Постановление администрации города Астрахани от 21 августа 1996 г. N 2775 "Об утверждении Регламента работы администрации города Астрахани"

В соответствии с Уставом города Астрахани, принятого решением Астраханского городского Представительного Собрания 28 декабря 1995 года и введенного и действие с 12 января 1996 года постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Регламент работы администрации города Астрахани.

2. Заместителям главы администрации города, руководителям структурных подразделений обеспечить выполнение Регламента работы администрации города.

3. Главам районных администраций Козлову В.Ф., Карасеву Г.Г., Золотову Ю.В., Курбатову В.Г. в срок до 01.10.96 г. разработать Регламент работы администраций районов в соответствии с настоящим постановлением.

4. Постановление администрации города от 31.05.94 г. N 2337 "О регламенте работы администрации города Астрахани" считать утратившим силу.

И.о. главы администрации города

И.А. Безрукавников

Регламент
работы администрации г. Астрахани
(утв. постановлением главы администрации города Астрахани от 21 августа 1996 г. N 2775)

Раздел первый.
Общие положения

1.1. Администрация города является органом исполнительной власти городского самоуправления, осуществляет управление хозяйством города, обеспечивает решение всех вопросов местного значения, решение задач социально-экономического развития города, координирует деятельность нижестоящих органов управления на основе и во исполнение законов Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, решений Правительства РФ, нормативных актов органов законодательной и исполнительной власти Астраханской области, городского Совета, принятых в соответствии с законодательством РФ, Устава города.

1.2. Деятельностью администрации руководит мэр города на основе Плана действий администрации на текущий год, Прогноза и Программы социально-экономического развития города.

1.3. Задачи, функции, обеспечение деятельности управлений, отделов и других структурных подразделений администрации регламентируются Положениями о них, которые разрабатываются их руководителями, визируются курирующим заместителем мэра города и утверждаются постановлением администрации.

1.4. Права, обязанности и ответственность сотрудников, работающих в администрации города, определяются должностными инструкциями, которые разрабатываются руководителем отдела, управления и утверждается курирующим заместителем мэра города.

1.5. При приеме на работу сотрудники под роспись знакомятся с должностными обязанностями и обеспечивают их исполнение.

1.6. Режим работы администрации города определяется Правилами внутреннего трудового распорядка.

Раздел второй.
Акты администрации города

2.1. В соответствии с Уставом города городская администрация издает следующие акты:

2.1.1. Мэр города - постановления и распоряжения.

В исключительной компетенции мэра города находятся вопросы:

- финансовые, земельные, подбор и расстановка кадров, предоставление нежилых помещений и жилой площади;

- определение направлений деятельности заместителей мэра города.

2.1.2. Заместители мэра города - главы районных администраций - постановления и распоряжения в пределах своей компетенции.

2.1.3. Акты, издаваемые администрацией города в пределах ее компетенции, обязательны для исполнения всеми расположенными на соответствующей территории предприятиями, учреждениями, организациями, должностными лицами и гражданами.

2.1.4. Руководители самостоятельных отделов, управлений, комитетов - приказы в пределах своей компетенции, с вытекающей персональной ответственностью за последствия принимаемого документа. Комитет по управлению имуществом города Астрахани издает распоряжения, приказы (Указ Президента РФ от 14.10.92 N 1231) и решения по вопросам приватизации (п. 2 ст. 4 Закона РФ "О приватизации государственных и муниципальных предприятий РФ).

2.1.5. Формирование распорядительных документов и их учет ведется:

- по общим вопросам - специалистами общего отдела;

- по личному составу - специалистами отдела кадров.

Контроль за правильностью формирования дел осуществляется заместителем главы администрации города, руководителем аппарата администрации города.

2.1.6. Формированием дел в подразделениях, указанных в пункте 2.1.4, занимаются лица, назначенные ответственными за производство, формирование номенклатуры дел.

2.1.7. Все делопроизводство в администрации города ведется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной распоряжением главы администрации Астраханской области от 07.06.94 N 900-р.

Раздел третий.
Порядок подготовки распорядительных документов администрации города

3.1. Мэр города, в пределах своей компетенции, установленной законодательством РФ, издает постановления и распоряжения.

Акты городской администрации, принятые в пределах ее компетенции, вступает в силу с момента их подписания, если иное не определено самим актом.

