Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Распоряжение Губернатора Самарской области от 24 апреля 2017 г. N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области"
С изменениями и дополнениями от:
7 февраля, 27 марта 2018 г.
В целях приведения в соответствие с действующим законодательством требований к документированию деятельности и организации работы с документами в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области (далее - Инструкция).
2. Администрации Губернатора Самарской области, секретариату Правительства Самарской области, органам исполнительной власти Самарской области привести свои нормативные правовые акты в соответствие с настоящим распоряжением, обеспечить формирование архива в электронной форме с 01.01.2017.
3. Признать утратившими силу следующие распоряжения Губернатора Самарской области:
от 29.04.2013 N 234-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области";
от 12.08.2013 N 467-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Самарской области от 29.04.2013 N 234-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области",
от 30.11.2013 N 652-р "О внесении изменения в распоряжение Губернатора Самарской области от 29.04.2013 N 234-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области";
от 15.11.2013 N 676-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Самарской области от 29.04.2013 N 234-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области";
от 16.12.2013 N 735-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Самарской области от 29.04.2013 N 234-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области";
от 11.07.2014 N 366-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Самарской области от 29.04.2013 N 234-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области".
|
Губернатор |
Н.И. Меркушкин |
Утверждена
распоряжением Губернатора
Самарской области
от 24.04.2017 N 250-р
Инструкция
по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области
С изменениями и дополнениями от:
7 февраля, 27 марта 2018 г.
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к документированию и порядку работы с документами, общие требования по организации документооборота в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области (далее - органы исполнительной власти).
Применение Инструкции способствует унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов, сокращению затрат труда и средств в процессе создания документов, формированию официально-делового стиля документов в органах исполнительной власти.
При составлении и оформлении документов сотрудники органов исполнительной власти руководствуются настоящей Инструкцией и приложениями 1-58 к ней.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами, нормативно-методическими документами, ГОСТами (приложение 1).
1.3. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, установление единых требований к документированию деятельности и организации работы с документами в системе органов исполнительной власти, нормативно-методическое руководство и контроль соблюдения требований Инструкции осуществляются управлением делопроизводства и документооборота секретариата Правительства Самарской области (далее соответственно - управление делопроизводства и документооборота, секретариат Правительства области).
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
1.5. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в органах исполнительной власти (далее - АИС ДД), должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.
1.6. Ведение делопроизводства в органах исполнительной власти осуществляется ответственным за делопроизводство, иными сотрудниками, на которых возлагаются эти обязанности (далее - ответственный за делопроизводство). Ответственный за делопроизводство несет ответственность за выполнение возложенных на него функций, а также осуществляет контроль за общим состоянием делопроизводства, прохождением и исполнением документов в органе исполнительной власти и его подразделениях.
На ответственного за делопроизводство возлагаются следующие основные функции:
прием поступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных органом исполнительной власти, количеству документов, зарегистрированных в АИС ДД, а также правильности их регистрации;
передача зарегистрированных документов на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или по решению руководителя иным должностным лицам органа исполнительной власти, документов с указаниями по исполнению - исполнителям;
оформление проектов резолюций, служебных писем и других документов за подписью руководителя;
контроль исполнения документов в подразделениях органа исполнительной власти с использованием электронного документооборота;
организация справочно-информационной работы по вопросам исполнения документов;
подготовка сводной информации об исполненных и находящихся на исполнении документах;
контроль исполнения сотрудниками органа исполнительной власти функции ввода в АИС ДД информации о ходе и результатах исполнения документов;
учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
ежегодный учет документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования";
списание в дело исполненных документов;
составление номенклатуры дел органа исполнительной власти;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
ознакомление сотрудников с копиями федеральных законов, актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации, актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, постановлений и распоряжений Губернатора Самарской области (далее - Губернатор области) и Правительства Самарской области (далее - Правительство области), других документов и информационных материалов, поступивших в орган исполнительной власти;
организация использования средств факсимильной связи и копировальной техники;
проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами, в том числе с использованием АИС ДД.
1.7. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения, перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы лицу, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому сотруднику по указанию руководителя подразделения. При увольнении сотрудника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.
1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами возлагается на руководителей органов исполнительной власти.
1.9. При работе с документами не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
1.10. Работать с оригиналами документов вне служебных помещений запрещается. Исключением с разрешения руководителя органа исполнительной власти являются суд, иные юрисдикционные органы, иные органы исполнительной власти и органы местного самоуправления, выездные семинары, совещания и т.п.
1.11. Об утрате или неисправимом повреждении документа немедленно докладывается руководителю подразделения. По распоряжению руководителя подразделения проводится проверка, о результатах которой информируется руководитель соответствующего органа исполнительной власти.
1.12. Содержание служебных документов, а также содержание принятых по ним решений до опубликования документов в установленном законодательством Самарской области порядке относится к материалам, содержащим служебную информацию, и не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя органа исполнительной власти.
Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с информацией.
Сотрудники структурных подразделений органа исполнительной власти несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение настоящих требований.
1.13. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном (рабочем) порядке и не требуют документального оформления, не допускается, за исключением случаев, определенных распоряжениями или указаниями руководителя органа исполнительной власти.
Для совместной проработки проектов документов и рассылки информационных материалов используется АИС ДД, электронная почта Администрации Губернатора Самарской области (далее - Администрация Губернатора области) и Правительства области с доменным именем samregion.ru.
1.14. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке уполномоченным подразделением, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора Самарской области (далее - вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора области) или его заместителей в соответствии с распределением обязанностей.
1.15. Инструкция предназначена для использования в органах исполнительной власти и их структурных подразделениях.
Соблюдение требований Инструкции является обязательным для сотрудников органов исполнительной власти и их подразделений.
Инструкция может быть использована в работе органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Самарской области, а также для разработки собственных правил организации работы с документами.
1.16. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну 1, а также документами, направленными заявителями в органы исполнительной власти в связи с оказанием им государственных услуг и получением ими субсидий, порядок работы с которыми определяется документами, регламентирующими оказание соответствующих государственных услуг и предоставление субсидий.
2. Термины и определения
Для целей настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:
виза - реквизит документа, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
информационно-телекоммуникационная сеть - технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;
информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;
информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;
исполнитель - сотрудник структурного подразделения органа исполнительной власти, на который возложена функция по разработке проекта документа;
конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
лингвистическая экспертиза - редактирование и корректорская правка текстов (стилистическая, орфографическая, пунктуационная) проектов нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и иных документов в соответствии с нормами современного русского языка и требованиями, предъявляемыми Инструкцией;
лист согласования/ознакомления - часть официального документа с отметками (визами) о согласовании/ознакомлении;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;
официальное опубликование документа - первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта с пометкой "официальное опубликование" в газетах "Волжская коммуна", "Российская газета", "Самарские известия" или первое размещение (опубликование) его полного текста на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru), официальном сайте Правительства Самарской области в подразделе "Официальное опубликование" раздела "Документы" (www.pravo.samregion.ru) 2;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
разработчик проекта - орган исполнительной власти (его руководитель), на который возложена функция по разработке проекта документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;
редактор-корректор - лицо, ответственное за проведение лингвистической экспертизы;
резолюция - реквизит документа, содержащий указания должностного лица по его исполнению;
реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
служба делопроизводства - структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти;
служебная информация ограниченного распространения - несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;
электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;
документ в электронном виде - структурированная совокупность данных, обрабатываемая с использованием информационных технологий, представляющая собой установленный набор реквизитов, включая реквизиты, содержащие регистрационные данные документа и усиленную квалифицированную электронную подпись;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия.
Иные понятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, определенным действующим законодательством Российской Федерации.
3. Создание документов в органах исполнительной власти
3.1. Общие требования к оформлению документов 3
3.1.1. Бланки документов, состав реквизитов
3.1.1.1. Документы, создаваемые в органах исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) и имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.1.1.2. Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
3.1.1.3. При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.
3.1.1.4. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем органа исполнительной власти.
3.1.1.5. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органа исполнительной власти, являются:
а) Герб Самарской области;
б) наименование органа исполнительной власти;
в) наименование должности;
г) подпись;
д) отметка об электронной подписи;
е) наименование вида документа,
ж) справочные данные об органе исполнительной власти;
з) адресат;
и) дата документа,
к) регистрационный номер документа;
л) заголовок к тексту;
м) текст документа;
н) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
о) отметка о приложении;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) гриф ограничения доступа к документу;
т) виза;
у) печать;
ф) отметка о заверении копии;
х) отметка об исполнителе;
ц) указания по исполнению документа (резолюция);
ч) отметка о контроле;
ш) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
щ) отметка о поступлении документа.
3.1.1.6. Изготовление бланков с воспроизведением Герба Самарской области осуществляется по заказу органов исполнительной власти.
3.1.2. Оформление документов
3.1.2.1. Документы, создаваемые в органах исполнительной власти, печатаются шрифтом Times New Roman размером N 14 с полуторным межстрочным интервалом (18 пт) 4.
Текст табличного документа и текст отметки о приложении к письму печатаются через одинарный межстрочный интервал (12 пт).
Для табличных документов возможно использование шрифта иных размеров и частичное отступление от указанного форматирования, когда строгое соблюдение формата текста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания.
3.1.2.2. Структура страницы включает в себя: поля (верхнее, нижнее, правое и левое); основное поле для размещения содержательных компонентов документа; колонтитулы (верхний и нижний).
Размер полей указывает, насколько отступают от соответствующих краев листа границы основного поля документа, в котором размещаются содержательные компоненты документа.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.
При оформлении правовых актов и отдельных видов документов органов исполнительной власти размер полей зависит от расположения реквизитов бланка документа и установлен:
для постановлений и распоряжений Губернатора области, Правительства области, распоряжений Администрации Губернатора области, секретариата Правительства области, приказов Администрации Губернатора области, секретариата Правительства области: верхнее и нижнее - 20 мм, правое и левое - 25 мм;
для писем Губернатора области, Правительства области, Администрации Губернатора области, секретариата Правительства области: верхнее и нижнее - 20 мм, правое - 10 мм, левое - 35 мм.
Основное поле находится в пределах полей, и все отступы, предусмотренные при оформлении абзацев, устанавливаются относительно его границ, а не краев листа.
Колонтитулы, располагаемые над и под основным полем, предназначены для указания в них справочной информации незначительного объема: номера страницы, телефона, фамилии исполнителя и т.п.
3.1.2.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами шрифтом Times New Roman размером N 11-13 без слов "страница" и "стр." и знаков препинания.
3.1.2.4. Документы в органах исполнительной власти оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке. Выбор формата бланка зависит от вида документа.
Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста.
При переписке между подразделениями внутри органа исполнительной власти бланки могут не использоваться.
3.1.2.5. В текстах законов Самарской области, постановлений и распоряжений Губернатора области, Правительства области, писем Губернатора области, Правительства области, Администрации Губернатора области, секретариата Правительства области употребляются полные официальные наименования органов исполнительной власти, организаций.
3.1.2.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов:
Герб Самарской области. Изображение Герба Самарской области помещают на бланках документов в соответствии с Законом Самарской области "О государственных символах Самарской области". Изображение Герба Самарской области помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование органа исполнительной власти".
Наименование органа исполнительной власти. Наименование органа исполнительной власти - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об органе исполнительной власти.
Сокращенное наименование органа исполнительной власти помещают в скобках под полным наименованием.
Наименование вида документа. Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
Справочные данные об органе исполнительной власти. Справочные данные об органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес органа исполнительной власти, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти.
Адресат. Документы адресуют в государственные органы, органы местного самоуправления, организации, структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.
В состав реквизита "Адресат" входит наименование организации, органа исполнительной власти, наименование должности, инициалы и фамилия адресата. Если адресат частное лицо - инициалы и фамилия данного лица.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Реквизиты адреса на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке:
а) для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;
б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
в) название улицы, номер дома, номер квартиры;
г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
д) название района;
е) название республики, края, области, автономного округа (области);
ж) название страны (для международных почтовых отправлений);
з) почтовый индекс.
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Сведения об адресате печатаются от правой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал (12 пт), центрируются относительно самой длинной строки.
Наименование организации, а также наименование должности печатаются через одинарный межстрочный интервал (12 пт).
Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через полуторный межстрочный интервал (18 пт).
При направлении служебного письма в организацию, в ее структурное подразделение наименование пишется в именительном падеже, например:
Российская академия
Государственной службы
при Президенте
Российской Федерации
или
Комитет
Государственной Думы
по экологии
или
Самарская Губернская Дума
Комитет по законодательству,
законности и правопорядку
Должность и фамилию лица, которому адресован документ, ученое звание или ученую степень указывают в дательном падеже, его инициалы указываются перед фамилией, например:
Ректору Самарского
медицинского университета
профессору
И.О. Фамилия
Председателю
Самарской Губернской Думы
И.О. Фамилия
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям
органов исполнительной власти
Самарской области
Если служебное письмо адресуется частному лицу, сначала указывают фамилию, инициалы, затем почтовый адрес, который печатается через одинарный межстрочный интервал (12 пт), например:
Фамилия И.О.
ул. Ленинская, д. 8, кв. 15,
г. Самара, 443010
Письмо не должно содержать больше 4 адресатов. Слово "копия (и)" не указывается.
Если количество адресатов письма более четырех, то составляется указатель рассылки, на каждом экземпляре письма указывается только один адресат.
При необходимости рассылки копий письма органам исполнительной власти наименования органов исполнительной власти приводятся в указателе рассылки, прилагаемом к письму, независимо от количества адресатов.
Дата документа. Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), дата события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами исполнительной власти, является дата более поздней подписи.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 одинарных межстрочных интервалов (24-36 пт) от предыдущего реквизита.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 19.01.2017 (для проектов правовых актов, сопроводительных документов, текстов писем, телеграмм, соглашений, контрактов, договоров).
Исключение составляют даты документов, относящиеся к предыдущему веку, год в оформлении таких дат записывается двумя последними цифрами года: 01.04.85, 16.10.99.
При оформлении календарных сроков в текстах вышеуказанных документов год указывается полностью, слово "год" в соответствующем числе и падеже пишется без сокращений: в 2017 году, в 2015-2021 годах, в IV квартале 2017 года, за 11 месяцев 2017 года.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 19 января 2017 г.
Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти, присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, как правило, складывается из индекса структурного подразделения, в котором документ был подготовлен и где будет храниться его копия после отправки, номера дела по номенклатуре, в которое эта копия подшивается, порядкового номера исходящего документа. Он может также дополняться индексами корреспондентов, вопросов деятельности, должностных лиц, исполнителей.
Регистрационный номер документа, подготовленного органами исполнительной власти, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных органами исполнительной власти - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований органов исполнительной власти в заголовочной части документа.
На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой.
Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатался документ.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
При ответе на поступивший документ в телеграмме номер и дата документа, на который дается ответ, указываются в тексте.
Гриф ограничения доступа к документу. Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.
Гриф (пометка) ограничения доступа к документу печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа (пометки) ограничения доступа к документу через одинарный межстрочный интервал (12 пт) и центрируется по отношению к грифу.
Заголовок к тексту. Составляется ко всем документам формата А4, за исключением текстов небольшого объема (менее 8-9 строк), резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм и извещений.
Заголовок является частью поискового образа документа и при регистрации письма и постановке его на контроль наряду с другими реквизитами вводится в базу данных.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об утверждении...", "Об организации...", "О состоянии...").
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту печатается под реквизитами бланка, к тексту письма - от левой границы текстового поля, при типографском изготовлении бланков место для него обычно отмечается уголками. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков.
В проектах законодательных, иных правовых актов, организационно-распорядительных документов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом, выравнивается по центру.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал (12 пт). Точка в конце заголовка не ставится, заголовок не берется в кавычки.
Текст документа. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Текст печатается в установленных границах полей через полуторный межстрочный интервал (18 пт) и отделяется от заголовка 2-3 одинарными межстрочными интервалами (24-36 пт).
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 мм от левой границы текстового поля.
Формулировки в служебных документах должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Достичь ясности в изложении помогают точность подбора слов и прямой их порядок в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяющим словом. Тон служебных документов должен быть нейтральным, уважительным. В письмах рекомендуется избегать категоричных выражений.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: приказываю подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении...;
3-го лица единственного числа:...Правительство Самарской области постановляет...;...коллегия постановила...; министерство считает возможным...;
1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).
В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа: приказываем...; решили....
В текстах правовых актов используются формы глаголов страдательного залога в настоящем времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.".
В тексте документа, подготовленного на основании правовых актов, изданных органами исполнительной власти, документов, ранее изданных органом исполнительной власти - исполнителем документа, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
"В соответствии с постановлением Правительства Самарской области от 12.10.2011 N 555 "О Регламенте Правительства Самарской области"...".
В правовых актах следует избегать употребления сокращенных слов, наименования упоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием. В приложениях к правовым актам все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми (например - МИД России, МВД России), не допускается употребление сокращения "РФ" вместо слов "Российская Федерация".
Примеры написания некоторых наименований правовых актов, органов власти, должностей приведены в приложении 2 к Инструкции 5.
При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование.
В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения.
Не допускается разнесение по разным строкам составных частей даты и номера правового акта, инициалов и фамилии, числовых значений и их единиц измерения.
Текст может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста, а также путем соединения этих форм. В анкетном тексте наименования признаков (постоянная информация) выражаются именами существительными в именительном падеже.
В табличном тексте графы и строки (постоянная информация) должны иметь заголовки, выраженные именами существительными в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблица занимает более одной страницы, наименования граф таблицы повторяются на каждой странице.
Текст таблицы печатается через одинарный межстрочный интервал (12 пт).
Все таблицы в тексте, за исключением таблиц приложений, имеют сквозную нумерацию арабскими цифрами.
Таблица должна иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Заголовок таблицы печатается по центру с прописной буквы, после заголовка точка не ставится.
Таблица помещается сразу после текста, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно поместить таблицу и в приложении к основному документу.
Примечания следует помещать непосредственно после текстового, графического материала или в таблице, к которой относятся эти примечания. Слово "Примечание" следует печатать с прописной буквы с абзацного отступа и не подчеркивать. Если примечание одно, то после слова "Примечание" ставится тире и текст примечания печатается с прописной буквы. Одно примечание не нумеруется, например:
Примечание - Органам и должностным лицам, обозначенным в списке полужирным шрифтом, рассылается в обязательном порядке.
Несколько примечаний нумеруются по порядку арабскими цифрами, например:
Примечания
1. Инструкцией по делопроизводству (п. 3.2.2.15) предусматривается время согласования распоряжений каждым лицом до 3 дней.
2. В обязательном порядке заполняются все графы.
При необходимости дополнительного пояснения примечание допускается оформлять в виде сноски. Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа, предложения, к которому дается пояснение. Знак сноски оформляют надстрочно арабскими цифрами: "1". Допускается вместо цифр знак сноски обозначать звездочками "*". Применять более трех звездочек на странице не допускается.
Сноску располагают внизу страницы с абзацного отступа, отделяя от текста короткой горизонтальной линией слева.
Примечание и сноску следует печатать шрифтом Times New Roman размером N 10-11 через одинарный межстрочный интервал (12 пт). После знака сноски текст печатается с прописной буквы, в конце текста ставится точка.
Сквозная нумерация подстрочных сносок (как правило, не более четырех) может применяться по всему тексту, в пределах главы, раздела, в пределах одной страницы документа.
Формулы следует выделять из текста в отдельную строку, центрировать по ширине. Выше и ниже каждой формулы или уравнения должно быть оставлено не менее одной свободной строки. Если уравнение не умещается в одну строку, то оно должно быть перенесено после знака равенства (=) или после знаков плюс (+), минус (-), умножения (х), деления (:) или других математических знаков, причем знак в начале следующей строки повторяется.
Пояснение значений символов и числовых коэффициентов следует приводить непосредственно под формулой в той же последовательности, в которой они даны в формуле, например:
... показатель рассчитывается по формуле
,
где а - показатель...;
b - коэффициент.....
Тексты сложных, больших по объему документов разделяют на части, разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высокого деления. Все они разделяются точками, и в конце номера ставится точка (1.1., 3.2.7., 5.3.2.4. и т.д.).
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты так же, как и в тексте постановления (распоряжения) - арабскими. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 1.2.1.) Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.1.1.).
Отметка о приложении Отметка о приложении (письма) размещается под текстом документа, отделяется от текста 1-2 одинарными межстрочными интервалами (12-24 пт), пишется с абзаца, с заглавной буквы, всегда в единственном числе, после неё ставится двоеточие. Текст отметки о наличии приложения печатается через одинарный межстрочный интервал (12 пт).
Если приложение упомянуто в тексте документа - указывается число листов и экземпляров приложения, например:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если приложение в тексте не названо и если в тексте несколько приложений, его наименование дается в отметке о приложении с указанием числа листов и экземпляров в каждом, например:
|
Приложение: |
1. Проект договора (между кем, о чем) на 5 л. в 1 экз. |
|
|
2. Список (кого, чего) на 2 л. в 2 экз. |
Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляют не по всем адресатам, в отметке о его наличии указывается, в какой адрес его посылают:
Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.
Если приложение сброшюровано, то число листов не указывают:
Приложение: программа в 4 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку об их наличии оформляют следующим образом:
|
Приложение: |
письмо министерства управления финансами Самарской области от 17.01.2017 N 8 и приложение к нему, всего на 4 л. |
В случае приложения к документу электронных копий документов об этом также делается отметка в виде указания наименования, количества прилагаемых файлов и вида носителя, например:
|
Приложение: |
2 файла на электронном носителе. |
или
|
Приложение: |
файл "Проект распоряжения.doc" на электронном носителе. |
Тексты документов на электронном носителе представляются в виде единых файлов, находящихся в корневой директории, файлы допускается архивировать. Каждый файл упаковывается отдельно, имя архивированного файла должно совпадать с именем исходного файла.
В приложениях справочного характера к постановляющему или распорядительному документу (постановлению, распоряжению, приказу, правилам, инструкции, положению, решению) слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатается прописными буквами в правом верхнем углу, центрируется по отношению к наименованию вида документа, его дате и регистрационному номеру относительно самой длинной строки, например;
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к постановлению Губернатора Самарской области
от ________________ N ______ |
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к постановлению Правительства Самарской области
от ________________ N ______ |
Приложения справочного характера печатаются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы идентичны размерам, применяемым при оформлении текста.
В приложениях справочного характера помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и другое.
При наличии в тексте правового акта формулировки "Утвердить", "Согласовать", "Одобрить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) приложение оформляется в соответствии с оформлением реквизитов "Гриф утверждения", "Гриф согласования".
Заголовок к тексту приложения справочного характера печатается центрованным способом через одинарный межстрочный интервал (12 пт). Первое слово заголовка приложения выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК, МЕРОПРИЯТИЯ и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.
Заголовок приложения справочного характера отделяется от даты и номера акта 5 одинарными межстрочными интервалами (60 пт), от текста приложения - 2 одинарными межстрочными интервалами (24 пт).
При наличии в тексте приложения справочного характера нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится.
Приложение справочного характера может быть оформлено в виде таблицы. Правила оформления таблицы приведены выше.
Листы приложения справочного характера нумеруются самостоятельно, нумерация проставляется начиная со второго листа. Связный текст составляют произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.
При наличии в тексте приложения примечания оно оформляется в соответствии с правилами оформления этого реквизита, указанными выше.
Виза Согласование проекта документа должностными лицами оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего с расшифровкой и дату, а при необходимости наименование должности визирующего.
На письме виза проставляется на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра документа в нижней его части.
Правовые акты, соглашения, договоры, контракты визируются на отдельном листе - листе согласования, а в случаях, установленных пунктом 3.2.2.20 Инструкции, - на листах ознакомления.
Полистное визирование оформляется визой на оборотной стороне каждого листа документа в нижней его части.
Полистно визируются законопроект, проект постановления Самарской Губернской Думы - экземпляр, помещаемый в дело; проекты постановлений, распоряжений, приказы; соглашения, договоры, контракты, письма - экземпляры, остающиеся в управлении делопроизводства и документооборота.
Отметка о заверении копии. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий слова "Копия верна", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию).
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ______ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
Удостоверение соответствия копий нормативных правовых и иных актов Губернатора области, Правительства области, Администрации Губернатора области, секретариата Правительства области подлинникам указанных документов оформляется печатью управления делопроизводства и документооборота на реквизите "Подпись".
Подпись. Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 одинарными межстрочными интервалами (24-36 пт), состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал (12 пт) и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Подпись обязательна для служебных документов. Должностные лица подписывают документы в пределах своей компетенции. Документы, составляемые в органах, действующих на правах единоначалия, подписывает одно должностное лицо. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставят две подписи (например, в протоколе).
Две подписи и более ставят на документах, за содержание которых отвечает несколько лиц. Денежно-финансовые документы подписывают руководитель органа и главный бухгалтер, договоры и контракты - представители договаривающихся сторон, документы, составляемые комиссией (например, акты) - все ее члены, если иное не предусмотрено действующим законодательством.
Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке (например, в пояснительной записке):
Министр
образования и науки
Самарской области И.О. Фамилия
При оформлении документа на именном бланке, на бланке органа исполнительной власти должность подписывающего указывается сокращенно:
Министр И.О. Фамилия
Если письмо оформляется на бланке Губернатора области, Правительства области, Администрации Губернатора области, секретариата Правительства области, первого вице-губернатора - председателя Правительства Самарской области (далее - первый вице-губернатор - председатель Правительства области), вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области, то наименование должности в подписи указывается:
Губернатор
Самарской области И.О. Фамилия
И.о. Губернатора
Самарской области И.О. Фамилия
Временно исполняющий
обязанности Губернатора
Самарской области И.О. Фамилия
Первый
вице-губернатор -
председатель Правительства
Самарской области И.О. Фамилия
И.о. первого
вице-губернатора -
председателя Правительства
Самарской области И.О. Фамилия
Врио первого
вице-губернатора -
председателя Правительства
Самарской области И.О. Фамилия
Вице-губернатор -
руководитель Администрации
Губернатора Самарской области И.О. Фамилия
Руководитель
секретариата Правительства
Самарской области И.О. Фамилия
И.о. министра
экономического развития,
инвестиций и торговли
Самарской области И.О. Фамилия
Врио министра
имущественных отношений
Самарской области И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами составные части подписи располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью подписывающих, например:
Министр И.О. Фамилия
Главный бухгалтер И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне, например:
Министр образования и науки Самарской области
И.О. Фамилия |
Министр имущественных отношений Самарской области
И.О. Фамилия |
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, их подписывающих, а обязанности в составе комиссии:
|
Председатель комиссии |
И.О. Фамилия |
|
Заместитель председателя комиссии |
И.О. Фамилия |
|
Секретарь комиссии |
И.О. Фамилия |
|
Члены комиссии |
И.О. Фамилия |
Если руководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует, документ может подписать лицо, исполняющее его обязанности, например:
И.о. министра культуры
Самарской области И.О. Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Гриф утверждения, гриф согласования. Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "Гриф согласования" со ссылкой на номер и дату правового акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами через одинарный межстрочный интервал (12 пт).
Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки, длина которой не должна превышать 28 печатных знаков и ограничивается правым полем документа.
Гриф утверждения ставится в таких документах, как правовые акты, планы, отчеты, инструкции, правила и другие.
Слово "УТВЕРЖДЕН" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Губернатор Самарской области
_____________ И.О. Фамилия
"__" ___________ 2017 г.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера:
УТВЕРЖДЕНО постановлением Губернатора Самарской области
от ___________ N ____ |
УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Самарской области
от ___________ N ____ |
Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа в одну строку.
Отметка включает фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
Матвеев 3335588
Указания по исполнению документа (резолюция). Указания по исполнению документов фиксируются в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения, срок его исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, дату.
Резолюция пишется на документе или на отдельном листе, прилагаемом к документу.
Отметка о контроле. Отметку о контроле проставляют с помощью штампа "Контроль" на документах, поставленных на контроль, на верхнем поле документа справа.
Отметка о поступлении документа. Отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти проставляется с использованием штампа и содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты).
Требования к оформлению отдельных видов документов изложены в соответствующих разделах Инструкции.
3.2. Подготовка проектов правовых актов Самарской области
Органы исполнительной власти представляют в Правительство области проекты:
законодательных актов Самарской области;
постановлений и распоряжений Губернатора области;
постановлений и распоряжений Правительства области.
Подготовка и оформление проектов вышеуказанных актов осуществляется органами исполнительной власти в порядке, установленном актами Правительства области и законодательными актами Самарской области, а также Инструкцией.
3.2.1. Проекты законов Самарской области
3.2.1.1. Органы исполнительной власти в целях нормативного правового регулирования в установленной сфере деятельности разрабатывают проекты законов Самарской области (далее - законопроекты) во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства области и поручений Губернатора области, а также в порядке законодательной инициативы.
Законопроекты вносятся в Самарскую Губернскую Думу (далее - Губернская Дума) в порядке реализации права законодательной инициативы Губернатора области или Правительства области.
3.2.1.2. По законопроекту, вносимому на рассмотрение Губернской Думы Губернатором области либо Правительством области, официальным представителем Губернатора области либо Правительства области назначается, как правило, руководитель или заместитель руководителя органа исполнительной власти - головного исполнителя законопроекта.
В случае невозможности присутствия на заседании Губернской Думы официального представителя Губернатора области либо Правительства области по уважительным причинам (болезнь, отпуск, командировка и т.д.) его полномочия по поручению Губернатора области, первого вице- губернатора - председателя Правительства области может осуществлять иное должностное лицо.
3.2.1.3. Законопроекты, вносимые в Губернскую Думу в порядке реализации права законодательной инициативы Губернатора области, Правительства области, должны сопровождаться письмом субъекта права законодательной инициативы на имя председателя Губернской Думы (в случае внесения законопроекта Правительством области письмо оформляется в соответствии с приложениями 3, 4 к Инструкции). Письмо оформляется в двух экземплярах. К письму прилагаются следующие документы 6:
проект постановления Губернской Думы о принятии законопроекта (приложения 5, 6);
текст законопроекта, оформленный в установленном порядке (приложение 7);
пояснительная записка, включающая социально-экономическое и правовое обоснование принятия законопроекта, определяющее его цель, краткую характеристику содержания, прогноз социально-экономических, финансовых и иных последствий его принятия, сведения о проведении антикоррупционной экспертизы 7 предлагаемого законопроекта и об отсутствии в нем коррупциогенных факторов, а также сведения об органах власти, организациях и лицах, принимавших участие в его разработке, подписанная разработчиком законопроекта, лицом, его замещающим (приложение 8);
справка о состоянии федерального и регионального законодательства в данной сфере правового регулирования (приложение 9);
финансово-экономическое обоснование в случае внесения законопроекта, реализация которого затрагивает финансовые (в том числе бюджетные) правоотношения, подписанное разработчиком законопроекта, лицом, его замещающим (приложение 10);
перечень нормативных правовых актов, принятие которых необходимо дня реализации данного законопроекта (приложение 11);
перечень нормативных правовых актов, отмены, изменения, дополнения которых потребует принятие законопроекта (приложение 12);
перечень нормативных правовых актов, принятия, отмены, изменения, дополнения которых потребует реализация данного законопроекта (приложение 13) (оформляется в случае если принятие законопроекта не потребует изменения действующего законодательства и принятия новых нормативных правовых актов Самарской области).
Также к законопроекту прикладываются:
листы согласования к законопроекту (приложение 14);
копия отчета о проведении оценки регулирующего воздействия законопроекта при согласовании законопроектов, в отношении которых действующим законодательством предусмотрена необходимость оценки регулирующего воздействия - на этапе согласования Главным правовым управлением;
копия сопроводительного письма о направлении законопроекта, предусматривающего установление, изменение, приостановление или прекращение действия расходных обязательств Самарской области, в Счетную палату Самарской области 8;
копия сопроводительного письма о направлении законопроекта в прокуратуру Самарской области 9;
при визировании правового акта лицом, исполняющим обязанности руководителя органа исполнительной власти Самарской области, к визе в АИС ДД прикрепляется сканированная копия документа, подтверждающего его полномочия.
Решение о внесении Правительством области законопроекта на рассмотрение Губернской Думы в порядке реализации права законодательной инициативы Правительства области рассматривается на заседании Правительства области и оформляется распоряжением Правительства области (приложение 15). К проекту распоряжения прикладывается титульный лист, оформленный согласно приложению 16 к Инструкции.
Решение о внесении Губернатором области законопроекта на рассмотрение Губернской Думы в порядке реализации права законодательной инициативы Губернатора области оформляется письмом Губернатора области на имя председателя Губернской Думы с указанием официального представителя Губернатора области (приложение 17).
Информация об изменениях:
Подпункт 3.2.1.4 изменен. - Распоряжение Губернатора Самарской области от 7 февраля 2018 г. N 57-р
3.2.1.4. Разработчик законопроекта организует согласование законопроекта и визирование второго экземпляра письма субъекта права законодательной инициативы.
Законопроект с приложением документов, указанных в пункте 3.2.1.3 Инструкции, подлежит рассмотрению в течение 5 рабочих дней, следующих за днем его поступления.
Срок проведения лингвистической экспертизы законопроекта соответствуют вышеуказанному сроку.
Согласование законопроекта осуществляется в следующем порядке.
Лист согласования к законопроекту визируют:
руководитель органа исполнительной власти, разработавшего законопроект (лицо, его замещающее);
руководитель заинтересованного органа исполнительной власти (лицо, его замещающее);
руководитель заинтересованного структурного подразделения Администрации Губернатора области;
заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель Главного правового управления (далее - руководитель Главного правового управления) (лицо, его замещающее);
руководитель управления делопроизводства и документооборота (лицо, его замещающее);
вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора области (лицо, его замещающее);
первый заместитель председателя Правительства Самарской области (далее - первый заместитель председателя Правительства области);
первый вице-губернатор - председатель Правительства области (лицо, его замещающее).
Полистное визирование постановления Губернской Думы и законопроекта (экземпляра, остающегося в Правительстве области) осуществляют:
исполнитель по должности не ниже консультанта;
руководитель одного из управлений Главного правового управления (лицо, его замещающее) в соответствии с распределением обязанностей либо по его поручению консультант, главный консультант;
редактор-корректор.
Второй экземпляр письма субъекта права законодательной инициативы визируют:
руководитель органа исполнительной власти, разработавшего законопроект (лицо, его замещающее);
руководитель соответствующего структурного подразделения министерства управления финансами Самарской области (лицо, его замещающее) в отношении законопроектов, затрагивающих финансовые правоотношения;
руководитель Главного правового управления (лицо, его замещающее);
редактор-корректор.
В АИС ДД письмо субъекта права законодательной инициативы, проект распоряжения Правительства области и соответствующий законопроект оформляются отдельно. Согласование распоряжения и законопроекта Правительства области осуществляется параллельно в установленные Инструкцией сроки (пункт 3.2.1.4).
При полистном визировании законопроекта визы проставляются на оборотной стороне каждого листа. Виза должностного лица действительна в течение 6 месяцев со дня согласования, если за это время не было изменений в законодательстве по рассматриваемому вопросу.
3.2.1.5. В случае если законопроект требует дополнительного изучения, специальной проверки, истребования дополнительных материалов, срок, указанный в абзаце втором пункта 3.2.1.4 Инструкции, может быть увеличен по согласованию с разработчиком законопроекта.
В отдельных случаях, когда срок, указанный в абзаце втором пункта 3.2.1.4 Инструкции, истек и не был продлен по основаниям и в порядке, установленном в абзаце первом настоящего пункта, разработчик законопроекта вправе представить его на подпись Губернатору области (лицу, его замещающему) или на заседание Правительства области без визы руководителя заинтересованного органа исполнительной власти с приложением служебной записки.
