Организация наличного денежного обращения (М. Гордонов, "Финансовая газета", N 10, 11, 13, март 1999 г.)

Организация наличного денежного обращения

Предприятия, учреждения, организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Расчеты по своим обязательствам производятся ими, как правило, в безналичном порядке через банки. Юридические лица применяют другие формы безналичных расчетов, установленные Банком России в соответствии с действующим законодательством. В отдельных случаях (для оплаты труда штатных и внештатных сотрудников, закупки материалов и других предметов обихода для хозяйственных нужд, а также при осуществлении расчетов с физическими или юридическими лицами) предприятия, учреждения, организации организуют налично-денежное обращение, которое определяется некоторыми правилами. В настоящее время наличное денежное обращение в Российской Федерации регулируется положением "О правилах наличного денежного обращения на территории РФ" (далее по тексту - Правила), утвержденным советом директоров Банка России от 5.01.98 г. N 14-П, а также Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22.07.93 г. N 40 (далее по тексту - Порядок).

Лимит остатка наличных денег в кассе

Согласно действующему законодательству предприятия вправе иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителем предприятия. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по установленной форме. По предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя предприятия. По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям предприятия, расположенным вне места его нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений. При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков предприятие по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка предприятие должно направить уведомления об установленном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета. Данную информацию другие банковские учреждения используют прежде всего при проверке соблюдения предприятием наличного денежного обращения. По предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной. Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей. Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.), а также в соответствии с договором банковского счета. Суть лимитирования хранения денежных средств состоит в том, что остаток денег в кассе на конец дня (конечное сальдо по счету 50 "Касса" за день) не должен превышать установленного лимита остатка. Обороты же по счету 50 за день могут превышать установленный лимит. Не использованные в 3-дневный срок наличные денежные средства, полученные в банке на оплату труда, а также вся денежная наличность, превышающая установленный лимит хранения наличных денег, подлежат сдаче в обслуживающие учреждения банков. Сдача сверхлимитных денежных средств может производиться: непосредственно в кассу учреждения банка. Для этого кассиром предприятия выписывается объявление на взнос наличных денег, в котором указывается источник образования вносимых денежных средств невыданная заработная плата, выручка за работы и услуги и т.п. В приеме денег учреждение банка выдает кассиру квитанцию, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера; предприятиям Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации (Госкомсвязи России) для перевода на соответствующие счета в учреждениях банков. Основанием для отражения по учету является также расходный кассовый ордер, выписываемый на основании квитанции отделения связи; на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств. Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков. При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи предприятиями наличных денежных средств: для предприятий, расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы предприятий; для предприятий, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России, - на следующий день; для предприятий, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или предприятий Госкомсвязи России, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, - один раз в несколько дней. Наличные деньги, принятые от физических лиц в уплату налогов, страховых и других сборов, сдаются непосредственно в учреждения банков или путем перевода через предприятия Госкомсвязи России. В отдельных случаях предприятия имеют право хранить в своих кассах и сверхлимитные денежные средства. В таких случаях предприятиям необходимо соблюдать следующие условия:

1) данные сверхлимитные средства должны предназначаться для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий;

2) срок наличия сверхлимитных средств в кассе не должен превышать 3 рабочих дней, включая день получения денег в банке (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней);

3) указанные сверхлимитные остатки должны быть получены в обслуживающем предприятие банковском учреждении, а не накоплены за счет выручки, поступающей в его кассу. Таким образом, для правильного определения потребности предприятия в наличных денежных средствах с учетом установленного ему лимита сумма, подлежащая снятию с расчетного счета, определяется по формуле П = ОР + Л - ОП - О, где П - потребность; ОР - ожидаемый расход; Л - лимит хранения денежных средств; ОП - ожидаемый приход наличных денежных средств в кассу предприятия за счет выручки от реализации и других операций; О - остаток наличных денежных средств в кассе на дату определения потребности. Если предприятием исчерпан остаток наличных денежных средств в пределах лимита, согласно Указу Президента Российской Федерации от 18.08.96 г. N 1212 "О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения" предприятия имеют право на получение наличных денежных средств в размере, необходимом на оплату труда, хозяйственные нужды и командировочные расходы. Целевое направление денежных средств определяется руководителем юридического лица. При этом к текущим хозяйственным нуждам относятся покупка канцелярских принадлежностей и хозяйственного инвентаря, оплата срочных ремонтных работ, покупка горюче-смазочных материалов и другие подобные цели (п. 4 указаний Банка России от 12.11.96 г. N 360 "О первоочередных мерах по выполнению Указа Президента Российской Федерации N 1212"). Под оплатой труда понимаются не только заработная плата и выплаты социального характера, но и другие суммы, подлежащие выплате физическим лицам.

