Распоряжение Правительства Нижегородской области от 7 декабря 2009 г. N 3012-р "О единой системе электронного документооборота и делопроизводства органов исполнительной власти Нижегородской области и органов местного самоуправления Нижегородской области" (с изменениями и дополнениями) (документ утратил силу)

Распоряжение Правительства Нижегородской области
от 7 декабря 2009 г. N 3012-р
"О единой системе электронного документооборота и делопроизводства
органов исполнительной власти Нижегородской области и органов
местного самоуправления Нижегородской области"

С изменениями и дополнениями от:

13 ноября 2010 г.

В целях повышения эффективности документооборота органов исполнительной власти Нижегородской области и органов местного самоуправления Нижегородской области, оперативности обработки данных, достоверности первичной информации и усиления контроля исполнительской дисциплины:

1. Использовать в работе органов исполнительной власти Нижегородской области и органов местного самоуправления Нижегородской области единую систему электронного документооборота и делопроизводства органов исполнительной власти Нижегородской области и органов местного самоуправления Нижегородской области (далее - ЕСЭДД).

2. Утвердить прилагаемый регламент администрирования, информационного сопровождения и эксплуатации единой системы электронного документооборота и делопроизводства органов исполнительной власти Нижегородской области и органов местного самоуправления Нижегородской области.

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Нижегородской области от 13 ноября 2010 г. N 2376-р в пункт 3 настоящего распоряжения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3. Ответственность за организацию внедрения и сопровождения ЕСЭДД возложить на министерство информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области.

4. Признать утратившими силу распоряжения Правительства Нижегородской области:

- от 15 мая 2006 года N 337-р "О внедрении системы электронного документооборота";

- от 14 марта 2007 года N 245-р "О внесении изменений в распоряжение Правительства Нижегородской области от 15 мая 2006 года N 337-р".

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Нижегородской области от 13 ноября 2010 г. N 2376-р пункт 5 настоящего распоряжения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Губернатора, заместителя Председателя Правительства Нижегородской области В.В. Иванова.

Губернатор

В.П. Шанцев

Регламент администрирования, информационного сопровождения и
эксплуатации единой системы электронного документооборота и
делопроизводства органов исполнительной власти Нижегородской
области и органов местного самоуправления Нижегородской области
(утв. распоряжением Правительства Нижегородской области
от 7 декабря 2009 г. N 3012-р)

С изменениями и дополнениями от:

13 ноября 2010 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий регламент администрирования, информационного сопровождения и эксплуатации единой системы электронного документооборота и делопроизводства органов исполнительной власти Нижегородской области и органов местного самоуправления Нижегородской области (далее - Регламент ЕСЭДД, ЕСЭДД) определяет порядок установки, администрирования, поддержки и эксплуатации ЕСЭДД.

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Нижегородской области от 13 ноября 2010 г. N 2376-р в пункт 1.2 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.2. Регламент ЕСЭДД разработан в соответствии с:

- Регламентом Правительства Нижегородской области, утвержденным постановлением Правительства Нижегородской области от 8 мая 2009 года N 281 (далее - Регламент Правительства);

- Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области, утвержденной постановлением Правительства Нижегородской области от 26 марта 2009 года N 155 (далее - Инструкция по делопроизводству);

ГАРАНТ:

Постановление Правительства Нижегородской области от 26 марта 2009 г. N 155 признано утратившим силу

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях см. постановление Правительства Нижегородской области от 12 октября 2011 г. N 828

- Регламентом использования электронной цифровой подписи в единой системе электронного документооборота и делопроизводства органов исполнительной власти Нижегородской области, утвержденным постановлением Правительства Нижегородской области от 7 июля 2006 года N 221 (далее - Регламент ЭЦП);

- распоряжением Правительства Нижегородской области от 11 июня 2008 года N 910-р "О порядке согласования проектов правовых актов в автоматизированной системе" (далее - Порядок согласования проектов);

- инструкциями по работе в модулях ЕСЭДД, утверждаемыми приказом министерства информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области (далее - Инструкции по работе в ЕСЭДД);

- инструкцией по работе со средствами электронной цифровой подписи в ЕСЭДД, утверждаемой приказом министерства информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области (далее - Инструкция по работе с ЭЦП; ЭЦП).