В случае если у лиц, согласовывающих законопроект, имеются замечания и (или) предложения, они излагаются, как правило, в письменной форме в виде отдельного документа - заключения и прилагаются к законопроекту, в том числе при согласовании в АИС ДД. Требования к оформлению заключения органа исполнительной власти приведены в приложении 18 к Инструкции. Замечания и (или) предложения согласовываются разработчиком законопроекта с лицом, их представившим. В случае если замечания и (или) предложения не учтены (не сняты), вопрос о разногласиях рассматривается первым вице-губернатором - председателем Правительства области или по его поручению на заседании Правительства области.
3.2.1.6. Копия законопроекта, предусматривающего установление, изменение, приостановление или прекращение действия расходных обязательств Самарской области, после согласования с министерством управления финансами Самарской области направляется исполнителем в Счетную палату Самарской области в целях проведения финансово-экономической экспертизы 10.
Копия законопроекта после согласования с Главным правовым управлением направляется исполнителем в прокуратуру Самарской области для проведения антикоррупционной экспертизы в целях выявления коррупциогенных факторов и их последующего устранения 11.
3.2.1.7. Ответственность за качество разработки законопроекта несет его разработчик.
Информация об изменениях:
Пункт 3.2.1 дополнен подпунктом 3.2.1.7.1. - Распоряжение Губернатора Самарской области от 27 марта 2018 г. N 141-р
3.2.1.7.1. В случае если на этапе рассмотрения законопроекта в Самарской Губернской Думе, внесенного в порядке реализации права законодательной инициативы Губернатором Самарской области или Правительством Самарской области, их официальным представителем, в текст законопроекта вносятся изменения, затрагивающие его концепцию, законопроект после внесения таких изменений согласовывается с Главным правовым управлением, а также с разработчиком закона Самарской области (в случае если законопроект вносит изменения в такой закон Самарской области).
Для целей настоящего пункта под разработчиком закона Самарской области понимается орган исполнительной власти Самарской области или государственный орган Самарской области, первоначально осуществлявший разработку и организацию принятия закона Самарской области, в который вносятся изменения законопроектом, указанным в абзаце первом настоящего пункта.
3.2.1.8. Закон Самарской области, принятый Губернской Думой, направляется в Правительство области с сопроводительным письмом.
После регистрации сопроводительного письма в управлении делопроизводства и документооборота закон Самарской области передается в секретариат Губернатора Самарской области (далее - секретариат Губернатора области) для подготовки соответствующего поручения Губернатора области (лица, его замещающего).
3.2.1.9. Первый экземпляр закона Самарской области (экземпляр, остающийся в Правительстве области) с приложением указанного в пункте 3.2.1.8 поручения Губернатора области (лица, его замещающего) и копии соответствующего постановления Губернской Думы о его принятии направляется в орган исполнительной власти, к компетенции которого относится исполнение закона.
Второй экземпляр закона Самарской области направляется в Главное правовое управление.
В необходимых случаях копии закона Самарской области направляются в другие органы исполнительной власти.
В течение 10 календарных дней со дня регистрации поступления закона Самарской области в управление делопроизводства и документооборота орган исполнительной власти обеспечивает согласование первого экземпляра закона Самарской области.
Информация об изменениях:
Подпункт 3.2.1.10 изменен. - Распоряжение Губернатора Самарской области от 7 февраля 2018 г. N 57-р
3.2.1.10. Согласование закона Самарской области осуществляется путем визирования первого экземпляра закона Самарской области:
полистно - руководителем соответствующего управления, департамента органа исполнительной власти, к компетенции которого относится исполнение закона (лицом, его замещающим), и (или) органа, который определен в поручении Губернатора области (лица, его замещающего), руководителем одного из управлений Главного правового управления (лицом, его замещающим) в соответствии с распределением обязанностей либо по его поручению консультантом, главным консультантом;
на оборотной стороне первого листа с расшифровкой фамилии визирующего или на отдельном листе согласования - руководителем органа исполнительной власти, к компетенции которого относится исполнение закона, руководителем Главного правового управления, руководителями других органов исполнительной власти (если копии закона Самарской области были им направлены на согласование).
Согласование закона Самарской области путем его визирования сразу несколькими руководителями органов исполнительной власти, к компетенции которых относится исполнение закона, осуществляется в соответствии с поручением Губернатора области (лица, его замещающего), поступившим в указанные органы исполнительной власти, в порядке, предусмотренном настоящим пунктом.
3.2.1.11. Согласованный экземпляр закона Самарской области направляется ответственным органом исполнительной власти с приложением копии постановления Губернской Думы о его принятии в Главное правовое управление, после чего закон в двух экземплярах передается руководителю управления делопроизводства и документооборота для подписания Губернатором области (лицом, его замещающим).
3.2.1.12. Закон Самарской области, подписанный Губернатором области (лицом, его замещающим), регистрируется управлением делопроизводства и документооборота.
Первый экземпляр Закона Самарской области (с визами согласования) остается в управлении делопроизводства и документооборота для последующей передачи по окончании текущего года на архивное хранение, второй - направляется в Губернскую Думу.
Управление делопроизводства и документооборота передает 2 экземпляра (копии) закона для его официального опубликования 12 в средствах массовой информации.
3.2.1.13. В случае отклонения Губернатором области (лицом, его замещающим) закона Самарской области, принятого Губернской Думой, ответственным органом исполнительной власти в течение 5 календарных дней со дня его поступления по согласованию с Главным правовым управлением разрабатывается проект письменного обоснования отклонения закона Самарской области.
Проект письменного обоснования отклонения закона Самарской области разрабатывается по поручению Губернатора области (лица, его замещающего), по инициативе ответственного органа исполнительной власти или Главного правового управления, оформляется на бланке письма Губернатора области.
3.2.2. Проекты постановлений, распоряжений
3.2.2.1. Постановление Губернатора области, Правительства области - правовой акт нормативного или ненормативного характера, принимаемый Губернатором области, Правительством области по вопросам, входящим в их компетенцию.
Распоряжение Губернатора области, Правительства области - правовой акт ненормативного характера, издаваемый Губернатором области, Правительством области по вопросам, входящим в их компетенцию.
Проект постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области (далее - правовой акт) разрабатывается органом исполнительной власти на основании плана работы Правительства области, по поручению Губернатора области (лица, его замещающего), первого вице-губернатора - председателя Правительства области (лица, его замещающего), данному в устной или в письменной форме, или по собственной инициативе. К проекту прилагаются подлинники документов, послуживших основанием для его разработки.
3.2.2.2. Проекты правовых актов Губернатора области, Правительства области по кадровым вопросам, по вопросам награждения и поощрения разрабатываются управлением кадровой политики и государственных наград Администрации Губернатора области.
3.2.2.3. Проект правового акта оформляется в соответствии с правилами оформления проектов правовых актов Губернатора области, Правительства области (приложение 19) на оригинале бланка установленной формы (приложения 20-25).
3.2.2.4. Проект, разрабатываемый в целях исполнения федеральных законодательных и иных нормативных правовых актов, а также законодательных и иных нормативных правовых актов Самарской области, должен содержать ссылку на соответствующие нормы указанных актов.
Если в проекте правового акта упоминаются ранее принятые акты Губернатора области, Правительства области, они или извлечения из них прикладываются к документам, прилагаемым к проекту.
В тексте проекта используются полные официальные наименования органов и организаций.
3.2.2.5. Текст проекта правового акта нормативного характера должен содержать указание на официальное опубликование.
3.2.2.6. К проекту, оформленному в соответствии с пунктом 3.2.2.3 Инструкции, прикладываются следующие доку меты:
листы согласования (приложения 26, 27);
листы ознакомления в случаях, предусмотренных пунктом 3.2.2.20 Инструкции (приложение 28);
поручение Губернатора области (лица, его замещающего), первого вице-губернатора - председателя Правительства области (лица, его замещающего), данное в письменной форме, в случаях, когда проект разрабатывается по поручению Губернатора области (лица, его замещающего), первого вице-губернатора - председателя Правительства области (лица, его замещающего), данному в письменной форме;
пояснительная записка, подписанная разработчиком проекта (лицом, его замещающим) (приложение 29);
правовые акты Губернатора области, Правительства области (извлечения из них) в случаях, указанных в пункте 3.2.2.4 Инструкции;
судебные акты (извлечения из них) в случае разработки проекта правового акта в целях их исполнения;
финансово-экономическое обоснование в случае внесения проекта, реализация которого затрагивает финансовые (в том числе бюджетные) правоотношения, в том числе изменения доходной и (или) расходной части областного бюджета, а также проекта, детализирующего (конкретизирующего) объем, порядок и (или) направления финансирования действующего расходного обязательства Самарской области, подписанное разработчиком проекта (лицом, его замещающим) (приложение 30);
копия сопроводительного письма о направлении проекта нормативного правового акта, в том числе проекта государственной программы Самарской области, предусматривающего установление, изменение, приостановление или прекращение действия расходных обязательств Самарской области, в Счетную палату Самарской области 13;
копия сопроводительного письма о направлении проекта нормативного правового акта в прокуратуру Самарской области 14;
копия сопроводительного письма о направлении проекта государственной программы (внесения изменений в государственную программу) Самарской области в Губернскую Думу 15;
при визировании правового акта лицом, исполняющим обязанности руководителя органа исполнительной власти, к визе в АИС ДД прикрепляется сканированная копия документа, подтверждающего его полномочия;
заключение государственной экологической экспертизы в случае необходимости проведения государственной экологической экспертизы регионального уровня в соответствии с требованиями действующего законодательства;
титульный лист в случае вынесения проекта правового акта на заседание Правительства области (приложение 31), в котором указываются: наименование проекта, фамилия, имя, отчество докладчика, время рассмотрения вопроса, лица, приглашенные на рассмотрение проекта, должностные лица, завизировавшие проект, перечень поступивших замечаний;
лист рассылки правового акта, подписанный исполнителем (приложение 32).
Проект правового акта в случае его вынесения на заседание Правительства области помещается в мягкую обложку, оформленную согласно приложению 33 к Инструкции.
3.2.2.7. В пояснительной записке указываются:
основание издания нормативного правового акта;
сведения обо всех действующих нормативных правовых актах в данной сфере правового регулирования;
сведения о наличии устного поручения Губернатора области (лица, его замещающего), первого вице-губернатора - председателя Правительства области (лица, его замещающего) в случае, если разработка проекта осуществляется по устному поручению Губернатора области (лица, его замещающего), первого вице-губернатора - председателя Правительства области (лица, его замещающего);
сведения о нормативных правовых актах, содержащих нормы о полномочиях Губернатора области, Правительства области по принятию разрабатываемого проекта;
сведения о количестве вновь (дополнительно) создаваемых рабочих мест, количестве ликвидируемых (устаревших) рабочих мест в случае, если проектом правового акта предусматривается выделение средств на реконструкцию или создание объектов коммунального строительства и инфраструктуры или поддержку инвестиционных проектов, реализуемых с использованием бюджетных средств либо с предоставлением инвестору налоговых льгот;
сведения о проведении антикоррупционной экспертизы 16 проекта и об отсутствии в нем коррупциогенных факторов.
3.2.2.8. Финансово-экономическое обоснование готовится к проекту в случае, указанном в абзаце восьмом пункта 3.2.2.6 Инструкции, является документом, содержащим финансово-экономическую оценку проекта, а также:
источник финансирования расходов по реализации проекта;
расчетные данные об изменении размеров доходов и (или) расходов областного бюджета;
расчет (его методику, механизм, способ) обоснования объема финансирования, предусматриваемого проектом, с приложением документального обоснования, завизированного руководителем(ями) подразделения(й) разработчика проекта, ответственного(ых) непосредственно за его разработку;
сведения об объемах финансирования объектов капитального строительства, завизированные руководителем(ями) подразделения(й) разработчика проекта, ответственного(ых) непосредственно за разработку проекта (приложение 34), в случае, если проект предусматривает изменение объемов финансирования объектов капитального строительства за счет средств областного бюджета;
оценку эффективности использования средств областного бюджета, направляемых на капитальные вложения (в случаях, предусмотренных действующим законодательством);
оценку бюджетной эффективности (в отношении инвестиционных проектов, являющихся коммерческими и реализуемых частично или полностью за счет средств областного бюджета) в соответствии с методикой, содержащейся в Порядке проведения предварительной оценки эффективности инвестиционного проекта 17;
информацию об изменении (перераспределении) в связи с принятием проекта объемов финансирования действующих расходных обязательств Самарской области, предусмотренных нормативными правовыми актами, или о принятии новых расходных обязательств.
В качестве документального обоснования по проектам, реализация которых затрагивает финансовые (в том числе бюджетные) правоотношения, могут быть представлены:
по проектам, предусматривающим финансирование мероприятий по проведению капитального ремонта здания или помещения (включая противопожарные мероприятия), - документы, подтверждающие необходимость проведения соответствующих мероприятий (в том числе противопожарных), предписания контролирующих органов (в случае наличия), дефектные ведомости, локальные сметы, сводный сметный расчет, прошедший проверку на предмет достоверности определения сметной стоимости;
по проектам, предусматривающим увеличение штатной численности работников государственных учреждений, - проект государственного задания (измененное государственное задание), расчет трудозатрат по вводимым штатным единицам, действующее штатное расписание, проект нового штатного расписания;
по проектам, предусматривающим приобретение государственным учреждением основных средств, оборудования, инвентаря, - государственное задание или его проект, перечень имущества, находящегося на балансе учреждения, с указанием степени износа, не менее трех коммерческих предложений (прайс-листов) по каждой приобретаемой позиции;
по проектам, предусматривающим проведение научно-исследовательских работ, мероприятий по мониторингу, анализу рынка, информационных работ (оказание услуг) (включая разработку программного обеспечения), выставочных и презентационных мероприятий, - техническое задание на выполнение (проведение) работ с детализацией видов работ, указанием физических объемов (количества), сводная смета с разбивкой по видам работ, расчет трудозатрат по каждому виду работ и иные документы, подтверждающие объем и стоимость каждого вида работ. Также в качестве обоснования могут быть представлены сведения о затратах по аналогичным мероприятиям, в том числе реализованным в Самарской области, а также не менее трех коммерческих предложений (прайс-листов) по каждому виду работ (мероприятию).
Если документы, перечисленные в абзацах с десятого по тринадцатый настоящего пункта, не могут быть представлены или могут быть представлены иные обосновывающие документы, этот факт необходимо отразить в финансово-экономическом обосновании с указанием объективных причин, по которым данные документы не могут быть представлены или представлены иные обосновывающие документы.
3.2.2.9. Проект правового акта с приложением документов, указанных в пункте 3.2.2.6 Инструкции, направляется разработчиком проекта на согласование.
Информация об изменениях:
Подпункт 3.2.2.10 изменен. - Распоряжение Губернатора Самарской области от 7 февраля 2018 г. N 57-р
3.2.2.10. Согласование проекта постановления, распоряжения Губернатора области осуществляется путем визирования листа согласования и полистного визирования проекта в следующем порядке:
исполнитель по должности не ниже консультанта - полистно;
руководитель органа исполнительной власти, разработавшего проект (лицо, его замещающее) - лист согласования;
руководитель заинтересованного органа исполнительной власти (лицо, его замещающее) - лист согласования;
руководитель заинтересованного структурного подразделения Администрации Губернатора области - лист согласования;
руководитель Главного правового управления (лицо, его замещающее) - лист согласования;
редактор-корректор - полистно;
руководитель соответствующего структурного подразделения министерства управления финансами Самарской области - полистно в отношении проектов правовых актов, затрагивающих финансовые правоотношения;
руководитель одного из управлений Главного правового управления (лицо, его замещающее) в соответствии с распределением обязанностей либо по его поручению консультант, главный консультант - полистно в отношении проектов постановлений Губернатора области, носящих нормативный характер;
руководитель управления делопроизводства и документооборота - лист согласования;
вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора области - лист согласования;
первый заместитель председателя Правительства области - лист согласования;
первый вице-губернатор - председатель Правительства области - лист согласования.
В случае если в тексте проекта постановления (распоряжения) указан территориальный орган федерального органа исполнительной власти, орган местного самоуправления, иной орган, организация, проект согласовывается руководителем такого органа, организации (лицом, его замещающим) путем визирования листа согласования.
Информация об изменениях:
Подпункт 3.2.2.11 изменен. - Распоряжение Губернатора Самарской области от 7 февраля 2018 г. N 57-р
3.2.2.11. Согласование проекта постановления, распоряжения Правительства области осуществляется путем визирования листа согласования и полистного визирования в следующем порядке:
исполнитель по должности не ниже консультанта - полистно;
руководитель органа исполнительной власти, разработавшего проект (лицо, его замещающее) - лист согласования;
руководитель заинтересованного органа исполнительной власти (лицо, его замещающее) - лист согласования;
руководитель заинтересованного структурного подразделения Администрации Губернатора области - лист согласования;
руководитель Главного правового управления (лицо, его замещающее) - лист согласования;
редактор-корректор - полистно;
руководитель соответствующего структурного подразделения министерства управления финансами Самарской области - полистно в отношении проектов правовых актов, затрагивающих финансовые правоотношения;
руководитель одного из управлений Главного правового управления (лицо, его замещающее) в соответствии с распределением обязанностей либо по его поручению консультант, главный консультант - полистно в отношении проектов постановлений Правительства области, носящих нормативный характер;
руководитель управления делопроизводства и документооборота - лист согласования;
вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора области в случае, если проект затрагивает полномочия Администрации Губернатора области - лист согласования;
руководитель секретариата Правительства области - лист согласования;
первый заместитель председателя Правительства области - лист согласования.
В случае если в тексте проекта постановления (распоряжения) указан территориальный орган федерального органа исполнительной власти, орган местного самоуправления, иной орган, организация, проект согласовывается руководителем такого органа, организации (лицом, его замещающим) путем визирования листа согласования.
Информация об изменениях:
Подпункт 3.2.2.12 изменен. - Распоряжение Губернатора Самарской области от 7 февраля 2018 г. N 57-р
3.2.2.12. Проект распоряжения (постановления) Губернатора области, постановления Правительства области об использовании бюджетных ассигнований резервного фонда Губернатора Самарской области подлежит согласованию в следующем порядке:
разработчик проекта;
руководитель департамента управления делами Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области;
руководитель Главного правового управления;
редактор-корректор;
руководитель управления делопроизводства и документооборота;
вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора области;
первый заместитель председателя Правительства области.
К проекту правового акта об использовании бюджетных ассигнований резервного фонда Губернатора Самарской области прилагаются:
поручение Губернатора области;
обоснование выплаты (письменное обращение от руководителей организаций, органов государственной власти Самарской области, структурных подразделений Администрации Губернатора области, граждан и иные подтверждающие документы).
Информация об изменениях:
Подпункт 3.2.2.13 изменен. - Распоряжение Губернатора Самарской области от 7 февраля 2018 г. N 57-р
3.2.2.13. Проект правового акта о командировании лиц, замещающих государственные должности Самарской области в органах исполнительной власти, в пределах территории Российской Федерации 18 подлежит согласованию в следующем порядке:
разработчик проекта;
редактор-корректор;
руководитель управления делопроизводства и документооборота;
руководитель секретариата Правительства области;
первый заместитель председателя Правительства области.
К проекту правового акта о командировании прилагаются:
служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
обоснование командировки (вызов, приглашение, служебная записка, иные документы).
Проект правового акта о командировании лиц, замещающих государственные должности Самарской области в органах исполнительной власти, за пределы территории Российской Федерации 19 подлежит согласованию в соответствии с требованиями Инструкции.
3.2.2.14. В случае если в соответствии с проектом распоряжения Губернатора области, Правительства области предусматривается образование групп, комиссий, советов и т.д., допускается устное согласование указанного проекта с лицами, включенными в состав групп, комиссий, советов и т.д., о чем делается соответствующая отметка в листе согласования исполнителем (по должности не ниже консультанта).
3.2.2.15. Проект постановления, распоряжения подлежит рассмотрению в следующие сроки:
проект распоряжения Губернатора области, Правительства области - до 3 рабочих дней, следующих за днем поступления проекта правового акта на согласование;
проект постановления Губернатора области, Правительства области - до 5 рабочих дней, следующих за днем поступления проекта на согласование;
проекты правовых актов, касающиеся использования бюджетных ассигнований резервного фонда Правительства Самарской области, - до 2 рабочих дней со дня, следующего за днем поступления проекта указанного документа на согласование;
проекты правовых актов, касающиеся использования бюджетных ассигнований резервного фонда Губернатора Самарской области, - до 1 рабочего дня со дня, следующего за днем поступления проекта указанного документа на согласование;
проекты ведомственных целевых и государственных программ Самарской области, в том числе изменения, вносимые в них, подлежат рассмотрению министерством экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области, министерством управления финансами Самарской области в сроки, установленные нормативными правовыми актами Самарской области 20.
Срок проведения экспертизы и согласования проектов ведомственных целевых программ, в том числе внесения изменений в них, Главным правовым управлением - до 10 рабочих дней.
В случае если проект подлежит государственной экологической экспертизе регионального уровня, срок, указанный в абзацах втором и третьем настоящего пункта, определяется в соответствии с федеральным законодательством.
В случае если проект требует дополнительного изучения, специальной проверки, истребования дополнительных материалов, срок, указанный в абзацах втором и третьем настоящего пункта, может быть увеличен по согласованию с разработчиком проекта.
В случае если срок, указанный в абзацах втором, третьем и четвертом настоящего пункта, истек и не был продлен по основаниям и в порядке, установленном в абзаце девятом настоящего пункта, разработчик проекта вправе представить проект на утверждение без соответствующей визы руководителя, не согласовавшего проект, с приложением служебной записки.
В случае если согласованное мнение заинтересованных органов по проектам правовых актов и иным документам отсутствует, указанные проекты и документы направляются в Главное правовое управление с письменным обоснованием необходимости принятия проекта правового акта или иного документа в представленной на экспертизу редакции.
Проекты правовых актов, поступившие на согласование в орган исполнительной власти ошибочно, возвращаются разработчику проекта в день поступления с проставлением ответственным за делопроизводство лицом в листе согласования, в том числе при согласовании в АИС ДД, соответствующей отметки.
Сроки проведения лингвистической экспертизы соответствуют срокам, указанным в абзацах со второго по четвертый настоящего пункта.
3.2.2.16. В случае если у лиц, согласовывающих проект, имеются замечания и (или) предложения, они излагаются, как правило, в письменной форме в виде отдельного документа - заключения (приложение 18) и прилагаются к проекту правового акта, в том числе при согласовании в АИС ДД.
Проект, в котором учтены замечания и (или) предложения, указанные в абзаце первом настоящего пункта, направленный на согласование повторно, подлежит рассмотрению в следующие сроки:
проект распоряжения Губернатора области, Правительства области - до 2 рабочих дней со дня, следующего за днем поступления проекта;
проект постановления Губернатора области, Правительства области - до 3 рабочих дней со дня, следующего за днем поступления проекта;
проекты правовых актов, касающиеся использования бюджетных ассигнований резервного фонда Правительства Самарской области, - до 1 рабочего дня со дня, следующего за днем поступления проекта;
проекты правовых актов, касающиеся использования бюджетных ассигнований резервного фонда Губернатора Самарской области, - до 1 рабочего дня со дня, следующего за днем поступления проекта;
проекты ведомственных целевых и государственных программ Самарской области - до 5 рабочих дней со дня, следующего за днем поступления проекта, для министерства экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области, министерства управления финансами Самарской области, Главного правового управления.
Замечания и (или) предложения, указанные в абзаце первом настоящего пункта, подлежат рассмотрению разработчиком проекта в течение 1 рабочего дня, следующего за днем вынесения замечания и (или) предложения. Срок, указанный в настоящем абзаце, может быть увеличен по согласованию с руководителем органа исполнительной власти, внесшим замечания в проект правового акта.
В случае если замечания и (или) предложения не учтены (не сняты), вопрос о разногласиях рассматривается вице-губернатором - руководителем Администрации Губернатора области (по проектам постановлений, распоряжений Губернатора области), первым вице-губернатором - председателем Правительства области (по проектам постановлений, распоряжений Правительства области) или по его поручению на заседании Правительства области.
3.2.2.17. Проект считается согласованным со дня получения разработчиком проекта завизированного без замечаний листа согласования либо со дня снятия замечаний органом исполнительной власти, представившим замечания.
3.2.2.18. В случае если в процессе согласования проекта правового акта в него вносятся изменения и (или) дополнения принципиального характера, связанные с изменением его концепции, проект подлежит повторному согласованию в порядке, установленном в пунктах 3.2.2.10-3.2.2.17 Инструкции.
Информация об изменениях:
Подпункт 3.2.2.19 изменен. - Распоряжение Губернатора Самарской области от 7 февраля 2018 г. N 57-р
3.2.2.19. Проект постановления Правительства области нормативного характера, относящийся к вопросам, предусмотренным частью 2 статьи 8 Закона Самарской области "О Правительстве Самарской области" 21, одновременно с направлением на согласование в порядке, установленном пунктами 3.2.2.11, 3.2.2.12, 3.2.2.15-3.2.2.17 Инструкции, направляется для ознакомления всем членам Правительства области, за исключением первого вице-губернатора - председателя Правительства области, первого заместителя председателя Правительства области и членов Правительства области, которым этот проект направлен на согласование.
3.2.2.20. Ознакомление с проектом постановления осуществляется членами Правительства области в соответствии со следующими требованиями:
проект постановления, касающийся использования бюджетных ассигнований резервного фонда Правительства Самарской области, подлежит ознакомлению в срок до 2 рабочих дней, следующих за днем его поступления;
проект постановления, касающийся использования бюджетных ассигнований резервного фонда Губернатора Самарской области, подлежит ознакомлению в срок до 1 рабочего дня, следующего за днем его поступления;
проект постановления по иным вопросам подлежит ознакомлению в срок до 3 рабочих дней, следующих за днем его поступления;
при направлении проекта постановления на ознакомление в АИС ДД к нему присоединяются файлы с текстовыми или отсканированными документами, указанными в пункте 3.2.2.6 Инструкции;
в случае отсутствия возражений член Правительства области визирует проект постановления путем проставления своей визы в листе ознакомления;
в случае если у члена Правительства области имеются замечания и (или) предложения, они излагаются, как правило, в письменной форме в виде отдельного документа - заключения (приложение 18) и прилагаются к проекту правового акта, в том числе при ознакомлении в АИС ДД;
возражения по проекту постановления рассматриваются в порядке, установленном абзацем восьмым пункта 3.2.2.16 Инструкции;
в случае неполучения визы члена Правительства области в листе ознакомления в срок, установленный настоящим пунктом Инструкции, исполнитель по должности не ниже главного консультанта самостоятельно проставляет в графе "Результаты ознакомления, подпись, дата" листа ознакомления отметку "Возражения не представлены", ставит свою подпись и дату, разработчик проекта заверяет результаты ознакомления путем подписания листа ознакомления и проставления даты;
визирование листа ознакомления исполняющим обязанности руководителя органа исполнительной власти, являющегося членом Правительства области, не допускается;
при проведении процедуры ознакомления необходимо получение виз не менее половины членов Правительства области от общего числа членов Правительства области.
3.2.2.21. Копия проекта нормативного правового акта Самарской области, предусматривающего установление, изменение, приостановление или прекращение действия расходных обязательств Самарской области, после согласования с министерством управления финансами Самарской области направляется исполнителем в Счетную палату Самарской области в целях проведения финансово-экономической экспертизы 22.
Копия проекта нормативного правового акта Самарской области после согласования с Главным правовым управлением направляется исполнителем в прокуратуру Самарской области для проведения антикоррупционной экспертизы в целях выявления коррупциогенных факторов и их последующего устранения 23.
Копия проекта государственной программы Самарской области и проекта внесения изменений в действующую государственную программу Самарской области после согласования с Главным правовым управлением направляется исполнителем в Губернскую Думу для рассмотрения 24.
Копия проекта нормативного правового акта Самарской области в сфере водного, воздушного, железнодорожного транспорта, носящего нормативный характер, после согласования с Главным правовым управлением направляется исполнителем в Приволжскую транспортную прокуратуру посредством электронной почты на адрес otdel-l@ptproc.ru.
3.2.2.22. В случае если в процессе ознакомления с проектом постановления в него вносятся изменения и (или) дополнения принципиального характера, связанные с изменением концепции проекта постановления, проект подлежит повторному ознакомлению в порядке, установленном пунктом 3.2.2.20 Инструкции.
3.2.2.23. В Главное правовое управление проекты постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области направляются только после их согласования в порядке, установленном пунктами 3.2.2.10-3.2.2.17 Инструкции, и ознакомления членов Правительства области с проектами постановлений Правительства области в соответствии с пунктом 3.2.2.19 Инструкции.
На этапе согласования проекта постановления Главным правовым управлением готовится экспертное заключение на него.
Экспертное заключение должно содержать оценку соответствия проекта постановления федеральному законодательству и законодательству Самарской области, а также оценку соблюдения требований Инструкции в части процедуры согласования и ознакомления с проектом.
3.2.2.24. Виза должностного лица действительна в течение 6 месяцев со дня согласования или ознакомления с проектом, если за это время не было изменений в законодательстве по рассматриваемому вопросу.
3.2.2.25. Проект, согласованный Главным правовым управлением, представляется исполнителем в управление делопроизводства и документооборота для проведения лингвистической экспертизы и окончательной проверки правильности оформления проекта правового акта.
3.2.2.26. После прохождения процедуры лингвистической экспертизы правовой акт визируется полистно в случаях, указанных в абзацах девятом и десятом пунктов 3.2.2.10, 3.2.2.11 Инструкции.
3.2.2.27. По результатам проверки полного пакета документов, сформированного в соответствии с пунктом 3.2.2.6 Инструкции, проект правового акта визирует руководитель управления делопроизводства и документооборота.
В случае если по результатам проверки выявлены нарушения установленного порядка подготовки проекта правового акта, руководитель управления делопроизводства и документооборота возвращает полный пакет документов разработчику на доработку. Доработка осуществляется в течение 1 рабочего дня.
3.2.2.28. Ответственность за качество разработки проекта правового акта несет разработчик проекта.
3.2.2.29. Согласованные проекты правовых актов, подлежащие рассмотрению на заседании Правительства области, вносятся в повестку дня заседания Правительства области.
3.2.2.30. Подписанный правовой акт передаётся в управление делопроизводства и документооборота для оформления и выпуска.
Секретные постановления (распоряжения) передаются для регистрации и хранения в управление по защите государственной тайны департамента по вопросам общественной безопасности Самарской области, а секретные с литером М постановления (распоряжения) - в режимно-секретную группу Главного управления по мобилизационным вопросам Самарской области.
Постановления (распоряжения) Губернатора области и Правительства области регистрируются раздельно в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру распоряжений через дефис добавляется буква "р".
3.2.2.31. Рассылка электронной копии правового акта производится в соответствии со сформированным на этапе согласования в АИС ДД списком рассылки.
Заверенная копия правового акта Губернатора области, Правительства области направляется управлением делопроизводства и документооборота в адрес лиц и организаций, указанных в листе рассылки (приложение 32), не являющихся участниками электронного документооборота.
3.2.2.32. Управление делопроизводства и документооборота передает один экземпляр (копию) правового акта для его официального опубликования 25 в средствах массовой информации.
Подлинник правового акта и пакет документов к нему, сформированный в соответствии с пунктом 3.2.2.6 Инструкции, остается в управлении делопроизводства и документооборота для последующей передачи по окончании текущего года на архивное хранение.
3.2.3. Проекты приказов, распоряжений органов исполнительной власти, должностных лиц
3.2.3.1. Приказ - правовой акт нормативного или ненормативного характера, принимаемый органом исполнительной власти, его должностными лицами по вопросам, входящим в их компетенцию.
Распоряжением оформляются решения персонального характера, решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы органа исполнительной власти.
3.2.3.2. Проекты приказов (распоряжений) подготавливаются на основании указаний руководителя органа исполнительной власти.
Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам подготавливает кадровая служба органа исполнительной власти на основании соответствующих представлений или поручений.
3.2.3.3. Проекты приказов (распоряжений) оформляются в соответствии с правилами оформления проектов приказов, распоряжений органов исполнительной власти, их должностных лиц (приложение 35) на оригинале бланка установленной формы.
3.2.3.4. К проекту приказа (распоряжения) прикладываются следующие документы:
листы согласования;
пояснительная записка для проекта приказа (распоряжения), носящего нормативный характер (далее - нормативный правовой акт), содержащая основания для его издания, сведения обо всех действующих нормативных правовых актах в данной сфере правового регулирования, сведения о проведении антикоррупционной экспертизы 26 нормативного правового акта и об отсутствии в нем коррупциогенных факторов;
финансово-экономическое обоснование (для проекта нормативного правового акта, затрагивающего финансовые (в том числе бюджетные) правоотношения), подготовленное в случае и порядке, предусмотренных пунктами 3.2.2.6, 3.2.2.8 Инструкции;
лист рассылки правового акта, подписанный исполнителем.
Пояснительная записка к проекту нормативного правового акта визируется руководителем юридической службы органа исполнительной власти либо сотрудником органа исполнительной власти, в служебные обязанности которого входит проведение правовой экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, и подписывается руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти, непосредственно разработавшего проект.
3.2.3.5. Проект приказа (распоряжения) и приложения к нему визируются полистно:
исполнителем по должности не ниже консультанта;
руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти, непосредственно разработавшего проект;
сотрудником, в служебные обязанности которого входит проведение правовой экспертизы нормативных правовых актов или проектов нормативных правовых актов.
3.2.3.6. Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными органами исполнительной власти, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации и Самарской области, а также если проект нормативного правового акта содержит положения межотраслевого значения или предусматривает совместную деятельность органов исполнительной власти.
3.2.3.7. Проект приказа (распоряжения), не носящего нормативного характера, рассматривается в срок до 3 рабочих дней, следующих за днем поступления проекта на согласование, нормативный правовой акт - до 5 рабочих дней, следующих за днем поступления проекта на согласование.
Сроки проведения лингвистической экспертизы соответствуют вышеуказанным срокам.
3.2.3.8. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному согласованию в порядке и сроки, которые предусмотрены пунктами 3.2.3.5-3.2.3.7 Инструкции.
3.2.3.9. Ответственность за подготовку проекта приказа (распоряжения), его согласование с заинтересованными лицами несет руководитель структурного подразделения органа исполнительной власти, непосредственно разработавшего проект.
3.2.3.10. Копия проекта нормативного правового акта Самарской области, предусматривающего установление, изменение, приостановление или прекращение действия расходных обязательств Самарской области направляется исполнителем в Счетную палату Самарской области в целях проведения финансово-экономической экспертизы 27.
3.2.3.11. Приказы (распоряжения) подписываются руководителем органа исполнительной власти (лицом, исполняющим его обязанности).
В случае если нормативный правовой акт подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя органа исполнительной власти, к пояснительной записке прилагается копия документа, подтверждающего его полномочия.
3.2.3.12. Подписанные приказы (распоряжения) направляются ответственному за делопроизводство для их оформления и выпуска. Приказам (распоряжениям) присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Приказы (распоряжения) по основной деятельности, по личному составу нумеруются отдельно. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.
3.2.3.13. Нормативные правовые акты органов исполнительной власти, кроме нормативных правовых актов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, подлежат внесению в реестр нормативных правовых актов органов исполнительной власти Самарской области (далее - реестр) 28. Ведение реестра осуществляет Главное правовое управление.
Ведение реестра включает в себя:
правовую экспертизу соответствия нормативного правового акта федеральному законодательству и законодательству Самарской области;
принятие решения о необходимости внесения в реестр нормативного правового акта;
внесение нормативного правового акта в реестр с присвоением ему регистрационного номера.
Нормативные правовые акты представляются в Главное правовое управление в трех экземплярах (подлинник и две копии, одна из которых в электронном виде) не позднее 10 дней со дня их подписания (утверждения).
Нормативный правовой акт подлежит внесению в реестр в течение 15 дней с момента его получения.