Правила использования наличных денежных средств

Предприятия по согласованию с обслуживающими их учреждениями банков могут расходовать поступающую в их кассу денежную выручку на цели, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, и принятыми в их исполнение нормативными актами Банка России. Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии) до установленного срока их выплаты. Решение о расходовании предприятиями денежной выручки из кассы принимается учреждениями банков ежегодно на основании письменных заявлений предприятий и представленного расчета по установленной форме с учетом соблюдения ими порядка работы с денежной наличностью, состояния расчетов с бюджетами всех уровней, государственными внебюджетными фондами, поставщиками сырья, материалов и услуг, а также с учреждениями банков по ссудам. Решение о расходовании предприятием поступающей в его кассу денежной выручки при наличии у него нескольких счетов в различных учреждениях банков принимается в порядке, аналогичном установлению лимита остатка наличных денег в кассе такого предприятия. Согласно разъяснениям "По отдельным вопросам, связанным с применением Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденным письмом Банка России от 17.02.94 г. N 14-4/35, под предприятиями, имеющими постоянную денежную выручку, которым по согласованию с учреждением банка может разрешаться использование вырученных денежных средств, следует подразумевать предприятия, учреждения и организации, которые независимо от организационно-правовых форм и сфер деятельности реализуют товары или услуги за наличные деньги и имеют систематические их поступления. Юридические лица, которые не обращались за установлением лимита остатка наличных денежных средств ни в одно из учреждений банков, обязаны сдавать образовавшуюся денежную наличность в банк на расчетный счет. Предприятия могут получать наличные денежные средства в учреждениях банков, в которых открыты соответствующие счета на цели, установленные федеральными законами, иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, и нормативными актами Банка России. Выдача денежной наличности предприятиям на заработную плату и выплаты социального характера, стипендии производится в сроки, согласованные с обслуживающими учреждениями банков. Выдача наличных денег для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск, а также в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, производится независимо от установленных предприятию сроков выплаты заработной платы. Таким образом, поступающие в кассу предприятия денежные средства могут расходоваться только на цели, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации. При расходовании наличных денежных средств законодательством установлены отдельные ограничения:

1) предприятия не вправе вносить денежные средства на счета других лиц - владельцев счетов (в том числе физических лиц), минуя свой расчетный счет. За несоблюдение данного требования для плательщиков определена финансовая санкция в виде штрафа, равного 2-кратному размеру суммы произведенного взноса (п. 9 Указа N 1212). Если же наличные деньги были сняты со своего расчетного счета, а затем внесены на счета других лиц, то такая операция не противоречит требованиям п. 9 Указа (в этом случае действует только ограничение на сумму платежа). Она должна быть осуществлена в соответствии с требованиями Порядка ведения кассовых операций, согласно которому предприятия обязаны сдавать в банк на свой расчетный счет всю денежную наличность сверх установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе (предприятия, имеющие постоянную выручку, могут использовать ее только в строгом соответствии с п. 7 Порядка);

2) во всех случаях при расходовании наличных денег предприятиям необходимо соблюдать предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в Российской Федерации.

Предельные размеры расчетов наличными
денежными средствами

Согласно указаниям Банка России от 7.10.98 г. N 375-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами" предельный размер расчетов по одному платежу составляет:

между юридическими лицами - не более 10 тыс. руб.;

для предприятий потребительской кооперации за приобретаемые у юридических лиц товары, сельхозпродукты, сырье - не более 15 тыс. руб.;

для предприятий и организаций торговли ГУИН МВД при закупке товаров у юридических лиц - не более 15 тыс. руб.

