Управленческий учет по формуле "три в одном" (Г.Ю.Касьянова, "Российский налоговый курьер" N 8, август 1999 г.)

Управленческий учет по формуле "три в одном"*(1)

Одна из главнейших задач руководителя любого предприятия - с максимальной отдачей использовать имеющиеся в его распоряжении ресурсы (не только материальные и трудовые, но и емкости рынка, возможности привлечения заемных средств и т.п.). А для этого как минимум необходима информация о наличии таких ресурсов, которая и является базой для разработки и принятия тех или иных управленческих решений. С помощью стандартного бухгалтерского учета оперативно получить подобные сведения невозможно по той простой причине, что он основан на системе ежемесячного формирования отчетных данных (а за месяц неизвестности в наше время можно потерять все).

Поэтому для получения необходимой информации были созданы управленческий учет и управленческая отчетность. Но вести параллельно два самостоятельных вида учета - бухгалтерский и управленческий - занятие довольно дорогое и неэффективное, тем более что к ним добавляется еще и налоговый учет. Если же систему заполнения бухгалтерских регистров немного перестроить, то и бухгалтерский, и налоговый учет можно совместить с управленческим. В этом случае руководитель каждый день будет получать все необходимые ему сведения, а бухгалтер по мере необходимости - все данные для составления бухгалтерской и налоговой отчетности.

Кроме того, переход на такой способ ведения управленческого учета (по полной схеме или фрагментарно) позволит еще раз пересмотреть и упорядочить существующую систему распределения должностных обязанностей и систему организации документооборота, выявить пути оптимизации учетной политики, использования денежных и материальных ресурсов и т.д.

Поскольку речь идет о внедрении новой системы управленческого учета, то естественно возникает вопрос: с чего начать и как достичь ощутимых результатов в максимально короткие сроки? Одним из наиболее приемлемых вариантов является создание системы управленческой отчетности предприятия. При этом можно не только быстро достичь ощутимых результатов, но и проверить наличие источников необходимой информации и их качество. В результате вы будете располагать всеми данными, необходимыми для формирования полномасштабной системы управленческого учета.

Система управленческой отчетности

Предлагаемая автором система управленческой отчетности представляет собой комплекс составляемых на основе первичных учетных документов специальных форм отчетности, в каждой из которых отражается та или иная сторона деятельности организации.

Все формы управленческой отчетности могут быть применены как организациями, не использующими традиционные журналы-ордера (малые предприятия; организации, применяющие упрощенную систему учета и отчетности; организации, ведущие бухгалтерский учет на компьютере в специально разработанных таблицах), так и организациями, чей учет построен на применении журнально-ордерной формы счетоводства (которые могут, не ломая систему учета полностью, приспособить ее для получения необходимых дополнительных данных за счет изменения форм аналитического учета, например путем добавления новых строк и граф).

Применение самостоятельно разработанных или изменение утвержденных в централизованном порядке форм бухгалтерских регистров вполне допустимо. В соответствии с п.19 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н и вступило в силу с 1 января 1999 г.) формы регистров бухгалтерского учета могут разрабатываться самими организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета (хозяйственные операции должны отражаться в бухгалтерских регистрах в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета).

Приведем стандартный (минимальный) набор управленческих отчетов, который может быть использован как основа системы управленческой отчетности:

- отчет о продажах;

- отчет о запасах готовой продукции;

- отчет по незавершенному производству;

- отчет о произведенной продукции;

- отчет о запасах материалов и комплектующих;

- отчет о закупках;

- отчет о бартерных сделках;

- отчет о дебиторской задолженности;

- отчет о кредиторской задолженности;

- сводный отчет;

- отчет о движении денежных средств.

Приведенный список является стандартным в том смысле, что наличие таких или аналогичных отчетов требуется практически на любом коммерческом предприятии. Содержание каждого отчета также рассматривается в некоторой минимальной форме, поскольку данная система подлежит адаптации к конкретному виду бизнеса и конкретному предприятию с учетом, в частности, его возможностей по сбору той или иной информации.

Для решения конкретных задач предприятия только этих форм может оказаться недостаточно. Типичные дополнительные отчеты, которые могут потребоваться, должны содержать обобщенные данные, представленные в табличном или графическом виде, организованные, скажем, по группам реализуемых товаров, по видам бизнеса. В ежедневных отчетах, содержащих данные такого рода, финансовая составляющая обычно имеет существенно больший вес по сравнению с материальной. Так, например, для торговой фирмы в недельном сводном отчете о продажах важно иметь данные о средней цене продаж, средней цене закупки реализуемой номенклатуры товаров, средней рыночной цене и ценах, предлагаемых конкурентами за данный период.