Во внесении нормативного правового акта в реестр может быть отказано, если при проведении правовой экспертизы установлено его несоответствие федеральному законодательству и (или) законодательству Самарской области, а также в случае отсутствия согласования данного акта или его проекта в установленном порядке.
Нормативные правовые акты, во внесении в реестр которых отказано, возвращаются Главным правовым управлением разработчику проекта с указанием причин отказа.
В течение 10 дней со дня получения отказа во внесении в реестр орган исполнительной власти или его руководитель издает соответствующий документ об отмене нормативного правового акта, во внесении в реестр которого отказано, и направляет копию такого документа в Главное правовое управление.
В течение 3 рабочих дней после внесения нормативного правового акта в реестр Главное правовое управление направляет подлинник нормативного правового акта с присвоенным ему регистрационным номером в орган исполнительной власти, представивший нормативный правовой акт для внесения в реестр. Внесенный в реестр нормативный правовой акт в течение 3 рабочих дней после получения направляется разработчиком проекта для официального опубликования 29.
В течение 3 рабочих дней после опубликования нормативного правового акта информация о дате и источнике опубликования направляется разработчиком проекта в Главное правовое управление для внесения в реестр.
3.2.3.14. Рассылка электронной копии приказа (распоряжения) производится в соответствии со сформированным на этапе согласования в АИС ДД списком рассылки.
Заверенная копия приказа (распоряжения) направляется в адрес лиц и организаций, указанных в листе рассылки (приложение 32), не являющихся участниками электронного документооборота.
3.2.3.15. Копия приказа (распоряжения) в обязательном порядке направляется исполнителю приказа (распоряжения).
Копии приказов нормативного характера направляются в прокуратуру Самарской области 30 и Министерство юстиции Российской Федерации 31.
Копии приказов нормативного характера в сфере водного, воздушного, железнодорожного транспорта направляются в Приволжскую транспортную прокуратуру посредством электронной почты на адрес otdel-l@ptproc.ru.
3.2.4. Проекты соглашений (договоров) Самарской области
3.2.4.1. Соглашение (договор) Самарской области (далее - соглашение) заключается в случае принятия решения о закреплении договоренностей, достигнутых органом исполнительной власти в интересах Самарской области при осуществлении сотрудничества со сторонами договорных отношений в торгово-экономической, научно-технической, гуманитарной, культурной и иных сферах общественных отношений.
3.2.4.2. Подготовка проектов соглашений органами исполнительной власти, их регистрация, учет и хранение осуществляются в соответствии с федеральными нормативными правовыми актами, законодательными и иными правовыми актами Самарской области.
3.2.4.3. Проект соглашения готовится в нескольких экземплярах, количество которых соответствует количеству сторон соглашения.
3.2.4.4. Проект соглашения разрабатывается органом исполнительной власти, выступившим с инициативным предложением о заключении соглашения. Проект соглашения до его подписания согласовывается:
органами исполнительной власти, в компетенцию которых входят вопросы, затронутые в тексте проекта соглашения;
уполномоченным органом исполнительной власти в сфере международных и внешнеэкономических связей (далее - уполномоченный орган);
федеральными органами исполнительной власти (для проектов соглашений, заключаемых в сфере международных и внешнеэкономических связей, в период после их согласования с органами исполнительной власти, в компетенцию которых входят вопросы, затронутые в тексте проекта соглашения, до подписания) 32.
К проекту соглашения, оформленному в соответствии с приложением 36 к Инструкции, прикладываются следующие документы:
лист согласования;
поручение Губернатора области (лица, его замещающего), данное в письменной форме, в случаях, когда проект разрабатывается по поручению Губернатора области;
поручение первого вице-губернатора - председателя Правительства области (лица, его замещающего), данное в письменной форме, в случаях, когда проект разрабатывается по поручению первого вице-губернатора - председателя Правительства области (лица, его замещающего);
пояснительная записка, подписанная разработчиком проекта.
Информация об изменениях:
Подпункт 3.2.4.5 изменен. - Распоряжение Губернатора Самарской области от 7 февраля 2018 г. N 57-р
3.2.4.5. Согласование проекта соглашения осуществляется путем визирования листа согласования и полистного визирования экземпляра, остающегося в управлении делопроизводства и документооборота, в следующем порядке:
исполнитель по должности не ниже консультанта - полистно;
руководитель органа исполнительной власти, разработавшего проект (лицо, его замещающее), - лист согласования;
руководители заинтересованных органов исполнительной власти (лица, их замещающие) - лист согласования;
руководитель уполномоченного органа (лицо, его замещающее) - лист согласования;
руководитель заинтересованного структурного подразделения Администрации Губернатора области (лицо, его замещающее) - лист согласования;
руководитель Главного правового управления (лицо, его замещающее) - лист согласования;
редактор-корректор - полистно;
руководитель соответствующего структурного подразделения министерства управления финансами Самарской области (лицо, его замещающее) - полистно в отношении проектов соглашений, затрагивающих финансовые правоотношения;
руководитель одного из управлений Главного правового управления (лицо, его замещающее) в соответствии с распределением обязанностей либо по его поручению консультант, главный консультант - полистно;
руководитель управления делопроизводства и документооборота (лицо, его замещающее) - лист согласования;
руководитель секретариата Правительства области (лицо, его замещающее) - лист согласования в отношении проектов соглашений, подписываемых первым вице-губернатором - председателем Правительства области;
вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора области (лицо, его замещающее) - лист согласования в отношении проектов соглашений, подписываемых Губернатором области;
первый заместитель председателя Правительства области - лист согласования;
первый вице-губернатор - председатель Правительства области (лицо, его замещающее) - лист согласования в отношении проектов соглашений, подписываемых Губернатором области.
3.2.4.6. Проект соглашения подлежит рассмотрению в срок до 5 рабочих дней, следующих за днем его поступления. Сроки проведения лингвистической экспертизы соответствуют вышеуказанным срокам.
В случае если проект соглашения требует дополнительного изучения, специальной проверки, истребования дополнительных материалов, срок, указанный в абзаце первом настоящего пункта, может быть увеличен по согласованию с разработчиком проекта.
В отдельных случаях, когда срок, указанный в абзаце первом настоящего пункта, истек и не был продлен по основаниям и в порядке, установленном в абзаце втором настоящего пункта, разработчик проекта соглашения вправе представить проект соглашения на подписание Губернатору области, первому вице-губернатору - председателю Правительства области без визы руководителя, не согласовавшего проект соглашения, с приложением служебной записки за подписью руководителя органа исполнительной власти, разработавшего проект.
3.2.4.7. В случае если у лиц, согласовывающих проект соглашения, имеются замечания и (или) предложения, они излагаются, как правило, в письменной форме в виде отдельного документа (заключения) и прилагаются к проекту, в том числе при согласовании в АИС ДД.
Содержание замечаний и (или) предложений должно строго соответствовать полномочиям и функциям органа исполнительной власти, в который направлен на согласование проект соглашения.
3.2.4.8. В случае если в процессе согласования проекта соглашения в него вносятся изменения и (или) дополнения принципиального характера, связанные с изменением концепции проекта соглашения, проект подлежит повторному согласованию в порядке, установленном пунктами 3.2.4.5, 3.2.4.6 Инструкции.
3.2.4.9. Проект соглашения считается согласованным со дня получения разработчиком проекта соглашения завизированного без замечаний листа согласования либо со дня снятая замечаний органов исполнительной власти, их представивших.
Виза должностного лица действительна в течение 6 месяцев со дня согласования проекта соглашения, если за это время не было изменений в законодательстве по рассматриваемому вопросу.
3.2.4.10. Ответственность за качество подготовки проекта соглашения несет его разработчик.
3.2.4.11. После прохождения лингвистической экспертизы проект соглашения визируется полистно в случаях" указанных в абзацах девятом и десятом пункта 3.2.4.5 Инструкции.
3.2.4.12. В случае если по результатам проверки полного пакета документов, сформированного в соответствии с пунктом 3.2.4.4 Инструкции, выявлены нарушения установленного порядка разработки проекта соглашения, руководитель управления делопроизводства и документооборота возвращает полный пакет документов разработчику на доработку. Доработка осуществляется в срок до 3 рабочих дней начиная со дня поступления проекта к разработчику.
3.2.4.13. Проект соглашения, завизированный в соответствии с пунктом 3.2.4.5 Инструкции передается руководителю управления делопроизводства и документооборота для организации его подписания Губернатором области, первым вице-губернатором - председателем Правительства области (лицом, его замещающим).
3.2.4.14. Подписанные соглашения передаются разработчику проекта для дальнейшего подписания другими сторонами соглашения.
3.2.4.15. Соглашения в сфере международных и внешнеэкономических связей в 5-дневный срок представляются в уполномоченный орган для прохождения процедуры государственной регистрации 33.
3.2.4.16. Уполномоченный орган или орган исполнительной власти - инициатор заключения соглашения после подписания соглашения всеми сторонами представляет подлинник текста соглашения и все документы, непосредственно связанные с заключением соглашения, в управление делопроизводства и документооборота:
для соглашений в сфере межрегиональных связей - в 7-дневный срок со дня поступления соглашения, подписанного сторонами, в уполномоченный орган или орган исполнительной власти - инициатор заключения соглашения;
для соглашений в сфере международных и внешнеэкономических связей - не позднее 7 дней со дня поступления соглашения в уполномоченный орган после прохождения им процедуры государственной регистрации.
3.2.4.17. Подписи на соглашении заверяются гербовыми печатями сторон.
3.2.4.18. Управление делопроизводства и документооборота в течение 5 рабочих дней обеспечивает присвоение соглашению регистрационного номера, внесение в реестр соглашений Самарской области и обеспечивает последующее хранение соглашения, а также направляет соглашение, заключенное в целях осуществления международного сотрудничества, внешнеэкономических и межрегиональных связей Самарской области, для его официального опубликования 34.
3.3. Подготовка отдельных видов документов
3.3.1. Государственная (ведомственная целевая) программа
3.3.1.1. Разработка, согласование и утверждение государственной (ведомственной целевой) программы осуществляются в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами Правительства области 35 и подразделами 3.2.2, 3.2.3 Инструкции.
3.3.1.2. К проекту постановления Правительства области об утверждении государственной программы (приказу органа исполнительной власти об утверждении ведомственной целевой программы) прилагается государственная (ведомственная целевая) программа, оформленная согласно приложению 37 к Инструкции.
К проекту постановления Правительства области об утверждении государственной программы прилагаются документы, предусмотренные пунктом 3.2.2.6 Инструкции.
3.3.2. Протокол заседания (совещания)
3.3.2.1. Протокол заседания (совещания) (далее - протокол) составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, когда опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
3.3.2.2. Решения, принятые на заседаниях (совещаниях), оформляются протоколами в срок до 3 рабочих дней.
Протоколы заседаний Правительства области оформляются управлением делопроизводства и документооборота.
Протоколы совещаний у Губернатора области оформляются исполнителем-инициатором проведения совещания совместно с сотрудником секретариата Губернатора области, протоколы совещаний у первого вице-губернатора - председателя Правительства области оформляются исполнителем-инициатором совместно с сотрудником управления обеспечения деятельности председателя Правительства области, протоколы совещаний у вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области оформляются исполнителем-инициатором совместно с сотрудником управления обеспечения деятельности вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области (согласно распределению обязанностей) при участии органов исполнительной власти в части оформления вопросов, относящихся к сферам их ведения.
3.3.2.3. Протоколы оформляются в соответствии с приложением 38 к Инструкции.
Протокол включает в себя следующие разделы:
резолютивную часть для утверждения протокола;
наименование вида документа - протокол;
заголовок, который при необходимости может содержать перечень рассматриваемых в ходе совещания вопросов;
название населенного пункта, в котором проходило заседание, совещание (при необходимости);
дату и номер протокола;
вводную часть текста протокола, включающую фамилию и инициалы председательствовавшего на заседании (совещании), раздел "Присутствовали", включающий список присутствовавших с указанием занимаемых должностей, а для лиц, не являющихся должностными лицами органа исполнительной власти, с указанием наименования организации (учреждения), адреса организации (учреждения), контактного телефона;
основную часть текста протокола, включающую вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения, в том числе раздел "Поручено", в который включаются поручения с указанием исполнителей, даты (срока) исполнения и при необходимости контроля за исполнением поручения;
подпись председательствовавшего на заседании (совещании);
гриф ограничения доступа.
На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра. Работа с протоколами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с положениями раздела 4.5 Инструкции.
3.3.2.4. Если поручение дано нескольким исполнителям, то координация и ответственность за его выполнение возлагаются на головного исполнителя - должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное словом "созыв".
Если поручение адресовано лицу, не являющемуся должностным лицом органа исполнительной власти, то ответственным исполнителем поручения определяется орган исполнительной власти, в компетенцию которого входит данный вопрос, этот орган исполнительной власти указывается первым, а прочие исполнители - после первого лица.
Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении.
3.3.2.5. Подлинник протокола заседания Правительства области визируют полистно:
редактор-корректор - протоколы заседаний Правительства области, совещаний у Губернатора области;
на оборотной стороне последнего листа:
руководитель управления делопроизводства и документооборота;
руководитель секретариата Правительства области.
3.3.2.6. Протокол подписывается председательствовавшим на заседании (совещании).
3.3.2.7. Протоколы регистрируются в АИС ДД ответственным сотрудником.
Протоколу совещания у Губернатора области присваивается номер, который состоит из инициалов имени и фамилии председательствовавшего на совещании, индекса подразделения, ответственного за подготовку материалов к совещанию, а также порядкового номера в пределах календарного года.
Протоколы заседаний Правительства области, заседаний комиссий нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
3.3.2.8. Рассылка электронной копии протокола производится в соответствии с листом рассылки, подписанным руководителем органа исполнительной власти, инициировавшим проведение совещания, ответственным сотрудником управления делопроизводства и документооборота для протоколов совещаний у Губернатора области, сотрудником управления обеспечения деятельности председателя Правительства области для протоколов совещаний у первого вице-губернатора - председателя Правительства области, сотрудником управления обеспечения деятельности вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области для совещаний у вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области.
Электронные копии протоколов заседаний Правительства области направляются членам Правительства области, в Главное правовое управление, контрольное управление контрольно-аналитического департамента Губернатора Самарской области (далее - контрольное управление), руководителям иных органов исполнительной власти, другим должностным лицам, которым на заседании были даны поручения.
Заверенная копия протокола направляется в адрес лиц и организаций, указанных в листе рассылки, не являющихся участниками электронного документооборота.
В случае если на заседании (совещании) было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола.
3.3.2.9. Подлинники протоколов заседаний Правительства области, а также совещаний у Губернатора области хранятся в управлении делопроизводства и документооборота.
Подлинники протоколов совещаний у первого вице-губернатора - председателя Правительства области хранятся в управлении обеспечения деятельности председателя Правительства области.
Подлинники протоколов совещаний у вице-губернатора руководителя Администрации Губернатора области хранятся в управлении обеспечения деятельности вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области.
3.3.2.10. Копии протоколов заседаний Правительства области, совещаний, проводимых Губернатором области, передаются управлением делопроизводства и документооборота в контрольное управление, на которое возложена функция контроля за соблюдением сроков исполнения поручений, внесенных в протоколы.
Контрольное управление вносит поручения, содержащиеся в протоколе совещания, в АИС ДД и обеспечивает контроль соблюдения сроков их исполнения в соответствии с требованиями раздела 6.1 Инструкции.
3.3.2.11. Ответственность за исполнение поручений, а также за представление доклада об исполнении поручений в установленный срок несет руководитель органа исполнительной власти, на который (на сотрудника которого) возложено исполнение поручения.
3.3.3. Резолюция, поручение
3.3.3.1. Проекты резолюций Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области и вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области по рассмотренным документам, проекты поручений Губернатора области, первого вице- губернатора - председателя Правительства области и вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области (далее - резолюция, поручение) оформляются, как правило, в АИС ДД или на бланках формата А4, А6 в соответствии с правилами оформления (приложение 39).
3.3.3.2. Подготовка проектов резолюций, поручений осуществляется по письменному или устному указанию Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области и вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области, при этом:
проекты резолюций готовятся ответственными за делопроизводство Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области соответственно, проекты поручений - уполномоченным должностным лицом;
в проекте резолюции, поручения указываются исполнители резолюции, поручения, календарная дата выполнения 36 и при необходимости контроль исполнения;
если поручение дано нескольким исполнителям, то координация и ответственность за его выполнение возлагаются на головного исполнителя - должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное словом "созыв" 37;
если проект резолюции, поручения предусматривает несколько поручений, то резолюция, поручение разбиваются на пункты в соответствии с количеством заданий, при этом каждый пункт должен начинаться с указания исполнителя, ответственного за выполнение данного пункта поручения;
проект поручения визируется исполнителем, разработчиком проекта, редактором-корректором;
к проекту поручения прилагаются выписки из протоколов заседаний (совещаний) с визами ознакомления заинтересованных лиц;
на орган исполнительной власти, осуществляющий подготовку проекта поручения, возлагается ответственность за согласование проекта поручения с заинтересованными должностными лицами.
3.3.3.3. Если резолюция, поручение подписаны на рассмотренном документе или на бланке без предварительной подготовки в органе исполнительной власти, резолюция, поручение оформляются в АИС ДД после подписи.
Оформленные на бумаге резолюция, поручение Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области регистрируются управлением делопроизводства и документооборота, резолюция, поручение вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области - управлением обеспечения деятельности вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области.
Каждой резолюции, поручению присваивается соответствующий регистрационный номер, состоящий из индекса органа исполнительной власти, готовившего проект, раздела номенклатуры дел и порядкового номера по единой нумерации с начала года. Указанный регистрационный номер проставляется на каждом документе, по которому даны резолюция, поручение.
Подписанные резолюция, поручение с документом, по которому они даны, направляются (передаются) в управление делопроизводства и документооборота ответственным за делопроизводство и уполномоченным должностным лицом соответственно с указанием даты передачи для регистрации в АИС ДД и последующей рассылки.
Сведения об оформленных резолюциях, поручениях вводятся в АИС ДД сотрудником управления делопроизводства и документооборота, а информация о ходе выполнения резолюций, поручений - их исполнителями.
При рассылке подлинников срочных резолюций, поручений указывается время передачи.
Вносить правки, изменения и дополнения в тексты резолюций, поручений после их подписания не допускается.
3.3.3.4. Электронные копии, копии оформленных резолюций, поручений в обязательном порядке рассылаются:
должностным лицам, в организации, которые указаны в резолюции, поручении;
в Главное управление по работе с обращениями граждан и организаций департамента мониторинга общественного мнения Администрации Губернатора области (далее - Главное управление по работе с обращениями граждан), если резолюция, поручение даны по обращению гражданина.
В случае необходимости оформленные резолюции, поручения могут рассылаться заинтересованным лицам, организациям, не указанным в тексте резолюции, поручения.
Если резолюция, поручение направляются более чем в 10 адресов, к ним прилагается указатель рассылки, подписанный исполнителем.
Рассылка электронной копии резолюции, поручения производится в соответствии со сформированным на этапе согласования в АИС ДД списком рассылки.
3.3.3.5. Подлинник резолюции, на котором проставлена отметка об отправке ее копий адресатам, вместе с подлинником документа направляется в орган исполнительной власти, исполнитель которого указан в резолюции первым для исполнения или обозначен словом "созыв".
Подлинник поручения Губернатора области направляется в управление делопроизводства и документооборота секретариата Правительства области.
3.3.3.6. Замена разосланных резолюций, вынесенных Губернатором области, производится лицом, ответственным за ведение делопроизводства Губернатора области, резолюций первого вице-губернатора - председателя Правительства области - ответственным должностным лицом.
3.3.3.7. Переадресация оформленной резолюции Губернатора области и первого вице-губернатора - председателя Правительства области производится через управление делопроизводства и документооборота по решению должностного лица, давшего поручение, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области - управлением обеспечения деятельности вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области.
Оформление переадресации резолюций Губернатора области осуществляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства Губернатора области, резолюций первого вице-губернатора - председателя Правительства области - ответственным должностным лицом, резолюций вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области - ответственным за делопроизводство вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области путем подготовки нового проекта резолюции в соответствии с настоящим подразделом.
Оформление переадресации резолюции в АИС ДД (внесение сведений о вновь оформленной резолюции) Губернатора области и первого вице-губернатора - председателя Правительства области осуществляется сотрудником управления делопроизводства и документооборота, резолюции вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области - сотрудником управления обеспечения деятельности вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области.
3.3.3.8. Аналогичным образом подготавливаются и оформляются резолюции руководителей органов исполнительной власти и их заместителей.
3.3.4. Служебное письмо, телеграмма
З.З.4.1. Служебные письма и телеграммы оформляются в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к оформлению документов (подраздел 3.1.2 Инструкции), с использованием электронных шаблонов при подготовке писем в АИС ДД или на бланках установленной формы с учетом требований, приведенных в приложениях 40 и 41 к Инструкции.
3.3.4.2. При составлении служебных писем должны соблюдаться правила русской орфографии и пунктуации, использоваться простые предложения без формулировок, порождающих различные толкования.
Служебные письма готовятся как:
доклады о выполнении поручений;
ответы на письма федеральных органов и органов исполнительной власти;
письма об исполнении поручений по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органа исполнительной власти;
сопроводительные письма и заключения к проектам законодательных актов;
ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
инициативные письма;
межведомственные запросы о представлении документов и/или информации, необходимых для предоставления государственных и муниципальных услуг, в рамках межведомственного взаимодействия 38.
3.3.4.3. Сроки подготовки писем с ответами устанавливаются руководителем органа исполнительной власти на основании имеющихся сроков исполнения поручений, резолюций, запросов или по решению лица, давшего указания.
Тексты писем с ответами должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указании руководителя органа исполнительной власти. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти.
3.3.4.4. Текст служебного письма должен касаться одного вопроса или нескольких, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
3.3.4.5. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, излагаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
3.3.4.6. Датой письма является дата его подписания (регистрации).
Информация об изменениях:
Подпункт 3.3.4.7 изменен. - Распоряжение Губернатора Самарской области от 7 февраля 2018 г. N 57-р
3.3.4.7. Согласование проекта письма, телеграммы, подписываемого Губернатором области, осуществляется путем визирования листа согласования и полистного визирования в следующем порядке:
исполнитель - полистно;
разработчик проекта - лист согласования;
руководитель заинтересованного органа исполнительной власти - лист согласования;
руководитель заинтересованного структурного подразделения Администрации Губернатора области - лист согласования;
редактор-корректор - полистно;
первый заместитель председателя Правительства области - лист согласования.
Согласование проекта письма, телеграммы, подписываемого первым вице-губернатором - председателем Правительства области, осуществляется путем визирования листа согласования и полистного визирования в следующем порядке:
исполнитель - полистно;
разработчик проекта - лист согласования;
руководитель заинтересованного органа исполнительной власти - лист согласования;
руководитель заинтересованного структурного подразделения Администрации Губернатора области - лист согласования;
редактор-корректор - полистно.
К проектам писем, телеграмм прилагаются их черно-белые копии, распечатанные из электронного шаблона документа АИС ДД, завизированные полистно в порядке, установленном настоящим пунктом, листы согласования, а также материалы, на основании которых они подготовлены.
Согласование проектов писем, телеграмм (за исключением согласования путем полистного визирования) с вышеуказанными должностными лицами на бумажном носителе равнозначно согласованию в АИС ДД.
3.3.4.8. Право подписи служебных писем и телеграмм устанавливается в положениях о структурных подразделениях органа исполнительной власти, в должностных регламентах и организационно-распорядительных документах. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания служебных писем и телеграмм в случае отсутствия руководящих должностных лиц.
Письма на бланках "Губернатор Самарской области" подписываются Губернатором области (лицом, его замещающим).
Письма на бланках "Первый вице-губернатор Самарской области" подписываются первым вице-губернатором - председателем Правительства области (лицом, его замещающим).
Письма на бланках "Вице-губернатор Самарской области" подписываются вице-губернаторами области (лицами, их замещающими).
Письма на бланках "Правительство Самарской области" подписываются первым вице-губернатором - председателем Правительства области (лицом, его замещающим), заместителями председателя Правительства области.
Письмо на именном бланке должностного лица, на бланке органа исполнительной власти подписывается руководителем органа исполнительной власти (лицом, его замещающим), при этом должность подписывающего указывается сокращенно.
Телеграммы категории "правительственная" подписываются Губернатором области, первым вице-губернатором - председателем Правительства области, членами Правительства области.
3.3.4.9. При направлении письма, телеграммы не более чем в 4 адреса подписывается каждый экземпляр, экземпляр с визами и подписью остается в управлении делопроизводства и документооборота.
3.3.4.10. При направлении письма, телеграммы более чем в 4 адреса исполнителем составляется список рассылки с указанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму или телеграмме необходимое количество копий, на которых должны быть проставлены почтовые адреса.
3.3.4.11. Завизированный проект письма, телеграммы представляется исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области соответственно.
3.3.4.12. Письма и телеграммы, подписанные Губернатором области (лицом, его замещающим), первым вице-губернатором - председателем Правительства области (лицом, его замещающим), передаются в управление делопроизводства и документооборота, подписанные вице-губернатором - руководителем Администрации Губернатора области (лицом, его замещающим) - в управление обеспечения деятельности вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области для регистрации, оформления в АИС ДД и отправки.
Письма, подписанные руководителем органа исполнительной власти, регистрируются и передаются исполнителем в службу делопроизводства для оформления в АИС ДД и отправки.
3.3.4.13. Оформление почтовых отправлений производится в соответствии с правовыми актами Российской Федерации. 39
3.3.5. Доверенность
3.3.5.1. Доверенность от имени Губернатора области, Правительства области на осуществление представительства и других юридически значимых действий перед третьими лицами, делегирование которых может осуществляться в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Самарской области, готовится исполнителем - сотрудником органа исполнительной власти, на должностное лицо которого оформляется доверенность.
3.3.5.2. Подготовка проекта доверенности осуществляется в АИС ДД с использованием соответствующего электронного шаблона.
3.3.5.3. Согласование проекта доверенности в АИС ДД осуществляется разработчиком проекта, исполнителем, руководителем Главного правового управления.
Информация об изменениях:
Подпункт 3.3.5.4 изменен. - Распоряжение Губернатора Самарской области от 7 февраля 2018 г. N 57-р
3.3.5.4. Согласование проекта доверенности, подписываемого Губернатором области, осуществляется путем визирования листа согласования и полистного визирования в следующем порядке:
исполнитель - полистно;
разработчик проекта - лист согласования;
руководитель Главного правового управления (лицо, его замещающее) - лист согласования;
редактор-корректор - полистно;
руководитель одного из управлений Главного правового управления (лицо, его замещающее) в соответствии с распределением обязанностей либо по его поручению консультант, главный консультант - полистно;
вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора области - лист согласования.
Согласование проекта доверенности, подписываемого первым вице-губернатором - председателем Правительства области, осуществляется путем визирования листа согласования и полистного визирования в следующем порядке:
исполнитель - полистно;
разработчик проекта - лист согласования;
руководитель Главного правового управления (лицо, его замещающее) - лист согласования;
редактор-корректор - полистно;
руководитель одного из управлений Главного правового управления (лицо, его замещающее) в соответствии с распределением обязанностей либо по его поручению консультант, главный консультант - полистно.
К проектам доверенностей прилагаются их черно-белые копии, распечатанные из электронного шаблона документа АИС ДД, завизированные полистно в порядке, установленном настоящим пунктом, листы согласования, а также материалы, на основании которых они подготовлены.
Согласование проектов доверенностей (за исключением согласования путем полистного визирования) с вышеуказанными должностными лицами на бумажном носителе равнозначно согласованию в АИС ДД.
3.3.5.5. Завизированный проект доверенности представляется исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, соответственно.
3.3.5.6. Подписанная доверенность передается в управление делопроизводства и документооборота для регистрации и оформления в АИС ДД.
Подлинник доверенности возвращается исполнителю, копия остается в управлении делопроизводства и документооборота.
3.3.6. Заключение, отзыв на законопроект
3.3.6.1. Проекты законов Самарской области, проекты федеральных законов, поступившие в Правительство области, рассматриваются органами исполнительной власти на основании резолюции Губернатора области (лица, его замещающего).
Органом исполнительной власти, ответственным за подготовку заключения на законопроект, является орган, руководитель которого указан первым в резолюции Губернатора области (лица, его замещающего).
3.3.6.2. Заключения Губернатора области на проекты законов, указанные в пункте 1 статьи 9 Закона Самарской области от 12.10.2000 N 38-ГД "О разработке, внесении и принятии законов Самарской области", представляются субъекту права законодательной инициативы Губернатором области в срок до 30 дней со дня поступления проекта.
Заключение, предусмотренное подпунктом "е" пункта 1 статьи 8 и статьей 9 указанного Закона, может быть представлено также первым вице-губернатором - председателем Правительства области.
Заключения Губернатора области на законопроекты Самарской области оформляются на бланке письма Губернатора области за подписью Губернатора области (лица, его замещающего) в соответствии с общими правилами оформления документов (подраздел 3.1.2 Инструкции, приложение 40).
В заключении дается оценка финансово-экономических положений законопроекта и их обоснований, излагается мнение о возможности финансирования предполагаемых расходов, связанных с реализацией данного законопроекта, о соответствии законопроекта федеральному и областному законодательству и определяется позиция Губернатора области относительно целесообразности принятия законопроекта.
3.3.6.3. Отзывы на федеральные законопроекты представляются в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Государственная Дума) в 30-дневный срок 40 со дня поступления законопроекта на заключение Губернатору области, если в резолюции Губернатора области (лица, его замещающего) не указан иной срок или срок не установлен Государственной Думой.
Замечания и предложения к законопроекту вправе высказать органы исполнительной власти, руководители которых указаны в резолюции Губернатора области (лица, его замещающего), и Главное правовое управление.
Замечания и предложения оформляются на бланке органа исполнительной власти и подписываются его руководителем (лицом, его замещающим).
Отзыв на федеральный законопроект оформляется на бланке письма Правительства области в соответствии с общими правилами оформления документов (подраздел 3.1.2 Инструкции, приложение 42).
3.3.6.4. Заключение Губернатора области на законопроекты Самарской области, отзыв на федеральный законопроект подлежат согласованию, которое осуществляется путем визирования второго экземпляра проекта письма исполнителем, руководителем ответственного органа исполнительной власти, редактором-корректором, руководителями других органов исполнительной власти, указанными в резолюции Губернатора области (лицами, их замещающими), руководителем Главного правового управления.
3.3.7. Докладная, служебная, объяснительная записка
3.3.7.1. Докладная записка оформляется в случае необходимости информирования руководителя сотрудником, иным руководителем о сложившейся ситуации, имевшем месте факте, выполненной работе, содержит выводы и предложения составителя.
Служебная записка оформляется в случае ведения внутренней переписки между подразделениями органа исполнительной власти или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, по вопросам, входящим в их компетенцию. Служебная записка информирует о необходимости решения оперативных вопросов, при этом в служебную записку не включаются вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления. Информация, содержащаяся в служебной записке, используется внутри организации.
Объяснительная записка оформляется в случае необходимости объяснить причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия (нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений и т.д.).
3.3.7.2. Взаимодействие структурных подразделений органов исполнительной власти посредством докладных, служебных и объяснительных записок осуществляется по поручению руководителя или его заместителей, а также по собственной инициативе должностного лица.
3.3.7.3. Структура докладной, служебной, объяснительной записки включает в себя дату, регистрационный номер, фамилию, имя, отчество адресата, наименование вида документа (докладная, служебная, объяснительная записка), собственно текст, подразделение и должность составителя, подпись и ее расшифровку.
Текст докладной, служебной, объяснительной записки оформляется на бумаге формата А4 с учетом требований, предъявляемых к оформлению документов, изложенных в подразделе 3.1.2 Инструкции.
Структура и содержание записки аналогичны построению и изложению служебного письма. В тексте записки в зависимости от ее вида, как правило, выделяют три части.
В первой части приводятся мотивы подготовки записки, ссылки на факты и события, решения, другие аргументы, послужившие основанием для составления записки. Во второй части приводятся просьбы, анализ сложившейся ситуации, излагаются выводы, предлагаются решения. В третьей части может формулироваться ожидаемый результат, излагаться мнение, констатироваться отклонение предложения, просьбы и т.п. Объяснительная записка, как правило, не содержит выводов.
Подписывает докладную, служебную, объяснительную записку руководитель структурного подразделения органа исполнительной власти или соответствующее должностное лицо.
3.3.8. Телефонограмма
3.3.8.1. Текст телефонограммы (не более 50 слов) составляется отправителем как документ на бумажном носителе в одном экземпляре и подписывается руководителем структурного подразделения или ответственным исполнителем, передается по телефону и записывается получателем. В телефонограмме следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
3.3.8.2. Отправляемые телефонограммы записываются по следующей форме: должность, фамилия должностного лица, передавшего телефонограмму, и номер его телефона; должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время передачи; текст телефонограммы; подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
3.3.8.3. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен список рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть принята.
3.3.8.4. Поступившие телефонограммы записываются (печатаются) получателями. В журнале регистрации телефонограмм указываются следующие реквизиты: должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона; должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время приема; текст телефонограммы, должность и фамилия лица, от имени которого она принята. Поступившие телефонограммы оперативно передаются должностным лицам, которым они адресованы.
3.3.8.5. Юридическую силу поступившей телефонограммы определяют следующие реквизиты:
исходящий регистрационный номер телефонограммы;
должность, фамилия, имя, отчество и подпись лица, отправившего телефонограмму;
должность, фамилия, имя, отчество и подпись лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или иным должностным лицом. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Поступающая телефонограмма записывается принимающим лицом на стандартном бланке или на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления.
4. Порядок работы с отдельными видами документов
4.1. Корреспонденция, поступившая из Губернской Думы
При работе с корреспонденцией, получаемой из Губернской Думы, сотрудники органов исполнительной власти должны руководствоваться следующим порядком:
вся корреспонденция, направленная из Губернской Думы в адрес Губернатора области, регистрируется в управлении делопроизводства и документооборота и направляется на рассмотрение Губернатора области;
корреспонденция, рассмотренная Губернатором области, направляется для исполнения в органы исполнительной власти только через управление делопроизводства и документооборота;
поступившая корреспонденция из органов исполнительной власти направляется в адрес Губернской Думы в сроки, установленные федеральным законодательством и законодательством Самарской области, Губернатором области;
срок подготовки документов для подписания или отклонения Губернатором области законов Самарской области не должен превышать 10 дней со дня их поступления в управление делопроизводства и документооборота;
письмам, отправляемым в адрес Губернской Думы через канцелярии органов исполнительной власти, присваивается исходящий номер органа исполнительной власти; копии писем направляются в управление делопроизводства и документооборота для закрытия дел.
4.2. Запросы и обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы, депутатов Губернской Думы
4.2.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы, депутатов Губернской Думы, а также на обращения комитетов и комиссий Губернской Думы (далее - запросы и обращения) осуществляются в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Самарской области 41.
4.2.2. Ответ на запрос дается в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок.
Ответ на запрос подписывается тем лицом, которому направлен запрос, либо лицом, его замещающим (временно исполняющим его обязанности).
4.2.3. По запросам, адресованным Губернатору области, подготавливается резолюция Губернатора области (подраздел 3.3.3 Инструкции) с необходимыми поручениями руководителям органов исполнительной власти для подготовки проекта ответа.
Срок выполнения поручения устанавливается в соответствии с пунктом 4.2.2 настоящего раздела.
4.2.4. Поручения Губернатора области ставятся на контроль контрольным управлением в соответствии с пунктом 6.1.2 Инструкции.
4.2.5. Проекты ответов Губернатора области на запросы готовятся в соответствии с подразделом 3.3.4 Инструкции, визируются исполнителем, руководителем органа исполнительной власти, подготовившим ответ, руководителем Главного правового управления, редактором-корректором.
4.2.6. По обращениям, адресованным Губернатору области, подготавливается резолюция Губернатора области (подраздел 3.3.3 Инструкции) с необходимыми поручениями руководителям органов исполнительной власти, к ведению которых относятся содержащиеся в обращениях вопросы, для подготовки проекта ответа.