Согласно письму Банка России от 16.03.95 г. N 14-4/95 "О разъяснениях по отдельным вопросам Порядка ведения кассовых операций" и условий работы с денежной наличностью" под одним платежом понимаются расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам. Подтверждением расходования наличных денег при этом являются: копия товарного чека, счет, накладная, отчет подотчетного лица о расходовании полученных наличных денег с приложением первичных документов. Ответственность за несоблюдение Порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью К предприятиям, не соблюдающим порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации. Кроме ответственности, рассмотренной выше, согласно Указу Президента Российской Федерации от 23.05.94 г. N 1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и других обязательных платежей" за нарушение правил ведения операций с наличными денежными средствами предусмотрены следующие меры:

1) за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности взыскивается штраф в 3-кратном размере неоприходованной суммы;

2) за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм - штраф в 2-кратном размере суммы произведенного платежа. Согласно п. 5 письма Банка России от 16.03.95 г. N 14-4/95 штрафные санкции подлежат применению в одностороннем порядке с покупателя;

3) за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денежных средств сверх установленных лимитов - штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности. Под сверхлимитной кассовой наличностью понимается средняя величина, рассчитанная исходя из суммы и количества дней превышения лимита остатка денег в кассе.

Пример. При проведении проверки за август 1998 г. соблюдения предприятием кассовой дисциплины было обнаружено превышение установленного банком лимита остатка кассы в следующие календарные дни : 12.08 - 150 руб. 13.08 - 350 руб. 14.08 - 400 руб. 17.08 - 200 руб. 25.08 - 250 руб. 27.08 - 500 руб.

Итого - 6 дней, сумма превышения - 1850 руб. Сверхлимитная кассовая наличность - 1850 : 5 = 370 руб. На руководителей предприятий, учреждений, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством размере минимальной месячной оплаты труда. Исчисление сумм административного штрафа производится из расчета минимального размера оплаты труда, действующего на момент совершения указанного нарушения. За неустановление лимита кассы ответственность не установлена. Однако, как уже отмечалось, согласно Правилам по предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка кассы ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием денежная наличность сверхлимитной. Не установлены штрафные санкции также за нецелевое использование полученных наличных денег. Такая ответственность может быть установлена по соглашению между предприятием и банком. В случае если по условиям договора на расчетно-кассовое обслуживание о сборе денежной наличности между предприятием, обслуживающим его банком и управлением инкассации установлено, что сверхлимитный остаток в кассе в случае неприезда инкассатора не признается нарушением Порядка ведения кассовых операций, то административная ответственность, предусмотренная п. 9 Указа Президента Российской Федерации от 23.05.94 г. N 1006 за накопление в кассе наличных денежных средств сверх установленных лимитов, при таких обстоятельствах неприменима. Данный вывод подтверждается постановлением президиума Высшего арбитражного суда РФ от 5.11.96 г. N 3561/96.

Правила ведения кассовых операций

Для ведения кассовых операций в штате предприятия предусмотрена должность кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении кассира руководитель предприятия обязан ознакомить его с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной материальной ответственности. Кассир не может передоверить кому бы то ни было выполнение своих обязанностей. При необходимости временной замены обязанности кассира возлагаются на другого работника, с которым в свою очередь заключают договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь) находящиеся у него под отчетом ценности передают другому кассиру в присутствии инвентаризационной комиссии с обязательным составлением акта (форма инв-15). В субъектах малого предпринимательства с незначительными оборотами наличных денежных средств разрешено вести кассовые операции непосредственно лицу, осуществляющему ведение учета на предприятии, бухгалтеру, главному бухгалтеру. Более целесообразно, однако, в этом случае поручить ведение кассовых операций другому сотруднику, оформив доплату за совмещение профессий. Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке приведены в приложении 2 к Порядку. Порядок ведения кассовых операций обязывает руководителей предприятий создавать условия, необходимые для обеспечения сохранности наличных денежных средств не только в помещении кассы, но и при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Оплата услуг сторонних организаций, привлекаемых для таких целей, подлежит отнесению в соответствии с п.п. "е" п. 2 Положения о составе затрат на себестоимость продукции - "затраты по обеспечению сторожевой охраны включаются в состав затрат на обслуживание производственного процесса без ограничения их размера". При этом привлечение охраны должно быть вызвано необходимостью соблюдения предприятиями требований, предусмотренных правилами технической эксплуатации организации, надзора и контроля за ее деятельностью. Отсутствие лицензии у привлеченной организации влечет за собой признание сделки по оказанию услуг недействительной, а расходы по оказанию услуг должны быть исключены из состава затрат, формирующих себестоимость. Оплата услуг сторонних организаций (даже при наличии у них лицензии) по охране предприятия в случаях, не установленных законодательством, должна производиться за счет собственных средств. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается. Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию в результате как умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Документальное оформление поступления и выдачи
наличных денег

