Приказ Комитета по делам архивов Нижегородской области от 23 ноября 2010 г. N 121 "Об утверждении административного регламента комитета по делам архивов Нижегородской области по исполнению государственной функции "Ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, архивных документов и фондов Нижегородской области, других архивных документов, хранящихся в государственных, муниципальных архивах, музеях, библиотеках Нижегородской области, архивах организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов" (утратил силу)

Приказ Комитета по делам архивов Нижегородской области
от 23 ноября 2010 г. N 121
"Об утверждении административного регламента комитета по делам архивов Нижегородской области по исполнению государственной функции "Ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, архивных документов и фондов Нижегородской области, других архивных документов, хранящихся в государственных, муниципальных архивах, музеях, библиотеках Нижегородской области, архивах организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов"

ГАРАНТ:

Приказом Комитета по делам архивов Нижегородской области от 10 октября 2011 г. N 104 настоящий приказ признан утратившим силу

В соответствии с постановлением Правительства Нижегородской области от 22 ноября 2007 года N 430 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг в Нижегородской области", распоряжением Правительства Нижегородской области от 19 июня 2009 года N 1325-р "Об утверждении Плана мероприятий по проведению административной реформы в Нижегородской области в 2009 - 2010 годах", распоряжением Правительства Нижегородской области от 19 февраля 2010 года N 255-р "Об утверждении плана-графика разработки и утверждения административных регламентов органов исполнительной власти Нижегородской области по исполнению государственных функций (предоставлению государственных услуг) в 2010 году" приказываю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент комитета по делам архивов Нижегородской области по исполнению государственной функции "Ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, архивных документов и фондов Нижегородской области, других архивных документов, хранящихся в государственных, муниципальных архивах, музеях, библиотеках Нижегородской области, архивах организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов" (далее - административный регламент).

2. Начальнику отдела мониторинга и регулирования архивного дела комитета по делам архивов Нижегородской области Е.В. Масловой обеспечить исполнение указанной в п. 1 настоящего приказа государственной функции в соответствии с административным регламентом.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя комитета по делам архивов Нижегородской области Е.Б. Авдееву.

Руководитель

Б.М. Пудалов

Включен в Реестр нормативных

актов органов исполнительной власти

Нижегородской области

29 ноября 2010 года

N в реестре 02217-503-121

Административный регламент
комитета по делам архивов Нижегородской области по исполнению государственной функции "Ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, архивных документов и фондов Нижегородской области, других архивных документов, хранящихся в государственных, муниципальных архивах, музеях, библиотеках Нижегородской области, архивах организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов"
(утв. приказом комитета по делам архивов Нижегородской области
от 23 ноября 2010 г. N 121)

1. Общие положения

Наименование государственной функции

1.1. Административный регламент комитета по делам архивов Нижегородской области по исполнению государственной функции "Ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, архивных документов и фондов Нижегородской области, других архивных документов, хранящихся в государственных, муниципальных архивах, музеях, библиотеках Нижегородской области, архивах организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов" (далее - государственная функция) устанавливает порядок исполнения государственной функции и взаимодействия с государственными, муниципальными архивами, музеями, библиотеками, определяет сроки, перечень и последовательность административных процедур при исполнении государственной функции.

Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции

1.2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации ("Российская газета" от 25 декабря 1993 года N 197).

- Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Российская газета" от 27 октября 2004 года N 237).

- Закон Нижегородской области от 22 декабря 2005 года N 209-З "Об архивном деле в Нижегородской области" ("Нижегородские новости" от 11 января 2006 года N 2).

- Постановление Правительства Нижегородской области от 26 сентября 2005 года N 238 "Об утверждении Положения о комитете по делам архивов Нижегородской области" ("Нижегородские новости" от 7 декабря 2005 года, N 226).

- Приказ Росархива от 11 марта 1997 года N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, сентябрь 1997 года, N 17).

- Приказ Росархива от 23 октября 2000 года N 64 "Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах".

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 года N 20).

Орган по исполнению государственной функции

1.3. Исполнение государственной функции осуществляется комитетом по делам архивов Нижегородской области (далее - комитет).

1.4. Технологическое обеспечение исполнения государственной функции осуществляется отделом мониторинга и регулирования архивного дела комитета (далее - отдел) с участием специалиста отдела развития архивного дела и аналитической работы, ответственного за программное обеспечение в комитете (далее - специалист отдела развития архивного дела и аналитической работы).

1.5. Состав и формы документов государственного учета, отраслевое программное обеспечение автоматизированного учета, а также периодичность и сроки представления комитетом документов централизованного государственного учета и копии сводной учетной базы данных в Федеральное архивное агентство (далее - Росархив) устанавливаются приказом Росархива от 11 марта 1997 года N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации", приказом Росархива от 23 октября 2000 года N 64 "Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах", другими нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации и Росархива, изданными на основании законодательства Российской Федерации об архивном деле, законов и других нормативных правовых актов Нижегородской области об архивном деле, а также письмами Росархива.

