Приказ Республиканской архивной службы Республики Мордовия от 10 мая 2011 г. N 29 "Об утверждении Административного регламента Государственного казенного архивного учреждения "Центральный государственный архив Республики Мордовия" по предоставлению государственной услуги по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей"

В целях установления порядка и сроков предоставления Государственным казенным архивным учреждением "Центральный государственный архив Республики Мордовия" государственной услуги по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент Государственного казенного архивного учреждения "Центральный государственный архив Республики Мордовия" по предоставлению государственной услуги по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей.

2. Сотрудникам Государственного казенного архивного учреждения "Центральный государственный архив Республики Мордовия" начать внедрение Административного регламента в работу с 16 мая 2011 года.

Начальник Республиканской архивной службы

Ю.Ф. Юшкин

Зарегистрирован в Управлении Минюста РФ по Республике Мордовия 18 мая 2011 г.

Регистрационный N RU 3000201100210

Административный регламент
Государственного казенного архивного учреждения "Центральный государственный архив Республики Мордовия" по предоставлению государственной услуги по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей
(утв. приказом начальника Республиканской архивной службы Республики Мордовия
от 10 мая 2011 г. N 29)

Раздел 1. Общие положения

1. Наименование административного регламента: Административный регламент Государственного казенного архивного учреждения "Центральный государственный архив Республики Мордовия" по предоставлению государственной услуги по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей (далее - Административный регламент).

2. Административный регламент разработан в целях установления порядка и сроков предоставления Государственным казенным архивным учреждением "Центральный государственный архив Республики Мордовия" (далее - ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия") государственной услуги по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей.

Раздел 2. Стандарт предоставления государственной услуги

Подраздел 1. Основные положения стандарта предоставления государственной услуги

3. Наименование государственной услуги - выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей (далее - государственная услуга).

4. Предоставление государственной услуги осуществляет ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия".

5. Результатом предоставления государственной услуги является:

архивная копия (архивная выписка), подтверждающая право на владение землей;

ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, подтверждающих право на владение землей;

рекомендация о дальнейших путях поиска необходимой информации;

уведомление о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в другие органы и организации;

отказ в предоставлении государственной услуги.

6. Общий срок предоставления государственной услуги составляет 30 дней.

7. Правовыми основаниями для предоставления государственной услуги являются:

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2006 г., N 31 (ч. I ), ст. 3448);

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2006 г., N 19, ст. 2060);

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации". 2004 г., N 43, ст. 4169; 2006 г., N 50, ст. 5280; 2007 г., N 49, ст. 6079; 2008 г., N 20, ст. 2253);

Федеральный закон от 17 декабря 2001 г. N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" ("Российская газета", 20 декабря 2001 г., N 2859);

Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" ("Российская газета", 20 декабря 2001 г., N 2859);

Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. N 166-ФЗ "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации" ("Российская газета", 20 декабря 2001 г., N 2859);

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 1996 г., N 15, ст. 1768; 1997 г., N 41, ст. 8220-8235; 1997 г., N 41, ст. 4673; 2003 г., N 27 (ч. I), ст. 2700; 2003 г., N 46 (ч. II), ст. 4449; 2004 г., N 27, ст. 2711; 2004 г., N 35, ст. 3607; 2007 г., N 49, ст. 6055; 2007 г., N 49, ст. 6079);

Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г. N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" ("Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации", 1994 г., N 2, ст. 74; 1997 г., N 3, ст. 367; 2000 г., N 36, ст. 3636);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", зарегистрированный Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года; регистрационный N 9059. ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти" N 20. 14 мая 2007 года) (в редакции Приказа Минкультуры России от 16 февраля 2009 г., N 68 ("Российская газета", N 89, 20 мая 2009 г.);

Закон Республики Мордовия от 7 февраля 2005 г. N 10-З "Об архивном деле Республики Мордовия" ("Ведомости Государственного Собрания Республики Мордовия", 2005 г. N 11 (63), ст. 373);

приказ Республиканской архивной службы Республики Мордовия от 11 марта 2011 г. N 7 "Об утверждении Устава Государственного казенного архивного учреждения "Центральный государственный архив Республики Мордовия".

8. Заявителями являются юридические лица, граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства.

От имени заявителей могут выступать их доверенные лица.

9. Документы, необходимые для предоставления государственной услуги:

паспорт (заявителя или доверенного лица) или иной документ, удостоверяющий личность;

анкета-заявление (приложение 1);

квитанция об оплате архивной копии (архивной выписки);

доверенность (представляется доверенным лицом).

