Распоряжение Губернатора Челябинской области от 19 апреля 2012 г. N 410-р "Об Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области" (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение Губернатора Челябинской области
от 19 апреля 2012 г. N 410-р
"Об Инструкции по делопроизводству в Аппарате
Правительства Челябинской области и органах исполнительной
власти Челябинской области"

С изменениями и дополнениями от:

5 октября 2012 г.

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области.

2. Руководителям органов исполнительной власти Челябинской области и структурных подразделений Аппарата Правительства Челябинской области осуществить необходимые меры по введению в действие Инструкции, утвержденной настоящим распоряжением, обеспечить строгое соблюдение установленных ею правил и порядка работы с документами.

3. Руководителям органов исполнительной власти Челябинской области:

1) разработать и утвердить инструкции по делопроизводству в соответствующих органах исполнительной власти, предварительно согласовав их с экспертно-проверочной комиссией Государственного комитета по делам архивов Челябинской области;

2) при подготовке проектов правовых актов Губернатора Челябинской области и Правительства Челябинской области, а также документов, представляемых Губернатору Челябинской области и в Правительство Челябинской области, учитывать требования, установленные Инструкцией, утвержденной настоящим распоряжением.

4. Организацию выполнения настоящего распоряжения возложить на заместителя Губернатора Челябинской области - руководителя аппарата Правительства Челябинской области Уфимцева А.Г.

5. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор Челябинской области

М.В. Юревич

Утверждена
распоряжением Губернатора
Челябинской области
от 19 апреля 2012 г. N 410-р

Инструкция
по делопроизводству в Аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области

С изменениями и дополнениями от:

5 октября 2012 г.

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области (далее именуется - Инструкция) устанавливает общие требования к документационному обеспечению управленческой деятельности в Аппарате Правительства Челябинской области (далее именуется - Аппарат Правительства области) и органах исполнительной власти Челябинской области.

2. Инструкция устанавливает общий порядок приема, учета, подготовки, оформления, тиражирования и хранения документов, осуществления мер по обеспечению сохранности служебной и иной информации в структурных подразделениях Аппарата Правительства Челябинской области (далее именуются - структурные подразделения Аппарата Правительства области).

3. Организация работы с документами, содержащими государственную тайну, служебную информацию ограниченного распространения, регламентируется специальными нормативными актами.

4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Аппарате Правительства области осуществляется Управлением делопроизводства Правительства Челябинской области (далее именуется - Управление делопроизводства).

6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Аппарата Правительства области возлагается на их руководителей, в службах помощников первых заместителей и заместителей Губернатора Челябинской области - на первых помощников, в органах исполнительной власти Челябинской области (далее именуются - органы власти) - на лиц, уполномоченных руководителем органа власти.

7. В развитие положений Инструкции Управлением делопроизводства разрабатываются методические документы (инструктивные письма, памятки и другие материалы за подписью заместителя Губернатора Челябинской области - руководителя аппарата Правительства Челябинской области (далее именуется - заместитель Губернатора области - руководитель аппарата Правительства области).

8. При разработке настоящей Инструкции учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

1) Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации";

2) Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

3) Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

4) Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных";

5) Федеральный закон от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

6) Федеральный закон от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

7) Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";

8) постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации";

9) постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";

10) Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76;

11) Закон Челябинской области от 30.05.2002 г. N 87-ЗО "О нормативных правовых актах Челябинской области";

12) распоряжение Губернатора Челябинской области от 04.08.2008 г. N 1202-р "Об утверждении Положения по обеспечению защиты конфиденциальной информации в аппарате Правительства Челябинской области и Перечня сведений конфиденциального характера аппарата Правительства Челябинской области".

9. Требования настоящей Инструкции распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение, имеющих статус документов: содержащих сведения, составляющие государственную, служебную тайну; по исполнению поручений Президента Российской Федерации; по работе с обращениями граждан; бухгалтерской и другой специальной документации. Работа с этими документами осуществляется в соответствии со специальными правовыми актами.

10. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Аппарате Правительства области и органах власти;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа власти;

автор документа (исполнитель) - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших и созданных в Аппарате Правительства области, органах власти за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Аппарате Правительства области и органах власти, с указанием сроков их хранения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Аппарата Правительства области, органа власти;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

II. Создание документов в Аппарате Правительства области и органах власти

Бланки документов

11. Создаваемые документы оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А3 (420 x 297 мм), А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

12. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля:

25 мм - левое;

15 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Состав, виды, формы образцов бланков и электронных шаблонов бланков, применяемых в Аппарате Правительства области, для их изготовления утверждаются заместителем Губернатора Челябинской области - руководителем аппарата Правительства области по представлению начальника Управления делопроизводства.

13. Правовые акты Губернатора Челябинской области и Правительства Челябинской области оформляются на бланках конкретного вида документов:

бланк постановления Губернатора Челябинской области (приложение 1);

бланк распоряжения Губернатора Челябинской области (приложение 2);

бланк постановления Правительства Челябинской области (приложение 3);

бланк распоряжения Правительства Челябинской области (приложение 4).

При подготовке документов, указанных в настоящем пункте, используются электронные шаблоны бланков документов.

Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов, указанных в настоящем пункте, утверждаются Губернатором Челябинской области.

14. В Аппарате Правительства области используются следующие бланки:

1) бланки должностного лица:

Губернатора Челябинской области (приложение 6);

первого заместителя Губернатора Челябинской области (приложение 8);

заместителя Губернатора Челябинской области (приложение 9);

заместителя Губернатора Челябинской области - руководителя аппарата Правительства Челябинской области (приложение 10);

2) бланк письма Правительства Челябинской области (приложение 7);

3) бланк распоряжения заместителя Губернатора Челябинской области - руководителя аппарата Правительства Челябинской области (приложение 5);

4) бланк письма:

структурного подразделения Аппарата Правительства области (приложения 11 - 12).

15. Бланки изготавливаются типографским способом. Использование копий цветных и одноцветных бланков запрещается.

16. Порядок официального использования герба Челябинской области на бланках осуществляется в соответствии с Законом Челябинской области от 08.01.2002 г. N 64-ЗО "О гербе Челябинской области".

Гербовые бланки подлежат учету и используются строго по назначению.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного закона следует читать как "27.12.2001 г."

17. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков: угловой и продольный.

Бланки писем структурных подразделений Аппарата Правительства области могут быть выполнены как в продольном, так и в угловом варианте.

18. На продольном бланке герб Челябинской области размещается в верхней части листа центрованным способом (равно удален от границы зоны расположения реквизитов). На угловом бланке герб Челябинской области размещается в верхнем левом углу листа и равно удален от границ зоны расположения реквизитов, установленных для углового варианта бланка. Расстояние от верхнего края листа до края изображения герба должно быть 5 мм.

19. Реквизиты наименование органа власти (структурного подразделения Аппарата Правительства области) и наименование вида документа располагают центрованным способом. Реквизит справочные данные об органе власти размещается одним из способов: центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Реквизиты: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа размещаются флаговым способом.

20. В структурных подразделениях Аппарата Правительства области и органах власти устанавливается следующий состав реквизитов документов:

1) полный (малый) герб Челябинской области в многоцветном (одноцветном) варианте (многоцветный знак Губернатора Челябинской области);

2) наименование органа власти;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) вид документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные об органе власти;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование либо аннотация документа;

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения;

17) виза;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа;

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например: отметка о поступлении документа в Правительство Челябинской области; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие.

При оформлении реквизитов документов рекомендуется основываться на правилах оформления реквизитов (приложение 17).

21. Для каждого вида бланков устанавливается следующий состав реквизитов:

1) для бланка постановления, распоряжения Губернатора Челябинской области и Правительства Челябинской области:

полный герб Челябинской области в многоцветном варианте;

вид документа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

2) для бланка письма органа власти:

малый герб Челябинской области в многоцветном или одноцветном варианте;

наименование органа власти;

справочные данные об органе власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

3) для бланка письма структурного подразделения Аппарата Правительства области:

малый герб Челябинской области в одноцветном варианте;

наименование структурного подразделения;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о структурном подразделении (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Подготовка проектов правовых актов Челябинской области

22. Органы власти представляют Губернатору Челябинской области и Правительству Челябинской области проекты:

постановлений и распоряжений Губернатора Челябинской области (приложения 18, 19);

постановлений и распоряжений Правительства Челябинской области (приложения 20, 21).

23. Правовыми актами Губернатора Челябинской области являются постановления и распоряжения Губернатора Челябинской области нормативного и ненормативного характера, правовыми актами Правительства Челябинской области - постановления и распоряжения Правительства Челябинской области нормативного и ненормативного характера (далее именуются - правовые акты).

Правовые акты принимаются Губернатором Челябинской области (далее именуется - Губернатор области) и Правительством Челябинской области (далее именуется - Правительство области) в соответствии и на основании Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов и иных правовых актов Челябинской области, а также по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением ими своих полномочий.

24. Правила подготовки и оформления проектов нормативных правовых актов должны обеспечить их соответствие требованиям, установленным Законом Челябинской области от 30.05.2002 г. N 87-ЗО "О нормативных правовых актах Челябинской области" и настоящей Инструкцией.

25. Нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

26. Ответственность за качество подготовки, правильность оформления проектов правовых актов, их необходимое согласование с должностными лицами и организациями несут руководители органов власти и структурных подразделений Аппарата Правительства области, разработавшие проект правового акта.

Проекты правовых актов, подготовленные с нарушениями требований Инструкции, с ошибками и опечатками, возвращаются исполнителю документа на доработку и повторное согласование.

27. Проекты правовых актов Губернатора области обязательно согласовывают следующие должностные лица в следующем порядке:

руководитель органа власти, территориального органа федерального органа исполнительной власти, структурного подразделения Аппарата Правительства области, подготовившего проект правового акта (инициатор правового акта);

начальник Государственно-правового управления Правительства Челябинской области (далее именуется - Государственно-правовое управление), включая визирование на обороте каждого листа проекта правового акта, утверждаемых правовым актом документов, приложений);

начальник Управления государственной службы Правительства Челябинской области (в случаях если предметом регулирования проекта правового акта являются отношения, связанные с вопросами государственной гражданской службы, правовым статусом органов власти);

Министр финансов Челябинской области (в случаях если предметом регулирования проекта правового акта являются отношения, связанные со средствами областного бюджета);

руководители органов власти области, организаций, которым даны поручения в представленном проекте правового акта;

заместитель Губернатора Челябинской области, курирующий соответствующее направление деятельности;

заместитель Губернатора Челябинской области - руководитель аппарата Правительства Челябинской области (через Управление делопроизводства);

первый заместитель Губернатора Челябинской области, курирующий соответствующее направление деятельности (через Управление делопроизводства).

28. Проекты правовых актов Правительства области согласовываются в порядке и в срок, установленные Регламентом Правительства Челябинской области, утвержденным постановлением Губернатора Челябинской области от 10.04.2006 г. N 95 "О Регламенте Правительства Челябинской области".

ГАРАНТ:

Постановлением Губернатора Челябинской области от 12 мая 2012 г. N 130 указанное постановление признано утратившим силу

29. Срок согласования проекта правового акта каждым руководителем не должен превышать трех рабочих дней со дня поступления проекта правового акта. Для проведения правовой экспертизы проектов правовых актов в Государственно-правовом управлении, а также для согласования проектов правовых актов, предусматривающих выделение средств из областного бюджета, в Министерстве финансов Челябинской области устанавливается срок не более пяти рабочих дней. Правовые акты объемом более 20 страниц рассматриваются в течение пяти рабочих дней.

Правовые акты, поступившие после 13 часов, регистрируются для проведения экспертизы следующим рабочим днем.

30. Проекты правовых актов, не прошедшие правовой экспертизы или получившие отрицательное заключение Государственно-правового управления, для дальнейшего согласования не принимаются.

31. Если в результате правовой экспертизы в проекты правовых актов необходимо внести изменения, то проекты возвращаются из Государственно-правового управления исполнителю для доработки. Доработанные по замечаниям Государственно-правового управления проекты правовых актов в обязательном порядке подлежат повторному согласованию с руководителем органа власти, разработавшего проект правового акта, и направлению копий проектов постановлений Губернатора области и проектов постановлений Правительства Челябинской области, принимаемых опросным порядком, в Прокуратуру Челябинской области для ознакомления (сведения).

32. К проекту правового акта прилагаются:

1) пояснительная записка, подписанная руководителем органа власти, подготовившего проект правового акта, где указываются:

состояние законодательства в соответствующей сфере правового регулирования;

обоснование необходимости принятия правового акта;

развернутая характеристика предлагаемого решения, его основных положений;

прогноз социально-экономических последствий его принятия;

финансово-экономическое обоснование (в случаях, когда реализация предлагаемых решений потребует дополнительных материальных и иных затрат);

предложения по подготовке и принятию правовых актов, необходимых для реализации предлагаемых решений;

нормативные правовые акты Челябинской области, отмена, изменение или дополнение которых потребуется в случае вступления в силу предлагаемого правового акта;

2) документы, содержащие поручения Губернатора области или его заместителей, предшествующие подготовке проекта правового акта (выписки из протоколов, письма с резолюциями и другие);

3) иные справочные материалы.

К проекту правового акта, отменяющего ранее принятые правовые акты или вносящего в них изменения, обязательно прилагаются копии ранее принятых правовых актов.

33. Передача проекта правового акта на экспертизу в Государственно-правовое управление производится только с представлением его электронной копии. Ответственность за идентичность текста электронной копии правового акта его бумажному варианту несет исполнитель, разработавший проект правового акта и представивший его электронную копию.

Электронная копия представленного проекта документа должна быть подготовлена средствами Microsoft Office версии не выше 2003 в форматах rtf, doc, xls (шрифт Times New RomaN Cyr, N 14; в приложениях, оформленных в виде таблиц, допускается шрифт не менее N 12) и передана на электронном носителе или по локальной вычислительной сети.

На каждом электронном носителе должен содержаться только один документ - проект представленного правового акта. Допускается размещение текста проекта правового акта и приложений к нему в отдельных файлах.

Электронный носитель не должен содержать вирусов и поврежденных участков. На каждом электронном носителе обязательно указываются: заголовок документа, исполнитель (наименование органа власти, фамилия, инициалы) и его служебный телефон.

Электронный носитель, не соответствующий предъявляемым требованиям, возвращается исполнителю для устранения замечаний вместе с проектом правового акта на бумажном носителе.

Согласованный всеми должностными лицами, за исключением заместителя Губернатора области - руководителя аппарата Правительства области, первого заместителя Губернатора области, проект правового акта передается в Управление делопроизводства для представления на подписание Губернатору области - председателю Правительства области.

Управление делопроизводства в течение двух рабочих дней проводит проверку на соответствие электронной копии проекта правового акта бумажному носителю, наличие и правильность оформления виз, подписей, приложений. В случае выявленных нарушений проект правового акта возвращается исполнителю на доработку.

Проверенные проекты правовых актов передаются Управлением делопроизводства на согласование заместителю Губернатора области - руководителю аппарата Правительства области, первому заместителю Губернатора области и на подпись Губернатору области - председателю Правительства области.

34. В случае неподписания Губернатором области представленного проекта правового акта проект документа направляется должностному лицу, которому адресована резолюция Губернатора области, либо исполнителю документа (если в резолюции не указано конкретное должностное лицо).

Ответ на резолюцию Губернатора области вместе с проектом правового акта в течение двух рабочих дней представляется в Управление делопроизводства в виде служебной записки на имя Губернатора области за подписью заместителя Губернатора области, курирующего направление деятельности, либо руководителя органа власти. Проект правового акта повторно направляется Управлением делопроизводства на подпись Губернатору области.

35. Регистрация подписанных Губернатором области правовых актов осуществляется отделом электронной регистрации документов и сопровождения полнотекстовой базы данных Управления делопроизводства.

Правовые акты Правительства области регистрируются в отделе организационно-документационного обеспечения заседаний Правительства Челябинской области Управления делопроизводства.

36. Копии правовых актов Губернатора области заверяются круглой печатью N 1 Управления делопроизводства в отделе электронной регистрации документов и сопровождения полнотекстовой базы данных Управления делопроизводства, копии правовых актов Правительства Челябинской области - круглой печатью N 2 Управления делопроизводства в отделе организационно-документационного обеспечения заседаний Правительства Челябинской области Управления делопроизводства. Оттиск печати ставится на место подписи должностного лица, подписавшего правовой акт.

Копии подписанных и зарегистрированных правовых актов тиражируются и в течение трех рабочих дней рассылаются Управлением делопроизводства адресатам строго в соответствии с представленным исполнителем перечнем рассылки, указанным в листе согласования, или списком рассылки, а также адресатам, указанным в списке обязательной рассылки правового акта, утверждаемом заместителем Губернатора области - руководителем аппарата Правительства области.

