Постановление Агентства по делам архивов Астраханской области от 21 октября 2011 г. N 2 "Об административном регламенте государственных учреждений Астраханской области, по предоставлению услуги "Прием заявок (запросов) государственными архивами Астраханской области на предоставление архивных документов (архивных справок, выписок и копий)"

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", распоряжением Правительства Российской Федерации от 25.04.2011 N 729-р "Об утверждении перечня услуг, оказываемых государственными и муниципальными учреждениями и другими организациями, в которых размещается государственное задание (заказ) или муниципальное задание (заказ), подлежащих включению в реестры государственных или муниципальных услуг и предоставляемых в электронной форме", постановлением Правительства Астраханской области от 30.09.2010 N 427-П "О Порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг":

1. Утвердить прилагаемый административный регламент государственных учреждений Астраханской области по предоставлению услуги "Прием заявок (запросов) государственными архивами Астраханской области на предоставление архивных документов (архивных справок, выписок и копий)" (далее - административный регламент).

2. Директорам государственных архивов Астраханской области, обеспечить исполнение данного административного регламента.

3. Заведующему сектором организационно-методической работы агентства (Поляковой М.И.):

3.1. В семидневный срок направить в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Астраханской области и прокуратуру Астраханской области копию настоящего постановления.

3.2. В двухдневный срок направить настоящее постановление в агентство связи и массовых коммуникаций Астраханской области для официального опубликования в средствах массовой информации и разместить на официальном сайте агентства http://archive.astrobl.ru в государственных информационных системах http://www.gosuslugi.ru, http://gosuslugi.astrobl.ru.

3.3. Обеспечить направление настоящего постановления в справочные системы "Консультант Плюс" и "Гарант".

4. Постановление вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования.

Руководитель агентства

В.А. Соловьев

Административный регламент
государственных учреждений Астраханской области
по предоставлению услуги "Прием заявок (запросов) государственными
архивами Астраханской области на предоставление архивных документов
(архивных справок, выписок и копий)"
(утв. постановлением агентства по делам архивов Астраханской области от 21 октября 2011 г. N 2)

1. Общие положения

1.1. Административный регламент государственных учреждений Астраханской области по предоставлению услуги "Прием заявок (запросов) государственными архивами Астраханской области на предоставление архивных документов (архивных справок, выписок и копий)" (далее - услуга) устанавливает порядок предоставления услуги и стандарт предоставления услуги, в том числе сроки и последовательность административных процедур (действий) (далее - административные процедуры) по предоставлению услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.2. Административный регламент государственных учреждений Астраханской области (далее - учреждения) по предоставлению услуги (далее - административный регламент) размещен на официальном сайте агентства по делам архивов Астраханской области (далее - агентство): http://archive.astrobl.ru, на официальных сайтах учреждений http://www.gaao.ru и http://gacdao.rusarchives.ru, в государственных информационных системах http://gosuslugi.astrobl.ru, http://www.gosuslugi.ru (далее - региональный, федеральный портал).

Текст административного регламента размещается также в местах предоставления услуги.

1.3. Услуга предоставляется физическим и юридическим лицам, имеющим право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо их уполномоченным представителям, обратившимся с запросом о предоставлении услуги, выраженным в устной, письменной или электронной форме (далее - заявители).

1.4. Порядок информирования о предоставлении услуги.

1.4.1. Информация о местонахождении, графике работы, контактных телефонах (телефонах для справок и консультаций), номере факса, режиме работы учреждений:

1.4.1.1. Астраханское областное государственное учреждение "Государственный архив Астраханской области".

Адрес: 414040, г. Астрахань, ул. Академика Королева, 39-А.

Номера телефонов, факса: приемная тел./факс (8512)25-14-12, отдел социально-правовой информации (8512)21-06-11.

Адрес электронной почты учреждения: http://astrahanarhive@narod.ru.

График работы учреждения: понедельник - четверг с 8.00 до 17.00, пятница с 8.00 до 16.00, перерыв: с 12.00 до 12.45, выходные дни - суббота, воскресенье.

1.4.1.2. Областное государственное учреждение "Государственный архив современной документации Астраханской области".

Адрес: 414000, г. Астрахань, ул. Володарского, 17.

Номера телефонов, факса: приемная тел./факс (8512)44-72-01, отдел социально-правовой информации (8512)44-75-95.

Адрес электронной почты учреждения: http://astrahangasd@yandex.ru.