Оприходование наличных денежных средств в кассу предприятия осуществляется: при снятии денежных средств с расчетного, текущего, бюджетного и других видов счетов в банке; от платных потребителей, покупателей, заказчиков за оказанные работы, услуги и реализованные товары; от подотчетных лиц в погашение остатка наличных денег, полученных под отчет; от работников предприятия в погашение причиненного материального ущерба, погашение выданных займов и ссуд, за реализованные товары и услуги. Получение денежных средств со счетов, открытых предприятиям в учреждениях банков, производится по чекам. Чековые книжки выдаются предприятию учреждением банка по заявлению установленной формы. Наличные деньги, полученные в учреждениях банка, расходуются на цели, указанные в чеке. При приеме денежных билетов и монет в платежи кассиры предприятий обязаны руководствоваться установленными Банком России признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России (приложение 1 к Порядку). Прием наличных денег, поступающих с расчетного счета в банке, от покупателей, заказчиков и т.д. в кассу предприятия производится по приходным кассовым ордерам (форма N КО-1) (здесь и далее первичные учетные документы под кодом КО утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. N 88 и обязательны к применению всеми предприятиями согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"), которые выписывает работник бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер или лицо, на это уполномоченное письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег лицу, внесшему деньги, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Квитанция вручается физическому лицу или прикладывается к выписке банка. До передачи в кассу приходный ордер обязательно регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных документов (форма N КО-3 или КО-3а). Приходные кассовые ордера запрещено выдавать на руки лицам, внесшим денежные средства. Приходный кассовый ордер передается для исполнения непосредственно в кассу, где кассир проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписей главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает ордер и квитанцию. Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия производится:: на выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию, других видов пособий, стипендий, вознаграждений физическим лицам; под отчет на хозяйственные и операционные расходы и на командировочные расходы; по решению руководителя предприятия в возмещение расходов, понесенных работником предприятия, на выплату ссуд, займов и другие подобные цели. Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. Расходный кассовый ордер составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передается кассиру для исполнения. Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам. По истечении установленных п. 9 сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки "Депонировано";

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается; г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп "Расходный кассовый ордер N ______________".

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах должны быть указано основание для их составления и перечислены прилагаемые к ним документы. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений. В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года). Как уже отмечалось, приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.

Аналитический учет кассовых операций

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге по форме КО-4. Записи в кассовой книге производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу . Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия. Оформленный отчет кассира подлежит проверке бухгалтерами. Она заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных документов, соответствия записей в отчете данным приложенных к ним документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Должны быть сверены и суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному и другим счетам. После проверки кассового отчета в специальной его графе проставляют номера корреспондирующих счетов.

Депонированная заработная плата, расчеты с депонентами

Своевременно не полученную работниками заработную плату предприятия обязаны хранить в течение 3 лет и выдавать ее по первому требованию работника. При сдаче депонированной заработной платы на расчетный счет в назначении платежа указывается "депонированная заработная плата", что также обязывает банковское учреждение учитывать данные средства отдельно. Выдача депонированных сумм нескольким лицам может оформляться по платежной ведомости. Разовые выдачи денег производятся по расходным кассовым ордерам. В случае смерти работника не полученная ко дню его смерти заработная плата выдается совместно проживающим с ним членам семьи, а также лицам, находившимся вследствие нетрудоспособности на иждивении умершего (постановление Совета Министров СССР от 19.11.84 г. N 1153).

