Приложение. Административный регламент предоставления управлением делами Правительства Саратовской области государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства"

Приложение

к приказу управления делами

Правительства Саратовской области

от 29 июня 2012 г. N 6-17-01-01/205

Административный регламент
предоставления управлением делами Правительства Саратовской области государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства"

I. Общие положения

Предмет регулирования административного регламента

1. Административный регламент предоставления управлением делами Правительства Саратовской области государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (далее - Регламент), разработан в целях повышения эффективности и качества предоставления государственной услуги и определяет сроки и последовательность выполнения административных процедур управлением делами Правительства Саратовской области (далее - Управление), а также порядок взаимодействия с федеральными органами государственной власти, государственными архивными учреждениями, подведомственными Управлению (далее - государственные архивы), муниципальными архивами и подразделениями администраций муниципальных образований области (далее - муниципальные архивы), другими органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее - органы и организации) при предоставлении государственной услуги.

2. Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, включает в себя организацию исполнения поступающих в Управление социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством и проставление апостиля.

Круг заявителей

3. Заявителями при предоставлении государственной услуги выступают проживающие за рубежом российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства.

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

4. Государственную услугу по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, предоставляет Управление.

Место нахождения: 410042, г. Саратов, ул. Московская, 72.

График работы:

с понедельника по четверг с 9.00 до 18.00 часов,

пятница с 9.00 до 17.00 часов;

перерыв на обед с 13.00 до 13.48 часов;

суббота, воскресенье - выходные дни.

В предпраздничные дни рабочее время сокращается на 1 (один) час.

Телефон приемной: (8452) 21-00-60.

Факс: (8452) 21-08-66.

Адрес электронной почты: ud@saratov.gov.ru.

Настоящий Регламент размещен:

на официальном портале Правительства Саратовской области на странице Управления по адресу: http://www.saratov.gov.ru/government/structure/ud в рубрике "Нормативные правовые акты";

на Интернет-сайте http://saratov.rusarchives.ru Портала "Архивы России";

на портале государственных и муниципальных услуг Саратовской области http://www.gosuslugi.ru/, http://64.gosuslugi.ru/pgu/;

в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" http://www.gosuslugi.ru/pgu/docs/about.

5. Обеспечивает предоставление государственной услуги структурное подразделение Управления - управление по делам архивов. Обязанности специалистов управления по делам архивов по исполнению государственной услуги определены их должностными регламентами.

Местонахождение и телефоны управления по делам архивов: 410042, г. Саратов, ул. Московская, 72, телефон (8452) 21-00-26, 21-08-57, факс (8452) 21-08-57, адрес электронной почты uprarh@saratov.gov.ru.

6. В предоставлении государственной услуги участвуют государственные и муниципальные архивы, почтовые и электронные адреса, контактные телефоны которых указаны в приложениях N 1, 2 к настоящему Регламенту;

МИД России: Консульский департамент, 119200, г. Москва, 1-й Неопалимовский пер., д. 12.

Контактные телефоны: (495) 244-45-81, (495) 241-90-86, 244-16-06.

Электронная почта: text@dks.ru. Сайт: www.kdmid.ru;

Федеральное архивное агентство, 103132, Москва, ул. Ильинка, 12

Контактные телефоны (495) 606-35-31, (495) 606-55-87

Электронная почта: rosarhiv@archives.ru

сайт: archives.ru, росархив.рф

Отраслевой портал "Архивы России": rusarchives.ru.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

8. Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится:

по телефону;

по письменным обращениям;

по электронной почте;

при личном обращении;

на Интернет-портале государственных и муниципальных услуг (функций) Саратовской области;

на Едином портале государственных и муниципальных услуг;

на официальном портале Правительства Саратовской области;

на Интернет-портале "Архивы России".

9. По телефону должностные лица Управления обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.

Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

В случае если для подготовки ответа требуется время для проверки запрашиваемых сведений, специалист, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Управления).

10. По письменным обращениям информация по процедурам предоставления государственной услуги направляется в срок, не превышающий 10 календарных дней (далее - дней) со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), или в адрес МИД России - для направления заявителю, проживающему в ином государстве.

