Приложение. Административный регламент предоставления управлением делами Правительства Саратовской области государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов и фондов Саратовской области, других архивных документов"

Приложение

к приказу Управления делами

Правительства Саратовской области

от 3 августа 2012 г. N 6-17-01-01/242

Административный регламент
предоставления Управлением делами Правительства Саратовской области государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов и фондов Саратовской области, других архивных документов"

I. Общие положения

Предмет регулирования административного регламента

1. Административный регламент по предоставлению государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов и фондов Саратовской области, других архивных документов" (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет стандарт и последовательность действий (административных процедур) Управления делами Правительства Саратовской области (далее - Управление), а также порядок взаимодействия с федеральными органами государственной власти, государственными архивными учреждениями, подведомственными Управлению (далее - государственные архивы), муниципальными архивами и подразделениями администраций муниципальных образований (далее - муниципальные архивы), другими органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями при предоставлении государственной услуги.

2. Предоставление государственной услуги заключается в организации исполнения поступающих в Управление от заявителей тематических запросов о предоставлении информации по определенным проблеме, теме, событию, факту, и социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой российских граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций.

Настоящий Регламент не распространяется на обеспечение информацией и организацию обслуживания пользователей в читальных залах государственных архивов.

Круг заявителей

3. Заявителями государственной услуги являются:

российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

органы государственной власти, местного самоуправления;

организации и общественные объединения;

юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

4. Государственную услугу по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов и фондов Саратовской области, других архивных документов предоставляет Управление.

Место нахождения: 410042, г. Саратов, ул. Московская, 72.

График работы:

с понедельника по четверг с 9.00 до 18.00 часов,

пятница с 9.00 до 17.00 часов;

перерыв на обед с 13.00 до 13.48 часов;

суббота, воскресенье - выходные дни.

В предпраздничные дни рабочее время сокращается на 1 (один) час.

Телефон приемной: (8452) 21-00-60.

Факс: (8452) 21-08-66.

Адрес электронной почты: ud@saratov.gov.ru.

Настоящий Регламент размещен:

на официальном портале Правительства Саратовской области на странице Управления по адресу: http://www.saratov.gov.ru/government/structure/ud в рубрике "Нормативные правовые акты";

на Интернет-сайте http://saratov.rusarchives.ru Портала "Архивы России";

на портале государственных и муниципальных услуг Саратовской области http://www.gosuslugi.ru/, http://64.gosuslugi.ru/pgu/;

в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" http://www.gosuslugi.ru/pgu/docs/about.

5. Обеспечивает предоставление государственной услуги структурное подразделение Управления - управление по делам архивов. Обязанности специалистов управления по делам архивов по исполнению государственной услуги определены их должностными регламентами.

Местонахождение и телефоны управления по делам архивов: 410042, г. Саратов, ул. Московская, 72, (8452) 21-00-26, 21-08-57, факс (8452) 21-08-57, адрес электронной почты uprarh@saratov.gov.ru.

6. В предоставлении государственной услуги участвуют государственные и муниципальные архивы, почтовые и электронные адреса, контактные телефоны которых указаны в приложениях N 1, 2 к настоящему Регламенту.

7. Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится:

по телефону;

по письменным обращениям;

по электронной почте;

при личном обращении;

на Интернет-портале государственных и муниципальных услуг (функций) Саратовской области;

на Едином портале государственных и муниципальных услуг;

на официальном портале Правительства Саратовской области;

на Интернет-портале "Архивы России".

8. По телефону должностные лица управления по делам архивов обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов (заявлений) граждан и организаций в пределах своей компетенции. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

В случае если для подготовки ответа требуется время для проверки запрашиваемых сведений, специалист, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Управления).

9. По письменным запросам (заявлениям) ответ в простой четкой и понятной форме с указанием фамилии и номера телефона исполнителя направляется в адрес заявителя или по электронной почте, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа.

10. Личный прием граждан осуществляется начальником управления по делам архивов по рабочим дням.

11. Размещение информации о правилах предоставления государственной услуги осуществляется:

на портале Правительства Саратовской области www.saratov.gov.ru;

на Интернет-сайте http://saratov.rusarchives.ru Портала "Архивы России";

на стенде Управления, находящемся в центральной проходной Правительства Саратовской области.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

12. Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов и фондов Саратовской области, других архивных документов (далее - государственная услуга).

Наименование органа исполнительной власти Саратовской области, предоставляющего государственную услугу

13. Предоставление государственной услуги осуществляет Управление.

Работу по информационному обеспечению заявителей на основе архивных документов и фондов Саратовской области, других архивных документов, хранящихся в государственных архивных учреждениях области, осуществляют государственные архивы при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения запросов.

