Приложение. Административный регламент предоставления архивным отделом администрации Пугачевского муниципального района Саратовской области муниципальной услуги по организации исполнения запросов российских, иностранных граждан и лиц без гражданства

Приложение

к постановлению администрации

Пугачевского муниципального района

Саратовской области

от 5 ноября 2009 г. N 2053

Административный регламент
предоставления архивным отделом администрации Пугачевского муниципального района Саратовской области муниципальной услуги по организации исполнения запросов российских, иностранных граждан и лиц без гражданства

I. Общие положения

Наименование муниципальной услуги

1.1. Организация исполнения запросов российских, иностранных граждан и лиц без гражданства, поступивших в архивный отдел администрации Пугачевского муниципального района (далее муниципальная услуга).

Правовое регулирование предоставления муниципальной услуги

1.2. Предоставление муниципальной услуги по организации исполнения запросов российских, иностранных граждан и лиц без гражданства, поступивших в администрацию Пугачевского муниципального района, осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации ("Российская газета". 1993. 25 декабря);

Федеральным законом от 22 октября 2004 года, N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004, N 43, ст. 4169);

Федеральным законом от 2 мая 2006 года, N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. N 19, ст. 2060);

приказом министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", (зарегистрированы Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года, N 9059);

постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 года N 290 "О федеральном архивном агентстве" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. N 25, ст. 2572);

Положением об архивном отделе администрации Пугачевского муниципального района (утвержден постановлением администрации Пугачевского муниципального района от 14 августа 2009 года N 1481).

Наименование органа исполнительной власти, предоставляющего муниципальную услугу

1.3. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом администрации Пугачевского муниципального района.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

Порядок информирования о муниципальной услуге

2.1. Муниципальная услуга по исполнению запросов граждан предоставляется в виде архивных справок, архивных выписок, архивных копий, выдаваемых архивным отделом администрации муниципального района.

2.2. Архивный отдел администрации муниципального района расположен по адресу: 413720, г. Пугачев, ул. К. Маркса, д. 203, тел. 2-30-32.

2.3. Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:

по письменным обращениям, в том числе полученным по почте (при этом ответ направляется в срок, не превышающий 30 календарных дней со дня регистрации обращения);

по телефону;

(при обращении по телефону специалисты архивного отдела администрации, назвав фамилию, имя, отчество, должность, наименование органа исполнительной власти. Выслушав суть вопроса, корректно и лаконично дают ответ; при невозможности ответить сразу, предлагают перезвонить в конкретный день и время, к которому приготавливают исчерпывающий ответ);

при личном обращении граждан

(прием ведется во вторник, с 8 час. до 17 час. в отведенной комнате, оборудованной столом и стульями, стендом с консультациями);

порядок работы:

рабочие дни: - понедельник-пятница с 8 час. до 17 час. Перерыв с 12 час. до 13 час. Выходные дни: суббота, воскресенье.

Основание для предоставления муниципальной услуги

2.4. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление), поступивший в архивный отдел администрации Пугачевского муниципального района, в том числе присланный по почте. Запрос может быть составлен в произвольной форме, но должен содержать следующие реквизиты:

наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;

фамилия, имя, отчество заявителя;

почтовый адрес его места жительства;

изложение существа запроса, при этом с максимально возможной полнотой в запросе должны быть представлены сведения, необходимые для его исполнения;

личную подпись заявителя и дату.

В случае если запрос подписан представителем заявителя, действующего на основании доверенности, об этом в запросе делается отметка и оформленная надлежащим образом доверенность прикладывается к запросу.

Сроки предоставления муниципальной услуги

2.5. Запросы российских, иностранных граждан и лиц без гражданства, поступившие в архивный отдел администрации муниципального района исполняются в течение 30 календарных дней с момента регистрации запроса. Начальником архивного отдела администрации муниципального района этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя. Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату учреждения - не более 15 дней с момента его регистрации.

Перечень оснований для отказа в предоставлении услуги

2.6. В случае, если запрос, поступивший в архивный отдел администрации муниципального района не может быть исполнен без предоставления заявителем дополнительных сведений, в течение 5-ти рабочих дней со дня регистрации запроса заявителю направляется письменный ответ с указанием на необходимость дополнительных данных.

2.7. Не подлежат рассмотрению запросы - обращения без указания фамилии, имя, отчество, почтового адреса, не подписанные заявителем, а также запросы, к которым не приложена оформленная надлежащим образом доверенность, в случае если запрос подписан представителем заявителя, действующим на основании доверенности.

Сведения о стоимости предоставления муниципальной услуги

2.8. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

3.1. Предоставление муниципальной услуги по организации исполнения запросов российских, иностранных граждан и лиц без гражданства, поступивших в архивный отдел администрации муниципального района включает в себя следующие административные процедуры:

регистрация поступивших запросов;

анализ их тематики;

направление запросов на исполнение в организации по принадлежности;

получение в случае необходимости информации от организаций;

подготовка и направление ответа гражданам (заявителям);

специалист ведущий прием граждан осуществляет проверку запроса на наличие реквизитов указанных в п. 2.4 после приема и регистрации запросов в течении рабочего дня специалист передает их начальнику, начальник распределяет между сотрудниками запросы в течении дня на исполнение, дата исполнения указывается на запросе. В случае, если по итогам анализа тематики запросов, запрос не может быть исполнен из-за отсутствия запрашиваемых сведений, заявитель письменно уведомляется об этом в течение 5 рабочих дней с момента регистрации запроса. При этом заявителю могут быть даны рекомендации, куда следует обратиться с указанием адресов и телефонов.

