Распоряжение Правительства Нижегородской области от 15 мая 2006 г. N 337-р "О внедрении системы электронного документооборота"

Распоряжение Правительства Нижегородской области
от 15 мая 2006 г. N 337-р
"О внедрении системы электронного документооборота"

В целях повышения эффективности документооборота органов исполнительной власти Нижегородской области, оперативности обработки данных, достоверности первичной информации и усиления контроля исполнительской дисциплины и во исполнение распоряжения Губернатора Нижегородской области от 1 ноября 2005 года N 1183-р "Об утверждении классификатора органов исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделений":

1. Использовать в работе органов исполнительной власти Нижегородской области единую систему электронного документооборота и делопроизводства органов исполнительной власти Нижегородской области и органов местного самоуправления (далее - Документооборот) в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области, утвержденной постановлением Правительства Нижегородской области от 16 ноября 2005 года N 295.

2. Ответственность за организацию внедрения Документооборота возложить на аппарат Губернатора и Правительства Нижегородской области.

3. Финансирование работ по внедрению Документооборота осуществляется за счет средств областного бюджета, предусмотренных управлению делами Губернатора Нижегородской области по разделу 0409 "Связь и информатика".

4. Утвердить:

- кодовые обозначения объектов единой классификации органов исполнительной власти Нижегородской области, их структурных подразделений и органов местного самоуправления Нижегородской области;

- регламент администрирования, информационного сопровождения и эксплуатации единой системы электронного документооборота и делопроизводства органов исполнительной власти Нижегородской области и органов местного самоуправления Нижегородской области.

5. Аппарату Губернатора и Правительства Нижегородской области ежегодно проводить обследование навыков работы сотрудников органов исполнительной власти Нижегородской области с системой Документооборота, по результатам обследования осуществлять обучение сотрудников, работающих с данной системой.

6. Руководителям органов исполнительной власти Нижегородской области:

6.1. В срок до 1 июня 2006 года представить в аппарат Губернатора и Правительства Нижегородской области:

- сведения о количестве рабочих мест Документооборота, необходимое для органа исполнительной власти Нижегородской области;

- сведения о структуре органа исполнительной власти Нижегородской области для составления глобального классификатора Документооборота;

- копии приказов о назначении ответственных лиц из числа сотрудников службы документационного обеспечения органа исполнительной власти Нижегородской области за организацию внедрения Документооборота.

6.2. Оперативно и/или ежегодно в срок до 1 января и 1 июля предоставлять сведения для обновления глобального классификатора.

6.3. Обеспечить техническое оснащение рабочих мест Документооборота.

6.4. Использовать для Документооборота компьютерную технику, полученную согласно распоряжениям Губернатора Нижегородской области от 1 марта 2004 года N 190-р "О внедрении электронного документооборота (1 этап)" и от 25 февраля 2005 года N 141-р "О внедрении электронного документооборота 2, 3 этапы)#".

6.5. Направить на обучение сотрудников работе с системой Документооборота.

7. Рекомендовать органам местного самоуправления Нижегородской области:

7.1. Во исполнение распоряжения Правительства Нижегородской области от 7 февраля 2005 года N 46-р "О передаче в оперативное управление и безвозмездное пользование государственного имущества" на переданном компьютерном оборудовании и программном обеспечении осуществлять регистрацию документов в системе Документооборота.

7.2. Обеспечить подключение полученного в соответствии с распоряжением Правительства Нижегородской области от 7 февраля 2005 года N 46-р "О передаче в оперативное управление и безвозмездное пользование государственного имущества" компьютерного оборудования к информационной сети органов исполнительной власти Нижегородской области и органов местного самоуправления Нижегородской области с использованием корпоративной информационной системы органов исполнительной власти Нижегородской области.

8. Признать утратившим силу приложение к Положению о единой классификации органов государственной власти, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области, и органов местного самоуправления Нижегородской области, их структурных подразделений и сотрудников, утвержденному распоряжением Губернатора Нижегородской области от 1 марта 2004 года N 190-р.

9. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Губернатора - руководителя аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области Л.А. Белова.

