Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, выписок, копий документов"

Приложение

к постановлению администрации МО "Город Саратов"

от 11 марта 2011 г. N 491

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, выписок, копий документов"

С изменениями и дополнениями от:

6 июня 2012 г., 22 ноября 2013 г., 17 ноября 2014 г., 19 апреля 2016 г.

1. Общие положения

Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, выписок, копий документов" (далее - административный регламент) определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги. Административный регламент разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги, повышения эффективности деятельности органов местного самоуправления, создания комфортных условий для её получения.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги:

"Выдача архивных справок, выписок, копий документов" (далее - муниципальная услуга).

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом администрации муниципального образования "Город Саратов" (далее - архивный отдел) по адресу: г. Саратов, ул. Первомайская, 76, кабинет 1.

Почтовый адрес: 410031, г. Саратов, ул. Первомайская, 78.

Адрес электронной почты: arhive@admsaratov.ru.

График работы: ежедневно с 9.00 до 18.00. Обед с 13.00 до 14.00.

Суббота и воскресенье - выходной день.

Приём заявителей: понедельник, среда, пятница с 9.00 до 13.00.

Телефон и номер кабинета специалиста архивного отдела, являющегося непосредственным исполнителем муниципальной услуги (далее - специалист): кабинет 1, тел. 27-70-92.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является:

- оформление и выдача (направление) архивных справок, выписок, копий документов;

- оформление и выдача (направление) уведомления об отсутствии документов и (или) направление заявления в другой архив, организацию.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования "Город Саратов" от 17 ноября 2014 г. N 3665 в пункт 2.4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги

Срок представления архивных копий муниципальных правовых актов - 15 дней со дня регистрации заявления заявителя.

Срок выдачи справок, выписок (в том числе о подтверждении стажа работы или начислении заработной платы) - 30 дней со дня регистрации заявления заявителя. В исключительных случаях (если справка о стаже или заработной плате затребована за период более пяти лет) начальник архивного отдела вправе продлить срок предоставления муниципальной услуги не более чем на 30 дней, уведомив заявителя о продлении срока.

Заявление, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию архивного отдела администрации муниципального образования "Город Саратов", направляется в течение 5 дней со дня регистрации в другой архив или организацию, в компетенцию которых входит решение поставленных в заявлении вопросов, с уведомлением заявителя о переадресации заявления или заявителю дается соответствующая рекомендация.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования "Город Саратов" от 19 апреля 2016 г. N 955 в пункт 2.5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:

- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (первоначальный текст документа опубликован в изданиях: "Парламентская газета" от 27 октября 2004 г. N 201; "Российская газета" от 27 октября 2004 г. N 237, "Собрание законодательства Российской Федерации" от 25 октября 2004 г. N 43, ст. 4169);

- Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (первоначальный текст документа опубликован в изданиях: "Российская газета" N 95 от 5 мая 2006 г.; "Парламентская газета" N 70-71 от 11 мая 2006 г.; "Собрание законодательства Российской Федерации" N 19 от 8 мая 2006 г. (ст. 2060));

- Федеральный закон от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (опубликован в изданиях: "Собрание законодательства Российской Федерации" N 40 от 6 октября 2003 г. (ст. 3822); "Парламентская газета" N 186 от 8 октября 2003 г.; "Российская газета" N 202 от 8 октября 2003 г.);

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждённые приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 (опубликованы в издании "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти" N 20 от 14 мая 2007 г.);

- Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (первоначальный текст документа опубликован в изданиях: "Российская газета" от 30 июля 2010 г. N 168, "Собрание законодательства Российской Федерации" от 2 августа 2010 г. N 31 ст. 4179);

- Федеральный закон от 24 ноября 1995 г. N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации" (первоначальный текст документа опубликован в изданиях: "Собрание законодательства Российской Федерации" от 27 ноября 1995 г. N 48, ст. 4563, "Российская газета" от 2 декабря 1995 г. N 234).

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.6.1. Для предоставления муниципальной услуги заявитель представляет:

- заявление по формам, указанным в приложениях N 1, 2, 3 к административному регламенту, если заявитель является физическим лицом (заявление может быть составлено в свободной форме с обязательным указанием фамилии, имени, отчества заявителя, почтового адреса, сути запроса, даты; заявление должно быть подписано);

- заявление на фирменном бланке с угловым штампом и подписью руководителя, если заявитель является юридическим лицом;

- документ, удостоверяющий личность заявителя, являющегося физическим лицом, либо личность представителя физического или юридического лица;

- копию документа, удостоверяющего права (полномочия) представителя физического или юридического лица, если с заявлением обращается представитель заявителя;

- копию трудовой книжки (при обращении о выдаче справки, выписки о подтверждении стажа работы или начислении заработной платы);

- свидетельство о праве на наследование либо завещание, либо договор дарения, либо документ, подтверждающий родство, либо учредительные документы (при обращении о выдаче копии, выписки муниципального правового акта, содержащего конфиденциальную информацию).