Управление делопроизводства выдает заверенные копии правовых актов Губернатора области и Правительства области: органам власти по устным запросам; государственным органам и организациям по письменным запросам на имя начальника Управления делопроизводства в течение двух рабочих дней.

37. Подлинники правовых актов Губернатора области хранятся в отделе электронной регистрации документов и сопровождения полнотекстовой базы данных Управления делопроизводства в течение трех лет, после чего формируются в дела и передаются на хранение в государственное учреждение "Объединенный государственный архив Челябинской области". Подлинники правовых актов Правительства области (вместе с протоколами и диктограммами заседаний Правительства области) хранятся в отделе организационно-документационного обеспечения заседаний Правительства Челябинской области Управления делопроизводства в течение срока полномочий Правительства области, после чего передаются на хранение в государственное учреждение "Объединенный государственный архив Челябинской области".

38. Правовые акты оформляются на бланках установленного образца формата А4 (210 мм x 297 мм) с изображением полного герба Челябинской области в многоцветном варианте в центре верхней части бланка (приложения 1 - 4).

39. В случае размещения правового акта на двух (и более) листах текст второго (и каждого последующего) листа оформляется на бланке "второго листа" установленного образца и должен быть пронумерован арабскими цифрами по центру верхнего поля листа без проставления точек, черточек, кавычек и написания букв "стр.".

Приложения к правовым актам оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 мм x 297 мм).

40. Текст правового акта набирается в текстовом редакторе Word for Windows с использованием шрифта Times New RomaN Cyr размером N 14 через одинарный междустрочный интервал.

Использование шрифтов, отличных от Times New RomaN Cyr, а также шрифтов "полужирный", "курсив", "подчеркнутый" запрещается.

41. Каждый напечатанный лист правового акта, оформленный как на бланке, так и на обычном листе формата А4, должен иметь поля:

25 мм - левое;

15 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

42. Дата регистрации правового акта оформляется цифровым способом в следующей последовательности - число, месяц, год (например: 13.06.2010 г.).

Число месяца с первого по девятое оформляются с проставлением впереди цифры ноль (06.05.2010 г.).

Датой регистрации правового акта Губернатора области является дата его подписания Губернатором области.

Датой регистрации правового акта Правительства области является дата его принятия на заседании Правительства области.

В случае принятия правового акта Правительства области опросным порядком датой его регистрации является дата подписания указанного акта председателем Правительства Челябинской области.

43. Постановлениям Губернатора области присваиваются порядковые регистрационные номера в течение года, которые оформляются арабскими цифрами. Перед цифрой ставится знак "N" и пробел. Например:

постановление Губернатора Челябинской области от 18.02.2010 г. N 77.

Постановлениям Правительства области присваиваются порядковые регистрационные номера с добавлением дефиса и буквы "П" (прописной) после номера.

Например:

постановление Правительства Челябинской области от 19.01.2010 г. N 4-П.

Распоряжениям Губернатора Челябинской области присваиваются порядковые регистрационные номера в течение года, которые оформляются арабскими цифрами с добавлением дефиса и буквы "р" (строчной) после номера.

Например:

распоряжение Губернатора Челябинской области от 21.02.2010 г. N 145-р.

Распоряжениям Правительства Челябинской области присваиваются порядковые регистрационные номера с добавлением дефиса и букв "рп" (строчных) после номера.

Например:

распоряжение Правительства Челябинской области от 19.01.2010 г. N 1-рп.

44. Наименование правового акта:

1) должно в краткой форме отражать предмет правового регулирования и соответствовать содержанию правового акта, формулироваться в виде ответа на вопрос "О чем?" ("О ком?").

Например:

О Положении...;

О внесении изменений в постановление...;

О признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов...;

О составе рабочей группы...;

О направлении средств областного бюджета...;

2) размещается ниже реквизитов "дата документа" и "регистрационный номер документа" сразу от левого поля на расстоянии 10 сантиметров от верхнего края листа;

3) пишется с прописной буквы через одинарный междустрочный интервал, выравнивается по обеим границам зоны расположения реквизита, не содержит точки в конце и оформляется без кавычек.

45. Содержательная часть правового акта отделяется от наименования двумя междустрочными интервалами, выравнивается по левой и правой границам текстового поля (по ширине печатной страницы).

Каждый абзац начинается отступом 1,25 сантиметра от левой границы текстового поля.

46. Содержательная часть правового акта может состоять из двух частей: констатирующей (преамбула) и постановляющей (для постановлений), распорядительной (для распоряжений).

Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. Если преамбула содержит ссылки на правовые акты, то указываются их реквизиты и наименование, у законов - только наименование. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Констатирующая часть (преамбула) постановления Губернатора Челябинской области завершается трафаретным словом: "ПОСТАНОВЛЯЮ", после которого ставится двоеточие. Это слово располагается на отдельной строке сразу от левого поля и печатается прописными буквами. Ниже на следующей строке оформляется постановляющая часть правового акта.

Констатирующая часть (преамбула) постановления Правительства Челябинской области завершается словами и двоеточием: "Правительство Челябинской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:", которые располагаются на отдельной строке и оформляются центрованным способом. Слово "ПОСТАНОВЛЯЕТ" пишется прописными буквами. Ниже, на следующей строке, оформляется постановляющая часть правового акта.

В распоряжениях Губернатора Челябинской области и Правительства Челябинской области трафаретное слово отсутствует. Констатирующая часть распоряжения (если имеется) заканчивается двоеточием. Ниже, на следующей строке, оформляется распорядительная часть правового акта.

47. Первая строка постановляющей (распорядительной) части правового акта начинается на расстоянии 1,25 сантиметра от левой границы текстового поля.

48. В постановляющей (распорядительной) части правового акта предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Например: 1., 2. и так далее.

Пункты заголовков не имеют. Следующее за цифрой с точкой слово пишется с прописной буквы.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с круглой скобкой. Например: 1), 2), 3) и так далее.

Следующее за цифрой с круглой скобкой слово пишется со строчной буквы, а в конце подпункта ставится точка с запятой.

Пункты и подпункты правового акта могут подразделяться на абзацы. Каждый абзац начинается с новой строки на расстоянии 1,25 сантиметра от левой границы текстового поля. Абзацы не обозначаются цифрами, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется от абзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт (подпункт). При ссылке на абзац его подразумеваемый номер прописывается словами. Например: абзац первый, в абзаце втором и так далее.

49. В значительных по объему правовых актах пункты близкого содержания объединяются в главы, которые нумеруются римскими цифрами с точкой и имеют заголовки (например: IV. Задачи и функции управления), а пункты имеют сквозную нумерацию. Заголовок главы после римской цифры с точкой начинается с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

Главы объединяются в разделы, которые нумеруются римскими цифрами с точкой и имеют заголовки.

Например: Раздел I. Общие положения

50. В качестве источников официального опубликования правовых актов указываются газета "Южноуральская панорама" или Сборник нормативных правовых актов Губернатора Челябинской области и Правительства Челябинской области.

Дата выхода газеты "Южноуральская панорама" оформляется словесно-цифровым способом с обязательным указанием номера газеты и (или) номера спецвыпуска.

Например:

Южноуральская панорама, 9 февраля 2010 г., N 22.

Южноуральская панорама, 1 марта 2011 г., N 32, спецвыпуск N 9.

Ссылка на Сборник нормативных правовых актов Губернатора Челябинской области и Правительства Челябинской области оформляется следующим образом:

Сборник нормативных правовых актов Губернатора Челябинской области и Правительства Челябинской области, 2010, выпуск 2.

51. При ссылке в тексте постановляющей (распорядительной) части правового акта на:

1) постановления Губернатора Челябинской области или постановления Правительства Челябинской области указывается их официальное обозначение: реквизиты и наименование правового акта.

Например:

постановление Губернатора Челябинской области от 03.03.2010 г. N 52 "Об организации выставочной деятельности в 2010 году";

постановление Правительства Челябинской области от 25.01.2010 г. N 9-П "О государственных природных заказниках Челябинской области";

2) федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, законы Челябинской области указываются реквизиты и наименование.

Например:

Федеральный закон от 6 марта 2006 года N 35-ФЗ "О противодействии терроризму";

Указ Президента Российской Федерации от 31 октября 2009 года N 1233 "Об учреждении геральдического знака - эмблемы, флага и знамени Службы внешней разведки Российской Федерации";

постановление Правительства Российской Федерации от 20 января 2011 г. N 13 "О внесении изменения в перечень видов деятельности в сфере здравоохранения, сфере образования и социальной сфере, осуществляемых юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, в отношении которых плановые проверки проводятся с установленной периодичностью";

распоряжение Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2010 г. N 2267-р;

Закон Челябинской области от 30.05.2002 г. N 87-ЗО "О нормативных правовых актах Челябинской области".

Дата указывается таким образом, как был официально зарегистрирован правовой акт.

52. Если проект правового акта влечет за собой изменение или признание утратившими силу ранее принятых правовых актов, то указание об этом включается в проект данного правового акта или оформляется одновременно в виде отдельного проекта правового акта.

53. Не допускается внесение изменений в правовой акт, вносящий изменения в основной правовой акт.

54. Если в ранее принятый правовой акт необходимо внести изменения (замена или исключение слов, цифр, предложений, структурных единиц, дополнение структурной единицы новыми словами, цифрами, предложениями или исключение из структурной единицы слов, цифр, предложений), то разрабатывается соответствующий проект правового акта, в наименовании которого содержится слово "изменение" в соответствующем числе и падеже.

Например:

О внесении изменений...;

О внесении изменения....

55. При разработке проекта правового акта о внесении изменений в ранее принятый правовой акт указывается источник его официального опубликования. Если в правовой акт были ранее внесены изменения, то указывается также источник официального опубликования правовых актов, которыми были внесены эти изменения, а при отсутствии их публикации указывается дата их принятия в хронологическом порядке.

Например:

постановление Губернатора Челябинской области от 06.04.2010 г. N 192 "О премиях Губернатора Челябинской области работникам образования" (Южноуральская панорама, 16 декабря 2010 г., N 168; 16 февраля 2011 г., N 10);

постановление Губернатора Челябинской области от 11.02.2010 г. N 48 "О проведении конкурсов" (Южноуральская панорама, 16 февраля 2010 г., N 36; с изменениями от 22.10.2010 г., от 05.01.2011 г.).

56. Если ранее принятый правовой акт или его структурную единицу необходимо признать утратившими силу, то разрабатывается соответствующий проект правового акта с соответствующим наименованием.

Например:

О признании утратившим силу....

При признании принятого правового акта утратившим силу полностью или частично как сам правовой акт, так и все правовые акты и структурные единицы правовых актов, которыми вносились изменения, признаются утратившими силу. Правовые акты указываются в хронологическом порядке с соответствующим источником официального опубликования.

Например:

Признать утратившими силу:

пункт 2 постановления Губернатора Челябинской области от 10.02.2010 г. N 38 "О проведении конкурсов" (Южноуральская панорама, 16 февраля 2010 г., N 26);

постановление Губернатора Челябинской области от 11.02.2010 г. N 48 "О проведении конкурсов" (Южноуральская панорама, 16 февраля 2010 г., N 36);

постановление Губернатора Челябинской области от 12.12.2010 г. N 235 "О внесении изменений в постановление Губернатора Челябинской области от 11.02.2010 г. N 48" (Южноуральская панорама, 16 декабря 2010 г., N 135).

57. Каждое изменение должно быть оформлено отдельно с указанием конкретной структурной единицы правового акта, которая изменяется.

58. Если в пункте правового акта необходимо произвести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, а другие изменения в эту структурную единицу не вносятся, то применяется следующая формулировка:

В пункте 1 постановления Губернатора Челябинской области от 11.02.2010 г. N 48 "О проведении конкурсов" (Южноуральская панорама, 16 февраля 2010 г., N 36) слова "... (слова указываются в именительном падеже единственного числа)..." в соответствующих числе и падеже заменить словами "... (слова указываются в именительном падеже единственного числа)..." в соответствующих числе и падеже.

или

В пункте 1 постановления Губернатора Челябинской области от 11.02.2010 г. N 48 "О проведении конкурсов" (Южноуральская панорама, 16 февраля 2010 г., N 36) слова "... (слова указываются в именительном падеже единственного и множественного числа)..." в соответствующем падеже заменить словами "... (слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа)..." в соответствующем падеже.

59. При внесении изменения в правовой акт сначала указывается, какая структурная единица изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять начиная с наименьшей структурной единицы.

Например: подпункт 1 пункта 2 постановления Губернатора Челябинской области от 11.02.2010 г. N 48 "О проведении конкурсов" (Южноуральская панорама, 16 февраля 2010 г., N 36) дополнить предложением следующего содержания: "................"

или

в подпункте 1 пункта 2 постановления Губернатора Челябинской области от 11.02.2010 г. N 48 "О проведении конкурсов" (Южноуральская панорама, 16 февраля 2010 г., N 36) слова "............." заменить словами ".............".

60. При внесении дополнений в пункт, подпункт, абзац указываются слова, после которых это дополнение должно находиться.

Например:

пункт 1 после слов "............" дополнить словами ".......".

61. В случае если дополняется словами структурная единица пункта правового акта и это дополнение должно находиться в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка:

подпункт 1 пункта 2 дополнить словами "...........".

62. Если при изменении правового акта его структурные единицы (раздел, глава, пункт, подпункт, абзац), приложения к правовому акту исключаются из текста, то их признают утратившими силу, а позиции, строки, предложения, слова, цифры - исключают.

Например:

пункт 1 признать утратившим силу;

абзац второй пункта 2 признать утратившим силу;

приложение 1 к Порядку назначения и выплаты пенсии по случаю потери кормильца признать утратившим силу;

слово "положение" исключить;

строку "..........." исключить.

При исключении разделов, глав, пунктов, подпунктов правового акта не допускается изменение нумерации разделов, глав, пунктов, подпунктов правового акта.

63. В случае если новые разделы, главы, пункты, подпункты, которыми дополняется ранее принятый правовой акт, помещаются в середину текста, им присваиваются номера, состоящие из номеров разделов, глав, пунктов, подпунктов правового акта с добавлением дополнительных порядковых номеров, начиная с первого, помещаемых через дефис к основным цифрам.

Например: раздел II-1, пункт 2-1, пункт 2-2; подпункт 1-1), подпункт 1-2).

64. Внесение нескольких изменений в различные структурные единицы правового акта оформляется следующим образом:

1. Внести в постановление Губернатора Челябинской области от 11.02.2010 г. N 48 "О проведении конкурсов" (Южноуральская панорама, 16 февраля 2010 г., N 36) следующие изменения:

1) в пункте 1:

в подпункте 2 слова "............" заменить словами "........";

абзац второй подпункта 3 после слов "......." дополнить словами ".......";

подпункт 5 дополнить абзацем следующего содержания: "..........";

2) второе предложение абзаца первого пункта 2 исключить;

3) пункт 3 изложить в следующей редакции:

"3.................";

4) абзац первый пункта 4 дополнить предложением следующего содержания:

"...................";

5) пункт 5 признать утратившим силу;

6) абзац второй пункта 6 признать утратившим силу;

7) подпункт 4 пункта 7 признать утратившим силу;

8) пункт 8 дополнить подпунктом 8-1 следующего содержания:

"8-1) ........";

9) пункт 9 дополнить подпунктом 9-2 следующего содержания:

"9-2) ........";

10) дополнить пунктами 10-1 - 10-2 следующего содержания:

"10-1) ...........;

10-2) ...........".

Необходимая в ряде таких случаев замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции правового акта (без оговорки в тексте правового акта).

65. При необходимости замены цифровых обозначений употребляется термин "цифры", а не "числа".

Например:

цифры "13, 15, 16" заменить цифрами "5, 6".

При замене слова и цифр употребляется термин "слова".

Например:

слова "в 30 раз" заменить словами "в 100 раз".

66. Дополнение пункта, подпункта новыми абзацами оформляется следующим образом:

при дополнении абзацем в конце структурной единицы:

пункт 1 дополнить абзацем следующего содержания:

"...........";

дополнение между уже имеющимися абзацами новым абзацем оформляется следующим образом:

после абзаца пятого дополнить абзацем следующего содержания:

"...........";

при признании абзаца утратившим силу подсчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Челябинской области от 5 октября 2012 г. N 1204-р в пункт 67 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

67. Проекты правовых актов должны отдельным пунктом содержать:

1) указание на опубликование в официальных средствах массовой информации (для нормативных правовых актов, в том числе затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина).

Например:

"4. Настоящее постановление подлежит официальному опубликованию.";

2) поручение первому заместителю, заместителю Губернатора области, курирующему соответствующее направление деятельности, или руководителю органа власти по организации выполнения правового акта.

Например:

"5. Организацию выполнения настоящего постановления возложить на первого заместителя Губернатора Челябинской области Комякова С.Л.".

