Приложение. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги сектором по делам архивов Ровенской районной администрации Ровенского муниципального района Саратовской области по исполнению запросов социально-правового характера

Приложение

к постановлению районной администрации

Ровенского муниципального района

Саратовской области

от 29 марта 2011 г. N 73

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги сектором по делам архивов Ровенской районной администрации Ровенского муниципального района Саратовской области по исполнению запросов социально-правового характера

I. Общие положения

Наименование муниципальной услуги

1. Административный регламент по предоставлению сектором по делам архивов Ровенской районной администрации Ровенского муниципального района Саратовской области муниципальной услуги по исполнению запросов социально-правового характера (далее - Регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) сектора по делам архивов Ровенской районной администрации Ровенского муниципального района Саратовской области (далее - сектор по делам архивов).

2. Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов социально-правового характера, поступивших в сектор по делам архивов, осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210 "Об организации и предоставлении государственных и муниципальных услуг";

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Федерации";

Положением о секторе по делам архивов Ровенской районной администрации Ровенского муниципального района Саратовской области.

3. Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов социально-правового характера осуществляет сектор по делам архивов.

Непосредственное исполнение запросов российских и иностранных граждан осуществляет сектор по делам архивов.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

Порядок информирования о муниципальной услуге

4. Муниципальная услуга по исполнению запросов российских и иностранных граждан предоставляется в форме архивных справок и архивных копий, писем об отсутствии сведений, выдаваемых сектором по делам архивов.

5. Место нахождения сектора по делам архивов и его почтовый адрес: ул. Советская, 28, р.п. Ровное, Ровенский район, Саратовская область, 413270.

6. Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:

- по письменным обращениям;

- по телефону;

- при личном приеме граждан;

- на информационном стенде.

7. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

8. По телефону должностные лица сектора по делам архивов дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан.

9. Прием граждан осуществляется: заведующей сектором по делам архивов, специалистом I категории в понедельник, вторник, среду, четверг с 9-00 до 13-00 в рабочей комнате сектора по делам архивов по ул. Советская, 28.

В случае изменения режима работы сектора по делам архивов в целом постановлением администрации района может быть установлен иной режим приема граждан.

10. Место ожидания граждан (холл сектора по делам архивов) оборудуется местами для сидения, оснащается информационным стендом.

На стендах размешается следующая информация:

- график приема граждан;

- фамилии, имена, отчества должностных лиц сектора по делам архива, ответственных за предоставление муниципальной услуги;

- фамилии, имена, отчества и должности сотрудников, осуществляющих прием и информирование граждан;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги (документ, удостоверяющий личность заявителя, копия трудовой книжки (для предоставления сведений о заработной плате, трудовом и льготном стаже));

- образец заполнения заявления.

Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, наиболее важные места" выделяются полужирным шрифтом.

11. При приеме граждан лицо, осуществляющее прием, дает исчерпывающую консультацию о наличии запрашиваемой информации в документах сектора по делам архива, сроках и условиях предоставления услуги, а также проверяет наличие в заявлении сведений, дающих право на получение архивных справок (копий):

- фамилии, отчества, имени, адреса заявителя;

- данных свидетельства о браке (в случае изменения фамилии заявителя);

- данных, подтверждающих родство заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о рождении, браке);

- доверенности (при запросе сведений на других лиц с целью соблюдения ограничений в использовании документов, предусмотренных архивным законодательством, если исполнение запроса заявителя требует обращения к документам, содержащим информацию конфиденциального характера).

12. Для приема заявлений граждан предусмотрены для заполнения следующие формы заявлений:

- форма заявления о подтверждении стажа работы (приложение 1);

- форма заявления о подтверждении льготного стажа работы (приложение 2);

- форма заявления о подтверждении размеров заработной платы (приложение 3);

- форма заявления о подтверждении награждения (приложение 4);

- форма заявления о выдаче архивной справки об эвакуации в годы ВОВ 1941-1945 гг. (приложение 5);

- форма заявления о выдаче архивной справки (копии) (приложение 6).

