Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов физических и юридических лиц архивным отделом администрации Петровского муниципального района Саратовской области

Приложение

к постановлению администрации

Петровского муниципального района

Саратовской области

от 28 июля 2010 г. N 954

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов физических и юридических лиц архивным отделом администрации Петровского муниципального района Саратовской области

I. Общие положения

Наименование муниципальной услуги

1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов юридических и физических лиц (далее - Регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Петровского муниципального района Саратовской области по исполнению запросов физических и юридических лиц поступивших в архивный отдел.

Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной услуги

2. Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов физических и юридических лиц осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле Российской Федерации";

Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007 г., N 20, зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007 г, регистрационный N 9059);

Положением об архивном отделе администрации Петровского муниципального района Саратовской области, утвержденным распоряжением администрации от 21.03.2008 N 982/1.1-05.

Виды запросов, исполнение которых осуществляется в порядке предоставления муниципальной услуги

3. Социально-правовые запросы - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

4. Тематические запросы - запросы о предоставлении информации по определенным проблеме, теме, событию, факту.

Наименование органов - исполнителей Петровского муниципального района Саратовской области, участвующих в предоставлении муниципальной услуга

5. Непосредственное исполнение запросов физических и юридических лиц осуществляет архивный отдел администрации Петровского муниципального района Саратовской области.

Потребители муниципальной услуги

6. К категориям физических и юридических лиц, являющихся потребителями муниципальной услуги, относятся;

- граждане Российской Федерации;

- государственные органы и органы местного самоуправления;

- организации.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги. Результат предоставления муниципальной услуги

7. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги являются:

- архивная справка;

- архивная выписка;

- архивная копия.

Порядок информирования о муниципальной услуге

8. Местонахождение архивного отдела и его почтовый адрес:

412540, Саратовская область, г. Петровск, площадь Ленина, дом 2.

Режим работы - с 8 до 17 часов, обеденный перерыв - с 13 до 14 часов.

Приемные дни - понедельник, среда с 8 до 13 часов, обеденный перерыв - с 13 до 14 часов.

9. Телефон архивного отдела (845-55) 27-2-00.

10. Информация о процедуре исполнения запросов предоставляется:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- при личном обращении граждан,

11. По телефону должностные лица архивного отдела дают исчерпывающую информацию по процедуре исполнения запросов, в том числе о местонахождении документов.

12. Прием граждан осуществляется.

- начальником архивного отдела;

- специалистами архивного отдела

13. В местах предоставления муниципальной услуги должны быть размещены следующие информационные материалы:

- сведения о режиме работы архивного отдела;

- перечень необходимых для получения услуги документов;

- образцы заполнения заявлений и анкет.

Основание для предоставления муниципальной услуги

14. Основанием для предоставления муниципальной услуги являются письменный запрос в адрес архивного отдела, в том числе переданный по электронной почте, или анкета-заявление, составленное заявителем лично.

15. В запросе (анкете-заявлении) обязательно указываются следующие сведения:

- наименование архивного отдела;

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса,

- номер контактного телефона заявителя;

- дата;

- для исполнения запроса;

- об образовании - название и адрес учебного заведения, дата поступления и окончания учебы;

- о стаже работы (службы), размере заработной платы - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, время работы (службы), в качестве кого работал (служил), год рождения;

- о награждении - сведения о времени награждения и награждающей организации;

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов.

Запрос (заявление) подписывается заявителем лично.

В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу (заявлению) соответствующие документы и материалы, либо их копии.

Формы анкеты-заявления прилагаются,

обращения (запросы) должны содержать:

- наименование архивного отдела;

- изложение сути обращения;

- фамилию, имя, отчество заявителя;

- почтовый адрес места жительства заявителя;

- дату отправления запроса.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

17. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, предоставляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

18. Юридические лица направляют запрос, оформленный на официальном бланке организации, содержащем сведения о наименовании и местонахождении. Запрос подписывается руководителем (заместителем руководителя) юридического лица.

19. При поступлении в архивный отдел запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел в 5-дневный срок запрашивает эти уточнения и дополнительные сведения.