В случае, когда Губернатор области (председатель Правительства области) осуществляет личный контроль за выполнением правового акта, это оформляется следующим образом:

"5. Контроль за выполнением настоящего постановления (распоряжения) оставляю за собой.";

3) если предписания правового акта требуют его вступления в силу со дня подписания или с определенной даты, то это оговаривается в последнем пункте постановляющей (распорядительной) части.

Например:

"6. Настоящее постановление (распоряжение) вступает в силу со дня его подписания.";

"6. Настоящее постановление (распоряжение) вступает в силу со дня его официального опубликования.";

"7. Настоящее постановление (распоряжение) вступает в силу с 1 января 2011 года.";

"7. Настоящее постановление (распоряжение) вступает в силу со дня его подписания (опубликования) и распространяет свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2011 года.";

68. По окончании содержательной части правового акта Губернатора области через три межстрочных интервала размещаются реквизиты подписи уполномоченного лица, включающие его личную подпись (только на подлиннике правового акта), его инициалы и фамилию, которые печатаются у правой границы текстового поля, при этом инициалы располагаются перед фамилией и отделяются от фамилии пробелом. Слова: "Губернатор Челябинской области" не пишутся.

По окончании содержательной части правового акта Правительства Челябинской области через три межстрочных интервала размещается подпись уполномоченного лица, которая оформляется следующим образом:

          Председатель

Правительства Челябинской области                             М.В. Юревич

При подписании правового акта должностным лицом, исполняющим обязанности Губернатора Челябинской области и председателя Правительства Челябинской области, подпись оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности

Губернатора Челябинской области                              С.Л. Комяков

или

Исполняющий обязанности председателя

Правительства Челябинской области                            С.Л. Комяков

69. Порядок оформления листа согласования правовых актов предусматривает следующее:

лист согласования (образец оформления листа согласования приведен в приложении 22) располагается на оборотной стороне первого листа подлинника правового акта;

гриф согласования документа состоит из слова "СОГЛАСОВАНО:" (печатается прописными буквами с двоеточием), которое размещается в верхней части листа согласования сразу от левого поля; ниже располагается наименование должности лица, согласующего проект правового акта, личная подпись должностного лица, его инициалы и фамилия, дата согласования;

если при согласовании проекта правового акта должностное лицо имеет особое мнение, то к проекту правового акта прикладывается заключение или пояснительная записка, в которой это мнение излагается. В этом случае на листе согласования делается соответствующая запись;

допускается оформление согласования на отдельном листе (в случае если в согласовании участвует большое количество должностных лиц) с указанием наименования проекта правового акта.

70. Проект правового акта должен быть согласован тем должностным лицом, чья должность и фамилия указаны. Проставление предлога "за" или косой черты перед наименованием должности не допускается. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то правовой акт должен согласовываться лицом, исполняющим обязанности руководителя, или заместителем руководителя. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию и инициалы (исправления "и.о." или "зам." вносятся машинописным способом или от руки).

71. Ниже грифа согласования документа оформляется перечень рассылки правового акта, в котором указываются органы исполнительной власти области, структурные подразделения аппарата Правительства области, иные организации и должностные лица, которым рассылается документ.

Недопустимо писать: "Разослать визирующим", "Разослать членам рабочей группы (оргкомитета, комиссии или другим)" или "Разослать заместителям Губернатора области" без представления полного перечня должностных лиц, органов власти, структурных подразделений или организаций (с указанием адресов, если они отсутствуют в перечне адресатов в отделе по работе с корреспонденцией Управления делопроизводства).

Рассылка может быть оформлена в виде отдельного списка (на отдельном листе). В этом случае список оформляется с заголовком, в котором обязательно указывается наименование проекта правового акта, рассылаемого по предложенному списку.

72. В левом нижнем углу листа согласования (под рассылкой) располагается отметка об исполнителе, состоящая из наименования органа исполнительной власти, фамилии, имени, отчества исполнителя, подготовившего проект правового акта, и номера его телефона.

В правом нижнем углу листа согласования печатаются слова: "Электронная копия сдана и соответствует бумажному носителю".

73. Если правовым актом утверждается Устав (Положение, Правила, Программа или иной документ), то в постановляющей (распорядительной) части правового акта делается запись: "Утвердить Устав (Положение, Правила, Программу или иной документ) (прилагается)" или "Утвердить прилагаемый (-ое, -ые, -ую) Устав (Положение, Правила, Программу или иной документ)".

На первой странице прилагаемого для утверждения документа в правом верхнем углу помещается реквизит "гриф утверждения" (допускается в данном реквизите документа центрировать элементы относительно самой длинной строки). Слово УТВЕРЖДЕН печатается прописными буквами и должно быть согласовано по роду и числу с утверждаемым документом: Устав - УТВЕРЖДЕН, Положение - УТВЕРЖДЕНО, Правила - УТВЕРЖДЕНЫ, Программа - УТВЕРЖДЕНА, а наименование вида утверждающего документа обозначается в творительном падеже. Например:

                                                    УТВЕРЖДЕН

                                             (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ,

                                                    УТВЕРЖДЕНА)

                                            постановлением Губернатора

                                                Челябинской области

                                            от _______ 2012 г. N ________

Если в ранее утвержденный правовым актом документ вносятся изменения и дополнения с изложением его в новой редакции, то прилагаемый в новой редакции документ к правовому акту, которым вносятся изменения и дополнения в него, имеет реквизит "гриф утверждения" с указанием реквизитов того правового акта, которым он был ранее утвержден, и реквизитов правового акта, которым вносятся изменения и дополнения, заключенных в скобки.

Например:

                                                   УТВЕРЖДЕН

                                          постановлением Правительства

                                              Челябинской области

                                             от 10.10.2012 г. N 465

                                           (в редакции постановления

                                        Правительства Челябинской области

                                          от ________________ N _______)

74. Если в постановляющей (распорядительной) части правового акта дается ссылка на приложение ("согласно приложению" или "приложение"), то на первой странице приложения в правом верхнем углу делается надпись по следующей форме (слово "Приложение" центрируется относительно самой длинной строки):

                                                    ПРИЛОЖЕНИЕ

                                             к распоряжению Губернатора

                                                 Челябинской области

                                             от ________ 2012 г. N _____

Если приложение к правовому акту одно, то номер его не указывается. При наличии нескольких приложений к правовому акту они нумеруются арабскими цифрами (знак N перед цифрой не ставится). Например:

                                                     ПРИЛОЖЕНИЕ 1

                                              к постановлению Губернатора

                                                   Челябинской области

                                           от _________ 2012 г. N _______

                                                     ПРИЛОЖЕНИЕ 2

                                               к распоряжению Губернатора

                                                   Челябинской области

                                            от ________ 2012 г. N _______

Если в тексте утверждаемого правовым актом документа (Положения, Устава, Порядка или иного документа) дается ссылка на приложение (согласно приложению или приложение), то на первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись по форме:

                                                     ПРИЛОЖЕНИЕ

                                           к Положению (Уставу, Порядку,

                                          иному документу) (наименование)

75. Если в приложение к ранее принятому правовому акту или утвержденному документу вносятся изменения с изложением его в новой редакции, то в изложенном в новой редакции приложении в правом верхнем углу делается надпись с указанием реквизитов ранее принятого правового акта или наименование ранее утвержденного документа и реквизитов, заключенных в скобки, правового акта, которым вносятся изменения и дополнения, по следующей форме:

                                                     ПРИЛОЖЕНИЕ

                                           к постановлению (распоряжению)

                                          Губернатора Челябинской области

                                               от 10.10.2010 г. N 465

                                             (в редакции постановления

                                             (распоряжения) Губернатора

                                                Челябинской области

                                          от __________ 2011 г. N _______

76. Утверждаемые правовым актом документы и приложения к правовым актам согласовываются инициатором правового акта на обороте последнего листа приложения с указанием должности, фамилии, инициалов.

77. Заголовок к тексту приложения отделяется от надписи "ПРИЛОЖЕНИЕ", даты и номера правового акта тремя интервалами и печатается центрованным способом. Точка в конце заголовка не ставится. Текст приложения отделяется от заголовка двумя интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста).

Заголовок приложения, указанный в тексте правового акта, должен полностью соответствовать заголовку, указанному в приложении.

78. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки. Заголовки должны состоять из слова (слов), выраженных именем существительным в именительном падеже. В конце заголовка графы точка не ставится. Сокращение слов в заголовках граф не допускается.

В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы. В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы. Заголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы. В графе "Единица измерения" наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа, через запятую. Например: Количество, штук; Сумма, тыс. рублей.

В боковой части таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. В боковой части таблицы после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится. В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.

Многострочные текстовые элементы в графах выравниваются по первой (верхней) строке боковой части таблицы.

Если таблица располагается более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф или пронумерованные графы без заголовков) не повторяется на каждой странице.

Пример:

Наименование продукции	Поголовье коров молочного направления		Удой на одну корову молочного направления за 2010 год, килограммов	Ставка субсидии, рублей
	на 1 июля 2010 года	на последний день отчетного периода

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце сноски ставится точка.

79. Листы правового акта, приложения к правовому акту, утверждаемого правовым актом документа, нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номер страницы проставляется по центру верхнего поля.

80. При оформлении состава рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета):

первым указывается председатель (руководитель) рабочей группы - фамилия, инициалы должностного лица, наименование должности;

далее указывается заместитель председателя (руководителя) рабочей группы - фамилия, инициалы должностного лица, наименование должности;

члены рабочей группы располагаются в строго алфавитном порядке (независимо от занимаемых должностей и подчиненности);

секретарь (если имеется) указывается в числе членов рабочей группы в алфавитном порядке.

Состав рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета) оформляется в виде двух колонок: в левой из них располагают фамилии и инициалы, в правой - наименование должности. После фамилии и инициалов перед наименованием должности проставляется тире. Знаки препинания после наименования должности не проставляются.

Образец правильного оформления правового акта, утверждающего состав рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета), приведен в приложении 19 к настоящей Инструкции.

При изменении состава рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета) в значительном или полном объеме он утверждается заново, при этом правовой акт или структурная единица правового акта, которой был утвержден прежний состав рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета), признаются утратившими силу.

81. При оформлении правовых актов необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к тексту правовых актов:

1) текст правового акта излагается простым, доступным языком;

2) поручения, содержащиеся в правовых актах, должны быть точными, лаконичными, исключающими двусмысленное толкование;

3) не допускается использование сокращенных наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Челябинской области, организаций;

4) в тексте правового акта и в утверждаемых и прилагаемых к нему документах:

не употребляются сокращенные варианты слов и обозначение слов символами. Так, например, полностью, в соответствующих числах и падежах пишутся слова: процент, рубль, гектар, литр, километр, килограмм, тонна, штука; человек; глава, раздел, статья, пункт, подпункт, абзац, часть, параграф; квартал, месяц и иные слова (неправильно писать: %, руб., га, л, км, кг, т, шт., чел., гл., ст., п., пп., §, кв., мес.);

не употребляются такие сокращенные словосочетания, как: в т.ч., и т.д., и т.п., и др., и пр., с.г., т.г.;

допускается использование таких общеупотребительных сокращений, как: тыс., млн., млрд., кв. метров, куб. метров;

сроки оформляются словесно-цифровым способом, например: в срок до 1 июня 2010 года;

не используются выражения "сего года", "в этом году", "в том году";

5) полностью пишутся наименования муниципальных образований Челябинской области, например: Верхнеуфалейский городской округ, Агаповский муниципальный район;

6) не допускаются сокращения в написании должностей, например: заместитель, председатель, начальник и иные слова (неправильно писать: зам., пред., нач.);

7) при обозначении одного понятия разными терминами это специально оговаривается в правовом акте. Например: Положение об Управлении делопроизводства Правительства Челябинской области (далее именуется - Положение);

8) если в содержательной части правового акта содержатся предписания органам исполнительной власти, структурным подразделениям Аппарата Правительства области или иным организациям, их наименования пишутся полностью, а в скобках указывается фамилия и инициалы руководителя, например:

"1. Министерству финансов Челябинской области (Пшеницын А.В.) (текст предписания)". Фамилия (в именительном падеже) и инициалы указываются в круглых скобках. Инициалы проставляются после фамилии;

9) если в содержательной части правового акта содержится предписание руководителю органа исполнительной власти области, структурного подразделения Аппарата Правительства области или иной организации, оно оформляется следующим образом:

"1. Министру экономического развития Челябинской области Мурзиной Е.В. (текст предписания)". В этом случае фамилия руководителя указывается в дательном падеже и не заключается в круглые скобки;

10) не допускается при написании фамилии и инициалов отрывать инициалы от фамилии, размещая их на разных строках;

11) не допускается при написании регистрационного номера отрывать знак "N" от цифры, размещая их на разных строках;

12) не допускается отрывать цифры от единицы измерения, размещая их на разных строках (например: 200 тыс. рублей, 350 километров, 90 процентов);

13) при оформлении дат словесно-цифровым способом не допускается отрывать цифры от наименования месяца и (или) года, размещая их на разных строках.

Подписание,
регистрация и хранение законов Челябинской области, подписываемых Губернатором Челябинской области

82. Законы Челябинской области (далее именуются - областные законы), принятые Законодательным Собранием Челябинской области и подписанные Губернатором области, регистрируются в Управлении государственной службы Правительства Челябинской области.

83. Закону присваивается очередной порядковый номер, после которого через тире добавляются прописные буквы "ЗО" (Закон области).

Нумерация областных законов ведется с начала и до конца срока полномочий вновь назначенного Губернатора области.

84. Дата принятия областного закона Законодательным Собранием Челябинской области и его номер проставляются с левой стороны листа ниже подписи Губернатора области.

85. Дата подписания закона Губернатором области проставляется с правой стороны листа ниже подписи Губернатора области.

Например:

Губернатор                        личная подпись              М.В. Юревич

Челябинской области            Губернатора области

N 200-ЗО от 27.11.2011 г.                                   09.12.2011 г.

86. В случае подписания закона Челябинской области первым заместителем Губернатора области, исполняющим обязанности Губернатора области, реквизиты регистрации такого закона оформляются следующим образом:

Исполняющий обязанности              личная подпись          С.Л. Комяков

Губернатор Челябинской области        исполняющего

                                      обязанности

                                      Губернатора

N 200-ЗО от 27.11.2011 г.                                   09.12.2011 г.

87. Один экземпляр подлинника закона Челябинской области хранится в Управлении государственной службы Правительства Челябинской области в соответствии с номенклатурой дел Аппарата Правительства Челябинской области.

Подготовка,
подписание, регистрация и хранение договоров (соглашений), заключаемых Губернатором Челябинской области и Правительством Челябинской области

88. Договоры, заключаемые от имени Челябинской области и Правительства Челябинской области, в том числе: международные и внешнеэкономические договоры, договоры с исполнительными органами государственной власти Российской Федерации, договоры с субъектами Российской Федерации и другие, оформляются путем составления одного документа, подписываемого сторонами.

89. Право заключать договоры имеют лица, которым предоставлены такие полномочия (далее именуются - уполномоченные лица).

Не подлежит исполнению и не имеет юридической силы договор, подписанный лицом без надлежащих полномочий и с превышением должностных полномочий. Ответственность за отрицательные последствия, связанные с этим, несет лицо, подписавшее договор.

90. Исключительно Губернатором области (а в случае его отсутствия - исполняющим обязанности Губернатора Челябинской области) подписываются все договоры, заключаемые от имени Челябинской области и Правительства Челябинской области.

91. По распоряжению Губернатора Челябинской области договоры от имени Челябинской области и по распоряжению Правительства Челябинской области, заключаемые от имени Правительства Челябинской области, могут быть подписаны заместителем Губернатора области, иным уполномоченным должностным лицом органа власти.

92. Подготовка проекта договора, проверка деловой репутации и финансовой надежности другой стороны, подписывающей договор (далее именуется - "контрагент"), получение необходимых согласований производится соответствующим органом власти, ответственным за подготовку конкретного договора, либо иным лицом, определяемым Губернатором области или Правительством области. При этом информация, характеризующая "контрагента", его полномочия и иные данные заблаговременно при необходимости доводятся до сведения тех лиц, кто должен согласовать конкретный договор.

93. Представляемый для подписания проект договора согласовывается с руководителями органов власти, на которые возложено выполнение обязанностей по условиям договора, лицами, ответственными за подготовку договора и его исполнение, заместителем Губернатора области, курирующим отрасль, соответствующую предмету договора.

Согласование проекта договора производится на отдельном листе.

94. При согласовании проекта договора исполнителями представляются следующие документы:

подлинные экземпляры проекта договора (в количестве, равном числу сторон);

копии устава и других учредительных документов "контрагента", включая свидетельство о регистрации;

акт, подтверждающий полномочия представителя "контрагента" (представляется исполнителем, готовившим данный договор);

справка банка о платежеспособности "контрагента";

постановление, распоряжение Губернатора Челябинской области или Правительства Челябинской области, на основании которых заключается договор;

протокол заседания конкурсной комиссии (в случаях, установленных действующим законодательством Российской Федерации и Челябинской области);

лицензия "контрагента" на осуществление деятельности, на занятие которой необходимо получение лицензии, если это требуется для выполнения условий договора;

экономическое обоснование условий договора.