11. По электронной почте информация по процедурам предоставления государственной услуги направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.

12. Прием граждан осуществляется начальником управления по делам архивов по рабочим дням.

13. Размещение информации о правилах предоставления государственной услуги осуществляется:

на портале Правительства Саратовской области www.saratov.gov.ru;

на Интернет-сайте http://saratov.rusarchives.ru Портала "Архивы России";

на стенде Управления, находящемся в центральной проходной Правительства Саратовской области.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

14. Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства (далее - государственная услуга).

Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

15. Предоставление государственной услуги осуществляет Управление.

Работу по исполнению запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформлению в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляют государственные, муниципальные архивы, иные органы и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для непосредственного исполнения запросов.

16. При предоставлении государственной услуги осуществляется взаимодействие с:

Федеральным архивным агентством (далее - Росархив) при получении запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства;

Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России) при получении запросов и направлении ответов на запросы.

17. Управление не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный Правительством Саратовской области.

Результат предоставления государственной услуги

18. Результатом предоставления государственной услуги являются:

1) архивная справка, архивная выписка, архивная копия, подготовленные на основе архивных документов;

2) архивная справка, архивная выписка, архивная копия, подготовленные на основе архивных документов и заверенные апостилем;

3) ответ об отсутствии запрашиваемых сведений.

Срок предоставления государственной услуги

19. Государственная услуга предоставляется в 30-дневный срок с момента регистрации запроса (заявления) заявителя. При наличии причин, не позволяющих подготовить ответ на запрос (заявление) заявителя в установленный срок (из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, в том числе хранящихся в нескольких государственных или муниципальных архивах, органах и организациях), срок предоставления государственной услуги может быть продлен не более чем на 30 дней, о чем письменно уведомляется заявитель.

20. Запросы, поступившие в Управление, рассматриваются в течение 5 дней со дня их регистрации и передаются на непосредственное исполнение в государственные архивы.

В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, Управление в течение 7 дней со дня регистрации направляет в соответствующие организации копии запроса и анкеты с указанием о необходимости направления ответа в адрес Управления.

21. Запросы, не относящиеся к составу имеющихся на хранении архивных документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы государственной власти Саратовской области и органы местного самоуправления, муниципальные архивы и организации, где могут храниться необходимые документы.

22. Конкретные сроки выполнения административных процедур указаны в разделе III настоящего Регламента.

23. Оказание государственной услуги может быть приостановлено в случаях, предусмотренных настоящим Регламентом, на срок не более 3 месяцев.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги

24. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25 декабря 1993 года, N 237);

Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (заключена в Гааге 5 октября 1961 года; вступила в силу для Российской Федерации 31 мая 1992 года ("Бюллетень международных договоров", 1993, N 6);

Законом СССР от 24 июня 1991 года N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" ("Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР", 1991, N 27, ст. 784);

Налоговым кодексом Российской Федерации, часть вторая, от 5 августа 2000 года N 117-ФЗ ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2000, N 32, ст. 3340);

Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2004, N 43, ст. 4169);

Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2006, N 19, ст. 2060);

Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

Федеральным законом от 5 июля 2010 года N 154-ФЗ "Консульский устав Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2010, N 28, ст. 3554);

Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2010, N 31, ст. 4179);

постановлением Верховного Совета СССР от 17 апреля 1991 года N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов" ("Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР", 1991, N 17, ст. 496);

Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" ("Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации", 1994, N 2, ст. 74);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 2007, N 20);

Приказом Министерства иностранных дел Российской Федерации N 20086, Министерства юстиции Российской Федерации года N 311 от 25 декабря 2008 года "Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по истребованию личных документов" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 2009, N 18);

постановлением Правительства Саратовской области от 10 декабря 2009 года N 621-П "Вопросы управления делами Правительства Саратовской области" ("Собрание законодательства Саратовской области", 2009, N 3).

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, подлежащих представлению заявителем

25. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос или запрос в электронном виде в адрес Управления, иных организаций, заполненный заявителем на русском языке.

