Учет труда и его оплаты: первичная документация. ("Финансовая газета", N 34, август 1998 г.)

Учет труда и его оплаты:
первичная документация

Обращаем внимание бухгалтеров, что постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве" утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты в следующем составе:

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1)

Цель: Применяется для учета вновь принятых на работу.

Количество экземпляров: Заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех работников, за исключением назначаемых вышестоящим органом.

Назначение: Завизированный начальником отдела кадров или лицом, ответственным за прием, проект приказа (распоряжения) является в необходимых случаях направлением на переговоры и пропуском в структурное подразделение для ознакомления с условиями работы.

Работник отдела кадров на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняет личную карточку, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ.

Оформление: Начальник (мастер) структурного подразделения дает заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа (распоряжения) указываются, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительность испытательного срока.

Согласие работника с условиями работы, результаты переговоров, медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и другие отметки проставляют на оборотной стороне формы.

Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу работника, которому устанавливают тарифную ставку, оклад, визируется в соответствующей службе организации для подтверждения вакантной должности и устанавливаемого оклада, тарифной ставки. Подписанный руководителем организации приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку.

Личная карточка (форма N Т-2)

Количество экземпляров: Личная карточка заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей - копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и других документов, а также на основании опроса работника.

Оформление: После заполнения раздела "Общие сведения" лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Учетная карточка научного работника (форма N Т-4)

Цель: Предназначена для учета научных работников научными, научно-исследовательскими, конструкторскими, образовательными и другими учреждениями и организациями, осуществляющими деятельность в сфере образования, науки и технологии.

Оформление: Заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на научных работников на основании соответствующих документов, а также на основании опроса работника. На каждого научного работника ведется также личная карточка по форме N Т-2.

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма N Т-5)

Цель: Применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре.

Оформление: Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

На оборотной стороне формы делаются отметки о несданных имущественно-материальных и других ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6)

Цель: Применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с КЗоТ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков.

Количество экземпляров: Заполняется в двух экземплярах. Один - остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию.

Оформление: Подписывается начальником (мастером) структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается "без оплаты".

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма N Т-8)

Цель: Применяется при оформлении увольнения работников.

Количество экземпляров: Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом. Один - остается в отделе кадров, другой - передается в бухгалтерию.

Оформление: Подписывается начальником (мастером) структурного подразделения и руководителем организации.

Назначение: На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (контракта) бухгалтерия производит расчет с работником.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12)

Табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13)

Цель: Применяются для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду.

Количество экземпляров: Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

Оформление: Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей и т. п.).

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.).

Расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49)

Цель: Применяется для расчета и выплаты заработной платы всем категориям работающих.

Рекомендована для средних и малых организаций. При составлении этой формы допускается не заполнять другие расчетные и платежные ведомости.

Количество экземпляров: Составляется в одном экземпляре в бухгалтерии.

Оформление: Начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени, листков на доплату и других документов. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая к выплате.

Расчетная ведомость (форма N Т-51)

Цель: Применяется для расчета заработной платы всем категориям работающих.

Рекомендована для применения в крупных организациях.

При применении расчетной ведомости по форме N Т-51 ведется лицевой счет по форме N Т-54. Для учета выплат заработной платы применяется платежная ведомость по форме N Т-53.

Количество экземпляров: Составляется в одном экземпляре в бухгалтерии.

Оформление: Печатается в виде журнала, который состоит из основных и вкладных листов. Количество вкладных листов зависит от срока, на который рассчитан журнал - на квартал, полугодие или год.

Платежная ведомость (форма N Т-53)

Цель: Применяется для учета выплат заработной платы.

Оформление: На титульном листе формы указывается общая сумма выплаченной и депонированной заработной платы. При необходимости в графе "Примечание" указывается номер предъявленного документа.

При заполнении платежной ведомости после последней записи необходимо заполнить итоговую строку. Итоговые строки могут быть заполнены в конце каждой страницы.

Лицевой счет (формы N Т-54 и N Т-54а)

Цель: Рекомендуется применять в крупных организациях для отражения сведений о заработной плате за прошлые периоды.

Форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.

Назначение: На основании данных лицевого счета составляется расчетная ведомость по форме N Т-51.