График работы учреждения понедельник - четверг с 8.00 до 17.00, пятница с 8.00 до 16.00, перерыв: с 12.00 до 12.45, выходные дни: суббота, воскресенье.

1.4.2. Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления услуги.

Информирование о ходе предоставления услуги осуществляется сотрудником учреждения, должностной инструкцией которого предусмотрены обязанности направленные на выполнение действий по оказанию услуги (далее - сотрудник учреждения, ответственный за предоставление услуги, сотрудник учреждения).

Сотрудник учреждения, ответственный за предоставление услуги, осуществляет информирование по следующим направлениям:

- о местонахождении и графике работы учреждения;

- о справочных номерах телефонов, факса учреждения, о почтовом адресе учреждения;

- об адресе официального сайта учреждения, адресе электронной почты, о возможности получения услуги в электронном виде через региональный и федеральный порталы;

- о порядке получения информации заявителями по вопросам предоставления услуги, в том числе о ходе предоставления услуги;

- о порядке, форме и месте размещения информации, указанной в абзацах с четвертого по седьмой настоящего подпункта.

Основными требованиями к консультированию заявителей являются:

- полнота, актуальность и достоверность информации о порядке предоставления услуги, в том числе в электронной форме;

- своевременность;

- четкость в изложении материала;

- полнота консультирования;

- наглядность форм подачи материала;

- удобство и доступность.

Консультирование осуществляется как в устной, так и в письменной форме. Время получения ответа при индивидуальном устном консультировании не должно превышать 15 минут. Письменное консультирование предоставляется по устному либо письменному запросу заявителя, в том числе в электронной форме.

1.4.3. Информирование заявителей в учреждении о предоставлении услуги осуществляется в форме:

- непосредственного общения заявителей (при личном обращении либо по телефону) с сотрудником, ответственным за предоставление услуги по направлениям, предусмотренным подпунктом 1.4.2. пункта 1.4 административного регламента;

- взаимодействия сотрудников, ответственных за предоставление услуги, с заявителями по почте, электронной почте;

- информационных материалов, которые размещаются на официальном сайте агентства в сети интернет http://archive.astrobl.ru, на официальных сайтах учреждения http://www.gaao.ru, http://gacdao.rusarchives.ru, региональном портале http://gosuslugi.astrobl.ru, федеральном портале http://www.gosuslugi.ru и на информационных стендах, размещенных в помещении учреждения.

1.4.4. Требования к форме и характеру взаимодействия сотрудников, ответственных за предоставление услуги, с заявителями:

- при ответе на телефонные звонки сотрудник, ответственный за предоставление услуги, представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество, должность, предлагает представиться собеседнику, выслушивает и уточняет суть вопроса. Во время разговора следует произносить слова четко, избегать параллельных разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат;

- при личном обращении заявителей сотрудник должен представиться, указав фамилию, имя и отчество, сообщить занимаемую должность, самостоятельно дать ответ на заданный заявителем вопрос;

- в конце устного консультирования (по телефону или лично) сотрудник, осуществляющий консультирование, должен кратко подвести итоги и перечислить меры, которые следует принять заявителю (кто именно, когда и что должен сделать);

- ответ на обращение, в том числе в электронном виде, дается в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии и инициалов, номера телефона сотрудника учреждения, исполнившего ответ на обращение. Ответ на запрос подписывается директором государственного учреждения (далее - директор учреждения). Ответ в электронном виде дается в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

1.4.5. На информационных стендах в учреждении размещаются следующие материалы:

- текст настоящего административного регламента;

- перечень документов, которые заявитель должен представить в учреждение для получения услуги;

- сведения о перечне предоставления услуг;

- образец заполнения запроса (приложение N 2 к административному регламенту);

- блок-схема, наглядно отображающая последовательность прохождения административных процедур при предоставлении услуги (приложение N 1 к административному регламенту);

- адреса, номера телефонов и факса, график работы, адреса электронной почты учреждения, адреса официальных сайтов учреждения предусмотренным подпунктом 1.4.1. пункта 1.4. административного регламента;

- досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействий) сотрудников учреждения;

- необходимая оперативная информация по предоставлению услуги.

Информационные стенды, содержащие информацию о процедуре предоставления услуги, размещаются при входе в помещение учреждения.

Информационные стенды размещаются в максимально заметных зонах, хорошо просматриваемы и функциональны, оборудованы карманами формата А4, в которых размещаются информационные листки.