1.6. Периодичность, сроки представления документов государственного учета и учетных баз данных в комитет, а также перечень архивных учреждений и других организаций (далее - организации), представляющих указанные документы и учетные базы данных, определяются и устанавливаются приказами и письмами комитета на основании нормативных правовых актов Министерства культуры Российской Федерации и Росархива в соответствии с законодательством Российской Федерации и Нижегородской области об архивном деле, а также писем Росархива.

1.7. Местонахождение комитета и его почтовый адрес: Студенческая ул., д. 15, г. Нижний Новгород, 603950, ГСП-192.

Адрес электронной почты комитета:

Телефоны отдела:

(8 831) 433-17-17; (8 831) 433-25-04.

Телефон специалиста отдела развития архивного дела и аналитической работы:

(8 831) 437- 33- 35.

Телефон приемной и факс комитета: (8 831) 433-53-55.

Официальный сайт Государственной архивной службы Нижегородской области: www.archiv.nnov.ru.

График работы комитета:

- понедельник - четверг 9.00 - 18.00.

- пятница 9.00 - 17.00.

- суббота - воскресенье: выходные дни.

Обеденный перерыв с 12.30 по 13.18.

1.8. Информация об исполняемой комитетом государственной функции предоставляется непосредственно в помещении комитета при личном обращении, по телефону, по письменным обращениям, по адресу электронной почты комитета, а также размещается на официальном сайте.

1.9. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

- при личном обращении в комитет;

- по каналам телефонной связи комитета;

- по письменным обращениям в комитет;

- по адресу электронной почты комитета,

- на официальном сайте.

1.10. При обращении граждан по каналам телефонной связи сотрудники отдела информируют обратившихся по интересующим их вопросам в пределах своей компетенции. Ответ на информационный запрос должен содержать информацию по существу вопроса, а также сведения о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный запрос.

1.11. В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы комитета).

1.12. При информировании посредством личного обращения сотрудник отдела обязан принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы комитета.

1.13. При информировании по письменным обращениям ответ в четкой и доступной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления в адрес обратившегося лица.

1.14. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении.

1.15. Ответ дается в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента регистрации обращения.

2. Административные процедуры

Описание последовательности действий при исполнении государственной функции

2.1. Начало административных процедур по исполнению государственной функции определяется наступлением установленных приказами и письмами Росархива плановых сроков представления в Росархив статистической отраслевой отчетности по формам, утвержденным Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и сроков представления документов государственного учета в комитет, установленных приказами и письмами комитета в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.2. Документы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, архивных документов и фондов Нижегородской области заполняются представляющими организациями и комитетом (сводные документы) ежегодно по состоянию на 1 декабря текущего года по организациям - источникам комплектования государственных и муниципальных архивов Нижегородской области, и на 1 января года, следующего за отчетным, по государственным и муниципальным архивам, музеям, библиотекам.

2.3. Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация документов государственного учета, копий учетных баз данных (далее - учетные базы данных) и передача их руководителю комитета и его заместителю для наложения резолюции, передача на исполнение в отдел;

- анализ документов государственного учета и составление сводных документов централизованного государственного учета в отделе в установленные Росархивом сроки;

- анализ учетных баз данных и пополнение сводной учетной базы данных в отделе в установленные Росархивом сроки;

- направление подготовленных сводных документов централизованного государственного учета на визирование заместителю руководителя комитета, на подпись руководителю комитета;

- направление оформленных в соответствии с нормативными отраслевыми требованиями сводных документов централизованного государственного учета в Росархив; направление электронной почтой копии сводной учетной базы данных в Росархив в установленные им сроки.

Максимальный срок выполнения государственной функции с учетом сроков, установленных приказами и письмами комитета и Росархива, определяется:

- для документов государственного учета, в том числе сводных - с 15 января до 15 февраля года, следующего за отчетным;

- для учетных баз данных и сводной учетной базы данных - с 01 января до 01 февраля года, следующего за отчетным.

2.4. Прием и регистрацию документов государственного учета и учетных баз данных осуществляют специалист комитета, обеспечивающий прием, регистрацию, отправку корреспонденции в приемной комитета, а также специалист отдела развития архивного дела и аналитической работы (прием учетных баз данных и отправка копии сводной учетной базы данных и документов государственного учета в электронном формате по электронной почте).

2.5. После регистрации документы государственного учета поступают руководителю комитета и его заместителю для наложения резолюции, затем передаются на исполнение в отдел. Учетные базы данных, служащие основанием для составления документов государственного учета, передаются непосредственно в отдел.

2.6. Начальник и заместитель начальника отдела рассматривают лично и (или) передают поступившие документы исполнителям, ответственным за проведение анализа документов государственного учета, подготовку сводных документов централизованного государственного учета (далее - ответственные исполнители).