26. В запросе указываются:

1) фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) заявителя и все их изменения, дата и место его рождения, гражданство;

2) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

3) суть обращения, в котором с возможной полнотой могут указываться следующие сведения:

о рождении, браке, расторжении брака, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для архивной справки о рождении);

об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, структурное подразделение (производство, цех, отдел, участок), номер воинской части, должность, запрашиваемый период стажа работы, переводы по службе в запрашиваемый период, дата увольнения;

о заработной плате - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, структурное подразделение (производство, цех, отдел, участок), время работы, должность, запрашиваемый период работы, переводы по службе в запрашиваемый период, дата увольнения;

о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено награждение, наименование, дата и номер распорядительного документа о награждении, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность, структурное подразделение (производство, цех, отдел, участок), должность;

о раскулачивании и выселении семьи - фамилия, имя, отчество главы семьи на момент раскулачивания, выселения, место раскулачивания (село, город, сельсовет, район), состав семьи (фамилии, имена, отчества отца, матери, детей, других членов семьи);

о нахождении в эвакуации, спецучете (факт проживания) - место и время проживания; о нахождении в лечебных учреждениях - название и адрес лечебного учреждения, даты нахождения; о несчастном случае - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, структурное подразделение (производство, цех, отдел, участок), время работы, должность, дата и место несчастного случая, вид происшествия, дата увольнения; иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса;

4) личная подпись и дата (в письменном запросе).

К запросу заявителем могут быть приложены документы, связанные с темой запроса либо их копии. К обращению, поступившему в форме электронного документа, заявитель вправе приложить необходимые документы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

27. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

28. Запрещено требовать от заявителя:

1) представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

2) представление документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Саратовской области и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

29. Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, является:

отсутствие в запросе фамилии заявителя, почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ;

невозможность прочтения запроса, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и адрес поддаются прочтению.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги

30. Основанием для приостановления предоставления государственной услуги является направление в течение 7 дней со дня регистрации запроса заявителя уведомления о представлении дополнительных сведений, необходимых для исполнения запроса.

31. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

1) отсутствие в запросе необходимых для его исполнения сведений;

2) непоступление от заявителя в течение трех месяцев дополнительных сведений, необходимых для исполнения запроса;

3) отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию, в этом случае заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

4) отсутствие документов, подтверждающих полномочия заявителя, при истребовании сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах;

5) невозможность прочтения запроса, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и (или) адрес поддаются прочтению;

6) содержание ненормативной лексики и оскорбительных высказываний в запросе.

Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

32. Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

33. Поступившие запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно.

34. В соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля уплачивается государственная пошлина в размере 1500 рублей за каждый документ.

35. Согласно подпункту 10 пункта 1 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации от уплаты государственной пошлины за проставление апостиля освобождены органы государственной власти, органы местного самоуправления.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

36. Время ожидания заявителя в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата государственной услуги не может превышать 30 минут, а при предварительной записи на прием - не может превышать 15 минут.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению информации о порядке предоставления государственной услуги

37. Помещения для предоставления государственной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03". Помещения оборудуются противопожарной системой, средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций.

38. Вход в здание оборудуется информационной табличкой (вывеской) с наименованием Управления.

39. Прием заявителей осуществляется на рабочих местах должностных лиц Управления или специалистов управления по делам архивов, которые включают места для ожидания, информирования и приема заявителей.

40. Помещения для приема заявителей оборудуются информационными табличками (вывесками) с указанием:

номера кабинета;

фамилии, имени, отчества и должности лица, осуществляющего предоставление государственной услуги;

графика приема граждан.

41. Места для ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей. Места ожидания в очереди на предоставление или получение документов должны быть оборудованы столами, стульями, информационными стендами, обеспечены канцелярскими принадлежностями для возможного оформления заявления.

Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

42. На информационных стендах размещается следующая обязательная информация:

график работы;

фамилии, имена, отчества руководителей Управления;

фамилии, имена, отчества должностных лиц Управления, ответственных за предоставление государственной услуги,

фамилии, имена, отчества и должности лиц, осуществляющих прием и информирование заявителей,

номера кабинетов, где осуществляется прием и информирование (консультация) заявителей,

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регламентирующие деятельность по предоставлению государственной услуги;

настоящий Регламент (без приложений);

блок-схема и краткое описание порядка предоставления государственной услуги;

образцы заполнения заявлений;

номера телефонов, адрес электронной почты Управления,

перечень документов (сведений), необходимых для предоставления государственной услуги, бланк запроса;

местонахождение, график работы, номера телефонов, адреса Интернет-сайтов и электронной почты государственных и муниципальных архивов Саратовской области.

43. Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее N 18), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр требования к размеру шрифта могут быть снижены.

Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги

44. Запросы заявителей регистрируются в течение одного рабочего дня с момента поступления в Управление.

Показатели доступности и качества государственной услуги

45. Показателями качества и доступности государственной услуги являются:

1) доступность информации о наличии и составе документов, ходе исполнения запроса;

2) возможность получения государственной услуги в электронном виде;

3) своевременное исполнение запроса;

4) количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении государственной услуги и их продолжительность;

5) возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий;

6) степень соответствия информации, содержащейся в выданной архивной справке, архивной выписке или архивной копии, сведениям, изложенным в запросе заявителя;

7) соблюдение порядка предоставления государственной услуги;

8) удовлетворенность заявителей, отсутствие жалоб на действия (бездействие) и решения должностных лиц Управления, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги.

46. Оценка соответствия государственной услуги показателям доступности и качества государственной услуги осуществляется при проведении проверок предоставления государственной услуги.

Иные требования, характеризующие предоставление государственной услуги

47. Заявителям, направившим запрос, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

48. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) регистрация запросов и передача их на исполнение;

2) анализ тематики запросов;

3) направление запросов по принадлежности в государственные и муниципальные архивы, органы и организации;

4) подготовка ответов заявителям;

5) оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, ответов об отсутствии запрашиваемых сведений;

6) проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;

7) направление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, ответов заявителям.

49. Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в Приложении N 3 к настоящему Регламенту.

Регистрация запросов и передача их на исполнение

50. Поступившие в Управление запросы регистрируются в секретариате управляющего делами Правительства Саратовской области в день поступления и передаются на рассмотрение управляющему делами Правительства области.

51. Управляющий делами Правительства области рассматривает запросы и передает их в управление по делам архивов на исполнение в течение одного рабочего дня.

52. При поступлении запроса в электронной форме с указанием адреса электронной почты заявителю направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению. Запрос в электронной форме распечатывается, дальнейшая работа с ним ведется в установленном порядке.

53. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

Анализ тематики запросов

54. Основанием для начала данной административной процедуры является регистрация запроса и передача его на исполнение в управление по делам архивов.

55. Специалисты управления по делам архивов осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала.

56. В результате анализа определяется:

1) правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

2) степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

3) возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

4) адреса конкретных органов, организаций, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.

57. Срок исполнения данной административной процедуры - 5 дней с момента регистрации запроса.

Направление запросов на исполнение по принадлежности в государственные и муниципальные архивы, органы и организации

58. Основанием для начала данной административной процедуры является определение тематики запроса и путей его исполнения.

59. По итогам анализа тематики поступивших запросов Управление направляет копии запросов и анкет со своим письмом на исполнение по принадлежности:

в государственные архивы Саратовской области;

в муниципальные архивы Саратовской области;

в другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запросов с указанием о направлении ответа в адрес Управления.

60. При направлении запросов на исполнение по принадлежности Управление при необходимости дает рекомендации по их исполнению, уведомляет соответствующие органы и организации о запросах, по результатам исполнения которых на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях требуется проставление апостиля и представление в Управление образцов подписей должностных лиц и оттисков печатей, с подтверждением полномочий должностных лиц на право подписи документов в соответствии с установленной формой (приложение N 4 к Регламенту).

61. Срок исполнения данной административной процедуры - 2 дня.

Подготовка ответов заявителям

62. Основанием для начала данной административной процедуры является выявление государственных и муниципальных архивов, органов и организаций, имеющих необходимые сведения для исполнения запроса.