Текст материалов, размещаемых на стендах, печатается удобным для чтения шрифтом, основные моменты и наиболее важные места выделяются жирным шрифтом.

При изменении условий и порядка предоставления услуги информация об изменениях должна быть выделена цветом и пометкой "Важно".

2. Стандарт предоставления услуги

2.1. Наименование услуги:

"Прием заявок (запросов) государственными архивами Астраханской области на предоставление архивных документов (архивных справок, выписок и копий)".

2.2. Органы и организации, участвующие в предоставлении услуги.

Услуга предоставляется учреждениями предусмотренными подпунктом 1.4.1. пункта 1.4. административного регламента.

Ответственными исполнителями за предоставление услуги являются сотрудники учреждения, ответственные за выполнение конкретного административного действия, согласно настоящему административному регламенту.

Услуга направлена на реализацию прав граждан на доступ к архивным документам и их использованию.

2.3. Результат предоставления услуги.

Результатом предоставления услуги является предоставление заявителю архивного документа:

- архивной справки;

- архивной копии;

- архивной выписки.

2.4. Срок предоставления услуги.

Общий срок предоставления услуги составляет 30 дней и складывается из следующих сроков:

- прием, регистрация запроса, рассмотрение директором учреждения и передача на исполнение сотруднику, ответственному за предоставление услуги, - 1 день;

- рассмотрение и исполнение запроса сотрудником, ответственным за предоставление услуги, - не более 28 дней;

- передача (направление) заявителю архивного документа, содержащего запрашиваемую информацию, - 1 день.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

2.4.2. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в учреждении архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другое учреждение (архив) или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.

2.4.3. Максимальное время ожидания и продолжительность приема в учреждении заявителей при решении отдельных вопросов, связанных с предоставлением услуги:

- время ожидания в очереди при получении информации о ходе предоставления услуги и для консультаций не должно превышать 30 минут;

- время приема при получении информации о ходе предоставления услуги не должно превышать 15 минут;

- время ожидания при получении результата услуги не должно превышать 15 минут.

2.5. Предоставление услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации (Российская газета, 93, N 237; 2009, N 1, ст. 1, ст. 2; N 4, ст. 445);

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; 2010, N 31, ст. 4196);

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. 1), ст. 3448; 2010, N 31 ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30 (ч. 1), ст. 4600);

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3430);

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31 ст. 4179, 2011, N 15, ст. 2038, N 27, ст. 3880, N 29, ст. 4291, N 30 (ч. 1) ст. 4587);

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (Российская газета, 2006, N 165; 2009, N 226, N 252; 2010, N 142, 168; 169, 274, 293; 2011 N 121, 162, 165);

- Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; N 27, ст. 3880);

- Законом Российской Федерации от 21.07.93 N 5485-I "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 97, N 41, ст. 8220 - 8235, ст. 4673; 2003, N 27 (ч. 1), ст. 2700; N 46 (ч. 2), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; N 35 ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6055, ст. 6079; 2009, N 29, ст. 3617; 2010, N 47, ст. 6033; 2011, N 30 (ч. 1) ст. 4590);

- Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание законодательства Российской Федерации, 97, N 3, ст. 367; 2000, N 36, ст. 3636);

- постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 478 "О единой системе информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационной сети Интернет" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3061; 2010, N 26, ст. 3352);

- распоряжением Правительства Российской Федерации от 25.04.2011 г. N 729-р "Об утверждении перечня услуг, оказываемых государственными и муниципальными учреждениями и другими организациями, в которых размещается государственное задание (заказ) или муниципальное задание (заказ), подлежащих включению в реестры государственных и муниципальных услуг и предоставляемых в электронной форме" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 18, ст. 2679);

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Астраханской области и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20; Российская газета, 2009, N 89);

- постановление Правительства Астраханской области от 30.09.2010 N 427-П "О Порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг" (Сборник законов и нормативных правовых актов Астраханской области, 2010, N 43; 2011, N 25, N 37);

- постановление Правительства Астраханской области от 31.03.2005 N 39-П "Об агентстве по делам архивов Астраханской области" (Астраханские известия, 2005, N 20; Сборник законов и нормативных правовых актов Астраханской области, 2010, N 23, 45; 2011, N 19, 30);

- распоряжение Правительства Астраханской области от 22.05.2010 N 204-Пр "О плане перехода на предоставление государственных (муниципальных) услуг (функций) в электронном виде".