2.6.2. Документы для получения справки, выписки о подтверждении стажа работы или начислении заработной платы могут быть направлены по почте.

2.6.3. Данные представленных документов не должны содержать противоречивых сведений. Документы не должны содержать подчисток, приписок, зачёркнутых слов и иных не оговорённых в них исправлений, а также серьёзных повреждений, не позволяющих однозначно истолковать их содержание.

2.7. Перечень оснований для отказа в приёме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- отсутствие в заявлении необходимых сведений, которые будут являться основанием для проведения поиска запрашиваемой информации (в зависимости от документа: номер и дата муниципальных правовых актов, точное название организации и т.д.);

- несоответствие представленных документов требованиям, перечисленным в п. 2.6.3 административного регламента.

2.8. Основание для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

- отсутствие документов, перечисленных в п. 2.6.1 административного регламента, в полном объёме.

Отказ в предоставлении муниципальной услуги не является препятствием для повторного обращения заявителя после устранения причин, послуживших основанием для отказа.

2.9. Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.

2.10. Консультирование заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги проводится в приёмные часы. Специалист обеспечивает устные (по телефону или лично) и письменные консультации.

Специалист, осуществляющий устное консультирование, должен принять все необходимые меры для предоставления полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других специалистов.

В случае, если устный ответ на поставленный вопрос не удовлетворил заявителя, специалист должен предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменной форме.

Рассмотрение письменных обращений граждан по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Рассмотрение письменных обращений юридических лиц по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется в порядке, аналогичном для рассмотрения обращений граждан.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования "Город Саратов" от 22 ноября 2013 г. N 3025 в пункт 2.11 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.11. Срок регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги

Срок ожидания в очереди при подаче заявления и при получении справки, выписки, копии документов - 15 минут.

Приём, первичная проверка и регистрация заявления и приложенных к нему документов на получение справок, подтверждающих трудовой стаж или начисление заработной платы, - 10 минут с момента обращения.

Приём и регистрация заявлений на получение копий и выписок муниципальных правовых актов - 3 дня с момента обращения.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования "Город Саратов" от 19 апреля 2016 г. N 955 в пункт 2.12 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга

Для ожидания приёма заявителям отводятся места, оборудованные стульями. Количество мест ожидания определяется исходя из возможности их размещения в здании.

Помещение для приёма заявителей должно соответствовать санитарным нормам и правилам пожарной безопасности.

Каждое рабочее место специалиста должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам.

В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителе одновременно ведётся приём только одного заявителя, за исключением случаев коллективного обращения.

Для заявителей, являющихся инвалидами, создаются условия, обеспечивающие доступность муниципальной услуги:

- вход в здание, где располагается помещение приема и выдачи документов, оборудуется кнопкой вызова специалиста;

- оказывается содействие со стороны специалистов архивного отдела (при необходимости) инвалиду при входе, выходе и перемещении по помещению приема и выдачи документов;

- специалистами архивного отдела оказывается необходимая помощь инвалидам, связанная с разъяснением в доступной для них форме порядка предоставления муниципальной услуги, оформлением необходимых для предоставления муниципальной услуги документов;

- обеспечивается допуск в помещение приема и выдачи документов сурдопереводчика, тифлосурдопереводчика, а также иного лица, владеющего жестовым языком, собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение, выданного в установленной форме.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования "Город Саратов" от 22 ноября 2013 г. N 3025 в пункт 2.13 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.13. Показатель доступности и качества муниципальной услуги

Сведения о муниципальной услуге размещаются на официальном сайте администрации муниципального образования "Город Саратов" (www.saratovmer.ru) и на Едином портале государственных и муниципальных услуг - www.gosuslugi.ru (далее - Единый портал). Информация о предоставлении муниципальной услуги, образцы заполнения документов, перечень документов для предоставления муниципальной услуги размещаются на стенде в архивном отделе администрации муниципального образования "Город Саратов". Показателями качества муниципальной услуги являются соблюдение сроков её предоставления, а также отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования "Город Саратов" от 22 ноября 2013 г. N 3025 раздел 2 настоящего приложения дополнен пунктом 2.14

2.14. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме.

Заявление может быть подано через Единый портал.

Прием, проверка и регистрация заявлений, поступивших через Единый портал, осуществляется в течение одного рабочего дня, следующего за днем поступления заявления.

Информирование заявителя о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется через Единый портал.

В случае отсутствия запрошенных сведений (документов) в архивном отделе заявителю направляется уведомление об отсутствии сведений (документов).

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Последовательность выполнения административных процедур при предоставлении муниципальной услуги:

- приём и регистрация заявления;

- проверка документов и анализ тематики поступивших запросов;

- оформление и выдача (направление) архивных справок, выписок, копий документов, уведомления об отсутствии документов и (или) направление заявления в другой архив, организацию.

3.1. Приём и регистрация заявления

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования "Город Саратов" от 17 ноября 2014 г. N 3665 в пункт 3.1.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1.1. Основанием для исполнения административной процедуры является обращение заявителя в архивный отдел.