1.3. Структура ЕСЭДД:

ЕСЭДД - это программно-технический комплекс, объединяющий автоматизированные рабочие места (далее - АРМ) различного функционала в органах исполнительной власти Нижегородской области и органах местного самоуправления Нижегородской области.

АРМ - это персональный компьютер с установленным программным обеспечением по автоматизации документооборота. Данное программное обеспечение представлено следующими модулями: "Служебная корреспонденция", "Система согласования нормативных документов", "Обращения граждан", "Контроль исполнения документов", "Контроль руководителя" и др.

АРМ позволяет в режиме реального времени наглядно получить информацию об исполнительской дисциплине подчиненных и о фактическом состоянии дел по исполнению/рассмотрению зарегистрированных и находящихся в работе документов (в соответствии с компетенцией), а также формировать выходные формы.

АРМ "Служебная корреспонденция" позволяет реализовать регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, рассмотрение и обработку служебной корреспонденции, движение документов по руководителям и исполнителям, оперативный контроль за исполнением входящих служебных документов.

АРМ "Система согласования нормативных документов" позволяет автоматизировать процедуру согласования проектов документов.

АРМ "Обращения граждан" дает возможность регистрировать устные и письменные обращения граждан, учитывать ход рассмотрения обращений, ставить обращения на оперативный контроль.

АРМ "Контроль исполнения" предназначено для автоматизации процесса регистрации и обработки данных о контролируемых документах. Назначение АРМ - обеспечение полного компьютерного учета контролируемых документов и информации о ходе их исполнения.

АРМ "Контроль руководителя" может одновременно подключаться к базам данных функциональных модулей "Служебная корреспонденция", "Обращения граждан", "Контроль исполнения документов" (или их произвольной комбинации) и отображать сводную информацию по всем документам, зарегистрированным в подключенных базах данных.

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Нижегородской области от 13 ноября 2010 г. N 2376-р в пункт 1.4 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.4. Термины, используемые в настоящем Регламенте:

Пользователь - орган исполнительной власти Нижегородской области или орган местного самоуправления Нижегородской области, назначающий администратора подсистемы и операторов, работающих в ЕСЭДД.

Администратор - орган исполнительной власти Нижегородской области, ответственный за внедрение, сопровождение, общую координацию процедур работы в ЕСЭДД.

Администратор подсистемы - сотрудник органа исполнительной власти Нижегородской области или органа местного самоуправления Нижегородской области, осуществляющий координацию действий Операторов Пользователя, ответственный за организацию ЕСЭДД Пользователя.

Оператор - сотрудник органа исполнительной власти Нижегородской области или органа местного самоуправления Нижегородской области, осуществляющий текущие процедуры работы в ЕСЭДД на своем автоматизированном рабочем месте.

Контролер - структурное подразделение аппарата Правительства Нижегородской области, осуществляющее контроль за соблюдением сроков и порядка текущих процедур работы в ЕСЭДД пользователями.

Глобальный классификатор - перечень сотрудников, участвующих в разработке и исполнении документов, операторов и администраторов подсистемы, включенных в ЕСЭДД органов исполнительной власти Нижегородской области и органов местного самоуправления Нижегородской области.

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Нижегородской области от 13 ноября 2010 г. N 2376-р в пункт 1.4 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.5. В администрировании, информационном сопровождении и эксплуатации ЕСЭДД участвуют стороны:

- Пользователи;

- Администратор - министерство информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области;

- Контролер - департамент организационного обеспечения деятельности и работы с документами Губернатора и Правительства Нижегородской области аппарата Правительства Нижегородской области.

2. Процедура создания нового автоматизированного рабочего места

Новое АРМ создается в случае, если это прямо предусмотрено правовым актом или обусловлено необходимостью создания нового рабочего места у Пользователя.

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Нижегородской области от 13 ноября 2010 г. N 2376-р в пункт 2.1 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.1. Пользователь

2.1.1. Назначает приказом Оператора, ответственного за обработку документов на данном АРМ, и Администратора подсистемы, ответственного за организацию ЕСЭДД Пользователя (если он не был назначен ранее), с указанием их конкретных функций в должностном регламенте.