Все необходимые дополнительные данные вы можете включить в предлагаемые типовые формы либо разработать по нашей методике собственные формы управленческой отчетности. При этом форма составления отчетов зависит от их содержания и способов использования информации. В результате вы будете иметь практически полный спектр необходимой информации по различным направлениям и в различных разрезах.

В качестве примера рассмотрим составление отчетов о продажах.

Отчеты о продажах

Для того чтобы решить, каким бизнесом вы хотите заняться, в первую очередь необходима информация о том, что и в каком количестве вы сможете продать. Поэтому планирование любого бизнеса начинается с планирования продаж. Для оценки эффективности текущих продаж и планирования будущих нужна информация об общем потенциале рынка, о ваших покупателях и конкурентах, в том числе потенциальных.

Значительную часть необходимых сведений (в том числе о состоянии рынка) и даже некоторую информацию о конкурентах вы сможете получить, анализируя информацию о собственных продажах. Правильная постановка работы по составлению отчетности и оперативное получение всеми заинтересованными лицами данных об общей динамике продаж и обо всех отклонениях от намеченного плана позволяет не только следить за ситуацией на рынке, но и своевременно выявлять "болевые" точки, по которым необходимо проводить более тщательный анализ сложившейся ситуации.

Технология составления отчетов

Содержание отчета о продажах зависит от того, какую информацию вы хотите из него получить. С помощью отчетов по каждому выпускаемому компанией продукту или по группе продуктов (товарной группе) вы будете знать динамику продаж продукта, сможете включать в такие отчеты сведения о его себестоимости, продажных ценах, уровне запасов на складе. Из отчетов, составляемых в разрезе покупателей, вы сможете извлечь все необходимые сведения о реализации продукции каждому покупателю и ее оплате. Отчет о продажах может быть составлен и по другим признакам, например по каналам сбыта (опт, мелкий опт, розница), по формам оплаты (наличные, безналичный расчет, бартер). Как правило, в одном отчете обычно сочетаются один-два признака. Иногда, наоборот, составляется несколько отчетов по разным признакам. Иначе говоря, выбор того или иного варианта составления отчета и частота его составления зависят от потребностей конкретного предприятия.

Один экземпляр отчета о продажах за месяц может передаваться в бухгалтерию и использоваться в качестве регистра аналитического учета, на основании которого производятся записи в главной книге, журнале-ордере или иных регистрах синтетического учета. Если отчет о продажах составлен по покупателям, то он может заменить ведомость N 16, а если по видам продукции, местам хранения и каналам сбыта, то его можно использовать вместо отчета о реализации продукции и т.п. Если же отчет о продажах составлен по нескольким признакам, то для целей отражения операций в учете он может использоваться более широко.

Отчет может составляться с любой периодичностью, необходимой для данной организации, например:

- после каждой выписки счета покупателю;

- после каждой фактической отгрузки продукции;

- после получения новой продукции на склад;

- ежедневно;

- еженедельно;

- в конце месяца (составление итогового отчета за месяц необходимо для взаимоувязки бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности).

Как мы уже отмечали, отчеты о продажах могут составляться в самых разнообразных формах, в зависимости от конкретных условий деятельности организации и потребностей аппарата управления в той или иной информации. Предлагаем читателям рассмотреть порядок составления отчетов о продажах на примере достаточно универсальной формы такого отчета, которая может быть взята ими за основу при разработке собственных форм отчетности, учитывающих условия деятельности конкретного предприятия.

Отчет о продажах, составленный по видам продукции и местам хранения

Рассмотрим составление отчета о продажах ООО "Сладкоежка" за период с 16 по 31 марта 1999 г. Допустим, что организация небольшая и что отчет о продажах составляет кладовщик (в этом случае отчет отражает движение готовой продукции на складе и может быть использован при формировании бухгалтерской и налоговой отчетности). Кроме того, допустим, что этот отчет составляется раз в две недели*(2).

Отчет глазами его составителя

По состоянию на 16 марта 1999 г. в ООО "Сладкоежка" имелась следующая информация о продажах*(3) (см. документ 1).

Документ 1
ООО "Сладкоежка"

Отчет
о продажах карамели "Мечта" за 01-15 марта 1999 г.