Акты администрации, подписанные мэром и непосредственно затрагивающие права граждан в недельный срок через средства массовой информации доводятся до населения, а также публикуются в городском информационном бюллетене и вступают в силу с даты их опубликования.

3.2. Официальные документы нормативного характера, т. е. предписания, регулирующие определенный вид общественных отношений и рассчитанные на постоянное или многократное действие, а также решения мэра города о назначении на должность или освобождении от занимаемой должности заместителей мэра города, руководителей структурных подразделений органов исполнительной власти городского самоуправления, руководителей муниципальных предприятий оформляются в виде постановлений.

Официальные документы по оперативным, организационным и кадровым вопросам, а также по вопросам работы аппарата

администрации принимаются в форме распоряжения.

Распоряжения администрации не должны носить нормативный характер.

3.3. В отсутствие мэра города право издания постановлений и распоряжений предоставляется исполняющему обязанности мэра города.

3.4. Мэр города имеет право отменять распоряжения и приказы своих заместителей, приказы руководителей структурных подразделений органов исполнительной власти городского самоуправления, если они противоречат действующему законодательству РФ, принятым в соответствии с законодательством РФ нормативным актам органов исполнительной и законодательной власти Астраханской области или нормативным актам органов местного самоуправления г. Астрахани.

3.5. Проекты постановлений, распоряжений готовятся на бланках установленной формы:

- по указанию мэра города (письменному или устному), его заместителей;

- по инициативе отделов, управлений, комитетов и иных структурных подразделений администрации города;

- по инициативе районных администраций.

3.6. Устные поручения мэра города по подготовке официальных документов фиксируются, передаются исполнителям и контролируются его помощником.

3.7. Проект официального документа разрабатывается с привлечением должностных лиц, отвечающих за соответствующее направление деятельности.

Постановление по объему не должно превышать 5 страниц текста без приложений, а распоряжение - 3-х страниц.

К проекту постановлений, распоряжений администрация города может прилагаться пояснительная записка или аналитическая справка объемом до пяти страниц.

Постановление либо распоряжение должно иметь краткое название (заголовок, отвечающий на вопрос "О чем?") и текст, состоящий, как правило, из двух частей: вступительной и распорядительной.

Во вступительной части при необходимости делаются ссылки на нормативные акты, располагаемые в порядке их значимости, кратко излагаются мотивы, цели и задачи издания постановлений, распоряжений. Распоряжение может не иметь вступительной части. Распорядительный акт нижестоящего руководителя, а также обращения организаций, предприятий, учреждений или граждан не является основанием для принятия постановлений или распоряжений.

В распорядительной части с последовательной нумерацией пунктов арабскими цифрами даются конкретные указания исполнителям о характере и содержании их действий, указываются сроки исполнения.

Вступительная и распорядительная части каких-либо связующих слов не имеют и разделяются точкой или двоеточием.

Распорядительная часть начинается с нового предложения и прописной буквы. Текст пунктов распорядительной части излагается в повелительной форме ("обязать", "поручить" и т. п.).

В случае, когда исполнителем является орган или организация, не подчиненная администрации города, применяется рекомендательная форма ("предложить", "рекомендовать" и т. п.).

В качестве исполнителей в распорядительных документах указываются подчиненные органы или организации без указания фамилии руководителей.

Должностное лицо в качестве исполнителя может быть указано только в случае, если выполнение возлагается на него лично. Срок исполнения указывается конкретной датой (до 1 июля 1996 года или до 01.07.96).

При упоминании в постановлении или распоряжении правового акта указывается орган, его издавший, дата, номер и точное наименование. (Например: постановление Правительства Российской Федерации от 7 августа 1992 года N 558 "О стабилизации финансового положения в электроэнергетике Российской Федерации".).

В случае необходимости отмены ранее принятых постановлений или распоряжений указывается орган, издавший распорядительный документ, дата, номер и наименование или отдельный пункт, подлежащий отмене ("распоряжение главы администрации города Астрахани от 08.08.91 N 42-р "О перераспределении бюджетных ассигнований" считать утратившим силу" или "пункт 2 распоряжения главы администрации города от 08.07.91 N 42-р "О перераспределении денежных средств" - отменить").

При необходимости внесения изменений или дополнений в ранее принятый распорядительный акт, обязательно указывается орган, издавший распорядительный документ, дата, номер, наименование, а также пункт (абзац), в который вносится изменение или дополнение.

