3 календарных дня со дня регистрации заявки (запроса).

Критерием принятия решения является определение:

степени полноты информации, содержащейся в заявке (запросе) и необходимой для её (его) исполнения;

местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения заявки (запроса);

местонахождения и адреса конкретной организации, в которую следует направить заявку (запрос) по принадлежности на исполнение (в случае необходимости);

наличия оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренных пунктом 2.8 настоящего Регламента.

Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является проставление начальником Отдела соответствующей резолюции на заявке (запросе) в зависимости от принятого решения.

После принятия решения начальник Отдела передает заявку (запрос) соответствующему специалисту Отдела.

3.1.3. Переадресация заявки (запроса) заявителя на исполнение по компетенции в соответствующий орган или организацию, в которой могут храниться запрашиваемые документы.

Основанием для начала административной процедуры является резолюция начальника Отдела о необходимости направления заявки (запроса) на исполнение по компетенции в соответствующий орган или организацию, в которой могут находиться запрашиваемые документы.

Должностными лицами, ответственными за подготовку обращения о направлении заявки (запроса) на исполнение в орган или организацию по компетенции, являются специалисты Отдела.

Заявки (запросы) направляются по компетенции в соответствующий орган или организацию, в которой могут храниться запрашиваемые документы. В случае если заявка (запрос) требует исполнения несколькими организациями, специалист Отдела направляет в соответствующие организации копию заявки (запроса) с указанием необходимости направления ответа заявителю.

При направлении заявки (запроса) на исполнение в соответствующие организации специалист Отдела письменно уведомляет об этом заявителя.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 3 календарных дня со дня поступления заявки (запроса) с резолюцией начальника Отдела к специалисту Отдела.

Критерием принятия решения является определение принадлежности заявки (запроса) заявителя к компетенции иных органов или организаций.

Результатом выполнения административной процедуры является направление обращения о переадресации заявки (запроса) в орган или организацию по компетенции с уведомлением заявителя о переадресации заявки (запроса).

Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является подготовка обращения в орган или организацию по компетенции в связи с переадресацией заявки (запроса) заявителя, а также подготовка ответа заявителю о переадресации заявки (запроса) и направление их адресатам.

3.1.4. Исполнение заявки (запроса) заявителя.

Основанием для начала административной процедуры является резолюция начальника Отдела о направлении заявки (запроса) на исполнение.

Должностными лицами, ответственными за подготовку и исполнение архивных справок, ответов, архивных копий, архивных выписок, являются специалисты Отдела.

Максимальный срок выполнения административных действий по исполнению заявки (запроса) составляет 23 календарных дня со дня поступления заявки (запроса) с резолюцией начальника Отдела к специалисту Отдела. При необходимости срок исполнения заявки (запроса) может быть продлен начальником Отдела на срок не более 30 календарных дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Абзац пятый исключен.

Информация об изменениях:

См. текст абзаца пятого подпункта 3.1.4 пункта 3.1

Критерием принятия решения является возможность исполнения архивной справки, архивной копии, архивной выписки.

Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является архивная справка, архивная копия распорядительного документа, архивная выписка, ответ.

Результатом выполнения административной процедуры является подготовленный документ (архивная справка, архивная копия распорядительного документа, архивная выписка, ответ).

В МАУ "МФЦ" из Отдела документ передается с курьером в запечатанном конверте для последующей выдачи заявителю.

3.1.5. Направление (выдача) ответа на заявку (запрос) заявителя.

Основанием для начала административной процедуры является подготовка соответствующего документа в ответ на заявку (запрос) заявителя.

Максимальное время выполнения административной процедуры составляет один календарный день со дня подготовки соответствующего документа в ответ на заявку (запрос) заявителя.

Должностными лицами, ответственными за подготовку к выдаче или направлению ответов на заявки (запросы) заявителей, являются специалисты Отдела.

Критерием принятия решения является определение возможности выдачи или направления заявителю документа.

Результатом выполнения административной процедуры является предоставление (направление) заявителю:

архивной справки;

архивной копии;

архивной выписки;

ответа об отсутствии запрашиваемых сведений.

Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является подпись заявителя (или его доверенного лица) о получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии с указанием даты получения или фиксации в электронной базе "Самарский городской архив" об отправке корреспонденции.

В МАУ "МФЦ" документ передается с курьером в запечатанном конверте для последующей выдачи заявителю.