63. Подготовку ответов заявителям осуществляют Управление, государственные архивы, муниципальные архивы, иные органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запроса. Ответ может быть подготовлен в виде:

письменного уведомления МИД России или заявителя о необходимости представления дополнительных сведений для исполнения запроса;

письменного уведомления заявителя об отказе в получении информации ограниченного доступа при отсутствии у него на это права и разъяснение о его дальнейших действиях;

архивной справки, архивной выписки, архивной копии, подготовленных на основе архивных документов;

архивной справки, архивной выписки, архивной копии, подготовленных на основе архивных документов и заверенные апостилем;

ответа об отсутствии запрашиваемых сведений.

64. Ответы об отсутствии запрашиваемых сведений оформляются на бланке государственного архива, муниципального архива, органа или организации и должны содержать исчерпывающую информацию с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, подписываются руководителем государственного архива, муниципального архива, органа, организации и заверяются гербовой печатью или печатью организации, для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного самоуправления.

65. Срок исполнения данной административной процедуры - 30 дней с момента регистрации запроса.

Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, ответов об отсутствии запрашиваемых сведений

66. Основанием для начала данной административной процедуры является выявление в государственных и муниципальных архивах, органах и организациях необходимых сведений для исполнения запроса.

67. Государственный архив, муниципальный архив, орган и организация по итогам выявления запрашиваемой информации по запросам готовит архивные справки, архивные выписки, архивные копии, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений.

68. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива или органа, организации.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного самоуправления) или печатью организации.

Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю.

Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается руководством архива и заверяется гербовой печатью (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного самоуправления), проставляется номер и дата составления.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.

69. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

70. Срок исполнения данной административной процедуры - 30 дней с момента регистрации запроса.

Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях

71. Основанием для начала данной административной процедуры является направление ответа в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов.

72. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

73. Управление проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, подготовленных государственными и муниципальными архивами, иными органами и организациями, расположенными на территории Саратовской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).

74. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами и организациями (кроме государственных и муниципальных архивов), осуществляется после их письменного обращения с представлением в Управление образцов подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей в соответствии с приложением N 4 к Регламенту.

75. Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

76. Должностное лицо, уполномоченное на проставление апостиля - управляющий делами Правительства области либо уполномоченное им должностное лицо Управления.

77. В случае отказа в проставлении апостиля заявителю в течение 3 рабочих дней направляется письменное сообщение о причине отказа.

78. Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

Не требуется проставление апостиля на ответах об отсутствии запрашиваемых сведений.

79. Срок исполнения данной административной процедуры - 3 дня с момента представления документов.

Направление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, ответов заявителям

80. Основанием для начала данной административной процедуры является подготовка ответов на запрос.

81. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Управлением, государственными архивами, муниципальными архивами по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

82. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются Управлением в МИД России.

83. В случае исполнения запроса несколькими органами, организациями все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений Управление с сопроводительными письмами направляет в МИД России или непосредственно в адрес заявителя.

84. Подготовленные органами и организациями архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в Управление вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами печатей.

85. После проставления апостиля Управление в течение одного рабочего дня направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в МИД России.

86. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в государственный архив муниципальный архив, орган или организацию могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке, и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

87. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

88. Срок исполнения данной административной процедуры - в течение дня, следующего за днем исполнения запроса.

IV. Формы контроля за предоставлением государственной услуги

89. Контроль за исполнением настоящего Регламента осуществляется в следующих формах:

1) текущего контроля;

2) контроля в виде плановых и внеплановых проверок предоставления государственной услуги;

3) общественного контроля.

Порядок осуществления текущего контроля

90. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляет начальник управления по делам архивов.

91. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами управления по делам архивов положений настоящего Регламента - постоянно на протяжении предоставления государственной услуги.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок

92. Предметом плановых и внеплановых проверок является полнота и качество предоставления государственной услуги.

93. Основанием для проведения плановых проверок являются годовой план работы Управления или отдельные поручения управляющего делами Правительства области.