И.о. Губернатора

B.В. Клочай

Регламент
администрирования, информационного сопровождения и эксплуатации
единой системы электронного документооборота и делопроизводства
органов исполнительной власти Нижегородской области
и органов местного самоуправления Нижегородской области
(утв. распоряжением Правительства Нижегородской области
от 15 мая 2006 г. N 337-р)

1. Общие положения

1.1. Настоящий регламент администрирования, информационного сопровождения и эксплуатации единой системы электронного документооборота и делопроизводства органов исполнительной власти Нижегородской области и органов местного самоуправления Нижегородской области (далее - Регламент, Документооборот) разработан в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением Правительства Нижегородской области от 16 ноября 2005 года N 295.

1.2. Регламент определяет порядок установки, администрирования, поддержки и эксплуатации Документооборота, ответственность Сторон, указанных в пункте 1.3. Регламента, за полноту, своевременность и достоверность информации, правила использования электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) в Документообороте.

1.3. В администрировании, информационном сопровождении и эксплуатации Документооборота участвуют четыре стороны:

- ОАО "Центр компьютерных разработок" (город Санкт-Петербург) (далее - Разработчик);

- ГП Нижегородской области "Нижегородский территориальный центр информатизации" (далее - Субподрядчик);

- Аппарат Губернатора и Правительства Нижегородской области (далее - Администратор);

- Органы исполнительной власти Нижегородской области и органы местного самоуправления Нижегородской области, работающие с Документооборотом (далее - Пользователи Документооборота).

1.4. Термины, используемые в настоящем Регламенте:

Администратор подсистемы - сотрудник, осуществляющий настройку Документооборота в соответствии с правилами делопроизводства и документопотоков, а также общий контроль за состоянием содержания базы данных Пользователя Документооборота.

Операторы - сотрудники, непосредственно участвующие в работе с документами и осуществляющие их обработку на своих автоматизированных рабочих местах (далее - АРМ) с помощью средств Документооборота, то есть работающие с системой в режиме активного ввода данных Пользователя Документооборота.

2. Процедура создания нового автоматизированного рабочего места.

Создание новых автоматизированных рабочих мест осуществляется по результатам предпроектного обследования.

Предпроектные обследования осуществляются в начале каждого этапа выполнения работ по государственному контракту N ДО2-000051/04/1 от 11 февраля 2004 года.

Пользователь:

2.1. при необходимости дооснащает подразделение электронно-вычислительной техникой, необходимой для функционирования Документооборота и использования ЭЦП в Документообороте, оснащает рабочие станции устройствами бесперебойного питания.

2.1.1. устанавливает на рабочее место лицензионное антивирусное и системное программное обеспечение с учетом следующих требований: Windows-2000/XP/2003, Internet Explorer 6, MS Office-97/2000/XP;

2.1.2. обеспечивает условия для работы Разработчика, Субподрядчика и Администратора на территории объекта внедрения: проход на территорию объекта, рабочее место, возможность проведения обучения сотрудников.

2.2. Субподрядчик выполняет установку АРМ и создает первоначальные настройки Документооборота в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области, утвержденной постановлением Правительства Нижегородской области от 16 ноября 2005 года N 295.

2.3. Пользователь назначает Администратора подсистемы и Операторов; при отсутствии Администратора подсистемы его обязанности исполняет Оператор.

2.4. О необходимости установки дополнительного АРМ, не предусмотренного государственным контрактом и техническим заданием, Пользователь в виде электронного документа, подписанного ЭЦП, и, при необходимости, в письменном виде, за подписью руководителя Пользователя Документооборота информирует Администратора.

2.5. Пользователь Документооборота по согласованию с Администратором, заключает договор с Субподрядчиком о создании нового АРМ за счет собственных средств Пользователя Документооборота.

2.6. Субподрядчик на основании вышеуказанного договора выполняет установку АРМа и создает первоначальные настройки Документооборота в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области, утвержденной постановлением Правительства Нижегородской области от 16 ноября 2005 года N 295.

3. Процедура работы в Документообороте.