4.2.7. Если обращение не требует дополнительного изучения поставленных в нем вопросов либо проведения соответствующей проверки, орган исполнительной власти безотлагательно, но не позднее 5 рабочих дней со дня регистрации обращения дает ответ на него или представляет запрашиваемые в обращении документы, сведения.
В случае необходимости проведения в связи с обращением дополнительного изучения вопроса или проверки информации, содержащейся в обращении, орган исполнительной власти, должностное лицо, к ведению которого относятся вопросы, содержащиеся в обращении, обязаны сообщить об этом инициатору в 3-дневный срок со дня его обращения. В этом случае ответ представляется не позднее 30 дней со дня регистрации обращения.
4.2.8. Проекты ответов Губернатора области на обращения готовятся в соответствии с подразделом 3.3.4 Инструкции, визируются исполнителем, руководителем органа исполнительной власти, подготовившим ответ, руководителем Главного правового управления, редактором-корректором.
Ответ на обращение должен быть подписан тем лицом, которому направлено обращение, либо лицом, его замещающим (временно исполняющим его обязанности).
4.3. Обращения граждан
4.3.1. Работа с обращениями граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, организаций и общественных объединений (далее - обращения) в органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон), иными федеральными и региональными нормативными актами, регулирующими правоотношения граждан и организаций при обращении в государственные органы, а также Инструкцией.
4.3.2. Делопроизводство по обращениям в органах исполнительной власти ведется отдельно от других направлений делопроизводства с использованием автоматизированной информационной системы, обеспечивающей автоматизацию процессов обработки обращений.
4.3.3. К рассмотрению принимаются обращения, полученные по почте и информационным системам общего пользования (в электронной форме), а также поступившие в письменной (устной) форме на личном приеме граждан, по итогам "прямой линии" или выездной встречи с населением, проводимых руководителями органов исполнительной власти или уполномоченными на то лицами.
Также к рассмотрению принимаются обращения, направленные посредством почтовых ящиков, установленных в доступных для граждан местах в зданиях Правительства Самарской области, органов исполнительной власти. Выемка корреспонденции производится ежедневно.
4.3.4. Письменные обращения подлежат обязательной регистрации в течение 3 дней с момента их поступления в орган исполнительной власти.
В случае поступления обращений в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация их производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.
4.3.5. Регистрация обращений осуществляется путем проставления на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу штампа установленного образца с указанием даты поступления обращения и регистрационного номера.
В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп проставляется в ином месте, обеспечивающим его прочтение.
Если обращение поступает с сопроводительным письмом, то указанные реквизиты проставляются также на сопроводительном письме.
В случае поступления нескольких обращений с одним сопроводительным письмом штамп проставляется на каждом обращении, при этом каждому обращению присваивается свой регистрационный номер.
4.3.6. Обращения, адресованные Губернатору области, в Правительство области, в Администрацию Губернатора области, регистрируются в Главном управлении по работе с обращениями граждан посредством государственной информационной системы Самарской области "Обращения граждан" (далее - Система) 42.
Каждому обращению присваивается регистрационный номер, который состоит из буквенного индекса (первая буква - фамилия гражданина, если коллективное, то "Кол"), цифры 9 (номер управления) и порядкового номера дела (например: "И-9/121" или "Кол-9/308"). В верхнем правом углу первого листа обращения ставится порядковый номер.
4.3.7. Информация по обращениям, адресованным Губернатору области, в Правительство области, Администрацию Губернатора области и направленным на рассмотрение в орган исполнительной власти, включая документы и материалы, касающиеся рассмотрения таких обращений, вносится в Систему.
4.3.8. Обращение, поступившее в орган исполнительной власти, содержащее вопросы, решение которых не входит в его компетенцию, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в орган исполнительной власти или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
Решение о направлении обращения на рассмотрение в орган исполнительной власти или должностному лицу принимается исходя из содержания обращения и компетенции соответствующего органа или должностного лица.
4.3.9. В случае если между органами исполнительной власти возникает спор о том, в чью компетенцию входит решение поставленных в обращении вопросов, то копия обращения вместе с письменным обоснованием правовой позиции по данному вопросу представляется органами исполнительной власти в Главное управление по работе с обращениями граждан для решения вопроса о компетенции.
Главное управление по работе с обращениями граждан анализирует представленные документы и определяет орган исполнительной власти, ответственный за рассмотрение обращения в установленный срок и по существу.
Соответствующее решение Главного управления по работе с обращениями граждан доводится до сведения органов исполнительной власти письмом в течение 3 дней, следующих за днем поступления документов в Главное управление по работе с обращениями граждан.
4.3.10. Рассмотрение обращений, адресованных Губернатору области, в Правительство области, Администрацию Губернатора области, обеспечивается Главным управлением по работе с обращениями граждан.
Рассмотрение обращений, адресованных в органы исполнительной власти Самарской области, их должностным лицам, обеспечивается руководителями таких органов исполнительной власти и/или уполномоченными на то лицами.
4.3.11. Обращение, поступившее в орган исполнительной власти, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации в органе исполнительной власти, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 4.3.17 Инструкции.
Руководитель органа исполнительной власти либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней в случаях, предусмотренных пунктом 2 статьи 12 Федерального закона, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
4.3.12. Ответ на обращение, рассмотренное в органе исполнительной власти, подписывается руководителем органа исполнительной власти либо уполномоченным на то лицом.
4.3.13. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
4.3.14. Обращения, адресованные Губернатору области, в Правительство области, Администрацию Губернатора области, докладываются руководителем Главного управления по работе с обращениями граждан или уполномоченным лицом непосредственно Губернатору области, первому вице-губернатору - председателю Правительства области, вице-губернатору - руководителю Администрации Губернатора области, либо в установленном порядке направляются в орган исполнительной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, либо рассматриваются Главным управлением по работе с обращениями граждан в соответствии с пунктами 4.3.11-4.3.13 Инструкции.
При направлении обращения в орган исполнительной власти в сопроводительном письме Главного управления по работе с обращениями граждан может оговариваться порядок рассмотрения обращения (с выездом на место, с участием заявителя и т.п.), которым руководствуется орган исполнительной власти, рассматривающий обращение.
4.3.15. Проекты резолюций, сопроводительных писем Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области, содержащих поручения по обращениям (далее - резолюция, поручение), подготавливаются Главным управлением по работе с обращениями граждан.
В резолюциях, поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.
Если срок исполнения не указан, то резолюция, поручение подлежат исполнению в месячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), считая со дня подписания. Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, резолюция, поручение подлежат исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Если в проекте резолюции, поручения предусматриваются несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель по обращению, который указывается первым или помечается словом "созыв".
В случае если Губернатор области, первый вице-губернатор - председатель Правительства области, вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора области определяют необходимость личного ответа на обращение, в поручении органам исполнительной власти даются указания о представлении проекта соответствующего ответа.
Подписанные резолюция, поручение вместе с обращением, по которому они даны, рассылаются Главным управлением по работе с обращениями граждан должностным лицам, указанным в резолюции, поручении, посредством Системы. Копии документов остаются в Главном управлении по работе с обращениями граждан.
По обращениям, поступившим в письменной (устной) форме на личном приеме граждан, по итогам "прямой линии" или выездной встречи с населением, проводимых Губернатором области, первым вице-губернатором - председателем Правительства области, вице-губернатором - руководителем Администрации Губернатора области, может подготавливаться перечень поручений.
4.3.16. Исполнитель (ответственный исполнитель) организовывает работу по рассмотрению обращения в соответствии с резолюцией, поручением Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области и направляет ответ заявителю в срок, установленный пунктом 4.3.11 Инструкции.
Доклад об исполнении поручения по обращению с приложением копии ответа заявителю представляется Губернатору области, первому вице-губернатору - председателю Правительства области, вице-губернатору - руководителю Администрации Губернатора области только в том случае, если соответствующее обращение поставлено на контроль исполнения 43. Указанные документы представляются через Главное управление по работе с обращениями граждан посредством Системы.
Доклад должен быть подписан руководителем органа исполнительной власти, которому дано поручение.
4.3.17. Срок рассмотрения обращения, по которому имеется поручение Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области, исчисляется со дня регистрации такого обращения в органе исполнительной власти, являющемся исполнителем, если иной срок не предусмотрен в резолюции, поручении.
4.3.18. Проект доклада Губернатору области об исполнении поручения по обращению согласовывается исполнителем (ответственным исполнителем) с Главным управлением по работе с обращениями граждан.
Срок согласования проекта доклада Губернатору области - в течение 5 рабочих дней, следующих за днем его поступления в Главное управление по работе с обращениями граждан.
Несоответствие проекта доклада Губернатору области требованиям пункта 4.3.19 Инструкции является основанием для возврата документа исполнителю в целях устранения замечаний. При этом срок подготовки доклада Губернатору области, в котором учтены замечания Главного управления по работе с обращениями граждан, не должен превышать общего срока исполнения поручения, установленного резолюцией (пункт 4.3.15 Инструкции).
4.3.19. Доклад об исполнении поручения по обращению должен быть максимально кратким и информативным. В докладе должны быть отражены конкретные результаты и содержаться сведения об информировании автора обращения, наличие в нем противоречивых выводов или неполной информации по поставленным в обращении вопросам не допускается.
При подготовке доклада ссылка как на реквизиты документа (исходящий регистрационный номер, дату, наименование), на основании которого было дано поручение, так и на реквизиты самого поручения, обязательна.
Объем доклада Губернатору области не должен превышать 3 страниц текста.
4.3.20. Главное управление по работе с обращениями граждан анализирует представленный органом исполнительной власти доклад об исполнении поручения по обращению на предмет соответствия его требованиям, предусмотренным пунктом 4.3.19 Инструкции, и надлежащего исполнения резолюции, поручения, а также ответ заявителю на предмет объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращения.
4.3.21. Должностными лицами, уполномоченными ставить на контроль обращения и снимать их с контроля, являются Губернатор области, первый вице-губернатор - председатель Правительства области, вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора области, руководители органов исполнительной власти, руководитель Главного управления по работе с обращениями граждан или уполномоченные на то лица.
4.3.22. Организация рассмотрения обращений, поступивших в адрес Губернатора области, в Правительство области, Администрацию Губернатора области из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе, Общественной палаты Российской Федерации, иных федеральных государственных органов, Губернской Думы (далее - вышестоящие организации), обеспечивается Главным управлением по работе с обращениями граждан.
По запросу Главного управления по работе с обращениями граждан орган исполнительной власти представляет документы и материалы, необходимые для подготовки проекта ответа в вышестоящие организации.
Документы и материалы представляются в Главное управление по работе с обращениями граждан в срок, предусмотренный частью 2 статьи 10 Федерального закона, если более короткий срок не указан в запросе.
Проект ответа в вышестоящие организации готовится Главным управлением по работе с обращениями граждан.
Руководители органов исполнительной власти несут ответственность за достоверность сведений, содержащихся в представленных документах и материалах.
Ответ в вышестоящие организации подписывается Губернатором области, первым вице-губернатором - председателем Правительства области, вице-губернатором - руководителем Администрации Губернатора области или уполномоченным на то лицом.
4.3.24. Предусмотренные настоящей Инструкцией документы и материалы, касающиеся рассмотрения обращений (копии ответов, доклады, проекты ответов и докладов и т.п.), направляются органами исполнительной власти в Главное управление по работе с обращениями граждан посредством Системы.
4.3.25. Руководители органов исполнительной власти, которым поручено рассмотрение обращений, несут персональную ответственность за соблюдение порядка и сроков рассмотрения обращений, а также за качество и сроки подготовки доклада об исполнении поручения по обращению.
4.3.26. Контроль за соблюдением органами исполнительной власти порядка рассмотрения обращений осуществляется Главным управлением по работе с обращениями граждан.
4.4. Запрос информации о деятельности Губернатора области, Администрации Губернатора области, Правительства области 44
4.4.1. В органе исполнительной власти подлежат обязательному рассмотрению запросы информации о деятельности органа исполнительной власти, поступающие в письменной форме, форме электронных документов или устной форме во время приема уполномоченным должностным лицом, а также по телефонам справочных служб органа исполнительной власти либо телефонам уполномоченных должностных лиц.
4.4.2. Запрос должен содержать почтовый адрес, номер телефона и (или) факса либо адрес электронной почты для направления ответа на запрос или уточнения содержания запроса, а также фамилию, имя и отчество гражданина (физического лица), должностного лица либо наименование организации (юридического лица), общественного объединения, государственного органа, органа местного самоуправления, запрашивающих информацию о деятельности Губернатора области, Администрации Губернатора области, Правительства области.
4.4.3. Анонимные запросы не рассматриваются.
4.4.4. Прием и первичная обработка запросов граждан и юридических лиц, поступающих в устной и письменной форме, в том числе по информационным системам общего пользования, о деятельности Губернатора области, Администрации Губернатора области, Правительства области, их регистрация и направление на исполнение осуществляется Главным управлением по работе с обращениями граждан. Содержание устного запроса вводится в Систему. При необходимости информация об устном запросе переносится на бумажный носитель.
Письменные, в том числе поступившие по информационным системам общего пользования, запросы в адрес органов исполнительной власти о деятельности Губернатора области, Администрации Губернатора области, Правительства области регистрируются и направляются на рассмотрение в порядке, установленном Инструкцией для входящей корреспонденции.
4.4.5. Запрос, составленный в письменной форме, в том числе в форме электронного документа, подлежит регистрации в течение 3 дней со дня его поступления. Запрос, составленный в устной форме, подлежит регистрации в день его поступления с указанием даты и времени поступления. Информация о них вводится в АИС ДД.
4.4.6. Запрос подлежит рассмотрению в течение 30 дней со дня его регистрации. В случае если представление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение 7 дней со дня регистрации запроса пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока представления запрашиваемой информации, который не может превышать 15 дней сверх установленного.
4.4.7. Если запрос не относится к деятельности Губернатора области, Администрации Губернатора области, Правительства области, то в течение 7 дней со дня регистрации запроса он направляется с резолюциями или сопроводительными письмами в орган исполнительной власти или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено представление запрашиваемой информации. В этот же срок о переадресации запроса сообщается направившему запрос пользователю информацией.
4.4.8. Информация по запросу может представляться в устной форме и в виде электронного документа. Форма представления информации, как правило, соответствует форме запроса.
4.4.9. В ответе на запрос содержится или к нему прилагается запрашиваемая информация либо мотивированный отказ в представлении информации, указываются наименование, почтовый адрес органа исполнительной власти, должность лица, подписавшего ответ, а также реквизиты ответа на запрос (регистрационный номер и дата).
4.4.10. Требования к запросу в письменной форме и ответу на него применяются и к запросу, поступившему по сети Интернет, а также к ответу на такой запрос.
4.4.11. В случае если запрашиваемая информация опубликована в средствах массовой информации либо размещена в сети Интернет, в ответе на запрос орган исполнительной власти может ограничиться указанием названия, даты выхода и номера средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация, и (или) электронного адреса официального сайта, на котором размещена запрашиваемая информация.
4.4.12. Ответ на запрос подлежит обязательной регистрации органом исполнительной власти.
4.4.13. Информация о деятельности органа исполнительной власти не представляется в случае, если:
содержание запроса не позволяет установить запрашиваемую информацию о деятельности органа исполнительной власти;
в запросе не указан почтовый адрес, адрес электронной почты или номер факса для направления ответа на запрос либо номер телефона, по которому можно связаться с направившим запрос пользователем информацией;
запрашиваемая информация не относится к деятельности органа исполнительной власти, в который поступил запрос;
запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа;
запрашиваемая информация ранее представлялась пользователю информацией;
в запросе ставится вопрос о правовой оценке актов, принятых органом исполнительной власти, проведении анализа деятельности органа исполнительной власти либо подведомственных организаций или проведении иной аналитической работы, непосредственно не связанной с защитой прав направившего запрос пользователя информацией.
В случае если запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа, в ответе на запрос указываются вид, наименование, номер и дата принятия акта, в соответствии с которым доступ к этой информации ограничен.
4.4.14. Содержание, порядок и срок подготовки и направления ответа на межведомственный запрос устанавливаются федеральным законодательством 45.
4.4.15. Контроль за обеспечением доступа к информации о деятельности органа исполнительной власти, а также за своевременным и полным рассмотрением запросов, поступивших на исполнение в орган исполнительной власти, осуществляет руководитель этого органа.
4.5. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения 46
4.5.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
4.5.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в органах исполнительной власти в порядке, установленном для несекретных документов 47, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
4.5.3. Передача сотрудниками органа исполнительной власти документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускаются только с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя.
4.5.4. На документах (в случае необходимости и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются ограничительная пометка "Для служебного пользования" (далее - пометка "ДСП") и номер экземпляра.
Необходимость проставления пометки "ДСП" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.
4.5.5. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов (за исключением писем, подписываемых руководителями органов исполнительной власти), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются управлением делопроизводства и документооборота. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".
4.5.6. Печатание проектов документов и копирование документов с пометкой "ДСП" осуществляются только лицами, допущенными к работе со служебной информацией ограниченного распространения.
4.5.7. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения:
печатаются с указанием на обороте в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя, номера его служебного телефона и даты печатания документа;
передаются сотрудникам органов исполнительной власти под расписку,
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя, учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
4.5.8. Исполненные документы с пометкой "ДСП" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется соответствующая пометка "ДСП".
4.5.9. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в органах исполнительной власти по акту. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
4.5.10. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "ДСП" и находящимися на архивном хранении в управлении делопроизводства и документооборота, осуществляется с согласия руководителя секретариата Правительства области либо руководителей подразделений, готовивших документы (сформировавших дело). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.
4.5.11. Дополнительная рассылка постановлений (распоряжений) Губернатора области, Правительства области с пометкой "ДСП" органам исполнительной власти или сторонним организациям осуществляется по указанию руководителя управления делопроизводства и документооборота или по заявкам руководителей органов исполнительной власти, их готовивших.
4.5.12. В органах исполнительной власти не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "ДСП". Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем органа исполнительной власти. Результаты проверки оформляются актом.
В управлении делопроизводства и документооборота проверка таких документов, находящихся на архивном хранении, проводится не реже одного раза в 5 лет.
4.5.13. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель органа исполнительной власти информирует об этом руководителя секретариата Правительства области и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает руководителю секретариата Правительства области. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются руководителем органа исполнительной власти и передаются для архивного хранения.
4.5.14. При снятии пометки "ДСП" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.
4.5.15. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники органов исполнительной власти могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
4.5.16. Техническая защита документов, содержащих информацию ограниченного распространения, производится в соответствии со Специальными требованиями и рекомендациями по технической защите конфиденциальной информации, утвержденными приказом Государственной технической комиссии при Президенте Российской Федерации от 30.08.2002 N 282 (далее - СТР-К).
СТР-К устанавливают порядок организации работ, требования и рекомендации по обеспечению технической защиты конфиденциальной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну, на территории Российской Федерации.
4.5.17. Документы, имеющие пометку "ДСП", регистрируются в АИС ДД только с указанием наименования, номера и даты. Содержание документа при этом не прикрепляется.
4.6. Документы в электронном виде 48
4.6.1. Документы в электронном виде создаются, обрабатываются и хранятся 49 в АИС ДД в соответствии с требованиями федерального, регионального законодательства и Инструкции.
4.6.2. Документ в электронном виде должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства (подраздел 3.1.2 Инструкции) и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
4.6.3. Состав документов в электронном виде, создаваемых в органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности органа исполнительной власти, который утверждается руководителем органа исполнительной власти.
4.6.4. При создании проекта документа в АИС ДД обеспечивается присоединение необходимых сопроводительных документов, представленных в виде текстовых, графических, электронных копий документов. Наименования созданных и присоединенных в АИС ДД документов должны соответствовать их фактическому наименованию и содержанию.
При осуществлении процедуры согласования в АИС ДД проект документа и прилагаемые к нему сопроводительные документы на каждом этапе согласования должны быть представлены в актуальной редакции.
Ответственность за актуальность и достоверность согласуемого проекта документа и прилагаемых к нему сопроводительных документов лежит на его разработчике.
Согласование должностными лицами проектов документов в АИС ДД осуществляется непосредственно руководителем или уполномоченным им лицом в сроки, установленные Инструкцией для согласования соответствующих видов документов.
4.6.5. Документы в электронном виде, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица органа исполнительной власти.
В АИС ДД могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей 50.
4.6.6. После включения документов в электронном виде в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.
4.6.7. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти и (или) поступившие в орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в АИС ДД с созданием электронной копии такого документа.
4.6.8. Регистрация и учет документов в электронном виде осуществляется в АИС ДД.
4.6.9. Документы в электронном виде формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел. В номенклатуре дел, а также в заголовке дела или в графе "Примечание" указывается, что дело ведется в электронной форме.
4.6.10. Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
4.6.11. После истечения срока, установленного для хранения документов в электронном виде, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем органа исполнительной власти.
5. Порядок работы с документами, поступающими в адрес Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области
5.1. Регистрация и распределение корреспонденции
5.1.1. Регистрация и распределение корреспонденции, поступающей в адрес Губернатора области и первого вице-губернатора - председателя Правительства области, производится в централизованном порядке управлением делопроизводства и документооборота, за исключением корреспонденции с грифом секретности.
Ошибочно поступившая в управление делопроизводства и документооборота корреспонденция ограниченного доступа в конвертованном виде без регистрации передается в органы исполнительной власти по акту.
Все ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
5.1.2. Письменные обращения граждан направляются для регистрации в Главное управление по работе с обращениями граждан.
5.1.3. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. При обнаружении повреждения конверта (бандероли), при отсутствии документов и (или) приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах: первый остается в управлении делопроизводства и документооборота, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
5.1.4. Регистрация поступивших документов, за исключением письменных обращений граждан, производится в управлении делопроизводства и документооборота с вводом информации о них в АИС ДД.
На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации документа, его входящий номер. После этого осуществляется сканирование документа в целях создания его электронной копии. Электронная копия документа размещается в АИС ДД.
5.1.5. Поступающая корреспонденция (подлинники, регистрационная карточка документа, электронная копия) направляется управлением делопроизводства и документооборота в секретариат Губернатора области, секретариат Правительства области, а также в органы исполнительной власти с учетом вопросов, отнесенных к сфере их ведения.
5.1.6. Письма Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, письма министров и иных руководителей федеральных органов исполнительной власти, письма руководителей высших органов государственной власти иностранных государств, посольств и представительств иностранных государств направляются в секретариат Губернатора области, секретариат Правительства области в зависимости от адресации.
5.1.7. Копии актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации направляются в органы исполнительной власти в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам их ведения.
5.1.8. Корреспонденция, адресованная органам исполнительной власти, в том числе с пометкой "Вручить лично", раскладывается по ячейкам руководителей органов исполнительной власти в канцелярии управления делопроизводства и документооборота без регистрации в день их поступления.
Пакет с корреспонденцией с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
5.1.9. Корреспонденция с резолюциями Губернатора области и первого вице-губернатора - председателя Правительства области передается по назначению в течение рабочего времени в день поступления, а при поступлении документов в нерабочее время - в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.
5.1.10. Документы с пометками "Вручить немедленно" и "Срочно" обрабатываются и вручаются незамедлительно, а поступившие в нерабочее время, в воскресные или праздничные дни - передаются в органы исполнительной власти в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.
5.1.11. Ошибочно поступившая в орган исполнительной власти корреспонденция незамедлительно возвращается с соответствующей пометкой ответственного за делопроизводство в управление делопроизводства и документооборота.
5.1.12. Документы с пометкой "Подлежит возврату" возвращаются в управление делопроизводства и документооборота в 5-дневный срок.
5.1.13. Документы, поступившие в управление делопроизводства и документооборота после 17 часов 30 минут (в сокращенные рабочие дни - после 16 часов 30 минут), регистрируются на следующий рабочий день, кроме документов, требующих немедленного решения.
5.2. Организация работы с документами, рассмотренными Губернатором области, первым вице-губернатором - председателем Правительства области, в органах исполнительной власти
5.2.1. Корреспонденция, поступившая на имя Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, анализируется ответственными за делопроизводство Губернатора области и первого вице-губернатора - председателя Правительства области соответственно и после доклада о поступлении соответствующей корреспонденции направляется ими в органы исполнительной власти в соответствии с вопросами, отнесенными к сфере их ведения.
Все документы, рассмотренные Губернатором области, первым вице-губернатором - председателем Правительства области, направляются для исполнения в органы исполнительной власти только через управление делопроизводства и документооборота.
5.2.2. Оформление адресования подлинников документов и указаний по их исполнению, данных лицом, рассмотревшим документ, осуществляется ответственными за делопроизводство секретариата Губернатора области, секретариата Правительства области соответственно.
Оформление адресования документов в электронном виде и указаний по их исполнению производится в АИС ДД сотрудником управления делопроизводства и документооборота.
5.2.3. Рассмотрение документов производится в следующем порядке:
документы, поступившие с 9 до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления (в сокращенные рабочие дни до 17 часов);
документы, поступившие после 18 часов рабочего дня (после 17 часов сокращенного рабочего дня), рассматриваются до 10 часов следующего рабочего дня с учетом срочности исполнения.
Документы с резолюциями Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, содержащие срочные и оперативные поручения, и другие документы с пометкой о срочности исполнения и доставки "Вручить немедленно" и "Срочно" рассматриваются в течение часа после их поступления.
5.2.4. Руководитель органа исполнительной власти дает указания исполнителям по организации и конкретным срокам исполнения документов, оформляя эти указания в АИС ДД или на бланке установленной формы. В последнем случае указания руководителя вносятся в АИС ДД службой делопроизводства, подлинник документа передается исполнителю.
Проекты резолюций, поручений руководителей органов исполнительной власти оформляются в соответствии с правилами, определенными в подразделе 3.3.3 Инструкции.
Если поручением предусматривается более одного исполнителя, то ответственность за исполнение и представление доклада об исполнении поручения несет исполнитель, который указан первым.
5.2.5. Предложения по решению вопросов, содержащихся в резолюциях Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области вносятся на рассмотрение Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области.
Документы, направляемые органами исполнительной власти на имя Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, затрагивающие компетенцию других органов исполнительной власти, должны быть предварительно согласованы с ними. В противном случае ответственный за делопроизводство Губернатора области, ответственное должностное лицо секретариата Правительства области вправе возвратить документы исполнителю. В случае если имеются замечания и (или) предложения органов исполнительной власти по обозначенному вопросу, они излагаются в письменной форме и прилагаются к документу.
При необходимости по поступившей на имя Губернатора области корреспонденции ответственный за делопроизводство Губернатора области вправе дать поручение органу исполнительной власти представить дополнительную информацию (мнение) о поставленных вопросах в определенный срок.
5.2.6. Переадресация зарегистрированного документа с поручениями Губернатора области и первого вице-губернатора - председателя Правительства области из одного органа исполнительной власти в другой производится через управление делопроизводства и документооборота по решению должностного лица, давшего поручение.
Оформление переадресации документов осуществляется ответственным за делопроизводство Губернатора области, ответственным должностным лицом секретариата Правительства области путем подготовки нового проекта резолюции в соответствии с подразделом 3.3.3 Инструкции.
Оформление переадресации документа в электронном виде в АИС ДД (внесение сведений о вновь оформленной резолюции) осуществляется сотрудником управления делопроизводства и документооборота.
Оформление переадресации обращений граждан осуществляется через Главное управление по работе с обращениями граждан.
5.2.7. Регистрация исходящих документов за подписью руководителя органа исполнительной власти ведется ответственным за делопроизводство с вводом информации о них в АИС ДД.
Ответственный за делопроизводство регулярно вносит данные о ходе исполнения документов в АИС ДД и докладывает руководителю об их исполнении.
Исполненные документы в 10-дневный срок передаются исполнителями ответственному за делопроизводство для формирования дел.
6. Контроль за исполнением документов и поручений
6.1. Порядок исполнения поручений Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области
6.1.1. Контролю подлежит исполнение:
поручений Губернатора области, данных во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации 51;
поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации и протоколах заседаний Правительства Российской Федерации;
поручений Губернатора области, данных во исполнение федеральных законов, законов Самарской области;
поручений, содержащихся в актах Губернатора области и Правительства области;
поручений Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, содержащихся в протоколах заседаний Правительства области;
поручений Губернатора области, данных во исполнение актов прокурорского реагирования;
поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области;
поручений, содержащихся в оформленных контрольных резолюциях Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области по рассмотренным документам;
поручений Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области, данных по итогам проведения "прямых линий" или аналогичных мероприятий в средствах массовой информации;
поручений Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области, данных по итогам их поездок в города, районы области, на предприятия и в организации.
6.1.2. Поручения Губернатора области, указанные в пункте 6.1.1 настоящего раздела, ставятся контрольным управлением на контроль исполнения, соответствующие сведения вносятся в АИС ДД, за исключением поручений, данных по обращениям граждан (раздел 4.3 Инструкции).
6.1.3. Поручения первого вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области ставятся на контроль исполнения ответственным лицом секретариата Правительства области, Администрации Губернатора области соответственно, за исключением поручений, данных по обращениям граждан (раздел 4.3 Инструкции).
6.1.4. Если поручение адресовано лицу, не являющемуся должностным лицом органа исполнительной власти, то доклад об исполнении поручения готовится профильным органом исполнительной власти.
6.1.5. Исполнение поручений возлагается на руководителей органов исполнительной власти в соответствии с резолюцией должностного лица, давшего поручение.
Если поручение дано нескольким исполнителям, то координация работы по исполнению поручения и ответственность за его исполнение возлагаются на головного исполнителя - должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное словом "созыв".
Должностные лица, которым поручено организовать исполнение поручения в рамках полномочий органа исполнительной власти (в том числе "в части касающейся"), являются соисполнителями поручения. Указанным лицам следует направлять информацию об исполнении поручения в адрес головного исполнителя.
Поступившие в органы исполнительной власти поручения рассматриваются их руководителями в следующем порядке:
поручения, поступившие до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;
поручения, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются до 10 часов следующего рабочего дня;
поручения, содержащие указание "срочно" и "оперативно", рассматриваются руководителями органов исполнительной власти в течение часа с момента их получения.
6.1.6. Ответственный за делопроизводство сотрудник регулярно сверяет документы, находящиеся на контроле, со сведениями, занесенными в АИС ДД.
В случае отсутствия в органе исполнительной власти документа с поручением ответственный за делопроизводство организовывает работу в соответствии со сведениями, содержащимися в АИС ДД.
Поручения руководителей органов исполнительной власти, в том числе содержащиеся в протоколах совещаний, проводимых ими, берутся на контроль исполнителями, которым даны поручения, а также ответственными за делопроизводство.
6.1.7. Контрольное управление, должностные лица секретариата Правительства области и Администрации Губернатора области, на которых возложены полномочия по осуществлению контроля за своевременным и надлежащим исполнением поручений Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области, выполняют следующие функции:
ставят поручения на контроль, отслеживают ход их исполнения, проводят мероприятия по снятию с контроля поручений с внесением соответствующих сведений в АИС ДД;
устанавливают срок представления промежуточной информации о ходе исполнения поручений и контролируют его соблюдение;
запрашивают сведения и проводят проверки хода исполнения находящихся на контроле поручений;
осуществляют контроль за соблюдением исполнителями сроков представления итогового доклада;
информируют должностное лицо, давшее поручение, о его исполнении, а именно готовят информацию о ходе исполнения находящихся на контроле поручений, а также о состоянии исполнительской дисциплины в органах исполнительной власти, в том числе о несвоевременном исполнении поручений головными исполнителями и соисполнителями;
доводят до сведения должностного лица, давшего поручение, и органа исполнительной власти - головного исполнителя поручения информацию о снятии с контроля поручений, в том числе если исполнение поручения завершилось изданием правового акта;
вносят предложения о проведении служебных проверок по фактам несвоевременного исполнения поручений.
6.1.8. Поручения исполняются в установленные сроки не позднее даты, указанной в поручении.
В случае если текстом документа сроки исполнения поручений не определены, они исполняются в следующем порядке:
поручение, содержащее в тексте указания "срочно", "незамедлительно" или аналогичное указание, исполняется в 3-дневный срок с даты подписания;
поручение, содержащее в тексте указание "оперативно", исполняется в 10-дневный срок с даты подписания. В случае невозможности исполнения поручения в указанные сроки головным исполнителем в день получения документа передается на подпись Губернатору области (лицу, его замещающему) срочное письмо с аргументированной просьбой о продлении срока исполнения поручения и указанием конкретной даты продления;
в случае, когда срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания поручения;
в случае, когда срок исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день;
если срок исполнения поручения установлен ежемесячно или ежеквартально (без конкретной даты исполнения), то срок представления информации о ходе исполнения такого поручения устанавливается до 5-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем или кварталом;
если срок исполнения поручения установлен ежегодно, то срок представления информации о ходе исполнения поручения устанавливается с заданной периодичностью;
информация о ходе исполнения поручения с постоянным сроком исполнения представляется не реже одного раза в год, до 20 января года, следующего за отчетным;
в случаях, когда орган исполнительной власти является соисполнителем поручения, информация о выполнении поручения представляется на имя головного исполнителя до истечения половины срока, отведенного на исполнение поручения, если в поручении Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области не указан иной срок.
6.1.9. Для установления срока исполнения поручения применяется исчисление в календарных днях:
для поручений, содержащихся в актах Губернатора области и Правительства области, - со дня вступления их в силу;
для поручений, содержащихся в актах Губернатора области и Правительства области о внесении изменений в правовые акты, - со дня вступления в силу первоначального документа (правового акта, в который вносятся изменения);
для прямых поручений Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области - с даты их подписания;
для поручений, содержащих в тексте указания "срочно", "незамедлительно" или "оперативно", - с даты их поступления.
Контроль за выполнением актов Губернатора области, Правительства области, органов исполнительной власти может не возлагаться в случае, если в правовом акте не содержится конкретных поручений.
6.1.10. По результатам исполнения поручения либо при необходимости продления (переноса) срока исполнения поручения, а также изменения его ответственного исполнителя орган исполнительной власти, на который возложено исполнение поручения, готовит доклад.
Доклад об исполнении поручения с необходимыми материалами представляется Губернатору области, первому вице-губернатору - председателю Правительства области, вице-губернатору - руководителю Администрации Губернатора области в зависимости от распределения функций контроля головным исполнителем за 7 дней до истечения установленного срока исполнения поручения, если в поручении не указан иной срок.
6.1.11. Головной исполнитель передает доклады соисполнителей вместе со своим докладом в контрольное управление или ответственному должностному лицу по контролю за исполнением поручений первого вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области в соответствии с распределением функций контроля.
6.1.12. Доклады, представляемые в контрольное управление, оформляются в форме письма на бланке органа исполнительной власти, на который возложен контроль за исполнением поручений, в соответствии со следующими требованиями:
в докладе должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручения, указаны все согласованные позиции исполнителей (или приложены их доклады, обращения, служебные записки и т.д.) по данному вопросу;
в докладе должна содержаться информация, на основании которой можно сделать обоснованный и исчерпывающий вывод о дальнейшем решении (снятии с контроля, продлении срока исполнения, переадресации другому исполнителю);
в случае переноса срока исполнения поручения необходимо указать конкретную дату следующего представления доклада;
в докладе должна быть дана ссылка как на реквизиты документа (исходящий регистрационный номер, дату, наименование), на основании которого было дано поручение, так и на реквизиты самого поручения;
в одном докладе по нескольким документам и/или поручениям не должна содержаться одновременно информация о снятии с контроля и продлении срока исполнения;
в заключительной части доклада исполнитель вносит на рассмотрение свое предложение о дальнейшем исполнении документа (например: "Прошу снять данное поручение с контроля", "Прошу перенести срок исполнения данного поручения");
к докладу необходимо приложить копию документа, об исполнении которого пишется доклад, в случае представления доклада об исполнении поручения, содержащегося в протоколе совещания у Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области или в протоколе заседания Правительства области, - первую страницу протокола и страницу с поручением, которое необходимо выделить;
копии документов не должны содержать каких-либо служебных или прочих записей;
доклад должен быть подписан руководителем органа исполнительной власти (лицом, его замещающим);
в докладе не должны содержаться стилистические, речевые и другие ошибки.