(Например:

"Внести в Постановление мэра города от 10.12.96 N 927 "О предоставлении жилой площади" следующие изменения и дополнения:

1. Пункт 3 изложить в следующей редакции:

"3. Предоставить в собственность АООТ "Ритм" квартиры 3, 5, 7".

2. Пункт 4 дополнить подпунктом 4.5

"4.5. Однокомнатную квартиру N 37 Иванову А.И.".).

Последний пункт распорядительного документа, как правило, устанавливает заместителя мэра города, ответственного за исполнение Постановления или Распоряжения в целом.

3.8. При наличии в проектах распорядительных документов обращений в вышестоящие организации к нему должна быть приложена исчерпывающая докладная записка или проекты писем, адресованные этим организациям. Ответственность за оформление и направление этих материалов возлагается на заместителя мэра города.

3.9. В случаях, когда актом администрации города утверждаются самостоятельные документы (положения, инструкции, планы, сметы и т. д., составы комиссии и других коллегиальных органов) либо к распорядительному документу приобщаются другие документы, они указываются в тексте как приложения.

Приложение должно иметь заголовок, определяющий его содержание, и в правом верхнем углу указание на принадлежность к распорядительному документу.

Последний лист приложения визируется исполнителем. Несколько приложений нумеруются арабскими цифрами (пример: Приложение N 2 к распоряжению мэра города от ________ N ________). Дата и номер заполняются при регистрации распоряжения в секторе регистрации и размножения распорядительных документов общего отдела.

3.10. В тексте постановлений, распоряжений и приложений к ним применяются только общепринятые сокращения; аббревиатуры названий учреждений, ассоциаций, фирм и т. п. расшифровываются, сокращения могут употребляться при повторении наименований в тексте.

3.11. В нижней части оборотной стороны последнего листа указывается орган, фамилия и номер работника, готовившего документ (пример: "Распоряжение подготовлено управлением экономики, отв. Сидоров И.И. телефон 22-33-45").

3.12. Порядок визирования проектов распорядительных документов и перечень согласующих инстанций определяет заместитель мэра, курирующий структурное подразделение, готовившее проект.

3.13. Проект должен быть согласован со всеми организациями и должностными лицами, имеющими непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте постановления или распоряжения. Срок согласования проекта в инстанции не должен превышать трех дней.

3.14. Ответственность за качество и согласование проектов, постановлений и распоряжений администрации города несут руководители структурных подразделений, которые разрабатывают эти документы, помощники (советники) заместителей мэра города, курирующих данные структурные подразделения.

3.15. Отметка о согласовании документа ставится на оборотной стороне последнего листа с указанием должности, фамилии, названия организации и даты.

3.16. При наличии у должностных лиц, с которыми согласуется проект документа, особого мнения по нему, оно излагается в виде отдельной записи. В этом случае лицом, визирующим проект, рядом с фамилией делается запись "замечания прилагаются".

3.17. Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. При возникновении принципиальных разногласий в процессе согласования проекта распорядительного документа разрешение спорной ситуации возлагается на заместителя мэра города, курирующего структурное подразделение, готовившее проект.

3.18. Представленные на рассмотрение мэру города и согласованные со всеми заинтересованными лицами проекты постановлений и распоряжений администрации города передаются исполнителем в юридический отдел для проведения юридической экспертизы, где визируются начальником юридического отдела либо в его отсутствие старшим юрисконсультом (юрисконсультом). Сотрудники юридического отдела имеют право возвращать на доработку проекты постановлений и распоряжений мэра города при несоответствии их действующему законодательству. В случае несоответствия действующему законодательству представляемых на подпись мэру города проектов постановлений и распоряжений начальник юридического отдела, старший юрисконсульт, юрисконсульт, не визируя проекты этих документов, дают соответствующие письменные заключения с предложениями о законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов.

Проекты постановлений и распоряжений, подготовленные главным управлением архитектуры и градостроительства, горкомземом, комитетом по управлению имуществом города Астрахани, завизированные юристами данных учреждений, направляются на юридическую экспертизу только заместителем мэра города, руководителем аппарата администрации города.

3.19. Все распорядительные документы согласовываются с контрольным управлением, для чего полностью согласованный и завизированный проект передается исполнителем в отдел подготовки решений, где он проверяется, редактируется работниками отдела и визируется начальником контрольного управления. Срок рассмотрения проекта не более 3-х дней.

3.20. К проектам распорядительных документов, которыми вносятся изменения или дополнения исполнитель прилагает ранее принятый акт, в который вносятся эти изменения и дополнения.