10. Консультации по процедурам предоставления государственной услуги могут предоставляться: при личном обращении, по телефону, по письменным запросам, по электронной почте.

11. Консультирование заявителей осуществляется директором ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия", заместителями директора, начальником и ведущим архивистом отдела информационно-справочной работы (далее - отдел ИСР) по рабочим дням без предварительной записи.

12. При осуществлении консультирования на личном приеме или по телефону должностное лицо ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия": представляется, указав фамилию, имя, отчество, должность; отвечает на заданные вопросы. Ответ на телефонный звонок должен также содержать информацию о наименовании учреждения, в которое позвонил заявитель.

Продолжительность консультирования на личном приеме не должна превышать 20 минут.

Продолжительность консультирования по телефону не должна превышать 15 минут.

13. В случае если подготовка ответа на заданные вопросы заявителя требует продолжительного времени (более 20 минут - на личном приеме, более 15 минут - по телефону) или обратившийся не удовлетворен предоставленной информацией, должностное лицо может предложить заявителю обратиться письменно.

14. Письменный запрос на получение консультации заявитель может направить в ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" по почте; по электронной почте; доставить лично.

15. При консультировании по письменным запросам ответ направляется в адрес заявителя в течение 10 рабочих дней со дня регистрации письменного запроса.

16. При консультировании по запросам, поступившим по электронной почте, ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации запроса.

17. В случае, когда запрос содержит вопросы, которые не входят в компетенцию ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия", либо для которых предусмотрен иной порядок предоставления информации, должностное лицо ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" информирует заявителя устно или письменно (в соответствии с формой обращения) о невозможности предоставления сведений и разъясняет ему право обратиться в орган, в компетенцию которого входят ответы на поставленные вопросы.

18. Место нахождения ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия": г. Саранск, ул. Московская, 31, корп. 1.

Почтовый адрес для направления документов: Московская ул., 31, корп. 1, г. Саранск, 430010.

Информация по предоставлению государственной услуги размещается на странице Республиканской архивной службы Республики Мордовия (далее - Архивная служба) официального сайта государственной власти Республики Мордовия: http://e-mordovia.ru/powerbody/view/6.

Адрес электронной почты ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия": zgarm@mail.ru.

Телефон директора и информационно-справочного отдела:

(8-834-2) 47-22-04.

Прием заявителей: понедельник - пятница с 9.30 до 13.00.

Суббота, воскресенье - выходные дни.

Подраздел 2. Основания для отказа в предоставлении государственной услуги

19. Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, являются:

отсутствие у заявителя, запрашивающего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;

предоставление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов;

непредставление заявителем всех необходимых документов, перечисленных в пункте 9.

20. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

наличие серьезных повреждений в подлинных документах, не позволяющих однозначно истолковать их содержание;

наличие в подлиннике документа неоговоренных исправлений, зачеркиваний, записей, исполненных карандашом;

отсутствие квитанции об оплате;

отсутствие в запросе, поступившем по почте, фамилии, почтового адреса заявителя;

невозможность прочтения поступившего по почте запроса.

Подраздел 3. Стандарт комфортности

21. Срок ожидания в очереди при подаче запроса на предоставление государственной услуги должен составлять не более 20 минут. При этом должен быть обеспечен прием всех лиц, обратившихся не позднее, чем за 40 минут до окончания времени, установленного для приема заявителей.

Срок приема заявителей при подаче запросов на предоставление государственной услуги должен составлять не более 15 минут.

Срок ожидания в очереди при получении результата предоставления государственной услуги должен составлять не более 10 минут.

Срок приема заявителей при получении результата предоставления государственной услуги должен составлять не более 5 минут.

22. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги - в течение 1 дня.

23. Предоставление государственной услуги осуществляется сотрудниками ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" в помещениях "кабинетного типа" (далее - кабинеты), имеющих естественное и искусственное освещение, оборудованных письменными столами, стульями, шкафами, канцелярскими принадлежностями.

24. Кабинет приема заявителей оборудуется информационной табличкой с указанием номера кабинета, наименования отдела, фамилии, имени, отчества и должности сотрудника ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия", осуществляющего прием заявителей, режима работы.

25. Кабинет приема заявителей оборудуется внутренним и городским телефоном, а также компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствам.

26. Всю необходимую информацию о государственной услуге заявители могут получить из информационных материалов, содержащихся на информационных стендах, размещенных в холле ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия", а также на странице Архивной службы на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия: http://e-mordovia.ru/powerbody/view/6.