95. При заключении договора орган власти, ответственный за подготовку конкретного договора, либо иное лицо, определяемое Губернатором области, после получения всех виз согласования представляет его проект в Государственно-правовое управление для проведения правовой экспертизы.

96. При соответствии проекта договора действующему законодательству по существу и по форме, а также при отсутствии замечаний по результатам юридической экспертизы начальник Государственно-правового управления визирует один экземпляр договора полистно (на обороте каждого листа).

При несоответствии проекта договора действующему законодательству по существу и (или) по форме, а также при наличии замечаний Государственно-правовое управление дает письменное заключение на представленный проект договора.

В случае доработки проекта договора (за исключением редакционных поправок) согласование производится вновь.

97. Договор подписывается уполномоченным лицом только после согласования (визирования) его со всеми заинтересованными лицами.

В случае необходимости внесения в подписанный договор изменений их согласование производится в порядке, предусмотренном для согласования проектов договоров.

98. Все договоры, заключенные от имени Челябинской области или Правительства Челябинской области, подписанные Губернатором Челябинской области, председателем Правительства Челябинской области (через Управление делопроизводства) или уполномоченным лицом, в обязательном порядке регистрируются с присвоением порядковых номеров и указанием даты регистрации в отделе электронной регистрации документов и сопровождения полнотекстовой базы данных Управления делопроизводства.

На договоры, заключенные от имени Челябинской области и подписанные Губернатором области, проставляется оттиск гербовой печати "Губернатор Челябинской области".

На договоры, заключенные от имени Правительства Челябинской области и подписанные Губернатором области - председателем Правительства области, проставляется оттиск гербовой печати "Правительство Челябинской области".

Подлинный экземпляр договора хранится в Управлении делопроизводства.

99. Обязанность предоставить договор на регистрацию и хранение в Управление делопроизводства лежит на руководителе органа власти области, ответственном за подготовку проекта договора, либо на ином лице, определяемом Губернатором области или Правительством области.

Особенности подготовки
и оформления отдельных видов документов

100. В деятельности структурных подразделений Аппарата Правительства области создается комплекс организационно-распорядительных документов: положения, правила, инструкции, должностные регламенты, протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и других органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и другие.

101. Распоряжения:

1) заместитель Губернатора области - руководитель аппарата Правительства области издает распоряжения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Аппарата Правительства области;

2) проекты распоряжений заместителя Губернатора области - руководителя аппарата Правительства области (далее именуются - распоряжения) готовятся структурными подразделениями Аппарата Правительства области на основании поручений заместителя Губернатора области - руководителя аппарата Правительства области.

Подготовка проектов распоряжений, принимаемых по вопросам кадрового обеспечения лиц, замещающих отдельные государственные должности Челябинской области, помощников депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по работе в Челябинской области, помощников члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (от Губернатора области), распоряжений, принимаемых по вопросам прохождения (поступления, прекращения) государственной гражданской службы государственными гражданскими служащими Челябинской области категории "руководители" высшей и главной групп должностей гражданской службы, назначение на которые осуществляется Губернатором области, а также распоряжений, принимаемых по вопросам прохождения (поступления, прекращения) государственной гражданской службы государственными гражданскими служащими Челябинской области (далее именуются - гражданские служащие) Аппарата Правительства области, возлагается на Управление государственной службы Правительства Челябинской области (далее именуется - Управление государственной службы), которое вместе с проектом представляет необходимые материалы, относящиеся к рассматриваемому вопросу. Указанные проекты готовятся на основании поручений заместителя Губернатора области - руководителя аппарата Правительства области, соответствующих представлений и других документов.

Проекты распоряжений, принимаемых по вопросам прохождения (поступления, прекращения) государственной гражданской службы гражданскими служащими Аппарата Правительства области, согласовываются соответствующим руководителем структурного подразделения.

Проекты распоряжений, принимаемых по вопросам кадрового обеспечения помощников депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по работе в Челябинской области, помощников члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (от Губернатора Челябинской области), подписываются заместителем Губернатора области - руководителем аппарата Правительства области на основании соответствующих представлений.

102. Требования к оформлению распоряжений по основной деятельности Аппарата Правительства области аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению проектов правовых актов.

Распоряжения печатаются на бланках установленной формы (приложение 5).

103. Распоряжения, подписанные заместителем Губернатора области - руководителем аппарата Правительства области (или лицом, его замещающим в соответствии с Порядком замещения заместителей Губернатора Челябинской области по решению закрепленных за ними вопросов на время их отсутствия, утвержденным постановлением Губернатора Челябинской области от 08.07.2010 г. N 166 "О распределении обязанностей между заместителями Губернатора Челябинской области"), регистрируются и хранятся в Управлении государственной службы (приложение 24).

ГАРАНТ:

Постановлением Губернатора Челябинской области от 16 мая 2013 г. N 141 постановление Губернатора Челябинской области от 8 июля 2010 г. N 166 признано утратившим силу

Распоряжениям по основной деятельности Аппарата Правительства области и кадровым вопросам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе распоряжений.

104. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов (приложение 25).

105. Оформление протоколов заседаний Правительства области (далее именуется - протокол заседания Правительства области) имеет свои особенности.

Во вводной части протокола заседания Правительства области указываются должность, инициалы и фамилия председательствующего, должность, инициалы и фамилии членов Правительства области, постоянных участников заседаний Правительства области.

Список присутствовавших оформляется приложением к протоколу.

Секретарь в протоколе заседания Правительства области не указывается.

Основная часть протокола заседания Правительства области состоит из перечня:

постановлений Правительства Челябинской области, принятых опросным порядком;

вопросов, рассмотренных на заседании Правительства Челябинской области;

протокольных поручений.

Ход обсуждения вопросов не протоколируется, а оформляется диктограммой, которая прилагается к протоколу заседания Правительства области.

Проект протокола заседания Правительства области визируется готовившим его сотрудником и начальником Управления делопроизводства. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника.

Протокол заседания Правительства области подписывается председательствующим и заместителем Губернатора области - руководителем аппарата Правительства области.

106. Копии протоколов заседаний Правительства области выдаются с письменного разрешения заместителя Губернатора области - руководителя аппарата Правительства области.

Копии протоколов заседаний Правительства области и выписки из них (без воспроизведения подписи председательствующего) заверяются печатью Управления делопроизводства N 2 и подлежат поэкземплярному учету.

107. Служебная переписка:

1) служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан;

2) виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - зависят от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи:

деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи;

телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования;

телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети;

факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;

телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;

электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью;

3) письма оформляются на бланках установленной формы (образцы используемых в переписке бланков приведены в приложениях 6 - 12);

4) письма, оформленные на именном бланке должностного лица (Губернатор области, первый заместитель Губернатора области, заместитель Губернатора области, заместитель Губернатора области - руководитель аппарата Правительства области), подписываются соответствующим должностным лицом, при этом наименование должности в подписи не указывается;

5) право подписи должностными лицами служебных писем в Аппарате Правительства области устанавливается в должностных регламентах, в положениях о структурных подразделениях Аппарата Правительства области. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания документов при отсутствии руководящих должностных лиц;

6) если письмо направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр. Слово "Копия(и)" не указывается;

7) при направлении письма более чем в 4 адреса исполнителем составляется перечень рассылки с указанием почтовых адресов. Почтовые адреса указываются в случае, если они не входят в утвержденный указатель рассылки, находящийся в отделе по работе с корреспонденцией Управления делопроизводства;

8) письмо имеет следующие реквизиты:

дата оформляется цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 10.06.2010;

регистрационный номер состоит из его порядкового номера по единой нумерации с начала года, который может дополняться соответствующим индексом;

в письмах, подписанных руководителями структурных подразделений Аппарата Правительства области, исходящий номер состоит из порядкового номера по единой нумерации с начала года и индекса подразделения;

ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ;

письма адресуют организациям, структурным подразделениям, должностным лицам, а также гражданам (при ответе на их обращения);

при адресовании служебного письма организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Допускается центровать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

                                                  Министерство культуры и

                                                   массовых коммуникаций

                                                    Российской Федерации

при направлении служебного письма конкретному должностному лицу указывается его должность (полное наименование) и фамилия в дательном падеже. Например:

                                          Первому заместителю Губернатора

                                                Челябинской области

                                                    О.Н. Грачеву

или

                                                  Генеральному директору

                                                 объединения "Интерсвязь"

                                                       А.В. Иванову

при адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Инициалы отделяются от фамилии пробелом.

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их указывают обобщенно. Например:

                                                    Руководителям органов

                                                    исполнительной власти

                                                     Челябинской области

в состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

                                           Государственное учреждение

                                             Всероссийский научно-

                                           исследовательский институт

                                       документоведения и архивного дела

                                   Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

при адресовании письма частному лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес. Например:

                                                   Ивановой М.В.

                                          Строительная ул., д. 12, кв. 45

                                                 Челябинск, 454123

при адресовании письма частному лицу инициалы указывают после фамилии. Инициалы отделяются от фамилии пробелом.

Заголовок к тексту письма должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?", "о ком?". Заголовок печатается от левой границы текстового поля, начинается с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст письма отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 - 1,5 межстрочного интервала, выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

В письмах используются следующие формы изложения:

от третьего лица единственно числа ("Министерство финансов Челябинской области считает...", "Министерство экономического развития Челябинской области рассмотрело...");

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес...");

от первого лица единственного числа ("прошу представить...", "считаю необходимым..."), если письмо оформлено на бланке должностного лица.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части помещаются предложения, выводы, просьбы, рекомендации, решения и так далее. Если текст письма содержит несколько решений, выводов и так далее, его можно разбивать на разделы, пункты.

Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом. Например:

Уважаемый ............................!

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя, четко отвечать на вопросы, поставленные в первоначальном обращении.

Отметка о наличии приложений отделяется от текста письма 1 межстрочным интервалом. Слово "Приложение" печатается без кавычек с красной строки. После него ставится двоеточие.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование (полное), число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, указывают наименование (полное), число листов и число экземпляров каждого прилагаемого документа. Например:

     Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

                 2. Заключение... на 2 л. в 3 экз.

                 3. Проект распоряжения... на 6 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к письму прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

     Приложение: письмо  Росархива  от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение

                 к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не по всем указанным в письме адресам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное - на письме, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Например:

     Начальник Управления

делопроизводства Правительства

     Челябинской области            Личная подпись    Расшифровка подписи

или на бланке:

Начальник управления                Личная подпись    Расшифровка подписи

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

      Первый заместитель

Губернатора Челябинской области       Личная подпись          О.Н. Грачев

При оформлении письма на бланке должностного лица наименование должности этого лица в реквизите "Подпись" не указывается.

Если письмо подписывается двумя или несколькими должностными лицами, оно оформляется на стандартном листе бумаге формата А4. При этом подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности (в этом случае в реквизите "Подпись" указывается полное наименование должности каждого лица, подписавшего письмо).

При подписании письма несколькими лицами, равными по должности, подписи располагают на одном уровне.

Гриф согласования на письмах располагается ниже реквизита "Подпись" на втором экземпляре письма и включает: наименование должности лица, с которым согласован документ, личную подпись, ее расшифровку и дату согласования.

Отметка об исполнителе письма проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника и включает: имя, отчество, фамилию исполнителя и номер его телефона. Например:

Александр Николаевич Иванов

263 42 84

Если письмо подготовлено по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Образец оформления служебного письма приведен в приложении 26.

При установлении требований к деловой переписке учтены положения следующих нормативных актов:

постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи";

постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи";

постановление Правительства Российской Федерации от 18 мая 2005 г. N 310 "Об утверждении Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи";

постановление Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. N 160 "Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции".

108. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная):

1) записки, создаваемые в Аппарате Правительства области, используются для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками Аппарата Правительства области.

Порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);

2) устанавливаются следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:

наименование структурного подразделения - автора документа;

вид документа;

дата документа;

название документа (заголовок к тексту), если текст более 4 - 5 строк;

адресат;

подпись;

3) до представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.

III. Организация документооборота (прием, обработка и прохождение корреспонденции)

109. В документообороте Аппарата Правительства области в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация. В составе входящей и исходящей документации могут выделяться:

1) документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, высших судов (Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других организаций;

2) документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;

3) документы территориальных органов федеральных органов исполнительной власти;

4) обращения граждан;

5) запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

6) документы из государственных и негосударственных организаций;

7) документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

110. В Аппарате Правительства области доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи, через уполномоченных специалистов органов власти.

Работа с входящей корреспонденцией

111. Вся входящая корреспонденция принимается, сортируется, вскрывается (кроме писем с пометкой "лично" и адресованная руководителям структурных подразделений Аппарата Правительства области) отделом по работе с корреспонденцией Управления делопроизводства (далее именуется - отдел по работе с корреспонденцией).

112. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адресата и целостности упаковки, наличия указанных вложений.

113. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается на почтовое отделение.

114. При обработке поступающей корреспонденции предусмотрены:

1) проверка правильности адресования и комплектность;

2) сортировка на подлежащие и не подлежащие регистрации;

3) выделение корреспонденции, адресованной в структурные подразделения Аппарата Правительства области, органы власти для передачи ее" непосредственно к ним;

4) составление акта в трех экземплярах в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) грифа ограничения доступа к документу ("Секретно", "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и другие и пометки "Лично"): один акт - в Управление делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа;

5) сохранение конверта, в котором поступил документ, в случаях если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки.

115. Отделом по работе с корреспонденцией осуществляется регистрация в день поступления входящей служебной корреспонденции (за исключением корреспонденции, адресованной в Администрацию Губернатора области и структурные подразделения Аппарата Правительства области) в электронной базе данных.

116. В электронной регистрационной карточке указываются следующие реквизиты: дата регистрации, регистрационный номер, наименование организации корреспондента, фамилия должностного лица, подписавшего документ, исходящий номер и дата, краткое содержание документа, фамилия должностного лица, которому направлен документ на рассмотрение.

117. На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и входящий номер документа.

118. При получении повторного документа по одному и тому же вопросу присваивается новый входящий номер со ссылкой на регистрационный номер и дату предыдущего обращения с приложением копии резолюции по первому письму. В карточке первичной регистрации делается ссылка на регистрационный номер и дату вторичного обращения.

119. Структурные подразделения Аппарата Правительства области, помощники первых заместителей и заместителей Губернатора области имеют доступ к электронной базе данных зарегистрированных документов по адресату для просмотра без права редактирования.

120. Учет документов, поступивших непосредственно в структурное подразделение Аппарата Правительства области, осуществляется в структурном подразделении Аппарата Правительства области.

121. Поступившие в отдел по работе с корреспонденцией обращения (письма) граждан передаются в Управление по работе с обращениями граждан Правительства Челябинской области (далее именуется - Управление по работе с обращениями граждан), где регистрируются и формируются в дела.

122. Поступившие в отдел по работе с корреспонденцией законодательные акты Российской Федерации и Законодательного Собрания Челябинской области передаются:

1) в Государственно-правовое управление для кодификации;

2) в Управление организационной и контрольной работы Правительства области для подготовки проекта резолюции и ознакомления должностных лиц (далее именуется - Управление организационной и контрольной работы).

123. Государственно-правовое управление готовит перечень поступивших в течение недели законодательных актов Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации для последующего информирования первых заместителей и заместителей Губернатора области, структурных подразделений Аппарата Правительства области.

124. Документы регистрируются в день поступления, а при их поступлении после 15.30 или в нерабочее время - в следующий рабочий день.

125. Документы с пометкой "Срочно", "Оперативно" регистрируются незамедлительно и передаются немедленно.

126. Корреспонденцией с пометкой "Срочно" считаются документы, срок исполнения которых определен от одного часа до трех календарных дней.

127. После регистрации документы, поступившие на имя Губернатора области, дважды в день не позднее 13.00 и 15.00 передаются помощнику заместителя Губернатора Челябинской области - руководителя Администрации Губернатора Челябинской области (далее именуется - заместитель Губернатора области - руководитель Администрации Губернатора области).

128. Документы, адресованные первым заместителям и заместителям Губернатора области, направляются в соответствующие службы помощников ежедневно до 16.00.

129. Помощник заместителя Губернатора области - руководителя Администрации Губернатора области, помощники первых заместителей и заместителей Губернатора области готовят проекты резолюций к поступившим документам и передают на рассмотрение руководителю. Резолюции печатаются на соответствующих бланках установленной формы (приложения 13 - 16). Корреспонденция рассматривается Губернатором и его заместителями не более двух рабочих дней.