2.6. Перечень документов, представляемых заявителем для получения услуги.

2.6.1. Для получения услуги заявитель обращается в учреждение с запросом о предоставлении архивных документов (архивных справок, выписок и копий) (приложение N 2 к административному регламенту) (далее - запрос).

Требовать от заявителя документы, не предусмотренные настоящим подпунктом, не допускается.

2.6.2. Порядок обращения заявителя с запросом, указанным в подпункте 2.6.1. пункта 2.6. административного регламента, необходимого для предоставления услуги.

По выбору заявителя запрос представляется в учреждение посредством личного обращения заявителя, либо направления по почте, либо с использованием электронных носителей и (или) информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (далее - в электронной форме):

- лично или через законного представителя при посещении учреждения;

- посредством регионального портала http://gosuslugi.astrobl.ru или федерального портала http://www.gosuslugi.ru, официального сайта учреждения, информация о которых предусмотрена подпунктом 1.4.1. пункта 1.4. административного регламента;

- иным способом, позволяющим передать запрос в электронном виде.

Прием запроса, указанного в подпункте 2.6.1 пункта 2.6 административного регламента для предоставления услуги, осуществляется сотрудником учреждения, ответственным за прием и регистрацию документов в соответствии с графиком работы учреждения (приложение N 3 к административному регламенту).

Факт подтверждения направления запроса по почте лежит на заявителе.

В случае направления запроса в электронном виде через региональный либо федеральный порталы запрос должен быть заполнен в электронном виде согласно представленной региональным либо федеральным порталом электронной форме.

Датой обращения и предоставления запроса является день поступления и регистрации запроса к сотруднику учреждения, ответственному за прием и регистрацию документов.

В случае устного обращения заявителя сотрудник, ответственный за предоставление услуги, предлагает заявителю заполнить запрос (приложение N 2 к административному регламенту). Такой запрос рассматривается в порядке, установленном для рассмотрения письменных запросов, и архивный документ оформляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации запроса.

2.7. Основания для отказа в приеме запроса, необходимого для предоставления услуги, отказа в предоставлении услуги.

2.7.1. Оснований для отказа в приеме запроса законодательством не предусмотрено.

2.7.2. Оснований для отказа в предоставлении услуги законодательством не предусмотрено.

2.8. Требования к взиманию с заявителей платы за предоставление услуги.

Предоставление услуги осуществляется бесплатно.

2.9. Требования к помещениям, в которых предоставляется услуга.

Центральный вход в здание учреждения оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о месте нахождения учреждения.

В помещении учреждения отводятся места для ожидания приема в очереди для подачи запроса, получения информации и заполнения документов.

Помещения учреждения оборудованы:

- системой кондиционирования воздуха;

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- средствами оказания первой медицинской помощи (аптечки);

- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

Для заявителей с ограниченными возможностями в учреждении предусмотрен специальный подъёмник.

Места для получения информации и заполнения документов оборудуются информационными стендами.

Помещения для непосредственного взаимодействия сотрудников учреждения с заявителем соответствуют комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям труда сотрудников учреждения.

Каждое рабочее место сотрудника оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам.

Места для ожидания приема, ожидания в очереди для подачи и получения документов, получения информации и заполнения необходимых документов оборудуются достаточным количеством офисной мебели (стульями, столами), бумаги и канцелярских принадлежностей.

Количество мест для сидения определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании. Общее число мест для сидения - не менее 5.

2.10. Показатели доступности и качества услуги для заявителей включает в себя следующие составляющие:

- соблюдение сроков предоставления услуги и условий ожидания приема;

- своевременное, полное информирование об услуге посредством форм информирования, предусмотренных подпунктом 1.4.3 пункта 1.4 административного регламента;

- получение услуги в электронном виде, а также в иных формах по выбору заявителя;

- минимальное количество и продолжительность взаимодействия заявителей и сотрудников при предоставлении услуги;

- соответствие должностных инструкций ответственных сотрудников, участвующих в предоставлении услуги, административному регламенту в части описания в них административных действий, профессиональных знаний и навыков;

- ресурсное обеспечение исполнения административного регламента.

Соответствие исполнения административного регламента требованиям к качеству и доступности предоставления услуги осуществляется на основе анализа практики применения административного регламента.

Анализ практики применения регламента проводится сотрудниками агентства и учреждения один раз в год.