На странице Архивной службы на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия и на информационных стендах ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" размещается следующая информация:

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Мордовия, регулирующих деятельность по предоставлению государственной услуги;

текст Административного регламента с приложениями;

почтовый адрес, режим приема заявителей, номера телефонов, адрес электронной почты ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия".

На Республиканском портале государственных и муниципальных услуг (функций) размещается следующая информация:

адрес местонахождения, телефоны, адрес электронной почты ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия";

перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

образец анкеты-заявление;

срок предоставления государственной услуги;

текст Административного регламента.

27. Показателями доступности и качества государственной услуги являются:

удовлетворенность заявителей (отсутствие жалоб);

соблюдение стандарта предоставления государственной услуги;

обеспечение защиты конфиденциальных сведений о заявителе.

Подраздел 4. Требования к оплате предоставления государственной услуги, иные требования к предоставлению государственной услуги

28. Предоставление государственной услуги осуществляется на платной основе.

Плата за предоставление государственной услуги взимается в соответствии с приказом ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" от 31 марта 2011 года N 29 "Об утверждении Прейскуранта цен".

Размер платы, взимаемой с заявителя за предоставление государственной услуги, составляет: 154 рубля.

За срочное, по требованию заявителя, исполнение запроса на основную цену устанавливается надбавка в размере 50%.

Плата взимается путем перечисления заявителем денежных средств на расчетный счет ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" через отделение Сбербанка России.

29. Предоставление государственной услуги предусматривает получение запросов заявителей:

по адресу электронной почты ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия": zgarm@mail.ru;

через Республиканский портал государственных и муниципальных услуг (функций).

Раздел 3. Административные процедуры

Подраздел 1. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Глава 1. Основные положения

30. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные действия:

прием и регистрация поступивших запросов заявителей;

рассмотрение запросов директором ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия";

исполнение запросов заявителей;

оформление и отправка подготовленных ответов заявителям.

Блок-схема последовательности административных действий по предоставлению государственной услуги приведена в приложении 2 к настоящему Административному регламенту.

Глава 2. Прием и регистрация поступивших запросов заявителей

31. Основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги является запрос заявителя, поступивший в ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия":

при личном обращении,

по телефону,

в виде письменного запроса, присланного по почте,

в виде письменного запроса, присланного по электронной почте.

при обращении через Республиканский портал государственных и муниципальных услуг (функций).

32. Прием заявителей и запросов, поступающих по телефону, по почте и по электронной почте осуществляется ведущим архивистом отдела ИСР; в отдельных случаях прием заявителей и запросов проводит начальник отдела ИСР.

33. При приеме запросов о предоставлении государственной услуги проверяется правильность и четкость изложения следующих сведений:

фамилия (если она изменялась, указывается прежняя фамилия заявителя за запрашиваемый период), имя, отчество, год рождения заявителя;

фамилия, имя и отчество заявителя, запрашивающего справку о другом лице;

правильность документов, удостоверяющих его права на получение запрашиваемого документа;

точное наименование организации, обратившейся с запросом;

сведения для осуществления связи с заявителем (контактные телефоны, факс, почтовый адрес и адрес электронной почты) и адрес, по которому необходимо отправить архивную копию (архивную выписку);

содержание запроса с точным и полным адресом, по которому предоставлялся заявителю земельный участок (наименование республики/области, города/другого населенного пункта, улицы, номера дома);

личная подпись заявителя и дата заполнения анкеты-заявления.

При поступлении запросов по почте одновременно со вскрытием конвертов проверяется правильность и полнота вложения, а также целостность присланных документов.

34. При наличии оснований для отказа в приеме и регистрации документов, необходимых для предоставления государственной услуги, заявителю, обратившемуся лично, начальник отдела ИСР разъясняет причину отказа и сообщает ему перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

35. Письменные запросы, имеющие основания для отказа в предоставлении государственной услуги, при поступлении по почте, электронной почте или через Республиканский портал государственных и муниципальных услуг (функций) подлежат регистрации на общих основаниях.

36. Запросы о предоставлении государственной услуги регистрируются в день поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время - сотрудником, ответственным за прием и регистрацию корреспонденции.

Максимальный срок регистрации запросов - в течение 1 дня.

