Постановление Администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия от 5 июля 2012 г. N 347 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации Большеигнатовского муниципального района
Республики Мордовия
от 5 июля 2012 г. N 347
"Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

С изменениями и дополнениями от:

17 мая 2013 г., 2 ноября 2015 г., 19 августа 2016 г.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия от 2 ноября 2015 г. N 423 в преамбулу настоящего постановления внесены изменения

См. текст преамбулы в предыдущей редакции

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", в целях повышения доступности и качества исполнения услуг в Большеигнатовском муниципальном районе Республики Мордовия, создания условий для участников отношений, возникающих при оказании данных услуг администрация Большеигнатовского муниципального района постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива".

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы администрации Большеигнатовского муниципального района РМ - руководителя аппарата администрации - И.А. Земскова.

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Глава администрации Большеигнатовского муниципального района

Т.Н. Полозова

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"
(утв. постановлением администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия
от 5 июля 2012 г. N 347)

С изменениями и дополнениями от:

17 мая 2013 г., 2 ноября 2015 г., 19 августа 2016 г.

1. Общие положения

1.1. Административный регламент администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" (далее - методическая помощь организациям) разработан в целях совершенствования постановки делопроизводства в организациях и функционирования ведомственных архивов, определяет последовательность действий (административных процедур), а также взаимодействие муниципального архива с органами местного самоуправления, муниципальными учреждениями и иными организациями (далее - организации) при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Получателями муниципальной услуги (пользователи) являются:

- органы местного самоуправления;

- муниципальные учреждения;

- иные организации;

- юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

1.3. Почтовый адрес муниципального архива администрации Большеигнатовского муниципального района: 431670, Республика Мордовия, Большеигнатовский район, с. Большое Игнатово, ул. Советская д. 32.

Электронный адрес: ignadm@moris.ru

Телефон: (8 834 42) 2-17-85

График работы муниципального архива администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия:

Понедельник - пятница: с 8:30 до 16:30,

перерыв на обед: с 13:00 до 14:00,

выходные дни: суббота, воскресенье.

Информирование по процедуре исполнения муниципальной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении.

При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме специалист муниципального архива дает исчерпывающую информацию по вопросам организации оказания методической помощи организациям.

При информировании по письменным обращениям пользователей, в том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива".

2.2. Муниципальная услуга по оказанию методической помощи организациям предоставляется муниципальным архивом администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия (далее - муниципальный архив).

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

2.3.1. Разработка локальных нормативных правовых документов в области архивного дела и делопроизводства:

- положение об экспертной комиссии организации;

- положение об архиве организации;

- номенклатура дел;

- инструкция по делопроизводству.

2.3.2. Организация ведомственного хранения архивных документов.

2.3.3. Подготовка архивных документов (экспертиза и отбор документов) к передаче на муниципальное хранение в муниципальный архив.

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги - в течение 15 дней со дня их регистрации.

2.5. Исполнение муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) ;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (с последующими изменениями);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (с последующими изменениями);

и другими нормативно-методическими документами по организации делопроизводства, документооборота и работы ведомственного архива.

2.6. Документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги.

Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос пользователя, а также запрос, поступивший по электронной почте.

В запросе пользователя должны быть указаны:

- наименование юридического лица на бланке организации;

- почтовый и (или) электронный адрес пользователя;

- подпись должностного лица;

- дата отправления.

2.7. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Запрос не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

- если запросы пользователей не содержат наименования юридического лица, почтового адреса и (или) электронного адреса пользователя;

- если запрос пользователя не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение руководителю архива или уполномоченному на то лицу, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если в нем содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом;

- если отсутствуют у пользователя документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц.

2.8. Муниципальный архив осуществляет предоставление муниципальной услуги по оказанию методической помощи организации бесплатно.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия от 17 мая 2013 г. N 209 пункт 2.9 настоящего Административного регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.9. Время ожидания приема заявителями при подаче документов и получении сведений не должно превышать 15 минут.

Продолжительность приема у должностного лица не должна превышать 10 минут по каждому Заявлению.

При поступлении запроса, который не может быть исполнен без предоставления дополнительных сведений или уточнений, у заявителя в 5-дневный срок запрашивается необходимая для исполнения запроса информация.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.11. Прием и регистрацию документов, поступивших от организаций, осуществляет сотрудник муниципального архива, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции, в течение 1 - 2 дней.

2.12. Требования к помещениям.

Помещение, в котором осуществляется прием, должно обеспечивать:

- комфортное расположение исследователя и должностного лица;

- возможность оформления исследователем письменного обращения;

- наличие письменных принадлежностей и бланка заявления;

- соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

2.13. Показателем доступности и качества муниципальных услуг является:

- динамика роста архивных документов, подготовленных для передачи их на муниципальное хранение;

- динамика учета нормативно-правовых документов, разработанных и представленных на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Республиканской архивной службы Республики Мордовия.