2.1.2. Обеспечивает качественное непрерывное сетевое соединение рабочего места ЕСЭДД с серверами ЕСЭДД через корпоративную информационно-телекоммуникационную сеть органов исполнительной власти Нижегородской области - для органов исполнительной власти Нижегородской области.

2.1.3. Обеспечивает сетевое соединение рабочего места ЕСЭДД с сервером ЕСЭДД через корпоративную информационно-телекоммуникационную сеть органов исполнительной власти Нижегородской области - для органов местного самоуправления Нижегородской области.

2.1.4. Обеспечивает техническое оснащение рабочих мест ЕСЭДД:

а) оснащает рабочее место ЕСЭДД IBM-совместимым персональным компьютером с процессором Pentium II и выше, оперативной памятью не менее 256 Мбайт и жестким диском не менее 10 Гбайт, дисплеем, мышью, принтером и устройством бесперебойного питания;

б) устанавливает на рабочее место ЕСЭДД лицензионное антивирусное и системное программное обеспечение с учетом следующих требований: Windows-2000/XP, Internet Explorer 6 и выше, MS Office-97/2000/XP.

2.1.5. Орган исполнительной власти Нижегородской области электронным письмом через модуль ЕСЭДД "Служебная корреспонденция" уведомляет Администратора о необходимости создания АРМ с указанием функционального модуля ЕСЭДД, функций, адреса и контактов Оператора и Администратора подсистемы и приложенными данными:

а) о сотрудниках, работающих с документами, но отсутствующих в Глобальном классификаторе, оформленными в формате Word или Excel согласно приложению к настоящему Регламенту;

б) о номенклатуре дел, в соответствии с которой должна осуществляться регистрация документов (если это первый АРМ "Служебная корреспонденция" у Пользователя).

В случае создания нового органа исполнительной власти Нижегородской области, где отсутствует АРМ "Служебная корреспонденция", данная информация направляется письмом на бумажном носителе.

В случае необходимости установки электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) обязательно предоставление регистрационной карты на владельца ЭЦП, оформленной согласно приложениям 1, 2 к Инструкции по работе со средствами ЭЦП в ЕСЭДД, утвержденной приказом министерства информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области.

При необходимости внедрения во вновь образованные органы исполнительной власти Нижегородской области в совокупности более 10 АРМ: "Служебная корреспонденция", "Система согласования нормативных документов", "Обращения граждан", "Контроль исполнения документов", "Система оперативного контроля руководителя" - рекомендуется заключать соглашение с министерством информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области о безвозмездной передаче Пользователю дистрибутивов вышеназванного программного обеспечения ЕСЭДД с целью самостоятельного внедрения АРМ в подразделении в неограниченном количестве.

2.1.6. Орган местного самоуправления Нижегородской области:

а) при отсутствии дистрибутивов программного обеспечения ЕСЭДД "Служебная корреспонденция" / "Обращения граждан" / "Контроль исполнения документов" (далее - дистрибутивы) заключает соглашение с министерством информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области о безвозмездной передаче программного обеспечения и получает дистрибутивы у Администратора ЕСЭДД;

б) при наличии дистрибутивов осуществляет внедрение самостоятельно или заключает договор на услуги внедрения и сопровождения со сторонней организацией;

в) электронным письмом (через модуль ЕСЭДД "Служебная корреспонденция" или электронной почтой), оформленным в формате Word или Excel согласно приложению к настоящему Регламенту, направляет данные о сотрудниках, работающих с документами, но отсутствующих в Глобальном классификаторе.

В случае создания нового органа местного самоуправления, где отсутствует АРМ "Служебная корреспонденция" и электронная почта, данная информация направляется письмом на бумажном носителе.

2.1.7. При необходимости обучения сотрудников в установленном порядке через модуль ЕСЭДД "Служебная корреспонденция" (дублирование бумажным оригиналом необязательно) уведомляет Администратора о такой необходимости с указанием функционального модуля ЕСЭДД, количества сотрудников, подлежащих обучению, и наиболее удобного времени для обучения.

