Постановление главы администрации Астраханской области от 14 марта 2001 г. N 128 "Об утверждении Положения, структуры и штатного расписания управления делопроизводства администрации области" (утратило силу)

Постановление главы администрации Астраханской области
от 14 марта 2001 г. N 128
"Об утверждении Положения, структуры и штатного расписания управления делопроизводства администрации области"

ГАРАНТ:

Постановлением Губернатора Астраханской области от 23 сентября 2003 г. N 453 настоящее постановление признано утратившим силу

В связи с возросшими задачами и функциями управления делопроизводства администрации области, в соответствии с распоряжением и.о. главы администрации области А.А. Жилкина от 26.12.2000 N 1543-р "О создании банка данных распорядительных документов главы администрации области" постановляю:

1. Утвердить Положение, структуру и штатное расписание управления делопроизводства администрации области (прилагаются).

2. Считать утратившим силу пункт 2 постановления главы администрации области от 12.04.2000 N 136 "О реорганизации общего отдела администрации области".

Глава администрации области

А.П. Гужвин

Положение
об управлении делопроизводства администрации области
(утв. постановлением главы администрации области от 14 марта 2001 г. N 128)

1. Общие положения

1.1. Управление делопроизводства администрации области (далее - управление) является структурным подразделением аппарата администрации области.

Структура и штатная численность управления утверждаются постановлением главы администрации области.

1.2. Свою работу управление осуществляет в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Астраханской области, законами и иными нормативными актами Астраханской области, постановлениями и распоряжениями главы администрации области, а также настоящим Положением.

2. Основные задачи управления

Основными задачами управления являются:

2.1. Организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в аппарате администрации области.

2.2. Обеспечение единого порядка подготовки документов в соответствии с ГСДОУ и ГОСТом Р 6-30.97 на организационно-распорядительную документацию, организации работы с ними, функционирования информационно-поисковых систем.

2.3. Обеспечение качественного и своевременного выпуска распорядительных документов главы администрации области, своевременное доведение их до исполнителей.

2.4. Создание полнотекстовой базы распорядительных документов главы администрации области.

2.5. Обеспечение сохранности документов, их формирования в дела, передачи в архив Астраханской области.

2.6. Сокращение документооборота, количества форм документов.

2.7. Обеспечение контроля за сроками исполнения документов в аппарате администрации области.

2.8. Организационно-техническое обеспечение заседаний кабинета при главе администрации области, совещаний, проводимых главой администрации области.

3. Функции управления

Управление в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие основные функции:

3.1. Организация делопроизводства в аппарате администрации области, осуществление методического руководства по совершенствованию делопроизводства в структурных подразделениях администрации области, органах местного самоуправления.

3.2. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по вопросам совершенствования документационного обеспечения в администрации области и ее структурных подразделениях.

3.3. Внедрение прогрессивных технологий документационного обеспечения деятельности аппарата администрации области на базе применения вычислительной и организационной техники.

3.4. Разработка сводной номенклатуры дел администрации области, формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов архива.

3.5. Осуществление своевременной регистрации документов, их экспедиционной обработки, доставки корреспонденции структурным подразделениям администрации области.

3.6. Редактирование проектов постановлений, распоряжений главы администрации области, служебных документов.

3.7. Оперативное оформление и выпуск постановлений и распоряжений главы администрации области, доведение их до исполнителей.

3.8. Ведение полнотекстовой базы распорядительных документов главы администрации области.

3.9. Информационно-справочная работа по принятым распорядительным документам главы администрации области, входящей и исходящей корреспонденции.

3.10. Осуществление контроля:

- за правильностью оформления документов, представляемых на подпись главе администрации области;

- за соблюдением сроков исполнения поступивших в администрацию области документов вышестоящих органов государственной власти и управления, служебных писем;

- за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями аппарата администрации области дел, подлежащих передаче в архив.

3.11. Систематическое проведение анализа служебной переписки, принятых распорядительных документов главы администрации области, представление предложений по совершенствованию документационного обеспечения деятельности администрации области.

3.12. Повышение квалификации работников управления, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации области.

3.13. Разработка и изготовление бланков главы администрации области (Губернатора), администрации области, структурных подразделений аппарата администрации области.

3.14. Техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.15. Издательская деятельность - выпуск периодического сборника законов и нормативных правовых актов Астраханской области, справочно-методических материалов, телефонных справочников администрации области.

3.16. Организационно-техническое обеспечение проведения заседаний кабинета при главе администрации области, совещаний, проводимых главой администрации области.