Информация об изменениях:

Раздел II дополнен пунктом 2.14 с 19 августа 2016 г. - Постановление Администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия от 19 августа 2016 г. N 370

2.14. Для доступности предоставления услуги инвалидам обеспечиваются следующие условия:

1) условия для беспрепятственного доступа к объектам социальной, инженерной и транспортной инфраструктур (жилым, общественным и производственным зданиям, строениям и сооружениям, включая те, в которых расположены физкультурно-спортивные организации, организации культуры и другие организации), к местам отдыха и к предоставляемым в них услугам;

2) условия для беспрепятственного пользования железнодорожным, воздушным, водным транспортом, автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном, междугородном сообщении, средствами связи и информации (включая средства, обеспечивающие дублирование звуковыми сигналами световых сигналов светофоров и устройств, регулирующих движение пешеходов через транспортные коммуникации);

3) возможность самостоятельного передвижения по территории, на которой расположены объекты социальной, инженерной и транспортной инфраструктур, входа в такие объекты и выхода из них, посадки в транспортное средство и высадки из него, в том числе с использованием кресла-коляски;

4) сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, и оказание им помощи на объектах социальной, инженерной и транспортной инфраструктур;

5) надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к объектам социальной, инженерной и транспортной инфраструктур и к услугам с учетом ограничений их жизнедеятельности;

6) дублирование необходимой для инвалидов звуковой и зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля, допуск сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика;

7) допуск на объекты социальной, инженерной и транспортной инфраструктур собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение и выдаваемого по форме и в порядке, которые определяются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социальной защиты населения;

8) оказание работниками организаций, предоставляющих услуги населению, помощи инвалидам в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуг наравне с другими лицами.

III. Административные процедуры

3.1. Муниципальную услугу по оказанию методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива выполняет специалист муниципального архива.

3.2. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация обращений (запросов) пользователей;

- рассмотрение их начальником архивного отдела;

- подготовка и направление ответов пользователям.

3.3.1. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

При поступлении в муниципальный архив запроса пользователя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.3.2. Специалист муниципального архива рассматривает обращение (запрос) пользователя в течение 10 дней.

3.3.3. Подготовка ответов пользователям.

Муниципальный архив письменно уведомляет автора запроса о результатах рассмотрения запросов.

Рассмотрение запроса пользователя считается законченным, если дан ответ по существу запроса, по нему приняты необходимые меры, автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.4. Критерии принятия решения:

- представление на рассмотрение муниципального архива качественно разработанных организациями нормативных правовых документов;

- необходимость проведения обучающего семинара с работниками делопроизводственных служб (ответственных за делопроизводство и архив).

3.5. Результатом административной процедуры является:

- согласование с Экспертно-проверочной комиссией Республиканской архивной службы Республики Мордовия локальных нормативных правовых документов по делопроизводству и архиву;

- утверждение в установленном порядке локальных нормативных правовых документов в организациях;

- своевременная подготовка архивных документов для передачи их на муниципальное хранение.

3.6. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры, в том числе в электронной форме, содержащий указание на формат обязательного отображения административной процедуры:

- регистрация запроса (заявления) пользователя в Журнале регистрации поступивших документов;

- регистрация ответа в Журнале регистрации исходящих документов.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется руководителем аппарата администрации Большеигнатовского муниципального района.

Текущий контроль осуществляется путем проведения, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

4.2. Руководителем аппарата администрации Большеигнатовского муниципального района проводятся:

- плановые проверки;

- внеплановые проверки.

4.2.1. Плановые проверки проводятся не чаще чем один раз в три года.

4.2.2. Основанием для проведения внеплановой проверки является поступление обращений и заявлений граждан, юридических лиц информации от органов местного самоуправления, иных организаций, из средств массовой информации о нарушении порядка исполнения муниципальной услуги.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Республики Мордовия. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.3. Общий контроль осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти Республики Мордовия в области архивного дела в форме плановых и внеплановых проверок, проведения мониторинга оказания муниципальной услуги муниципального архива администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия.

4.4. Должностные лица организаций могут осуществлять контроль за соблюдением сроков и качеством оказания архивным отделом муниципальной услуги.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений, осуществляемых в ходе исполнения муниципальной услуги.

5.1.1. Заявитель может обратиться с жалобой устно или письменно к главе администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия, либо в Республиканскую архивную службу Республики Мордовия по обжалованию решений, принятых муниципальным архивом, исполняющим муниципальную услугу.

5.1.2. Порядок обжалования решений и действий (бездействия), осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги:

Заявитель может обратиться с жалобой на решения и действия (бездействие), осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании Регламента устно или письменно непосредственно:

- к главе администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия или к лицу его замещающему;

- в судебные органы Республики Мордовия.

5.1.3. В письменной жалобе указываются:

- фамилия, имя, отчество;

- почтовый и (или) электронный адрес;

- предмет жалобы;

- подпись;

- дата.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия от 2 ноября 2015 г. N 423 пункт 5.1.4 настоящего Административного регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.1.4. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб в течение пятнадцати рабочих дней со дня её регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня её регистрации.

5.1.5. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета жалобы и применении мер ответственности к должностному лицу архивного отдела, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги, которые повлекли за собой жалобу.