37. Запросы о предоставлении государственной услуги фиксируются в Журнале регистрации обращений граждан (приложение 3). Каждому запросу присваивается регистрационный индекс. Регистрационный индекс переносится в отметку о поступлении документа - на регистрационный штамп, который проставляется на всех поступающих запросах в правой нижней части первого листа документа и включает в себя: сокращенное наименование архива, дату поступления документа, регистрационный индекс поступившего документа.

Дата поступления запроса является началом отсчета срока исполнения поступившего документа.

Ответственным за четкую организацию регистрации запросов заявителей является начальник отдела ИСР.

Глава 3. Рассмотрение запросов директором ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия"

38. Поступившие и зарегистрированные запросы начальник отдела ИСР передает директору ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" на рассмотрение.

39. Директор изучает содержание запросов, анализирует, каким может стать результат исполнения запроса (архивная копия, ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендация о дальнейших путях поиска необходимой информации, направление запроса по принадлежности в другие органы и организации, отказ в предоставлении государственной услуги), и наносит в левом верхнем углу первой страницы запроса резолюцию соответствующего содержания.

40. Запросы с резолюциями директор возвращает начальнику отдела ИСР для организации их исполнения.

Срок рассмотрения запроса директором ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" и передачи его на исполнение в отдел ИСР - 1 день.

Глава 4. Исполнение запросов заявителей

41. Начальник отдела ИСР передает запросы с резолюциями директора на исполнение сотрудникам, ответственным за исполнение запросов (далее - исполнители), которые осуществляют:

определение правомочности получения заявителем запрашиваемой информации;

анализ сложности поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков, имеющегося в ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" научно-справочного аппарата и информационных материалов;

определение степени полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

определение возможного места нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

42. Исполнитель обязан выявить и использовать все имеющиеся в архиве данные. В случае неполноты фонда или отсутствии в нем запрашиваемых сведений, необходимо просмотреть дела фондов вышестоящего учреждения и учреждения-преемника. Выявленные для наведения справки по запросу дела просматриваются полистно.

43. Случайное или формальное несовпадение части данных, обнаруженных в архивных документах, со сведениями в запросе, не должно служить препятствием для включения их в ответ заявителю при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает никаких сомнений в тождественности лица или факта, о которых говорится в документах и сообщается в запросе. Несовпадения отдельных данных включаются в ответ заявителю так, как они значатся в документах, и оговариваются в тексте ответа словами "так в документе", "указано не полностью", "в тексте неразборчиво" и др. Оговаривается также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или наличие только одного из них - "имя, отчество не указаны", "инициалы не расшифрованы".

44. В ответ заявителю не включаются сведения, не относящиеся к запросу.

Срок исполнения запроса о подтверждении права на владение заявителя землей - 30 дней (при оплате за срочность исполнения - 5 дней).

45. При отсутствии в фондах ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" документов по теме запроса, исполнитель составляет ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, подтверждающих право на владение заявителя землей.

Срок исполнения запроса при отсутствии запрашиваемых сведений - 4 дня.

46. При отсутствии в фондах ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" документов по теме запроса, но наличии информации о местонахождении нужных заявителю документов, исполнитель либо составляет рекомендацию о дальнейших путях поиска необходимой информации, либо направляет запрос заявителя с сопроводительным письмом по принадлежности в другие органы и организации.

Срок исполнения запроса с условием составления рекомендации о дальнейших путях поиска информации - 4 дня.

Срок исполнения запроса, требующего направления по принадлежности в другие органы и организации - 4 дня.

47. Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, исполнитель направляет заявителю письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. Запросы, ожидающие дополнительных сведений, помещаются в папку исполненных запросов. После получения дополнительных сведений исполнение запроса осуществляется на общих основаниях с учетом сведений первичного обращения. Письму заявителя с дополнительными сведениями присваивается новый регистрационный индекс с указанием первичной регистрации. Срок исполнения запроса, по которому запрашивались дополнительные сведения, отсчитывается от даты поступления дополнительных сведений.

Срок исполнения запроса, по которому требуются дополнительные сведения - 4 дня.

48. При поступлении по почте, электронной почте или через Республиканский портал государственных и муниципальных услуг (функций) запросов, имеющих основания для отказа в предоставлении государственной услуги, заявителям готовятся уведомления с разъяснением причины отказа и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Срок исполнения запроса с уведомлением заявителя об отказе в предоставлении государственной услуги - 4 дня.

