Приложение. Административный регламент архивного отдела администрации Пугачевского муниципального района Саратовской области по предоставлению муниципальной услуги "организация хранения архивных документов и архивных фондов"

Приложение

к постановлению администрации

Пугачевского муниципального района

Саратовской области

от 22 октября 2010 г. N 1441

Административный регламент
архивного отдела администрации Пугачевского муниципального района Саратовской области по предоставлению муниципальной услуги "организация хранения архивных документов и архивных фондов"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации Пугачевского муниципального района Саратовской области муниципальной услуги по организации хранения архивных документов и архивных фондов (далее - Регламент) определяет сроки исполнения и последовательность действий (административные процедуры) в процессе реализации по предоставлению архивным отделом муниципальной услуги.

Наименование муниципальной услуги.

Муниципальная услуга "Организация хранения архивных документов и архивных фондов" включает в себя:

хранение архивных документов и архивных фондов, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Саратовской области, в том числе архивных документов поселений Пугачевского муниципального района;

хранение документов по личному составу организаций, не имеющих правопреемника, действовавших на территории Пугачевского муниципального района;

хранение учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления деятельности архивного отдела.

Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной услуги.

1.2. Предоставление муниципальной услуги по ведению организации хранения архивных документов и архивных фондов осуществляется в соответствии:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

Уставом Саратовской области;

Уставом Пугачевского муниципального района Саратовской области;

иными нормативными актами, касающиеся деятельности отдела.

Орган по предоставлению муниципальной услуги.

1.3. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом администрации Пугачевского муниципального района Саратовской области (далее архивный отдел). Технологическое обеспечение предоставления муниципальной услуги осуществляется во взаимодействии с управлением по делам архивов Правительства области, делопроизводственными службами организаций, предприятий, учреждений- источников комплектования архивного отдела.

Результатом предоставления муниципальной услуги является обеспечение сохранности архивных документов в нормальном физическом состоянии, исключающее их хищение и утрату.

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Предоставление муниципальной услуги не связано с письменным или с устным запросом заявителя.

Архивные документы организаций, предприятий, учреждений - источников комплектования архивного отдела принимаются на хранение в архивный отдел в соответствии с графиком комплектования архивного отдела архивными документами, утвержденным главой администрации Пугачевского муниципального района, и согласованным с управлением по делам архивов Правительства Саратовской области.

2.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется начальником архивного отдела.

2.3. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.4. Хранение документов, принятых от организаций по их просьбе досрочно, а также временное (депозитное) хранение документов организаций в архивном отделе, имеющих статус юридического лица, осуществляется на договорной основе.

2.5. Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес:

413720 г. Пугачев, ул. К.Маркса, телефон (8845-74) 2-30-32

Распорядок работы:

ежедневно с 8.00 до 17.00, перерыв с 12.00 до 13.00. выходной: суббота, воскресенье.

3. Административные процедуры

3.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

проверка физического и технического состояния поступивших архивных документов на хранение в архивный отдел, в соответствии с актом приема-передачи документов;

фондирование архивных документов;

рациональное размещение архивных документов в архивохранилище;

осуществление контроля за движением архивных документов и их физическим состоянием;

копирование архивных документов.

3.2. Поступившие в архивный отдел документы до передачи в архивохранилище размещаются в рабочей комнате отдела, освобождаются от транспортной тары, раскладываются на стеллажах и столах, не допускается складирование архивных документов в не разобранном состоянии.

3.3. Оценка физического и технического состояния поступивших архивных документов производится не позднее 3 месяцев с момента приема. При этом удаляются все посторонние предметы: металлические, бумажные и другие закладки, скрепки и т.п. В случае выявления недостатков физического и технического состояния документов проводится их устранение.

3.4. Архивные документы, прошедшие оценку физического и технического состояния поступают на хранение в архивохранилище, где располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексный учет и хранение, а также оперативный поиск.

3.5. Архивные документы принимаются в архивный отдел администрации в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочном аппаратом. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.

При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического технического состояния и проверка комплектности учетных документов.

Документы принимаются в архивный отдел муниципального района по утвержденным ЭПК описям дел, документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел, архивные документы с не истекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям. На всех экземплярах описи дел, делаются отметки о приеме архивных документов в архив.

При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, в описи делается новая итоговая запись.

Прием архивных документов оформляется актом приема - передачи документов на хранение, составляемых в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов. При первом приеме архивных документов от источника комплектования должна приниматься историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии.

3.6. Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов) осуществляется в архиве при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов.

3.7. В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения. Единицы хранения систематизируются согласно схеме и закрепляются описью (описями) дел, документов.

3.8. Для рационального размещения архивных документов определяется план (схема) их размещения, план (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу, с указанием их номеров по каждому стеллажу архивохранилища.

3.9. Все помещения архива, стеллажи, шкафы и полки, нумеруются. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.

3.10. Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, профилактической и технической обработки.

Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные). Плановая проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене начальника архивного отдела проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архивного отдела или их отдельных частей (групп).

3.11. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов, составленном на основании листа проверки. Одновременно с актом проверки при необходимости составляется акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты.

В случае обнаружения в итоговой записи к описи дел, документов (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.

На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов.

3.12. Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

Результаты проверки оформляются в установленном порядке.

3.13. Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется: целевым порядком; в ходе проверки наличия и состояния архивных документов; при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.

3.14. Целевая проверка физического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных документов. Целевой проверке физического состояния подлежат архивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях. По результатам контроля делается заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и в зависимости от состояния архивных документов, устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки.

3.15. Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов.

Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в листе-заверителе, акте проверки наличия и состояния архивных документов.

3.16. Страховой фонд создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов.

Страховой фонд является неприкосновенным и хранится обособленно.

3.17. Восстановление свойств, технических характеристик и долговечности архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. В первую очередь реставрации подлежат особо ценные документы.

4. Порядок и формы контроля по предоставлению муниципальной услуги

4.1. Контроль по предоставлению муниципальной услуги включает в себя проведение проверок.

Текущий ремонт осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения положений административного регламента.

4.2. Периодичность осуществления контроля устанавливается главой администрации муниципального района, проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы отдела) и внеплановыми.

Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.3. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

5. Порядок обжалования действий (бездействий) и решений принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги

5.1. По результатам проведенных проверок организации и граждане имеют право на обжалование решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги, действий или бездействия должностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, в вышестоящие органы в досудебном порядке и судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.