Приложение. Административный регламент исполнения сектором по делам архивов администрации Ртищевского муниципального района муниципальной функции по согласованию нормативных и учетных документов по архивному делу государственных органов, органов местного самоуправления и организаций - источников комплектования архивного отдела и других муниципальных и государственных организаций, находящихся на территории Ртищевского муниципального района

Приложение

к постановлению администрации

Ртищевского муниципального района

Саратовской области

от 25 апреля 2011 г. N 687

Административный регламент
исполнения сектором по делам архивов администрации Ртищевского муниципального района муниципальной функции по согласованию нормативных и учетных документов по архивному делу государственных органов, органов местного самоуправления и организаций - источников комплектования архивного отдела и других муниципальных и государственных организаций, находящихся на территории Ртищевского муниципального района

1. Общие положения

1. Административный регламент исполнения сектором по делам архивов администрации Ртищевского муниципального района Саратовской области (далее - сектор по делам архивов) муниципальной функции по согласованию нормативных и учетных документов по архивному делу (далее - муниципальная функция) государственных органов, органов местного самоуправления и организаций - источников комплектования архивного отдела (далее организации - источники комплектования сектора по делам архивов) и других муниципальных и государственных организаций, находящихся на территории Ртищевского муниципального района (далее - другие организации) разработан в целях реализации Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006-2008 годах и плана мероприятий по проведению административной реформы в Российской Федерации в 2006-2008 годах, одобренных распоряжением Правительства Российской Федерации от 25.10.2005 N 1789-р, а также повышения качества исполнения и доступности муниципальной функции, определяет сроки и последовательность административных действий (процедур).

В целях настоящего регламента применяются следующие понятия:

- нормативные документы - инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях, подготовленные организациями - источниками комплектования сектора по делам архивов и другими организациями;

- учетные документы - описи дел по личному составу, акты, подготовленные организациями - источниками комплектования архивного отдела и другими организациями о неисправимых повреждениях документов, о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги по согласованию нормативных и учетных документов по архивному делу государственных органов, органов местного самоуправления и организаций - источников комплектования архивного отдела и других муниципальных и государственных организаций, находящихся на территории Ртищевского муниципального района

2.1. Исполнение муниципальной функции по согласованию нормативных и учетных документов по архивному делу организаций - источников комплектования архивного отдела и других организаций осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации;

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- положением о секторе по делам архивов администрации Ртищевского муниципального района, утвержденного постановлением Главы администрации Ртищевского муниципального района от 25.08.2006 года N 1218.

2.2. Исполнение муниципальной функции осуществляется Администрацией Ртищевского муниципального района Саратовской области. Технологическое обеспечение муниципальной функции осуществляется должностными лицами сектора по делам архивов (далее - специалисты). Почтовый адрес сектора по делам архивов: 412031, Саратовская область, г. Ртищево, ул. Красная, д. 6.

2.3. Телефоны архивного отдела предоставляющего муниципальную функцию: тел. (845-40) 4-24-94.

2.4. В процессе исполнения муниципальной функции осуществляется взаимодействие с:

- государственными органами, органами местного самоуправления и организациями источниками комплектования архивного отдела;

- другими муниципальными и государственными организациями, находящимися на территории Ртищевского муниципального района.

2.5. Процедура взаимодействия с вышеуказанными органами и организациями определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации, настоящим регламентом.

3. Порядок исполнения муниципальной функции

3.1. Информирование об исполнении муниципальной функции осуществляется сектором по делам архивов по телефону, по письменным обращениям, посредством личного обращения с представителями организаций - источников комплектования архивного отдела и других организаций.

3.2. Режим работы сектора по делам архивов:

понедельник - пятница - 8.00-17.00

суббота, воскресенье - выходные дни

3.3. Информирование представителей организаций - источников комплектования архивного отдела и других организаций при личном обращении осуществляется заведующим сектором по делам архивов на рабочем месте в соответствии с режимом работы. Заведующий сектором по делам архивов обязан принять представителей организаций - источников комплектования архивного отдела и других организаций в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе представителя организации - источника комплектования архивного отдела и других организаций на другой день или другое время.

3.4. При ответах на устные обращения (по телефону или лично) заведующий подробно и корректно информирует обратившихся о порядке и сроках исполнения муниципальной функции, основаниях для отказа в исполнении муниципальной функции, а также предоставляет иную интересующую информацию, при этом ответ следует начинать с информации о наименовании органа, в который обратился представитель организации-источника комплектования архивного отдела и других организаций, фамилии, имени, отчестве и должности. При невозможности ответить на поставленный вопрос необходимо переадресовать обратившегося к другому должностному лицу или сообщить телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

3.5. При информировании о процедуре исполнения муниципальной функции по письменным обращениям представителей организаций - источников комплектования архивного отдела и других организаций ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

3.6. Конечным результатом исполнения муниципальной функции является:

3.6.1. Заключение архивного отдела о согласовании после рассмотрения экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) нормативных и учетных документов по архивному делу организаций - источников комплектования архивного отдела и других организаций;

3.6.2. Заключение об отказе в согласовании нормативных и учетных документов по архивному делу организаций - источников комплектования архивного отдела и других организаций;

3.6.3. Вынесение рекомендаций архивного отдела по результатам обсуждения на ЭПМК предложений по разработке (переработке) нормативных и учетных документов, по вопросам экспертизы ценности документов, предложений по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями.

