Приказ Республиканской архивной службы Республики Мордовия от 7 августа 2009 г. N 67 "Об утверждении Административного регламента Республиканской архивной службы Республики Мордовия по предоставлению государственной услуги по согласованию номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архивах, положений об экспертных комиссиях юридических лиц - источников формирования архивного фонда Республики Мордовия, а также территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций, заключивших договоры о передаче документов архивного фонда Российской Федерации в государственные архивы Республики Мордовия"

1. Государственной услугой является согласование номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архивах, положений об экспертных комиссиях юридических лиц - источников формирования Архивного фонда Республики Мордовия, а также территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций, заключивших договоры о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации в государственные архивы Республики Мордовия (далее - государственная услуга).

Административный регламент Республиканской архивной службы Республики Мордовия по предоставлению государственной услуги (далее - административный регламент) определяет порядок и последовательность действий при осуществлении полномочий по оказанию государственной услуги.

2. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., N 43, ст. 4169);

Федеральным законом от 24.07.2002 N 96-ФЗ "О введении в действие Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002 г., N 30, ст. 3013);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" ("Российская газета", N 24, 2006 г.);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 2007 г.);

Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (Текст постановления официально опубликован не был);

Законом Республики Мордовия от 07.02.2005 N 10-З "Об архивном деле Республики Мордовия" ("Ведомости Государственного Собрания Республики Мордовия", 2005 г., N 11 (63), ст. 373);

Постановлением Правительства Республики Мордовия от 22.05.2006 N 200 "Об утверждении Положения о Республиканской архивной службе Республики Мордовия" ("Известия Мордовии", N 76-15, 2006 г.);

Приказом Республиканской архивной службы Республики Мордовия от 21.05.2009 N 40 "Об утверждении Регламента работы экспертно-проверочной комиссии" (далее - Регламент работы ЭПК) (Текст приказа официально опубликован не был).

3. Предоставление государственной услуги осуществляется Республиканской архивной службой Республики Мордовия (далее - Архивная служба). Технологическое обеспечение государственной услуги осуществляется отделом организационно-методической работы Архивной службы (далее - отдел Архивной службы) и отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства Государственного Учреждения "Центральный государственный архив Республики Мордовия" (далее - отдел ГУ "ЦГА Республики Мордовия") путем подготовки вопроса о согласовании документов, представляемых на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) Архивной службы в соответствии с ее компетенцией, определенной Положением об ЭПК.

4. Конечным результатом предоставления государственной услуги юридическим лицам - источникам формирования Архивного фонда Республики Мордовия, а также территориальным органам федеральных органов государственной власти, федеральным организациям, заключившим договоры о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации в государственные архивы Республики Мордовия (далее - организации), является:

решение ЭПК Архивной службы о согласовании номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положения об архиве, положения об экспертной комиссии (далее - документы) организации, оформленное в виде грифа согласования документа, расположенного ниже реквизита "Подпись" в левой нижней части последнего листа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

5. Сведения о месте нахождения и графике работы Архивной службы, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия http://e-mordovia.ru, а также на официальном сайте Федерального архивного агентства "Архивы России" http://www.rusarchives.ru.

6. Для получения государственной услуги организации представляют в Архивную службу с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или его заместителем, проекты документов организации, требующие согласования, включая:

номенклатуру дел организации,

инструкцию по делопроизводству организации,

положение об архиве организации,

положение об экспертной комиссии организации.

7. Место нахождения Архивной службы: г. Саранск, ул. Московская, 31, корп. 4.

Почтовый адрес для направления документов: Московская ул., 31, корп. 4, г. Саранск, 430010.

Адрес электронной почты Архивной службы: arhrm@e-mordovia.ru

Справочные телефоны (8-834-2) 47-22-51, (8-834-2) 47-25-05

Факс: (8-834-2) 48-07-73

8. График работы Архивной службы: понедельник - пятница с 9.00 до 18.00, обеденный перерыв с 13.00 до 14.00. Суббота - воскресенье выходные дни.

9. Место нахождения ГУ "ЦГА Республики Мордовия": г. Саранск, ул. Московская, 31, корп. 1.

Почтовый адрес для направления документов: Московская ул., 31, корп. 1, г. Саранск, 430010.

Адрес электронной почты: zgarm@mail.ru

Справочный телефон: (8-834-2) 47-25-03.

Факс: (8-834-2) 48-07-73

10. График работы ГУ "ЦГА Республики Мордовия": понедельник - четверг с 9.00 до 18.00, пятница с 9.00 до 17.00, обеденный перерыв с 13.00 до 13.45. Суббота - воскресенье выходные дни.

11. Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится

по телефону,

по письменным обращениям,

по электронной почте,

посредством личного обращения представителя организации,

на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия http://e-mordovia.ru.

Справочные телефоны, почтовые и электронные адреса, местонахождение и графики работы Архивной службы, ГУ "ЦГА Республики Мордовия" указаны в пунктах 7 - 10 настоящего административного регламента.

