Постановление главы администрации Астраханской области от 12 апреля 2000 г. N 136 "О реорганизации общего отдела администрации области"

В связи с возросшими задачами и объемом работы общего отдела администрации области, в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности администрации области, ее структурных подразделений постановляю:

1. Реорганизовать общий отдел администрации области в управление делопроизводства администрации области без увеличения штатной численности.

2. Утвердить Положение об управлении делопроизводства администрации области, его структуру и штатное расписание (прилагается).

3. Назначить Брякину Т.М. начальником управления делопроизводства администрации области с окладом согласно штатному расписанию с сохранением существующих надбавок, освободив ее от ранее занимаемой должности.

Глава администрации области

А.П. Гужвин

Положение
об управлении делопроизводства администрации области
(утв. постановлением главы администрации области от 12 апреля 2000 г. N 136)

1. Общие положения

1.1. Управление делопроизводства администрации области (далее - управление) является структурным подразделением аппарата администрации области.

Структура и штатная численность управления утверждаются главой администрации области.

1.2. Свою работу управление осуществляет в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Астраханской области, законами и иными нормативными актами Астраханской области, постановлениями и распоряжениями главы администрации области, а также настоящим Положением.

2. Основные задачи управления

Основными задачами управления являются:

2.1. Организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в аппарате администрации области.

2.2. Обеспечение качественного и своевременного выпуска распорядительных документов главы администрации области, своевременное доведение их до исполнителей.

2.3. Обеспечение единого порядка подготовки документов в соответствии с ГСДОУ и ГОСТом 6-30.97 на организационно-распорядительную документацию, организации работы с ними, функционирования информационно-поисковых систем.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "ГОСТом 6-30.97" имеется в виду "ГОСТ Р 6-30.97"

2.4. Сокращение документооборота, количества форм документов.

2.5. Обеспечение контроля за сроками исполнения документов в аппарате администрации области.

2.6. Организационно-техническое обеспечение заседаний кабинета при главе администрации области, совещаний, проводимых главой администрации области.

3. Функции управления

Управление в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие основные функции:

3.1. Организация делопроизводства в аппарате администрации области, осуществление методического руководства по совершенствованию делопроизводства в структурных подразделениях администрации области, органах местного самоуправления.

3.2. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по вопросам совершенствования документационного обеспечения в администрации области и ее структурных подразделениях.

3.3. Разработка и внедрение прогрессивных технологий документационного обеспечения деятельности аппарата администрации области на базе применения вычислительной и организационной техники.

3.4. Разработка сводной номенклатуры дел администрации области, формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов архива.

3.5. Осуществление своевременной регистрации документов, их экспедиционной обработки, доставки корреспонденции структурным подразделениям администрации области.

3.6. Редактирование проектов постановлений, распоряжений главы администрации области, служебных документов.

3.7. Оперативное оформление и выпуск постановлений и распоряжений главы администрации области, доведение их до исполнителей.

3.8. Осуществление информационно-справочной работы по принятым распорядительным документам главы администрации области, входящей и исходящей корреспонденции.

3.9. Осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись главе администрации области.

3.10. Осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения поступивших в администрацию документов вышестоящих органов государственной власти и управления, служебных писем.

3.11. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями аппарата администрации области дел, подлежащих сдаче в архив.

3.12. Проведение систематического анализа служебной переписки, принятых распорядительных документов главы администрации области, представление предложений по совершенствованию документационного обеспечения деятельности администрации области.

3.13. Повышение квалификации работников управления, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации области.

3.14. Разработка и изготовление бланков главы администрации области (Губернатора), администрации области, структурных подразделений аппарата администрации области.

3.15. Осуществление технического обеспечения работы с документами, выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.16. Издательская деятельность - выпуск периодического сборника законов и нормативных правовых актов Астраханской области, телефонных справочников администрации области.

3.17. Организационно-техническое обеспечение проведения заседаний кабинета при главе администрации области.