Проекты резолюций должны точно соответствовать тексту документа с использованием фраз этикетного характера.

Служебные резолюции на корреспонденцию различного уровня и содержание излагаются от 1-го лица единственного числа ("Прошу рассмотреть...", "Прошу рассмотреть и определиться...", "Для работы", "Для завершения работы и принятия решения", "Прошу рассмотреть и внести проект документа (+ контроль)", "Прошу рассмотреть и решить вопрос. Ответ заявителю и мне", "Прошу рассмотреть с участием заинтересованных организаций и принять согласованное решение по урегулированию проблемы (устранению недостатков)", "Прошу обеспечить представление информации в установленные сроки", "Прошу тщательно разобраться в этом вопросе, определиться и внести предложение") (приложение 23).

130. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие сроки (если иные не установлены Губернатором области):

1) содержащие конкретную дату исполнения - в указанный срок;

2) имеющие пометку "срочно" - от одного часа до трех рабочих дней, пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

3) без указания конкретной даты исполнения - в срок не более 30 дней со дня получения (днем получения считается дата регистрации в отделе по работе с корреспонденцией);

4) парламентские запросы - в 15-дневный срок со дня получения;

5) запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - в 30-дневный срок со дня получения;

6) запросы депутатов Законодательного Собрания Челябинской области и депутатов представительных органов местного самоуправления - в 15-дневный срок;

7) экспертные заключения Министерства юстиции Российской Федерации по Челябинской области - в течение 30 дней со дня получения;

8) протесты прокуратуры Челябинской области - в 10-дневный срок со дня получения;

9) представления прокуратуры Челябинской области - в срок не более 30 дней со дня получения.

Если установленный срок исполнения документа приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается последний рабочий день перед выходными и праздничными днями.

131. Все документы, в том числе рассмотренные Губернатором области и его заместителями, направляются для исполнения в органы власти, структурные подразделения Аппарата Правительства области через отдел по работе с корреспонденцией Управления делопроизводства.

В случае, когда исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственным за исполнение является исполнитель, указанный в резолюции первым. Ему направляется оригинал документа. По резолюции Губернатора области необходимое количество копий для передачи их исполнителям тиражирует отдел по работе с корреспонденцией, по резолюции первого заместителя или заместителя Губернатора области - служба помощников.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов. Не позднее чем за пять календарных дней до истечения срока исполнения представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и составления ответа.

Прохождение исходящей корреспонденции

132. Работа с исходящей корреспонденцией включает в себя проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку служебных документов в организации, должностным лицам и гражданам.

133. Подписанные Губернатором области, первыми заместителями и заместителями Губернатора области, руководителями структурных подразделений Аппарата Правительства области документы передаются в отдел по работе с корреспонденцией для регистрации и отправки.

134. Представленные к отправке документы должны быть правильно оформлены и согласованы в установленном порядке:

1) ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами органа власти (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнителя документа;

2) проекты документов органа власти готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма;

3) до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки;

4) проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на отдельном листе согласования;

5) исходящим документам присваиваются регистрационные номера;

6) документ регистрируется в электронной базе данных путем заполнения электронной регистрационной карточки, которая содержит дату и номер регистрации, фамилию исполнителя, фамилию должностного лица, подписавшего документ, краткое содержание документа, адресата;

7) в письмах-ответах делается ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, а в регистрационной карточке входящего документа делается отметка об исполнении (указывается дата и исходящий номер письма-ответа) (приложение 26);

8) исходящие документы представляются в отдел по работе с корреспонденцией в 3-х экземплярах: подлинник направляется адресатам, копия с визами остается в отделе, а копия с регистрационным номером возвращается исполнителям.

135. Документы, принятые отделом по работе с корреспонденцией на отправку до 14 часов, должны быть обработаны и отправлены в день поступления.

136. При подготовке телеграмм необходимо руководствоваться следующими требованиями:

текст телеграммы печатается прописными буквами без абзацев и переноса слов;

знаки препинания ставятся знаками (в случае, если они имеют смысловое значение);

"правительственная" телеграмма готовится и подписывается только с разрешения Губернатора области;

телеграммы за подписью Губернатора области или его первых заместителей, заместителей, заместителя Губернатора области - руководителя Администрации Губернатора области регистрируются в отделе по работе с корреспонденцией;

текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста отделом по работе с корреспонденцией проставляется исходящий номер перед наименованием должности и фамилией должностного лица, подписавшего телеграмму.

Ниже следует сплошная черта, под которой указывается обратный телеграфный адрес организации, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму;

телеграммы подлежат визированию исполнителями, их подготовившими;

органы власти, обладающие правами юридического лица, передают телеграммы самостоятельно через отделение связи.

При оформлении телеграммы (образец приведен в приложении 27) исполнитель должен указать:

категорию телеграммы (правительственная, срочная);

адрес получателя телеграммы, наименование организации, должность и фамилию с инициалами получателя;

дату отправки, фамилию и номер телефона исполнителя, его подпись;

в ответных телеграммах обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ;

при направлении телеграммы с одним и тем же текстом и подписью в несколько адресов необходимо предоставить соответствующее количество экземпляров телеграммы;

адрес и текст международной телеграммы должен быть напечатан на одном из языков латинскими буквами: русском, английском, французском, немецком или на языке страны назначения.

Адрес составляется в следующей последовательности: категория телеграммы, фамилия адресата (в именительном падеже), адрес получателя или наименование учреждения, город и страна. Изменения в последовательности изложения адреса не допускаются.

137. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи.

Факсимильная связь предназначена для оперативной передачи информации и приема документов в виде копий.

Средства факсимильной связи установлены в приемной Губернатора области, его заместителей, приемных структурных подразделений Аппарата Правительства области.

Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер Правительства Челябинской области - (351) 263-12-83, установлен в отделе по работе с корреспонденцией.

Документы, поступающие в отдел по работе с корреспонденцией по каналам факсимильной связи, а также исходящие документы Губернатора области, его заместителей, передаваемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в отделе по работе с корреспонденцией.

Для отправки документа факсимильной связью обязательно указание точного номера факса (при необходимости - кода города) и организации.

После передачи документа по каналам факсимильной связи он направляется адресату почтовой связью.

Запрещается передавать по каналам факсимильной связи тексты документов с пометкой "Для служебного пользования".

Персональная ответственность за правильность передачи (приема) документов по каналам факсимильной связи возлагается на работника, ответственного за использование факсимильного аппарата.

138. Регистрация и прохождение внутренних документов.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Учет и анализ объемов документооборота

139. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

140. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в адрес Губернатора области и Правительства области и создаваемых ими, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

141. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Управлением делопроизводства и представляются руководству в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

142. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в адрес Губернатора области и Правительства области и созданных ими за определенный период времени (месяц, полугодие, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Работа исполнителя с документами

143. Организация работы с документами в структурных подразделениях Аппарата Правительства области осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) Губернатора области, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц;

подразделение - исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно;

документы, поступившие в структурное подразделение с резолюцией руководства, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

144. Специалисты структурных подразделений Аппарата Правительства области в процессе исполнения документа осуществляют:

1) сбор и обработку необходимой информации;

2) подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Аппарате Правительства области;

3) согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

4) подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением);

5) доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

6) в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа);

7) представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

8) определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

145. Допускается порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе:

1) функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа (принадлежит должностному лицу, указанному первым в резолюции, или указано персонально, за кем созыв);

2) право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения;

3) порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю (указываются в резолюции).

146. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) исполнение документа поручается другому исполнителю, а также передача документов в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

147. Исполнитель может предлагать изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

IV. Контроль исполнения документов и поручений

148. Контроль исполнения документов и поручений включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, снятие с контроля.

149. Контроль по существу затрагиваемых в документах и поручениях вопросов осуществляется Губернатором области, его заместителями, руководителями органов власти и структурных подразделений Аппарата Правительства области.

150. Контроль по срокам исполнения документов и поручений в структурных подразделениях Аппарата Правительства области осуществляют:

Управление делопроизводства - поручений Губернатора области по служебной корреспонденции;

Управление организационной и контрольной работы - поручений, содержащихся в правовых актах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Губернатора области и Правительства области, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства области, поручений Губернатора области, данных им во время проведения еженедельных аппаратных и ежемесячных областных совещаний при Губернаторе области, поездок, встреч и иных мероприятий;

Управление по работе с обращениями граждан - обращений граждан к Губернатору области, первым заместителям и заместителям Губернатора области;

помощники заместителей Губернатора области - поручений заместителей Губернатора области.

Контроль поручений
Губернатора Челябинской области по служебной корреспонденции

151. Необходимость контроля за исполнением того или иного документа определяется Губернатором области (в резолюции Губернатора области указывается "+ На контроль").

На документах, взятых на контроль, проставляется штамп "Контроль" с указанием срока исполнения.

152. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за организацию исполнения поручения считается первый из указанных, который координирует работу соисполнителей.

Исполнители не позднее чем за 5 рабочих дней до истечения срока исполнения документа обязаны представить ответственному исполнителю свои предложения для обобщения и составления ответа (в письме обязательно указывается, на какое поручение Губернатора области направляются предложения, например: на поручение Губернатора области N 01-200/3256 от 06.02.2010 г.). Исполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов.

За 5 рабочих дней до истечения контрольного срока Управление делопроизводства направляет напоминание ответственному исполнителю.

153. Документы исполняются строго в срок, указанный в резолюции Губернатора области. Поручения с пометкой "Срочно" исполняются не более чем в трехдневный срок.

При необходимости продления срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения представляет на имя Губернатора области мотивированную просьбу о его продлении.

154. Изменение срока исполнения фиксируется в регистрационно-контрольной карточке. Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

155. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручения по существу, документального подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам (автор обращения, Губернатор области, управление делопроизводства).

156. Решение о снятии документа с контроля принимается только Губернатором Челябинской области. Основанием для снятия поручения с контроля является служебная записка на имя Губернатора Челябинской области за подписью ответственного исполнителя либо копия документа, который поручалось подготовить (письмо, постановление, распоряжение, информация и другие документы).

157. При подготовке служебной записки о выполнении поручения Губернатора области необходимо соблюдать следующие требования:

служебная записка оформляется только на имя Губернатора Челябинской области;

во введении указываются реквизиты регистрации поручения. Например: "По Вашему поручению (вх. N 01-200/2563 от 02.04.2010 г.) Министерство финансов Челябинской области рассмотрело обращение главы города Магнитогорска о выделении дополнительных средств";

в информации должны быть отражены конкретные результаты исполнения документа (краткий вывод), содержаться сведения о том, кем, когда, в какой форме (устной или письменной) дан ответ заявителю, просьба о снятии с контроля;

к информации об исполнении документа прилагаются необходимые материалы (протокол совещания, копия правового акта, копия ответа заявителю и другие).

Служебные записки по поручениям Губернатора Челябинской области на снятие с контроля или продление срока исполнения представляются помощниками заместителей Губернатора области в Управление делопроизводства для дальнейшего согласования с заместителем Губернатора Челябинской области - руководителем аппарата Правительства Челябинской области и передачи Губернатору области.

158. Управление делопроизводства ежемесячно готовит информацию об исполнении контрольных поручений Губернатора области по служебной корреспонденции за подписью заместителя Губернатора Челябинской области - руководителя аппарата Правительства Челябинской области и представляет ее Губернатору области, первым заместителям и заместителям Губернатора области.

V. Особенности работы с электронными документами

159. Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются службами Управления делопроизводства.

160. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Аппарата Правительства области. Документы, создаваемые в структурных подразделениях Аппарата Правительства области и поступающие к нему на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнении электронного образа документа с подлинником документа), подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника службы Управления делопроизводства, выполняющего данную процедуру.

161. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота Аппарата Правительства области согласно установленному порядку. Система электронного документооборота Аппарата Правительства области должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.

162. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Аппарата Правительства области реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

163. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

164. Для подтверждения подлинности электронных документов в Аппарате Правительства области используются электронные подписи.

Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

При получении электронных документов от других органов власти или организаций служба Управления делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

165. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и другое), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота Аппарата Правительства области могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в данном органе, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

166. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Аппарата Правительства области используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.

N п/п	Наименование сведений о документе	Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку
1.	Адресант	полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
2.	Адресат	полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
3.	Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	в соответствии с реквизитом "Подпись"
4.	Вид документа	в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
5.	Дата документа	в соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
6.	Номер документа	в соответствии с номером, присвоенным документу автором
7.	Дата поступления документа	дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
8.	Входящий номер документа	номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
9.	Ссылка на исходящий номер и дату документа	в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
10.	Наименование текста	краткое содержание документа (заголовок к тексту)
11.	Индекс дела	индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
12.	Сведения о переадресации документа	на основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению")
13.	Количество листов основного документа	количество листов основного документа
14.	Количество приложений	количество приложений
15.	Общее количество листов приложений	общее количество листов приложений
16.	Указания по исполнению документа	резолюция или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения
17.	Должность, фамилия и инициалы исполнителя	должность, фамилия и инициалы исполнителя
18.	Отметка о конфиденциальности	в соответствии с реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу" ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и другие)

167. Настоящей Инструкцией по делопроизводству допускается включение в систему электронного документооборота Аппарата Правительства области дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и другие.

168. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Аппарата Правительства области. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

169. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

170. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Аппарата Правительства области. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.

171. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

172. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Аппарате Правительства области программно-технических средств Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области.

173. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого заместителем Губернатора области - руководителем аппарата Правительства области, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

174. Поступившие из структурных подразделений в Государственный комитет по делам архивов Челябинской области электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

VI. Документальный фонд Аппарата Правительства области

175. Разработка и ведение номенклатуры дел:

1) в целях правильного формирования и учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов на 5 лет составляется номенклатура дел Аппарата Правительства области (далее именуется - номенклатура дел);

2) номенклатура дел на предстоящий 5-летний период составляется Управлением делопроизводства в последнем квартале года, предшествующего новому 5-летнему периоду, где также указываются дела, оформленные в электронном виде;

3) номенклатура дел утверждается распоряжением заместителя Губернатора области - руководителя аппарата Правительства области и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение 28);

4) номенклатура дел согласовывается с Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области не реже одного раза в 5 лет (в случае структурных изменений в Аппарате Правительства области разрабатывается новая номенклатура дел);

5) индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, состоит из индекса подразделения по классификатору подразделения и порядкового номера в пределах конкретного подразделения;

6) в номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Аппарата Правительства Челябинской области, в том числе справочные и контрольные карточки, личные дела;

7) заголовок дела в номенклатуре должен отражать содержание и состав документов дела, иметь четкие и краткие формулировки;

8) срок хранения дела и номер статьи по перечню указываются в номенклатуре дел со ссылкой на "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения";

9) после утверждения номенклатуры дел структурные подразделения Аппарата Правительства области, службы помощников заместителей Губернатора области получают выписки из соответствующих разделов.

176. Формирование дел и их текущее хранение:

1) формирование дел в Аппарате Правительства области осуществляется в соответствии с номенклатурой дел каждого структурного подразделения и служб помощников заместителей Губернатора области (приложения 28, 29);

2) при формировании дел проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, регистрационных номеров, отметок об исполнении, о списании в дело. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем подшиты в дело;

3) при формировании дел соблюдаются следующие правила:

в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел;

раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

подлинные (первые) экземпляры документов формируются отдельно от их копий;

в дело помещается один экземпляр документа (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр). Черновики документов в дело не помещаются;

объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей);

4) законодательные акты Российской Федерации группируются в дела по видам в хронологической последовательности вместе с приложениями;

5) обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела отдельно от переписки по другим вопросам;

6) каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям авторов обращений;

7) утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов;

8) лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в порядке алфавита по фамилиям, именам, отчествам;

9) переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом;

10) при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

11) номер дела, в которое будет подшит документ, определяется его регистрационным номером. На документе проставляется отметка "В дело", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения;

12) ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях несут их руководители;

13) по истечении срока хранения дел в структурных подразделениях по месту их заведения документы постоянного срока хранения по описям передаются в государственное учреждение "Объединенный государственный архив Челябинской области" (далее именуется - объединенный государственный архив Челябинской области).

177. Оформление дел:

1) сформированные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению и описанию;

2) полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной подписи дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса, заголовка, даты дела и другие);

3) для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления;

4) обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме, на которой указываются: наименование организации, наименование отдела, номер дела (тома, части), заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела;

5) заголовки дел на обложки переносят из номенклатуры дел организации.

