Постановление главы администрации города Нижнего Новгорода от 5 сентября 2008 г. N 4145 "Об утверждении административного регламента"

В соответствии с распоряжением Правительства Нижегородской области от 17.05.2007 N 628-р "Об утверждении Методических рекомендаций", статьей 8 Устава города Нижнего Новгорода:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент оказания муниципальной услуги "Организация предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе управления делами администрации города Нижнего Новгорода".

2. Управлению по обеспечению деятельности главы города Нижнего Новгорода (Павлова В.В.) обеспечить опубликование настоящего постановления в средствах массовой информации.

3. Контроль за исполнением постановления возложить на управление делами администрации города Нижнего Новгорода (Манегин Е.А.).

В.Е. Булавинов

Административный регламент оказания муниципальной услуги
"Организация предоставления информации по документам архивных фондов,
находящихся на архивном хранении в архивном отделе управления делами
администрации города Нижнего Новгорода"
(утв. постановлением главы администрации города
от 5 сентября 2008 г. N 4145)

1. Общие положения

1.1. Административный регламент оказания муниципальной услуги "Организация предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе управления делами администрации города Нижнего Новгорода" (далее - муниципальная услуга, Регламент) разработан в целях повышения качества работы с пользователями муниципальной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при исполнении запросов по использованию документов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе управления делами администрации города Нижнего Новгорода (далее- архивный отдел).

Пользователями муниципальной услуги являются органы государственной власти и органы местного самоуправления, юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях для получения информации (далее - заявители).

1.2. Оказание муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

1.2.1. Конституция Российской Федерации ("Российская газета", 25 декабря 1993 года, N 237).

1.2.2. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2004, N 43, ст. 4169).

1.2.3. Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2006, N 19, ст. 2060).

1.2.4. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета" от 29 июля 2006 года N 165).

1.2.5. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 20, 14 мая 2007 года).

1.2.6. Закон Нижегородской области от 22.12.2005 N 209-З "Об архивном деле в Нижегородской области" ("Нижегородские новости" от 11 января 2006 года, N 2).

1.2.7. Закон Нижегородской области от 07.09.2007 N 124-З "О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Нижегородской области" ("Нижегородские новости" от 20 сентября 2007 года, N 174).

1.2.8. Устав города Нижнего Новгорода ("Нижегородский рабочий" от 30 декабря 2005 года, N 234).

1.2.9. Постановление главы администрации города Нижнего Новгорода от 19.03.2008 N 1117 "Об утверждении Положения и структуры управления делами администрации города Нижнего Новгорода".

1.2.10. Распоряжение главы администрации города Нижнего Новгорода от 14.02.2006 N 107-р "Об утверждении Регламента администрации города Нижнего Новгорода".

1.3. Оказание муниципальной услуги осуществляет управление делами администрации города Нижнего Новгорода.

2. Требования к порядку оказания муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге

2.1.1. Конечным результатом оказания муниципальной услуги являются: копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в архивном отделе, уведомление о переадресации непрофильного запроса, уведомление о возможном местонахождении запрашиваемых документов и отрицательный ответ.

2.1.2. Местонахождение и почтовый адрес управления делами администрации города Нижнего Новгорода: Кремль, корпус 5, город Нижний Новгород, 603082.

Режим работы управления делами администрации города Нижнего Новгорода:

понедельник - четверг - 900# - 1800#,

пятница - 900# - 1700#,

суббота, воскресенье - выходные дни,

обед - 1200# - 1248.#

Телефон управления делами администрации города Нижнего Новгорода: (831) 439-13-06, факс: 439-07-35.

2.1.3. Местонахождение и почтовый адрес архивного отдела управления делами администрации города Нижнего Новгорода: ул.Бекетова, дом 8-а, город Нижний Новгород, 603057.

Режим работы архивного отдела:

понедельник - четверг - 900# - 1800#,

пятница - 900# - 1700#,

суббота, воскресенье - выходные дни,

обед - 1200# - 1248.#

Телефон архивного отдела: (831) 412-19-90, факс: (831) 419-09-79.

2.1.4. Информация о порядке оказания муниципальной услуги предоставляется:

по письменным обращениям заявителей,

по каналам телефонной связи,

при личном обращении граждан.