3.21. В случае выявления в проекте документа какого-либо несоответствия действующему законодательству РФ, решениям вышестоящих органов власти, нормативным актам органов местного самоуправления г. Астрахани начальник контрольного управления не визирует его, а возвращает исполнителю с замечаниями на доработку.

3.22. Завизированный проект распорядительного документа из контрольного управления передается заместителю мэра города, руководителю аппарата администрации города для окончательной проверки и визирования, после чего направляется в сектор регистрации и размножения распорядительных документов общего отдела, который представляет его на подпись мэру города (через помощника).

3.23. Не подписанные мэром города проекты распорядительных документов возвращаются на доработку в подразделения, готовившие данные проекты.

3.24. После подписания мэром города постановления или распоряжения передаются помощником в сектор регистрации и размножения распорядительных документов общего отдела, для их оформления и выпуска. Постановления и распоряжения датируются днем их подписания, им присваивается номер отдельно с начала и до конца года (порядок регистрации определен инструкцией по делопроизводству).

Общий отдел обеспечивает тиражирование и рассылку распорядительных документов в 3 - 7-дневный срок, согласно расчету-рассылки прилагаемой к проекту документа исполнителем.

При этом составляются документы (расписка, почтовый реестр), подтверждающие факты получения или отправления указанных документов.

3.25. Подлинники постановлений и распоряжений и материалы к ним хранятся в секторе регистрации и размножения распорядительных документов общего отдела в течение года, после чего сдаются в архив администрации города. Срок хранения в архиве - 5 лет.

3.26. Выдача копий распорядительных документов из архива администрации допускается только с разрешения заместителя мэра города, руководителя аппарата администрации.

3.27. Аналогичным порядком производится подготовка распорядительных документов администрации города, подписываемых заместителями мэра города.

Раздел четвертый.
Некоторые особенности подготовки и согласования проектов официальных документов администрации г. Астрахани

4.1. Комитет по земельным ресурсам и землеустройству г. Астрахани готовит следующие проекты постановлений:

- о регулировании земельных отношений на территории города;

- о переоформлении земельных участков после совершения сделок с недвижимостью, находящейся на земельном участке и переоформлении земельных участков, ранее предоставленных в пользование физическим лицам;

- о выкупе и передаче в собственность земельных участков юридическим лицам;

- об инвентаризации городских земель и оформлении документов землепользования по итогам инвентаризации городских земель;

- об утверждении границ землепользований;

- об оформлении документов землепользования физическим и юридическим лицам на документально неподтвержденные правами земельные участки;

- об отчуждении земельных участков и размерах компенсации за них при сносе зданий и сооружений;

- о размерах платежей за землю с учетом градостроительных особенностей городских территорий;

- об охране и использовании городских земель.

Проекты постановлений, подготовленные горкомземом, в обязательном порядке визируются заместителем мэра города, координирующим деятельность комитета по земельным ресурсам и землеустройству г. Астрахани, председателем и юристом горкомзема, землепользователем, МУ ППАПП администрации города. В отдельных случаях, по указанию заместителя мэра, курирующего горкомзем, проект согласовывается с госдирекцией по охране историко-культурного наследия Астраханской области, комитетом по водным ресурсам Астраханской области, комитетом экологии и природных ресурсов г. Астрахани, УГПС УВД, городским центром госсанэпиднадзора, администрацией соответствующего района, МП "БТИ", управлением лесами, департаментом потребительского рынка и защиты прав потребителей, отделом по взаимодействию с субъектами хозяйствования на территории города, инженерными службами города, эксплуатирующими коммуникации на земельном участке, указанном в проекте постановления.

4.2. Постановление о резервировании земельных участков под разработку проектной документации, постановления о предоставлении земельных участков под новое строительство, постановления об изъятии земельных участков, постановления о разрешении строительства, реконструкции существующих зданий (в том числе завершении начатого строительства), постановления об узаконении самовольно построенных строений, постановления о предоставлении земельных участков под установку металлических гаражей, постановления о вводе в эксплуатацию объекта готовятся главным управлением архитектуры и градостроительства администрации города.