Рассмотрение заявки (запроса) считается законченным, если по ней (нему) приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения заявки (запроса).

3.2. Блок-схема последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги приведена в приложении N 5 к настоящему Регламенту.

3.3. Выполнение административных процедур при предоставлении муниципальной услуги в электронной форме.

Предоставление муниципальной услуги в электронной форме осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Самарской области. Состав административных процедур, предоставляемых в электронном виде, а также действий заявителя по получению информации о предоставлении муниципальной услуги в электронном виде определяются в соответствии с содержанием этапов перехода на предоставление муниципальной услуги в электронном виде.

4. Формы контроля за исполнением Регламента

4.1. Мероприятия по контролю за надлежащим предоставлением муниципальной услуги осуществляются в форме текущего контроля, а также посредством проведения плановых и внеплановых проверок.

4.2. Текущий контроль за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами Отдела положений настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием решений осуществляется руководителем управления делопроизводства, контроля исполнительской дисциплины и архивов Департамента (далее - Руководитель Управления).

4.3. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами, по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений специалистами Отдела осуществляется начальником Отдела.

4.4. Для осуществления контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги, выявления и установления нарушений прав заявителя, принятия решений об устранении соответствующих нарушений проводятся плановые и внеплановые проверки предоставления муниципальной услуги.

4.4.1. Плановые проверки осуществляются на основании годовых планов работы Отдела. Периодичность проведения плановых проверок - не реже 1 раза в 2 года.

4.4.2. Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя.

4.4.3. Проведение плановых и внеплановых проверок предоставления муниципальной услуги осуществляется на основании приказа заместителя Главы городского округа - руководителя Аппарата Администрации городского округа Самара.

4.4.4. Результаты проверки оформляются в письменном виде в форме отчета, в котором отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению.

4.4.5. По результатам проведения внеплановой проверки заявителю в течение 30 календарных дней со дня регистрации направляется по почте информация о результатах проверки.

4.4.6. По результатам проведения проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги в случае выявления нарушений прав заявителя виновные лица привлекаются к административной и (или) дисциплинарной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.5. Ответственность сотрудников Отдела за несоблюдение и неисполнение нормативных правовых актов Российской Федерации, Самарской области и муниципальных правовых актов городского округа Самара, положений настоящего Регламента, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, закрепляется в их должностных инструкциях.

4.6. Граждане, объединения граждан, организации вправе направить письменное обращение в адрес Руководителя Управления с просьбой о проведении проверки соблюдения и исполнения положений настоящего Регламента.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Самара от 15 ноября 2013 г. N 1498 в пункт 5.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.1. Получатель муниципальной услуги имеет право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых и осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги.

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы заявителя.

5.2. Получатель муниципальной услуги имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.3. Получатель муниципальной услуги может обратиться с жалобой на решения и действия (бездействие) сотрудников и должностных лиц Отдела в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации заявки (запроса) заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами городского округа Самара для предоставления муниципальной услуги;

4) отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами городского округа Самара для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами городского округа Самара;

6) истребование от заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Самарской области, нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации, муниципальными правовыми актами городского округа Самара;

7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.4. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме по форме, указанной в приложении N 6 к настоящему Регламенту.

Информация о должностном лице, которому может быть адресована жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке, графике их работы, номерах телефона, адресах электронной почты, по которым можно сообщить о нарушении положений настоящего Регламента, содержится в приложении N 7 к настоящему Регламенту.

5.5. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.6. Жалоба подлежит рассмотрению Руководителем Управления в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Отдела и (или) должностного лица Отдела, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.7. По результатам рассмотрения жалобы Руководитель Управления принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.8. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.5 настоящего Регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.9. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Самара от 15 ноября 2013 г. N 1498 раздел 5 настоящего приложения дополнен пунктом 5.10

5.10. Ответ на жалобу не дается в случае, если:

в жалобе не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

текст письменной жалобы не поддается прочтению;

ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну;

от заявителя поступило заявление о прекращении рассмотрения жалобы;

в жалобе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу на ранее направленные жалобы и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства;

в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу работника Отдела, а также членам его семьи (при этом заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом).

И.о. заместителя Главы городского округа - руководителя Аппарата Администрации городского округа Самара

А.В.Карпушкин