2.1.5. По письменным обращениям ответ направляется в сроки, предусмотренные пунктами 2.3.1-2.3.3 настоящего Регламента.

2.1.6. По каналам телефонной связи должностные лица архивного отдела обязаны предоставить достоверную информацию о порядке и условиях оказания муниципальной услуги при ответе на телефонный звонок.

2.1.7. Прием граждан осуществляется ведущими специалистами приемной архивного отдела.

Время приема: понедельник-четверг - с 1000# до 1200# и с 1400# до 1600.#

2.1.8. Место ожидания заявителей в архивном отделе оборудовано стульями и столами для оформления письменных заявлений (запросов), информационными стендами.

На стендах размещается следующая информация:

информация о порядке оказания муниципальной услуги,

адрес и режим работы архивного отдела,

образцы заполнения запросов,

бланки заявлений,

реестр фондов,

адреса и телефоны архивных учреждений и нотариальных контор, находящихся на территории города Нижнего Новгорода.

2.1.9. При работе в читальном зале архивного отдела заявители руководствуются Правилами работы пользователей в читальном зале архивного отдела управления делами администрации города Нижнего Новгорода (Приложение к настоящему Регламенту).

2.2. Основание для оказания муниципальной услуги

2.2.1. Основанием для оказания муниципальной услуги является письменное заявление (запрос) в адрес архивного отдела или управления делами администрации города Нижнего Новгорода.

2.2.2. В запросе должны быть указаны сведения, необходимые для его исполнения:

изложение существа запроса, обращения;

фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации);

год рождения заявителя (для физических лиц);

адрес заявителя (для юридических лиц - юридический и почтовый адрес, для физических лиц - адрес регистрации по месту жительства), контактный телефон, а также фамилия, имя, отчество исполнителя (для юридических лиц);

дата отправления запроса, подпись заявителя;

о стаже работы - название, ведомственная подчиненность организации, время работы, должность (в случае, если необходимость указания таких данных предусматривает существо запроса);

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

2.2.3. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.3. Условия и сроки оказания муниципальной услуги

2.3.1. Запросы, касающиеся реализации прав граждан, связанных с социальной защитой, предусматривающих пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций (социально-правовые запросы), исполняются бесплатно.

Срок исполнения социально-правовых запросов составляет не более 30 календарных дней со дня их регистрации в архивном отделе. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения считается следующий за ним рабочий день.

2.3.2. Запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), поступившие от органов государственной власти Российской Федерации и Нижегородской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Нижегородской области, организаций, связанные с исполнением ими своих функций, рассматриваются архивным отделом на безвозмездной основе в первоочередном порядке, в сроки, установленные Регламентом администрации города Нижнего Новгорода.

2.3.3. Запрос, по которому в архивном отделе отсутствуют документы (непрофильный запрос), направляется в соответствии с п. 3.4.6 настоящего Регламента по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, не позднее чем в 5-дневный срок со дня регистрации запроса с уведомлением заявителя о переадресации запроса.

2.4. Перечень оснований для отказа в оказании муниципальной услуги

2.4.1. Основаниями для отказа в оказании муниципальной услуги являются:

отсутствие документов в архивном отделе по запрашиваемой тематике;

неудовлетворительное физическое состояние документов, не имеющих копии в фонде пользования (для использования в читальном зале);

ограничение доступа к документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;

ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные;

непредставление оригинала запроса в порядке, предусмотренном п. 3.2.1 настоящего Регламента;

в случае если текст запроса не поддается прочтению.

2.4.2. По запросам, поступившим в архивный отдел, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 рабочих дней со дня их регистрации направляется ответ с просьбой указать недостающие или уточняющие сведения.

2.4.3. Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие фамилии (наименования организации) и/или почтового адреса заявителя.

3. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности административных действий
при оказании муниципальной услуги

Оказание муниципальной услуги включает в себя следующие административные действия:

прием и первичная обработка запросов;

регистрация запросов;

исполнение запросов;

предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса;

выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в архивном отделе;

контроль исполнения запросов.