6.1.13. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения в установленный срок, головной исполнитель представляет в контрольное управление доклад о наличии таких обстоятельств с указанием объективных причин, препятствующих его своевременному исполнению, до истечения первой половины срока исполнения поручения.
В случае если поручение выходит за пределы компетенции исполнителей или соисполнителей, определенных поручением, головной исполнитель вправе представить Губернатору области предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - в течение 1 рабочего дня, и ходатайствовать о внесении изменений в перечень ответственных лиц.
Контроль за исполнением поручения возлагается на другой орган исполнительной власти, в чьей компетенции находится данный вопрос, на основании резолюции Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области соответственно.
6.1.14. Дальнейшее исполнение поручения другим органом исполнительной власти по поручениям, данным согласно правовым актам Губернатора области, Правительства области, возможно только путем внесения изменений в соответствующие правовые акты.
До внесения соответствующих изменений в правовые акта поручение считается неисполненным. Ответственность за его исполнение остается за первоначально назначенным исполнителем.
6.1.15. Электронная копия доклада на имя Губернатора области за подписью руководителя органа исполнительной власти регистрируется исполнителем в АИС ДД с указанием реквизитов доклада об исполнении поручения.
До занесения реквизитов указанного доклада в АИС ДД поручение считается неисполненным.
Направление доклада в адрес Губернатора области и снятие поручения с контроля в случае продления (переноса) срока исполнения поручения, а также изменения его ответственного исполнителя до его визирования ответственным сотрудником управления организации контроля недопустимо.
6.1.16. Доклады об исполнении поручений в случае несоответствия установленным в пункте 6.1.12 Инструкции требованиям возвращаются контрольным управлением на доработку исполнителям. При этом срок исполнения поручения не меняется, поручения считаются неисполненными.
6.1.17. При соответствии доклада указанным в пункте 6.1.12 Инструкции требованиям доклад об исполнении поручения направляется контрольным управлением Губернатору области для принятия решения.
После вынесения Губернатором области резолюции контрольное управление проводит мероприятия по снятию поручения с контроля либо продлению сроков исполнения поручения, возложению контроля исполнения поручения на другой орган, а также вносит информацию в АИС ДД.
В случае если исполнитель вносит на рассмотрение свое предложение о снятии с контроля соответствующего поручения, а Губернатор области принял решение о продлении срока исполнения поручения, контрольное управление направляет в адрес исполнителя копию доклада с резолюцией Губернатора области путем прикрепления электронной копии резолюции в АИС ДД.
6.1.18. Поручения подлежат снятию с контроля без представления доклада об исполнении в следующих случаях:
если в контрольное управление представлена копия доклада, направленного Губернатору области, либо сведения о докладе Губернатору области по вопросу исполнения поручения, содержащегося в резолюции Губернатора области;
если исполнение поручения завершилось принятием правового акта Губернатора области или Правительства области;
если во исполнение поручения направлен ответ в соответствующий орган;
если руководитель органа исполнительной власти, на который возложено исполнение поручения, представил за своей подписью информацию (письмо) о принятии должностным лицом, давшим поручение, устного решения о его исполнении.
6.1.19. Ответственность за исполнение поручений, а также за представление доклада об исполнении поручений в установленный срок несет руководитель органа исполнительной власти, на который (на сотрудника которого) возложено исполнение поручения.
6.2. Организация контроля за исполнением поручений и указаний Президента Российской Федерации
6.2.1. Контроль за исполнением поручений, перечня поручений Президента Российской Федерации распространяется на поручения, содержащиеся:
в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации;
в директивах Президента Российской Федерации;
в перечнях поручений Президента Российской Федерации;
на бланке со словом "Поручение";
в протоколах заседаний и совещаний, утвержденных Президентом Российской Федерации;
в форме резолюции на представленном докладе об исполнении поручения, данного ранее;
в форме резолюции на инициативном письме Губернатора области или Правительства области.
6.2.2. Поступившие документы, содержащие поручения Президента Российской Федерации, регистрируются в АИС ДД канцелярией управления делопроизводства и документооборота в установленном порядке в соответствии с требованиями Инструкции, передаются для наложения резолюции и определения ответственного исполнителя Губернатору области (лицу, его замещающему).
6.2.3. Канцелярия управления делопроизводства и документооборота после наложения резолюции Губернатора области (лица, его замещающего) обеспечивает своевременное направление поручений согласно резолюции в органы исполнительной власти, в том числе в контрольное управление.
Поручения направляются, как правило, в день их поступления, а срочные и оперативные поручения - незамедлительно.
При необходимости срочные и оперативные поручения могут быть доведены до сведения органов исполнительной власти путем направления им факсимильной копии поручения.
6.2.4. Контрольным управлением зарегистрированные поручения ставятся на контроль в соответствии с резолюцией, соответствующие сведения вносятся в АИС ДД.
В АИС ДД должна быть отражена информация об адресатах и сроках представления промежуточной информации и итогового доклада об исполнении поручения.
6.2.5. С целью обеспечения достоверного учета поручений контрольное управление при необходимости осуществляет формирование и актуализацию реестра поручений Президента Российской Федерации (далее - Реестр), поступивших на имя Губернатора области, в Правительство области.
6.2.6. Учет поручений Президента Российской Федерации и контроль их исполнения осуществляются в отношении отдельных поручений, изложенных в конкретных пунктах, подпунктах, частях, абзацах перечней поручений, указов, распоряжений и иных решений Президента Российской Федерации.
6.2.7. Исполнение поручений Президента Российской Федерации возлагается на руководителей органов исполнительной власти в соответствии с резолюцией Губернатора области (лица, его замещающего).
Поступившие в органы исполнительной власти поручения рассматриваются их руководителями в следующем порядке:
поручения, поступившие до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;
поручения, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются до 10 часов следующего рабочего дня;
поручения, содержащие указание "срочно" и "оперативно" рассматриваются руководителями органов исполнительной власти в течение часа с момента их получения.
6.2.8. Если поручение дано нескольким исполнителям, то координация работы по исполнению поручения и ответственность за его исполнение возлагаются на головного исполнителя - должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное словом "созыв".
Должностные лица, которым поручено организовать исполнение поручения в рамках полномочий органа исполнительной власти (в том числе "в части касающейся"), являются соисполнителями поручения. Указанным лицам следует направлять информацию об исполнении поручения в адрес головного исполнителя.
6.2.9. При организации исполнения поручения на головного исполнителя возлагаются следующие функции:
организация и координация деятельности по исполнению поручения, разработка (с учетом предложений соисполнителей) плана мероприятий по его исполнению;
определение сроков и порядка представления головному исполнителю информации (включая промежуточную) об исполнении поручения соисполнителями, а также сроков подготовки проекта доклада (информации) об исполнении поручения и его согласования с соисполнителями;
проведение при необходимости согласительных процедур с соисполнителями, создание рабочих групп;
подготовка доклада (информации) об исполнении поручения;
информирование при необходимости Губернатора области (лица, его замещающего) о несвоевременном или неполном представлении соисполнителями информации по исполнению поручения, внесение предложений по изменению сроков, исполнителей и координации работы по исполнению поручения, а также по повышению эффективности контроля за его исполнением.
6.2.10. При необходимости изменения головного исполнителя или соисполнителей руководителем соответствующего органа исполнительной власти в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - в течение 1 дня, направляются письменные аргументированные предложения на имя Губернатора области (лица, его замещающего). Предложения предварительно согласовываются с руководителем органа исполнительной власти, на которого предлагается возложить исполнение поручения.
6.2.11. В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей, определенных поручением, соисполнители обеспечивают его исполнение в пределах своей компетенции. При этом головной исполнитель в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - в течение 1 дня, представляет Губернатору области (лицу, его замещающему) дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей.
6.2.12. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения в установленный срок (кроме срочных и оперативных поручений), головной исполнитель представляет Губернатору области (лицу, его замещающему) не позднее чем за 7 дней до истечения половины установленного для исполнения срока проект доклада об исполнении поручения с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, и обоснованные предложения по корректировке срока исполнения для последующего направления на имя Президента Российской Федерации.
6.2.13. В случае если поручение не выполнено в установленный срок, оно признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за головным исполнителем поручения.
Головной исполнитель поручения в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет Губернатору области (лицу, его замещающему) объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.
На основании принятого Губернатором области (лицом, его замещающим) решения соответствующий руководитель органа исполнительной власти представляет в течение суток проект соответствующего объяснения для последующего его направления Президенту Российской Федерации.
Руководитель контрольного управления периодически информирует Губернатора (лицо, его замещающее) области о состоянии исполнительской дисциплины в органах исполнительной власти, в том числе о несвоевременном исполнении поручений головными исполнителями и соисполнителями.
6.2.14. Поручения Президента Российской Федерации исполняются в установленные в них сроки не позднее даты, указанной в поручении.
В случае если текстом документа сроки исполнения поручений не определены, они исполняются в следующем порядке:
поручение, содержащее в тексте указание "срочно", "незамедлительно" или аналогичное указание, исполняется в 3-дневный срок;
поручение, содержащее в тексте указание "оперативно", исполняется в 10-дневный срок. В случае невозможности исполнения поручения в указанные сроки головным исполнителем в день получения документа передается на подпись Губернатору области (лицу, его замещающему) срочное письмо на имя Президента Российской Федерации с аргументированной просьбой о продлении срока исполнения поручения и указанием конкретной даты продления;
в случаях, когда срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания поручения;
в случае, когда срок исполнения поручения Президента Российской Федерации приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день;
если срок исполнения поручения установлен ежемесячно или ежеквартально (без конкретной даты исполнения), то срок представления информации о ходе исполнения такого поручения устанавливается до 5-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем или кварталом;
если в поручении конкретизирована дата исполнения и установлена ежемесячная или ежеквартальная периодичность отчета, то срок представления последующей информации устанавливается с учетом первичного. В случае когда срок представления ежемесячной или ежеквартальной информации определяется независящими от исполнителя поручения причинами (финансовая и статистическая отчетность, другие причины), на имя руководителя контрольного управления направляется аргументированная просьба об установлении иного, отличного от определенного настоящим разделом, срока исполнения поручения;
если срок исполнения поручения установлен ежегодно, то срок представления информации о ходе исполнения поручения устанавливается с заданной периодичностью;
информация о ходе исполнения поручения с постоянным сроком исполнения представляется не реже одного раза в год, до 20 января года, следующего за отчетным;
в случаях, когда высшее должностное лицо (руководитель высшего исполнительного органа государственной власти) субъекта Российской Федерации является соисполнителем поручения Президента Российской Федерации, информация о выполнении поручения представляется на имя головного исполнителя до истечения первой половины срока, установленного Президентом Российской Федерации, если отсутствуют иные указания об исполнении данного поручения (например, отдельное поручение Правительства Российской Федерации, запрос федерального органа государственной власти, являющегося головным исполнителем поручения).
6.2.15. Для установления срока исполнения поручения применяется исчисление в календарных днях:
для поручений, содержащихся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, - со дня вступления их в силу;
для прямых поручений Президента Российской Федерации - с даты их подписания;
для поручений, содержащих в тексте указание "срочно", "незамедлительно" или "оперативно", - с даты их поступления.
6.2.16. С целью осуществления упреждающего контроля головным исполнителем на имя Губернатора области (лица, его замещающего) в установленный контрольным управлением срок готовится промежуточная информация о ходе исполнения поручения.
6.2.17. Сроки представления промежуточной информации устанавливаются, как правило:
для поручений с постоянным сроком исполнения - 20 июля текущего года;
для поручений со сроком исполнения более четырех месяцев - середина периода с даты регистрации документа контрольным управлением до конечной даты исполнения поручения.
6.2.18. О результатах исполнения поручения Президенту Российской Федерации направляется соответствующий доклад, который подписывается Губернатором области (лицом, его замещающим).
Губернатору области (лицу, его замещающему) головной исполнитель поручения представляет доклад об исполнении поручения не менее чем за 10 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока.
В случае если в результате исполнения поручения Президента Российской Федерации в Государственную Думу был внесен проект федерального закона либо был издан акт Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то вместо доклада на имя Президента Российской Федерации в Контрольное управление Президента Российской Федерации представляется информация об исполнении поручения.
6.2.19. Доклад (информация) об исполнении поручения Президента Российской Федерации направляется:
на имя Президента Российской Федерации в случае, когда ответственным исполнителем является высшее должностное лицо (руководитель высшего исполнительного органа государственной власти) субъекта Российской Федерации;
на имя головного исполнителя, назначенного Президентом Российской Федерации, либо Председателем Правительства Российской Федерации, либо заместителем Председателя Правительства Российской Федерации, в случае, когда высшее должностное лицо (руководитель высшего исполнительного органа государственной власти) субъекта Российской Федерации является соисполнителем поручения.
Копия доклада (информации) об исполнении поручения Президента Российской Федерации направляется в Администрацию Президента Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации (в Аппарат Правительства Российской Федерации), главному федеральному инспектору по Самарской области, иным уполномоченным структурам по запросу.
6.2.20. Доклад об исполнении поручения Президента Российской Федерации должен соответствовать следующим требованиям:
в докладе должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручения, в том числе перечень принятых правовых актов (с указанием наименования и реквизитов), при необходимости приложены их копии;
в докладе должны содержаться сведения о мероприятиях, проведенных во исполнение поручения, вывод о степени завершенности работы по его исполнению, а в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения поручения - указаны причины, конкретные меры, принимаемые для обеспечения его исполнения;
в докладе должна содержаться просьба о снятии поручения с контроля или продлении срока его исполнения с определением планируемого срока исполнения поручения;
в докладе должны быть указаны реквизиты поручения, во исполнение которого представлен доклад;
копии документов, приложенных к докладу, не должны содержать каких-либо служебных или прочих записей;
в докладе не должно содержаться стилистических, речевых и других ошибок.
6.2.21. Ответственность за качество и своевременность подготовки доклада об исполнении поручения Президента Российской Федерации несет руководитель органа исполнительной власти, на который возложено его исполнение.
6.2.22. Контрольное управление, на которое возложены полномочия по осуществлению контроля за своевременным и надлежащим исполнением поручений Президента Российской Федерации, выполняет следующие функции:
ставит на контроль, отслеживает ход исполнения поручения, проводит мероприятия по снятию его с контроля с внесением соответствующих сведений (адресатах и сроках представления промежуточной информации и итогового доклада об исполнении поручения) в АИС ДД;
при необходимости формирует и ведет Реестр находящихся на контроле поручений Президента Российской Федерации;
в необходимых случаях размещает информацию о поручениях, об исполнении поручений Президента Российской Федерации на официальном сайте Правительства области;
устанавливает срок представления промежуточной информации Губернатору области (лицу, его замещающему) о ходе исполнения поручения и контролирует его соблюдение;
устанавливает факт наличия (или отсутствия) обстоятельств, препятствующих надлежащему исполнению поручения в установленный срок;
запрашивает сведения и проводит проверки хода исполнения находящихся на контроле поручений;
осуществляет контроль за соблюдением исполнителями сроков представления итогового доклада;
информирует Губернатора области (лицо, его замещающее) об исполнении поручений, а именно готовит информацию о ходе исполнения находящихся на контроле поручений, а также о состоянии исполнительской дисциплины в органах исполнительной власти, в том числе о несвоевременном исполнении поручений головными исполнителями и соисполнителями;
обобщает и доводит до сведения Губернатора области (лица, его замещающего) и органа исполнительной власти - головного исполнителя поручения информацию о снятии с контроля поручений, в том числе если исполнение поручения завершилось изданием акта Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, внесением в Государственную Думу проекта федерального закона;
вносит предложения о проведении служебных проверок по фактам несвоевременного исполнения поручений.
6.2.23. При необходимости рассмотрение вопросов о ходе исполнения поручений Президента Российской Федерации выносится на заседание Правительства области.
6.2.24. Решение о корректировке срока исполнения либо о продлении срока исполнения, а также о снятии с контроля поручения Президента Российской Федерации принимает Президент Российской Федерации, либо Руководитель Администрации Президента Российской Федерации, либо помощник Президента Российской Федерации - начальник Контрольного управления Президента Российской Федерации.
6.2.25. При получении решений об изменении или продлении срока исполнения поручения Президента Российской Федерации либо о снятии поручения с контроля Губернатором области (лицом, его замещающим) в форме резолюции дается соответствующее указание контрольному управлению.
6.2.26. Поручение Президента Российской Федерации снимается с контроля контрольным управлением после направления доклада, содержащего полную информацию о его исполнении, Президенту Российской Федерации либо головному исполнителю поручения.
7. Организация документооборота
7.1. Принципы организации документооборота
7.1.1. Технологическая цепочка обработки документов состоит из следующих этапов:
прием и первичная обработка поступающих документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация документов;
рассмотрение документов руководителем органа исполнительной власти и передача документов исполнителям;
исполнение документов и контроль за их исполнением;
регистрация и отправка документов;
регистрация и прохождение внутренних документов;
формирование документального фонда в соответствии с номенклатурой дел;
хранение и использование документов в текущей деятельности;
подготовка и сдача дел в архив.
7.1.2. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
7.1.3. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Не подлежат регистрации:
материалы информационно-справочного и рекламного характера, присланные для сведения;
пригласительные билеты;
печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени и т.п.);
копии документов, в том числе присланные по электросвязи;
поздравительные письма, телеграммы, открытки.
7.1.4. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день.
7.1.5. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов органа исполнительной власти.
7.1.6. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или по решению руководителя органа исполнительной власти иным должностным лицам. Документы или их копии с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.
7.1.7. Подлинник документа направляется в структурное подразделение органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.
При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в АИС ДД подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства.
7.1.8. Документы после их подписания руководителем органа исполнительной власти (лицом, его замещающим) передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.
7.1.9. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
7.1.10. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
7.1.11. Передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.
7.1.12. В органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю органа исполнительной власти в установленном им порядке.
7.1.13. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах. 52 В системе электронного документооборота органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.
7.2. Организация доставки и отправки документов
7.2.1. Отправка корреспонденции почтовой и фельдъегерской связью 53
7.2.1.1. Документы, отправляемые и принимаемые управлением делопроизводства и документооборота, передаются почтовой, электрической связью, нарочным способом (при необходимости ускорения доставки документов адресату). Доставка документов адресату может быть осуществлена средствами фельдъегерской связи.
С помощью почтовой связи доставляются печатные издания, а также письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов.
С помощью фельдъегерской связи круглосуточно доставляется корреспонденция из государственных учреждений: Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и других федеральных органов государственной власти.
Прием писем и телеграмм, переданных исполнителем для отправки в управление делопроизводства и документооборота, осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 9 до 18 часов. В сокращенные предпраздничные дни письма принимаются до 17 часов, телеграммы - до 15 часов.
В рабочие дни после 18 часов, в предпраздничные дни после 17 часов, а также в выходные и праздничные дни телеграммы за подписью Губернатора области отправляются сотрудниками приемной Губернатора области.
Неправильно оформленные документы и корреспонденция служебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
7.2.1.2. Исходящие документы со сроками исполнения до 5 дней, а также с пометками о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно" обрабатываются незамедлительно.
7.2.1.3. Законвертованная корреспонденция вносится в реестры и в зависимости от степени срочности доставки отправляется фельдъегерской или почтовой связью.
Фельдъегерской связью отправляется корреспонденция, подписанная Губернатором области и первым вице-губернатором - председателем Правительства области, вице-губернатором - руководителем Администрации Губернатора области, адресованная Администрации Президента Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Федеральному Собранию Российской Федерации, министерствам Российской Федерации. Отправление фельдъегерской связью иной корреспонденции осуществляется с разрешения руководителя секретариата Правительства области.
Прием корреспонденции для отправления фельдъегерской связью осуществляется управлением делопроизводства и документооборота до 11 часов каждого рабочего дня. Обработка корреспонденции с последующей передачей ее офицеру фельдъегерской связи осуществляется с 11 до 13 часов. Корреспонденция, поступившая в управление делопроизводства и документооборота после 11 часов, отправляется на следующий день до 13 часов.
7.2.1.4. Документы с пометками о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно" оформляются вне очереди и вручаются приглашенному в управление делопроизводства и документооборота сотруднику структурного подразделения органа исполнительной власти, ответственному за делопроизводство, для передачи адресату.
Документы без пометок оформляются по мере поступления в управление делопроизводства и документооборота и передаются в отделение почтовой связи.
Срочность доставки документа определяется лицом, его подписавшим, ответственным за делопроизводство Губернатора области, первого вице- губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области, руководителем органа исполнительной власти (лицом, его замещающим) или лицом, подготовившим документ, и оформляется в соответствии с приложением 43 к Инструкции.
7.2.1.5. Документы, направляемые по домашним адресам, отправляются только через почтовые отделения связи.
7.2.2. Организация приема и передачи телефонограмм, телеграмм, факсограмм
7.2.2.1. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещений, приглашений, экстренных сообщений и т.п.).
Телефонограмма оформляется в соответствии с подразделом 3.3.8 Инструкции.
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется работником службы делопроизводства устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки либо с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана.
Поступившие телефонограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем незамедлительно передаются на рассмотрение в соответствии с установленным порядком.
7.2.2.2. Телеграммы 54, принимаемые к отправке, должны быть оформлены в соответствии с подразделом 3.3.4 Инструкции и приложением 41 к Инструкции.
7.2.2.3. Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа-подлинника.
7.2.2.4. При приеме факсограмм проверяется качество полученного изображения, правильность адресования и комплектность.
Нечитаемые, ошибочно направленные, полученные не полностью факсограммы не рассматриваются и не регистрируются.
7.2.2.5. Регистрация полученных факсограмм осуществляется по решению руководителя соответствующего структурного подразделения исходя из существа излагаемого вопроса.
Документ (факс), получаемый на выходе факсимильной связи, при соблюдении установленных условий и процедур может обладать юридической силой.
7.2.2.6. Отправляемые по каналам факсимильной связи документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.
Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и руководителем соответствующего структурного подразделения.
7.2.2.7. Принятые (отправленные) факсограммы учитываются в журналах установленной формы без проставления регистрационных штампов и передаются на исполнение в установленном порядке.
При поступлении вслед за факсограммой подлинника этого документа на нем ставится регистрационный штамп с указанием даты его получения и дублируется регистрационный номер, проставленный на ранее полученной факсограмме этого документа с приставкой впереди буквенного знака "к". Подлинник документа прикрепляется к факсограмме.
При получении подлинника документа вслед за факсограммой, которая не была зарегистрирована, подлинник документа регистрируется в обычном порядке.
7.2.2.8. Запрещается передавать текст служебных документов с пометкой "ДСП" и секретных документов по каналам факсимильной связи.
Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
Факсограммы, полученные на иностранных языках, доставляются адресату без перевода.
7.2.2.9. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего структурного подразделения.
7.2.2.10. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющих срок хранения один год.
7.2.2.11. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется руководителями этих подразделений.
В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены руководителем соответствующего структурного подразделения на лиц, привлекаемых к дежурству.
7.3. Учет и анализ объемов документооборота
7.3.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в орган исполнительной власти и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
7.3.2. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в структурном подразделении органа исполнительной власти, на который возложена функция регистрации документов.
7.3.3. Поступающие, исходящие и создаваемые документы учитываются отдельно.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа).
При учете документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. Тиражированные экземпляры подсчитываются отдельно работником, осуществляющим копировально-множительную работу, согласно заказам на копировально-множительные работы.
7.3.4. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства органа исполнительной власти и представляются руководству в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
8. Документальный фонд
Документы, образующиеся в деятельности органа исполнительной власти и его структурных подразделениях, составляют документальный фонд.
Создание документального фонда осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов, образующихся в процессе деятельности органов исполнительной власти, подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.
8.1. Составление номенклатуры дел
8.1.1. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела (электронные дела), систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе исполнительной власти, его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание.
8.1.3. В органах исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 44 к Инструкции) и сводная номенклатура дел органа исполнительной власти (приложение 45 к Инструкции).
8.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется не позднее 15 ноября текущего года сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом органа исполнительной власти (ответственным за архив), подписывается руководителем структурного подразделения.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее ответственному за делопроизводство в органе исполнительной власти.
8.1.5. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти составляется ответственным за делопроизводство на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива органа исполнительной власти (ответственного за архив).
8.1.6. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти подписывается ответственным за делопроизводство, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) органа исполнительной власти, экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) при управлении государственной архивной службы Самарской области и утверждается не позднее конца текущего года руководителем органа исполнительной власти. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти согласовывается с управлением государственной архивной службы Самарской области не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре органа исполнительной власти.
После утверждения сводной номенклатуры дел органа исполнительной власти структурные подразделения органа исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
8.1.7. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел органа исполнительной власти является документом постоянного срока хранения, второй используется ответственным за делопроизводство в качестве рабочего, третий применяется в архиве органа исполнительной власти, четвертый используется в соответствующем государственном архиве.
8.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа исполнительной власти.
Названиями разделов сводной номенклатуры дел органа исполнительной власти являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти. При отсутствии структуры разделами номенклатуры дел являются направления деятельности органов исполнительной власти.
8.1.9. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например "12-05", где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти.
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела и при этом соответствовать наименованиям, предусмотренным Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень N 558).
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
В заголовке дела не допускается употребление неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), вводных слов и сложных синтаксических оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти, организаций, учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
название органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа);
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после слова "документы" в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например: "Документы о проведении конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)".
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу, например: "Документы к протоколам заседаний комиссии".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы, отчеты.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 номенклатуры дел указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню N 558 (по типовой или примерной номенклатуре дел) или согласованный с ЭПК управления государственной архивной службы Самарской области срок хранения.
В графе 5 в течение всего срока действия номенклатуры дел проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: "Переходящее с 2016 г."), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.
8.1.10. Если в течение года в органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
8.1.11. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения.
8.2. Формирование и оформление дел
8.2.1. Формирование дел
8.2.1.1. Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Дела в органах исполнительной власти формируются, как правило, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.
8.2.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
1) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;
2) в дело включается один экземпляр каждого документа;
3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;
4) в дела помещаются документы, которые по виду, наименованию и содержанию соответствуют заголовкам дел по номенклатуре, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату;
5) в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в структурном подразделении органа исполнительной власти, документы выборных органов, их постоянных комиссий и др.);
6) дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "Том 1", "Том 2" и т.д.;
7) внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы, при этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления);
8) приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся, приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;
9) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии и т.п.;
10) при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая подшивается в дело;
11) не допускается вносить в документы постоянного срока хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица.
8.2.2. Систематизация отдельных категорий документов
При формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов:
1) нормативные и организационные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
2) в отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума;
3) все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело;
4) положения, инструкции, правила и т.п., являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с распорядительными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела;
5) приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения. Приказы за один календарный год формируют в дело, располагая их по номерам и датам начиная с января. Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки и др.), формируются отдельно;
6) постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания;
7) протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседаний комиссий, протоколы заседаний Правительства области, протоколы совещаний и т.д.). Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам и группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов. Стенограммы заседаний формируются в отдельные дела;
8) переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускаются в делах разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату;
9) утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию независимо от времени составления, например, отчет за 2016 год, составленный в 2017 году, подшивается в дело 2016 года, а не 2017 года, план на 2017 год, составленный в 2016 году - в дело 2017 года. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в хронологическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: объяснительная записка к отчету, баланс, приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке;
10) при формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы органов исполнительной власти и их заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри группы документы располагаются в хронологическом порядке;
11) документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и т.д.), поступающие в вышестоящую организацию, группируются в самостоятельные дела по каждой организации или по документам с одним названием по всем подведомственным организациям;
12) договоры, соглашения (постоянного срока хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям сторон;
13) законченные делопроизводством личные дела (на уволенных работников) формируются на каждого государственного гражданского служащего отдельно, документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления;
14) личные карточки на уволенных работников формируются в дела по году увольнения, внутри дела - в алфавитном порядке фамилий. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела;
15) лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств;
16) трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом. Запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела;
17) законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти (структурного подразделения) отдельно от документов на бумажном носителе, на жестком диске специально выделенного компьютера. Электронные базы данных формируются в отдельные дела, наименование дела соответствует наименованию базы данных.
Для передачи в архив электронных дел, документов составляется их опись.
8.2.3. Оформление дела
8.2.3.1. Дела органа исполнительной власти (структурного подразделения) подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дела (подготовка дела к хранению) включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
8.2.3.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает проведение следующих мероприятий:
оформление реквизитов обложки дела согласно приложению 46 к Инструкции;
нумерация листов дела;
составление листа-заверителя дела согласно приложению 47 к Инструкции;
составление внутренней описи документов (при необходимости) согласно приложению 48 к Инструкции;
подшивка или переплет дела.
Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов.
8.2.3.3. На обложке дела указываются реквизиты:
наименование органа исполнительной власти (фондообразователя);
наименование структурного подразделения, в котором оформлялось дело;
номер (индекс) дела;
заголовок дела;
дата дела;
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
Наименование органа исполнительной власти приводится полностью в именительном падеже, в скобках дается официально принятое сокращенное наименование. Название структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой.
При изменении наименования органа исполнительной власти (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой орган исполнительной власти (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этого органа исполнительной власти, а прежнее наименование органа исполнительной власти (структурного подразделения) заключается в скобки.
Номер (индекс) дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел.
Заголовок дела на бумажном носителе и заголовок электронного дела переносятся на обложку дела (электронного дела) из номенклатуры дел организации. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле.
Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество уволенного в именительном падеже.
На обложке дел постоянного срока хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела органа исполнительной власти будут переданы на государственное хранение.
На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела делопроизводством. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основанного документа, приложение к которому помещено в этот том.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты заседаний (даты принятия решений).
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле 55, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного срока хранения пишется "Хранить постоянно").
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного срока хранения проставляется в архиве органа исполнительной власти черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК управления государственной архивной службы Самарской области (до этого он проставляется карандашом).
Надписи на обложке дела следует производить черными чернилами. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается.
Допускается наклеивание листа с реквизитами обложки дела, оформленного машинописным способом, на форзац переплетенного дела в случае, если оно имеет темную обложку.
8.2.3.4. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным грифельным карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации дел запрещается.
Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке.
8.2.3.5. Лист-заверитель (заверительная надпись) составляется в деле на отдельном листе. В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество листов в данном деле, особенности нумерации (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).
Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он должен быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела.
8.2.3.6. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документа.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документа, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
8.2.3.7. Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. Металлические скрепления из документов удаляются.
Дела постоянного срока хранения должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых металлических шкафах.
Подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
8.2.3.8. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению. Их допускается хранить в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
8.3. Организация оперативного хранения документов
8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив службы делопроизводства или на уничтожение документы и дела находятся на оперативном хранении по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними документы помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
Руководители структурных подразделений и ответственные за делопроизводство обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах вертикально, корешками наружу. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования не более 3 лет, а затем сдаются в архив органа исполнительной власти.
Периодически, как правило, перед передачей в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы делопроизводства, реорганизации и ликвидации органа исполнительной власти или ее структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов (приложение 49 к Инструкции), который подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив органа исполнительной власти. В случае утраты документов и дел проводится внутреннее расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
8.3.2. Выдачу документов на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе при необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.
Вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов должна размещаться карта-заместитель дела (приложение 50 к Инструкции). При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве организации до минования надобности.
Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. По истечении указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего архив, по актам.
Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя органа исполнительной власти или уполномоченного им должностного лица либо производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке (пункт 8.5.8 Инструкции).
Если отдельные документы, уже включенные в дело и находящиеся на оперативном хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием когда, кому и на какой срок выдан документ.
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
8.4. Порядок передачи документов на хранение в архив
Подготовка документов к передаче на хранение в архив органа исполнительной власти включает работу службы делопроизводства и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
8.4.1. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов представляет собой изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи.
До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.
Экспертиза ценности документов проводится на основе:
действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;
типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения и примерных номенклатур дел.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) органа исполнительной власти и при необходимости ЭК в его структурных подразделениях.
ЭК является совещательным органом при руководителе органа исполнительной власти (структурного подразделения), создается приказом и действует на основании положения.
Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.
Экспертиза ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу осуществляется в структурных подразделениях органов исполнительной власти членами ЭК и работниками структурных подразделений органов исполнительной власти для установления научной, исторической и практической значимости документов.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия:
отбор документов постоянного срока хранения для подготовки к передаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов;
отбор документов временного срока хранения (до 10 лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях органов исполнительной власти;
выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой "До минования надобности").
Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании Перечня N 558 и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсимильные копии, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (более 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты об утрате документов и о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение 51 к Инструкции). При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела в графе "Примечание" делается соответствующая отметка, например: "Уничтожено 30.10.2016" или "Передано на хранение в ________ по описи 26.08.2016".
8.4.2. Составление и оформление описей и актов
8.4.2.1. Опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для учета и раскрытия их содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Описи дел, документов, электронных дел, документов составляются по установленной форме (приложения 52-56 к Инструкции).
Дела передаются в архив организации по описям, составленным в структурных подразделениях.
8.4.2.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, и дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации. Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.
8.4.2.3. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под порядковым номером);
графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками применение формулировки "То же" не допускается. Заголовки дел воспроизводятся полностью, систематизируются в хронологическом порядке;
заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается запись: "Документы за данный год см. также в разделе описи за... год, дело N ...", - которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к годовому разделу;
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
8.4.2.4. Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с документами в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, а второй экземпляр (с отметкой о приеме дел) остается в том структурном подразделении, в котором составлялась опись.
На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел органа исполнительной власти.
После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.
8.4.2.5. К описям дел, документов постоянного срока хранения и дел, документов по личному составу составляются титульный лист (приложение 57 к Инструкции), предисловие, оглавление, при необходимости - список сокращений, указатели.
В предисловии к описи кратко излагается информация о переименованиях органа исполнительной власти в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись.
В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре органов исполнительной власти за период, который охватывают дела описи, дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел, указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях, освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия.
К описи дел, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения при необходимости также могут составляться оглавление, список сокращений.
Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу.
В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).
8.4.2.6. Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности органа исполнительной власти. Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагают в списке в алфавитном порядке.
8.4.2.7. Описи (годовые разделы описей) дел, документов составляются:
документов постоянного срока хранения - не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе и один - в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);
документов временного (свыше 10 лет) срока хранения - не менее чем в двух экземплярах;
документов по личному составу организаций-источников комплектования государственных (муниципальных) архивов - не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе, один - в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);
документов по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, - не менее чем в трех экземплярах.
Описи (годовые разделы описей) дел, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения согласовываются с ЭК организации, после чего утверждаются руководителем организации.
8.4.2.8. На рассмотрение ЭПК представляются не менее чем через 3 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел:
описи (годовые разделы описей) дел, документов постоянного срока хранения для утверждения;
описи (годовые разделы описей) дел, документов по личному составу для согласования.
После утверждения (согласования) описей (годовых разделов описей) ЭПК они утверждаются руководителем организации.
8.4.2.9. В государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра описи дел постоянного срока хранения, один экземпляр описи дел по личному составу, утвержденных (согласованных) ЭПК, а также по одному экземпляру каждой описи в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра).
Один экземпляр описи дел постоянного хранения и два экземпляра описи дел по личному составу остаются в организации.
Внесение изменений в годовой раздел описи дел, документов после его утверждения (согласования) ЭПК допускается только на основании соответствующего решения ЭПК.