5.1.6. В муниципальный архив направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

5.1.7. Обращение заявителя считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращении вопросов.

5.1.8. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в Республиканскую архивную службу Республики Мордовия .

5.2. Судебное обжалование

Обжалование действий (бездействия) и решений специалистов, осуществляемых (принятых) в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.

Приложение N 1
к регламенту

Перечень
документов, необходимых для предъявления в муниципальный архив в целях получения муниципальной услуги

1. Получатель представляет в муниципальный архив заявление, необходимое для получения муниципальной услуги.

2. Для принятия решения о предоставлении муниципальной услуги получатели представляют в муниципальный архив проекты документов по делопроизводству и архивному делу, требующие согласования:

положения об экспертных комиссиях организаций;

положения об архивах организаций;

инструкции по делопроизводству организаций;

номенклатуры дел организаций;

предложения организаций по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения;

описи дел постоянного хранения управленческой, научно-технической и другой документации;

описи дел по личному составу;

акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения 10 лет и более, с отметкой ЭПК;

акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

паспорт ведомственного архива организации.

3. По своему желанию заявитель дополнительно может представить иные документы, которые, по его мнению, имеют значение для предоставления муниципальной услуги.

Приложение N 2
к регламенту

Форма заявления,
необходимого для предъявления в архивный отдел в целях получения муниципальной услуги

                               Ведущему специалисту муниципального архива

                                        администрации  Большеигнатовского

                                                    муниципального района

                                       __________________________________

                                       (фамилия,имя,отчество физического

                                             или должностного лица)

                                       __________________________________

                                             адрес заявителя:

                                       __________________________________

                                       __________________________________

                                      телефон: __________________________

                              Заявление

     Прошу принять в муниципальный архив документы:

_________________________________________________________________________

(краткое изложение вопроса, цель)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                       (перечень прилагаемой документации)

Подпись ______________

Дата _________________

Приложение N 3
к регламенту

Форма
титульного листа к описи

                      (название архивного учреждения)

_________________________________________________________________________

                        (название организации)

                             Фонд N* _____

                             Опись N* _____

                        _________________________

                            (название описи)

                       _____________________________

                         (крайние даты документов)

*Присваивается муниципальным архивом

Приложение N 4
к регламенту

Форма
годового раздела описи дел постоянного хранения

_____________________________

       Наименование организации

 Фонд N ___________                         УТВЕРЖДАЮ

                                            _____________________________

Опись N  __________                           (наименование должности

дел постоянного хранения                       руководителя организации)

за _____________ год                        Подпись       Расшифровка

                                                          подписи

                                            Дата          Печать

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ___ дел (цифрами и прописью) с N___ по N___

в том числе:литерные номера:_____________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности составителя описи

Подпись                                              Расшифровка  подписи

Заведующий архивом организации

Подпись                                              Расшифровка  подписи

дата

Согласовано                               Утверждено

Протокол (ЭК)                             Протокол ЭПК

организации                               (архивного учреждения

от __________ N __________                от ______________ N __________

Приложение N 5
к регламенту

Форма
годового раздела описи дел по личному составу

____________________________

     (наименование организации)

 Фонд N ___________                          Утверждаю

Опись N  __________                         Наименование должности

дел по личному составу                      руководителя организации

за _____________ год                        Подпись       Расшифровка

                                                          подписи

 Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено __ дел (цифрами и прописью)с N __ по N ___

в том числе:  литерные номера: ___________

пропущенные номера: _____________

Наименование должности  составителя описи

Подпись                Расшифровка подписи

Начальник службы кадров (инспектор по кадрам) организации

Подпись                Расшифровка подписи

Дата

Согласовано                               Согласовано

Протокол ЭК                               Протокол ЭПК

(организации)                             (архивного учреждения)

от __________ N __________                от ______________ N __________

Приложение N 6
к регламенту

Блок-схема
прохождения административной процедуры

    /----------------------------------------------------------------------------------\

    |   Прием заявлений (при личном обращении, с курьером, по почте) с приложением     |

    |  документов, ответственным работникам за регистрацию, проверка документов на     |

    |                              соответствие требованиям                            |

    \----------------------------------------------------------------------------------/

                                               |

   /------------------------------------------------------------------------------------\

   | Анализ документов для определения наличия регистрации или оснований для отказа     |

   |                         (отправка на доработку)                                    |

   \------------------------------------------------------------------------------------/

                          |                                           |

  /---------------------------------\                  /---------------------------------\

  | Оформление и отправка письма об |                  | Регистрация заявления в журнале |

  |      отказе или доработке       |                  |       регистрации               |

  \---------------------------------/                  \---------------------------------/

                                                                      |

                                                     /------------------------------------\

                                                     | Согласование или отправка архивных |

                                                     |документов на ЭПК Республиканской   |

                                                     |архивной службы Республики Мордовия |

                                                     |          по делам архивов          |

                                                     \------------------------------------/

                                                                        |

                                                     /-------------------------------------\

                                                     |   Предоставление услуги завершено   |

                                                     |                                     |

                                                     \-------------------------------------/