Проекты постановлений, подготовленные главным управлением архитектуры и градостроительства администрации города, в обязательном порядке визируются заместителем мэра - начальником главного управления архитектуры и градостроительства, начальником и юристом муниципального унитарного "Проектно-производственного архитектурно-планировочного предприятия", горкомземом и заказчиком. При необходимости по указанию заместителя мэра - начальника главного управления архитектуры и градостроительства, включаются визы администрации соответствующего района, комитета по управлению имуществом г. Астрахани, МП "Бюро технической инвентаризации" (в постановлениях, касающихся землеотводных вопросов), госдирекции по охране историко-культурного наследия Астраханской области, комитета экологии и природных ресурсов г. Астрахани, комитета по водным ресурсам Астраханской области, управления государственной противопожарной службы управления внутренних дел Астраханской области, городского центра госсанэпиднадзора, департамента потребительского рынка и защиты прав потребителей, отдела по взаимодействию с субъектами хозяйствования на территории города, инженерных служб города, эксплуатирующих коммуникации на земельном участке, указанном в проекте постановления.

4.3. Акты администрации, предусматривающие финансовые расходы из бюджета города визируются первым заместителем мэра, заведующим финансовым отделом, а из внебюджетного фонда - бухгалтерией администрации.

4.4. Постановления администрации города об освобождении от платы за загрязнение окружающей природной среды предприятий, организаций и учреждений подготавливаются управлением экономики и визируются первым заместителем мэра города, комитетом экологии и природных ресурсов г. Астрахани и юридическим отделом.

4.5. Постановления и распоряжения по кадровым вопросам подготавливаются отделом кадров администрации на основании соответствующих представлений, завизированных руководителями структурных подразделений и заместителями мэра города.

Акты администрации города по изменению структуры и штатного расписания в обязательном порядке согласовываются с финансовым отделом.

При увольнении работника по инициативе администрации или наложении взыскания распорядительный акт визируется юридическим отделом.

4.6. Постановлением администрации города по вопросам учета и распределения квартир во вновь вводимых домах, а также предоставления освобождаемых квартир, подготавливаются отделом по учету и распределению жилой площади и визируются заместителем мэра города, начальником отдела, МП "БТИ", главой администрации соответствующего района, руководителями организаций, предприятий - собственниками жилья, юридическим отделом.

4.7. Все проекты распоряжений о производстве ремонтных работ связанные с закрытием движения автотранспорта и вскрытием асфальто-бетонного покрытия визируются первым заместителем мэра города по коммунальным вопросам, ГАИ, администрацией соответствующего района, отделом городского пассажирского транспорта, подрядной организацией и другими заинтересованными организациями.

4.8. Комитет по управлению имуществом города Астрахани разрабатывает проекты постановлений и распоряжений по вопросам:

- аренды помещений, объектов незавершенного строительства, конструкций под размещение рекламы;

- субаренды помещений;

- перевода жилых помещений (домов), находящихся в собственности граждан и юридических лиц в нежилые в целях их дальнейшего использования для предпринимательской деятельности и оказанию услуг населению.

Подготовленные проекты постановлений и распоряжений визируются председателем, начальником юридического отдела, начальником отдела, отвечающего за подготовку документа, заявителем, департаментом потребительского рынка и защиты прав потребителей (аренда помещения под размещения предприятий торговли, общественного питания, бытового обслуживания населения), главным управлением архитектуры и градостроительства (аренда помещений, объектов незавершенного строительства, аренда конструкции под размещение реклам), главой администрации соответствующего района (размещение рекламных конструкций).

Проекты постановлений о переводе жилых помещений (домов), находящихся в собственности граждан и юридических лиц в нежилые визируются председателем комитета, начальником отдела, отвечающего за подготовку документа, собственником жилого помещения, при этом прилагается протокол комиссии по признанию факта целесообразности изменения функционального назначения помещений, образованной распоряжением главы администрации г. Астрахани от 28.06.96 года N 1017-р.

4.9. Районными администрациями подготавливаются проекты:

- постановлений о переводе жилых помещений в нежилые муниципального жилого фонда и согласовываются с главным управлением архитектуры и градостроительства, МП "БТИ", комитетом по управлению имуществом г. Астрахани, отделом по учету и распределению жилой площади, юридическим отделом;

- распоряжений об оказании материальной помощи гражданам, пострадавшим от стихийных бедствий, о выплате денежной компенсации гражданам, пострадавшим в результате политических репрессий.

Проекты распоряжений об оказании материальной помощи визируются главой администрации соответствующего района, заместителем мэра города, финансовым отделом администрации города.