8.4.3. Уничтожение документов, не подлежащих хранению
8.4.3.1. Органы исполнительной власти составляют акты о выделении к уничтожению документов (приложение 51 к Инструкции), не подлежащих хранению, и уничтожают указанные документы по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.
8.4.3.2. Заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Дела включаются в акт об уничтожении документов, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с 3-летним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2016 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2020 года, с 5-летним сроком хранения - не ранее 1 января 2022 года.
8.4.3.3. Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов.
8.4.4. Передача дел на архивное хранение
8.4.4.1. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив органа исполнительной власти не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
Документы по личному составу государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения.
8.4.4.2. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях архива органа исполнительной власти и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел.
8.4.4.3. Документы поступают в архив организации после проведения экспертизы ценности. Передача производится только по утвержденным описям дел.
8.4.4.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях органов исполнительной власти.
Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.
8.4.4.5. В период подготовки дел на бумажном носителе структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
8.4.4.6. Прием каждого дела производится ответственным за архив органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения по описям. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника, ответственного за архив органа исполнительной власти, и сотрудника, передавшего дела.
Документы постоянного срока хранения органа исполнительной власти по истечении сроков их временного хранения передаются в упорядоченном состоянии на постоянное хранение в государственные архивы Самарской области.
8.4.4.7. Передача электронных документов в архив производится на основании описей электронных дел, документов по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.
При передаче электронных документов 56 в архив учреждения выполняются следующие основные процедуры работы с документами:
формирование в АИС ДД органа исполнительной власти электронных дел (файлы электронных подписей и визуализированные копии текстового документа в электронном виде в формате PDF/A);
формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;
проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
проверка воспроизводимости электронных документов;
проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов на физически обособленных материальных носителях);
проверка подлинности электронной подписи, которой подписан документ в электронном виде.
8.4.4.8. Прием электронных документов в архив органа исполнительной власти по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями работника, ответственного за архив, и работника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя органа исполнительной власти или уполномоченного им должностного лица.
8.4.5. Порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации органа исполнительной власти
8.4.5.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов органов исполнительной власти при их ликвидации или реорганизации регулируется правовыми актами о ликвидации или реорганизации органов исполнительной власти.
Передача документов ликвидируемых органов исполнительной власти осуществляется ликвидационной комиссией.
В состав ликвидационной комиссии должен входить представитель управления государственной архивной службы Самарской области.
8.4.5.2. При ликвидации органа исполнительной власти:
документы постоянного срока хранения, документы по личному составу должны быть переданы в соответствующий государственный архив;
документы по личному составу должны быть переданы в государственное бюджетное учреждение Самарской области "Самарский областной государственный архив документов по личному составу";
документы с неистекшими временными сроками хранения должны быть переданы на архивное хранение в соответствующий государственный архив по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению документов отдельно за каждый год, подготовленному ликвидационной комиссией;
документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации органа исполнительной власти, уничтожаются ликвидационной комиссией в установленном порядке.
8.4.5.3. При реорганизации органов исполнительной власти документы передаются вновь возникшим органам исполнительной власти в соответствии с их компетенцией по актам приема-передачи.
Перед передачей документов органов исполнительной власти в случае ликвидации или реорганизации органов исполнительной власти проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества научно-технической обработки документов, находящихся в делопроизводстве или на архивном хранении органа исполнительной власти.
Если документы оформлены с нарушением установленных требований, то ликвидационная комиссия или реорганизуемый орган исполнительной власти организуют устранение указанных нарушений.
8.5. Организация использования архивных документов
8.5.1. Основными формами использования документов архива являются:
информационное обеспечение работников органа исполнительной власти (структурного подразделения);
исполнение запросов пользователей, в том числе запросов граждан социально-правового характера;
выдача документов и дел во временное пользование, представление копий архивных документов по запросам пользователей, в том числе в форме электронных документов.
8.5.2. Архив органа исполнительной власти должен вести учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, архивных справок, выписок, копий документов.
Архив должен рассматривать и исполнять запросы, поступившие в письменной форме.
8.5.3. Запрос пользователя должен содержать следующую информацию:
наименование юридического лица - автора запроса (для граждан - фамилия, имя, отчество (при наличии последнего);
почтовый и (или) электронный адрес, по которому должен быть дан ответ;
сведения, интересующие пользователя, и хронологические рамки запрашиваемой информации;
форму получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия);
личную подпись автора запроса (гражданина или должностного лица);
дату.
При поступлении в архив интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.
Запрос должен быть зарегистрирован в течение 3 рабочих дней с момента его поступления.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов (непрофильный запрос), в течение 7 дней со дня его регистрации направляется в учреждение (организацию), где могут храниться необходимые документы с уведомлением об этом пользователя.
Запрос, поступивший в архив органа исполнительной власти, рассматривается в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов по работе с обращениями граждан и предоставлению государственных (муниципальных) услуг.
Ответ на запрос, поступивший в орган исполнительной власти, представляется в течение 30 дней со дня его регистрации. С разрешения руководителя органа исполнительной власти этот срок может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением об этом заявителя.
8.5.4. Ответы на запросы пользователей, в том числе ответы на запросы социально-правового характера, выдаются в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии, оформленных и заверенных в установленном порядке.
При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, составляется ответ на бланке органа исполнительной власти (структурного подразделения) с указанием причин их отсутствия.
Архивная справка подписывается руководителем органа исполнительной власти или иным уполномоченным им должностным лицом и заверяется печатью организации.
Архивная справка, объем которой превышает один лист, должна быть пронумерована.
В тексте архивной справки в хронологической последовательности излагаются события с указанием видов использованных документов, их дат и номеров. Данные воспроизводятся так, как они изложены в документах.
8.5.5. Архивные выписки оформляются на бланке органа исполнительной власти с обозначением названия вида документа: "АРХИВНАЯ ВЫПИСКА".
В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.
Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Она должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.
Архивная выписка подписывается руководителем органа исполнительной власти или иным уполномоченным им должностным лицом и заверяется печатью организации.
8.5.6. Подготовленные архивом органа исполнительной власти ответы на запросы (архивные справки, архивные выписки и архивные копии) направляются заявителям с сопроводительным письмом по почте или выдаются: заявителю - при предъявлении документа, удостоверяющего личность, его представителям - при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном порядке.
8.5.7. По запросу пользователей архивные справки и архивные выписки могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересыпаться по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные архивные справки и архивные выписки заверяются электронной подписью руководителя органа исполнительной власти или иного уполномоченного им должностного лица.
8.5.8. На архивных копиях, включая архивные копии электронных документов на бумажном носителе, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа копии.
По запросу пользователей электронные копии архивных документов выдаются в электронной форме либо пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные копии архивных документов заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.
8.5.9. Копирование архивного документа органа исполнительной власти по заявкам пользователей производится на основании разрешения руководителя органа исполнительной власти или иного уполномоченного им должностного лица.
Копии документов пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются под роспись.
9. Организационно-технические мероприятия
9.1. Организация проведения заседаний Правительства области
9.1.1. Подготовка и проведение заседаний Правительства области, оформление принятых на заседаниях правовых актов осуществляются в соответствии с Регламентом Правительства Самарской области 57.
9.1.2. Проекты правовых актов, принятие которых осуществляется исключительно на заседании Правительства области, в том числе проекты, включенные в план работы Правительства области как рассматриваемые исключительно на заседании 58, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями раздела 3.2 Инструкции, представляются разработчиком в управление делопроизводства и документооборота в срок не позднее чем за 15 календарных дней до даты проведения заседания.
9.1.3. Проекты правовых актов, касающиеся использования бюджетных ассигнований резервного фонда Губернатора области, резервного фонда Правительства области, представляются разработчиком в управление делопроизводства и документооборота и включаются в повестку дня заседания Правительства области по мере готовности проекта при соблюдении сроков и порядка подготовки, обозначенных в подразделе 3.2.2 Инструкции.
9.1.4. К проекту правового акта, рассматриваемому на заседании Правительства области, прилагаются документы согласно пункту 3.2.2.6 Инструкции.
9.1.5. Члены Правительства области, руководители иных органов исполнительной власти, ответственные за подготовку проекта, подлежащего рассмотрению на заседании Правительства области, несут персональную ответственность за качество и своевременность представления материалов.
9.1.6. Управление делопроизводства и документооборота:
осуществляет контроль за своевременной подготовкой и внесением в установленном порядке материалов на рассмотрение Правительства области;
проводит лингвистическую экспертизу проекта правового акта и полную проверку пакета документов, сформированного в соответствии с пунктом 3.2.2.6 Инструкции, а в случае нарушения установленных требований обеспечивает их возврат разработчику в соответствии с пунктом 3.2.2.27 Инструкции;
подготавливает проект списка лиц, приглашаемых на заседание Правительства области для рассмотрения вопросов;
осуществляет администрирование электронной информационной системы "Заседания Правительства Самарской области и совещания, проводимые Губернатором и вице-губернаторами Самарской области", предоставляющей доступ к материалам повестки дня заседаний Правительства области в электронном виде;
подготавливает проект повестки дня заседания Правительства области для подписания Губернатором области или первым вице-губернатором - председателем Правительства области (лицом, его замещающим).
9.1.7. Одобренный проект повестки дня заседания Правительства области и материалы к нему рассылаются участникам заседания, как правило, не позднее чем за 5 дней до дня его проведения.
9.1.8. Материалы к заседанию Правительства области в обязательном порядке направляются:
членам Правительства области;
структурным подразделениям Администрации Губернатора области (руководителям Главного правового управления, департамента информационной политики Администрации Губернатора Самарской области);
главному федеральному инспектору по Самарской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе;
председателю Самарской Губернской Думы;
председателю общественной палаты Самарской области;
в прокуратуру Самарской области;
в Самарскую межрайонную природоохранную прокуратуру;
председателю молодежного правительства Самарской области.
9.1.9. Приглашение лиц, имеющих непосредственное отношение к вопросам, рассматриваемым на заседании Правительства области, обеспечивает разработчик проекта правового акта совместно с управлением делопроизводства и документооборота.
9.1.10. Во время рассмотрения вопросов на заседаниях Правительства области управлением делопроизводства и документооборота ведется стенографирование (раздел 9.2 Инструкции).
Стенограмма заседания оформляется в течение суток после его проведения в двух экземплярах, один из которых полистно визируется сотрудником, подготовившим стенограмму.
В случае принятия проекта правового акта с замечаниями один экземпляр стенограммы с подлинником проекта правового акта возвращается исполнителю для его доработки.
9.1.11. При принятии проекта правового акта с учетом высказанных в процессе рассмотрения замечаний и предложений проект возвращается управлением делопроизводства и документооборота его разработчику.
Разработчик проекта правового акта в срок, не превышающий 7 дней, если иное не установлено Губернатором области (лицом, его замещающим), первым вице-губернатором - председателем Правительства области (лицом, его замещающим), обеспечивает приведение текста проекта в соответствие с высказанными замечаниями и предложениями.
Разработчик проекта правового акта ставит отметку в правом верхнем углу на стенограмме обсуждения данного вопроса "На подпись" и передает руководителю управления делопроизводства и документооборота для подписания лицом, председательствовавшим на заседании Правительства области.
9.1.12. Если принято решение об отклонении и доработке проекта правового акта, разработчик проекта, внесший данный проект на рассмотрение Правительства области, обеспечивает доработку проекта правового акта и повторное внесение его на рассмотрение Правительства области или подписание первым вице-губернатором - председателем Правительства области в установленные сроки. Если эти сроки не оговорены, то доработка проекта осуществляется в срок до 30 календарных дней.
9.1.13. Решения, принятые на заседании Правительства области, в срок до 3 рабочих дней оформляются протоколом в соответствии с подразделом 3.3.2 Инструкции.
9.2. Стенографические работы
9.2.1. Управление делопроизводства и документооборота совместно с департаментом управления делами Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области обеспечивает стенографирование и ведение аудиозаписи заседаний Правительства области, а также мероприятий, проводимых Губернатором области.
Стенографирование указанных мероприятий осуществляется по заявкам, представляемым в управление делопроизводства и документооборота.
9.2.2. Стенографирование всех мероприятий осуществляется в специальных тетрадях, параллельно ведется запись на цифровых носителях.
9.2.3. Стенографическая запись расшифровывается, как правило, в течение суток после проведения заседания или совещания. Текст визируется полистно работником, осуществляющим стенографирование, на оборотной стороне листа.
9.2.4. Подлинники расшифрованных стенографических записей заседаний Правительства области хранятся в управлении делопроизводства и документооборота в течение года, после чего формируются в дела и передаются на архивное хранение. Цифровые записи и тетради также хранятся в управлении делопроизводства и документооборота в течение года, после чего уничтожаются.
9.2.5. Один экземпляр расшифрованных стенографических записей совещаний у Губернатора области передается ответственному за делопроизводство Губернатора области, второй хранится в управлении делопроизводства и документооборота в течение года, а затем в установленном порядке передается на архивное хранение.
9.2.6. В электронном виде расшифрованные стенографические записи хранятся не менее года, по истечении которого соответствующие файлы в установленном порядке передаются на архивное хранение.
9.2.7. Отдельные разделы (страницы) расшифрованных стенографических записей заседаний Правительства области выдаются органам исполнительной власти, ответственным за подготовку соответствующих вопросов, рассмотренных на заседаниях Правительства области, и лицам, получившим поручения председательствующего на заседании Правительства области. По прошествии надобности они уничтожаются.
9.2.8. Если на обсуждение вынесен материал секретного характера или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то стенографирование и оформление протокола этого заседания (совещания) осуществляются в соответствии с требованиями секретного делопроизводства.
9.3. Печатание, копирование и тиражирование документов
9.3.1. Все документы печатаются в структурных подразделениях органов исполнительной власти.
9.3.2. Выполнение копировально-множительных работ производится централизованно в участке компьютерной верстки и копирования государственного казенного учреждения Самарской области "Служба эксплуатации зданий и сооружений" (далее - служба), а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях.
9.3.3. В участке компьютерной верстки и копирования службы копируются служебные материалы и документы по заказам ответственных сотрудников Администрации Губернатора области и секретариата Правительства области. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы службы.
9.3.4. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги формата не более А3.
Многотиражные материалы тиражируются, как правило, с уменьшением и использованием обеих сторон листа.
Документы копируются с первого экземпляра (подлинника) документа, согласующие визы закрываются.
Документы неслужебного характера на копирование, тиражирование не принимаются.
9.3.5. Копирование документов осуществляется в порядке их поступления.
9.3.6. Срочное копирование, тиражирование служебных документов определяется руководителем управления делопроизводства и документооборота, выполняется вне очереди, определяется на бланке заказа соответствующей пометкой.
9.3.7. Работники, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику.
Ответственность за правильное установление для тиражируемого документа количества его копий несет лицо, подписавшее заказ на тиражирование.
9.3.8. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях, разрешается копирование служебных материалов и документов необходимого объема и тиража. Ответственность за правильное использование копировальной техники несет руководитель структурного подразделения в котором установлена копировальная техника.
9.4. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов
9.4.1. Печати и штампы
9.4.1.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности органа исполнительной власти, производится по решению руководителя по согласованию с руководителем службы делопроизводства.
Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации в органе исполнительной власти могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов, металлические выжимные печати для опечатывания помещений.
Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.
Заявки структурных подразделений органов исполнительной власти на изготовление печатей и штампов направляются ответственным за делопроизводство для размещения и исполнения заказов.
В случае служебной необходимости по решению руководителя органа исполнительной власти допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
Заявки на изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области подписываются Губернатором области, первым вице-губернатором - председателем Правительства области, вице-губернатором - руководителем Администрации Губернатора области соответственно.
9.4.1.2. Изготовленные печати и штампы должны учитываться с регистрацией оттисков ответственным за дел о производств о в специальном журнале, выдаваться работникам под расписку, храниться в надежно запираемых шкафах. На журналах проставляется пометка "Для служебного пользования", листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых органом исполнительной власти, не допускается.
9.4.1.3. Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым приказом органа исполнительной власти или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.
9.4.1.4. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, подписанных Губернатором области, лицом, его замещающим (гербовая печать Губернатора области), первым вице-губернатором - председателем Правительства области (лицом, его замещающим) (гербовая печать Правительства области).
Примерный перечень документов, на которых ставится оттиск гербовой печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, приведен в приложении 58 к Инструкции.
9.4.1.5. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати органа исполнительной власти. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписывающего документ, а если должность лица не указывается - инициалы подписавшего документ. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
9.4.1.6. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области, руководителя органа исполнительной власти разрешаются к использованию на копиях документов, подписанных в установленном порядке. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.
9.4.1.7. Ответственными за хранение и использование печатей и штампов устанавливаются:
мастичной гербовой печати Губернатора области, Правительства области (основной) - управление делопроизводства и документооборота;
мастичной гербовой печати Губернатора области, Правительства области (вспомогательной) - управление кадровой политики и государственных наград Администрации Губернатора области;
мастичной гербовой печати органа исполнительной власти - сотрудники, на которых возлагается эта обязанность руководителем органа исполнительной власти;
остальных металлических, мастичных печатей и штампов - соответствующие подразделения органов исполнительной власти.
9.4.1.8. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов в подразделениях органов исполнительной власти осуществляет ответственный за делопроизводство. В случае утери печати, штампа ответственный за делопроизводство незамедлительно ставится в известность.
9.4.1.9. Контроль использования печатей и штампов возлагается на руководителей. Руководитель подразделения органа исполнительной власти, которому были выданы печать или штампы, при оставлении должности обязан сдать их ответственному за делопроизводство.
9.4.1.10. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.
9.4.2. Бланки
9.4.2.1. Организация работы по изготовлению и учету бланков документов органа исполнительной власти возложена на службу делопроизводства, которая делает заявки на изготовление бланков документов, а также при необходимости их образцов (макетов), оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии, осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу изготовленных бланков документов.
Бланки писем Губернатора области и Правительства области выдаются сотрудниками канцелярии управления делопроизводства и документооборота, бланки распоряжений, постановлений Губернатора области, Правительства области - сотрудниками протокольной части.
9.4.2.2. Для ведения учета бланки документов нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в нижней части лицевой стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков. Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в органах исполнительной власти, или исполнителям под роспись в журнале учета выдачи бланков.
В структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению, передача бланков другим организациям и лицам не допускается, испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков.
1 Порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, регламентируется правилами ведения секретного делопроизводства.
2 Закон Самарской области от 10.05.95 N 3-ГД "О порядке опубликования и вступления в силу законов и иных нормативных правовых актов Самарской области".
3 Правила оформления отдельных видов документов устанавливают требования, которые могут выходить за рамки общих требований к оформлению документов.
4 Пт - единица измерения, используемая для определения величины интервала, например одинарный межстрочный интервал - 12 пт, полуторный межстрочный интервал - 18 пт и т.д.
5 См. также: Справочник по оформлению нормативных правовых актов в Администрации Президента Российской Федерации, утвержденный Государственно-правовым управлением Президента Российской Федерации.
6 Закон Самарской области от 12.10.2000 N 38-ГД "О разработке, внесении и принятии законов Самарской области".
7 Постановление Правительства Самарской области от 22.12.2010 N 670 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов".
8 Закон Самарской области от 30.09.2011 N 86-ГД "О Счетной палате Самарской области и отдельных вопросах деятельности контрольно-счетных органов муниципальных образований, расположенных на территории Самарской области".
9 Федеральный закон от 17.01.92 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации".
10 Закон Самарской области от 30.09.2011 N 86-ГД "О Счетной палате Самарской области и отдельных вопросах деятельности контрольно-счетных органов муниципальных образований, расположенных на территории Самарской области".
11 Федеральный закон от 17.01.92 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации".
12 Закон Самарской области от 10.05.95 N 3-ГД "О порядке опубликования и вступления в силу законов и иных нормативных правовых актов Самарской области".
13 Закон Самарской области от 30.09.2011 N 86-ГД "О Счетной палате Самарской области и отдельных вопросах деятельности контрольно-счетных органов муниципальных образований, расположенных на территории Самарской области".
14 Федеральный закон от 17.01.92 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации".
15 Закон Самарской области от 28.12.2005 N 235-ГД "О бюджетном устройстве и бюджетном процессе в Самарской области".
16 Постановление Правительства Самарской области от 22.12.2010 N 670 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов".
17 Утвержден приказом министерства экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области от 01.08.2008 N 63.
18 Положение о порядке и условиях командирования государственных гражданских служащих Самарской области в пределах территории Российской Федерации, утвержденное постановлением Правительства Самарской области от 16.12.2009 N 671 "О порядке и условиях командирования государственных гражданских служащих Самарской области".
19 Положение о порядке и условиях командирования государственных гражданских служащих Самарской области за пределы территории Российской Федерации, утвержденное постановлением Правительства Самарской области от 16.12.2009 N 671 "О порядке и условиях командирования государственных гражданских служащих Самарской области".
20 Порядок разработки, утверждения и реализации ведомственных целевых программ в Самарской области, утвержденный постановлением Правительства Самарской области от 16.01.2008 N 2, Порядок принятия решений о разработке, формирования и реализации государственных программ Самарской области, утвержденный постановлением Правительства Самарской области от 20.09.2013 N 498.
21 Закон Самарской области от 30.09.2011 N 80-ГД "О Правительстве Самарской области".
22 Закон Самарской области от 30.09.2011 N 86-ГД "О Счетной палате Самарской области и отдельных вопросах деятельности контрольно-счетных органов муниципальных образований, расположенных на территории Самарской области".
23 Федеральный закон от 17.01.92 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации".
24 Закон Самарской области от 28.12.2005 N 235-ГД "О бюджетном устройстве и бюджетном процессе в Самарской области".
25 Закон Самарской области от 10.05.95 N 3-ГД "О порядке опубликования и вступления в силу законов и иных нормативных правовых актов Самарской области".
26 Постановление Правительства Самарской области от 22.12.2010 N 670 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов".
27 Закон Самарской области от 30.09.2011 N 89-ГД "О Счетной палате Самарской области и отдельных вопросах деятельности контрольно-счетных органов муниципальных образований, расположенных на территории Самарской области".
ГАРАНТ:
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду Закон Самарской области от 30.09.2011 N 86-ГД
28 В соответствии с Порядком ведения реестра нормативных правовых актов органов исполнительной власти Самарской области, утвержденным постановлением Губернатора Самарской области от 03.08.2012 N 123.
29 Закон Самарской области от 10.05.95 N 3-ГД "О порядке опубликования и вступления в силу законов и иных нормативных правовых актов Самарской области".
30 Федеральный закон от 17.01.92 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации".
31 Постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.97 N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".
32 Федеральный закон от 04.01.99 N 4-ФЗ "О координации международных и внешнеэкономических связей субъектов Российской Федерации", Закон Самарской области от 09.10.2007 N 102-ГД "О соглашениях Самарской области и соглашениях (договорах) органов государственной власти Самарской области".
33 Постановление Правительства Российской Федерации от 24.07.2000 N 552 "Об утверждении Правил государственной регистрации соглашений об осуществлении международных и внешнеэкономических связей, заключенных органами государственной власти субъектов Российской Федерации", постановление Правительства Самарской области от 18.02.2009 N 47 "Об утверждении Порядка заключения органами исполнительной власти Самарской области соглашений (договоров) в сфере международного сотрудничества, внешнеэкономических и межрегиональных связей".
34 Федеральный закон от 04.01.99 N 4-ФЗ "О координации международных и внешнеэкономических связей субъектов Российской Федерации", Закон Самарской области от 10.05.95 N 3-ГД "О порядке опубликования и вступления в силу законов и иных нормативных правовых актов Самарской области", Закон Самарской области от 09.10.2007 N 102-ГД "О соглашениях Самарской области и соглашениях (договорах) органов государственной власти Самарской области".
35 Постановление Правительства Самарской области от 16.01.2008 N 2 "О разработке и реализации ведомственных целевых программ в Самарской области", постановление Правительства Самарской области от 20.09.2013 N 498 "О разработке и реализации государственных программ в Самарской области".
36 Для установления срока исполнения резолюции, поручения применяется исчисление в календарных днях. Порядок и сроки исполнения поручений, в том числе содержащихся в резолюциях, указаны в разделе 6.1 Инструкции.
37 Порядок выполнения поручений, находящихся на контроле, данных нескольким исполнителям, определен в пункте 6.1.5 Инструкции.
38 Содержание, срок подготовки и направления ответа на межведомственный запрос устанавливаются Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти".
39 Приказ Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".
40 Федеральный закон от 06.10.99 N 184-ФЗ "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации".
41 Федеральный закон от 08.05.94 N 3-ФЗ "О статусе члена Совета Федерации, статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации", Закон Самарской области от 07.02.2003 N 4-ГД "О статусе депутата Самарской Губернской Думы".
42 Постановление Правительства Самарской области от 17.09.2015 N 583 "О государственной информационной системе Самарской области "Обращения граждан".
43 Отметка о контроле проставляется с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле резолюции, поручения.
44 Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", Закон Самарской области от 31.12.2009 N 152-ГД "О предоставлении информации о деятельности государственных органов Самарской области и органов местного самоуправления муниципальных образований в Самарской области", постановление Правительства Самарской области от 13.08.2010 N 380 "Об обеспечении доступа к информации о деятельности Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области и органов исполнительной власти Самарской области, размещаемой в сети Интернет".
45 См. подраздел 3.3.4 Инструкции.
46 Требования настоящего раздела не распространяются на порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Требования настоящего раздела распространяются на порядок работы с документами на бумажной основе и иных материальных носителях служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиодокументами, машинными носителями и др.).
47 Постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.94 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности".
48 Порядок информационного взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, государственных внебюджетных фондов посредством обмена документами в электронном виде, за исключением обмена электронными сообщениями в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг, устанавливается Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25.12.2014 N 1494.
49 Перечень видов документов, передаваемых при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, государственных вне бюджетных фондов в электронном виде, утвержден распоряжением Правительства Российской Федерации от 02.04.2015 N 583-р.
50 Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
51 Особенности организации контроля за исполнением поручений и указаний Президента Российской Федерации приведены в разделе 6.2 Инструкции.
52 Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".
53 Приказ Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
54 Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222.
55 Для дел на бумажном носителе.
56 Условия хранения электронных документов отражены в разделе 2 Правил организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526.
57 Постановление Правительства Самарской области от 12.10.2011 N 555 "О Регламенте Правительства Самарской области".
58 Статья 8 Закона Самарской области от 30.07.2011 N 80-ГД "О Правительстве Самарской области".
ГАРАНТ:
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду Закон Самарской области от 30 сентября 2011 г. N 80-ГД
Приложение 1
Перечень
основных нормативных правовых актов и нормативно-методических документов, регулирующих делопроизводство
Законодательное регулирование делопроизводства
Указ Президента Российской Федерации от 28.03.2011 N 352 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации";
Федеральный закон от 17.01.92 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации";
Федеральный закон от 04.01.99 N 4-ФЗ "О координации международных и внешнеэкономических связей субъектов Российской Федерации";
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";
Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи";
постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.94 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности";
постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.95 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации";
постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.97 N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации";
постановление Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации";
постановление Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти";
постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти";
постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";
постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота";
постановление Правительства Российской Федерации от 25.12.2014 N 1494 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия";
Закон Самарской области от 10.05.95 N 3-ГД "О порядке опубликования и вступления в силу законов и иных нормативных правовых актов Самарской области";
Закон Самарской области от 12.10.2000 N 38-ГД "О разработке, внесении и принятии законов Самарской области";
Закон Самарской области от 09.10.2007 N 102-ГД "О соглашениях Самарской области и соглашениях (договорах) органов государственной власти Самарской области";
Закон Самарской области от 31.12.2009 N 152-ГД "О предоставлении информации о деятельности государственных органов Самарской области и органов местного самоуправления муниципальных образований в Самарской области";
Закон Самарской области от 30.09.2011 N 80-ГД "О Правительстве Самарской области";
Закон Самарской области от 30.09.2011 N 86-ГД "О Счетной палате Самарской области и отдельных вопросах деятельности контрольно-счетных органов муниципальных образований, расположенных на территории Самарской области";
постановление Правительства Самарской области от 22.12.2010 N 670 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов";
постановление Правительства Самарской области от 12.10.2011 N 555 "О Регламенте Правительства Самарской области";
постановление Губернатора Самарской области от 03.08.2012 N 123 "Об утверждении Порядка ведения реестра нормативных правовых актов органов исполнительной власти Самарской области"
Нормативно-методическое регулирование делопроизводства ГОСТы
Межгосударственный стандарт ГОСТ 7.32-2001 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления", утвержденный постановлением Госстандарта России от 04.09.2001 N 367-ст;
постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов");
Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования", утвержденный приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.2007 N 28-ст;
Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 N 1185-ст
Документы по совершенствованию делопроизводства
Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК011-93, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.12.93 N 299;
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденные Росархивом;
приказ Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти"
Документы для определения сроков хранения документов
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";
приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях";
приказ Минкомсвязи России N 186, ФСО России N 258 от 27.05.2015 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде"
Приложение 2
Особенности написания некоторых наименований *
Президент Российской Федерации.
Органы при Президенте Российской Федерации
Председатель Совета Безопасности Российской Федерации
Руководитель Администрации Президента Российской Федерации
Уполномоченный при Президенте Российской Федерации по правам ребенка
заместитель Руководителя Администрации Президента Российской Федерации
полномочный представитель Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе
председатель Государственного совета Российской Федерации
председатель Совета при Президенте Российской Федерации по культуре и искусству
председатель Комиссии при Президенте Российской Федерации по реабилитации жертв политических репрессий
руководитель Секретариата Руководителя Администрации Президента Российской Федерации
начальник Управления Президента Российской Федерации по государственным наградам
главный федеральный инспектор по Самарской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе
Указ Президента Российской Федерации от 26.04.2016 N 195 "О Дне нотариата"
указы Президента Российской Федерации от 15.01.2016 N 12 "Вопросы Министерства финансов Российской Федерации" и от 02.02.2016 N 41 "О некоторых вопросах государственного контроля и надзора в финансово-бюджетной сфере"
проект указа Президента Российской Федерации (наименование в кавычках)
распоряжение Президента Российской Федерации от 08.03.2016 N 39-рп "О проведении Петербургского международного юридического форума"
Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации от 1 декабря 2016 г.
Федеральное Собрание Российской Федерации
Председатель Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
Руководитель Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
председатель Комитета Совета Федерации (наименование)
член Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
Председатель Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
Первый заместитель Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
Руководитель Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
Уполномоченный по правам человека в Российской Федерации
заместитель Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
председатель Комитета Государственной Думы (наименование)
председатель Комиссии Государственной Думы (наименование)
Конституция Российской Федерации
Закон РСФСР от 26.06.91 N 1488-1 "Об инвестиционной деятельности в РСФСР"
Закон Российской Федерации от 29.05.92 N 2872-1 "О залоге"
Федеральный конституционный закон от 05.02.2014 N 3-ФКЗ "О Верховном Суде Российской Федерации"
Федеральный закон от 17.07.99 N 176-ФЗ "О почтовой связи"
Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.93 N 4462-1
Бюджетный кодекс Российской Федерации
Трудовой кодекс Российской Федерации
законы Российской Федерации
федеральные конституционные законы
федеральные законы
проект федерального конституционного закона (регистрационный номер, наименование в кавычках)
постановление Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации от 02.03.2016 N 94-СФ "О Совете по проблемам профилактики наркомании при Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации"
постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 24.02.2016 N 8361-6 ГД "О назначении членов Центральной избирательной комиссии Российской Федерации"
Правительство Российской Федерации.
Федеральные органы исполнительной власти.
Органы при Правительстве Российской Федерации
Председатель Правительства Российской Федерации
Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации
Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации
Министр юстиции Российской Федерации
заместитель Министра юстиции Российской Федерации
первый заместитель Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации - руководитель Секретариата Председателя Правительства Российской Федерации
полномочный представитель Правительства Российской Федерации в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
руководитель Федерального агентства по туризму
Федеральная служба охраны Российской Федерации
постановление Правительства Российской Федерации от 23.04.2016 N 343 "Об утверждении Правил предоставления в 2016 году субсидии из федерального бюджета некоммерческой организации, осуществляющей оказание поддержки детям, оказавшимся в трудной жизненной ситуации"
распоряжение Правительства Российской Федерации от 05.02.2016 N 164-р "Об утверждении Стратегии действий в интересах граждан старшего поколения в Российской Федерации до 2025 года"
Судебная система Прокуратура
Председатель Конституционного Суда Российской Федерации
Верховный Суд Российской Федерации
Председатель Следственного комитета Российской Федерации
Генеральная прокуратура Российской Федерации
Генеральный прокурор Российской Федерации
прокуратура Самарской области
председатель Арбитражного суда Самарской области
определение Конституционного Суда Российской Федерации
решение Конституционного Суда Российской Федерации
Избирательная система
Председатель Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
Избирательная комиссия Самарской области
территориальная (районная, городская, участковая) избирательная комиссия
председатель участковой (окружной) избирательной комиссии
Самарская Губернская Дума
председатель Самарской Губернской Думы
первый заместитель председателя Самарской Губернской Думы
заместитель председателя Самарской Губернской Думы
руководитель аппарата Самарской Губернской Думы
председатель комитета по строительству и транспорту Самарской Губернской Думы
заместитель председателя комиссии по здравоохранению, демографии и социальной политике Самарской Губернской Думы
Губернатор Самарской области
советник Губернатора Самарской области
полномочное представительство Губернатора Самарской области при Президенте Российской Федерации и Правительстве Российской Федерации
вице-губернатор - полномочный представитель Губернатора Самарской области при Президенте Российской Федерации и Правительстве Российской Федерации
Администрация Губернатора Самарской области
вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора Самарской области
первый заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области
заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель Главного правового управления Администрации Губернатора Самарской области
заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель департамента государственного управления Администрации Губернатора Самарской области
заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель секретариата Губернатора Самарской области Администрации Губернатора Самарской области
контрольно-аналитический департамент Губернатора Самарской области
Правительство Самарской области
первый вице-губернатор - председатель Правительства Самарской области
заместитель председателя Правительства Самарской области - министр управления финансами Самарской области
вице-губернатор - министр экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области
министр спорта Самарской области
заместитель министра культуры Самарской области
руководитель секретариата Правительства Самарской области
заместитель руководителя секретариата Правительства Самарской области - руководитель управления обеспечения деятельности председателя Правительства Самарской области секретариата Правительства Самарской области
заместитель руководителя секретариата Правительства Самарской области - руководитель управления делопроизводства и документооборота секретариата Правительства Самарской области
Дума городского округа Самара
председатель Думы городского округа Самара
первый заместитель председателя Думы городского округа Самара
заместитель председателя Думы городского округа Самара
председатель комитета по экономике Думы городского округа Самара
руководитель аппарата Думы городского округа Самара
Органы местного самоуправления в Самарской области
глава городского округа Самара
первый заместитель главы городского округа Самара
руководитель департамента управления имуществом администрации городского округа Самара
глава муниципального района Ставропольский Самарской области
глава администрации муниципального района Большечерниговский Самарской области
Иные наименования
начальник Главного управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по Самарской области
начальник Самарской таможни Приволжского таможенного управления Федеральной таможенной службы
начальник Средневолжского линейного управления Министерства внутренних дел Российской Федерации на транспорте
начальник Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Самарской области
председатель общественной палаты Самарской области
председатель Счетной палаты Самарской области
президент Торгово-промышленной палаты Самарской области
руководитель Управления Федеральной налоговой службы по Самарской области
Уполномоченный по правам человека в Самарской области
управляющий государственным учреждением - Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Самарской области
* Перечень наименований не является исчерпывающим и может изменяться.
Приложение 3
Образец
Приложение 4
Образец
Приложение 5
Образец
Проект
внесен Губернатором
Самарской области
Приложение 6
Образец
Проект
внесен Правительством
Самарской области
Приложение 7
Правила оформления законопроекта Самарской области
Текст законопроекта печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4.