178. Составление и оформление описи дел:

1) на все завершенные и полностью оформленные дела постоянного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи;

2) описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

3) описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме. В опись дел включаются заголовки всех дел, заведенных в процессе их деятельности;

4) заголовки дел, включенные в годовой раздел описи постоянного хранения и по личному составу, нумеруются в валовом порядке;

5) заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел описи постоянного хранения под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией;

6) в конце годового раздела описи составляется итоговая запись о количестве включенных в опись дел;

7) к годовым разделам описи на дела постоянного хранения составляется предисловие, если в организации происходили изменения в названии и подчиненности;

8) в предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структура организации за период, который охватывают дела описи;

9) несколько годовых разделов описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел, в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью, каждой законченной описи присваивается номер;

10) законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись. При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам описей дел, изымаются;

11) опись дел постоянного хранения печатается в 4 экземплярах, три из которых передаются вместе с делами в объединенный государственный архив Челябинской области, а один остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

179. Текущее хранение документов и дел:

1) с момента заведения и до передачи дел в объединенный государственный архив Челябинской области они хранятся по месту их формирования;

2) руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов, дел;

3) дела находятся в рабочих комнатах и располагаются в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света;

4) в целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел;

5) копии номенклатуры дел или выписки из нее помещаются на внутренней стороне шкафа для хранения документов. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел;

6) выдача дел другим структурным подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. Сторонним организациям дела выдаются по актам;

7) изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях, производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

180. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и к уничтожению:

1) экспертиза ценности документов проводится для определения научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Аппарата Правительства области, с целью отбора для дальнейшего хранения или уничтожения;

2) для организации и проведения экспертизы ценности документов Аппарата Правительства области создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется - ЭК). Состав комиссии утверждается распоряжением Губернатора Челябинской области;

3) ЭК является совещательным органом, работает в постоянном контакте с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Государственного комитета по делам архивов Челябинской области;

4) председателем ЭК назначается один из руководящих работников Аппарата Правительства области;

5) ЭК проводит заседания в соответствии с планами работы, утвержденными заместителем Губернатора области - руководителем Аппарата Правительства области, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем ЭК, утверждаются заместителем Губернатора области - руководителем Аппарата Правительства области;

6) экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно совместно с ЭК и привлечением соответствующих специалистов под непосредственным методическим руководством объединенного государственного архива Челябинской области;

7) при проведении экспертизы ценности осуществляется отбор документов постоянного и временного сроков хранения, подлежащих передаче в архив и подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, в том числе со сроком хранения "До минования надобности", выделяются подлежащие уничтожению дела и документы, сроки хранения которых истекли, а также проверяется качество и полнота номенклатуры дел, порядок формирования дел;

8) по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного сроков хранения, по личному составу и акты о выделении дел и документов, подлежащих уничтожению;

9) результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению;

10) дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2010 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2013 г.);

11) акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего Аппарата Правительства области (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе);

12) отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК);

13) согласованные с ЭК акты утверждаются заместителем Губернатора области - руководителем аппарата Правительства области только после утверждения ЭК описей дел постоянного хранения;

14) после утверждения заместителем Губернатора области - руководителем аппарата Правительства области актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты (приложения 29, 30).

VII. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов

Учет печатей и штампов

181. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

182. Штамп - устройство прямоугольной (квадратной, треугольной) формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и другое.

183. Губернатор области и Правительство области в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" применяют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и требованиями ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденного постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 года N 573-ст, а также используют герб Челябинской области на печатях в соответствии с Законом Челябинской области от 08.01.2001 г. N 64-ЗО "О гербе Челябинской области".

184. На печатях Губернатора области и Правительства области помещается полный герб Челябинской области (далее именуются - гербовые печати). Не допускается использование на указанных гербовых печатях изображения Государственного герба Российской Федерации.

185. На печатях структурных подразделений Аппарата Правительства области помещается полное наименование вышестоящей организации (Правительство Челябинской области) и полное наименование структурного подразделения Аппарата Правительства области, указанное в положении о структурном подразделении Аппарата Правительства области.

186. Печати помимо указанных выше реквизитов должны содержать:

код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц;

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

187. Гербовые печати проставляются на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

188. Простые печати (без изображения герба) проставляются на копиях документов для подтверждения соответствия их подлинникам.

189. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

190. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте (как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П.") без захвата наименования должности.

191. Оттиск всех элементов изображения печати должен быть четкий. Насыщенность и цветовой фон всех участков оттиска печати должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: выдавливание краски за края печатных элементов, непропечатки, искажения деталей изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.

192. Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, с использованием геральдики Челябинской области в Аппарате Губернатора области и Правительства области могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для копий"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений (кабинетов).

193. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

194. Разрешение о необходимости изготовления печатей, штампов и определение их количества дает заместитель Губернатора области - руководитель аппарата Правительства области на письме-заказе, согласованном с начальником Управления делопроизводства, который проверяет представленный заказ на соответствие требованиям государственного стандарта и утверждает образцы макетов печатей и штампов, после чего заказ размещается на предприятии - изготовителе печатей, имеющем лицензию на эти работы.

195. Учет и выдачу имеющихся печатей и штампов у Губернатора области и Правительства области, а также и в Аппарате Правительства области ведет служба по защите государственной тайны Правительства области в журнале (приложение 31) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются) персонально работником, ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

196. В случае служебной необходимости допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей и штампов.

197. Об утере печати или штампа следует незамедлительно сообщить в Управление делопроизводства и службу по защите государственной тайны Правительства Челябинской области.

198. При изготовлении новых печатей в связи с утерей на нижней части информационного поля печати указывается буква "Д" - дубликат.

199. Печати и штампы хранятся в надежно закрываемых сейфах или металлических шкафах.

200. Передача печатей посторонним лицам и вынос из помещений (служебных кабинетов) не допускается.

201. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется подразделением, ответственным за выдачу и учет печатей.

202. Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы возвращаются в службу по защите государственной тайны Правительства Челябинской области и уничтожаются с оформлением соответствующего акта и отметкой в журнале учета.

203. Сотрудник, ответственный за использование и хранение печатей и штампов, при увольнении или переводе на другую должность обязан сдать их в службу по защите государственной тайны Правительства Челябинской области.

Учет бланков документов

204. Управление делопроизводства при разработке и согласовании для изготовления бланков документов руководствуется:

1) Законом Челябинской области от 08.01.2002 г. N 64-ЗО "О гербе Челябинской области";

2) постановлением Губернатора Челябинской области от 18.03.2002 г. N 119 "О геральдических знаках, устанавливаемых Губернатором Челябинской области".

205. Организация работы по изготовлению и учету бланков документов Губернатора области, Правительства области, Аппарата Правительства области возлагается на Управление делами Губернатора области, которое:

1) получает от Управления делопроизводства заявки на изготовление бланков документов, их образцы (макеты), согласованные с заместителем Губернатора области - руководителем аппарата Правительства области;

2) оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии, имеющей сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления бланочной продукции на должном качественном уровне;

3) осуществляет передачу изготовленных бланков в Управление делопроизводства.

206. Управление делопроизводства для ведения учета выдачи в структурные подразделения Аппарата Правительства области и органы власти бланочной продукции, изготовленной типографским способом, нумерует бланки документов типографским способом или нумератором. Порядковый номер проставляется в нижнем левом углу оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение 32):

1) бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков;

2) в структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;

3) передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

4) ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях и руководители подразделений;

5) испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков, с последующим их уничтожением по соответствующему акту и перераспределением.

207. Наряду с бланками, изготавливаемыми типографским способом, в работе Аппарата Правительства области допускается (разрешается) использовать бланки, изготовленные средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники, к ним относятся следующие виды: бланк письма, приказа, протокола, резолюции структурного подразделения Аппарата Правительства области.

Для справки

Информацию можно получить:

о входящей и исходящей корреспонденции - в отделе по работе с корреспонденцией Управления делопроизводства Правительства Челябинской области

телефон: 263-31-11,

факс: 263-12-83;

о поступивших письмах и заявлениях граждан - в Управлении по работе с обращениями граждан Правительства Челябинской области

телефоны: 263-31-04, 264-25-04;

о поступивших на подпись и подписанных Губернатором области законопроектах и законах - в Управлении государственной службы Правительства Челябинской области

телефон: 263-98-45;

о действующем законодательстве Российской Федерации и Челябинской области - в Государственно-правовом управлении Правительства Челябинской области

телефон: 263-24-79;

о порядке подготовки правовых актов Губернатора области, Правительства области - в Государственно-правовом управлении Правительства Челябинской области

телефоны: 263-24-79, 266-48-05, 727-77-18;

о постановлениях и распоряжениях, подписанных Губернатором Челябинской области, - в отделе электронной регистрации документов и сопровождения полнотекстовой базы данных Управления делопроизводства Правительства Челябинской области

телефон: 263-42-84;

о постановлениях и распоряжениях Правительства Челябинской области, вопросах подготовки заседаний Правительства области - в отделе организационно-документационного обеспечения заседаний Правительства Челябинской области Управления делопроизводства Правительства Челябинской области

телефоны: 263-11-43, 264-77-48.

VIII. Приложения к Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области

Приложение 1

                      Образец бланка постановления

                    Губернатора Челябинской области

Полный герб                   /--------\

Челябинской области           |  Герб  |

(многоцветный вариант)        \--------/

                     ГУБЕРНАТОР ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

                             ПОСТАНОВЛЕНИЕ

----------------------------------------------------------------

от ___________________ N ____________

             Челябинск

Приложение 2

                      Образец бланка распоряжения

                    Губернатора Челябинской области

Полный герб                   /--------\

Челябинской области           |  Герб  |

(многоцветный вариант)        \--------/

                     ГУБЕРНАТОР ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

                              РАСПОРЯЖЕНИЕ

----------------------------------------------------------------

от ___________________ N ____________

             Челябинск

Приложение 3

                      Образец бланка постановления

                   Правительства Челябинской области

Полный герб                   /--------\

Челябинской области           |  Герб  |

(многоцветный вариант)        \--------/

                   ПРАВИТЕЛЬСТВО ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

                             ПОСТАНОВЛЕНИЕ

----------------------------------------------------------------

от ___________________ N ____________

            Челябинск

Приложение 4

                      Образец бланка распоряжения

                   Правительства Челябинской области

Полный герб                   /--------\

Челябинской области           |  Герб  |

(многоцветный вариант)        \--------/

                   ПРАВИТЕЛЬСТВО ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

                              РАСПОРЯЖЕНИЕ

   ------------------------------------------------------------------

от ___________________ N ____________

            Челябинск

Приложение 5

                                Образец

              бланка распоряжения заместителя Губернатора

              Челябинской области - руководителя аппарата

                   Правительства Челябинской области

Малый герб                     /--------\

Челябинской области            |  Герб  |

(многоцветный вариант)         \--------/

             ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ -

                  РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА ПРАВИТЕЛЬСТВА

                          ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

                              РАСПОРЯЖЕНИЕ

----------------------------------------------------------------

от ___________________ N ____________

               Челябинск

Приложение 6

                         Образец бланка письма

                    Губернатора Челябинской области

Знак Губернатора             /--------\

Челябинской области          |  Герб  |

(многоцветный вариант)       \--------/

                     ГУБЕРНАТОР ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

----------------------------------------------------------------

       ул. Цвиллинга, 27, Челябинск, 454089, Российская Федерация

             Телефон (351) 263-92-41, факс (351) 263-12-83,

       телетайп 124676 "Исток" E-mail: gubernator@chel.surnet.ru,

                       http://www.gubernator74.ru

______________________ N _______________

на N ___________________________________

Приложение 7

                         Образец бланка письма

                   Правительства Челябинской области

Полный герб                 /--------\

Челябинской области         |  Герб  |

(многоцветный вариант)      \--------/

                   ПРАВИТЕЛЬСТВО ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

----------------------------------------------------------------

       ул. Цвиллинга, 27, Челябинск, 454089, Российская Федерация

             Телефон (351) 263-92-41, факс (351) 263-12-83,

         телетайп 124676 "Исток" E-mail: kanz@reginf.urc.ac.ru.

                   ОКПО 00022243, ОГРН 1027403862210,

                      ИНН/КПП 7453042717/745301001

______________________ N _______________

на N ___________________________________

Приложение 8

Малый герб                      /--------\

Челябинской области             |  Герб  |

(многоцветный вариант)          \--------/

           ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

----------------------------------------------------------------

              ул. Цвиллинга, 27, Челябинск, 454089, Россия

             Телефон (351) 263-31-11, факс (351) 263-12-83,

            телетайп 124676 "Исток", http://www.pravmin74.ru

______________________ N _______________

на N ___________________________________

Приложение 9

                   Образец бланка письма заместителя

                    Губернатора Челябинской области

Малый герб                     /--------\

Челябинской области            |  Герб  |

(многоцветный вариант)         \--------/

              ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

----------------------------------------------------------------

                 ул. Цвиллинга, 27, Челябинск, 454089,

         Россия Телефон (351) 263-31-11, факс (351) 263-12-83,

            телетайп 124676 "Исток", http://www.pravmin74.ru

______________________ N _______________

на N ___________________________________

Приложение 10

                                Образец

                 бланка письма заместителя Губернатора

              Челябинской области - руководителя аппарата

                   Правительства Челябинской области

Малый герб                   /--------\

Челябинской области          |  Герб  |

(многоцветный вариант)       \--------/

             ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ -

        РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА ПРАВИТЕЛЬСТВА ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

----------------------------------------------------------------

              ул. Цвиллинга, 27, Челябинск, 454089, Россия

             Телефон (351) 263-31-01, факс (351) 263-12-83,

            телетайп 124676 "Исток", http://www.pravmin74.ru

______________________ N _______________

на N ___________________________________

Приложение 11

                                Образец

          продольного бланка письма структурного подразделения

               Аппарата Правительства Челябинской области

Малый герб                   /--------\

Челябинской области          |  Герб  |

(одноцветный вариант)        \--------/

                   ПРАВИТЕЛЬСТВО ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

                      УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

----------------------------------------------------------------

     ул. Цвиллинга, д. 27, Челябинск, 454089, Российская Федерация

             Телефон (351) 266-63-66, факс (351) 263-12-83.

                     E-mail: kanz@reginf.urc.ac.ru

                   ОКПО 00022243, ОГРН 1027403862210,

                      ИНН/КПП 7453042717/745301001

______________________ N _______________

на N ___________________________________

Приложение 12

                                Образец

           углового бланка письма структурного подразделения

               Аппарата Правительства Челябинской области

     /--------\   Малый герб

     |  Герб  |   Челябинской области

     \--------/   (одноцветный вариант)

     ПРАВИТЕЛЬСТВО ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

       УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

----------------------------------------------------------------

  ул. Цвиллинга, д. 27, Челябинск, 454089, Россия

  Телефон (351) 266-63-66, факс 263-12-83

       E-mail: kanz@reginf.urc.ac.ru

    ОКПО 00022243, ОГРН 1027403862210,

     ИНН/КПП 7453042717/745301001

______________________ N _______________

на N ___________________________________

Приложение 13

                        Образец бланка резолюции

                    Губернатора Челябинской области

                         /--------\

                         |  Герб  |

                         \--------/

           ГУБЕРНАТОР ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

----------------------------------------------------------------

                                  (содержание поручения)

             Предложение внести до _____________ 2011 г.

            Ответ заявителю дать до ____________ 2011 г.

                                  за моей подписью

         "___" __________ 2011 г. за подписью __________

                             _______________ М.В. Юревич

             Вх. N _____________ от ____________ 2011 г.

                       размер: (А5) 148 x 210 мм

Приложение 14

                    Образец бланка резолюции первого

              заместителя Губернатора Челябинской области

                    /--------\ Малый герб

                    |  Герб  | Челябинской области

                    \--------/ (многоцветный вариант)

                 ЧЕЛЯБИНСКАЯ ОБЛАСТЬ

----------------------------------------------------------------

                                  (содержание поручения)

     Предложение внести до _________________ 2011 г.

     Ответ заявителю дать до _______________ 2011 г.

                           за моей подписью

     "___" __________ 2011 г. за подписью ___________

Первый заместитель

Губернатора Челябинской области          О.Н. Грачев

Вх. N ________________ от ____________ 2011 г.

                       размер: (А5) 148 x 210 мм

Приложение 15

                                Образец

                бланка резолюции заместителя Губернатора

                          Челябинской области

                    /--------\ Малый герб

                    |  Герб  | Челябинской области

                    \--------/ (многоцветный вариант)

                          ЧЕЛЯБИНСКАЯ ОБЛАСТЬ

----------------------------------------------------------------

                                  (содержание поручения)

     Предложение внести до _________________ 2011 г.

     Ответ заявителю дать до _______________ 2011 г.

                           за моей подписью

     "___" __________ 2011 г. за подписью __________

Заместитель Губернатора

Челябинской области                      П.А. Рыжий

Вх. N ________________ от ____________ 2011 г.

                       размер: (А5) 148 x 210 мм

Приложение 16

                                Образец

                бланка резолюции заместителя Губернатора

              Челябинской области - руководителя аппарата

                   Правительства Челябинской области

                    /--------\ Малый герб

                    |  Герб  | Челябинской области

                    \--------/ (многоцветный вариант)

                          ЧЕЛЯБИНСКАЯ ОБЛАСТЬ

----------------------------------------------------------------

                                  (содержание поручения)

     Предложение внести до _________________ 2011 г.