2.1.8. Обеспечивает условия для работы Администратора на территории объекта внедрения: пропуск на территорию объекта, предоставление рабочего места, возможность проведения обучения сотрудников.

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Нижегородской области от 13 ноября 2010 г. N 2376-р в пункт 2.2 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.2. Администратор

2.2.1. Анализирует и регистрирует заявки Пользователей.

2.2.2. Организует в течение 2 рабочих дней (если не оговорена конкретная дата установки) установку АРМ и создает настройки ЕСЭДД. Срок установки ЭЦП - не более 10 календарных дней с момента отправки регистрационной карты с данными владельца ЭЦП.

2.2.3. Осуществляет обучение Администраторов подсистем и Операторов навыкам работы в ЕСЭДД.

2.2.4. Сопровождает процедуру заключения соглашений Пользователей с министерством информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области о безвозмездной передаче Пользователю программного обеспечения ЕСЭДД.

3. Процедура работы в ЕСЭДД

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Нижегородской области от 13 ноября 2010 г. N 2376-р в пункт 3.1 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1. Администратор осуществляет внедрение, сопровождение, общую координацию и техническое обеспечение работы ЕСЭДД:

3.1.1. Ведет учет и анализ заявок Пользователей на установку АРМ и организует их установку и настройку.

3.1.2. Готовит и рассылает Пользователям руководства, инструкции и рекомендации по работе в ЕСЭДД.

3.1.3. Организует процедуру сбора и согласования модификаций ЕСЭДД от Пользователей.

3.1.4. Готовит технические задания на модификацию ЕСЭДД и контракты на модификацию и развитие ЕСЭДД.

3.1.5. Осуществляет обновление версий программного обеспечения ЕСЭДД и, при необходимости, перенастройку АРМ.

3.1.6. Администрирует сервер ЕСЭДД, в том числе создает учетные записи новых пользователей на основании электронного запроса от Пользователей в течение двух рабочих дней с момента поступления запроса.

3.1.7. Организует доступ Администраторов подсистемы и Операторов к базам документов в соответствии с полномочиями сотрудников.

3.1.8. Консультирует Администраторов подсистем и Операторов по вопросам работы в ЕСЭДД.

3.1.9. Организует выход специалистов на рабочие места Пользователей с целью решения проблем при работе в ЕСЭДД (в случаях отсутствия возможности решения проблемы удаленно).

3.1.10. Осуществляет резервное копирование баз данных сервера ЕСЭДД.

3.1.11. Осуществляет ведение Глобального классификатора. Корректировка Глобального классификатора осуществляется в течение двух рабочих дней со дня поступления информации.

3.1.12. Производит "физическое" удаление записей баз данных Пользователей.

3.1.13. Осуществляет процедуру переноса баз данных в архив.

3.1.14. Обучает Администраторов подсистем и Операторов работе в ЕСЭДД.

3.1.15. Тестирует Администраторов подсистем и Операторов на предмет знания правил и методов работы в ЕСЭДД по заявкам Пользователей.

3.1.16. Выявляет нарушения работы Пользователей.

3.1.17. Рекомендует Операторам и Администраторам подсистемы устранять нарушения, допускаемые ими в процессе работы в ЕСЭДД.

3.1.18. Размещает на объединенном (корпоративном) Интранет-сайте органов исполнительной власти Нижегородской области и органов местного самоуправления Нижегородской области правовые акты по ЕСЭДД, руководства по работе в модулях и другую информацию по ЕСЭДД.

3.1.19. С целью организации контроля за соблюдением правил работы в ЕСЭДД и сроков исполнения документов, в том числе по заявкам Контролера и Пользователей:

а) разрабатывает сложные запросы в атрибутном поиске АРМ и обучает Администраторов подсистем и Операторов формировать выборки для подготовки отчетов;

б) создает отчеты посредством генератора отчетов и обучает Администраторов подсистем и Операторов формировать выборки для подготовки отчетов;

в) реализует отчеты по базам данных непосредственно через интерфейс АРМ.