3.2. Прием и первичная обработка запросов

3.2.1. Доставка в архивный отдел запросов осуществляется следующими способами:

через почтовое отделение;

через приемную управления делами администрации города Нижнего Новгорода;

нарочными;

лично гражданами;

с использованием факсимильной связи.

При направлении запроса, не имеющего подтверждения подлинности документа (по факсу), обязательным является направление заявителем оригинала запроса в течение 10 календарных дней с момента направления запроса по факсу.

3.2.2. Прием корреспонденции в архивном отделе производится централизованно ведущим специалистом приемной.

При приеме запросов от нарочных на копии документа заявителя ставятся штамп, дата и подпись сотрудника архивного отдела, принявшего документ.

При приеме запросов от физических лиц на копии запроса, при ее наличии, по просьбе физического лица ставятся штамп, дата и подпись сотрудника архивного отдела, принявшего документ.

3.3. Регистрация запросов

3.3.1. Поступившие в архивный отдел запросы регистрируются ведущими специалистами приемной в день поступления. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация запроса в архивном отделе является основанием для начала действий по оказанию муниципальной услуги.

3.3.2. Регистрация запросов ведется в специальных журналах:

Журнал учета социально-правовых запросов,

Журнал учета тематических запросов.

В журналы заносится следующая информация:

фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации),

почтовый адрес, по которому в случае необходимости следует направить ответ, контактный телефон заявителя,

суть обращения (в краткой форме),

результат рассмотрения обращения (положительный, отрицательный).

При выполнении запроса вносится исходящий номер, дата исполнения и фамилия, имя, отчество исполнителя.

3.4. Исполнение запросов

3.4.1. Исполнение запросов осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении в архивном отделе. Исполнение запросов производится сотрудниками архивного отдела, ответственными за выполнение данной работы согласно должностным инструкциям. Определение исполнителей осуществляется руководством архивного отдела.

3.4.2. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

3.4.3. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе в нескольких организациях включаются в одну справку.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шрифты и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного отдела.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается начальником архивного отдела, исполнителем и заверяется печатью архивного отдела. Архивная справка, предназначенная для направления за пределы территории Российской Федерации, подписывается управляющим делами администрации города Нижнего Новгорода и заверяется гербовой печатью.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.4.4. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечании к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие поврежденного текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в документе", "Так в тексте оригинала". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника и печатью архивного отдела.

3.4.5. На обороте листа архивной копии проставляются архивные шрифты и номера листов единиц хранения архивного документа, удостоверяются подписью начальника и печатью архивного отдела. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архивного отдела и подписью начальника архивного отдела. Архивная копия, предназначенная для направления за пределы территории Российской Федерации, заверяется гербовой печатью и подписью управляющего делами администрации города Нижнего Новгорода.

3.4.6. Если в архивном отделе отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, ведущий специалист приемной архивного отдела пересылает запрос в соответствующую организацию, архивное учреждение, где хранятся документы. Заявителю направляется уведомление о переадресации запроса.

Если в архивном отделе отсутствуют документы, сведения по теме запроса, и неизвестно местонахождение документов, заявителю направляется отказ в оказании муниципальной услуги.

Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. После получения ответа с уточненными данными прием и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях.

3.5. Предоставление справочной информации
о ходе рассмотрения запроса

Справочная информация предоставляется ведущими специалистами приемной архивного отдела по следующим вопросам:

о получении запроса и присвоении ему регистрационного номера;

о сроках исполнения запроса;

о результатах рассмотрения запроса (положительный/отрицательный ответ).

3.6. Выдача копий документов, выписок из документов,
справок по документам, находящимся на архивном хранении
в архивном отделе

3.6.1. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос высылаются заявителю по почте простым письмом через экспедицию администрации города Нижнего Новгорода.

3.6.2. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос по желанию заявителя, в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архивный отдел, выдаются под расписку заявителю - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу заявителя - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном законом порядке. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии и ответа на запрос расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату получения документа.

3.7. Контроль исполнения запросов

3.7.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по оказанию муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется начальником архивного отдела, ответственным за организацию работы по оказанию муниципальной услуги.