Решение ЭПМК о согласовании нормативных и учетных документов по архивному делу организаций - источников комплектования сектора по делам архивов и других организаций оформляется архивным отделом в виде грифа согласования документа, расположенного ниже реквизита части последнего листа в соответствии с ГОСТ Р.6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

3.7. Основанием для исполнения муниципальной функции является представление в сектор по делам архивов следующих проектов документов:

- примерные и индивидуальные номенклатуры дел;

- положения об архивах;

- положения об экспертных комиссиях;

- описи дел по личному составу;

- акты о неисправимых повреждениях документов;

- акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

- акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению;

3.8. Исполнение муниципальной функции осуществляется по запросам организаций - источников комплектования сектора по делам архивов и других организаций в течение 30 дней со дня поступления необходимых документов в архивный отдел.

3.9. Архивный отдел осуществляет муниципальную функцию бесплатно.

3.10. Основанием для отказа в исполнении муниципальной функции является непредставление комплекта указанных документов, перечисленных в пункте 14, ненадлежащее оформление представленных документов. Об отказе в исполнении муниципальной функции организации - источники комплектования архивного отдела и другие организации информируются по телефону или письменно не позднее 5 дней со дня поступления документа.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду пункт 3.7. настоящего Положения

4. Административные процедуры

4.1. Организация исполнения муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:

регистрация документов, поступивших от организаций - источников комплектования сектора по делам архивов и других организаций, и передача их на исполнение;

анализ нормативных и учетных документов по архивному делу, указанных в пункте 3.7;

рассмотрение указанных в пункте 3.7 нормативных и учетных документов по архивному делу на заседании ЭПМК.

4.2. Прием и регистрация документов, поступивших от организаций- источников комплектования сектора по делам архивов и других организаций, осуществляет секретарь ЭПМК в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК;

4.3. Зарегистрированные документы направляются на рассмотрение председателю ЭПМК или его заместителю. Председатель ЭПМК или его заместитель проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК и передает их исполнителю-члену ЭПМК, ответственному за подготовку рассмотрения нормативных и учетных документов по архивному делу на заседании ЭПМК.

4.4. В случае, если в представленных документах выявятся нарушения в оформлении, ответственный исполнитель-член ЭПМК информирует об этом исполнителей организаций - источников комплектования архивного отдела и других организаций и, если по истечении 10 рабочих дней организации - источники комплектования архивного отдела и других организаций не представят в адрес сектора по делам архивов необходимые и правильно оформленные документы, готовит уведомление с обоснованием отказа в исполнении муниципальной функции за подписью председателя ЭПМК и не позднее пяти рабочих дней (с момента истечения десятидневного срока ожидания) секретарь ЭПМК направляет его заявителю по почте.

4.5. Нормативные и учетные документы по архивному делу рассматриваются членами ЭПМК.

4.6. Срок рассмотрения нормативных и учетных документов по архивному делу определяется председателем ЭПМК, но не может превышать более одного месяца.

4.7. Ответственный исполнитель-член ЭПМК с учетом замечаний и предложений членов ЭПМК готовит проект заключения на нормативные и учетные документы по архивному делу и вместе с документами, поступившими от организаций - источников комплектования архивного отдела и других организаций передает председателю ЭПМК или его заместителю.

4.8. Председатель ЭПМК или его заместитель готовит заключения ЭПМК.

4.9. Решение ЭПМК о согласовании нормативных и учетных документов по архивному делу оформляется протоколом, который подписывается председателем комиссии или его заместителем и секретарем ЭПМК и утверждается главой администрации или уполномоченным должностным лицом.

5. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

5.1. Контроль за совершением действий и принятием решений осуществляет председатель ЭПМК или его заместитель, сроки представления информации о выполнении решений ЭПМК (если они необходимы) определены в тексте решения.

5.2. Секретарь ЭПМК организует оперативный контроль за выполнением решений, рассмотрением поступивших документов в установленные сроки, принимает необходимые меры по предупреждению нарушения сроков исполнения, информирует председателя ЭПМК о ходе выполнения решений.

6. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной функции

6.1. Организации - источники комплектования архивного отдела и другие организации (либо их представители) могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения муниципальной функции на основании настоящего регламента (далее - жалоба) письменно непосредственно к главе администрации Ртищевского муниципального района Саратовской области, председателю ЭПМК.

6.2. В жалобе указываются:

полное наименование организации - источника комплектования архивного отдела и другой организации (либо фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя);

почтовый адрес;

предмет жалобы;

подпись;

дата.

6.3. Жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.

6.4. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета жалобы и привлечении к ответственности специалиста, допустившего нарушение в ходе исполнения муниципальной функции, которые повлекли за собой жалобу.

6.5. Организации - источнику комплектования сектора по делам архивов и другой организации направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

6.6. Жалоба организации - источника комплектования сектора по делам архивов и другой организации считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобе вопросов.