Проекты распоряжений о выплате денежной компенсации гражданам, пострадавшим в результате политических репрессий визируются заместителем мэра города, председателем комиссии по восстановлению прав реабилитированных жертв политических репрессий района, отделением федерального казначейства г. Астрахани, отделом по работе с общественными, национальными, религиозными структурами.

5.1. Система контроля предусматривает контроль за исполнением следующих видов документов:

- федеральных актов Президента и Правительства РФ;

- нормативных актов органов законодательной и исполнительной власти Астраханской области и органов местного самоуправления г. Астрахани;

- поручений мэра города, требующих установления контроля за исполнением.

5.2. Исполнительская деятельность администрации города по федеральным законам, указам Президента, решениям Правительства России, нормативным актам органов законодательной и исполнительной власти Астраханской области и городского Совета реализуется через распоряжения, постановления и поручения мэра города.

5.3. Ответственность за исполнение распорядительных документов вышестоящих органов государственной власти, постановлений и распоряжений городской администрации несут заместители мэра в соответствии с распределением обязанностей. В системе контроля исполнения документов они являются ответственными исполнителями. Общее руководство всей работой по контролю за исполнением документов осуществляет мэр города через своих заместителей и контрольное управление.

5.4. Ответственность за организацию и общее состояние контроля за исполнением документов в приемных мэра города и его заместителя возлагаются на их помощников (советников).

5.5. Все распорядительные документы администрации города направляются сектором регистрации и размножения распорядительных документов общего отдела в контрольное управление, где документы, подлежащие контролю, вводятся в информационную базу и на них заводятся контрольные карты. Один экземпляр контрольной карты направляется в приемную заместителя мэра, ответственного за исполнение данного документа.

5.6. За 7 дней до истечения срока исполнения документа контрольный отдел через канцелярию отдела рассылает исполнителям справки предупредительного контроля.

5.7. В случае невозможности исполнения отдельных зданий в установленные сроки, исполнитель не позднее, чем за 5 дней до истечения срока, должен получить согласие на перенос срока или иное решение у должностного лица, подписавшего распорядительный документ или давшего поручение.

5.8. При наступлении срока исполнения задания исполнитель направляет информацию в приемную заместителя мэра, контролирующего данный распорядительный документ.

5.9. Помощник (советник) заместителя мэра города обобщает полученную информацию и представляет своему руководителю для принятия решения.

При выполнении распоряжения или постановления помощник заместителя мэра города заполняет контрольную карту и вместе с информацией направляет их в контрольное управление.

5.10. На основании полученной информации о выполнении распорядительного документа контрольное управление готовит проект распоряжения о снятии его с контроля.

5.11. Весь накопленный материал на исполненный документ оформляется отдельной папкой и хранится в отделе 1 год, после чего сдается в архив.

5.12. Контрольное управление осуществляет на местах выборочные проверки фактического выполнения постановлений, распоряжений и поручений мэра города, ежемесячно к 20 числу предоставляет информацию о состоянии исполнительной дисциплины в аппарате администрации города и на основании коэффициента исполнительской дисциплины вносит предложения о снижении премии.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

Раздел шестой.
Порядок прохождения распорядительных документов вышестоящих органов власти

6.1. Распорядительные документы вышестоящих органов власти после регистрации в канцелярии общего отдела передаются на рассмотрение мэру города, а в его отсутствие - исполняющему обязанности мэра города.

6.2. Документы с резолюцией мэра города возвращаются в канцелярию общего отдела, где содержание резолюции переносится в банк данных компьютера, производится их тиражирование и рассылка исполнителям. В случае, если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение документа, то должностное лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем документа (остальные - соисполнители) и обеспечивает подготовку ответа в вышестоящие органы власти.

Соисполнители обязаны не позднее, чем за 5 дней до истечения срока исполнения представить ответственному исполнителю материалы (информацию) в форме, устраивающей ответственного исполнителя. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное исполнение поручений мэра.

6.3. Один экземпляр документа с копией резолюции мэра города передается в контрольное управление, где на документ заводится контрольная карточка, и один экземпляр, который затем передается в приемную мэра города или его заместителей в зависимости от того, на кого возложен контроль за организацией исполнения документа.

6.4. Документ с резолюцией мэра города передается исполнителям через канцелярию общего отдела в соответствующие приемные заместителей мэра города.

6.5. Документы вышестоящих органов власти после их рассмотрения в приемных направляются руководителям структурных подразделений администрации города.