3.1. Разработчик:

3.1.1. разрабатывает справочную документацию:

- руководство Оператора;

- руководство Администратора подсистемы;

- изменения и дополнения к имеющимся справочным материалам.

3.1.2. на основании запроса в виде электронного документа, подписанного ЭЦП, и, при необходимости, письменного запроса от Администратора разрабатывает дополнительные выходные формы;

3.1.3. предоставляет использование модуля ЭЦП в Документообороте.

3.2. Субподрядчик:

3.2.1. администрирует сервер Документооборота:

а) администрирование операционной системы;

б) администрирование системы управления базами данных;

в) администрирование Kodweb и системы подготовки документов;

3.2.2. создает глобальный классификатор исполнителей и локальные классификаторы Пользователей Документооборота по результатам предпроектного обследования;

3.2.3. создает новых пользователей (выдача password и login) на основании запроса в виде электронного документа, подписанного ЭЦП, и, при необходимости, письменного запроса от Администратора в течение двух рабочих дней с момента поступления запроса. Созданные логин и пароль нового пользователя передаются непосредственно сотруднику, зарегистрированному в качестве пользователя;

3.2.4. при необходимости осуществляет проверку пользователей;

3.2.5. осуществляет ежедневное резервное копирование баз данных сервера Документооборота на жесткий диск сервера и на внешние носители информации.

3.3. Администратор:

3.3.1. организует доступ зарегистрированных пользователей к базам документов в соответствии с полномочиями сотрудников;

3.3.2. осуществляет ведение глобального классификатора исполнителей;

3.3.3. производит физическое удаление записей;

3.3.4. анализирует протокол работы системы, ведет статистику в целях контроля и оценки эффективности функционирования Документооборота;

3.3.5. готовит запросы в виде электронных документов, подписанных ЭЦП, и, при необходимости, письменные запросы Разработчику о необходимости создания дополнительных выходных форм;

3.3.6. разрабатывает дополнительные выходные формы (после сдачи Документооборота в промышленную эксплуатацию);

3.3.7. обучает пользователей работе с Документооборотом.

3.4. Пользователь Документооборота:

3.4.1. осуществляет документооборот в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области, утвержденной постановлением Правительства Нижегородской области от 16 ноября 2005 года N 295;

3.4.2. учитывает особенности функционирования Документооборота при внесении изменений в Инструкцию Пользователя Документооборота по делопроизводству.

3.4.3. Оператор:

а) вводит, корректирует информацию, осуществляет логическое удаление записей;

б) создает отчетную и справочную документацию с помощью имеющихся выходных форм;

в) прикрепляет документ к регистрационной карточке и подписывает его с помощью электронной цифровой подписи (процедура подписания документа регулируется регламентом использования ЭЦП);

г) проверяет ЭЦП и отправляет ее вместе с подписанным документом.

3.4.4. Администратор подсистемы:

а) выполняет ежедневное резервное копирование информации при условии, если Пользователь Документооборота не входит в единую локальную сеть Пользователей Документооборота;

б) осуществляет сопровождение локальных классификаторов.

При возникновении проблем в работе с Документооборотом Оператор должен обратиться к Администратору подсистемы.

4. Процедуры изменения настроек и развития Документооборота.

4.1. Оператор сообщает Администратору подсистемы:

а) о необходимости оптимизации рабочего интерфейса Документооборота;

б) об изменениях в правилах работы с документами.

4.2. Администратор подсистемы самостоятельно изменяет настройки следующих подразделов раздела "Сервис": "Классификаторы", "Настройка системы", "Резервное копирование" или в виде электронного документа, подписанного ЭЦП, и, при необходимости, в письменном виде сообщает Администратору о требуемых изменениях.

4.3. Администратор самостоятельно, либо совместно с Субподрядчиком, определяет необходимые мероприятия:

а) изменение Администратором/Субподрядчиком дополнительных настроек, недоступных Администратору подсистемы;

б) обучение Администратором Пользователя альтернативным процедурам Документооборота;

в) развитие Документооборота.