На первой странице законопроекта, оформленного на оригинале бланка установленной формы, в пределах верхней и правой границ текстового поля через одинарный межстрочный интервал (12 пт) проставляется пометка "Проект внесён Губернатором Самарской области" или "Проект внесён Правительством Самарской области" в зависимости от субъекта права законодательной инициативы, выравнивается по правой границе текстового поля.
Законопроект имеет следующие реквизиты.
Герб Самарской области *
Наименование вида акта *.
Наименование законопроекта отделяется от наименования вида акта 3 межстрочными интервалами (36 пт) и печатается через одинарный межстрочный интервал (12 пт) шрифтом размером N 14, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру, пишется с прописной буквы. Заголовок к законопроекту отвечает на вопрос "О чем?", не берется в кавычки, точка в конце заголовка не ставится.
В наименовании законопроекта о внесении изменений в законы следует (по возможности) называть причины внесения изменений или указывать конкретную структурную единицу закона, в которую вносятся изменения, в случае внесения изменений в несколько структурных единиц (статей), но не более двух, в наименовании указывается соответствующая структурная единица, например:
О внесении изменений
в Закон Самарской области "Об административных правонарушениях
на территории Самарской области" в связи с принятием Закона
Самарской области "О земле"
или
О внесении изменений в статью 9
Закона Самарской области "О земле"
или
О внесении изменений в статьи 3 и 4
Закона Самарской области "О земле"
В случае внесения изменений в большее количество статей структурные единицы не указываются, например:
О внесении изменений в Закон Самарской области
"О бюджетном устройстве и бюджетном процессе
в Самарской области"
Текст отделяется от заголовка двойным межстрочным интервалом (24 пт) и печатается через полуторный межстрочный интервал (18 пт).
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Текст законопроекта может подразделяться на разделы, главы, статьи. Вводить структурную единицу "раздел", если в законопроекте нет глав, не следует. Возможно деление разделов на подразделы, глав на параграфы.
Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Обозначение и наименование раздела печатается одно под другим прописными буквами полужирным шрифтом по центру страницы, например:
РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА
Подраздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование подраздела печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера подраздела, после которого ставится точка, например:
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Глава нумеруется арабскими цифрами, имеет наименование. Обозначение главы печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование главы печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера главы, после которого ставится точка, например:
|
Глава 2. |
Присоединение Самарской области, органов государственной власти Самарской области к соглашению, заключенному без их участия |
Параграф обозначается знаком "§", имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами, и наименование. Наименование параграфа печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка, например:
§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
Статья законопроекта является его структурной единицей. Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Статья имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами, имеет наименование, но в исключительных случаях может его не иметь.
Обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа полужирным шрифтом. Наименование статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера статьи, после которого ставится точка.
Если статья не имеет наименования, то точка после номера статьи не ставится.
Статья подразделяется на части. Части статьи обозначаются арабской цифрой с точкой.
Части статей подразделяются на пункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.
Пункты подразделяются на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой, например:
Статья 33. Сертификация
|
1..... |
(часть 1) |
|
2....: |
(часть 2) |
|
1)...; |
(пункт 1 части 2) |
|
2)...: |
(пункт 2 части 2) |
|
а)...; |
(подпункт "а" пункта 2 части 2) |
|
б).... |
(подпункт "б" пункта 2 части 2) |
или
Статья 33
|
1..... |
(часть 1) |
|
2....: |
(часть 2) |
|
1)...; |
(пункт 1 части 2) |
|
2)...: |
(пункт 2 части 2) |
|
а)...; |
(подпункт "а" пункта 2 части 2) |
|
б).... |
(подпункт "б" пункта 2 части 2) |
В исключительных случаях части, пункты и подпункты статьи могут подразделяться на абзацы (но не более 5). Ограничение количества возможных абзацев не распространяется на статьи, содержащие перечни основных понятий, используемых в законопроекте.
Реквизит "Подпись должностного лица" оформляется в соответствии с пунктом 3.1.2.6 настоящей Инструкции.
Образец оформления законопроекта прилагается.
* Реквизит входит в состав бланка закона Самарской области и печатается при его изготовлении в типографии.
Образец
Приложение 8
Требования к оформлению пояснительной записки к законопроекту
Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующий состав реквизитов.
Наименование вида документа печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита полуторным межстрочным интервалом (18 пт), печатается строчными буквами через одинарный межстрочный интервал (12 пт), выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту закона Самарской области
"О бесплатной юридической помощи в Самарской области"
Текст отделяется от заголовка полуторным межстрочным интервалом (18 пт) и печатается через полуторный межстрочный интервал (18 пт).
Текст должен содержать сведения, указанные в абзаце четвертом пункта 3.2.1.3 Инструкции.
Пояснительная записка к законопроекту подписывается руководителем органа исполнительной власти, подготовившего законопроект.
Подпись и отметка об исполнителе оформляются в соответствии с пунктом 3.1.2.6 Инструкции.
Приложение 9
Образец
СПРАВКА
о состоянии законодательства в данной
сфере правового регулирования
Основные положения... в настоящее время регулируются:
1) Конституцией Российской Федерации;
2) федеральными законами "...";
3) указами Президента Российской Федерации;
4) постановлениями Правительства Российской Федерации;
5) законами Самарской области "...";
6) постановлениями Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области.
Приложение 10
Требования к оформлению финансово-экономического обоснования законопроекта
Финансово-экономическое обоснование законопроекта печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующий состав реквизитов.
Наименование вида документа печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита полуторным межстрочным интервалом (18 пт), печатается строчными буквами через одинарный межстрочный интервал (12 пт), выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлено финансово-экономическое обоснование, например
ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ
проекта закона Самарской области
"О муниципальной службе в Самарской области"
Текст отделяется от заголовка полуторным межстрочным интервалом (18 пт) и печатается через полуторный межстрочный интервал (18 пт).
Финансово-экономическое обоснование законопроекта подписывается руководителем органа исполнительной власти, подготовившего законопроект.
Подпись и отметка об исполнителе оформляются в соответствии с пунктом 3.1.2.6 Инструкции.
Приложение 11
Образец
ПЕРЕЧЕНЬ
нормативных правовых актов Самарской области, принятие которых необходимо для реализации проекта закона Самарской области
(наименование)
В случае принятия проекта закона Самарской области "..." необходимо принять:
1) закон Самарской области "...";
2) постановление Правительства Самарской области "...".
Приложение 12
Образец
ПЕРЕЧЕНЬ
нормативных правовых актов Самарской области, отмены, изменения, дополнения которых потребует принятие проекта закона Самарской области (наименование)
В случае принятия проекта закона Самарской области "..." подлежат признанию утратившими силу:
1) Закон Самарской области "..." (далее в скобках указываются источники официального опубликования акта (год издания, N , статья) и в хронологическом порядке все изменения к указанному акту);
2) статьи ... Закона ...;
3) постановление ...;
4) ...;
5) принятые на их основе нормативные правовые акты органов исполнительной власти.
В случае принятия проекта закона Самарской области "..." до вступления его в силу необходимо внести изменения в:
1) статьи ...;
2) ...;
3) принятые на их основе нормативные правовые акты органов исполнительной власти.
Приложение 13
Образец
Приложение 14
Образец
Лист согласования
|
Вид документа |
Закон Самарской области |
|
Заголовок |
О внесении изменений в Закон Самарской области "Об областном бюджете на 2017 година плановый период 2018 и 2019 годов" |
|
Подпись |
Меркушкин Н.И., Губернатор, Администрация Самарской области |
|
Инициатор |
Осипов И.Д., главный консультант, управление бюджетной политики и сводного бюджетного планирования |
|
Срок согласования |
25.01.2017 |
|
Дата начала процесса |
22.01.2017 |
|
Дата окончания процесса |
25.01.2017 |
Комментарии инициатора
|
Виза |
Должность |
Ф.И.О. |
Дата и время |
|
Согласен |
Заместитель председателя Правительства - министр управления финансами, министерство управления финансами |
Кандеев С.С. |
23.01.2017 14:48 |
|
Согласен |
Вице-губернатор - министр строительства Баландин А.В. |
Баландин А.В. |
23.01.2017 16:27 |
|
Согласен |
Заместитель руководителя Администрации Губернатора - руководитель Главного правового управления, Главное правовое управление |
Моргунов В.И. |
25.01.2017 11:00 |
|
Согласен |
Заместитель руководители секретариата Правительства - руководитель управления, управление делопроизводства и документооборота |
Рожкова Л.А. |
25.01.2017 11:26 |
Образец
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к проекту закона Самарской области (наименование)
|
Занимаемая должность |
Дата направления проекта на согласование, подпись ответственного за делопроизводство (исполнителя) |
Дата поступления проекта на согласование, подпись ответственного за делопроизводство (принимающего документы) |
Подпись, дата согласования |
Инициалы, фамилия |
|
Первый вице-губернатор - председатель Правительства Самарской области |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора Самарской области |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Руководитель органа исполнительной власти (разработчик проекта) |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Заместитель председателя Правительства Самарской области - министр управления финансами * |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель Главного правового управления |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Заместитель руководителя секретариата Правительства Самарской области - руководитель управления делопроизводства и документооборота |
|
|
|
И.О. Фамилия |
Примечание - Инструкция по делопроизводству (п. 3.2.1.4) предусматривает время согласования проектов законов до 5 рабочих дней.
* Для проектов правовых актов, затрагивающих финансовые правоотношения.
Приложение 15
Образец
Приложение 16
Образец
ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ
к проекту распоряжения Правительства Самарской области
|
"О внесении на рассмотрение Самарской Губернской Думы | ||||||
|
проекта закона Самарской области "О бюджете территориального фонда | ||||||
|
обязательного медицинского страхования Самарской области | ||||||
|
на 2016 год и на плановый период 2017 и 2018 годов" | ||||||
|
| ||||||
|
Докладчики: |
Фамилия Имя Отчество - директор территориального фонда обязательного медицинского страхования Самарской области |
|||||
|
|
(фамилия, имя, отчество, должность) |
|||||
|
Содокладчики: |
нет |
|||||
|
Время для обсуждения вопроса: |
10 минут |
|||||
|
Список приглашенных: |
|
|||||
|
|
(фамилия, имя, отчество, должность) |
|||||
|
Согласовано: |
|
|
||||
|
|
|
(фамилия, имя, отчество, должность) |
||||
|
Фамилия И.О. |
- |
первый вице-губернатор - председатель Правительства Самарской области |
||||
|
Фамилия И.О. |
- |
вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора Самарской области |
||||
|
Фамилия И.О. |
- |
вице-губернатор - министр экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области |
||||
|
Фамилия И.О. |
- |
заместитель председателя Правительства Самарской области - министр здравоохранения Самарской области |
||||
|
Фамилия И.О. |
- |
заместитель председателя Правительства Самарской области - министр управления финансами Самарской области |
||||
|
Фамилия И.О. |
- |
директор территориального фонда обязательного медицинского страхования Самарской области |
||||
|
Фамилия И.О. |
- |
заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель Главного правового управления Администрации Губернатора Самарской области |
||||
Образец
Замечания к проекту
|
Фамилия и инициалы, занимаемая должность |
Содержание замечания |
Заключение |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Министр, руководитель департамента (управления) ____________________
(подпись, дата)
Помощник министра,
руководителя департамента (управления) _____________________________
(подпись, дата)
Приложение 17
Образец
Приложение 18
Требования к оформлению заключения органа исполнительной власти на проект постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области
Заключение на проект постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman размером N 14 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита полуторным межстрочным интервалом (18 пт), печатается строчными буквами через одинарный межстрочный интервал (12 пт) и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области, на который подготовлено заключение.
Текст отделяется от заголовка полуторным межстрочным интервалом (18 пт) и печатается через полуторный межстрочный интервал (18 пт).
Подпись, отметка об исполнителе оформляются в соответствии с пунктом 3.1.2.6 Инструкции.
Образец прилагается.
Образец
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
на проект постановления Правительства Самарской области "О внесении изменений в постановление Правительства Самарской области от 27.11.2013 N 677 "Об утверждении государственной программы Самарской области "Развитие транспортной системы Самарской области
(2014-2025 годы)"
Рассмотрев представленный министерством транспорта и автомобильных дорог Самарской области проект постановления Правительства Самарской области "О внесении изменений в постановление Правительства Самарской области от 27.11.2013 N 677 "Об утверждении государственной программы Самарской области "Развитие транспортной системы Самарской области (2014-2025 годы)", министерство управления финансами Самарской области сообщает следующее.
Проектом постановления предусмотрено увеличение объемов финансирования программных мероприятий в 2016 году за счет средств федерального бюджета.
Учитывая, что до настоящего времени соответствующие соглашения от имени Правительства Самарской области не заключены, предлагаем исключить указанные в тексте проекта объемы финансирования или дополнить текст проекта примечанием с формулировкой "Данный объем финансирования вводится в действие отдельным постановлением Правительства Самарской области".
_________________
(далее текст не приводится)
Заместитель председателя
Правительства Самарской
области - министр управления
финансами Самарской области И.О. Фамилия
Фамилия 3324954
Приложение 19
Правила оформления
правовых актов Губернатора области, Правительства области
Проект правового акта Губернатора области, Правительства области печатается на оригинале бланка установленной формы шрифтом Times New Roman размером N 14 и имеет следующие реквизиты.
Герб Самарской области *.
Наименование вида акта *.
Дата документа *. Дата оформляется цифровым способом.
Регистрационный номер документа *. Номер документа оформляется арабскими цифрами. В распоряжении Губернатора области и Правительства области к порядковому номеру документа через дефис добавляется буква "р", например: 42-р.
Реквизиты "Наименование документа (заголовок)" и "Текст документа" оформляются в соответствии с пунктом 3.1.2.6 Инструкции.
Текстовая часть может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей - в постановлении, распорядительной - в распоряжении.
Преамбула в проектах постановлений Губернатора области завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", которое печатается прописными буквами, в проектах постановлений Правительства области - словами "Правительство Самарской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:", где последнее слово печатается прописными буквами.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений, распоряжений Губернатора области, Правительства области, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
При наличии приложений к правовому акту в тексте на них обязательно делается ссылка. Приложения к проектам постановлений и распоряжений Губернатора области, Правительства области оформляются в соответствии с пунктом 3.1.2.6 Инструкции (реквизит "Отметка о наличии приложения").
Подпись оформляется в соответствии с пунктом 3.1.2.6 Инструкции (реквизит "Подпись должностного лица").
Ниже подписи, через 2-3 одинарных межстрочных интервала (24-36 пт), от левой границы текстового поля в одну строку печатается фамилия исполнителя, его телефон, а при отсутствии места - на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (пункт 3.1.2.6 Инструкции, реквизит "Отметка об исполнителе").
Визы проставляются на оборотной стороне каждого листа первого экземпляра проекта постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области, включая приложения, в нижней его части.
Образцы прилагаются.
* Реквизит входит в состав бланка и печатается при его изготовлении в типографии.
Приложение 20
Образец
Приложение 21
Образец
Приложение 22
Образец
Приложение 23
Образец
Приложение 24
Образец
Приложение 25
Образец
Приложение 26
Образец
Лист согласования
|
Вид документа |
Постановление Губернатора |
|
Заголовок |
О досрочном прекращении полномочий члена Избирательной комиссии Самарской области с правом решающего голоса |
|
Подпись |
Меркушкин Н.И., Губернатор, Администрация Самарской области |
|
Инициатор |
Шляхов А.В., главный консультант, управление кадровой политики и государственных наград |
|
Срок согласования |
13.04.2016 |
|
Дата начала процесса |
07.04.2016 |
|
Дата окончания процесса |
12.04.2016 |
Комментарии инициатора
|
Виза |
Должность |
Ф.И.О. |
Дата и время |
|
Согласен |
Руководитель управления, управление кадровой политики и государственных наград |
Курсов С.А. |
07.04.2016 13:26 |
|
Согласен |
Заместитель руководителя Администрации Губернатора - руководитель Главного правового управления, Главное правовое управление |
Моргунов В.И. |
11.04.2016 11:27 |
|
Согласен |
Заместитель руководителя секретариата Правительства - руководитель управления, управление делопроизводства и документооборота |
Рожкова Л.A. |
12.04.2016 16:17 |
Комментарии участников
Курсов С.А.:
Моргунов В.И.:
Образец
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к проекту постановления (распоряжения) Губернатора Самарской области (наименование)
|
Занимаемая должность |
Дата направления проекта на согласование, подпись ответственного за делопроизводство (исполнителя) |
Дата поступления проекта на согласование, подпись ответственного за делопроизводство (принимающего документы) |
Подпись, дата согласования |
Инициалы, фамилия |
|
Первый вице-губернатор - председатель Правительства Самарской области |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора Самарской области |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Руководитель органа исполнительной власти (разработчик проекта) |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель Главного правового управления |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Заместитель руководителя секретариата Правительства Самарской области - руководитель управления делопроизводства и документооборота |
|
|
|
И.О. Фамилия |
Примечание - Инструкция по делопроизводству (п. 3.2.2.15) предусматривает время согласования проектов распоряжений каждым лицом до 3 рабочих дней, проектов постановлений - до 5 рабочих дней.
Приложение 27
Образец
Лист согласования
|
Вид документа |
Распоряжение Правительства |
|
Заголовок |
О ходе реализации в 2016 году государственной программы Самарской области "Управление государственными финансами и развитие межбюджетных отношений" на 2014-2020 годы, утвержденной постановлением Правительства Самарской области от 14.11.2013 N 623 |
|
Подпись |
Нефедов А.П., первый вице-губернатор - председатель Правительства |
|
Инициатор |
Немкова А.В., главный специалист, управление бюджетной политики и сводного бюджетного планирования |
|
Срок согласования |
08.04.2016 |
|
Дата начала процесса |
23.03.2016 |
|
Дата окончания процесса |
06.04.2016 |
Комментарии инициатора
|
Виза |
Должность |
Ф.И.О. |
Дата и время |
|
Согласен |
Вице-губернатор - министр экономического развития, инвестиций и торговли Кобенко А.В. |
Кобенко А.В. |
29.03.2016 19:36 |
|
Согласен |
Заместитель руководителя Администрации Губернатора - руководитель Главного правового управления, Главное правовое управление |
Моргунов В.И. |
04.04.2016 16:07 |
|
Согласен |
Заместитель руководителя секретариата Правительства - руководитель управления, управление делопроизводства и документооборота |
Рожкова Л.А. |
06.04.2016 14:24 |
Комментарии участников
Кобенко А.В.:
Моргунов В.И.:
Рожкова Л.А.:
Образец
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к проекту постановления (распоряжения) Правительства Самарской области (наименование)
|
Занимаемая должность |
Дата направления проекта на согласование, подпись ответственного за делопроизводство (исполнителя) |
Дата поступления проекта на согласование, подпись ответственного за делопроизводство (принимающего документы) |
Подпись, дата согласования |
Инициалы, фамилия |
|
Руководитель секретариата Правительства Самарской области |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Руководитель органа исполнительной власти (разработчик проекта) |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Заместитель председателя Правительства Самарской области - министр управления финансами * |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель Главного правового управления |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Заместитель руководителя секретариата Правительства Самарской области - руководитель управления делопроизводства и документооборота |
|
|
|
И.О. Фамилия |
Примечание - Инструкция по делопроизводству (п. 3.2.2.15) предусматривает время согласования проектов распоряжений каждым лицом до 3 рабочих дней, проектов постановлений - до 5 рабочих дней.
* Для проектов правовых актов, затрагивающих финансовые право отношения.
Приложение 28
Образец
Лист ознакомления
|
Вид документа |
Постановление Правительства |
|
Заголовок |
О внесении изменений в отдельные постановления Правительства Самарской области |
|
Подпись |
Нефедов А.П., первый вице-губернатор - председатель Правительства |
|
Инициатор |
Антимонов Е.К., консультант, управление доходов и налоговой политики |
|
Срок согласования |
01.04.2016 |
|
Дата начала процесса |
29.03.2016 |
|
Дата окончания процесса |
01.04.2016 |
|
Виза |
Должность |
Ф.И.О. |
Дата и время |
|
Согласен |
Заместитель председателя Правительства - министр сельского хозяйства и продовольствия, министерство сельского хозяйства и продовольствия |
Попов А.П. |
29.03.2016 14:44 |
|
Согласен |
Заместитель председателя Правительства - министр здравоохранения, министерство здравоохранения |
Гридасов Г.Н. |
29.03.2016 16:20 |
|
Согласен |
Вице-губернатор - полномочный представитель Губернатора, полномочное представительство Губернатора |
Еремин И.В. |
29.03.2016 16:49 |
|
Согласен |
Заместитель председателя Правительства - руководитель департамента по вопросам общественной безопасности, департамент по вопросам общественной безопасности |
Иванов Ю.В. |
31.03.2016 16:25 |
|
Согласен |
Заместитель председателя Правительства - руководитель департамента информационных технологий и связи, департамент информационных технологий и связи |
Казарин С.В. |
30.03.2016 16:13 |
________________
(далее текст не приводится)
Образец
ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
членов Правительства Самарской области с проектом постановления Правительства Самарской области (наименование)
|
Должность, занимаемая членом Правительства Самарской области |
Дата направления проекта для ознакомления, подпись ответственного за делопроизводство (исполнителя) |
Дата поступления проекта для ознакомления, подпись ответственного за делопроизводство (принимающего документы) |
Результаты ознакомления, подпись, дата |
Инициалы, фамилия |
|
Министр спорта Самарской области |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Министр транспорта и автомобильных дорог Самарской области |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Заместитель председателя Правительства Самарской области - министр здравоохранения Самарской области |
|
|
|
И.О. Фамилия |
Должность руководителя органа
исполнительной власти -
разработчика проекта
постановления Правительства
Самарской области И.О. Фамилия
Примечания
1. Ознакомление с проектом постановления осуществляется в сроки, установленные пунктом 3.2.2.20 Инструкции.
2. В обязательном порядке заполняются все графы.
Приложение 29
Требования к оформлению пояснительной записки к проекту постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области
Пояснительная записка к проекту постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующий состав реквизитов.
Наименование вида документа печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита полуторным межстрочным интервалом (18 пт), печатается строчными буквами через одинарный межстрочный интервал (12 пт) и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится,
В заголовке к тексту указывается полное название проекта постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области, к которому подготовлена пояснительная записка.
Текст отделяется от заголовка полуторным межстрочным интервалом (18 пт) и печатается через полуторный межстрочный интервал (18 пт).
Текст должен содержать сведения, указанные в пункте 3.2.2.7 Инструкции.
Пояснительная записка к проекту постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области подписывается руководителем органа исполнительной власти, подготовившего этот проект.
Подпись и отметка об исполнителе оформляются в соответствии с пунктом 3.1.2.6 Инструкции.
Образец прилагается.
Образец
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту распоряжения Правительства Самарской области "О предоставлении бюджетного кредита бюджету муниципального района Клявлинский Самарской области"
Проект распоряжения Правительства Самарской области "О предоставлении бюджетного кредита бюджету муниципального района Клявлинский Самарской области" подготовлен министерством управления финансами Самарской области в соответствии с постановлением Правительства Самарской области от 20.01.2016 N 14 "Об утверждении Порядка предоставления, использования и возврата бюджетных кредитов из областного бюджета местным бюджетам", регламентирующим возможность предоставления бюджетных кредитов бюджетам муниципальных образований.
По результатам проведенного анализа представленных администрацией муниципального района Клявлинский документов и на основании информации, имеющейся в министерстве, подтверждена финансовая потребность в привлекаемом муниципальным районом Клявлинский бюджетном кредите, связанная с исполнением долговых обязательств перед областным бюджетом.
________________
(далее текст не приводится)
Заместитель председателя
Правительства Самарской области -
министр управления финансами
Самарской области И.О. Фамилия
Фамилия 3332245
Приложение 30
Требования к оформлению финансово-экономического обоснования проекта постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области
Финансово-экономическое обоснование проекта постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области оформляется шрифтом Times New Roman размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующий состав реквизитов.
Наименование вида документа печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита полуторным межстрочным интервалом (18 пт), печатается строчными буквами через одинарный межстрочный интервал (12 пт) и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название проекта постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области, к которому подготовлено финансово-экономическое обоснование.
Текст отделяется от заголовка полуторным межстрочным интервалом (18 пт) и печатается через полуторный межстрочный интервал (18 пт).
Текст должен содержать сведения, указанные в пункте 3.2.2.8 Инструкции.
Финансово-экономическое обоснование проекта постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области подписывается руководителем органа исполнительной власти, подготовившего этот проект.
Подпись и отметка об исполнителе оформляются в соответствии с пунктом 3.1.2.6 Инструкции
Образец прилагается.
Образец
ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ
к проекту постановления Правительства Самарской области "Об использовании бюджетных ассигнований резервного фонда Правительства Самарской области в целях предоставления субсидии бюджету городского округа Чапаевск Самарской области на софинансирование расходных обязательств городского округа Чапаевск Самарской области по осуществлению работ по ремонту конструкций покрытий жилых домов 99-й серии"
Настоящий проект постановления предусматривает использование бюджетных ассигнований 2016 года резервного фонда Правительства Самарской области для предоставления государственной жилищной инспекцией Самарской области субсидии из областного бюджета бюджету городского округа Чапаевск Самарской области на софинансирование расходного обязательства городского округа Чапаевск Самарской области по выполнению работ по ремонту конструкций покрытий жилых домов 99-й серии, расположенных на территории городского округа Чапаевск Самарской области.
Данное расходное обязательство возникает при исполнении полномочий органов местного самоуправления вышеуказанного городского округа в Самарской области по участию в предупреждении возникновения чрезвычайной ситуации на территории городского округа Чапаевск Самарской области.
________________
(далее текст не приводится)
Руководитель государственной
жилищной инспекции
Самарской области И.О. Фамилия
Фамилия 2215411
Приложение 31
Образец
ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ
|
к проекту постановления Правительства Самарской области | ||||||
|
"Об установлении размера предельной стоимости услуг | ||||||
|
и (или) работ по капитальному ремонту общего имущества | ||||||
|
в многоквартирном доме на 2017 год" | ||||||
|
| ||||||
|
| ||||||
|
Докладчики: |
Фамилия Имя Отчество - заместитель председателя Правительства Самарской области - министр энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Самарской области |
|||||
|
|
|
|||||
|
Содокладчики: |
нет |
|||||
|
| ||||||
|
| ||||||
|
Время для обсуждения вопроса: |
5 минут |
|||||
|
| ||||||
|
Список приглашенных: |
|
|||||
|
| ||||||
|
| ||||||
|
Согласовано: |
|
|||||
|
|
(фамилия, имя, отчество, должность) |
|||||
|
| ||||||
|
Фамилия И.О. - |
руководитель секретариата Правительства Самарской области |
|||||
|
Фамилия И.О. - |
заместитель председателя Правительства Самарской области - министр управления финансами Самарской области |
|||||
|
Фамилия И.О. - |
заместитель председателя Правительства Самарской области - министр энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Самарской области |
|||||
|
Фамилия И.О. - |
заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель Главного правового управления Администрации Губернатора Самарской области |
|||||
Образец
Замечания к проекту
|
Фамилия и инициалы, занимаемая должность |
Содержание замечания |
Заключение |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Министр, руководитель департамента (управления) ____________________
(подпись, дата)
Помощник министра,
руководителя департамента (управления) ____________________
(подпись, дата)
Приложение 32
Образец
ЛИСТ РАССЫЛКИ
(закона, постановления, распоряжения, приказа)
N ____________ от "____" ______________ 2017 г.
1. Руководителям министерств _______________________________________
____________________________________________________________________
2. Руководителям департаментов _____________________________________
____________________________________________________________________
3. Руководителям иных органов исполнительной власти Самарской
области
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
4. Вице-губернатору - руководителю Администрации Губернатора
Самарской области __________________________________________________
5. Руководителю секретариата Губернатора Самарской области _________
6. Руководителю Главного правового управления Администрации
Губернатора Самарской области ______________________________________
7. Руководителю контрольного управления контрольно-аналитического
департамента Губернатора Самарской области _________________________
8. Руководителю департамента информационной политики Администрации
Губернатора Самарской области ______________________________________
9. Руководителю управления кадровой политики и государственных
наград Администрации Губернатора Самарской области _________________
10. Руководителю секретариата Правительства Самарской области ______
11. Руководителю управления делопроизводства и документооборота
секретариата Правительства Самарской области _______________________
12. В прокуратуру Самарской области (3 экз.) (постановление) _______
13. В Приволжскую транспортную прокуратуру (постановление) на адрес
электронной почты: otdel-l@ptproc.ru _______________________________
14. В Управление Министерства юстиции Российской Федерации по
Самарской области (постановление) __________________________________
15. В Управление библиотечных фондов Аппарата Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации (Парламентская
библиотека) (2 экз.)
____________________________________________________________________
16. "Консультант плюс", ЦССИ _______________________________________
17. Руководителю полномочного представительства Губернатора
Самарской области при Президенте Российской Федерации и
Правительстве Российской Федерации _________________________________
____________________________________________________________________
18. Председателю Самарской Губернской Думы _________________________
19. Руководителю Счетной палаты Самарской области __________________
20. Николаевой Н.Ю. (архив) ________________________________________
21. Покровской В.Б. ________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
________________ __________________________
(должность) (подпись, дата)
Приложение 33
Требования к оформлению обложки к документу, рассматриваемому на заседании Правительства области
Обложка документа изготавливается в типографии департамента управления делами Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области, оформляется на листе картона формата АЗ, сложенном вдвое, текст печатается полужирным шрифтом Times New Roman.
На лицевой стороне обложки в пределах верхней правой границы текстового поля шрифтом размером N 14 с прописной буквы печатается слово "Проект".
Наименование вида акта отделяется от границы верхнего поля 10 одинарными межстрочными интервалами (120 пт) (расстояние может варьироваться в зависимости от величины заголовка), первое слово (постановление, распоряжение, информация) печатаются прописными буквами, слова "Правительства Самарской области" печатаются с прописной буквы шрифтом размером Ка 20 через одинарный межстрочный интервал (12 пт).
Заголовок отделяется от наименования вида акта 2 полуторными межстрочными интервалами (36 пт) и печатается прописными буквами шрифтом размером N 14 через одинарный межстрочный интервал (12 пт). Точка в конце заголовка не ставится.
В пределах нижней границы текстового поля указывается, кем внесен проект документа - с прописной буквы печатаются слова "Проект внесен: (наименование органа исполнительной власти, внесшего проект документа)" шрифтом размером N 14 через одинарный межстрочный интервал (12 пт), точка не ставится.
Образец прилагается.
Образец
Проект
Постановление
Правительства Самарской области
ОБ УСТАНОВЛЕНИИ ОТДЕЛЬНЫХ РАСХОДНЫХ
ОБЯЗАТЕЛЬСТВ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Проект внесен: министерством строительства Самарской области |
Приложение 34
Объем
финансирования объектов капитального строительства
|
Наименование объекта капитального строительства |
Общая стоимость объекта капитального строительства в ценах текущего года 1 |
Степень готовности объекта капитального строительства, % |
Остаток сметной стоимости на 1 января текущего года в ценах текущего года |
Изменение остатка сметной стоимости в ценах текущего года, +/- |
Общий объем финансирования объекта капитального строительства в соответствии с заключенными государственными контрактами на день предоставления проекта нормативного правового акта на согласование |
Объем финансирования объекта капитального строительства, предусмотренный нормативным правовым актом в соответствующем году 2 |
Изменение объема финансирования объекта капитального строительства в соответствующем году 2 |
Объем финансирования объекта капитального строительства в соответствующем году после изменений 2 |
Причины (обоснования) изменения остатка сметной стоимости и объемов финансирования объекта капитального строительства |
|||
|
Всего |
в том числе формируемый за счет поступающих в областной бюджет средств федерального бюджета |
Всего, +/- |
в том числе формируемого за счет поступающих в областной бюджет средств федерального бюджета, +/- |
Всего |
в том числе формируемый за счет поступающих в областной бюджет средств федерального бюджета |
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1 Прилагаются документы, подтверждающие общую стоимость объекта капитального строительства.
2 В случае изменения объема финансирования объекта капитального строительства за рамками одного финансового года указанное изменение отражается в таблице в разрезе соответствующих годов.
Приложение 35
Правила оформления проектов приказов, распоряжений органов исполнительной власти, их должностных лиц
Приказ, распоряжение оформляются на оригинале бланка установленной формы шрифтом Times New Roman размером N 14.
Приказ, распоряжение имеют следующие реквизита.
Герб Самарской области *.
Наименование органа исполнительной власти *.
Наименование вида акта *.
Дата документа *. Дата оформляется цифровым, словесно-цифровым способом.
Регистрационный номер документа *. Номер оформляется арабскими цифрами и состоит из порядкового номера документа, буквы "п" для приказа и буквы "р" для распоряжения, например: N 321-п, N 17-р.
Заголовок оформляется в соответствии с пунктом 3.1.2.6 Инструкции.
Текст приказа, распоряжения может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, распоряжения. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ, распоряжение издаются на основании другого документа, то в констатирующей части, как правило, указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.
Преамбула приказа завершается словом "приказываю:", которое печатается прописными буквами.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий, возможно, с указанием исполнителя каждого действия и срока исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей могут указываться структурные подразделения или конкретные должностные лица.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, распоряжения.
При наличии приложений к правовому акту в тексте на них обязательно делается ссылка.
Реквизиты "Текст документа", "Отметка о наличии приложения", "Подпись должностного лица", "Отметка об исполнителе" оформляются в соответствии с пунктом 3.1.2.6 Инструкции.
Визы проставляются на оборотной стороне каждого листа первого экземпляра проекта приказа, распоряжения в нижней его части, включая приложения.
Образцы прилагаются.
* Реквизит входит в состав бланка и печатается при его изготовлении в типографии.
Образец
ДЕПАРТАМЕНТ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
И СВЯЗИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 19.12.2016 N 92-п
О вводе государственной информационной системы Самарской области "Обращения граждан" в эксплуатацию
Во исполнение постановления Правительства Самарской области от 17.09.2015 N 583 "О государственной информационной системе Самарской области "Обращения граждан" ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Ввести государственную информационную систему Самарской области "Обращения граждан" в эксплуатацию с 29 декабря 2016 года.
2. Опубликовать настоящий приказ в средствах массовой информации.
3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.
4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на управление региональной информатизации департамента информационных технологий и связи Самарской области.
Руководитель
департамента информационных
технологий и связи
Самарской области И.О. Фамилия
Фамилия 3351152
Образец
Министр социально-демографической и семейной политики
Самарской области
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 18 января 2017 г. N 3-р
О рассмотрении результатов независимой оценки качества оказания услуг организациями социального обслуживания за 2016 год и мерах по совершенствованию деятельности организаций социального обслуживания
В рамках реализации Федерального закона "Об основах социального обслуживания граждан в Российской Федерации":
1. Департаменту по делам инвалидов (Фамилия), департаменту по вопросам семьи и детства (Фамилия) принять к рассмотрению результаты независимой оценки качества оказания услуг организациями социального обслуживания за 2016 год.
2. Руководителям организаций-операторов организовать проведение обучающих семинаров для сотрудников организаций социального обслуживания по итогам независимой оценки, в том числе по составлению планов по улучшению качества работы на 2017-2019 годы.
________________
(далее текст не приводится)
Министр И.О. Фамилия
Фамилия 3344482
Приложение 36
Образец
СОГЛАШЕНИЕ
между Правительством Самарской области и Правительством Российской Федерации (о чем?)
г. Самара "__" ____________ 2017 г.
Правительство Самарской области в лице (должность, фамилия, имя, отчество), действующего на основании ..., и Правительство Российской Федерации в лице (должность, фамилия, имя, отчество), действующего на основании ..., далее именуемые Стороны, заключили настоящее Соглашение о нижеследующем.
