Тема 3. Функции и структура бухгалтерского аппарата
1. Функции бухгалтерского аппарата
2. Структура бухгалтерского аппарата
3. Права и обязанности главного бухгалтера
Подробная информация по первым двум вопросам содержится в учебнике "Бухгалтерский учет" под ред. Безруких П.С.
3. Права и обязанности главного бухгалтера
При подготовке конспекта использованы материалы Международного еженедельника "Финансовая газета".
В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 г. N 34н) бухгалтерский учет в организации осуществляется бухгалтерской службой как структурным подразделением, возглавляемым главным бухгалтером либо бухгалтером или же специализированной организацией или бухгалтером-специалистом, которым передано на договорных началах ведение бухгалтерского учета.
Федеральным законом от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 23.07.98 г.) установлено, что главный бухгалтер (бухгалтер при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации и ему непосредственно подчиняется. В обязанности главного бухгалтера входит формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.
Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Главному бухгалтеру (бухгалтеру) запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, противоречащим законодательству и нарушающим договорную и финансовую дисциплину.
С главным бухгалтером, как правило, согласовываются назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и др.).
При освобождении главного бухгалтера дела сдаются вновь назначенному главному бухгалтеру (а при отсутствии последнего - работнику, назначенному приказом руководителя организации), одновременно проводится проверка состояния бухгалтерского учета и достоверности отчетных данных с составлением соответствующего акта, утверждаемого руководителем организации.
Проанализируем необходимые действия, позволяющие избежать нарушения системы контроля на предприятии.
Прием и сдача дел главным бухгалтером производятся на основании приказа руководителя организации. В приказе указывается срок приема-сдачи дел бухгалтерии. Прием и сдача дел главным бухгалтером при назначении, перемещении и увольнении оформляются актом, который разграничивает ответственность принимающего и передающего дела. Вместе с тем он имеет целью показать на момент приема-сдачи дел:
основные финансовые показатели работы учреждения, предприятия, организации;
состояние первичной документации учета, отчетности, и прежде всего материального и денежного учета;
мероприятия, необходимые для улучшения организации учета и финансового контроля.
Перед приемом и сдачей дел проверяется состояние кассы. Акт проверки кассы подписывается как сдающим, так и принимающим дела бухгалтерии, а также кассиром и представителем вышестоящей организации и прилагается к акту приема-сдачи дел.
После подписания акта проверки кассы главный бухгалтер, сдающий дела, освобождается от руководства бухгалтерией. Одновременно оформляется право подписи платежных поручений, чеков и других банковских документов вновь назначенного главного бухгалтера. До оформления этой подписи прежний главный бухгалтер подписывает банковские документы под контролем вновь назначенного главного бухгалтера.
Передача дел бухгалтерии производится на основе последнего представленного бухгалтерией баланса. В акте должно быть указано, на какую дату осуществлена передача дел. При приеме и сдаче дел производится полная проверка состояния материального и денежного учета, расчетных статей баланса, а также отчетности учреждения, предприятия, организации.
При проверке финансового состояния, постановки учета и отчетности, а также при составлении приемо-сдаточного акта используются:
периодические и годовые бухгалтерские балансы;
выписки из счетов в банке, договоры, акты сверки расчетов и другие документы расчетного характера;
сметы, штатные расписания, титульные списки;
регистры синтетического и аналитического учета (книги, оборотные ведомости, карточки);
акты снятия остатков, сличительные ведомости и инвентаризационные описи;
материалы о недостачах, растратах и хищениях, переданные и не переданные в органы расследования.
После полной проверки состояния учета, отчетности и основных финансовых показателей работы составляется акт приема и сдачи дел, который подписывается принимающим и сдающим. Если в процессе приема дел обнаруживаются факты злоупотреблений, то лицо, принимающее дела бухгалтерии, вправе потребовать назначения документальной ревизии.
В случае несогласия сдающего с какими-либо положениями акта он вправе сделать при подписании акта соответствующие мотивированные оговорки.
Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах, из которых первый представляется на утверждение руководителю учреждения, предприятия, организации, второй остается у передающего дела.
