Приложение. Административный регламент по предоставлению архивным сектором администрации Советского муниципального района муниципальной услуги по исполнению запросов социально-правового характера

Приложение

к постановлению администрации

Советского муниципального района

Саратовской области

от 3 марта 2009 г. N 31

Административный регламент
по предоставлению архивным сектором администрации Советского муниципального района муниципальной услуги по исполнению запросов социально-правового характера

I. Общие положения

Наименование муниципальной услуги

1. Административный регламент по предоставлению архивным сектором администрации Советского муниципального района муниципальной услуги по исполнению запросов социально-правового характера (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного сектора администрации Советского муниципального района (далее - архивный сектор).

Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной услуги

2. Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов социально-правового характера, поступивших в архивный сектор, осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

положением об архивном секторе администрации Советского муниципального района, утвержденным постановлением главы администрации Советского муниципального района от 02.08.2006 г. N 150 "Об утверждении Положения об архивном секторе администрации Советского муниципального района".

Орган по предоставлению муниципальной услуги

3. Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов социально-правового характера осуществляет архивный сектор.

Непосредственное исполнение запросов российских и иностранных граждан осуществляет архивный сектор.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

Порядок информирования о муниципальной услуге

4. Муниципальная услуга по исполнению запросов российских и иностранных граждан предоставляется в форме архивных справок и архивных копий, писем об отсутствии сведений, выдаваемых архивным сектором.

5. Место нахождения архивного сектора и его почтовый адрес: ул. 50 лет Победы, 39, р.п. Степное, Советский район, Саратовская область, 413210.

6. Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:

- по письменным обращениям;

- по телефону;

- при личном обращении граждан;

- на информационном стенде в уголке для посетителей.

7. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

8. По телефону должностные лица архивного сектора дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан.

9. Прием граждан осуществляется: заведующей архивным сектором, старшим инспектором архивного сектора в понедельник, вторник, среду с 8-00 до 12-00 в рабочей комнате архивного сектора по ул. 50 лет Победы, д. 39.

В случае изменения режима работы архивного сектора в целом постановлением администрации района может быть установлен иной режим приема граждан.

10. Место ожидания граждан (холл архивного сектора) оборудуется местами для сидения, оснащается информационными стендами.

На стендах размещается следующая информация:

- график приема граждан;

- фамилии, имена, отчества должностных лиц архивного сектора, ответственных за предоставление муниципальной услуги;

- фамилии, имена, отчества и должности сотрудников, осуществляющих прием и информирование граждан;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги (документ, удостоверяющий личность заявителя, копия трудовой книжки (для предоставления сведений о заработной плате, трудовом и льготном стаже);

- образец заполнения заявления.

Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом.

11. При приеме граждан лицо, осуществляющее прием, дает исчерпывающую консультацию о наличии запрашиваемой информации в документах архивного сектора, сроках и условиях предоставления услуги, а также проверяет наличие в заявлении сведений, дающих право на получение архивных справок (копий):

- фамилии, отчества, имени, адреса заявителя,

- данных свидетельства о браке (в случае изменения фамилии заявителя),

- данных, подтверждающих родство заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о рождении, браке),

- доверенности (при запросе сведений на других лиц, с целью соблюдения ограничений в использовании документов, предусмотренных архивным законодательством, если исполнение запроса заявителя требует обращения к документам, содержащим информацию конфиденциального характера).

12. Для приема заявлений граждан предусмотрены для заполнения следующие формы заявлений

- форма заявления о подтверждении стажа работы (приложение 1);

- форма заявления о подтверждении льготного стажа работы (приложение 2);

- форма заявления о подтверждении размеров заработной платы (приложение 3);

- форма заявления о подтверждении награждения (приложение 4);

- форма заявления о выдаче архивной справки об эвакуации в годы ВОВ 1941-1945 гг. (приложение 5);

- форма заявления о выдаче архивной справки (копии) (приложение 6).

Основание для предоставления муниципальной услуги

13. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес архивного сектора.

В запросе (заявлении) с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения. В заявлении граждане (юридические лица) указывают следующие обязательные реквизиты:

- наименование организации или должностного лица, которому оно адресовано;

- фамилия, имя, отчество заявителя (полное наименование юридического лица);

- почтовый адрес места жительства заявителя (юридический или фактический адрес юридического лица);

- перечень запрашиваемых сведений;

- дата;

- личная подпись.

14. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

15. Запросы граждан, поступившие в архивный сектор, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях заведующая архивным сектором, либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

16. По запросам, поступившим в архивный сектор, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, гражданам направляется ответ о необходимости предоставления дополнительных сведений.

17. Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги

18. Запросы социально-правового характера исполняются бесплатно.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

19. Ответственным за предоставление муниципальной услуги является заведующая архивным сектором, осуществляющая организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

20. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация запросов и передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение;

- подготовка, оформление и направление ответов гражданам и юридическим лицам (заявителям).

21. Порядок предоставления архивным сектором муниципальной услуги по исполнению запросов, связанных с реализацией прав и свобод граждан, осуществляется в соответствии с блок-схемой (приложение 7).

Регистрация запросов и передача их на исполнение

22. Поступившие в архивный сектор письменные запросы (заявления) регистрируются в течение 3 дней со дня поступления должностным лицом в журнале регистрации запросов учреждений и заявлений граждан.

23. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

24. После регистрации запросы передаются на рассмотрение заведующей архивным сектором.

Рассмотренные заявления поступают непосредственно исполнителям.

Анализ тематики поступивших запросов

25. Заведующая архивным сектором или лицо ее замещающее осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном секторе научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- возможность исполнения запроса.

Направление запросов на исполнение

26. По итогам анализа тематики поступивших запросов они распределяются между исполнителями.

27. При необходимости архивный сектор направляет запросы на исполнение в соответствующие организации, ведомственные архивы.

Подготовка, оформление и направление ответов гражданам

28. Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие организации, ведомственные архивы архивный сектор письменно уведомляет об этом граждан.

29. В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.

Архивные справки составляются на бланке архивного сектора с обозначением названия документа "Архивная справка". При изготовлении копий архивных документов бланк не используется. В конце архивной справки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов). Все листы архивной справки нумеруются. Каждый лист справки, составленной на бланке архивного сектора, подписывается заведующей архивным сектором и заверяется печатью архивного сектора. Архивные копии документов могут быть оформлены только в отношении тех лиц, о которых запрашиваются сведения, при наличии в документах вместе с запрашиваемыми сведениями сведений о других лицах оформляются архивные справки. На обороте каждого листа копии проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа с оборотной стороны должны быть заверены печатью архивного сектора, предоставляющего муниципальную услугу, и подписью заведующей архивным сектором.

При отсутствии в архивном секторе документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архивного сектора составляется ответ с изложением факта и причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения.

Отрицательные ответы, архивные справки, архивные копии, высылаются в адрес заявителей почтой, или выдаются лично заявителю (доверенному лицу).

30. Рассмотрение запроса (заявления) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

31. Текущий контроль за совершением действий по предоставлению муниципальной услуги, определенных административными процедурами, и принятием решений осуществляется заведующей архивным сектором.

32. Текущий контроль осуществляется путем проведения заведующей архивным сектором проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

33. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей.

34. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.