6.6. Сроки подготовки ответов на документы, исполняемые по указаниям мэра города:

- Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, акты органов исполнительной и законодательной власти Астраханской области, если не указаны конкретные сроки - 1 месяц;

- телеграммы - 3 дня;

- представления Главного контрольного управления Президента РФ, контрольной инспекции администрации области - не более 10 дней.

6.7. Контрольное управление ежемесячно к 20 числу представляет руководству администрации города обобщенную справку о ходе исполнения распорядительных документов вышестоящих органов власти в отделах и управлениях администрации города Астрахани.

6.8. На исполненный документ, ответственным исполнителем через канцелярию общего отдела дается информация в вышестоящий орган власти за подписью мэра. Копия ответа или информации представляется в контрольное управление.

6.9. Снятие с контроля поручений, данных вышестоящими органами власти производится контрольным управлением по согласованию с контрольной инспекцией администрации области.

6.10. Исполненные распорядительные документы хранятся в канцелярии общего отдела в течение 5 лет.

Раздел седьмой.
Административные совещания мэра города

7.1. Еженедельно мэр города проводит административные совещания по оперативным вопросам, обеспечивающим жизнедеятельность города.

7.2. На административные совещания приглашаются все заместители мэра города, главы районных администраций, а также по необходимости заведующие отделами, начальники управлений администрации города и руководители муниципальных коммунальных предприятий.

7.3. Протокол совещания ведет помощник мэра города, который утверждается мэром города. Копии протокола в течение 2-х дней доводятся до сведения исполнителей.

7.4. В период отсутствия мэра города совещания проводит исполняющий обязанности мэра города.

Раздел восьмой.
Организация работы со служебными письмами

8.1. Служебные письма, поступающие в администрацию города, принимаются канцелярией общего отдела администрации города и регистрируются в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

Служебные письма, поступившие в канцелярию до 13.00 часов передаются в приемные мэра и его заместителей (согласно распределению обязанностей) в этот же день. Письма, поступившие после 13.00 часов передаются в указанные приемные на следующий день.

Служебные письма мэром и его заместителями рассматриваются, как правило, не более чем в 3-х дневный срок.

Резолюция на документах должна быть четкой, конкретной, исключающей двоякое толкование, с указанием сроков исполнения и конкретных исполнителей.

Если документ не может быть исполнен в установленный срок, то исполнитель должен мотивировать задержку и просить о продлении срока его рассмотрения.

8.2. Не подлежат регистрации статистические сборники (сведения), бухгалтерские документы, информационные материалы, присланные для сведения, повестки дня совещаний, проводимых в администрации, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, графики, заявки, разнарядки, прейскуранты цен, учебные планы и программы, различного рода отчеты.

8.3. Служебные письма с резолюцией из приемных мэра и его заместителей передаются в канцелярию общего отдела до 11.00 часов, сотрудники которой вносят резолюцию в банк данных компьютера и в этот же день передают письма исполнителям. Письма, поступившие в канцелярию после 11.00 часов передаются исполнителям на следующий день.

8.4. Срок исполнения документа не должен превышать 30 дней со дня поступления (если в резолюции не указан другой срок исполнения). Срок исполнения может быть продлен руководителем, давшим поручение.

8.5. На обращение представительных органов и депутатские запросы ответ дается в сроки, установленные законодательством.

8.6. Телеграммы, требующие срочного решения, рассматриваются безотлагательно, остальные - в соответствии с резолюциями руководства администрации.

8.7. Письма, адресованные в вышестоящие органы, подписываются мэром города или его заместителями.

8.8. Если исполнение документа было поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым.

В этом случае работники производят копирование документа и направляют его всем исполнителям, указанным в резолюции. Соисполнители, не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения, представляют ответственному исполнителю справки, проекты и другие материалы в форме, устраивающей ответственного исполнителя.

Особое мнение кого-либо соисполнителей отражается отдельно в справке.

8.9. Контроль за прохождением писем в администрации города возложен на начальников отделов, комитетов, управлений, а в аппарате администрации города - на помощников и советников мэра города и его заместителей.

8.10. Служебные документы считаются исполненными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и корреспондентам даны исчерпывающие ответы.

8.11. Общий отдел осуществляет предупредительный контроль за сроками исполнения служебных писем, систематически анализирует работу со служебными документами и не позднее 15 числа каждого месяца представляет данные по исполнительской дисциплине в контрольное управление администрации города.