3.2. Ответственным за предоставление муниципальной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, поступивших в архивный отдел администрации муниципального района, является начальник и специалисты учреждения, которым поручено исполнение запросов.

Регистрация запросов и передача их на исполнение

3.3. Поступившие в архивный отдел администрации муниципального района письменные запросы регистрируются в журнале справок социально-правового характера и алфавитной книге в день поступления и передаются специалистом, осуществляющим прием запросов в этот же день начальнику архивного отдела администрации муниципального района, начальник отписывает запросы в течение дня специалистам для исполнения.

3.4. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Анализ тематики поступивших запросов

3.5. Специалист, которому поручено исполнение запроса, определяет тематику поступивших запросов с учетом имеющихся научно-справочного аппарата и другого информационного материала.

При этом определяется:

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

место хранения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.

3.6. Анализ тематики поступивших запросов проводится в течение 3-х рабочих дней с момента их регистрации.

Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности

3.7. По итогам анализа тематики поступивших запросов архивный отдел администрации муниципального района в течение 5 дней направляет их со своим письмом на исполнение по принадлежности:

в учреждение;

в иные организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.

При этом организация - исполнитель уведомляется о том, кому она должна дать ответ - заявителю.

3.8. В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, архивный отдел администрации муниципального района направляет в соответствующие адреса письма с копиями запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя. Подготовка и направление ответов гражданам.

3.9. В случае, если архивный отдел администрации муниципального района направляет на исполнение запрос в соответствующую организацию с просьбой дать ответ заявителю, одновременно учреждение письменно уведомляет об этом гражданина, приславшего запрос (заявителя).

3.10. В случае, если по итогам анализа тематики запрос не может быть исполнен из-за отсутствия запрашиваемых сведений или необходимости уточнения сути запроса, а также предоставления заявителем дополнительной информации, заявитель письменно уведомляется об этом в течении 5 дней с момента регистрации запроса. При этом заявителю могут быть даны рекомендации, куда следует обратиться с указанием адресов и телефонов.

3.11. Рассмотрение запроса гражданина считается законченным, если гражданину направлен ответ на запрос либо уведомление о передаче запроса в компетентный орган (организацию, учреждение).

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

3.12. Контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется начальником отдела и управляющим делами администрации Пугачевского муниципального района.

3.13. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником ежемесячных проверок, соблюдения и исполнения специалистами учреждения положений настоящего регламента.

Порядок и сроки исполнения запросов в учреждении осуществляются в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19.

3.14. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на действия (бездействие) должностных лиц учреждения.

3.15. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, по отношению к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3.16. Проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги могут быть плановая (осуществляется начальником ежемесячно в соответствии с п. 24 Регламента) и внеплановая (проводится по обращению заявителя, в котором указано на нарушение его прав сотрудниками архивного отдела).

3.17. Для проведения внеплановой проверки управляющий делами администрации Пугачевского муниципального района формирует рабочую группу, в которую включают начальника и специалиста архивного отдела администрации муниципального района. Рабочая группа назначается на срок продолжительности трудового стажа членов рабочей группы в данном учреждении.

3.18. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений осуществляемых в ходе выполнения Регламента

3.19. Заявители имеют право на обжалование действий или без действий работников учреждения в досудебном или судебном порядке.

3.20. Заявители могут обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение по адресу, указанному в пункте 5.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду пункт 2.2 настоящего регламента

3.21. Жалоба заявителя в обязательном порядке должна содержать:

фамилию, имя, отчество;

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

изложение сути жалобы;

личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы или их копии.

3.22. В ходе рассмотрения жалобы управляющий делами администрации Пугачевского муниципального района:

обеспечивает объективный всесторонний и своевременный ее анализ, в случае необходимости с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц;

по результатам рассмотрения жалобы принимает необходимые меры и дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

3.23. Письменная жалоба, поступившая в учреждение, рассматривается в течение 30 календарных дней. При необходимости срок может быть продлен на 15 календарных дней. В случае направления запроса в другие организации для запрашивания необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов.

3.24. Ответ на жалобу, поступившую в отдел, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

3.25. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и/или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

Если в жалобе содержатся нецензурные выражения, оскорбления, угрозы жизни, здоровью должностного лица и членов его семьи, учреждение вправе оставить обращение без ответа по существу и сообщить заявителю о недопустимости злоупотребления правом.

3.26. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства, управляющий делами вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу.

О принятом решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

3.27. Заявители вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, действия или бездействие должностных лиц учреждения в судебном порядке.