3.1.20. Обеспечивает контроль соответствия действий ответственных сотрудников Пользователей Регламенту ЕСЭДД, Порядку согласования проектов, Инструкции по работе с ЭЦП, инструкциям по работе в модулях ЕСЭДД, утверждаемым приказом министерства информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области, инструктивным письмам министерства информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области.

3.1.21. Несет ответственность за техническое обеспечение процедур работы в ЕСЭДД и развитие ЕСЭДД, в том числе за стабильное функционирование системы обмена электронными документами.

3.1.22. Координирует и контролирует деятельность организаций, задействованных во внедрении и сопровождении ЕСЭДД.

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Нижегородской области от 13 ноября 2010 г. N 2376-р в пункт 3.2 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2. Пользователь

3.2.1. Обеспечивает организацию электронного документооборота внутри органа исполнительной власти Нижегородской области или органа местного самоуправления Нижегородской области и их структурных подразделений в соответствии с Регламентом Правительства, Инструкцией по делопроизводству, Порядком согласования проектов, Регламентом ЕСЭДД, Инструкцией по работе с ЭЦП, инструкциями по работе в ЕСЭДД, инструктивными письмами министерства информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области.

Приказом Пользователя устанавливается ответственность для Администратора подсистемы и Операторов за несоответствие их действий Регламенту Правительства, Инструкции по делопроизводству, Регламенту ЕСЭДД, Порядку согласования проектов, Инструкции по работе с ЭЦП, инструкциям по работе в модулях ЕСЭДД, утверждаемым приказом министерства информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области, инструктивным письмам министерства информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области, в частности:

а) для Администратора подсистемы:

- за несвоевременное направление Администратору данных для корректировки Глобального классификатора;

- за несвоевременное направление Администратору данных о смене Операторов и Администратора подсистемы.

б) для Операторов:

- за несоответствие электронного образа документа, заверяемого ЭЦП, оригиналу на бумажном носителе;

- за несвоевременное отображение состояния документа в ЕСЭДД;

- за несоблюдение правил хранения ключевого носителя ЭЦП, в том числе за его потерю;

- за несвоевременное продление срока действия сертификата ЭЦП;

- за несвоевременное обновление списка отозванных сертификатов ЭЦП.

3.2.2. Обязывает разработчиков (исполнителей) документов Пользователя своевременно (сразу после подписи руководителями бумажных оригиналов) передавать Операторам электронные документы и устанавливает ответственность разработчиков (исполнителей) документов за несвоевременную передачу электронных документов Операторам.

3.2.3. Приостанавливает работу с документами, поступившими только на бумажном носителе, но отсутствующими в ЕСЭДД, до поступления их в подразделение в электронном виде через ЕСЭДД, с направлением уведомлений на электронную почту Контролеру (esedd@org.kreml.nnov.ru), Администратору (esedd@inform.kreml.nnov.ru) и Пользователю (официальный электронный адрес Пользователя), от которого должны поступить документы через ЕСЭДД.

3.2.4. Направляет по мере необходимости на обучение работе в ЕСЭДД Администратора подсистемы и Операторов.

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Нижегородской области от 13 ноября 2010 г. N 2376-р в пункт 3.3 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3. Оператор

3.3.1. Обрабатывает документы на АРМ в соответствии с Регламентом Правительства, Инструкцией по делопроизводству, Регламентом ЕСЭДД, Порядком согласования проектов, Инструкцией по работе с ЭЦП, инструкциями по работе в модулях ЕСЭДД, инструкцией по работе с ЭЦП, утверждаемыми приказом министерства информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области, инструктивными письмами министерства информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области.

3.3.2. Создает отчетную документацию с помощью выходных форм АРМ.

3.3.3. Проверяет соответствие электронной версии документа документу на бумажном носителе, направляемому в заинтересованные органы в соответствии с Регламентом Правительства.

3.3.4. Осуществляет своевременное отображение состояния документа в ЕСЭДД, в том числе отвечает за предоставление последней актуальной редакции документа в ЕСЭДД.

3.3.5. Несет ответственность, установленную действующим законодательством, за несоблюдение правил работы с ЭЦП.

3.3.6. При возникновении проблем в ЕСЭДД обращается к Администратору подсистемы.