3.18. При осуществлении своих функций управление:

- взаимодействует со структурными подразделениями администрации области, секретариатом главы администрации области, приемными заместителей главы администрации области по вопросам организации и совершенствования делопроизводства, организационно-технического обеспечения совещаний, иных мероприятий, проводимых главой администрации области;

- совместно с управлением делами, департаментом информации, издательства, полиграфии и связи обеспечивает оснащение рабочих мест в управлении, секретариате главы администрации области, приемных заместителей главы администрации области необходимой компьютерной и другой техникой, повышающей культуру управленческого труда;

- совместно с управлением государственной службы и кадровой политики при главе администрации области организует учебу государственных и муниципальных служащих по вопросам делопроизводства.

4. Права управления

Управление имеет право:

4.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений администрации области, департаментов, комитетов, управлений, органов местного самоуправления материалы и информацию, связанные с осуществлением функций, возложенных на управление; требовать своевременного представления всех необходимых материалов к заседаниям кабинета при главе администрации области, совещаниям, встречам и другим мероприятиям, проводимым главой администрации области.

4.2. Осуществлять контроль, организовать и проводить проверки за соблюдением установленного порядка работы с документами в приемных заместителей главы администрации области, структурных подразделений администрации области.

4.3. Возвращать исполнителям в структурные подразделения администрации области, в департаменты, управления, комитеты и органы местного самоуправления для доработки служебную корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил.

4.4. Вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции управления.

4.5. Пользоваться круглыми (негербовыми) печатями и штампами, негербовым бланком управления.

5. Организация деятельности управления

5.1. Управление делопроизводства администрации области возглавляет начальник управления, назначаемый на должность и освобождаемый от занимаемой должности главой администрации области.

Начальник управления без доверенности осуществляет действия от имени управления, представляя его интересы перед всеми органами и организациями по вопросам, относящимся к компетенции управления.

Начальник управления имеет заместителя, назначаемого по его представлению.

Заместитель начальника управления руководит порученными ему участками работы, выполняет другие функции по поручению начальника управления.

Начальники отделов, главные специалисты и другие работники управления назначаются на должность и освобождаются от должности первым заместителем главы администрации области, курирующим аппарат администрации области, по представлению начальника управления.

5.2. Начальник управления:

- несет ответственность за качество и своевременность выполнения задач и функций, возложенных на управление, самостоятельно принимает решения по вопросам, относящимся к сфере деятельности управления, кроме вопросов, требующих согласования в установленном порядке с другими подразделениями или должностными лицами администрации области;

- подготавливает предложения, подписывает и визирует в установленном порядке документы, связанные с деятельностью управления;

- вносит предложения о назначениях работников управления, определяет порядок и режим работы отделов, секторов управления, утверждает положения об отделах, секторах и должностные инструкции работников управления;

- вносит предложения по улучшению условий труда работников управления, их поощрению и наложению на них взысканий.

Структура
управления делопроизводства администрации области
(утв. постановлением главы администрации области от 12 апреля 2000 г. N 136)

 /------------------------------------------------------------------------\

 |                          Начальник управления                          |

 \------------------------------------------------------------------------/

 /-------------------\    |       |            |       /------------------\

 |Протокольный отдел |    |       |            |       |Отдел служебной   |

 |              5 ед.|    |       |            |       |корреспонденции   |

 \-------------------/    |       |            |       |(канцелярия) 6 ед.|

                          |       |            |       \------------------/

 /--------------------\   | /-------------\    |   /--------\

 |Сектор копировально-|   | |Машинописное |    |   |Архив   |

 |множительных работ  |---/ |бюро    4 ед.|    \---|   1 ед.|

 |               5 ед.|     \-------------/        \--------/

 \--------------------/

Штатное расписание
управления делопроизводства администрации области
(утв. постановлением главы администрации области от 12 апреля 2000 г. N 136)

Наименование должности	Количество штатных един.
Начальник управления	1
Протокольный отдел
Заместитель начальника управления - начальник протокольного отдела	1
Главный специалист (редактор)	2
Ведущий специалист	1
Специалист 2 категории	1
Отдел служебной корреспонденции
Начальник отдела	1
Главный специалист	1
Ведущий специалист	1
Специалист 1 категории	1
Специалист 2 категории	2
Специалист 1 категории (архив)	1
Машинописное бюро
Заведующая машбюро	1
Машинистка 1 категории	3
Сектор копировально-множительных работ
Начальник сектора	1
Оператор	4
Всего:	22
в том числе государственных служащих	13