14. При предоставлении государственной услуги осуществляется взаимодействие с органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями, находящимися на территории Саратовской области (далее - органы и организации), при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения запросов (заявления).

15. Управление не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный Правительством Саратовской области.

Результат предоставления государственной услуги

16. Результатом предоставления государственной услуги являются:

информационные письма;

архивные справки;

архивные выписки;

архивные копии;

тематические перечни;

тематические подборки копий архивных документов;

тематические обзоры архивных документов;

ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;

рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;

уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

Рассмотрение запроса (заявления) заявителя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.

Срок предоставления государственной услуги

17. Государственная услуга предоставляется в течение 30 календарных дней (далее - дней) с момента регистрации запроса (заявления) заявителя. При наличии причин, не позволяющих подготовить ответ на запрос (заявление) заявителя в установленный срок (из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, в том числе хранящихся в нескольких государственных или муниципальных архивах, органах и организациях), срок предоставления государственной услуги может быть продлен не более чем на 30 дней, о чем письменно уведомляется заявитель.

18. Запросы (заявления), поступившие в Управление, рассматриваются в течение 7 дней со дня их регистрации и передаются на непосредственное исполнение в государственные архивы.

В случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, Управление в течение 5 дней со дня регистрации направляет в соответствующие организации копии запроса (заявления), с указанием о необходимости направления ответа в адрес Управления или в адрес заявителя.

19. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.

20. При поступлении запроса (заявления), ответ на который не может быть дан без предоставления уточненных или дополнительных сведений, Управление, государственный архив в течение 5 дней со дня регистрации запрашивает у заявителя необходимые сведения.

21. Запросы государственного органа или органа местного самоуправления о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), связанные с исполнением ими своих функций, государственные архивы исполняют в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с заявителями сроки.

22. Сроки исполнения тематических запросов организации или физического лица, организуемых в порядке оказания платных услуг выполняемых архивами (в том числе на основе договора) или безвозмездно, в предварительном порядке, установленном архивным учреждением, согласовываются с заявителем.

23. Исполнение запросов (заявлений) граждан о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода (генеалогические запросы), осуществляется архивами в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора). Сроки исполнения в предварительном порядке, установленном архивным учреждением, согласовываются с заявителем.

24. Конкретные сроки выполнения административных процедур указаны в разделе III настоящего Регламента.

25. Оказание государственной услуги может быть приостановлено в случаях, предусмотренных настоящим Регламентом, на срок не более 3 месяцев.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги

26. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25 декабря 1993 года, N 237);

Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 года N 5485-1 "О государственной тайне" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 1997, N 41, ст. 8220-8235);

Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2004, N 43, ст. 4169);

Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2006, N 19, ст. 2060);

Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 31 июля 2006 года, N 31 (1 ч.), ст. 3451);

Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2010, N 31, ст. 4179);

Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" ("Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации", 1994, N 2, ст. 74);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20);

постановлением Правительства Саратовской области от 10 декабря 2009 года N 621-П "Вопросы управления делами Правительства Саратовской области" ( "Собрание законодательства Саратовской области", 2009, N 31).

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, подлежащих представлению заявителем

27. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос (заявление) направленный в адрес Управления, а также запрос, поступивший по электронной почте.

28. В запросе должны быть указаны:

1) наименование юридического лица; для граждан - фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) заявителя и все их изменения, дата и место его рождения;

2) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа;

3) интересующие заявителя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;

4) форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка; архивные копии, тематический перечень, тематический обзор документов);

5) личная подпись гражданина или должностного лица, дата.

К запросу заявителем могут быть приложены документы, связанные с темой запроса либо их копии. К обращению, поступившему в форме электронного документа, заявитель вправе приложить необходимые документы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

29. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

30. Запрещено требовать от заявителя:

1) представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

2) представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Саратовской области и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных услуг".

Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

31. Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, является отсутствие в запросе фамилии заявителя, почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ.

Перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги

32. Основанием для приостановления предоставления государственной услуги является направление в течение 7 дней со дня регистрации запроса (заявления) заявителя уведомления о представлении дополнительных сведений, необходимых для исполнения запроса (заявления).

33. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

текст запроса не поддается прочтению, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес или адрес электронной почты поддаются прочтению;

непоступление от заявителя в течение трех месяцев дополнительных сведений, необходимых для исполнения запроса;

в запросе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми запросами, и при этом в запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства. В данном случае управляющий делами вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись в Управление. О данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос;

от заявителя поступило заявление о прекращении рассмотрения запроса;

отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или иную информацию, доступ к которой ограничен федеральным законом, при этом заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

отсутствие документов, подтверждающих полномочия заявителя, при истребовании сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах;

содержание ненормативной лексики и оскорбительных высказываний в запросе.

Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

34. Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление государственной услуги

35. Управление осуществляет предоставление государственной услуги по организации информационного обеспечения государственного органа или органа местного самоуправления, связанного с исполнением ими своих функций, и социально-правовых запросов бесплатно.

36. Государственные архивы осуществляют информационное обеспечение государственных органов и органов местного самоуправления, связанное с исполнением ими своих полномочий и функций, бесплатно.

37. Поступившие запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно.

38. Порядок выполнения заказов на копирование, в том числе объемы копирования архивных документов, неопубликованных описей дел, документов, других архивных справочно-поисковых средств и баз данных, порядок расчетов за их изготовление определяются руководством архива.

Стоимость изготовления копий определяется в соответствии с прейскурантом, утвержденным руководством архива.

39. Исполнение тематического запроса граждан, организаций осуществляется государственными архивами в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно.

Сроки и стоимость работ по исполнению указанного запроса определяются в соответствии с прейскурантом, утвержденным руководством архива и в предварительном порядке согласовываются с заявителем.

40. Генеалогический запрос заявителя государственный архив исполняет в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора). Указанный запрос может исполняться как в отношении пользователя, так и в установленном порядке в отношении других лиц. Стоимость работ по исполнению указанного запроса определяется в соответствии с прейскурантом, утвержденным руководством архива и в предварительном порядке согласовывается с заявителем.

41. Государственные архивы разрабатывают прейскурант на платные услуги (работы) на основании Порядка определения платы для физических и юридических лиц за услуги (работы), относящиеся к основным видам деятельности областных государственных бюджетных учреждений, в отношении которых функции и полномочия учредителя осуществляет Управление делами Правительства Саратовской области, утвержденного приказом Управления от 27 июня 2012 года N 6-17-01-01/202.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

42. Время ожидания заявителя в очереди при подаче запроса (заявления) о предоставлении государственной услуги и при получении результата государственной услуги не может превышать 30 минут, а при предварительной записи на прием - не может превышать 15 минут.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению информации о порядке предоставления государственной услуги

43. Помещения для предоставления государственной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03". Помещения оборудуются противопожарной системой, средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций.

44. Вход в здание оборудуется информационной табличкой (вывеской) с наименованием Управления.

45. Прием заявителей осуществляется на рабочих местах должностных лиц Управления или управления по делам архивов, которые включают места для ожидания, информирования и приема заявителей.

46. Помещения для приема заявителей оборудуются информационными табличками (вывесками) с указанием:

номера кабинета;

фамилии, имени, отчества и должности лица, осуществляющего предоставление государственной услуги;

графика приема граждан.

47. Места соответствуют комфортным условиям для заявителей. Места ожидания в очереди на предоставление или получение документов оборудуются столами, стульями, информационными стендами, обеспечены канцелярскими принадлежностями для возможного оформления заявления.

Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

48. На информационных стендах размещается следующая обязательная информация:

график работы;

фамилии, имена, отчества руководителей Управления;

фамилии, имена, отчества должностных лиц управления по делам архивов, ответственных за предоставление государственной услуги,

фамилии, имена, отчества и должности лиц, осуществляющих прием и информирование заявителей, номера кабинетов, где осуществляется прием и информирование (консультация) заявителей,

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регламентирующие деятельность по предоставлению государственной услуги; настоящий Регламент (без приложений);

блок-схема и краткое описание порядка предоставления государственной услуги;

образцы заполнения заявлений;

номера телефонов, адрес электронной почты Управления,

перечень документов (сведений), необходимых для предоставления государственной услуги, бланк запроса;

местонахождение, график работы, номера телефонов, адреса Интернет-сайтов и электронной почты государственных и муниципальных архивов Саратовской области.

49. Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее N 18), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр требования к размеру шрифта могут быть снижены.

Срок регистрации запроса (заявления) заявителя о предоставлении государственной услуги

50. Запрос (заявление) заявителя регистрируется в течение одного рабочего дня с момента поступления в Управление.