Осуществление операций с использованием контрольно-кассовых машин

Согласно ст. 1 Закона Российской Федерации от 18.06.93 г. N 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" (далее - Закон N 5215-1) денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации производятся всеми предприятиями, организациями, учреждениями с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ). Положение по применению ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.93 г. N 745 (действует в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 7.08.98 г. N 904). Контрольно-кассовые машины, используемые для денежных расчетов с населением, подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения предприятия и находятся на техническом обслуживании в региональных центрах технического обслуживания ККМ или непосредственно на предприятиях - изготовителях ККМ. Допускаемые к использованию на территории Российской Федерации модели ККМ определяются Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам и вносятся в Государственный реестр контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации. Информация о моделях машин, допускаемых к использованию, публикуется в печати. Порядок эксплуатации ККМ определен в Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных письмом Минфина России от 30.08.93 г. N 104. Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.93 г. N 745 утвержден Перечень отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения ККМ. Данный Перечень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит. В настоящее время Перечень применяется в редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 3.09.98 г. N 1027, 21.11.98 г. N 1364 и 7.01.99 г. N 24. В Перечень включены предприятия (в том числе физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица), организации и учреждения: использующие в своей деятельности в части оказания перечисленных услуг населению документы строгой отчетности, приравненные к чекам, по формам, утвержденным Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам; осуществляющие продажу газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках при условии, что доля газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50% и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации; продажу ценных бумаг, лотерейных билетов, проездных билетов и талонов на проезд в городском общественном транспорте; осуществляющие торговлю на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах и на других территориях, отведенных для торговли, за исключением находящихся на этих территориях палаток, киосков, ларьков, павильонов, помещений типа контейнеров и других аналогично обустроенных и приспособленных торговых мест, автофургонов, а также открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами; осуществляющие мелкорозничную торговлю с ручных тележек, из цистерн (при продаже пива, кваса, молока, керосина), с лотков, из корзин, в развал (при продаже овощей и бахчевых культур); осуществляющие продажу в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в ассортименте, утвержденном Министерством путей сообщения Российской Федерации; занятые обеспечением питания учащихся и сотрудников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий; находящиеся в отдаленных или труднодоступных местностях (кроме городов, районных центров, поселков городского типа) по перечню, определенному органом государственной власти субъекта Российской Федерации; религиозные объединения, зарегистрированные в порядке, установленном законом, и их предприятия в части реализации предметов культа и религиозной литературы в культовых зданиях и уличных киосках, а также при оказании услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний; учреждения почтовой связи в части реализации по номинальной стоимости знаков почтовой оплаты (почтовых марок и блоков, маркированных конвертов и карточек), предназначенных для оплаты услуг почтовой связи; организации потребительской кооперации, занимающиеся в сельской местности продажей товаров через передвижную торговую сеть в 1999 г. В случае отключения электроэнергии все хозяйствующие субъекты освобождаются от использования ККМ при условии выдачи ими квитанций по установленной форме и регистрации такого случая в энергоснабжающей организации. В целях расширения сферы применения ККМ, повышения эффективности контроля за денежным оборотом в сфере торговли и услуг и предотвращения сокрытия прибыли от налогообложения органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации постановлением Правительства РФ от 19.12.97 г. N 1607 предоставлено право принимать решения об ограничении действия Перечня на соответствующей территории. В соответствии с п. 4 Положения документом, подтверждающим прием наличных денежных средств от физического лица, является чек или вкладной (подкладной) документ, напечатанный ККМ. Таким образом, выбивать чек и одновременно выписывать приходный кассовый ордер не следует, так как в этом случае на одну и ту же сумму будут оформлены два документа, подтверждающих прием наличных денег.

На выдаваемом покупателям чеке должны быть отражены следующие обязательные реквизиты:

наименование организации;

идентификационный номер организации-налогоплательщика. В соответствии с Методическими рекомендациями по использованию данных учета выручки, полученных с применением ККМ, при осуществлении контроля за полнотой и своевременностью поступления выручки, уплаты налогов и других поступлений в бюджеты Российской Федерации, утвержденными Госналогслужбой России и Банком России от 18.08.93 г. N ВЗ-6-13/272 и 51, предприятия, осуществляющие расчеты с покупателями с использованием ККМ, ведут для учета поступающей выручки книгу кассира-операциониста по форме N 24, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера предприятия и печатью.

Если используется несколько ККМ, на каждую из них ведется отдельная книга кассира-операциониста. По окончании рабочего дня представитель администрации совместно с кассиром-операционистом снимает показания счетчиков контрольно-кассовой машины. Кроме того, кассир обязан составить кассовый отчет, оформить приходно-кассовый ордер и сдать наличные деньги, полученные через контрольно-кассовые машины, вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему кассиру в главную кассу. В кассовой книге предприятия запись о фактической сумме выручки производится в целом по предприятию. На всех ККМ в обязательном порядке применяется контрольная лента. Контрольная лента, книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с населением, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет.