Результаты анализа практики применения регламента размещаются на официальных сайтах агентства и учреждения, а также используются для принятия решения о необходимости внесения соответствующих изменений в регламент в целях оптимизации административных процедур, уменьшения сроков исполнения административных процедур и административных действий.

2.11. Особенности предоставления услуги в электронном виде.

Предоставление услуги в электронном виде обеспечивает возможность:

- подачи запроса в электронном виде через региональный и федеральный порталы с применением специализированного программного обеспечения в порядке, установленном подпунктом 2.6.2 пункта 2.6 регламента;

- получения заявителем сведений о ходе выполнения запроса;

- получения результата услуги в электронном виде в порядке, установленном пунктом 3.4 административного регламента.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных
процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности
выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении услуги.

Последовательность административных процедур, выполняемых при предоставлении услуги, показана на блок-схеме (приложение N 1 к административному регламенту).

Предоставление услуги включает в себя выполнение следующих административных процедур:

- прием, регистрация поступивших запросов, рассмотрение директором учреждения и передача на исполнение сотруднику, ответственному за предоставление услуги - 1 день;

- рассмотрение и исполнение запроса сотрудником, ответственным за предоставление услуги - не более 28 дней;

- предоставление заявителю ответа, содержащего запрашиваемую информацию - 1 день.

3.2. Прием, регистрация поступивших запросов, рассмотрение директором учреждения и передача на исполнение сотруднику, ответственному за предоставление услуги.

Основанием для начала данного административной процедуры является поступление в учреждение запроса, указанного в подпункте 2.6.1. пункта 2.6. административного регламента.

Ответственным за исполнение данной административной процедуры является сотрудник учреждения, ответственный за прием и регистрацию документов.

При личном обращении заявителя сотрудник учреждения, ответственный за прием и регистрацию документов, принимает запрос, выполняя при этом следующие действия:

- принимает и регистрирует запрос в электронной базе данных;

- на втором экземпляре запроса ставит штамп с датой приема запроса;

- передает зарегистрированный запрос директору учреждения для визирования;

- после получения визы директора учреждения предает зарегистрированный запрос сотруднику учреждения, ответственному за предоставление услуги.

При поступлении запроса, указанного в подпункте 2.6.1. пункта 2.6. административного регламента по почте, сотрудник учреждения, ответственный за прием и регистрацию документов, принимает запрос, выполняя при этом следующие действия:

- вскрывает конверт и регистрирует запрос в электронной базе данных;

- передает зарегистрированный запрос директору учреждения для визирования;

- после получения визы директора учреждения предает зарегистрированный запрос сотруднику учреждения, ответственному за предоставление услуги.

В случае, если в письменном запросе не указаны фамилия заявителя, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, запрос не рассматривается, ответ на обращение не дается. При этом, если фамилия и почтовый адрес заявителя поддается прочтению, сотрудник учреждения, ответственный за прием и регистрацию документов, в течение семи дней со дня регистрации запроса и сообщает об этом заявителю.

При поступлении заявления в электронной форме через региональный или федеральный портал сотрудник учреждения, ответственный за прием и регистрацию документов, принимает запрос, выполняя при этом следующие действия:

- распечатывает запрос;

- регистрирует запрос в электронной базе данных;

- подтверждает факт получения запроса, ответным сообщением заявителю в электронной форме с указанием даты и регистрационного номера заявления;

- передает зарегистрированные запросы директору учреждения для визирования;

- после получения визы директора учреждения предает зарегистрированный запрос сотруднику учреждения, ответственному за предоставление услуги.

Результатом исполнения данной административной процедуры является регистрация сотрудником учреждения, ответственным за прием и регистрацию документов, запроса и передача сотруднику ответственному за предоставление услуги.

Срок исполнения данного административной процедуры составляет 1 день.

3.3. Рассмотрение и исполнение запроса сотрудником, ответственным за предоставление услуги.

Основанием для начала исполнения данного административного действия является поступление запроса заявителя сотруднику, ответственному за предоставление услуги.

Ответственным за исполнение данной административной процедуры является сотрудник учреждения, ответственный за предоставление услуги.