________________
(далее текст не приводится)
Приложение 37
Образец
УТВЕРЖДЕНА
постановлением Правительства
Самарской области
от ____________ N ____
ГОСУДАРСТВЕННАЯ ПРОГРАММА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ "РАЗВИТИЕ ИНФРАСТРУКТУРЫ ГРАДОСТРОИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ТЕРРИТОРИИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ"
НА 2016-2019 ГОДЫ
(далее - Государственная программа)
Паспорт государственной программы
|
НАИМЕНОВАНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПРОГРАММЫ |
- |
государственная программа Самарской области "Развитие инфраструктуры градостроительной деятельности на территории Самарской области" на 2016-2019 годы |
|
ДАТА ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ О РАЗРАБОТКЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПРОГРАММЫ |
- |
поручение исполняющего обязанности вице-губернатора - председателя Правительства Самарской области Фамилия И.О. от 19.02.2014 |
|
ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПРОГРАММЫ |
- |
министерство строительства Самарской области |
|
СОИСПОЛНИТЕЛИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПРОГРАММЫ |
- |
отсутствуют |
|
УЧАСТНИКИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПРОГРАММЫ |
- |
органы местного самоуправления муниципальных образований в Самарской области (по согласованию), юридические лица, участвующие в мероприятиях, предусмотренных подпрограммами Государственной программы (по согласованию) |
|
ЦЕЛЬ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПРОГРАММЫ |
- |
обеспечение устойчивого развития территории Самарской области и создание благоприятного инвестиционного климата в сфере строительства на территории Самарской области |
|
ЗАДАЧИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПРОГРАММЫ |
- |
обеспечение устойчивого развития территории Самарской области посредством реализации документов территориального планирования Самарской области;
________________ (далее текст не приводится) |
|
ПОКАЗАТЕЛИ (ИНДИКАТОРЫ) ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПРОГРАММЫ |
- |
доля внесенных изменений в Схему территориального планирования Самарской области в общем количестве изменений, внесение которых требуется по результатам мониторинга процессов пространственного развития территории Самарской области и реализации Схемы территориального планирования Самарской области;
________________ (далее текст не приводится) |
|
ПОДПРОГРАММЫ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ РЕАЛИЗАЦИИ |
- |
подпрограмма "Обеспечение реализации документов территориального планирования Самарской области" на 2016-2019 годы. Цель подпрограммы - обеспечение устойчивого развития территории Самарской области посредством реализации документов территориального планирования Самарской области;
________________ (далее текст не приводится) |
|
ИНЫЕ ПРОГРАММЫ С УКАЗАНИЕМ ЦЕЛЕЙ И СРОКОВ РЕАЛИЗАЦИИ |
- |
отсутствуют |
|
ПЛАНЫ МЕРОПРИЯТИЙ С УКАЗАНИЕМ ЦЕЛЕЙ И СРОКОВ РЕАЛИЗАЦИИ |
- |
отсутствуют |
|
ЭТАПЫ И СРОКИ РЕАЛИЗАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПРОГРАММЫ |
- |
2016-2019 годы. Реализация Государственной программы не предусматривает выделение отдельных этапов, поскольку основные программные мероприятия рассчитаны на реализацию в течение всего периода действия Государственной программы |
|
ОБЪЕМЫ БЮДЖЕТНЫХ АССИГНОВАНИЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПРОГРАММЫ |
- |
общий объем финансирования Государственной программы в 2016-2019 годах составит 1 743 351,852 тыс. рублей, в том числе: в 2016 году - 480 817,540 тыс. рублей;
________________ (далее текст не приводится) |
|
ОЖИДАЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ РЕАЛИЗАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПРОГРАММЫ |
- |
своевременная и достоверная актуализация Схемы территориального планирования Самарской области, в том числе систематическое обновление материалов в текстовом и графическом виде; повышение качества контроля за реализацией мероприятий по размещению объектов регионального значения, предусмотренных Схемой территориального планирования Самарской области;
________________ (далее текст не приводится) |
1. Характеристика текущего состояния, основные проблемы развития инфраструктуры градостроительной деятельности на территории Самарской области, анализ социальных, финансово-экономических и прочих рисков реализации Государственной программы
На современном этапе именно градостроительная деятельность становится инструментом разработки и реализации политики инвестирования на отдельных территориях, так как определяет сферы приоритетного вложения капитала с получением максимального социально-экономического эффекта. Развитие инфраструктуры градостроительной деятельности способствует обеспечению адресности инвестиций, расширению их диапазона (иностранные, государственные, частные, корпоративные инвестиции), повышению конкурентоспособности территорий.
______________________
(далее текст не приводится)
2. Приоритеты и цели региональной политики в сфере развития инфраструктуры градостроительной деятельности, описание целей и задач Государственной программы, планируемые конечные результаты реализации Государственной программы
Приоритетами региональной политики в сфере развития инфраструктуры градостроительной деятельности являются:
обеспечение реализации на территории Самарской области документов территориального планирования Российской Федерации, документов территориального планирования Самарской области, документов территориального планирования муниципальных образований Самарской области;
______________________
(далее текст не приводится)
Приложение 38
Правила оформления протоколов заседаний, совещаний
Протоколы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman размером N 14 в соответствии с пунктом 3.1.2.6 Инструкции.
Протокол имеет следующий состав реквизитов.
Наименование вида документа - протокол. Слово "ПРОТОКОЛ" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом Times New Roman размером N 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания, например:
ЗАСЕДАНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
или
совещания у Губернатора Самарской области
И.О.ФАМИЛИЯ
Отделяется от предыдущего реквизита 1-2 полуторными интервалами (18-36 пт), печатается через полуторный межстрочный интервал (18 пт) и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола печатаются через одинарный межстрочный интервал (12 пт) от предыдущего реквизита полужирным шрифтом, выравниваются по правому краю, подчеркиваются. Дата оформляется словесно-цифровым способом.
Номер протокола заседания Правительства области печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N " и порядкового номера протокола.
Номер протокола совещания у Губернатора области, первого вице-губернатора области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области состоит из знака "N ", инициала имени и фамилии председательствовавшего, индекса подразделения, ответственного за подготовку совещания, а также порядкового номера протокола в пределах календарного года, например:
от 28 июля 2012 г. N НМ-36-33
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части текста протокола указываются инициалы и фамилия председательствовавшего (председателя) на заседании (совещании), должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании).
Слово "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ", наименование должности председательствовавшего, его инициалы и фамилия печатаются по центру прописными буквами через полуторный межстрочный интервал (18 пт).
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже через 1-2 одинарных межстрочных интервала (12-24 пт) печатаются наименования должностей присутствовавших, справа - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут быть указаны обобщенно, например:
руководители министерств, департаментов, управлений.
Фамилии указываются в алфавитном порядке.
Основная часть протокола печатается через полуторный межстрочный интервал (18 пт), включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.
Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру, подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Наименования вопросов и фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал (12 пт).
Ниже указывается принятое по этому вопросу решение.
Подпись оформляется в соответствии с общими правилами оформления документов (пункт 3.1.2.6 Инструкции, реквизит "Подпись должностного лица").
Гриф (пометка) ограничения доступа к документу печатается в правом верхнем углу первого листа протокола и подчеркивается. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) ограничения доступа к документу через одинарный межстрочный интервал (12 пт) и центрируется по отношению к грифу.
Образцы прилагаются.
Образец
ПРОТОКОЛ
ЗАСЕДАНИЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
____________________________________________________________________
от 13 апреля 2016 г. N 7
ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ
ПЕРВЫЙ
ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР -
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПРАВИТЕЛЬСТВА
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
И.О.ФАМИЛИЯ
|
Присутствовали: |
|
|
|
Члены Правительства Самарской области |
- |
инициалы и фамилии в алфавитном порядке |
|
Председатель Самарской Губернской Думы |
- |
инициалы и фамилия |
|
Председатель общественной палаты Самарской области |
- |
инициалы и фамилия |
|
Директор территориального фонда обязательного медицинского страхования Самарской области |
- |
инициалы и фамилия |
|
Председатель молодежного правительства Самарской области |
- |
инициалы и фамилия |
|
И.о. министра промышленности и технологий Самарской области |
- |
инициалы и фамилия |
|
И.о. министра спорта Самарской области |
- |
инициалы и фамилия |
|
И.о. министра транспорта и автомобильных дорог Самарской области |
- |
инициалы и фамилия |
|
Заместитель министра строительства Самарской области |
- |
инициалы и фамилия |
|
Заместитель министра управления финансами Самарской области |
- |
инициалы и фамилия |
|
Первый заместитель прокурора Самарской области |
- |
инициалы и фамилия |
|
Ответственные работники Администрации Губернатора Самарской области и секретариата Правительства Самарской области | ||
|
Представители средств массовой информации | ||
|
I. |
О внесении на рассмотрение Самарской Губернской Думы проекта закона Самарской области "Об исполнении бюджета территориального фонда обязательного медицинского страхования Самарской области" за 2015 год" |
|
(фамилия, фамилия) | |
|
|
1. Проект принять. |
Голосовали единогласно.
______________________
(далее текст не приводится)
Первый
вице-губернатор -
председатель Правительства
Самарской области И.О. Фамилия
Образец
ПРОТОКОЛ
совещания у Губернатора Самарской области
И.О.ФАМИЛИЯ
____________________________________________________________________
от 13 апреля 2016 г. N НМ-6
|
Присутствовали: |
|
|
|
Министры Самарской области |
- |
инициалы и фамилии в алфавитном порядке |
|
Вице-губернатор - полномочный представитель Губернатора Самарской области при Президенте Российской Федерации и Правительстве Российской Федерации |
- |
инициалы и фамилия |
|
Заместитель министра экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области - руководитель департамента управления проектами и программами министерства экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области |
- |
инициалы и фамилия |
|
Генеральный директор открытого акционерного общества "Росипподромы" |
- |
инициалы и фамилия |
|
Директор по инвестициям в региональные инфраструктурные проекты закрытого акционерного общества "Лидер" |
- |
инициалы и фамилия |
О реализации проекта "Строительство конно-спортивного комплекса с ипподромом на территории Самарской области
____________________________________________________________________
(фамилия, фамилия, фамилия, фамилия)
1. Министерству энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Самарской области (фамилия) проработать вопрос об электроснабжении ипподрома и конно-спортивной школы на период строительства и эксплуатации объектов.
2. Рекомендовать открытому акционерному обществу "Росипподромы" (фамилия) представить в министерство экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области ... .
______________________
(далее текст не приводится)
Губернатор
Самарской области И.О. Фамилия
Образец
ПРОТОКОЛ
совещания у вице-губернатора -
руководителя Администрации Губернатора Самарской области
И.О.ФАМИЛИЯ
____________________________________________________________________
от 11 апреля 2016 г. N ДО-4
|
Присутствовали: |
|
|
|
Министр образования и науки Самарской области |
- |
инициалы и фамилия |
|
Врио министра имущественных отношений Самарской области |
- |
инициалы и фамилия |
|
И.о. министра строительства Самарской области |
- |
инициалы и фамилия |
|
Руководитель департамента градостроительства городского округа Самара |
- |
инициалы и фамилия |
|
Главный инженер проекта государственного унитарного предприятия Самарской области "ТеррНИИгражданпроект" |
- |
инициалы и фамилия |
|
Руководитель управления государственной архивной службы Самарской области |
- |
инициалы и фамилия |
О подготовке к строительству образовательного учреждения
____________________________________________________________________
(фамилия, фамилия, фамилия, фамилия)
1. Министерству строительства Самарской области (фамилия):
______________________
(далее текст не приводится)
2. Министерству образования и науки Самарской области (фамилия):
______________________
(далее текст не приводится)
Вице-губернатор -
руководитель Администрации
Губернатора Самарской области И.О. Фамилия
Образец
Гриф ограничения
доступа к документу
Экз. N ____
ПРОТОКОЛ
заседания комиссии (наименование)
____________________________________________________________________
от ______________ N _______
ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ
(полное наименование должности)
И.О.ФАМИЛИЯ
|
Присутствовали: |
|
|
|
Заместитель председателя комиссии |
- |
инициалы и фамилия |
|
Секретарь комиссии |
- |
инициалы и фамилия |
|
Члены комиссии |
- |
инициалы и фамилии в алфавитном порядке |
|
Руководители, заместители руководителей органов исполнительной власти Самарской области |
- |
инициалы и фамилии в алфавитном порядке |
|
Ответственные работники секретариата Правительства Самарской области | ||
|
Представители средств массовой информации | ||
I. О мерах по недопущению затопления территорий Самарской области, защите источников водоснабжения населения и очистных сооружений
____________________________________________________________________
(фамилия, фамилия)
______________________
(далее текст не приводится)
Полное наименование должности,
председатель комиссии И.О. Фамилия
Приложение 39
Правила оформления проектов резолюций, поручений на бланке
Проекты резолюций, поручений оформляются с использованием соответствующих бланков формата А6, А4.
Бланк резолюции имеет следующий состав реквизитов:
Герб Самарской области;
наименование должности лица, вынесшего резолюцию.
Бланк поручения имеет следующий состав реквизитов:
Герб Самарской области;
наименование должности лица, давшего поручение;
наименование вида документа.
Текст резолюции, поручения должностного лица содержит принятое им решение по документу (определение ответственных, указание по исполнению документа, дату представления информации (доклада) об исполнении).
Текст резолюции отделяется от предыдущего реквизита 1-2 одинарными межстрочными интервалами (12-24 пт), печатается шрифтом Times New Roman размером N 12 на листах формата А6, N 14 - на листах формата А4 через одинарный межстрочный интервал (12 пт). При направлении резолюции органам исполнительной власти в тексте резолюции указываются фамилии и инициалы их руководителей. При наличии нескольких исполнителей заданий, содержащихся в резолюции, фамилии и инициалы должностных лиц располагают одну под другой через одинарный межстрочный интервал (12 пт).
Текст поручения отделяется от предыдущего реквизита 1-2 одинарными межстрочными интервалами (12-24 пт), печатается через полуторный межстрочный интервал (18 пт) шрифтом Times New Roman размером N 14. Если поручение адресуется органу исполнительной власти, в скобках после его наименования указывается фамилия руководителя, если поручение дается должностному лицу, после наименования должности указываются его фамилия и инициалы.
Заголовок к тексту поручения не является обязательным реквизитом. При наличии заголовка он печатается со строчной буквы и оформляется согласно пункту 3.1.2.6 Инструкции.
Подпись состоит из личной подписи, инициалов и фамилии руководителя, вынесшего резолюцию, давшего поручение. Инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля.
Дата подписания резолюции, поручения оформляется словесно-цифровым способом и печатается по центру ниже реквизита "Подпись".
Образцы прилагаются
Образец А6
Образец А6
Образец
ГУБЕРНАТОР
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
____________________________________________________________________
ПОРУЧЕНИЕ
1. Рекомендовать главам администраций муниципальных районов Самарской области в срок до 03.04.2017 представить в государственную жилищную инспекцию Самарской области дефектные ведомости на проведение работ по капитальному ремонту общего имущества ... .
______________________
(далее текст не приводится)
2. Государственной жилищной инспекции Самарской области (фамилия):
выполнить проверку дефектных ведомостей, представленных органами местного самоуправления муниципальных образований в Самарской области;
в срок до 01.05.2017 направить согласованные дефектные ведомости в некоммерческую организацию "Региональный оператор Самарской области "Фонд капитального ремонта".
И.О. Фамилия
Приложение 40
Правила оформления проектов служебных писем
1. Общие требования
Письма оформляются с использованием электронных шаблонов при подготовке писем в АИС ДД или на бланках установленной формы.
Письмо имеет следующий состав реквизитов.
Дата оформляется цифровым способом.
Исходящий помер в письмах за подписью Губернатора области и первого вице-губернатора - председателя Правительства области состоит из индекса должностного лица, индекса вопроса и порядкового номера по единой нумерации с начала года, например:
1-43/23 (6-43/51).
Заголовок к тексту письма оформляется в соответствии с пунктом 3.1.2.6 Инструкции.
Текст письма отделяется от заголовка 2-3 одинарными межстрочными интервалами (24-36 пт) и печатается через полуторный межстрочный интервал (18 пт).
При адресовании письма должностному или частному лицу его текст начинается с уважительного обращения к адресату, которое печатается по центру, например:
Уважаемый ...........................!
Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.
Другие особенности оформления служебных писем изложены в пункте 3.1.2.6 Инструкции.
Образец прилагается.
Образец
2. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами
Письма зарубежным адресатам оформляются на бланках.
Переписка Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области и вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.
Адрес отправителя, в случае если он не является составной частью бланка, должен быть напечатан в правом верхнем углу письма, выровнен по левому краю.
Адресат включает инициал имени (имя) и фамилию адресата, его должность, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, графства (штата), почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.
Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть не более шести, а количество знаков в строке - не более 30. Если в строке более 30 знаков, то реквизит можно оформить шрифтом меньшего размера. Реквизит "Адресат" должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон и т.д.), учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило), страну назначения.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес, например:
American National Social Institute
15 Noth 32nd Street
NEW YORK, N.Y. 12148
USA
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, потом почтовый адрес, например:
Mr. A.Widmar
Chairman
D.Coke and Son Ltd
LONDON SWK48C
ENGLAND
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес, например:
z.H. Herr Alexander Niedens
Forsterbahnried 8a
78247 Hilzingen/Twiefeld
GERMANY
Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке или под реквизитом "Адрес" и оформляется словесно-цифровым способом, вид написания зависит от традиционно принятого в стране, на чьем языке составлено письмо.
Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.
Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом. При наличии информирует получателя письма о содержании последнего.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссыпка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:
"Уважаемые господа" - к организации в целом;
"Уважаемый господин (фамилия)" - к мужчине;
"Уважаемая госпожа (фамилия)" - к женщине;
"Уважаемый господин Председатель (Директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.
В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.
Обращение отделяется от текста письма 2 одинарными межстрочными интервалами (24 пт).
Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей. Смысловые части текста документа разделяются абзацами.
Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма. При переводе допускается сокращенная форма оформления этого реквизита как с указанием, какие именно дополнительные материалы приложены к письму, так и без него.
В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы, которые находятся в непосредственной связи с обращением к адресату: "С уважением,", "Искренне Ваш,", "С наилучшими пожеланиями," и т.д. Данный реквизит на письме выравнивается по левому краю документа.
Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициал имени и фамилию.
Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал (12 пт) и центрируется относительно самой длинной строки, длина которой не должна превышать 8 см.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом и фамилией пробел не ставится.
Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.
При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул (при наличии), инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности и название города, где он находится. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами, например:
HER MAJESTY
THE QUEEN
ELIZABETH II
BUCKINGHAM PALACE
London SW1A 1AA
Текст такого письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц, например: "Ваше Превосходительство", "Ваше Величество". Обращение печатается с красной строки.
Подпись состоит из наименования должности лица, от имени которого посылается письмо, его личной подписи, инициала имени и фамилии.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал (12 пт) и центрируется относительно самой длинной строки.
При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается.
Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.
Письма зарубежным адресатам оформляются на русском языке с приложением неофициального перевода текста письма с расшифровкой подписи и полного наименования должности лица, подписывающего документ.
Образцы прилагаются.
Образец
Mr. Roland Stein
Acting Director
AbenteuerUrlaub GmbH
Kaiser Str. 190
D-60437 Frankfurt
GERMANY
Уважаемый господин Штайн!
В связи с Вашим обращением сообщаем, что...
______________________
(далее текст не приводится)
С наилучшими пожеланиями,
Наименование должности И.Фамилия
Образец
ГЕНЕРАЛЬНОМУ ДИРЕКТОРУ
ВСЕМИРНОЙ ТОРГОВОЙ
ОРГАНИЗАЦИИ
господину РОБЕРТУ КАРВАЛЬЮ
ДИ АЗЕВЕДУ
Женева, ШВЕЙЦАРИЯ
Господин Генеральный директор!
Имею честь сообщить, что ...
______________________
(далее текст не приводится)
С уважением,
Наименование должности И.Фамилия
Приложение 41
Правила оформления проектов служебных телеграмм
1. Общие требования
Проекты служебных телеграмм оформляются на листах бумаги формата А4.
Телеграммы имеют следующий состав реквизитов.
Адресат оформляется в соответствии с требованиями пункта 3.1.2.6 Инструкции, причем сначала указывается адрес (куда), затем - адресат (кому). В состав адресата может входить полный или условный телеграфный адрес организации:
Москва, ул. Короленко, д. 8
или
Минск 125 "Металл"
Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:
Отрадный Самарской области
или
Ханты-Мансийск Тюменской области
Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса полуторным межстрочным интервалом (18 пт).
Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например:
Руководителям
органов исполнительной власти
Самарской области
При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:
Губернатору Санкт-Петербурга
И.О. Фамилия
Текст служебной телеграммы оформляется в соответствии с требованиями пункта 3.1.2.6 Инструкции. Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается по центру. Текст не должен превышать двух машинописных страниц.
Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
Подпись оформляется в соответствии с пунктом 3.1.2.6 Инструкции.
Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя полный почтовый адрес отправителя, наименование органа исполнительной власти, фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.
Телеграмма составляется и передается на отправку в двух экземплярах.
Образец прилагается.
2. Особенности оформления проектов международных служебных телеграмм
Текст международных телеграмм должен быть напечатан латинскими буквами.
Фамилия, имя и адрес отправителя, указываемые после содержания международной телеграммы, могут быть напечатаны буквами русского или латинского алфавита.
Адрес печатается в следующей последовательности:
наименование адресата (в именительном падеже);
место нахождения (жительства) адресата;
наименование пункта назначения и название страны (должны быть выделены отдельной строкой адреса).
Образец
ул. Чапаевская, д. 89,
г. Самара, 443099
Ректору
Самарского государственного
медицинского университета
И.О. Фамилия
ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА
Уважаемый ....................!
______________________
(далее текст не приводится)
Губернатор
Самарской области И.О. Фамилия
____________________________________________________________________
443006, Самара, ул. Молодогвардейская, д. 210
Правительство Самарской области
(Вручить 22.02.2017)
Приложение 42
Образец
Приложение 43
Образцы оформления
отметок о срочности доставки документов
|
|
СРОЧНО
______________________ (индекс подразделения)
_________________________________________ (подпись)
__________________________________ (Фамилия И.О.)
Дата _________ Время ______ ч. ____ м. к N * _______________________________
|
|
|
|
ВРУЧИТЬ НЕМЕДЛЕННО
______________________ (индекс подразделения)
_________________________________________ (подпись)
__________________________________ (Фамилия И.О.)
Дата _________ Время ______ ч. ____ м. к N * _______________________________
|
|
* Проставляется учетный номер документа или его краткое наименование, например: "к N 1-43/23 с поручением" или "к письму А.П. Нефедова от 20.02.2017".
Приложение 44
Образец
Оформление
номенклатуры дел структурного подразделения органа исполнительной власти
Наименование органа
исполнительной власти
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
На ________________ год
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество томов (частей) |
Срок хранения и N статьи по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Название раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения _____________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной
комиссии структурного
подразделения
от "___" ___________ N ____
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в __________ году в структурном подразделении
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой "ЭПК" |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
ИТОГО |
|
|
|
Наименование должности
ответственного
за делопроизводство
в структурном подразделении _____________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________________
(дата)
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности лица,
передавшего сведения _____________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________________
(дата)
Приложение 45
Образец
Оформление номенклатуры дел органа исполнительной власти
Наименование органа УТВЕРЖДАЮ
исполнительной власти
____________________________
(наименование должности
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ руководителя органа
исполнительной власти)
________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
На ________________ год _____________________
(дата)
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество дел |
Срок хранения дела и N статьи по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Название раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
Наименование должности
ответственного
за делопроизводство органа
исполнительной власти _____________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________________
(дата)
Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной комиссии органа исполнительной власти
от "___" _____________ N ____ |
СОГЛАСОВАНО Протокол экспертно- проверочной комиссии при управлении государственной архивной службы Самарской области
от "___" _____________ N ____ |
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в __________ году в органе исполнительной власти
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой "ЭПК" |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
ИТОГО |
|
|
|
Наименование должности
ответственного
за делопроизводство органа
исполнительной власти _____________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________________
(дата)
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности лица,
передавшего сведения _____________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________________
(дата)
Приложение 46
Образец
Форма обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу
____________________________________________________________________
(наименование государственного (муниципального) архива)
____________________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти)
____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
ДЕЛО N _______ ТОМ N ________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(заголовок дела)
____________________________________________________________________
(крайние даты)
На ______ листах
Хранить ________
|
|
|
Ф. N _________________ |
|
Оп. N _________________ |
|
Д. N _________________ |
|
|
|
|
Приложение 47
Образец
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________
В деле подшито и пронумеровано ______________________________ листов
(цифрами и прописью)
с N _______________________ по N ______________________, в том числе:
литерные номера листов _____________________________________________;
пропущенные номера листов __________________________________________;
+ листов внутренней описи __________________________________________.
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
|
|
|
Наименование должности
работника _____________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________________
(дата)
Приложение 48
Образец
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _______________________
|
N п/п |
Регистрационный индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Итого __________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю
опись документов дела _____________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________________
(дата)
Приложение 49
Образец
Форма акта об утрате документов
Наименование органа исполнительной власти
АКТ
___________ N ____________ об утрате документов |
УТВЕРЖДАЮ _________________________________ (наименование должности руководителя органа исполнительной власти) _________ ______________________ (подпись) (расшифровка подписи) _________________________ (дата) |
Фонд N _____________________________________________________________
(название фонда)
В результате ___________________________________________ установлено
отсутствие в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом меры
по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем
считаем возможным снять с учета:
|
N п/п |
Опись N |
Ед. хр. N |
Заголовок ед. хр. |
Крайние даты |
Количество листов (объем, Мб) |
Предполагаемые причины отсутствия |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Итого ______________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных документов может быть частично восполнено
следующими ед. хр.: ________________________________________________
(номера ед. хр. и их групповые заголовки)
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) __________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной комиссии органа исполнительной власти от "___" __________ N ______ |
СОГЛАСОВАНО Протокол экспертно-проверочной комиссии при управлении государственной архивной службы Самарской области от "___" __________ N ______ |
Изменения в учетные документы внесены.
Приложение 50
Образец
Форма карты-заместителя дела
Наименование органа
исполнительной власти
Наименование структурного
подразделения
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело _______________________________________________________________
(N и название)
Опись ______________________________________________________________
(N и название)
Фонд _______________________________________________________________
(N и название)
Выдано во временное пользование:
|
N п/п |
Ф.И.О. пользователя |
Дата выдачи |
Дата возврата |
Подпись выдавшего дело |
Подпись получившего дело |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 51
Образец
Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению
Наименование органа исполнительной власти
АКТ
___________ N ____________ о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению |
УТВЕРЖДАЮ _________________________________ (наименование должности руководителя органа исполнительной власти) _________ ______________________ (подпись) (расшифровка подписи) _________________________ (дата) |
На основании _______________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N _________________
(название фонда)
|
N п/п |
Заголовок дела (групповой заголовок документов) |
Годы |
Номер описи * |
Номер ед.хр. по описи |
Количество ед. хр. |
Сроки хранения и N статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Итого _____________________________ ед. хр. за _______________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного срока хранения за ________ годы утверждены ЭПК
____________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от __________________ N _______________)
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) __________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии
органа исполнительной власти
от "___" __________ N ______
Документы в количестве ____________________________________ ед. хр.:
на бумажном носителе весом __________ кг сданы на уничтожение,
на электронном носителе сданы на уничтожение _________________
____________________________________________________________________.
(способ уничтожения)
Наименование должности
работника, сдавшего документы __________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности
работника, внесшего изменения
в учетные документы __________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________________
(дата)
* При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются.
Приложение 52
Образец
Форма описи дел постоянного хранения органа исполнительной власти (структурного подразделения)
Наименование органа УТВЕРЖДАЮ
исполнительной власти __________________________________
(наименование должности
Наименование структурного руководителя органа исполнительной
подразделения органа власти (структурного подразделения)
исполнительной власти
_________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Фонд N _____________
______________________
ОПИСЬ N ____________ (дата)
дел постоянного хранения
за ________________ год
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Название раздела | |||||
|
|
|
|
|
|
|
В данную опись внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _______________________ по N ______________________, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________;
пропущенные номера: ________________________________________________.
Наименование должности
составителя описи __________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Наименование должности
ответственного за
делопроизводство
(лица, ответственного за архив) __________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии органа исполнительной власти (структурного подразделения)
от _____________ N ____________ |
УТВЕРЖДЕНО
Протокол экспертно- проверочной комиссии при управлении государственной архивной службы Самарской области от _____________ N ____________ |
Приложение 53
Образец
Форма описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения органа исполнительной власти (структурного подразделения)
Наименование органа УТВЕРЖДАЮ
исполнительной власти __________________________________
(наименование должности
Наименование структурного руководителя органа исполнительной
подразделения органа власти (структурного подразделения)
исполнительной власти
_________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Фонд N _____________
______________________
ОПИСЬ N ____________ (дата)
дел временного (свыше 10 лет)
срока хранения
за ________________ год
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Срок хранения |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Название раздела | ||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _______________________ по N ______________________, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________,
пропущенные номера: ________________________________________________.
Наименование должности
составителя описи __________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Наименование должности
ответственного за
делопроизводство
(лица, ответственного за архив) __________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО
Протокол
экспертной комиссии
органа исполнительной власти
(структурного подразделения)
от _____________ N ____________
Приложение 54
Образец
Форма описи дел по личному составу органа исполнительной власти (структурного подразделения)
Наименование органа УТВЕРЖДАЮ
исполнительной власти __________________________________
(наименование должности
Наименование структурного руководителя органа исполнительной
подразделения органа власти (структурного подразделения)
исполнительной власти
_________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Фонд N _____________
______________________
ОПИСЬ N ____________ (дата)
дел по личному составу
за ________________ год
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Срок хранения |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Название раздела | ||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _______________________ по N ______________________, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________;
пропущенные номера: ________________________________________________.
Наименование должности
составителя описи __________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Наименование должности
ответственного за
делопроизводство
(лица, ответственного за архив) __________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии органа исполнительной власти (структурного подразделения)
от _____________ N ____________ |
СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертно- проверочной комиссии при управлении государственной архивной службы Самарской области от _____________ N ____________ |
Приложение 55
Образец
Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения органа исполнительной власти (структурного подразделения)
Наименование органа УТВЕРЖДАЮ
исполнительной власти __________________________________
(наименование должности
Наименование структурного руководителя органа исполнительной
подразделения органа власти (структурного подразделения)
исполнительной власти
_________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Фонд N _____________
______________________
ОПИСЬ N ____________ (дата)
электронных дел,
документов постоянного хранения
за ________________ год
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Объем, Мб |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Название раздела | |||||
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _______________________ по N ______________________, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________;
пропущенные номера: ________________________________________________.
Наименование должности
составителя описи __________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Наименование должности
ответственного за
делопроизводство
(лица, ответственного за архив) __________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии органа исполнительной власти (структурного подразделения)
от _____________ N ____________ |
УТВЕРЖДЕНО
Протокол экспертно- проверочной комиссии при управлении государственной архивной службы Самарской области от _____________ N ____________ |
ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N ____________
электронных дел,
документов постоянного хранения
за ________________ год
Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела: *
N ед. хр. по описи __________________. Индекс дела ________________.
Заголовок дела ____________________________________________________
|
Дата документа |
Рег. N документа |
Наименование документа |
Объем, Мб |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
Наименование должности
составителя описи __________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
* Составляется на каждое электронное дело.
Приложение 56
Образец
Форма описи электронных дел, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения органа исполнительной власти (структурного подразделения)
Наименование органа УТВЕРЖДАЮ
исполнительной власти __________________________________
(наименование должности
Наименование структурного руководителя органа исполнительной
подразделения органа власти (структурного подразделения)
исполнительной власти
_________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Фонд N _____________
______________________
ОПИСЬ N ____________ (дата)
электронных дел, документов
временного (свыше 10 лет)
срока хранения
за ________________ год
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Срок хранения |
Объем, Мб |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Название раздела | ||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _______________________ по N ______________________, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________;
пропущенные номера: ________________________________________________.
Наименование должности
составителя описи __________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Наименование должности
ответственного за
делопроизводство
(лица, ответственного за архив) __________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО
Протокол
экспертной комиссии
органа исполнительной власти
(структурного подразделения)
от _____________ N ____________
ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N ____________
электронных дел, документов
временного (свыше 10 лет) срока хранения
за ________________ год
Реестр документов (контейнеров электронных документов электронного дела: *
N ед. хр. по описи __________________. Индекс дела ________________.
Заголовок дела _____________________________________________________
|
Дата документа |
Рег. N документа |
Наименование документа |
Объем, Мб |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
Наименование должности
составителя описи __________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
* Составляется на каждое электронное дело.
Приложение 57
Образец
Оформление титульного листа описи
_______________________________________________________
(наименование государственного архива Самарской области)
_______________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти)
ФОНД N ____________________
ОПИСЬ N ___________________
_______________________________________________________
(название описи)
Крайние даты __________________
Приложение 58
Перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати *
Акты (приема, списания, экспертизы и т.д.);
доверенности;
договоры;
документы, связанные с допуском к государственной тайне;
задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.д.);
командировочные удостоверения;
образцы оттисков печатей и подписей ответственных работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
переписка с заграничными представительствами;
поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные, справки о заработной плате);
положения об организациях;
почетные грамоты, благодарности, благодарственные письма;
представления и ходатайства к наградам, поощрениям и почётным званиям;
реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк;
сметы расходов;
соглашения, контракты в сфере международного сотрудничества, внешнеэкономических и межрегиональных связей;
справки (лимитные, о выплате страховых сумм и т.д.);
удостоверения;
уставы организаций.
* Перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с письменным приказом (распоряжением) руководителя организации.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Установлены единые требования к порядку работы с документами, организации документооборота в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области. Делопроизводство в органах исполнительной власти Самарской области ведется с использованием автоматизированной информационной системы документооборота и делопроизводства (АИС ДД) с применением электронной подписи в процессе обмена электронными документами. Проекты документов создаются в АИС ДД с приложением электронных образов проекта и сопроводительных документов к нему. Наименования вложений должны соответствовать содержанию и наименованиям вложенных документов. Руководство и контроль соблюдения требований Инструкции осуществляются управлением делопроизводства и документооборота секретариата Правительства Самарской области.
Распоряжение Губернатора Самарской области от 24 апреля 2017 г. N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области"
Текст распоряжения официально опубликован не был
Распоряжением Губернатора Самарской области от 27 декабря 2023 г. N 323-р настоящий документ признан утратившим силу с 27 декабря 2023 г.
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Распоряжение Губернатора Самарской области от 30 марта 2022 г. N 75-р
Изменения вступают в силу с 30 марта 2022 г.
Распоряжение Губернатора Самарской области от 29 декабря 2020 г. N 427-р
Изменения вступают в силу с 1 января 2021 г.
Распоряжение Губернатора Самарской области от 22 октября 2020 г. N 352-р
Изменения вступают в силу с 22 октября 2020 г.
Распоряжение Губернатора Самарской области от 17 августа 2020 г. N 270-р
Изменения вступают в силу с 17 августа 2020 г.
Распоряжение Губернатора Самарской области от 19 марта 2020 г. N 87-р
Изменения вступают в силу с 19 марта 2020 г.
Распоряжение Губернатора Самарской области от 27 ноября 2019 г. N 538-р
Изменения вступают в силу с 27 ноября 2019 г.
Распоряжение Губернатора Самарской области от 4 июня 2019 г. N 256-р
Изменения вступают в силу с 4 июня 2019 г.
Распоряжение Губернатора Самарской области от 27 марта 2018 г. N 141-р
Изменения вступают в силу с 27 марта 2018 г.
Распоряжение Губернатора Самарской области от 7 февраля 2018 г. N 57-р
Изменения вступают в силу с 7 февраля 2018 г.