За нарушение требований об обязательном применении ККМ ст. 7 Закона N 5215-1 предусмотрены следующие штрафные санкции:

1) предприятие, ведущее денежные расчеты с населением без применения ККМ, подвергается штрафу в размере от 50- до 100-кратного установленного законом минимального размера оплаты труда (с учетом изменений согласно постановлению Конституционного суда Российской Федерации от 12.05.98 г. N 14-П). При наличии в торговой точке исправной ККМ и невыдаче чека покупателю по причине, что он не был пробит, данное нарушение причисляется к неприменению ККМ. Ответственность за неприменение ККМ несет предприятие, а не его работник (постановления президиума Высшего арбитражного суда Российской Федерации от 11.03.93 г. N 5060/96 и 19.08.97 г. N 2322/97);

2) предприятие, использующее неисправную ККМ, подвергается штрафу в 200-кратном установленном законом минимальном размере оплаты труда. Неисправной считается контрольно-кассовая машина, которая: не печатает, печатает неразборчиво или не полностью печатает на чеке обязательные реквизиты; не печатает, печатает неразборчиво или не полностью печатает контрольную ленту или другие документы, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовым машинам и их фискальной (контрольной) памяти; не выполняет или выполняет с ошибками операции, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовым машинам и их фискальной (контрольной) памяти; не позволяет получить данные, содержащиеся в фискальной (контрольной) памяти, необходимые для осуществления контроля налоговым органом; применяет прикладные программы, не допущенные Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам к использованию с конкретной моделью ККМ; применяется в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти (для машин с фискальной памятью);

3) предприятие, осуществляющее торговые операции (оказывающее услуги) после приостановки его деятельности в порядке, предусмотренном ст. 6 Закона N 5215-1, подвергается штрафу в 700-кратном установленном законом минимальном размере оплаты труда;

4) предприятие, не вывесившее ценник на продаваемый товар (прейскурант на оказываемую услугу), подвергается штрафу в 100-кратном установленном законом минимальном размере оплаты труда;

5) невыдача чека лицом, обязанным выдать его покупателю (клиенту), или выдача чека с указанием суммы менее уплаченной наказывается штрафом в 10-кратном установленном законом минимальном размере оплаты труда, но не менее 20 % стоимости покупки (услуги). За одно и то же нарушение штраф может налагаться либо на предприятие, либо на физическое лицо. Согласно п. 1.1 письма Высшего арбитражного суда Российской Федерации от 28.08.95 г. N С1-7/ОП-506 "Об отдельных рекомендациях, принятых на совещаниях по судебно-арбитражной практике" разъясняется, что решение о том, кто должен нести ответственность юридическое или физическое лицо, - принимает налоговый орган. При этом учитывается причина, по которой не был выдан чек покупателю.