Показатели доступности и качества государственной услуги

51. Показателями качества и доступности государственной услуги являются:

доступность информации о наличии и составе документов, ходе исполнения запроса;

возможность получения государственной услуги в электронном виде;

своевременное исполнение запроса;

количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении государственной услуги и их продолжительность;

возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий;

степень соответствия информации, содержащейся в выданной архивной справке, архивной выписке или архивной копии, сведениям, изложенным в запросе заявителя;

соблюдение порядка предоставления государственной услуги;

удовлетворенность заявителей, отсутствие жалоб на действия (бездействие) и решения должностных лиц Управления, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги;

52. Оценка соответствия государственной услуги показателям доступности и качества государственной услуги осуществляется при проведении проверок предоставления государственной услуги.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

53. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) регистрацию запросов (заявлений) и передачу их на рассмотрение;

2) анализ тематики запросов (заявлений);

3) направление запросов (заявлений) на исполнение по принадлежности в государственные и муниципальные архивы, органы и организации;

4) подготовку ответов заявителям;

5) оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

6) направление ответов заявителям.

54. Порядок последовательности действий Управления при предоставлении государственной услуги осуществляется в соответствии с блок-схемой (приложение N 3 настоящего Регламента).

Регистрация запросов (заявлений) и передача их на рассмотрение

55. Поступившие в Управление запросы (заявления) регистрируются в секретариате управляющего делами Правительства области в день поступления и передаются на рассмотрение управляющему делами Правительства области.

56. Управляющий делами Правительства области рассматривает запросы (заявления) и передает их в управление по делам архивов на исполнение в течение одного рабочего дня.

57. При поступлении запроса в электронной форме с указанием адреса электронной почты заявителю направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению. Запрос в электронной форме распечатывается, дальнейшая работа с ним ведется в установленном порядке.

58. Регистрация запросов, принятых по телефону ведется специалистом управления по делам архивов в специальном журнале.

В журнал заносится следующая информация:

фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации);

почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому в случае необходимости следует направить ответ;

контактный телефон;

суть обращения (в краткой форме);

результат рассмотрения обращения.

59. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

Анализ тематики запросов

60. Основанием для начала данной административной процедуры является регистрация запроса (заявления) и передача его на исполнение в управление по делам архивов.

61. Специалисты управления по делам архивов осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала.

62. В результате анализа определяется:

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

адреса конкретных органов, организаций, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.

63. Срок исполнения данной административной процедуры - 5 дней с момента регистрации запроса.

Направление запросов на исполнение по принадлежности в государственные и муниципальные архивы, органы и организации

64. Основанием для начала данной административной процедуры является определение тематики запроса (заявления) и путей его исполнения.

65. По итогам анализа тематики поступивших запросов Управление направляет копии запросов со своим письмом на исполнение по принадлежности:

в государственные архивы Саратовской области;

в муниципальные архивы Саратовской области;

в другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запросов с указанием о направлении ответа в адрес заявителя или Управления.

66. Срок исполнения данной административной процедуры - 2 дня.

Подготовка ответов заявителям

67. Подготовку ответов заявителям осуществляют управление по делам архивов, государственные и муниципальные архивы, другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.

Ответ может быть подготовлен в виде:

информационного письма;

архивной справки;

архивной выписки;

архивной копии;

тематического перечня;

тематической подборки копий архивных документов;

тематического обзора архивных документов;

письменного уведомления о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;

письменного уведомления о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;

ответа об отсутствии запрашиваемых сведений (архивных документов).

68. Срок исполнения данной административной процедуры - 30 дней с момента регистрации запроса (заявления) заявителя.

Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий

69. Основанием для начала данной административной процедуры является выявление в государственных и муниципальных архивах, органах и организациях необходимых сведений для исполнения запроса.

70. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии готовят государственные и муниципальные архивы, другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.

71. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива или органа, организации.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного самоуправления) или печатью организации.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается руководством архива и заверяется печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного самоуправления).

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю. На архивной справке проставляется номер и дата составления.

При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.

В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью архива.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя архива, органа, организации или уполномоченного должностного лица и печатью (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного самоуправления) или печатью организации.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.

72. Срок исполнения данной административной процедуры - 30 дней с момента регистрации запроса (заявления) в государственных и муниципальных архивах, органах и организациях.

Направление ответов заявителям

73. Основанием для начала данной административной процедуры является подготовка ответов на запрос (заявление).

74. Управление письменно уведомляет автора запроса о результатах рассмотрения и (или) направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

75. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры документов, информационные письма, тематические подборки копий архивных документов, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений (документов), рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, подготовленные в государственных и муниципальных архивах, органах и организациях направляются в адрес заявителя или Управления.

76. В случае если запрос (заявление) не может быть исполнен, заявителю направляется письмо-уведомление с объяснением причин невозможности исполнения: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса (заявления) и (или) иные причины. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса (заявления), адреса соответствующих архивов, организаций.

Заявителю направляется уведомление об отказе в получении информации ограниченного доступа при отсутствии у него на это права и разъяснение о его дальнейших действиях.

77. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.

78. Срок исполнения данной административной процедуры - в течение 1 дня с момента подготовки ответа.

IV. Формы контроля за предоставлением государственной услуги

79. Контроль за исполнением настоящего Регламента осуществляется в следующих формах:

1) текущего контроля;

2) контроля в виде плановых и внеплановых проверок предоставления государственной услуги;

3) общественного контроля.

Порядок осуществления текущего контроля

80. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляет начальник управления по делам архивов.

81. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения иными должностными лицами управления по делам архивов положений настоящего Регламента - постоянно на протяжении предоставления государственной услуги.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок

82. Предметом плановых и внеплановых проверок является полнота и качество предоставления государственной услуги.

83. Основанием для проведения плановых проверок является годовой план работы Управления.

В ходе плановой проверки проверяется правильность выполнения всех административных процедур, выполнение требований по осуществлению текущего контроля за исполнением настоящего Регламента, соблюдение порядка обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц управления по делам архивов, а также оценивается достижение показателей качества и доступности государственной услуги.

84. Внеплановые проверки проводятся по решению управляющего делами.

Внеплановые проверки предоставления государственной услуги проводятся по обращениям физических и юридических лиц.

85. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги приказом Управления формируется комиссия.

86. При проведении проверки осуществляется контроль за:

обеспечением прав граждан, органов и организаций на получение государственной услуги;

исполнением нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги.

87. По результатам проведения проверки составляется акт, в котором должны быть указаны документально подтвержденные факты нарушений, выявленные в ходе проверки, или отсутствие таковых, а также выводы, содержащие оценку полноты и качества предоставления государственной услуги и предложения по устранению выявленных при проверке нарушений.

При проведении внеплановой проверки в акте отражаются результаты проверки фактов, изложенных в обращении, а также выводы и предложения по устранению выявленных при проверке нарушений.

88. По результатам проверок должны быть предприняты необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении государственной услуги.

89. Заявители могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по электронной почте, путем письменных обращений, на официальном портале Правительства Саратовской области на странице Управления по адресу: http://www.saratov.gov.ru/government/structure/ud.

Ответственность должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги

90. В случае выявления нарушений прав заявителей при предоставлении государственной услуги к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Персональная ответственность должностных лиц Управления закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

Требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций

91. Общественный контроль за предоставлением государственной услуги вправе осуществлять граждане, их объединения и организации посредством:

1) фиксации нарушений, допущенных должностными лицами управления по делам архивов при предоставлении государственной услуги, и направления сведений о нарушениях в Управление;

2) подачи своих замечаний к процедуре предоставления государственной услуги или предложений по ее совершенствованию в Управление;

3) обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц Управления в порядке, установленном разделом V настоящего Регламента.

92. Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте Управления.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также его должностных лиц

93. Досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия) Управления, должностных лиц Управления либо государственных служащих, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

94. Жалоба заявителя на нарушение порядка предоставления государственной услуги Управлением, должностным лицом, государственным служащим Управления направляется на имя управляющего делами Правительства области.

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Управление по адресу, указанному в пункте 3 настоящего Регламента.

95. Жалоба должна содержать:

1) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

2) наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица Управления либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Управления, должностного лица Управления;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Управления, должностного лица Управления либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

96. Жалоба, поданная в форме электронного документа, кроме сведений, указанных в пункте 95 настоящего Регламента, дополнительно должна содержать:

адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа;

почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме.

К такой жалобе могут быть приложены необходимые документы и материалы в электронной форме либо указанные документы и материалы или их копии могут быть направлены в письменной форме.

97. Для досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) заявитель вправе запрашивать и получать от Управления:

информацию о ходе предоставления государственной услуги;

копии документов, подтверждающих обжалуемое действие (бездействие) должностных лиц Управления, государственных архивов, заверенные в установленном порядке.

98. Поступившие в Управление жалобы регистрируются в секретариате управляющего делами Правительства Саратовской области в день поступления и передаются на рассмотрение управляющему делами.

99. Поступившая жалоба подлежит рассмотрению управляющим делами Правительства области либо должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Управления, должностного лица Управления, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации. Правительство Российской Федерации вправе установить случаи, при которых срок рассмотрения жалобы может быть сокращен.

100. По результатам рассмотрения жалобы Управление принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Саратовской области, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

101. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 100 настоящего Регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

102. Если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

103. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в жалобе вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе направить повторное обращение.

104. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобе вопросов.

105. В соответствии с законодательством Российской Федерации заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) Управления и его должностных лиц, а также принимаемые ими решения при предоставлении государственной услуги в судебном порядке.