Сотрудник учреждения, ответственный за предоставление услуги:

- осуществляет анализ тематики поступившего запроса заявителя с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в учреждении научно-справочного аппарата, справочников по фондам, перечней, путеводителям и базы данных "Архивный фонд";

- определяет при помощи имеющегося научно-справочного аппарата в течение двух часов архивные шифры документов, необходимые для исполнения запроса;

- оформляет заказ (требование) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов в соответствии с архивными шифрами;

- получает из архивохранилищ дела, необходимые для исполнения запроса;

- осуществляет поиск информации, необходимой для подготовки ответа;

- готовит проект архивного документа (архивную справку, архивную выписку, архивную копию), содержащий запрашиваемую информацию либо письменный ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимых архивных документов;

- передает на подпись архивный документ, содержащий запрашиваемую информацию, директору учреждения.

Запрос считается выполненным, если представлены архивные документы заявителю и дан исчерпывающий ответ в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Результатом исполнения данного административного действия является подписание директором учреждения архивного документа, направление сотруднику ответственному за прием и регистрацию.

Максимальный срок исполнения данного административного действия составляет 28 дней.

3.4. Предоставление заявителю ответа, содержащего запрашиваемую информацию.

Основанием для начала исполнения данного административного действия является получение сотрудником учреждения, ответственного за прием и регистрацию документов, архивного документа, подписанного директором учреждения.

Ответственным исполнителем данного административного действия является сотрудник учреждения, ответственный за прием и регистрацию документов.

Сотрудник учреждения, ответственный за прием и регистрацию документов, регистрирует архивный документ, содержащий запрашиваемую информацию, либо сведения об ее отсутствии, с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимых архивных документов в установленном порядке и предоставляет (направляет) его заявителю способом который указан в заявлении:

- лично под роспись;

- по почте заказным письмом с уведомлением о вручении;

- на адрес электронной почты заявителя.

В случае взаимодействия с заявителем в электронном виде архивный документ направляется заявителю в форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью.

В случае, если архивный документ направляется заявителю в форме электронного документа, учреждение обязано также подготовить и выдать архивный документ, содержащий запрашиваемую информацию в письменном (бумажном) виде по соответствующему запросу заявителя.

Результатом исполнения административного действия является выдача либо направление заявителю архивного документа.

Срок исполнения данной административной процедуры составляет 1 день.

4. Порядок и формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами при предоставлении услуги, и принятием решений осуществляется директором учреждения.

4.2. Сотрудники учреждения, ответственные за предоставление услуги, несут персональную ответственность:

за прием и регистрацию запроса, а также за предоставление (направление) заявителю архивного документа, содержащего запрашиваемую информацию, ответственность несет сотрудник учреждения, ответственный за прием и регистрацию документов;

за рассмотрение, исполнение запроса, и подготовку архивного документа, содержащего запрашиваемую информацию, ответственность несет сотрудник учреждения, ответственный за предоставление услуги.

Персональная ответственность сотрудников учреждения, ответственных за предоставление услуги, закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

4.3. Контроль полноты и качества предоставления услуги осуществляется руководителем агентства и включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) сотрудников учреждения.

Периодичность проведения проверок носит плановый характер (осуществляется на основании полугодовых и годовых планов работы), тематический характер (проверка предоставления услуги отдельным категориям заявителей) и внеплановый характер (по конкретному обращению заявителя).

4.4. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.6. В целях контроля за представлением услуги граждане, их объединения и организации имеют право запросить и получить, а сотрудники учреждения обязаны предоставить возможность ознакомления с документами и материалами, относящимися к предоставлению услуги, а также непосредственно затрагивающими их права и свободы, если нет установленных федеральным законом ограничений на информацию, содержащуюся в этих документах и материалах.

По результатам рассмотрения документов и материалов граждане, их объединения и организации направляют в агентство предложения, рекомендации по совершенствованию качества и порядка предоставления услуги, а также заявления и жалобы с сообщением о нарушении сотрудниками, ответственными за предоставление услуги, положений административного регламента, которые подлежат рассмотрению в установленном порядке.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействий) сотрудников учреждения

5.1. Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) и решений сотрудников учреждения, принятых в ходе предоставления услуги.