3.17. При осуществлении своих функций управление:

- взаимодействует со структурными подразделениями администрации области, секретариатом главы администрации области, приемными заместителей главы администрации области по вопросам организации и совершенствования делопроизводства, организационно-технического обеспечения совещаний, иных мероприятий, проводимых главой администрации области;

- совместно с управлением делами, управлением информационных ресурсов обеспечивает оснащение рабочих мест в управлении, секретариате главы администрации области, приемных заместителей главы администрации области необходимой компьютерной и другой техникой, повышающей культуру управленческого труда;

- совместно с управлением государственной службы и кадровой политики администрации области организует учебу государственных и муниципальных служащих по вопросам делопроизводства.

4. Права управления

Управление имеет право:

4.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений администрации области, департаментов, комитетов, управлений, органов местного самоуправления материалы и информацию, связанные с осуществлением функций, возложенных на управление; требовать своевременного представления всех необходимых материалов к заседаниям кабинета при главе администрации области, совещаниям, встречам и другим мероприятиям, проводимым главой администрации области.

4.2. Осуществлять контроль, организовывать и проводить проверки за соблюдением установленного порядка работы с документами в приемных заместителей главы администрации области, структурных подразделениях администрации области.

4.3. Возвращать исполнителям в структурные подразделения администрации области, в департаменты, управления, комитеты и органы местного самоуправления для доработки служебную корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил.

4.4. Вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции управления.

4.5. Пользоваться круглыми (негербовыми) печатями и штампами, негербовым бланком управления.

5. Организация деятельности управления

5.1. Управление делопроизводства администрации области возглавляет начальник управления, назначаемый на должность и освобождаемый от занимаемой должности главой администрации области.

Начальник управления без доверенности осуществляет действия от имени управления, представляя его интересы перед всеми органами и организациями по вопросам, относящимся к компетенции управления.

Начальник управления имеет заместителя, назначаемого по его представлению.

Заместитель начальника управления руководит порученными ему участками работы, выполняет другие функции по поручению начальника управления.

Начальники отделов, специалисты и другие работники управления назначаются на должность и освобождаются от должности первым заместителем главы администрации области, курирующим аппарат администрации области, по представлению начальника управления.

5.2. Начальник управления:

- несет ответственность за качество и своевременность выполнения задач и функции, возложенных на управление, самостоятельно принимает решения по вопросам, относящимся к сфере деятельности управления кроме вопросов, требующих согласования в установленном порядке с другими подразделениями или должностными лицами администрации области;

- подготавливает предложения, подписывает и визирует в установленном порядке документы, связанные с деятельностью управления;

- вносит предложения о назначениях работников управления, определяет порядок и режим работы отделов, секторов управления, утверждает положения об отделах, секторах и должностные инструкции работников управления;

- вносит предложения по улучшению условий труда работников управления, их поощрению и наложению на них взысканий.

Начальник управления делопроизводства

Т.М. Брякина

Структура
управления делопроизводства администрации области
(утв. постановлением главы администрации области от 14 марта 2001 г. N 128)

                          /--------------------\

                          |Начальник управления|

                          \--------------------/

                                 | | |      

            /-------------------\ | | | /------------------\

            |Протокольный отдел | | | | | Отдел служебной  |

            |       6 ед.       | | | | | корреспонденции  |

            \-------------------/ | | | |   (канцелярия)   |

                                  | | | |       7 ед.      |

                                  | | | \------------------/

                                  | | | /-------------------------\

                                  | | | |         Сектор          |

                                  | | \|копировально-множительных|

                                  | |   |          работ          |

                                  | |   |          5 ед.          |

                                  | |   \-------------------------/

              /-----------------\ | |   /----------\

              |Машинописное бюро| | \--|  Архив   |

              |      4 ед.      |/     |   1 ед.  |

              \-----------------/       \----------/

Штатное расписание
управления делопроизводства администрации области
(утв. постановлением главы администрации области от 14 марта 2001 г. N 128)

Наименование должностей	Количество штатных единиц	Должностные оклады (руб.)
Начальник управления	1	3780
Протокольный отдел
Заместитель начальника управления - начальник протокольного отдела	1	3565
Главный специалист (редактор)	2	2380
Ведущий специалист	2	1945
Специалист II категории	1	1080
Отдел служебной корреспонденции
Начальник отдела	1	3350
Главный специалист	2	2380
Специалист I категории	2	1550
Специалист II категории	2	1080
Архив
Специалист I категории	1	1550
Машинописное бюро
Заведующая машбюро	1	1550
Машинистка I категории	3	1080
Сектор копировально-множительных работ
Начальник сектора	1	1945
Оператор	4	1080
Всего:	24
в том числе государственных служащих	15