3.3.7. Сообщает Администратору подсистемы о нарушениях правил работы в ЕСЭДД другими Пользователями в ситуациях, когда данные нарушения отрицательно сказываются на процедуре работы ЕСЭДД в целом.

3.4. Администратор подсистемы

3.4.1. Выполняет ежедневное резервное копирование информации в случае локального расположения базы данных ЕСЭДД.

3.4.2. Осуществляет сопровождение всех классификаторов АРМ, кроме Глобального.

3.4.3. Направляет Администратору информацию для изменения Глобального классификатора в формате Word или Excel в течение 1 рабочего дня с момента обращения к нему Оператора, оформленную согласно приложению к настоящему Регламенту.

3.4.4. В случае смены Операторов и Администратора подсистемы в течение 1 рабочего дня с момента получения информации направляет Администратору данную информацию с указанием ФИО, должности, контактного телефона, местонахождения АРМ, модуля ЕСЭДД и функций специалиста в модуле ЕСЭДД.

3.4.5. Уведомляет Администратора о фактах нарушения процедуры работы в ЕСЭДД.

3.4.6. Обеспечивает координацию работы в рамках ЕСЭДД Операторов, взаимодействует с Администратором.

3.4.7. Не должен:

а) вносить изменения в адресную книгу;

б) осуществлять работу с функционалом "Очистка базы обмена";

в) вносить изменения в настройку подсоединения к базе данных ЕСЭДД;

г) изменять системные настройки и настройки регистрационного номера документа;

д) изменять права доступа к информации ЕСЭДД;

е) вносить изменения в глобальный классификатор исполнителей;

ж) вносить изменения в настройку агента обмена;

з) осуществлять "физическое" удаление записей;

и) выполнять процедуру переноса данных в архив.

3.5. Контролер

3.5.1. Осуществляет контроль за соблюдением сроков и порядка текущих процедур работы в ЕСЭДД Пользователями.

3.5.2. Принимает участие в методическом сопровождении работы в ЕСЭДД в части отображения контрольных сроков исполнения документов в ЕСЭДД:

а) посредством консультаций Операторов и Администраторов подсистемы;

б) посредством участия в обучающих семинарах по работе в ЕСЭДД.

3.5.3. Обеспечивает контроль за правильностью заполнения полей, необходимых для осуществления контроля за ходом согласования проектов документов ЕСЭДД, в соответствии с Регламентом Правительства и Порядком согласования проектов.

3.5.4. Фиксирует информацию, поступившую от Пользователя, о приостановке работы с поступившим бумажным пакетом документов в случае отсутствия их электронной версии в ЕСЭДД, в целях принятия мер к Пользователю, по вине которого электронная версия отсутствует.

4. Процедуры изменения настроек ЕСЭДД

4.1. Оператор сообщает Администратору подсистемы:

а) о необходимости изменения настроек АРМ;

б) о необходимости модификаций АРМ.

4.2. Администратор подсистемы направляет предложения по изменению настроек и модификаций Администратору на предмет оценки их целесообразности, соответствия Регламенту Правительства, Регламенту ЕСЭДД, Порядку согласования проектов, Инструкции по делопроизводству и возможности технической реализации.

4.3. В случае положительной оценки Администратора и возможности реализации предложений через изменение настроек Администратор изменяет настройки на АРМ.

4.4. В случае положительной оценки Администратора и возможности реализации предложений только через модификации АРМ Администратор готовит техническое задание и, при финансовой возможности, контракт на модификации.

4.5. В случае отрицательной оценки целесообразности Администратор направляет Пользователям ответ о нецелесообразности данных изменений настроек и модификаций АРМ.

4.6. В случае отрицательной оценки возможности технической реализации Администратор направляет Пользователям ответ о невозможности технической реализации данных предложений.

5. Процедура выхода из аварийных ситуаций
(полный или частичный сбой в работе АРМ)

5.1. Пользователь в течение одного рабочего дня с момента возникновения аварийной ситуации в ЕСЭДД сообщает о ней Администратору.