Глава 5. Оформление и отправка подготовленных ответов заявителям

49. В архивной копии (архивной выписке), подтверждающей право на владение землей, название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

50. Архивные копии (архивные выписки) составляются на бланке архива с обозначением в левой части листа: названия документа ("Архивная копия", "Архивная выписка"), исходящей даты, регистрационного номера, ссылки на регистрационный номер и даты документа.

В правой стороне верхней части листа указывается фамилия, имя, отчество заявителя, его почтовый адрес.

На архивной копии (архивной выписке), адресованной учреждению, указывается наименование учреждения в именительном падеже, затем почтовый адрес.

51. К архивной копии (архивной выписке) исполнитель составляет сопроводительное письмо, в котором указывается объем (количество листов) прилагаемой архивной копии (архивной выписки). Текст сопроводительного письма к архивной копии (архивной выписке) излагается точно, четко и грамотно. В тексте сопроводительного письма к архивной копии (архивной выписке) полностью указывается наименование архивного фонда, документы которого послужили основанием для составления ответа заявителю. Наименование архивного фонда при первом упоминании должно приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается его сокращенное наименование.

52. В сопроводительном письме к архивной копии (архивной выписке) исполнитель не должен излагать собственных выводов, однако в необходимых случаях в сопроводительном письме, направляемом в адрес учреждений, даются пояснения документам, внушающим сомнения в их достоверности.

53. Архивные копии (архивные выписки), сопроводительные письма к архивным копиям (архивным выпискам); ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации, с запросами дополнительных сведений; уведомления о направлении запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации, а также об отказе в предоставлении государственной услуги - печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр текста печатается на бланке архива, подписывается директором ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" и исполнителем, скрепляется печатью. Второй экземпляр печатается на стандартном листе бумаги формата А 4, подписывается исполнителем и остается в архиве.

54. Если архивная копия (архивная выписка) содержит более одного листа, на обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются, на месте скрепления заверяются печатью ГКАУ "ЦГА РМ" и подписью директора.

55. Архивные копии (архивные выписки), в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия", выдаются:

заявителю - под расписку при предъявлении квитанции об оплате, паспорта или иного удостоверяющего документа;

доверенному лицу - при предъявлении квитанции об оплате, паспорта и доверенности, оформленной в установленном порядке.

Получатель архивных копий (архивных выписок) расписывается на обороте второго экземпляра сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

56. Для получения архивной копии (архивной выписки) иногородним высылается платежный документ по почте. Отправление архивной копии (архивной выписки) заявителю осуществляется после поступления в ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" уведомления об оплате.

57. Архивные копии (архивные выписки), сопроводительные письма к архивным копиям (архивным выпискам); ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации, с запросами дополнительных сведений; уведомления о направлении запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации, а также об отказе в предоставлении государственной услуги - высылаются по почте простыми письмами.

Срок оформления и отправки подготовленных ответов и уведомлений заявителям - 1 день.

Подраздел 2. Формы контроля за исполнением административного регламента

58. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляют должностные лица ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия", ответственные за организацию работы по предоставлению государственной услуги.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений настоящего Административного регламента.

59. Должностные лица ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" несут административную ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

60. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие в пределах компетенции решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

61. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми (в связи с обращением заявителей либо получением информации о нарушениях прав заявителей в процессе предоставления государственной услуги).

62. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки).

Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

63. Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги директор ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" создает комиссию и утверждает ее состав приказом.

64. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Подраздел 3. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих

65. Действия (бездействие) и решения должностных лиц ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия", осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги, могут быть обжалованы в досудебном порядке.

66. Предметом обжалования могут служить:

качество обслуживания заявителя;

несоблюдение стандарта предоставления государственной услуги;

содержание ответа, подготовленного по запросу заявителя;

отказ в предоставлении государственной услуги;

истребование неустановленных в настоящем Административном регламенте документов.

67. Обращения (жалобы) могут направляться на имя директора ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" по почте или представляться лично в ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" по адресу, указанному в п. 18 настоящего Административного регламента.

Факт поступления обращения (жалобы) регистрируется в системе документооборота ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" в день поступления.

68. Заявитель в своем обращении (жалобе) в обязательном порядке указывает ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия", в которое направляется письменное обращение (жалоба), либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения (жалобы), излагает суть обращения (жалобы), ставит личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

69. Дополнительно могут быть указаны:

причины несогласия с обжалуемыми действиями (бездействием), решением;

обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

70. Если обращение (жалоба) не содержит полного наименования заявителя, почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение (жалобу) не дается.