Основание для предоставления муниципальной услуги

13. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес сектора по делам архивов.

В запросе (заявлении) с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения. В заявлении граждане (юридические лица) указывают следующие обязательные реквизиты:

- наименование организации или должностного лица, которому оно адресовано;

- фамилия, имя, отчество заявителя (полное наименование юридического лица);

- почтовый адрес места жительства заявителя (юридический или фактический адрес юридического лица);

- перечень запрашиваемых сведений;

- дата;

- личная подпись.

14. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

15. Запросы граждан, поступившие в сектор по делам архивов, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях заведующая сектором по делам архивов либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на срок не более 30 дней, уведомив об этом заявителя.

Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

16. По запросам, поступившим в сектор по делам архивов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, гражданам направляется ответ в течение 7 дней со дня рассмотрения регистрации запроса, сообщается гражданину о необходимости предоставления дополнительных сведений, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

17. Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя, если текст запроса не поддается прочтению. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания, угрозы жизни, вправе оставить запрос без ответа и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги

18. Запросы социально-правового характера исполняются бесплатно.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

19. Ответственным за предоставление муниципальной услуги является заведующая сектором по делам архивов, осуществляющая организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

20. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация запросов и передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов:

- направление запросов на исполнение;

- подготовка, оформление и направление ответов гражданам и юридическим лицам (заявителям).

21. Порядок предоставления сектором по делам архивов муниципальной услуги по исполнению запросов, связанных с реализацией прав и свобод граждан, осуществляется в соответствии с блок-схемой (приложение 7).

Регистрация запросов и передача их на исполнение

22. Поступившие в сектор по делам архивов письменные запросы (заявления) регистрируются в течение 3 дней со дня поступления должностным лицом в журнале регистрации запросов учреждений и заявлений граждан.

23. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

24. После регистрации запросы передаются на рассмотрение заведующей сектором по делам архивов.

Рассмотренные заявления поступают непосредственно исполнителям.

Анализ тематики поступивших запросов

25. Заведующая сектором по делам архивов или лицо, ее замещающее, осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в секторе по делам архивов научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- возможность исполнения запроса.

Направление запросов на исполнение

26. По итогам анализа тематики поступивших запросов они распределяются между исполнителями.

27. При нахождении архивных документов сектор по делам архивов направляет запросы в течение 7 дней со дня регистрации на исполнение в соответствующие организации, ведомственные архивы, с уведомлением гражданина, направившего запрос, о переадресации запроса.

Подготовка, оформление и направление ответов гражданам

28. Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие организации, ведомственные архивы сектор по делам архивов письменно уведомляет об этом граждан.

29. В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.

Архивные справки составляются на бланке сектора по делам архивов с обозначением названия документа "Архивная справка". При изготовлении копий архивных документов бланк не используется. В конце архивной справки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов). Все листы архивной справки нумеруются. Каждый лист справки, составленной на бланке архивного сектора, подписывается заведующей сектором по делам архивов и заверяется печатью сектора по делам архивов. Архивные копии документов могут быть оформлены только в отношении тех лиц, о которых запрашиваются сведения, при наличии в документах вместе с запрашиваемыми сведениями сведений о других лицах оформляются архивные справки. На обороте каждого листа копии проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа с оборотной стороны должны быть заверены печатью сектора по делам архивов, предоставляющего муниципальную услугу, и подписью заведующей сектором по делам архивов.

При отсутствии в секторе по делам архивов документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке сектора по делам архивов составляется ответ с изложением факта и причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведении.

Отрицательные ответы, архивные справки, архивные копии высылаются в адрес заявителей почтой или выдаются лично заявителю (доверенному лицу).

30. Рассмотрение запроса (заявления) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

31. Текущий контроль за совершением действий по предоставлению муниципальной услуги, определенных административными процедурами, и принятием решений осуществляется заведующей сектором по делам архивов.

32. Текущий контроль осуществляется путем проведения заведующей сектором по делам архивов проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

33. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей.

34. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.