Приложение. Административный регламент по выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий архивных документов тематического характера гражданам и организациям

Приложение

к постановлению администрации

Ртищевского муниципального района

Саратовской области

от 25 апреля 2011 г. N 688

Административный регламент
по выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий архивных документов тематического характера гражданам и организациям

1.Общие положения

1.1. Административный регламент муниципальной услуги по предоставлению услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок или архивных копий архивных документов тематического характера гражданам и организациям, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) сектора по делам архивов администрации Ртищевского муниципального района Саратовской области.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий архивных документов тематического характера гражданам и организациям

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.2. Предоставление муниципальной услуги по выдаче архивных справок или архивных копий архивных документов тематического характера гражданам и организациям осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 06.10.2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 22.10.2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 года N 19;

- положением о секторе по делам архивов администрации Ртищевского муниципального района, утвержденного постановлением администрации Ртищевского муниципального района Саратовской области от 25.08.2006 года N 1218.

2.3. Предоставление муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок, архивных копий архивных документов тематического характера гражданам и организациям осуществляет сектор по делам архивов администрации Ртищевского муниципального района Саратовской области.

3. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

3.1. Муниципальная услуга предоставляется в форме архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

3.2. Место нахождения отдела и его почтовый адрес: администрация Ртищевского муниципального района, 412030 Саратовская область, город Ртищево, ул. Красная, 6, сектор по делам архивов администрации Ртищевского муниципального района Саратовской области.

3.3. Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется: по письменным обращениям, по телефону (не менее 5-25 минут), при личном обращении граждан и представителей организаций (не менее 10-25 минут).

3.4. По письменным обращениям, личным обращениям граждан ответ выдаётся лично или направляется по почте в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

3.5. По телефону должностные лица отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан и организаций (их представителей).

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

6.6. Прием граждан и организаций (их представителей) осуществляется начальником отдела, иным уполномоченным должностным лицом отдела по рабочим дням (понедельник, вторник, среда) с 9-00 до 12-00 часов.

7.7. Место ожидания граждан оборудуется местами для сидения, столом для оформления необходимых документов, оснащается информационными листами, где размещается следующая информация:

- график приема граждан;

- образец заполненной анкеты- заявления.

Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом.

3.8. При приеме граждан или представителей организации лицо, осуществляющее прием, ведет регистрацию приема, дает исчерпывающую консультацию о наличии запрашиваемой информации, сроках и условиях предоставления услуги, а также проверяет наличие необходимых сведений в заявлении и документов, дающих право на получение услуги:

- паспорт заявителя;

- свидетельство о браке (в случае изменения фамилии заявителя);

- трудовую книжку заявителя (либо лица, о котором запрашиваются сведения).

3.9. Для приема заявлений граждан и организаций (их представителей) используются следующие формы:

- форма анкеты-заявления для исполнения тематического запроса (приложение).

3.10. Лицо, осуществляющее прием, обязан принять представителей организаций - источников комплектования архивного отдела и других организаций в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе представителя организации - источника комплектования архивного отдела и других организаций на другой день или другое время.

4. Основание для предоставления муниципальной услуги

4.1. Основание для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос в адрес отдела (архива) или личное обращение граждан и организаций (их представителей)

В запросе (анкете-заявлении) с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения. В заявлении граждане или организации (их представитель) указывают следующие обязательные реквизиты:

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- год рождения;

- почтовый адрес места жительства заявителя;

- контактный телефон;

- для какой цели запрашивается справка;

- название организации, в которой работал заявитель (цех, участок);

- название организации, документ которой запрашивается;

- перечень запрашиваемых сведений;

- дата;

- личная подпись.

Запросы организаций (юридических лиц) должны содержать следующие реквизиты:

- название организации, запрашивающей справку;

- почтовый адрес организации (юридического лица);

- фамилия, имя, отчество руководителя;

- фамилия, имя, отчество представителя организации;

- контактный телефон;

- для какой цели запрашивается справка;

- название организации, документ которой запрашивается;

- перечень запрашиваемых сведений;

- дата;

- личная подпись.

5. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

5.1. Запросы граждан и организаций, поступившие в сектор по делам архивов администрации Ртищевского муниципального района, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, отдел (архив) рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо согласованные с ними сроки.

6. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

6.1. По запросам, поступившим в отдел, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, гражданам и организациям направляется ответ о необходимости предоставления дополнительных сведений.

6.2. Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие фамилии (наименования организации), почтового адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие не нормативную лексику и оскорбительные высказывания.

6.3. Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий осуществляется на безвозмездной основе. Ответ на запрос заявителя даётся на государственном языке Российской Федерации.

7. Административные процедуры описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

7.1. Ответственными за предоставление муниципальной услуги является заведующий сектором по делам архивов, осуществляющий организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

7.2. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрацию запросов;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение;

- подготовку, оформление и направление ответов гражданам и организациям (заявителям).

7.3. Поступившие в отдел письменные запросы (заявления) регистрируются в день поступления должностным лицом, принявшим запрос (заявление). Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простым письмом.

7.4. При личном обращении заявителей заполняются анкеты-заявления, которые регистрируются в день обращения.

7.5. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

7.6. Начальник отдела (архива) осуществляет анализ тематики поступивших запросов, с использованием необходимых профессиональных навыков, списка фондов и научно-справочного аппарата муниципального архива. При этом определяется:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- возможность исполнения запроса.

Тематические запросы, поступающих в отдел (муниципальный архив) могут быть представлены следующими темами: об организационно-правовой документации; о выделении земли, о штатном расписании, об образовании, реорганизации, ликвидации организации и др. Направление запросов на исполнение (5 минут)

7.7. По итогам анализа тематики поступивших запросов они направляются исполнителю - архивному работнику. Подготовка, оформление и направление ответов гражданам и организациям (от 1 дня до 30 дней)

7.8. В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и так далее. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течении 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю даётся соответствующая рекомендация.

При отсутствии в отделе документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ с изложением факта и причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения.

Отрицательные ответы, архивные справки, архивные выписки, архивные копии при письменном запросе высылаются простыми письмами в адрес заявителей почтой. При отправке ответа заявителю высылается первый экземпляр архивной справки, архивной выписки или архивной копии. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия в случае личного обращения в архив гражданина или его доверенного лица, организаций (их представителей) выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Копии архивной справки, архивной выписки и архивной копии хранится в делах отдела (архива) в соответствии с номенклатурой дел.

7.9. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, предназначенные для использования на территории Российской Федерации, подписываются заведующим сектором по делам архивов администрации Ртищевского муниципального района, заверяется печатью сектора по делам архивов администрации Ртищевского муниципального района. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, предназначенные для направления в другие страны, подписываются заведующим сектором по делам архивов администрации Ртищевского муниципального района, заверяется гербовой печатью администрации Ртищевского муниципального района

Рассмотрение запроса (заявления) гражданина (организации) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

8. Порядок и формы контроля за совершение действий и принятием решений

8.1. Текущий контроль за совершением действий по предоставлению муниципальной услуги, определенных административными процедурами, и принятием решений осуществляется заместителем главы, руководителем аппарата администрации Ртищевского муниципального района Саратовской области.

8.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения заведующим сектором по делам архивов администрации Ртищевского муниципального района Саратовской области проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

8.3. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц отдела.

8.4. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

8.5. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

8.6. Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги заместителем Главы администрации формируется рабочая группа, в состав которой включаются муниципальные служащие администрации Ртищевского муниципального района

8.7. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения оп их устранению.

9. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента

9.1. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

9.2. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

9.3. Заместитель главы, руководитель аппарата администрации Ртищевского муниципального района Саратовской области:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- запрашивает необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

9.4. Ответ на жалобу подписывается главой администрации Ртищевского муниципального района Саратовской области.

9.5. Ответ на жалобу, поступившую в Администрацию, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

9.6. Письменная жалоба, поступившая в Администрацию, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы

9.7. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

9.8. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, заместитель главы, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в администрацию Ртищевского муниципального района. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.