71. Если текст обращения (жалобы) не поддается прочтению, ответ на него не дается, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения (жалобы) сообщается заявителю, если его имя и почтовый адрес поддаются прочтению.

72. По результатам рассмотрения обращения (жалобы) директор ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" или уполномоченное в установленном порядке должностное лицо в соответствии с распределением обязанностей принимает решение об удовлетворении либо об отказе в удовлетворении требований заявителя.

73. Письменное обращение (жалоба), поступившее в ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия", рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения (жалобы).

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного ч. 2 ст. 10 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", директор ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" вправе продлить срок рассмотрения обращения (жалобы) не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока рассмотрения обращения (жалобы) заявителя.

74. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения (жалобы), направляется автору обращения (жалобы) в течение 1 рабочего дня с момента его подготовки.

75. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в Архивную службу по адресу: 430010, г. Саранск, ул. Московская, 31, корп. 4.

Приложение 1
к Административному регламенту
Государственного казенного архивного
учреждения "ЦГА Республики Мордовия"
по предоставлению государственной услуги
по выдаче копий архивных документов,
подтверждающих право на владение землей

                                       Директору ГКАУ "ЦГА РМ"

                                       О.А. Байковой

                                       __________________________________

                                       (фамилия, имя, отчество заявителя)

                                       __________________________________

                                                   (адрес)

                                       __________________________________

                                                  (телефон)

                                       __________________________________

                                              (паспортные данные)

                                       __________________________________

                           Анкета-заявление

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Оплату гарантирую

"____" ______________ 20__ г.                 Подпись ___________________

Приложение 2
к Административному регламенту
Государственного казенного архивного
учреждения "ЦГА Республики Мордовия"
по предоставлению государственной услуги
по выдаче копий архивных документов,
подтверждающих право на владение землей

Блок-схема
последовательности действий при предоставлении государственной услуги

                  /------------------------------\

                  |    Поступление запроса в     |

                  |ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия"|

                  \------------------------------/

                  /-----------------------------\

                  |     Прием и регистрация      |

                  |поступившего запроса - 1 день |

                  \------------------------------/

                  /-----------------------------\

                  |Рассмотрение  запроса директо-|

                  |ром  ГКАУ "ЦГА Республики Мор-|

                  |довия" - 1 день               |

                  \------------------------------/

 /----------------------------------------------------------------\

 |Поступление запросов в отдел информационно-справочной службы для |

 |                         их исполнения                           |

 \-----------------------------------------------------------------/

 /--------\ /--------\ /------\ /-------\ /-------\ /--------\

 |Подготов-| |Подготов-| | Подго-| | Подго- | | Подго- | |Подготов-|

 |ка ответа| |ка ответа| |товка  | |товка   | |товка   | |ка ответа|

 |при   от-| |с запро- | |ответа | |уведом- | |уведом- | |  о под- |

 |сутствии | |сом   до-| |с реко-| |ления о | |ления об| |твержде- |

 |запраши- | |полните- | |менда- | |направ- | |отказе в| |нии права|

 |ваемых   | |ных све- | |циями о| |  лении | |предос- | |на владе-|

 |сведений | |дений - 1| | даль- | |запроса | |тавлении| |ние  зая-|

 |- 1 день | |день     | |нейших | |   по   | |госуслу-| |вителя   |

 |         | |         | | путях | |принад- | |ги  -  1| |землей - |

 |         | |         | |поиска | |лежности| |день    | |27 дней  |

 |         | |         | |инфор- | |- 1 день| |        | |         |

 |         | |         | |мации -| |        | |        | |         |

 |         | |         | |1 день | |        | |        | |         |

 \---------/ \---------/ \-------/ \--------/ \--------/ \---------/

 /-----------------------------------------------------------\

 |Оформление и отправка  подготовленных ответов заявителям - 1 день|

 \-----------------------------------------------------------------/

Приложение 3
к Административному регламенту
Государственного казенного архивного
учреждения "ЦГА Республики Мордовия"
по предоставлению государственной услуги
по выдаче копий архивных документов,
подтверждающих право на владение землей

Журнал
регистрации обращений граждан

Регистрационный номер запроса N пп	Дата приема запроса	Фамилия, имя, отчество заявителя, наименование организации	Содержание запроса	Место события	Количество ксерокопий, платный или бесплатный запрос	Фамилия исполнителя	Дата исполнения запроса	Результат обращения (справка положительного или отрицательного содержания, дополнительный запрос, рекомендательное или сопроводительное письмо)	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Форма Журнала регистрации обращений граждан