4.4. Развитие Документооборота осуществляется Разработчиком по решению Администратора на основании технического задания, разработанного Администратором, в рамках дополнительного соглашения к Государственному контракту N ДО2-000051/04/1 от 11.02.2004 года, при соблюдении следующих условий:

а) внесение изменений является необходимым для работы Пользователя с Документооборотом;

б) изменения в системе не ограничивают возможности работы с Документооборотом других Пользователей;

в) невозможно реализовать изменения путем изменения настроек, либо альтернативными процедурами Документооборота;

г) существует техническая возможность внесения необходимых изменений.

5. Процедура изменения глобального классификатора.

5.1. Пользователь в течение одного рабочего дня с момента официального подтверждения изменений в кадровом составе, сообщает Администратору в виде электронного документа, подписанного ЭЦП, и, при необходимости, в письменном виде, за подписью руководителя Пользователя Документооборота, данные об изменениях, для корректировки глобального классификатора исполнителей.

5.2. Администратор в течение трех дней со дня поступления информации об изменениях в кадровом составе Пользователя выполняет корректировку глобального классификатора исполнителей.

5.3. Пользователь ежегодно в срок до 1 января и 1 июля предоставляет сводные сведения для проверки обновления глобального классификатора.

6. Процедура выхода из аварийных ситуаций.

6.1. Пользователь в течение одного рабочего дня с момента возникновения проблем в работе с Документооборотом сообщает о них Администратору.

6.2. Администратор самостоятельно либо совместно с Субподрядчиком, в течение одного рабочего дня определяет характер сложившейся ситуации и информирует об этом Пользователя:

a) неисправность аппаратной части компьютера/сбой в работе операционной системы:

- Администратор подсистемы должен скопировать базу данных Документооборота на внешний носитель информации;

- Пользователь осуществляет ремонт либо замену неисправного оборудования восстанавливает рабочие параметры операционной системы и сообщает об этом Субподрядчику;

- Субподрядчик в течение двух рабочих дней с момента поступления информации о ремонте оборудования восстановления системы переустанавливает Документооборот и восстанавливает базу данных Документооборота на основании существующей резервной копии.

б) сбой в функционировании Документооборота:

- Администратор подсистемы должен скопировать базу данных Документооборота на внешний носитель информации;

- Субподрядчик в течение двух рабочих дней с момента поступления информации о возникшей проблеме переустанавливает Документооборот и восстанавливает базу данных Документооборота на основании существующей резервной копии.

в) искажение или разрушение информации:

- Администратор самостоятельно, либо совместно с Субподрядчиком, в течение пяти рабочих дней определяет причину искажения или разрушения информации;

- Субподрядчик в течение недели с момента определения причины искажения и разрушения информации восстанавливает базу данных на основании существующей резервной копии.

7. Требования, предъявляемые к специалистам,
работающим с Документооборотом.

Квалификация специалистов, работающих с Документооборотом, должна удовлетворять требованиям, предъявляемым к пользователям современных программно-технических средств, не обладающим профессиональной подготовкой в области информационных технологий, и включает в себя:

- знание правил по работе с вычислительной техникой и периферийным оборудованием;

- умение работать в среде Windows и правильно пользоваться ее стандартными средствами и операциями;

- умение работать в основных приложениях, входящих в пакет MS Office;

- умение работать с соответствующими модулями или сервисами Документооборота;

- прохождение курса обучения пользователей Документооборота;

- ежегодное прохождение обследования навыков работы сотрудников органов исполнительной власти Нижегородской области с системой Документооборота, по результатам обследования, при необходимости, прохождение дополнительного обучения.

8. Ограничения в работе с Документооборотом
для Администраторов подсистем.

Администратор подсистемы не должен:

- вносить изменения в настройку подсоединения к базе данных Документооборота;

- добавлять и удалять пользователей;

- изменять права доступа к Документообороту;

- изменять системные настройки и настройки регистрационного номера документа;

- вносить изменения в глобальный классификатор исполнителей;

- вносить изменения в настройку агента обмена;

- вносить изменения в список рассылки агента обмена;

- осуществлять физическое удаление записей;

- выполнять процедуру переноса данных в архив.

При возникновении вопросов в работе с Документооборотом Администратор подсистемы должен обратиться к Администратору.