3.7.2. Контроль осуществляется путем проведения начальником архивного отдела проверок соблюдения и исполнения работниками архивного отдела положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Нижегородской области.

3.7.3. Контроль полноты и качества оказания муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.

3.7.4. Должностные лица архивного отдела несут персональную ответственность за несоблюдение требований настоящего Регламента при оказании муниципальной услуги.

3.7.5. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушения прав заявителей к виновным должностным лицам архивного отдела применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Нижегородской области, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления города Нижнего Новгорода.

3.8. Обжалование действий (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) при оказании муниципальной услуги

3.8.1. Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) должностными лицами архивного отдела при оказании муниципальной услуги, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу или в суд.

3.8.2. Информацию о нарушении должностными лицами архивного отдела положений настоящего Регламента можно сообщать по телефону (831) 439-13-06 или направлять письменно в произвольной форме в адрес управляющего делами администрации города Нижнего Новгорода: Кремль, корпус 5, город Нижний Новгород, 603082.

Приложение
к административному регламенту
оказания муниципальной услуги
"Организация предоставления информации
по документам архивных фондов, находящихся
на архивном хранении в архивном отделе
управления делами администрации
города Нижнего Новгорода"

Правила работы пользователей в читальном зале
архивного отдела управления делами администрации
города Нижнего Новгорода

1. Общие положения

1.1. Правила работы пользователей в читальном зале архивного отдела управления делами администрации города Нижнего Новгорода (далее - Правила) устанавливают порядок работы пользователей с открытыми документами в читальном зале архивного отдела.

1.2. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе.

1.3. Плата за посещение читального зала архивного отдела и пользование архивными документами не взимается.

1.4. Режим работы читального зала: с понедельника по четверг - с 1000 до 1200 и с 1400 до 1600; пятница - читальный зал не работает; суббота, воскресенье - выходные дни.

2. Порядок допуска пользователей в читальный зал архивного отдела

2.1. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

2.2. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается руководством архивного отдела на необходимый пользователям срок. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архивного отдела.

2.4. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами и заполняют анкету установленного образца (Приложение к настоящим Правилам).

2.5. Оформление допуска в читальный зал осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.

3. Права, обязанности и ответственность пользователей

3.1. Пользователям предоставляются имеющиеся в архивном отделе справочники (описи, каталоги, обзоры), дела и документы.

3.2. Пользователи, работающие в читальном зале архивного отдела, имеют право:

3.2.1. Получать информацию о порядке работы читального зала.

3.2.2. Получать консультации сотрудников архивного отдела о составе и содержании документов в соответствии с темой исследований, имеющихся в архивном отделе справочниках.

3.2.3. Получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.

3.2.4. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.

3.2.5. Пользоваться печатными изданиями и рукописными материалами из фондов научно-справочных библиотек, справочно-информационных фондов.

3.2.6. Заказывать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из предоставленных им дел, документов, архивных справочников.

3.2.7. При наличии технических возможностей по специальному разрешению руководства архивного отдела использовать собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон). Использование технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей. Не разрешается применение технических средств, имеющих сканирующее устройство (кроме случаев, предусмотренных пунктом 5.7 настоящих Правил).

3.2.8. Проносить в читальный зал по согласованию с его сотрудником машинописный и печатный текст, гранки научной работы. Внос и вынос этих материалов оформляется специальным пропуском. Рукописные материалы пользователей выносятся без пропуска.

3.3. Пользователей могут сопровождать переводчики или помощники.

3.4. Пользователи обязаны:

3.4.1. Соблюдать настоящие Правила работы пользователей в читальном зале архивного отдела управления делами администрации города Нижнего Новгорода.

3.4.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала.

3.4.3. Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.).

3.4.4. После окончания работы при каждом посещении сдавать предоставленные ему описи, дела (единицы хранения), печатные издания сотруднику читального зала.

3.4.5. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы.

3.5. Пользователи могут предоставить архивному отделу библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных документов.

3.6. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов пользователями, решаются в соответствии с действующим законодательством.

3.7. Пользователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб архивному отделу, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.

4. Порядок выдачи дел, документов, печатных изданий,
предоставления научно-справочного аппарата

4.1. Дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов.