     Ответ заявителю дать до _______________ 2011 г.

                           за моей подписью

     "___" __________ 2011 г. за подписью __________

Заместитель Губернатора

Челябинской области -

руководитель аппарата Правительства

Челябинской области                     А.Г. Уфимцев

Вх. N ________________ от ____________ 2011 г.

                       размер: (А5) 148 x 210 мм

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Челябинской области от 5 октября 2012 г. N 1204-р в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 17

Правила оформления реквизитов документов

С изменениями и дополнениями от:

5 октября 2012 г.

Герб Челябинской области:

изображение герба Челябинской области и знака Губернатора области установлены Законом Челябинской области от 08.01.2002 г. N 64-ЗО "О гербе Челябинской области", постановлением Губернатора Челябинской области от 18.03.2002 г. N 119 "О геральдических знаках, устанавливаемых Губернатором Челябинской области".

На бланках документов структурных подразделений Аппарата Правительства области малый герб Челябинской области изображается в одноцветном варианте, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа по середине зоны, занятой реквизитом "Наименование структурного подразделения Аппарата Правительства Челябинской области" (далее именуется - структурное подразделение).

Наименование структурного подразделения

Наименование структурного подразделения - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о структурном подразделении.

Сокращенное наименование структурного подразделения помещают в скобках под полным наименованием.

Наименование должности лица, подписавшего документ

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц.

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) органа исполнительной власти.

Справочные данные о структурном подразделении

Справочные данные о структурном подразделении указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почти. Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению служебной необходимости.

Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (Челябинск) указывается в бланках документов структурных подразделений, за исключением бланков писем.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: пример - 18.01.2010 г.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2010 г.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Аппарате Правительства Челябинской области.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Адресат

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                                 Министерство образования

                                                          и науки

                                                    Челябинской области

или:

                                                        Правительство

                                                     Российской Федерации

или:

                                              Управление делопроизводства

                                                 Аппарата Правительства

                                                  Челябинской области

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

                                           Начальнику Главного управления

                                           по труду и занятости населения

                                                Челябинской области

                                                    И.О. Фамилия

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи").

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Письмо (о чем?) (о ком?). Об оказании консультативной помощи.

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.

Текст документа

В структурных подразделениях документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа: ...Правительство Челябинской области постановляет...; ...коллегия постановила...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: решили....

В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя структурного подразделения) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.";

ПРИМЕР:

Первый заместитель Губернатора

Челябинской области                       подпись             О.Н. Грачев

                                          -------

                                          дата

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании нормативных правовых актов, автором документа указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Губернатора Челябинской области от 13 августа 2010 г. N 150 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов органов исполнительной власти и их...";

"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии организации, предприятия, утвержденном приказом от 19 января 2010 г. N 2...".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля.

Отметка о наличии приложения

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

     Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.

                 2. Справка о доработке... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не оказывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

     Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для

                 служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях справочного характера к распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

                                      ПРИЛОЖЕНИЕ

                                      к распоряжению заместителя

                                      Губернатора Челябинской области -

                                      руководителя аппарата Правительства

                                      Челябинской области

                                      от 15.03.2010 г. N 35

Если приложением к документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

                                      ПРИЛОЖЕНИЕ 1

                                      УТВЕРЖДЕНО

                                      распоряжением заместителя

                                      Губернатора Челябинской области -

                                      руководителя аппарата Правительства

                                      Челябинской области

                                      от 12.11.2010 г. N 125

Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Например:

          СОГЛАСОВАНО

     Заместитель Министра сельского хозяйства

     Челябинской области

     Подпись              И.О. Фамилия

     Дата

          СОГЛАСОВАНО

     Письмо Министерства культуры

     Челябинской области

     от 26.09.2010 г. N 01-18/115

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

подведомственными организациями;

при необходимости, с общественными организациями.

Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами органа исполнительной власти оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

На проектах нормативных правовых актов Губернатора и Правительства Челябинской области визы проставляются на оборотной стороне первого листа первого экземпляра проекта документа (приложение 22).

На документах, подлинники которых помещаются в дела Аппарата Правительства Челябинской области, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (распоряжения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.).

Начальник Государственно-правового управления

Правительства Челябинской области

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Подпись должностного лица

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:

     Начальник управления

     делопроизводства Правительства

     Челябинской области                  Подпись        И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с назначением исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности начальника

Управления государственной службы

Правительства Челябинской области       Подпись      И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

                                                   УТВЕРЖДАЮ

                                            Заместитель Губернатора

                                             Челябинской области -

                                      руководитель аппарата Правительства

                                              Челябинской области

                                      Подпись                И.О. Фамилия

                                      Дата

Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации и Челябинской области. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП".

Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на копии (выписке из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Верно
Начальник отдела	Подпись	И. О. Фамилия
Дата Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, сшиваются. Отметка о заверении копии проставляется на оборотной стороне последнего листа копии документа и дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

Павел Олегович Николаев

(351)263-31-11

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, и дату печатания документа.

Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату.

Отметка о контроле документа

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Правительство Челябинской области содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

Отметка на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

Отметка проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с распоряжением Губернатора Челябинской области от 04.08.2008 г. N 1202-р "Об утверждении Положения по обеспечению защиты конфиденциальной информации в аппарате Правительства Челябинской области и Перечня сведений конфиденциального характера аппарата Правительства Челябинской области" отметка на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

Приложение 18

Образец оформления постановления Губернатора Челябинской области

С изменениями и дополнениями от:

5 октября 2012 г.

                               /--------\

                               |  Герб  |

                               \--------/

                     ГУБЕРНАТОР ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

                             ПОСТАНОВЛЕНИЕ

----------------------------------------------------------------

от ___________________ N _____________

             Челябинск

О мерах по улучшению качества воды

в Шершневском водохранилище

Для обеспечения сбалансированного учета экологических, экономических, социальных и иных факторов, влияющих на качество воды в Шершневском водохранилище - единственном источнике питьевого водоснабжения города Челябинска, и принимая во внимание обращение Общественной палаты Челябинской области об улучшении экологического состояния Шершневского водохранилища

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Создать Межведомственный областной штаб по реализации мероприятий, направленных на улучшение качества воды в Шершневском водохранилище (далее именуется - Областной штаб) и утвердить его состав (прилагается).

2. Областному штабу принять следующие меры по обеспечению законности застройки и приватизации земельных участков в зоне санитарной охраны Шершневского водохранилища:

1) осуществлять анализ информации о фактах незаконного выделения и распределения земельных участков и ежемесячно направлять его результаты в адрес Губернатора Челябинской области;

2) разработать предложения по корректировке документов территориального планирования в части использования земель, расположенных во втором поясе зоны санитарной охраны Шершневского водохранилища, исключающих загрязнение источника питьевого водоснабжения;

3) осуществлять мониторинг исполнения природоохранного законодательства гражданами и юридическими лицами при осуществлении хозяйственной и иной деятельности в зоне санитарной охраны, водоохранной зоне Шершневского водохранилища;

4) в срок до 1 октября 2011 года разработать план работы Областного штаба по реализации мер, определенных пунктом 2 настоящего постановления, на период до 2012 года.

3. Рекомендовать органам местного самоуправления Челябинского, Миасского и Карабашского городских округов, Аргаяшского и Сосновского муниципальных районов:

1) провести оценку эффективности работы существующих очистных сооружений и инвентаризацию объектов загрязнения в границах зоны санитарной охраны Шершневского водохранилища, реки Миасс, ее притоков в срок до 1 октября 2011 года, определить меры по сокращению и ликвидации источников загрязнения водных объектов и направить предложения в Областной штаб;

2) в соответствии со своей компетенцией осуществлять контроль за использованием земельных участков во втором поясе зоны санитарной охраны Шершневского водохранилища с учетом особенностей режима хозяйственной деятельности в зоне санитарной охраны водного объекта.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Челябинской области от 5 октября 2012 г. N 1204-р пункт 4 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4. Настоящее постановление подлежит официальному опубликованию.

5. Организацию выполнения настоящего постановления возложить на первого заместителя Губернатора Челябинской области Грачева О.Н.

М.В. Юревич

                                                    УТВЕРЖДЕН

                                            постановлением Губернатора

                                               Челябинской области

                                          от _____________ 2012 г. N ____

Состав
Межведомственного областного штаба по реализации мероприятий, направленных на улучшение качества воды в Шершневском водохранилище

Грачев О.Н.	-	первый заместитель Губернатора Челябинской области, руководитель Областного штаба
Галичин А.М.	-	Министр радиационной и экологической безопасности Челябинской области, заместитель руководителя Областного штаба
Скворцов В.Н.	-	председатель Общественной палаты Челябинской области, заместитель руководителя Областного штаба (по согласованию)
Авдеева Е.В.	-	руководитель Территориального управления Федерального агентства по управлению федеральным имуществом по Челябинской области (по согласованию)
Галеев В.Ф.	-	председатель комиссии Общественной палаты Челябинской области по экологической безопасности (по согласованию)
Давыдов С.В.	-	Глава администрации города Челябинска (по согласованию)
Екимов А.Б.	-	Челябинский природоохранный прокурор (по согласованию)
Кузнецов В.Д.	-	начальник Главного управления лесами Челябинской области
Малышев С.Н.	-	руководитель Управления Федеральной службы по надзору в сфере природопользования по Челябинской области (по согласованию)
Павлов В.В.	-	Министр промышленности и природных ресурсов Челябинской области
Семенов А.И.	-	руководитель Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Челябинской области (по согласованию)
Середа В.В.	-	заместитель руководителя Нижне-Обского бассейнового водного управления, начальник отдела водных ресурсов по Челябинской области (по согласованию)
Тупикин В.А.	-	Министр строительства, инфраструктуры и дорожного хозяйства Челябинской области
Феклин И.Е.	-	Министр сельского хозяйства Челябинской области

Приложение 19

                               /--------\

                               |  Герб  |

                               \--------/

                     ГУБЕРНАТОР ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

                              РАСПОРЯЖЕНИЕ

----------------------------------------------------------------

от ___________________ N _____________

             Челябинск

О создании рабочей группы

В целях реализации основных положений Федерального закона "Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации" и разработки нормативных правовых актов по развитию торговли на территории Челябинской области:

1. Создать рабочую группу и утвердить ее состав:

Клепов Ю.В.	-	заместитель Губернатора Челябинской области, руководитель рабочей группы
Мурзина Е.В.	-	Министр экономического развития Челябинской области, заместитель руководителя
Березуев С.А.	-	рабочей группы начальник Управления по торговле и услугам Администрации города Челябинска (по согласованию)
Калинин А.С.	-	председатель Челябинского областного отделения Общероссийской общественной организации малого и среднего предпринимательства "ОПОРА РОССИИ" (по согласованию)
Козлова А.А.	-	руководитель Управления Федеральной антимонопольной службы по Челябинской области (по согласованию)
Колотова Н.С.	-	руководитель территориального органа Федеральной службы государственной статистики по Челябинской области (по согласованию)
Кочкина Л.В.	-	начальник Управления экономики администрации Миасского городского округа (по согласованию)
Малишевский А.А.	-	начальник отдела по развитию пищевой, перерабатывающей промышленности и продовольственных рынков Министерства сельского хозяйства Челябинской области
Настенко И.М.	-	главный специалист Правового управления Администрации города Челябинска (по согласованию)
Плещева И.А.	-	председатель Некоммерческого партнерства "Профсоюз представителей малого и среднего бизнеса города Челябинска" (по согласованию)
Савина С.В.	-	начальник управления экономической политики Законодательного Собрания Челябинской области (по согласованию)
Семенов А.И.	-	руководитель Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Челябинской области (по согласованию)
Серко И.А.	-	первый заместитель главы Златоустовского городского округа начальник экономического Управления администрации Златоустовского городского округа (по согласованию)
Соколова В.Н.	-	президент некоммерческого партнерства "Союз женщин-предпринимателей Челябинской области "Союз успеха" (по согласованию)
Тупикин В.А.	-	Министр строительства, инфраструктуры и дорожного хозяйства Челябинской области
Ушаков В.А.	-	заместитель главы Магнитогорского городского округа (по согласованию).

2. Рабочей группе:

1) в срок до 15 ноября 2010 года разработать и внести в установленном порядке на рассмотрение Правительства Челябинской области проект закона Челябинской области "О государственном регулировании торговой деятельности в Челябинской области";

2) разрабатывать проекты подзаконных нормативных правовых актов в сфере регулирования торговой деятельности в Челябинской области.

3. Организацию выполнения настоящего распоряжения возложить на заместителя Губернатора Челябинской области Клепова Ю.В.

4. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

М.В. Юревич

Образец оформления распоряжения

Губернатора Челябинской области

Приложение 20

Образец

оформления постановления Правительства Челябинской области

С изменениями и дополнениями от:

5 октября 2012 г.

                             /--------\

                             |  Герб  |

                             \--------/

                   ПРАВИТЕЛЬСТВО ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

                             ПОСТАНОВЛЕНИЕ

----------------------------------------------------------------

от ___________________ N _____________

             Челябинск

О  Порядке  принятия  решений   о

заключении           долгосрочных

государственных   контрактов   на

выполнение работ (оказание услуг)

с   длительным   производственным

циклом за счет средств областного

бюджета

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2007 г. N 978 "Об утверждении Правил принятия решений о заключении долгосрочных государственных (муниципальных) контрактов на выполнение работ (оказание услуг) с длительным производственным циклом"

Правительство Челябинской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемый Порядок принятия решений о заключении долгосрочных государственных контрактов на выполнение работ (оказание услуг) с длительным производственным циклом за счет средств областного бюджета.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Челябинской области от 5 октября 2012 г. N 1204-р пункт 2 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Настоящее постановление подлежит официальному опубликованию.

3. Организацию выполнения настоящего постановления возложить на первого заместителя Губернатора Челябинской области Комякова С.Л.

           Председатель

Правительства Челябинской области                             М.В. Юревич

                                                      УТВЕРЖДЕН

                                             постановлением Правительства

                                                 Челябинской области

                                             от _________ 2012 г. N _____

Порядок
принятия решений о заключении долгосрочных государственных контрактов на выполнение работ (оказание услуг) с длительным производственным циклом за счет средств областного бюджета

1. Настоящий Порядок принятия решений о заключении долгосрочных государственных контрактов на выполнение работ (оказание услуг) с длительным производственным циклом за счет средств областного бюджета (далее именуется - Порядок) определяет действия органов исполнительной власти Челябинской области по подготовке проектов решений Правительства Челябинской области о заключении долгосрочных государственных контрактов на выполнение работ (оказание услуг), длительность производственного цикла выполнения (оказания) которых превышает срок действия утвержденных лимитов бюджетных обязательств (далее именуется долгосрочные контракты).

2. Государственные заказчики вправе заключать долгосрочные контракты:

на срок и в пределах средств, предусмотренных нормативными правовыми актами Правительства Челябинской области;

на срок и в пределах средств, предусмотренных на реализацию проектов (мероприятий) областных целевых программ, утвержденных в установленном порядке Правительством Челябинской области.

Иные долгосрочные контракты, заключаемые в соответствии с нормативными правовыми актами Челябинской области, не содержащими разбивки по годам предельных объемов средств, направляемых на оплату работ (выполнение услуг) с длительным производственным циклом, заключаются в соответствии с пунктами 3 - 7 настоящего Порядка.

3. Решение Правительства Челябинской области о заключении долгосрочного контракта принимается в форме распоряжения Правительства Челябинской области и в порядке, установленном постановлением Губернатора Челябинской области от 01.07.2004 г. N 307 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области", постановлением Губернатора Челябинской области от 01.06.2006 г. N 157 "Об утверждении Регламента взаимодействия органов исполнительной власти Челябинской области", постановлением Губернатора Челябинской области от 10.04.2006 г. N 95 "О Регламенте Правительства Челябинской области".

ГАРАНТ:

Постановлением Губернатора Челябинской области от 26 марта 2015 г. N 76 постановление Губернатора Челябинской области от 1 июня 2006 г. N 157 признано утратившим силу

4. Подготовку проекта распоряжения Правительства Челябинской области о заключении долгосрочного контракта осуществляет орган исполнительной власти Челябинской области - государственный заказчик выполнения работ (оказания услуг) по государственному контракту.

Подготовка проекта распоряжения Правительства Челябинской области о заключении долгосрочного контракта осуществляется до размещения заказов на выполнение работ (оказание услуг) для государственных нужд Челябинской области в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 2005 года N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".

5. Проектом распоряжения Правительства Челябинской области утверждаются:

планируемые результаты выполнения работ (оказания услуг);

описание состава работ (услуг);

предельный срок выполнения работ (оказания услуг) с учетом сроков, необходимых для размещения заказа;

предельный объем средств на выполнение долгосрочного государственного контракта с разбивкой по годам.