Акт приема и сдачи дел бухгалтерии рекомендуется составлять по следующей схеме: Общая (вводная) часть акта. Организация работы бухгалтерии. Общая характеристика бухгалтерского учета. Состояние кассы и учета денежных средств. Состояние учета расчетных операций. Состояние учета производства. Отчетность. Состояние учета основных средств. Состояние материального учета. Правильность оформления и хранения документов. Финансовое состояние, штаты и оплата труда. Перечень передаваемых смет, титульных списков, штатных расписаний, договоров, соглашений, обязательств, руководящих материалов по финансовой и бухгалтерской работе (справочники, счетные планы, основные инструкции и др.). Состояние архива и бухгалтерских документов. Мероприятия, необходимые для дальнейшего улучшения работы.
В акте приема-сдачи дел указывается факт наличия или отсутствия книг регистров бухгалтерского учета, а также инструкций и методических указаний по организации бухгалтерского учета и составлению годовой и периодической отчетности.
Приводим примерный перечень вопросов.
Организация работы бухгалтерии
Штат бухгалтерии, его укомплектованность. Распределение обязанностей между сотрудниками, должностные инструкции. Работа по повышению квалификации сотрудников бухгалтерии. Наличие основных инструктивных материалов по бухгалтерскому учету и отчетности. Обеспеченность бухгалтерскими книгами и бланками учета и отчетности.
Общая характеристика бухгалтерского учета
По какой системе и форме ведется бухгалтерский учет (мемориально-ордерная, журнально-ордерная). Состояние всех регистров синтетического и аналитического учета: отсталость (если имеется) по отдельным балансовым счетам (указать по каким). Состояние первичной документации, применение утвержденных типовых и специализированных форм бланков.
Состояние кассы и учета денежных средств
Имеются ли в учреждении должность кассира и помещение для него, или денежные операции производятся подотчетным лицом. Обеспечены ли надлежащие условия для хранения денежной наличности. Состояние записей в кассовой книге и остаток наличных денег в кассе (составить отдельный акт). Какие другие ценности хранятся в кассе учреждения (организации, предприятия) и соответствие их бухгалтерским записям. Перечень всех счетов денежных средств организации с указанием их номеров и отделений банков. Остатки средств по каждому счету согласно выпискам банка, сверенным с данными учета. Наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков.
Состояние учета расчетных операций
Реальность дебиторской и кредиторской задолженности. Наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности с указанием виновных в этом лиц. Наличие своевременно не перечисленных в бюджет сумм: по налогам, просроченной кредиторской задолженности, от реализации основных средств и материальных ценностей и др. Наличие актов сверки взаимных расчетов, на какую дату урегулированы расхождения.
Состояние учета основных средств
Когда последний раз была проведена инвентаризация имущества. Полнота и качество инвентаризации.
Инвентаризационные описи, в каком виде и у кого они хранятся. Ответственные хранители ценностей, имеется ли приказ об их назначении.
Состояние материального учета
Наличие актов выверки бухгалтерских записей с записями материально ответственных лиц, дата последней выверки. Когда проводилась инвентаризация материальных ценностей, результаты проведенных инвентаризаций. Полнота и качество инвентаризаций. Состояние аналитического учета материалов.
Отчетность
Соблюдение отчетной дисциплины. Качество представляемой отчетности.
Финансовое состояние хозяйства, штаты и оплата труда.
Наличие собственных и приравненных к ним оборотных средств по последнему балансу хозяйственной организации. Обеспеченность организации оборотными средствами. Ссуды банка, состояние задолженности по срокам погашения.
Наличие утвержденных штатных расписаний. Отклонения фактических данных по должностям и окладам от утвержденного штатного расписания. Оплата труда штатного и нештатного персонала.
Хранение документов
Обеспечение надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности. Обеспечение хранения архива бухгалтерских документов, имеются ли описи дел, подшиты ли и пронумерованы документы. Правильно ли произведено изъятие документов по причине истечения предельного срока хранения.
Используемая литература
Федеральный закон от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изм. и доп. от 23.07.98 г.).
Приказ Минфина России от 29.07.98 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации".
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13.06.95 г. N 49).
Инструкция о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров) централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР (утв. Минздравом СССР 28.05.79 г. N 25-12/38).
Инструкция Минфина СССР от 14.01.67 г. N 17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности" (извлечение).