2.7. Начальник отдела организует работу с документами государственного учета государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, заместитель начальника отдела - с документами государственного учета архивов организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

2.8. Ответственные исполнители проверяют комплектность, правильность оформления документов государственного учета.

2.9. При выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов государственного учета ответственные исполнители информируют об этом исполнителей организаций, представивших документы государственного учета, с целью устранения выявленных недостатков.

Организация должна устранить выявленные недостатки и представить в комитет исправленный документ государственного учета по факсу, электронной почте не позднее 7 дней с момента получения информации от ответственных исполнителей с последующим направлением оригинала исправленного документа государственного учета в адрес комитета.

2.10. Ответственные исполнители проводят анализ полноты и сбалансированности показателей документов государственного учета, оформленных в соответствии с нормативными отраслевыми требованиями и представленных в полной комплектности. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов государственного учета ответственные исполнители действуют в соответствии с пунктом 2.9 настоящего административного регламента.

2.11. После проведенного анализа ответственные исполнители составляют сводные документы централизованного государственного учета.

2.12. Сводные документы централизованного государственного учета визируются ответственными исполнителями и представляются начальнику отдела и его заместителю, для визирования.

2.13. Начальник отдела представляет завизированные сводные документы государственного учета заместителю руководителя комитета для визирования, затем руководителю комитета для подписания.

2.14. Сводные документы централизованного государственного учета направляются специалистом комитета, ответственным за прием, регистрацию и отправку корреспонденции в приемной комитета, в Росархив.

2.15. Начальник и/или заместитель начальника отдела передают поступившие в отдел учетные базы данных исполнителям, ответственным за проведение их анализа, обновление сводной учетной базы данных (далее - ответственные исполнители).

2.16. Ответственные исполнители, совместно со специалистом отдела развития архивного дела и аналитической работы, проверяют структуру, полноту и правильность заполнения учетных баз данных.

2.17. При выявлении в ходе проверки нарушения структуры, неполноты данных, неправильного заполнения полей ответственные исполнители и/или специалист отдела развития архивного дела и аналитической работы информируют об этом исполнителей организаций, представивших учетные базы данных, с целью устранения выявленных недостатков.

Организации должны устранить выявленные недостатки и представить в комитет исправленные учетные базы данных по электронной почте не позднее 7 дней с момента получения информации от ответственных исполнителей.

Ответственные исполнители и специалист отдела развития архивного дела и аналитической работы проводят анализ полноты и сбалансированности учетных баз данных с другими учетными документами.

2.18. При выявлении в ходе анализа ошибок в учетных базах данных ответственные исполнители и специалист отдела развития архивного дела и аналитической работы действуют в соответствии с пунктом 2.17 настоящего административного регламента.

2.19. После проведенного анализа учетных баз данных ответственные исполнители и специалист отдела развития архивного дела и аналитической работы вносят информационные массивы в сводную учетную базу данных.

2.20. Копия сводной учетной базы данных передается в Росархив по электронной почте специалистом комитета, ответственным за прием, регистрацию, отправку корреспонденции в приемной комитета, или специалистом отдела развития архивного дела и аналитической работы.

2.21. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной функции, и принятием решений, осуществляют начальник и заместитель начальника отдела.

Начальник и заместитель начальника отдела несут ответственность за соблюдение сроков и порядка исполнения государственной функции, определенных настоящим административным регламентом, действия (бездействия) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции на основании административного регламента

2.22. Заинтересованные лица могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, на основании настоящего административного регламента (далее - жалоба), письменно на имя руководителя комитета.

Заявитель в письменной жалобе в обязательном порядке указывает: наименование государственного органа, в который направляется жалоба, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица; фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, либо наименование юридического лица (в случае обращения от имени юридического лица); почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ; суть жалобы; личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

Письменная жалоба подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в комитет.

2.23. Письменная жалоба, поступившая в комитет, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 1 - Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", руководитель комитета, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

2.24. Прием жалоб в комитете осуществляет специалист 1 категории отдела по графику работы комитета.

В случае нарушения должностным лицом комитета положений настоящего административного регламента заявитель сообщает руководителю комитета по телефону 433-69-22 и адресу электронной почты комитета.

Если в результате рассмотрения руководителем комитета жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, и должностные лица, допустившие в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего административного регламента нарушения, привлекаются к дисциплинарной ответственности.

Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

2.25. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

2.26. В случае если в письменной жалобе не указаны фамилия заявителя (наименование юридического лица), направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

Комитет при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в ней вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

В случае если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации жалобы сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия (наименование юридического лица) и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.27. Заявители имеют право обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц, участвующих в исполнении государственной функции, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, в вышестоящий орган государственной власти, вышестоящему должностному лицу или в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.