12. Информирование представителей организаций по телефону осуществляется сотрудниками отдела Архивной службы, отдела ГУ "ЦГА Республики Мордовия" по справочным телефонам в соответствии с графиками работы отдела Архивной службы, отдела ГУ "ЦГА Республики Мордовия". Сотрудники отдела Архивной службы, отдела ГУ "ЦГА Республики Мордовия" дают исчерпывающую информацию по процедуре предоставления государственной услуги, в том числе по порядку оформления документов, срокам рассмотрения документов, разрешению разногласий.

13. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по письменным обращениям организаций, ответ излагается в простой четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес организации или представителя организации в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

14. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес представителя организации в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

15. Информирование представителей организаций при личном обращении осуществляется сотрудниками отдела Архивной службы, отдела ГУ "ЦГА Республики Мордовия" на рабочем месте в соответствии с графиком работы отдела Архивной службы, отдела ГУ "ЦГА Республики Мордовия". Сотрудник отдела Архивной службы, отдела ГУ "ЦГА Республики Мордовия", ответственный за прием, обязан принять представителя организации в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе представителя организации на другой день или другое время.

16. Вход в здание Архивной службы оборудуется вывеской, содержащей следующую информацию:

наименование,

режим работы.

Помещение отдела Архивной службы, отдела ГУ "ЦГА Республики Мордовия" оборудуется табличкой с наименованием помещения и фамилиями специалистов, оказывающих государственную услугу, столами, стульями, канцелярскими принадлежностями.

17. На информационном стенде Архивной службы должна быть представлена исчерпывающая информация о порядке предоставления государственной услуги (в текстовом виде и в виде блок-схемы, наглядно отображающей алгоритм прохождения административной процедуры), формы документов.

18. В сети Интернет на официальном сайте Архивной службы должна быть размещена блок-схема последовательности действий Архивной службы по предоставлению государственной услуги.

19. Предоставление государственной услуги осуществляется по запросу организации в течение 30 дней со дня поступления пакета документов в Архивную службу, не считая времени ожидания документов от организации при дополнительном запросе.

20. Максимально допустимые сроки:

ожидания в очереди при подаче документов - 10 минут,

ожидания в очереди при получении документов - 10 минут,

выдачи выписки из решения ЭПК о согласовании документа - 15 минут,

продолжительности приема у должностного лица - 15 минут.

21. Основанием для отказа в согласовании проекта документа является:

для номенклатур дел - нарушение систематизации дел, употребление неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов в заголовках дел, проставление неверных сроков хранения дел, номеров статей по перечню (типовому, отраслевому), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел;

для инструкций по делопроизводству территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, федеральных организаций - нарушение требований Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

для инструкций по делопроизводству иных организаций - нарушение требований примерной инструкции по делопроизводству в организации, разработанной и согласованной ЭПК Архивной службы;

для положений об архивах, положений об экспертных комиссиях - нарушение требований примерного положения об архиве организации, примерного положения об экспертной комиссии организации, разработанных и согласованных ЭПК Архивной службы.

22. Архивная служба осуществляет предоставление государственной услуги бесплатно.

23. Архивная служба инициирует процедуру предоставления государственной услуги после получения необходимых документов организации, направленных почтовой, фельдъегерской, курьерской связью.

24. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрацию документов, поступивших от организации, и передачу их на исполнение, подготовку представленных документов к согласованию, согласование.

Блок-схема последовательности действий Архивной службы по предоставлению государственной услуги представлена в Приложении.

25. Прием и регистрацию документов, поступивших от организации, осуществляет сотрудник отдела Архивной службы, обеспечивающий прием и регистрацию входящей корреспонденции, ответственный за регистрацию документов, который проверяет правильность доставки и целостность упаковки документов.

Регистрация документов осуществляется в день поступления.

26. Зарегистрированные документы направляет на рассмотрение заместителю Начальника Архивной службы. После получения резолюции и определения сотрудников Архивной службы, ГУ "ЦГА Республики Мордовия", ответственных за подготовку рассмотрения поступивших документов на заседании ЭПК, документы поступают секретарю ЭПК. Срок рассмотрения документов заместителем Начальника Архивной службы - не более 3 дней.

27. В соответствии с Регламентом работы ЭПК секретарь ЭПК:

совместно с ответственным исполнителем Архивной службы, ГУ "ЦГА Республики Мордовия" проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПК. Срок проверки представленных документов - не более 5 дней. При выявлении в ходе проверки документов нарушений, указанных в пункте 20 настоящего административного регламента, секретарь ЭПК информирует об этом исполнителя организации, представившей документы на рассмотрение ЭПК. В случае если по истечении 10 рабочих дней организация не представит в адрес Архивной службы необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЭПК готовит уведомление с обоснованием отказа в рассмотрении документов на заседании ЭПК и не позднее 3 рабочих дней (с момента истечения 10-дневного срока ожидания) направляет в организацию по адресу, указанному на бланке сопроводительного письма организации;

регистрирует полученные документы в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК. Срок регистрации документов - 1 день;

включает рассмотрение вопроса о согласовании представленных документов в план работы ЭПК. Срок включения вопроса в план работы ЭПК - 1 день;

передает документы ответственному исполнителю Архивной службы, ГУ "ЦГА Республики Мордовия". Срок передачи документов - 1 день.