Приём и регистрация заявлений на предоставление справок, подтверждающих трудовой стаж или начисление заработной платы, осуществляется непосредственно в архивном отделе. Срок исполнения данной процедуры 10 минут.

Заявления на предоставление копий или выписок из муниципальных правовых актов регистрируются в секторе служебной корреспонденции администрации муниципального образования "Город Саратов", после чего поступают руководителю аппарата администрации муниципального образования "Город Саратов" для резолюции с последующей передачей в архивный отдел для исполнения. Срок исполнения данной процедуры составляет три дня.

При поступлении запроса в электронной форме заявителю направляется уведомление (на электронный или почтовый адрес, по телефону либо через Единый портал) о приеме заявления к рассмотрению, а также сообщается о перечне документов (в зависимости от запрашиваемого документа), которые необходимо представить при получении архивных документов.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования "Город Саратов" от 17 ноября 2014 г. N 3665 в пункт 3.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2. Проверка документов и анализ тематики поступивших запросов

Основанием для начала исполнения административной процедуры является приём и регистрация заявления и прилагаемых к нему документов, предусмотренных п. 2.6.1 административного регламента.

В случае представления документов, предусмотренных пунктом 2.6.1 административного регламента, не в полном объёме, а также при наличии оснований, предусмотренных п. 2.6.3 административного регламента, специалист консультирует заявителя лично (в случае поступления заявления непосредственно в архивный отдел) либо по телефону (в случае поступления заявления в сектор служебной корреспонденции) по перечню представленных документов и предлагает заявителю в течение одного дня представить документы, предусмотренные пунктом 2.6.1 административного регламента, в полном объёме.

Если по истечении указанного срока заявителем документы не представлены, специалист в течение дня, следующего за днём поступления к нему заявления, осуществляет подготовку уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги с указанием причин отказа, которое подписывается начальником архивного отдела, и направляет его заявителю.

Специалист осуществляет анализ тематики поступивших заявлений с учётом профессиональных навыков и имеющейся в архивном отделе нормативно-справочной документации.

Специалистом осуществляются:

- проверка наличия архивных документов для исполнения запроса по каталогу, путеводителю по фондам муниципального архива;

- определение архивных фондов и архивных дел для просмотра по описи;

- подборка архивных дел для исполнения запроса;

- полистный просмотр архивных дел;

- выявление сведений в архивных документах по теме обращения.

Срок исполнения данной процедуры с момента поступления заявления в архивный отдел составляет:

- 6 дней при обращении о выдаче копии муниципального правового акта;

- 23 дня при обращении о выдаче справки, выписки, в т.ч. о подтверждении стажа работы или начислении заработной платы.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования "Город Саратов" от 17 ноября 2014 г. N 3665 в пункт 3.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3. Оформление и выдача (направление) архивных справок, выписок, копий документов, уведомления об отсутствии документов и (или) направлении заявления в другой архив, организацию

Основанием для начала исполнения административной процедуры является наличие или отсутствие запрошенных сведений (документов) в архивном отделе.

С момента выявления наличия или отсутствия сведений (документов) по теме запроса в архивном отделе специалистом осуществляется оформление справок и выписок, подготовка копий документов либо уведомления об отсутствии сведений (документов) с последующим предоставлением данных документов на подпись начальнику архивного отдела.

Срок исполнения данной процедуры составляет два дня с момента выявления наличия или отсутствия сведений (документов).

Подписанная начальником архивного отдела архивная справка, выписка, копия документов, уведомление об отсутствии сведений (документов) заверяются печатью архивного отдела.

Специалист выдает заявителю архивную справку, выписку, копию документа, уведомление об отсутствии запрошенных сведений (документов) при предъявлении документа, удостоверяющего личность заявителя либо личность представителя физического или юридического лица, копии документа, удостоверяющего права (полномочия) представителя физического или юридического лица, если с заявлением обращался представитель заявителя. Заявитель расписывается в журнале выдачи документов с указанием даты получения.

Архивная справка, выписка, подтверждающая стаж работы или начисление заработной платы, по требованию заявителя может быть отправлена по почте простым письмом в адрес заявителя.

Срок исполнения данной процедуры составляет четыре дня с момента подписания архивных справок, выписок, копий документов или уведомления об отсутствии документов начальником архивного отдела.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением муниципальными служащими последовательности действий, определённых административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляется руководителем аппарата администрации муниципального образования "Город Саратов".

Текущий контроль осуществляется путём проведения указанным должностным лицом проверок соблюдения и исполнения муниципальными служащими положений регламента, нормативных правовых актов Российской Федерации и муниципальных правовых актов.

Полнота и качество предоставления муниципальной услуги определяются по результатам проверки.

Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные аспекты (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.2. Муниципальные служащие, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, несут ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги, в соответствии с требованиями законодательства.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования "Город Саратов" от 6 июня 2012 г. N 1247 раздел 5 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также муниципальных служащих

Обжалование заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего в досудебном (внесудебном) порядке, осуществляется в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".