8.12. Исполненные служебные документы снимаются с контроля начальником общего отдела.

8.13. Служебные документы в канцелярии общего отдела хранятся 3 года в соответствии с номенклатурой дел.

8.14. Прием телефонограмм, адресованных мэру или его заместителям, производится их приемными. При этом текст телефонограммы заносится в книгу телефонограмм и представляется мэру (заместителю). Резолюция мэра города (заместителя) доводится до исполнителей помощником (советником).

Раздел девятый.
Организация работы с письменными обращениями граждан

9.1. Организация централизованного учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных обращений в администрации города осуществляется отделом по работе с населением, письмами и обращениями граждан в соответствии с действующим законодательством.

Письменные обращения граждан и юридических лиц о переоформлении документов на ранее предоставленные земельные участки, в случаях, предусмотренных ст. 37 Земельного кодекса РФ, а также заявления и обращения о выдаче документов землепользования по принятым постановлениям администрации города принимаются непосредственно в комитете по земельным ресурсам и землеустройству г. Астрахани.

9.2. Письма, поступающие в городскую администрацию, регистрируются в день поступления в отделе по работе с населением, письмами и обращениями граждан, на них проставляется регистрационный номер, после чего письмо заносится в банк данных компьютера.

9.3. Руководитель отдела по работе с населением, письмами и обращениями граждан по содержанию каждого обращения распределяет корреспонденцию между руководством администрации города.

9.4. Мэр города и его заместители знакомятся с содержанием обращения и всеми документами, находящимися в деле и пишут резолюцию конкретному исполнителю. Одновременно дают указания о контроле исполнения своего решения по обращениям.

9.5. Уведомление граждан о мерах, принятых по обращениям, направленным на рассмотрение в районные администрации, руководителям предприятий и организаций, осуществляют руководители этих органов в установленные сроки: с обязательным направлением копий в отдел по работе с населением, письмами и обращениями граждан.

9.6. Письмо считается рассмотренными, если по нему дан исчерпывающий ответ и приняты конкретные меры.

9.7. За несвоевременное и некачественное рассмотрение писем, а также невыполнение данных гражданам обещаний руководители несут дисциплинарную ответственность.

9.8. Контроль за сроками исполнения писем граждан ведет отдел по работе с населением, письмами и обращениями граждан, которые ежеквартально представляет мэру города и его заместителям отчет о количестве и содержании поступающей и рассмотренной корреспонденции.

9.9. На все письма граждан заводятся дела, которые хранятся в хронологической последовательности в отделе по работе с населением, письмами и обращениями граждан в течением 5 лет.

Раздел десятый.
Организация работы с устными обращениями граждан

10.1. Организацию приема граждан, обращающихся в администрацию города, обеспечивает отдел по работе с населением, письмами и обращениями граждан.

10.2. Прием посетителей ведется работниками отдела по работе с населением, письмами и обращениями граждан ежедневно, кроме воскресенья, где им даются разъяснения и консультации на их обращения.

10.3. Руководители администрации города ведут личный прием граждан в соответствии с утвержденным графиком.

Предварительная запись осуществляется работниками отдела по вторникам и субботам.

Руководитель, ведущий прием, несет персональную ответственность за принятие решений по рассмотрению обращений. Контроль за исполнением принятых по обращениям решений осуществляется отделом по работе с населением, письмами и обращениями граждан.

10.4. Руководители администрации города проводят прием глав микрорайонов без предварительной записи по устному согласованию.

Раздел одиннадцатый.
Порядок подготовки актов администрации города о награждении, объявлении благодарности, а также поздравлений, благодарственных писем, почетных грамот, памятных адресов

11.1. Ответственность за своевременность подготовки актов администрации городов об объявлении благодарности, о награждении Почетными грамотами администрации города, ценными подарками и денежными премиями, а также текстов поздравлений, благодарственных писем и памятных адресов несут руководители отраслевых отделов, управлений и заместители главы администрации города в соответствии с распределением обязанностей.

11.2. Проекты распоряжений, тексты памятных адресов для поздравлений и благодарственных писем подготавливаются в срок не позднее чем за 7 дней до наступления памятной даты и передаются для изготовления и оформления руководителю общего отдела администрации города.

11.3. Организация поздравлений руководителей администрации города и Астраханской области возлагаются на заместителя главы администрации, руководителя, аппарата администрации города и отдел кадров.