Дела и другие материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала. Настоящий порядок распространяется также на порядок выдачи и использования материалов научно - справочной библиотеки архивного отдела.

4.2. Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей, 10 - 20 дел.

4.3. Сроки выдачи описей, дел, документов и других материалов устанавливаются руководством архивного отдела, но не должны превышать 3 рабочих дней со дня оформления заказа. Несброшюрованные, особо ценные, уникальные документы по разрешению руководства архивного отдела выдаются на один день.

Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальном зале, выдаются пользователям в день заказа.

4.4. Продление сроков хранения и использования в читальном зале описей, дел, документов, других материалов согласуется с сотрудником читального зала (кроме уникальных документов), продление сроков использования уникальных и особо ценных документов согласуется с руководством архивного отдела, при необходимости оформляется новый заказ. Сроки повторной выдачи устанавливаются руководством архивного отдела.

4.5. При наличии фонда пользования подлинные документы в читальном зале, как правило, не выдаются.

Подлинные документы могут выдаваться пользователям в исключительных случаях с разрешения руководства архивного отдела с учетом конкретных обстоятельств (например, необходимость изучения внешних особенностей документов, некачественные копии, иные обстоятельства).

4.6. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

4.6.1. Входить в читальный зал в верхней одежде; вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки (размером более 200 х 300 мм), пластиковые пакеты, зонты; курить, употреблять продукты питания и напитки.

4.6.2. Выносить архивные документы из читального зала, передавать их третьим лицам; оставлять открытые дела и архивные документы не защищенными от солнечного или электрического света продолжительное время; писать на листах бумаги, положенных поверх документов; загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое.

4.6.3. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.

4.7. Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометки, исправления, подчеркивания.

4.8. При получении описей, дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального зала.

При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом сотруднику читального зала.

4.9. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

их плохого физического состояния;

ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архивного отдела (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти и органов местного самоуправления, подготовка сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

экспонирования заказанных материалов на выставке;

выдачи их другому пользователю.

В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.

5. Копирование и выдача копий архивных документов,
изготовленных по заказам пользователей

5.1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архивного отдела и физического состояния документов изготавливаются ксерокопии документов. Качество изготавливаемых копий обеспечивается архивным отделом.

5.2. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке и передаются сотруднику читального зала. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.

При копировании большого количества документов к бланку заказа по требованию руководства архивного отдела может дополнительно прилагаться их перечень.

5.3. Копирование документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение.

При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

5.4. Объем и сроки изготовления копий устанавливаются руководством архивного отдела с учетом технических возможностей и физического состояния документов и с учетом положений раздела 2.3 административного регламента.

5.5. Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится с разрешения руководства архивного отдела.

Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.

Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архивного отдела в каждом конкретном случае.

5.6. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством архивного отдела в каждом конкретном случае.

5.7. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архивного отдела допускается копирование документов техническими средствами пользователей.

Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководства архивного отдела в его помещениях и под контролем сотрудников читального зала.

Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, архивный отдел не несет.

5.8. По согласованию с руководством архивного отдела пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы, карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). В этих случаях копирование производится в помещении архивного отдела под контролем его сотрудников с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.

5.9. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку.

Приложение
к Правилам работы пользователей
в читальном зале архивного отдела
управления делами администрации
города Нижнего Новгорода

Архивный отдел управления делами
администрации города
Нижнего Новгорода

Анкета пользователя

Фамилия ________________________________________________

Имя ______________________Отчество _____________________

Место работы (учебы) и должность _______________________

________________________________________________________

________________________________________________________

Организация, направившая пользователя, ее адрес ________

________________________________________________________

Образование ____________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

Ученая степень, звание _________________________________

________________________________________________________

Тема и хронологические рамки исследования ______________

________________________________________________________

________________________________________________________

Место жительства _______________________________________

________________________________________________________

Телефон (домашний)_____________ (служебный)_____________

Серия и номер документа, удостоверяющего личность ______

________________________________________________________

С Правилами работы пользователей в читальном зале архивного

отдела управления делами администрации города Нижнего

Новгорода ознакомился(-ась), обязуюсь их выполнять.

Дата _________________               ___________________

                                          (подпись)