Сроки и условия предоставления муниципальной услуги

20. Запросы архивным отделом исполняются бесплатно.

21. Запросы социально-правового характера, поступившие в архивный отдел, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации.

В исключительных случаях начальник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя. Продление сроков исполнения запросов в архивном отделе допускается в случаях значительного увеличения количества поступающих запросов, проведения внеплановых ремонтных работ в хранилищах архива и при обстоятельствах форс-мажорного характера.

22. При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архивный отдел проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включают их в повторно выдаваемую архивную справку.

23. Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, поступивший в архивный отдел, рассматривается в первоочередном порядке. Исполнение запроса осуществляется бесплатно.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архивный отдел письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы.

Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

24. Не подлежат рассмотрению запросы (заявления) и Интернет-обращения в случае:

- отсутствия в запросах фамилии, имени, отчества, почтового адреса заявителя;

- отсутствия у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную тайну, и содержащих конфиденциальную информацию.

Не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие нецензурные, оскорбительные выражения.

III. Административные процедуры Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

25. Административные процедуры архивного отдела по предоставлению муниципальной услуги.

- регистрация запросов (заявлений) и передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов,

- переадресация запросов на исполнение в архивные учреждения и организации по принадлежности;

- поиск запрашиваемой информации по архивным документам и справочным изданиям;

- подготовка и направление (выдача) ответов.

Регистрация запросов (заявлений) и передача их на исполнение

26. Поступившие по почте запросы регистрируются в течение 3 дней со дня поступления в установленном порядке.

27. В случае, если заявитель обращается лично, ему разъясняется порядок предоставления услуги и предлагается заполнить заявление в соответствии с установленной формой. Затем заявитель информируется о сроках выдачи ответа. В случае отказа разъясняются причины отказа (при личной явке причины отказа могут быть сообщены в устной форме).

28. Регистрация запроса (заявления) является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Анализ тематики поступивших запросов

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

30. Специалисты архивного отдела, ответственные за исполнение запросов, осуществляют анализ тематики поступивших запросов, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение,

Переадресация запросов в архивные учреждения и иные организации по принадлежности

31. По итогам анализа тематики поступивших запросов в течение 5 дней со дня регистрации архивный отдел направляет их со своим письмом в архивные учреждения и иные организации по принадлежности при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.

32. В случае, если запрос требует исполнения несколькими архивными учреждениями, организациями, архивный отдел направляет в соответствующие архивные учреждения и организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.

33. Одновременно с направлением запросов на исполнение в другие архивные учреждения и организации архивный отдел письменно уведомляет об этом заявителя.

Подготовка и направление ответов гражданам

34. В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с отказом и объяснением причин отказа.

35. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, заявителю выдается соответствующая справка.

36. Если в результате анализа тематики поступившего в архивный отдел запроса, выясняется, что архивные документы хранятся по месту обращения заяви теля, специалисты архивного отдела осуществляют поиск информации по архивным документам и по результатам поиска готовят архивную справку, архивную выписку или копию архивного документа.

37. Оформление справки осуществляется в установленном порядке.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного отдела.

Архивная справка, выданная в архивном отделе, подписывается начальником архивного отдела, исполнителем и заверяется печатью. архива. При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

38. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов, обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных в архивном отделе архивных выписок удостоверяется подписью начальника архивного отдела и печатью архива.

39. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архивного отдела и подписью начальника отдела или уполномоченного должностного лица.

40. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

41. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простым письмом.

42. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архивный отдел выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

43. Должностными лицами, ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги архивного отдела, являются специалисты архивного отдела.

44. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги должностными лицами архивного отдела осуществляет начальник архивного отдела

45. Заместитель главы администрации по социальным вопросам Петровского муниципального района Саратовской области осуществляет контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги архивным отделом.

46. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок с цепью выявления нарушений прав граждан, рассмотрение обращений физических и юридических лиц, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела, принятие решений, направленных на устранение выявленных нарушений, и подготовку ответов на обращения.

47. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годового плана работы архивного отдела) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя начальником архивного отдела. По результатам проверки составляется справка.

48. В случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам применяются меры ответственности, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента

49. Заявитель может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента.

50. Действия (бездействие) и решения должностных лиц архивного отдела могут быть обжалованы:

- начальнику архивного отдела;

- заместителю главы администрации по социальным вопросам Петровского муниципального района Саратовской области;

- в судебном порядке.

51. В жалобе заявителя в обязательном порядке указываются:

- фамилия, имя, отчество заявителя или наименование организации;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- суть жалобы;

- дата.

Заявление должно быть подписано заявителем. В подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе необходимые документы либо их копии.

52. Начальник архивного отдела:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов

53. Ответ на жалобу подписывается начальником архивного отдела.

54. Ответ на жалобу направляется по почтовому адресу, указанному в жалобе.

55. Письменная жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях срок рассмотрения жалобы может быть продлен, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения жалобы заявитель уведомляется письменно, с указанием причин продления.

56. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

При получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные, оскорбительные выражения, архивный отдел вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных вопросов.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

57. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему уже давался письменный ответ по существу в связи с ранее направленной жалобой, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении заявителю направляется письменное уведомление.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Форма 1

                         Анкета-заявление

      для наведения справок по документам, хранящимся в архивном

        отделе администрации Петровского муниципального района

Фамилия, имя, отчество в настоящее время Фамилия в период работы (учёбы) Дата рождения (число, месяц, год) Почтовый адрес и телефон заявителя Точное название и подведомственность организации (учреждения), где работал (учился) в запрашиваемый период Дата поступления на работу (учёбу) (число, месяц, год) Дата увольнения с работы (окончания учёбы) (число, месяц, год) Должность Справка нужна (о стаже работы, о льготном стаже работы, о заработной плате, об учёбе) и за какой период Куда и для какой цели требуется справка

     Прошу архивную справку (выписку, ксерокопию) выслать, выдать на руки

(нужное подчеркнуть)

_________________________________________________________________________

                     (указать, кому выдать справку)

Подпись ________________________              Вх. N _____________________

Дата __________________________             от __________________________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Форма 2

                          Анкета-заявление

     для наведения справок по документам, хранящимся в архивном

       отделе администрации Петровского муниципального района

Фамилия, имя, отчество заявителя Почтовый адрес и телефон заявителя Содержание запроса (о землепользовании, о домовладении, о проживании на территории сельской местности района и т.д.) и за какой период Куда и для какой цели требуется справка

     Прошу архивную справку (выписку, ксерокопию) выслать, выдать на руки

(нужное подчеркнуть)

_________________________________________________________________________

                       (указать, кому выдать справку)

Подпись ________________________              Вх. N _____________________

Дата __________________________             от __________________________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Форма 3

                       Анкета-заявление

                     (образец заполнения)

     для наведения справок по документам, хранящимся в архивном

      отделе администрации Петровского муниципального района

Фамилия, имя, отчество, паспортные данные, почтовый адрес, номер телефона заявителя	Иванов Иван Иванович, 6305 N 234567 г. Петровск, ул. Советская, д. 10, индекс 412522, тел.
Фамилия, имя, отчество, паспортные данные, почтовый адрес, номер телефона лица, представляющего интересы заявителя	Иванова Вера Ивановна (дочь), 412540, N тел.
Содержание запроса (о выделении земельного участка, о домовладении, о проживании на территории сельской местности района и т.д.), кому и когда	Выписка из Похозяйственных книг Жерновской волости за 1991-96 гг. д. 1-я Березовка, ул. Лесная, д. 201
Доверенность (N, когда и кем выдана)	N 321 от 12.12.2009 г., нотариус Тимофеева Н.Б.
Куда и для какой цели требуется справка

     Прошу архивную справку (выписку, ксерокопию) выслать, выдать на руки

(нужное подчеркнуть)

_________________________________________________________________________

                     (указать, кому выдать справку)

Подпись ________________________              Вх. N _____________________

Дата __________________________             от __________________________