5.2. Жалоба на действия (бездействие) и решения сотрудника учреждения, ответственного за предоставление услуги может быть подана как в форме устного обращения, так и в письменной (в том числе электронной) форме:

- по адресу: 414000, г. Астрахань, ул. Володарского, 17, агентство по делам архивов Астраханской области;

- по телефону/факсу агентства: (8512) 44-77-34;

- по электронной почте агентства: http://archive.astrobl.ru;

- через интернет-приемную портала сервисов Астраханской области http://service.astrobl.ru;

- через Единый портал государственных и муниципальных услуг http://www.gosuslugi.ru;

- по адресу: 414040, г. Астрахань, ул. Ак. Королева, 39-А, Астраханское областное государственное учреждение "Государственный архив Астраханской области";

- по телефону/факсу учреждения: (8512) 25-14-12;

- по электронной почте учреждения: http://astrahanarhive@narod.ru;

- по адресу 414000, г. Астрахань, ул. Володарского, 17, областное государственное учреждение "Государственный архив современной документации Астраханской области";

- по телефону/факсу учреждения: (8512) 44-72-01;

- по электронной почте учреждения: http://astrahangasd@yandex.ru.

5.3. Заявитель в жалобе, поданной в письменной форме, в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа, учреждения, в который направляется жалоба, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, сотрудника, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, уведомление о переадресации жалобы, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.

Жалоба может быть подана в форме устного личного обращения к должностному лицу агентства или сотруднику учреждения на личном приеме заявителей. Прием заявителей осуществляет руководитель агентства и директор учреждения. Прием заявителей проводится по адресу, указанному в пункте 5.2. административного регламента.

Прием проводится по предварительной записи, которая осуществляется ежедневно в приемной руководителя агентства и приемной руководителя учреждения. При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Содержание устной жалобы заносится в карточку личного приема заявителя. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на жалобу с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема заявителя. В остальных случаях дается письменный ответ.

В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении жалобы, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

Жалоба может быть подана по адресам электронной почты, указанным в пункте 5.2. административного регламента.

В жалобе, поданной в форме электронного документа, заявитель в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в электронной форме, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Заявитель вправе приложить к такой жалобе необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

5.4. В случае, если в жалобе не указаны фамилия заявителя, направившего жалобу и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ не дается.

Должностное лицо агентства или сотрудник учреждения при получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и его имуществу, а также членов его семьи, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в ней вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу о недопустимости злоупотребления правом.

В случае, если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается и она не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, сотруднику учреждения в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации жалобы сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае, если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель агентства, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в один и тот же орган государственной власти или одному и тому же должностному лицу, сотруднику учреждения. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.

В случае, если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в ней вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в жалобе вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить жалобу в агентство, соответствующему должностному лицу, или сотруднику учреждения.

5.5. Письменная жалоба и жалоба по электронной почте должны быть рассмотрены агентством или учреждением в течение 30 дней со дня их регистрации в агентстве или учреждении (в зависимости от того куда направлена жалоба). В исключительных случаях, когда для проверки и решения поставленных в жалобе вопросов требуется более длительный срок, допускается продление сроков ее рассмотрения, но не более чем на 30 дней, о чем сообщается лицу, подавшему жалобу, в письменной форме с указанием причин продления.

5.6. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры, даны письменные ответы (в том числе в электронном виде) или дан устный ответ с согласия заявителя.

Приложение N 1
к административному регламенту

Блок-схема
последовательности административных процедур
при предоставлении услуги "Прием заявок (запросов) государственными
архивами Астраханской области на предоставление архивных документов
(архивных справок, выписок и копий)"

 /----------------------------------------------------------------------\

 | Прием и регистрация заявления сотрудником учреждения, ответственным  |

 |              за прием и регистрацию документов - 1 день              |

 \----------------------------------------------------------------------/

 /----------------------------------------------------------------------\

 |      Рассмотрение и исполнение запроса сотрудником учреждения,       |

 |ответственного за предоставление услуги, подготовка проекта архивного |

 |   документа, подписание письменного ответа директором учреждения -   |

 |                               28 дней                                |

 \----------------------------------------------------------------------/

 /----------------------------------------------------------------------\

 |Передача (направление) сотрудником учреждения, ответственного за прием|

 |       и регистрацию документов архивного документа, содержащего      |

 |           запрашиваемую информацию заявителю - 1 день                |

 \----------------------------------------------------------------------/

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 2
к административному регламенту

Фамилия, инициалы заявителя                 ФИО директора

Почтовый адрес заявителя                    Название архивного учреждения

Дата документа                              Астраханской области

     Интересующая  заявителя  тема,   вопрос,   событие,  факт,  сведения

и хронологические рамки запрашиваемых архивных документов.

Подпись заявителя

Виза директора учреждения

(дата, подпись)