Код продукта 11345		Единица измерения кг	Продажная цена, руб.:
План продаж:		Минимальный уровень запасов
			плановая	минимальная
на месяц	на отчетный период
600	240	50	19	16

Дата	Готовая продукция		Продажи
	Ос- та- ток на на- ча- ло дня	Пос- ту- пило (вы- пу- ще- но) за день	Планируемые			Сведения о покупателе					Фактические
	Ко- ли- чес- тво, кг	Ко- ли- чес- тво, кг	Ко- ли- чес- тво, кг	Це- на, руб.	Сум- ма, руб.	Наи- ме- но- ва- ние по- ку- па- теля	N и да- та ко- нт- ра- кта ( до- го- во- ра)	N и да- та сч- ета (с- че- та- фа- кт- ур- ы)	N и да- та на- кл- ад- ной	Про- чие све- де- ния (вид оп- латы и т. п.)	Ко- ли- чес- тво, кг	Цена, руб.	Сум- ма, руб.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
01.03.99
...
Итого	90	180	160		2915						160		2990

Отчет составил кладовщик ___(подпись)_____ Иванов И.И. Отчет проверил бухгалтер ___(подпись)_____ Николаева Н.Н.

Заключены договоры на поставку карамели "Мечта":

- с ООО "Лотос" N 127/12 от 15 февраля 1999 г. - на 75 кг по цене 18 руб. за 1 кг на условиях предоплаты. Срок поставки - 18 марта 1999 г.;

- с ОАО "Орхидея" N 129/149 от 20 февраля 1999 г. - на 90 кг по цене 18 руб. за 1 кг (в обмен на встречную поставку сырья). Срок поставки - 22 марта 1999 г.

За период 16-31 марта 1999 г. мы имеем следующие данные:

1) заключены договоры на поставку карамели "Мечта":

- с ЗАО "Лютик" N 141/47 от 18 марта 1999 г. - на 35 кг по цене 19 руб. за 1 кг на условиях оплаты в течение 10 дней с момента отгрузки. Срок поставки - 25 марта 1999 г.;

2) передано на склад карамели:

- 17 марта 1999 г., приходный ордер N 121 - 40 кг;

- 19 марта 1999 г., приходный ордер N 122 - 75 кг;

- 22 марта 1999 г., приходный ордер N 123 - 70 кг;

- 26 марта 1999 г., приходный ордер N 124 - 65 кг;

- 30 марта 1999 г., приходный ордер N 125 - 30 кг;

3) отгружено покупателям:

- 18 марта 1999 г.: ООО "Лотос" по накладной N 147/12 от 18 марта 1999 г. - 55 кг по цене 18 руб. за 1 кг на сумму 990 руб. на условиях предоплаты;

- 19 марта 1999 г.: ЗАО "Ромашка" по накладной N 148/12 от 19 марта 1999 г. - 40 кг по цене 19 руб. за 1 кг на сумму 760 руб. с оплатой за наличный расчет;

- 22 марта 1999 г.:

- ОАО "Орхидея" по накладной N 149/12 от 22 марта 1999 г. - 90 кг по цене 18 руб. за 1 кг на сумму 1620 руб. по договору мены;

- ООО "Лотос" по накладной N 150/12 от 22 марта 1999 г. - 35 кг по цене 19 руб. за 1 кг на сумму 665 руб. за наличный расчет;

- 26 марта 1999 г.: ЗАО "Лютик" по накладной N 151/12 от 26 марта 1999 г. - 45 кг по цене 19 руб. за 1 кг на сумму 855 руб. с оплатой в течение 10 дней с момента получения товара.

До наступления отчетного периода (в конце дня 15 марта или утром 16 марта) бухгалтер должен передать кладовщику бланк отчета о продажах за период с 16 по 31 марта 1999 г. с внесенными в него сведениями о запланированных поставках - ООО "Лотос" и АООТ "Орхидея" (см. документ 2). При этом поскольку договор с ЗАО "Лютик" был заключен позднее, то сведения о нем должны быть переданы кладовщику дополнительно специальной справкой*(4).

Документ 2
ООО "Сладкоежка"

Отчет
о продажах карамели "Мечта" за 16-31 марта 1999 г.

Код продукта 11345		Единица измерения кг	Продажная цена, руб.:
План продаж:		Минимальный уровень запасов
			плановая	минимальная
на месяц	на отчетный период
600	360	50	19	16

Дата	Готовая продукция		Продажи
	Ос- та- ток на на- ча- ло дня	Пос- ту- пило (вы- пу- ще- но) за день	Планируемые			Сведения о покупателе					Фактические
	Ко- ли- чес- тво, кг	Ко- ли- чес- тво, кг	Ко- ли- чес- тво, кг	Це- на, руб.	Сум- ма, руб.	Наи- ме- но- ва- ние по- ку- па- теля	N и да- та ко- нт- ра- кта ( до- го- во- ра)	N и да- та сч- ета (с- че- та- фа- кт- ур- ы)	N и да- та на- кл- ад- ной	Про- чие све- де- ния (вид оп- латы и т. п.)	Ко- ли- чес- тво, кг	Цена, руб.	Сум- ма, руб.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
16.03.99
17.03.99
18.03.99			75	18	1350	ООО "Ло- тос"	N 127 /12 15. 02. 99			Пре- доп- лата пла- теж- ным по- ру- че- нием
19.03.99
22.03.99			90	18	1620	ОАО "Ор- хи- дея"	N 129 /14 20. 02. 99			Бар- тер
...
31.03.99
Итого			165		2970

Отчет составил кладовщик ___(подпись)_____ Иванов И.И. Отчет проверил бухгалтер ___(подпись)_____ Николаева Н.Н.