В ходе плановой проверки проверяется правильность выполнения всех административных процедур, выполнение требований по осуществлению текущего контроля за исполнением настоящего Регламента, соблюдение порядка обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц Управления, а также оценивается достижение показателей качества и доступности государственной услуги.

94. Внеплановые проверки проводятся по решению управляющего делами Правительства области.

Внеплановые проверки предоставления государственной услуги проводятся по обращениям физических и юридических лиц.

95. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги приказом Управления формируется комиссия.

96. При проведении проверки осуществляется контроль за:

обеспечением прав граждан на получение государственной услуги;

исполнением нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги.

97. По результатам проведения проверки составляется акт, в котором должны быть указаны документально подтвержденные факты нарушений, выявленные в ходе проверки, или отсутствие таковых, а также выводы, содержащие оценку полноты и качества предоставления государственной услуги и предложения по устранению выявленных при проверке нарушений.

При проведении внеплановой проверки в акте отражаются результаты проверки фактов, изложенных в обращении, а также выводы и предложения по устранению выявленных при проверке нарушений.

98. По результатам проверок должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении государственной услуги.

99. Заявители могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по электронной почте, путем письменных обращений, на официальном портале Правительства Саратовской области на странице Управления по адресу: http://www.saratov.gov.ru/government/structure/ud.

Ответственность должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги

100. В случае выявления нарушений прав заявителей при предоставлении государственной услуги к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Персональная ответственность должностных лиц Управления закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

Требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций

101. Общественный контроль предоставлением государственной услуги вправе осуществлять граждане, их объединения и организации посредством:

1) фиксации нарушений, допущенных должностными лицами Управления при предоставлении государственной услуги, и направления сведений о нарушениях в Управление;

2) подачи своих замечаний к процедуре предоставления государственной услуге или предложений по ее совершенствованию в Управление;

3) обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц Управления в порядке, установленном разделом V настоящего Регламента.

102. Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте Управления.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также его должностных лиц

103. Досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия) Управления, должностных лиц Управления либо государственных служащих, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

104. Жалоба заявителя на нарушение порядка предоставления государственной услуги Управлением, должностным лицом, государственным служащим Управления направляется на имя управляющего делами Правительства области.

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Управление по адресу, указанному в пункте 3 настоящего Регламента.

105. Жалоба должна содержать:

1) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

2) наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица Управления либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Управления, должностного лица Управления;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Управления, должностного лица Управления либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

106. Жалоба, поданная в форме электронного документа, кроме сведений, указанных в пункте 105 настоящего Регламента, дополнительно должна содержать:

адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа;

почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме.

К такой жалобе могут быть приложены необходимые документы и материалы в электронной форме либо указанные документы и материалы или их копии могут быть направлены в письменной форме.

107. Для досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) заявитель вправе запрашивать и получать от Управления:

информацию о ходе предоставления государственной услуги;

копии документов, подтверждающих обжалуемое действие (бездействие) должностных лиц Управления, государственных архивов, заверенные в установленном порядке.

108. Поступившие в Управление жалобы регистрируются в секретариате управляющего делами Правительства области в день поступления и передаются на рассмотрение управляющему делами.

109. Поступившая жалоба подлежит рассмотрению управляющим делами Правительства области либо должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Управления, должностного лица Управления, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации. Правительство Российской Федерации вправе установить случаи, при которых срок рассмотрения жалобы может быть сокращен.

110. По результатам рассмотрения жалобы Управление принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Саратовской области, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

111. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 110 настоящего Регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

112. Если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

113. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в жалобе вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе направить повторное обращение.

114. В случае если жалоба была подана в форме электронного документа, решение в отношении жалобы также готовится в форме электронного документа и направляется заявителю, подавшему жалобу, с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая Единый портал государственных и муниципальных услуг.

115. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобе вопросов.

116. В соответствии с законодательством Российской Федерации заявитель вправе обжаловать действия (бездействия) Управления и его должностных лиц, а также принимаемые ими решения при предоставлении государственной услуги в судебном порядке.