Бланки строгой отчетности

В ряде случаев предприятиям взамен ККМ разрешается использование для расчетов с населением бланков строгой отчетности, которые в обязательном порядке должны быть утверждены Минфином России и согласованы с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам. Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете (приказ Минфина СССР от 29.07.83 г. N 105) бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном соответствующими министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом). Госналогслужба России своими письмами от 30.08.94 г. N НИ-6-14/320 "О формах документов строгой отчетности" и 22.06.95 г. N ЮУ-4-14/29н "О формах документов строгой отчетности для учета наличных денежных средств без применения контрольно-кассовых машин" довела до сведения, что Минфином России утверждены следующие документы строгой отчетности: квитанции, используемые Минсвязи России (письма Минфина России от 29.11.93 г. N 16-16-84 и 22.02.94 г. N 16-36); документы, используемые предприятиями общественного питания (письмо Минфина России от 20.12.93 г. N 16-31); квитанция на парковку автомобилей (письмо Минфина России от 24.02.94 г. N 16-38); документы, используемые предприятиями Центрсоюза России (письмо Минфина России от 24.02.94 г. N 16-39); квитанция на выполнение гарантийных и платных работ по ремонту слуховых аппаратов для использования Центром реабилитации неслышащих (письмо Минфина России от 24.02.94 г. N 16-40); квитанция ф. N 5-ТС на оплату и отпуск топлива, товаров, услуг населению сбытовыми организациями Министерства топлива и энергетики Российской Федерации (письмо Минфина России от 21.03.94 г. N 16-49); квитанции, используемые организациями Федеральной службы Российской Федерации по надзору за страховой деятельностью (письмо Минфина России от 16.06.94 г. N 16-30-63); квитанции, используемые предприятиями Министерства транспорта Российской Федерации (письмо Минфина России от 16.06.94 г. N 16-30-64); документы, используемые организациями Российской ассоциации социального туризма (письмо Минфина России от 16.06.94 г. N 16-30-65); туристско-экскурсионная путевка (ф. N 1-тур) - письмо Минфина России от 10.04.96 г. N 16-00-30-19; путевка на право охоты и рыболовной ловли (письмо Минфина России от 14.04.95 г. N 16-00-30-30); документы, применяемые при выполнении бытовых услуг предприятиями всех форм собственности, а также при индивидуальной трудовой деятельности (письмо Минфина России от 20.04.95 г. N 16-00-30-33); квитанции, выдаваемые заказчику предприятиями Федеральной службы лесного хозяйства России (письмо Минфина России от 20.04.95 г. N 16-00-30-35); квитанция, выдаваемая заказчику организациями и учреждениями Министерства культуры Российской Федерации (письмо Минфина России от 10.05.95 г. N 16-00-30-37); квитанция, выдаваемая заказчику судебно-экспертными учреждениями Минюста России (письмо Минфина России от 11.05.95 г. N 16-00-30-38); квитанция, выдаваемая заказчику организациями и учреждениями Минздрава России (письмо Минфина России от 11.05.95 г. N 16-00-30-39); квитанция, выдаваемая заказчику организациями и учреждениями Государственного комитета санитарно-эпидемиологического надзора РФ (письмо Минфина России от 11.05.95 г. N 16-00-30-40); квитанция, выдаваемая заказчику организациями и учреждениями Государственного комитета Российской Федерации по статистике (письмо Минфина России от 11.05.95 г. N 16-00-30-41); квитанция, выдаваемая заказчику предприятиями, организациями и учреждениями Департамента жилищно-коммунального хозяйства Минстроя России (письмо Минфина России от 25.05.95 г. N 16-00-30-45); квитанции, используемые юридическими и физическими лицами, осуществляющими ветеринарную деятельность при оказании платных ветеринарных услуг (письмо Минфина России от 26.05.95 г. N 16-00-30-46); квитанция, используемая для оформления денежных расчетов с населением предприятиями системы Минсельхозпрода России (письмо Минфина России от 20.04.95 г. N 16-00-30-35). Кроме того, Комитетом Российской Федерации по кинематографии по согласованию с Минфином России 30.08.94 г. утверждена инструкция "О едином порядке ведения билетного хозяйства киновидеозрелищными предприятиями, осуществляющими платную публичную демонстрацию кино- и видеофильмов на территории Российской Федерации", которой установлены реквизиты билетов, порядок изготовления, хранения и регистрации билетов как бланков строгой отчетности. Формы бланков строгой отчетности для предприятий Министерства транспорта Российской Федерации, содержащие все необходимые реквизиты для оформления всего комплекса транспортно-экспедиционных услуг, утверждены письмом Минфина России от 16.06.94 г. N 16-30-64. В бухгалтерском учете бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" в условной оценке.

Осуществление операций с наличной иностранной валютой

В соответствии с положением Банка России от 15.08.97 г. N 503 "О прекращении на территории РФ расчетов в иностранной валюте за реализуемые физическим лицам товары (работы, услуги)" все расчеты между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями и физическими лицами (резидентами и нерезидентами) за реализуемые последним на территории Российской Федерации товары (работы, услуги) осуществляются исключительно в рублях. Расчеты в иностранной валюте за реализуемые физическим лицам товары (работы, услуги) на территории Российской Федерации запрещаются. В соответствии с этим использование наличной иностранной валюты производится предприятиями только для оплаты командировочных расходов. Данный факт подтверждается положениями письма Банка России от 25.06.97 г. N 62 "Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов", в соответствии с которым использование наличной иностранной валюты, выданной для оплаты командировочных расходов, на иные цели, в том числе для осуществления платежей по внешнеэкономическим сделкам, запрещается. Поступление и выдача валюты производятся обычным порядком, при этом учет движения иностранной валюты ведется по видам валют и в ее рублевом эквиваленте по курсу Банка России на дату совершения операции.

Экспертная группа Международного еженедельника

"Финансовая газета"

"Финансовая газета" N 10, 11, 13, март 1999 г.