В течение отчетного периода кладовщик вносит все сведения о движении товаров в бланк отчета и в установленные сроки или по мере необходимости представляет руководству заполненный отчет (его копию) за своей подписью (см. документ 3). По окончании месяца заполненный отчет, подписанный кладовщиком, сдается в бухгалтерию в качестве отчета о движении готовой продукции на складе с приложением к нему всех необходимых оправдательных документов (приходные ордера и накладные на отпуск товаров покупателям).

Документ 3
ООО "Сладкоежка"

Отчет
о продажах карамели "Мечта" за 16-31 марта 1999 г.

Код продукта 11345		Единица измерения кг	Продажная цена, руб.:
План продаж:		Минимальный уровень запасов
			плановая	минимальная
на месяц	на отчетный период
600	360	50	19	16

Дата	Готовая продукция		Продажи
	Ос- та- ток на на- ча- ло дня	Пос- ту- пило (вы- пу- ще- но) за день	Планируемые			Сведения о покупателе					Фактические
	Ко- ли- чес- тво, кг	Ко- ли- чес- тво, кг	Ко- ли- чес- тво, кг	Це- на, руб.	Сум- ма, руб.	Наи- ме- но- ва- ние по- ку- па- теля	N и да- та ко- нт- ра- кта ( до- го- во- ра)	N и да- та сч- ета (с- че- та- фа- кт- ур- ы)	N и да- та на- кл- ад- ной	Про- чие све- де- ния (вид оп- латы и т. п.)	Ко- ли- чес- тво, кг	Цена, руб.	Сум- ма, руб.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
16.03.99	90	-
17.03.99	90	-
18.03.99	90	40	75	18	1350	ООО "Ло- тос"	N 127 /12 15. 02. 99			Пре- доп- лата пла- теж- ным по- ру- че- нием	55	18	990
19.03.99	75	75				ЗАО "Ро- маш- ка"	-			На- лич- ный рас- чет	40	19	760
22.03.99	110	70	90	18	1620	ОАО "Ор- хи- дея"	N 129 /14 20. 02. 99			Бар- тер	90	18	1620
						ООО "Ло- тос"				На- лич- ный рас- чет	35	19	665
...
25.03.99	55	-	35	19	665	ЗАО "Лю- тик"	N 141 /47 18. 03. 99			Без- на- лич- ный рас- чет в те- че- ние 10 дней
26.03.99	55	65				ЗАО "Лю- тик"				Без- на- лич- ный рас- чет в те- че- ние 10 дней	45	19	885
...
31.03.99	75	30
Итого за отчетный период	105	280	200		3635						265		4890
Итого с начала месяца	105	460	360		6550						425		7880

Отчет составил кладовщик ___(подпись)_____ Иванов И.И. Сумма НДС, подлежащая получению от покупателей:

- за отчетный период - 815 руб.

- всего с начала месяца - 1 313,33 руб.

Отчет проверил бухгалтер ___(подпись)_____ Николаева Н.Н.

                        Отчет глазами бухгалтера

Бухгалтер проверяет полученный от кладовщика отчет (сверяет внесенные в него данные с данными первичных учетных документов) и удостоверяет правильность составления отчета своей подписью. Здесь же он может сделать дополнительные расчеты, необходимые для составления бухгалтерской и налоговой отчетности (например подсчитать общую сумму НДС, подлежащую получению от покупателей).

Данные об объеме реализованной продукции из отчета о продажах сверяются с данными о размере задолженности покупателей по оплате реализованной продукции, возникшей в течение отчетного периода, которые можно взять из отчета о дебиторской задолженности.

На основании отчетов о продажах за периоды с 1 по 15 и с 16 по 31 марта 1999 г., используя итоговую строку отчета за 16-31 марта, бухгалтер делает записи в регистрах синтетического учета (ведомостях или журналах-ордерах)*(5):

Дебет счета 62 Кредит счета 46 - 7880 руб. - продукция отгружена покупателям;

Дебет счета 46 Кредит счета 76 - 1313,33 руб. - отражена сумма НДС, подлежащая получению от покупателей (при учетной политике "по оплате")

или:

Дебет счета 46 Кредит сче