6. Орган исполнительной власти Челябинской области, осуществляющий подготовку проекта распоряжения Правительства Челябинской области о заключении долгосрочного контракта, в обязательном порядке согласовывает указанный проект с Министерством финансов Челябинской области.

7. Министерство финансов Челябинской области в срок, не превышающий 5 рабочих дней с даты получения проекта распоряжения Правительства Челябинской области и пояснительной записки к нему, согласовывает указанный проект в случае:

соответствия предлагаемого к заключению долгосрочного контракта реестру расходных обязательств Челябинской области;

соответствия предельного объема бюджетных ассигнований, предусматриваемых на оплату долгосрочного контракта в текущем финансовом году, бюджетным ассигнованиям, предусмотренным на исполнение соответствующего расходного обязательства законом Челябинской области об областном бюджете на текущий финансовый год.

Приложение 21

Образец оформления распоряжения
Правительства Челябинской области

                               /--------\

                               |  Герб  |

                               \--------/

                   ПРАВИТЕЛЬСТВО ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

                              РАСПОРЯЖЕНИЕ

----------------------------------------------------------------

от ___________________ N _____________

            Челябинск

О лимитах бюджетных

обязательств

В соответствии с частью 5 статьи 8 Закона Челябинской области "Об областном бюджете на 2010 год":

1. Министерству финансов Челябинской области (Пшеницын А.В.) утвердить и довести лимиты бюджетных обязательств до Министерства по радиационной и экологической безопасности Челябинской области (Галичин А.М.) в сумме 954,65 тыс. рублей на мероприятия по предупреждению и ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций и стихийных бедствий.

2. Организацию выполнения настоящего распоряжения возложить на первого заместителя Губернатора Челябинской области Комякова С.Л.

3. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

        Председатель

Правительства Челябинской области                             М.В. Юревич

Приложение 22

Образец оформления листа
согласования правового акта

СОГЛАСОВАНО:

Первый заместитель                                           С.Л. Комяков

Губернатора Челябинской области

Заместитель Губернатора                                      А.Г. Уфимцев

Челябинской области -

руководитель аппарата

Правительства Челябинской области

Заместитель Губернатора                                        П.А. Рыжий

Челябинской области

Министр финансов                                            А.В. Пшеницын

Челябинской области

Начальник Государственно-правового                           О.С. Козлова

управления Правительства

Челябинской области

Министр науки и образования                                 А.И. Кузнецов

Челябинской области

Рассылка:

Исполнитель: наименование органа исполнительной власти,

фамилия, имя, отчество,

номер телефона.

Электронная копия сдана и

соответствует бумажному носителю.

Приложение 23

Типовые образцы резолюций
на корреспонденцию различного уровня и содержания

Для работы. (К исполнению).

Для дальнейшей работы.

Для завершения работы и принятия решения.

Прошу рассмотреть и внести предложения.

Прошу рассмотреть и определиться по участию.

Прошу рассмотреть и принять участие.

Прошу рассмотреть и внести проект документа (+ контроль).

Прошу рассмотреть и внести проект распоряжения о выделении... рублей на приобретение....

Прошу рассмотреть и решить вопрос. Ответ заявителю и мне.

Прошу рассмотреть с участием заинтересованных организаций и принять согласованное решение по урегулированию проблемы.

Прошу по направлениям деятельности обеспечить устранение отмеченных проблем.

Прошу обеспечить устранение указанных нарушений (замечаний, недостатков).

Прошу обеспечить представление информации в установленные сроки.

Прошу обеспечить выполнение рекомендаций....

Прошу обеспечить выполнение поручений, относящихся к компетенции Правительства Челябинской области.

Прошу обеспечить выполнение поручений и оказать содействие....

Прошу подготовить предложения по составу комиссии, а также по обеспечению условий ее работы и внести предложение.

Документ не подписан членами комиссии, и не сформулированы четко выводы.

Прошу тщательно разобраться в этом вопросе, определиться и внести предложение.

Приложение 24

Образец
оформления распоряжения заместителя Губернатора Челябинской области - руководителя аппарата Правительства Челябинской области

                               /--------\

                               |  Герб  |

                               \--------/

             ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ -

        РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА ПРАВИТЕЛЬСТВА ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

                              РАСПОРЯЖЕНИЕ

----------------------------------------------------------------

от ___________________ N _____________

            Челябинск

О командировании

Иванова И.М.

1. Для участия в региональной научно-практической конференции "Системы автоматизации в образовании, науке и производстве" командировать в город Новокузнецк с 8 по 12 ноября 2010 года Иванова Ивана Михайловича, начальника отдела Управления государственной службы Правительства Челябинской области.

2. ВОЗЛОЖИТЬ

на ПЕТРОВУ Марию Васильевну, главного специалиста, исполнение обязанностей начальника Управления государственной службы Правительства Челябинской области на время отсутствия Иванова И.М. в командировке, с выплатой разницы в должностных окладах.

А.Г. Уфимцев

Образец
оформления распоряжения заместителя Губернатора Челябинской области - руководителя аппарата Правительства Челябинской области

                               /--------\

                               |  Герб  |

                               \--------/

             ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ -

        РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА ПРАВИТЕЛЬСТВА ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

                              РАСПОРЯЖЕНИЕ

----------------------------------------------------------------

от ___________________ N _____________

            Челябинск

О предоставлении

отпуска Иванову И.М.

1. ПРЕДОСТАВИТЬ

ИВАНОВУ Ивану Михайловичу, начальнику отдела Управления государственной службы Правительства Челябинской области, основной оплачиваемый отпуск на 30 календарных дней с 1 по 30 октября 2010 года за период работы с 20.12.2009 г. по 19.12.2010 г.

Основание: заявление Иванова И.М.

2. ВОЗЛОЖИТЬ

на ПЕТРОВУ Марию Васильевну, главного специалиста, исполнение обязанностей начальника отдела Управления государственной службы Правительства Челябинской области на период отпуска Иванова И.М., с выплатой разницы в должностных окладах.

А.Г. Уфимцев

Приложение 25

Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

В Аппарате Правительства Челябинской области протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

--------------

Заместитель Губернатора Челябинской области                  И.О. Фамилия

Министр социальных отношений

Челябинской области                                          И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в Правительстве Челябинской области.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке.

Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование органа исполнительной власти - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа власти;

вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, размером N 17 и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, через один интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости) у кого проводится совещание или в каком месте;

печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образцы прилагаются.

Полный герб Челябинской области в одноцветном варианте

                                ПРОТОКОЛ

          заседания Комиссии Правительства Челябинской области

12 апреля 2010 г.                  Челябинск                         N 20

Председательствующий - И.О. Фамилия

Секретарь - И.О. Фамилия

Присутствовали: 30 человек (список прилагается).

Повестка дня:

1. О мерах по реализации областной целевой программы...

Доклад Министра...

2. О...

        1. СЛУШАЛИ:

        И.О. Фамилия - текст доклада прилагается.

        ВЫСТУПИЛИ:

        И.О. Фамилия - краткая запись выступления.

        И.О. Фамилия - краткая запись выступления.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1....

1.2....

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председательствующий                 Подпись                 И.О. Фамилия

Секретарь                            Подпись                 И.О. Фамилия

                                               Для служебного пользования

                                                         Экз. N

                                ПРОТОКОЛ

       совещания у заместителя Губернатора Челябинской области -

        руководителя аппарата Правительства Челябинской области

                              И.О. Фамилия

----------------------------------------------------------------

Челябинск

12 апреля 2010 г.                                                    N 10

Присутствовали:

----------------

Министр радиационной и                         - И.О. Фамилия

экологической безопасности

Челябинской области

главы муниципальных образований              - И.О. Фамилия

Челябинской области                            (в алфавитном порядке,

                                               список прилагается)

----------------------------------------------------------------

          I. О мерах по усилению межведомственной координации

                            и контроля за...

----------------------------------------------------------------

               (И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия)

     1. Принять к сведению...

     2. Главам муниципальных образований Челябинской области...

            II. О возмещении материального ущерба в связи...

----------------------------------------------------------------

               (И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия)

     1. Министерству.........

Заместитель Губернатора Челябинской

области - руководитель аппарата

Правительства Челябинской области                            И.О. Фамилия

Приложение 26

                               /--------\

                               |  Герб  |

                               \--------/

             ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ -

        РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА ПРАВИТЕЛЬСТВА ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

----------------------------------------------------------------

              ул. Цвиллинга, 27, Челябинск, 454089, Россия

             Телефон (351) 263-31-01, факс (351) 263-12-83,

            телетайп 124676 "Исток", http://www.pravmin74.ru

____________________ N _________         Главному федеральному инспектору

на N А54-02-266 от 11.03.2010 г.                в Челябинской области

                                                   А.С. Андриянову

О направлении запрашиваемой

информации

Уважаемый Андрей Сергеевич!

В соответствии с Вашим запросом направляю информацию об исполнении в Челябинской области основных положений Послания Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации в 2009 году за I полугодие 2010 года.

Приложение: на 36 л. в 1 экз.

А.Г. Уфимцев

Шуватов Евгений Васильевич

264-29-13

Образец оформления служебного письма

                               /--------\

                               |  Герб  |

                               \--------/

                   ПРАВИТЕЛЬСТВО ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

                      УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

----------------------------------------------------------------

     ул. Цвиллинга, д. 27, Челябинск, 454089, Российская Федерация

             Телефон (351) 266-63-66, факс (351) 263-12-83.

              E-mail: kanz@reginf.urc.ac.ru ОКПО 00022243,

            ОГРН 1027403862210, ИНН/КПП 7453042717/745301001

__________________ N ________

на N ________________________                   Исполнительному директору

                                                ООО "Центр Информправо"

                                                     Н.Г. Бобылевой

О направлении распоряжения

Губернатора Челябинской

области

Уважаемая Наталья Геннадьевна!

На Ваш запрос высылаем копию распоряжения Губернатора Челябинской области от 05.04.2007 г. N 561-р "Об изменении бюджетных ассигнований и направлении средств областного бюджета" для пополнения информационной базы.

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Начальник Управления                                          С.В. Пылаев

Гусева Татьяна Васильевна

263-42-84

Приложение 27

Образец
оформления Правительственной телеграммы

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА

640024 г. Курган, ул. Гоголя, 56

Губернатору Курганской области

О.А. Богомолову

Уважаемый Олег Алексеевич!

Поздравляю Вас с Днем государственного флага Российской Федерации!

Этот праздник - дань уважения одному из символов нашей страны, ее суверенитета.

Под сенью государственного флага мы осознаем себя частью Великой державы, гордимся ее лучшими достижениями, многими подвигами нашего народа. Отражая самобытность России, трехцветный стяг связывает прошлое и настоящее, вселяет веру в лучшее будущее для нашего Отечества.

Желаю Вам дальнейших успехов в работе на благо Курганской области и России! Здоровья, мира и благополучия Вам и Вашим близким!

Губернатор Челябинской области                                     Юревич

----------------------------------------------------------------

19.08.2010

Губернатор

Челябинской области                 (подпись)                 М.В. Юревич

Согласовано:

Заместитель Губернатора -

руководитель Администрации

Губернатора области                                        В.М. Евдокимов

Заместитель руководителя

Администрации Губернатора

области                                                      А.А. Полозов

И.О. Фамилия (исполнителя)

телефон

                     Образец оформления телеграммы

                               ТЕЛЕГРАММА

                                                          (Адрес)

                                                  ГЛАВАМ МУНИЦИПАЛЬНЫХ

                                                  ОБРАЗОВАНИЙ ЧЕЛЯБИНСКОЙ

                                                  ОБЛАСТИ

     19 ИЮЛЯ 2010 ГОДА В 11.00 В ЗАЛЕ СОВЕЩАНИЙ ПРАВИТЕЛЬСТВА ЧЕЛЯБИНСКОЙ

ОБЛАСТИ СОСТОИТСЯ СОВЕЩАНИЕ ГЛАВ  МУНИЦИПАЛЬНЫХ  ОБРАЗОВАНИЙ  ЧЕЛЯБИНСКОЙ

ОБЛАСТИ ПО  ВОПРОСУ  РЕАЛИЗАЦИИ  ПРИОРИТЕТНЫХ  НАЦИОНАЛЬНЫХ  ПРОЕКТОВ  НА

ТЕРРИТОРИИ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ

ГУБЕРНАТОР ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ                                     ЮРЕВИЧ

------------------------------------------------------------------

Цвиллинга ул., 27, Челябинск, 454089                           15.06.2010

Губернатор

Челябинской области             (личная подпись)              М.В. Юревич

И.О. Фамилия (исполнителя)

телефон

Приложение 28

Образец

формы Сводной номенклатуры дел Аппарата

Правительства Челябинской области

                                                   УТВЕРЖДЕНА

                                           распоряжением заместителя

                                        Губернатора Челябинской области -

                                      руководителя аппарата Правительства

                                              Челябинской области

                                             от 24.08.2010 г. N 15

СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

АППАРАТА ПРАВИТЕЛЬСТВА ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

на 2010 год

NN п	Индекс дела	Заголовки дел (тома, частей)	Количество томов (дел, частей)	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6
		Управление делопроизводства - 1
1.	1-01	Номенклатура дел Управления делопроизводства Правительства Челябинской области		пост
				а 67 т.п.
2.	1-02	Положение об Управлении делопроизводства Правительства Челябинской области		пост
				16 т.п.
3.	1-03	Положение о структурных подразделениях Управления делопроизводства		пост
				16 т.п.
4.	1-04	Должностные регламенты сотрудников Управления делопроизводства		пост
				а 35 т.п.
5.	1-05	Инструкция по делопроизводству в Аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области		пост
				а 10 т.п.
6.	1-06	Планы работы Правительства Челябинской области		пост
				а 90 т.п.

и т.д. по структурным подразделениям Аппарата Правительства области.

При составлении номенклатуры дел был использован Перечень типовых управленческих документов, образовавшихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.

СОГЛАСОВАНО

Директор Государственного учреждения       Начальник Управления

"Объединенный государственный архив     делопроизводства Правительства

       Челябинской области"                 Челябинской области

________________________ И.И. Вишев     __________________ С.В. Пылаев

Протокол N 63

от 18 августа 2010 г.                   от 18 августа 2010 г.

Приложение 29

Порядок
формирования дел в Аппарате Правительства Челябинской области, учета и хранения дел

При формировании дел в структурных подразделениях Аппарата Правительства Челябинской области необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа; помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т.1", "Т.2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых нормативных правовых актов Губернатора и Правительства Челябинской области.

Все документы отчетного и информационного характера, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Губернатора и Правительства Челябинской области, его подразделений, или подведомственных организаций, и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Заключенные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии со сводной номенклатурой дел Аппарата Правительства Челябинской области, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив Челябинской области или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда Аппарата Правительства Челябинской области, находящиеся на текущем хранении подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Челябинской области, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по сводной номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника управления делопроизводства, при реорганизации и ликвидации Аппарата Правительства Челябинской области или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей сводной номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения Аппарата Правительства области. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения заместителя Губернатора области - руководителя аппарата Правительства области или начальника Управления делопроизводства Правительства области.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящиеся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения заместителя Губернатора области - руководителя аппарата Правительства области с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Приложение 30

Правила
оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов), следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование органа исполнительной власти - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, орган исполнительной власти был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

наименование структурного подразделения - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК областного архива (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа - заверителя дела.

Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве областного органа исполнительной власти чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭГЖ соответствующего областного архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования областного архива, в который будут передаваться дела, кодов областного архива и областного органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется, как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склепке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.п.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (помарки, неразборчивый текст, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона, или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками, или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм (А4). Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Документы Аппарата Правительства Челябинской области являются государственной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственное учреждение "Областной государственный архив Челябинской области", как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Приложение 31

                      Журнал учета печатей и штампов

N п/п	Оттиск печати (штампа)	Наименование печати (штампа)	Дата получения печати (штампа) от изготовителя	Предприятие- изготовитель, дата и N сопроводительного документа	Кому выдана печать (штамп), должность, подразделение
1	2	3	4	5	6

Подпись работника	Дата возврата печати	Подпись работника	Дата уничтожения печати	Дата, номер акта
7	8	9	10	11

Приложение 32

                     Журналы учета бланков документов

                     Журнал учета поступления бланков

Наименование вида бланка	Дата поступления	Дата и N сопроводи- тельного документа	Наименование организации - поставщика бланков	Количество экземпляров бланков	Серия и номера гербовых бланков
1	2	3	4	5	6

         Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения

Наименование гербового бланка	Количество экземпляров бланков	Серия и номера гербовых бланков	Наименование подразделения, фамилия, имя, отчество получателя	Расписка в получении	Примечание
1	2	3	4	5	6