5.2. Администратор в течение одного рабочего дня определяет характер сложившейся ситуации и информирует об этом Пользователя:

5.2.1. Неисправность аппаратной части компьютера / сбой в работе операционной системы:

а) Администратор подсистемы должен скопировать базу данных ЕСЭДД на внешний носитель информации (в случае ее локального расположения);

б) Пользователь осуществляет ремонт либо замену неисправного оборудования / восстанавливает рабочие параметры операционной системы и сообщает об этом Администратору;

в) Администратор в течение двух рабочих дней с момента поступления информации о ремонте оборудования / восстановления системы переустанавливает АРМ и восстанавливает базу данных ЕСЭДД на основании существующей резервной копии.

5.2.2. Сбой в функционировании ЕСЭДД:

а) Администратор подсистемы должен скопировать базу данных ЕСЭДД на внешний носитель информации (в случае ее локального расположения);

б) Администратор в течение двух рабочих дней с момента поступления информации о возникшей проблеме переустанавливает ЕСЭДД и восстанавливает базу данных ЕСЭДД на основании существующей резервной копии.

5.2.3. Искажение или разрушение информации:

Администратор в течение не более пяти рабочих дней определяет причину искажения или разрушения информации и в течение не более пяти рабочих дней с момента определения причины искажения и разрушения информации восстанавливает базу данных на основании существующей резервной копии.

5.3. Администратор уведомляет Контролера о сбое в работе ЕСЭДД у Пользователя в случае, если восстановление функционирования ЕСЭДД занимает более двух рабочих дней.

6. Требования, предъявляемые к специалистам, работающим в ЕСЭДД

Квалификация специалистов, работающих в ЕСЭДД, должна удовлетворять требованиям, предъявляемым к пользователям современных программно-технических средств, не обладающим профессиональной подготовкой в области информационных технологий, и включает в себя:

- знание правил по работе с вычислительной техникой и периферийным оборудованием;

- умение работать в среде Windows и правильно пользоваться ее стандартными средствами и операциями;

- умение работать в основных приложениях, входящих в пакет MS Office;

- умение работать с соответствующими модулями или сервисами ЕСЭДД.

Приложение
к регламенту администрирования,
информационного сопровождения
и эксплуатации единой системы электронного
документооборота и делопроизводства органов
исполнительной власти Нижегородской
области и органов местного самоуправления
Нижегородской области

Форма передачи данных для глобального классификатора

Наименование органа государственной власти Нижегородской области или органа местного самоуправления Нижегородской области

N п/п	Наименование структурного подразделения	Ф.И.О.	Должность	Статус	Дата изменения статуса

Требования по заполнению полей таблицы

1. В заголовке таблицы указывают наименование органа исполнительной власти или местного самоуправления Нижегородской области

2. В поле "N п/п" заносят порядковый номер.

3. В поле "Наименование структурного подразделения" заносят наименование существующего или вновь организованного подразделения согласно штатному расписанию.

4. В поле "Ф.И.О." заносят фамилию, имя, отчество полностью.

5. В поле "Должность" заносят должность согласно штатному расписанию.

6. В случае изменений штатного расписания и персональных данных сотрудников в поле "Статус" заносят следующую информацию:

а) для вновь принятых сотрудников - "принят(а)";

б) для уволенных сотрудников - "уволен(а)";

в) для сотрудников, переведенных на другую должность, - "переведен(а)" и наименование новой должности;

г) для сотрудников, изменивших фамилию, - "смена фамилии" и новая фамилия;

д) для вновь организованного структурного подразделения - "новое";

е) для ликвидированного структурного подразделения - "ликвидировано";

ж) для переименованного структурного подразделения - "переименовано" и новое наименование структурного подразделения.

7. В поле "Дата изменения статуса" заносят дату принятия/увольнения/перевода на новую должность/организации/ликвидации/переименования.

Пример заполнения таблицы

Администрация XXXXX района

N п/п	Наименование структурного подразделения	Ф.И.О.	Должность	Статус	Дата изменения статуса
1	Управление ХХХХХ	Иванова Марья Васильевна	Специалист 1 категории	принята	21.04.2009
2	Отдел ХХХХХ	Петрова Нина Ивановна	Специалист 1 категории	переведена Главный специалист отдела XXXXX	22.04.2009
3	Сектор XXXXX			новое	23.04.2009