28. Ответственным исполнителем Архивной службы, ГУ "ЦГА Республики Мордовия" готовится заключение на представленные документы. Срок подготовки заключения - не более 3 дней.

29. Представленные документы вместе с заключением ответственного исполнителя передаются для рассмотрения и подготовки заключения членам, экспертам ЭПК. Срок подготовки заключения членами, экспертами ЭПК - не более 5 рабочих дней.

30. Ответственный исполнитель с учетом замечаний членов, экспертов ЭПК готовит сводное заключение на представленные документы и проект решения ЭПК. Срок подготовки - не более 3 дней.

31. Проект решения ЭПК, при необходимости, согласовывается с заинтересованными лицами и организациями. Имеющиеся разногласия до вынесения проекта решения на заседание ЭПК могут быть рассмотрены председателем ЭПК с участием соответствующих заинтересованных лиц и экспертов.

32. При необходимости, эксперты совместно с представителями организации готовят проекты совместных решений ЭПК Архивной службы и Экспертной комиссии организации. Исполнитель согласовывает проект решения с заинтересованными организациями.

33. Ответственный исполнитель передает секретарю ЭПК сводное заключение и проект решения ЭПК вместе с представленными организацией документами для включения в повестку дня очередного заседания ЭПК.

34. Повестка дня очередного заседания ЭПК и весь комплекс рассматриваемых документов передаются секретарем ЭПК председателю ЭПК, членам ЭПК, экспертам не позднее, чем за 5 дней до заседания.

35. Согласование документов на заседании ЭПК осуществляется в соответствии с процедурой подготовки к проведению заседаний ЭПК, установленной Регламентом работы ЭПК. На представленных документах оформляется гриф согласования ЭПК Архивной службы с указанием номера и даты протокола ЭПК.

36. Решение ЭПК о согласовании документов, после утверждения протокола заседания ЭПК Начальником Архивной службы, подписывается председателем ЭПК и секретарем ЭПК, заверяется печатью Архивной службы и направляется в адрес организации, представившей документы, в срок - не более 7 дней. Решение ЭПК может оформляться в виде выписки из протокола заседания ЭПК.

37. Общий срок предоставления государственной услуги составляет 30 дней со дня поступления пакета документов в Архивную службу, не считая времени ожидания документов от организации при дополнительном запросе.

38. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляет заместитель Начальника Архивной службы.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений настоящего административного регламента.

39. Организации могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего административного регламента (далее - жалоба), устно или письменно в Архивную службу по адресу: Московская ул., 31, корп. 4, г. Саранск, 430010.

40. При личном обращении в Архивную службу с жалобой представитель организации должен записаться на прием к Начальнику Архивной службы либо к лицу, исполняющему его обязанности. Начальник Архивной службы (либо лицо, исполняющее его обязанности, ответственное за прием) обязан принять представителя организации в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе представителя организации на другой день или другое время.

41. В письменной жалобе указываются:

полное наименование организации (либо фамилия, имя, отчество ее уполномоченного представителя);

почтовый адрес;

предмет жалобы;

подпись;

42. Прием и регистрация жалоб осуществляется сотрудником отдела Архивной службы, ответственным за прием жалоб, в соответствии с графиком работы Архивной службы, указанным в пункте 8 настоящего административного регламента.

43. Организация может сообщить о нарушении должностным лицом положений настоящего административного регламента по телефону (8-834-2) 47-22-29 или по электронной почте arhrm@e-mordovia.ru.

44. Организация вправе запрашивать и получать от Архивной службы информацию и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения жалобы.

45. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.

46. В результате рассмотрения жалобы жалоба может быть признана обоснованной либо организации может быть отказано в удовлетворении жалобы.

47. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действия по устранению предмета жалобы и применения мер ответственности к сотруднику, допустившему нарушения в ходе предоставления государственной услуги, которые повлекли за собой жалобу.

48. Для рассмотрения жалобы по обращению организации может быть создана независимая экспертная комиссия с участием представителя организации, сотрудников Архивной службы, ГУ "ИГА Республики Мордовия" и независимых специалистов для проведения экспертизы.

49. В организацию направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

50. Обращение организации считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращении вопросов.

51. Если в письменной жалобе не указаны наименование организации - инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

52. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается организации, направившей жалобу, если ее наименование и почтовый адрес поддаются прочтению.

53. Если в жалобе организации содержится вопрос, на который ей многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, Начальник Архивной службы, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с организацией по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Архивную службу.

54. Если организация не удовлетворена решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в Правительство Республики Мордовия по адресу: Советская ул., 35, г. Саранск, 430000.

55. По результатам рассмотрения жалобы в организацию направляется письменное сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

56. Организация вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, действия или бездействие должностных лиц Архивной службы в Арбитражном суде в течение трех месяцев со дня, когда стало известно о нарушении прав, в соответствии с пунктом 4 статьи 198 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации.