Приложение. Административный регламент муниципальной услуги по предоставлению услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов тематического характера гражданам и организациям

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Ртищевского муниципального района Саратовской области от 27 июня 2012 г. N 1311 настоящее приложение изложено в новой редакции, вступающей в силу со дня опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение

к постановлению администрации

Ртищевского муниципального района

Саратовской области

от 25 апреля 2011 г. N 688

Административный регламент
муниципальной услуги по предоставлению услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов тематического характера гражданам и организациям

С изменениями и дополнениями от:

27 июня 2012 г.

1. Общие положения

Предмет регулирования Административного регламента

1.1. Административный регламент муниципальной услуги по предоставлению услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок или архивных копий архивных документов тематического характера гражданам и организациям определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Сектора по делам архивов администрации Ртищевского муниципального района Саратовской области.

Круг заявителей

1.2. Заявителями на получение муниципальной услуги являются (далее - заявители):

- физические лица;

- юридические лица;

- индивидуальные предприниматели.

От имени заявителей могут действовать их представители - физические, юридические лица, имеющие в соответствии с законодательством РФ полномочия выступать от имени заявителей при взаимодействии с администрацией города Орла# и иными организациями при предоставлении муниципальной услуги.

Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги

1.3. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги размещается в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (www.gosuslugi.ru) (далее - Портал), на официальном сайте администрации Ртищевского муниципального района http://rtishevo.sarmo.ru/ в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - Сайт), на информационном стенде.

1.4. Информирование о предоставлении муниципальной услуги осуществляется Сектором по делам архивов администрации Ртищевского муниципального района (далее - Сектор).

1.5. Место нахождение Сектора - Саратовская область, г. Ртищево, ул. Красная, д. 6, каб. 104.

Почтовый адрес - 412030, Саратовская область, г. Ртищево, ул. Красная, д. 6.

Телефон для справок - (84540) 4-24-94, факс: (84540) 4-28-29.

Адрес электронной почты администрации Ртищевского муниципального района:

e-mail: rtish_omo@rambler.ru

1.6. Специалисты Сектора осуществляют прием заявителей в соответствии со следующим графиком:

Понедельник	с 9:00 ч. до 12:00 ч.
Вторник	с 9:00 ч. до 12:00 ч.
Среда	с 9:00 ч. до 12:00 ч.
Четверг	неприемный день
Пятница	неприемный день
Суббота, воскресенье	выходные дни
Перерыв на обед сотрудников	с 12:00 ч. до 13:00 ч.

Прием получателей муниципальной услуги ведется без предварительной записи.

1.7.Информирование о предоставлении муниципальной услуги осуществляется посредством индивидуального информирования:

- при обращении заявителя в устной форме лично и по телефону;

- при письменном обращении заявителя, в том числе по почте, по электронной почте;

и публичного информирования:

- путем размещения информации на стендах в месте предоставления муниципальной услуги;

- посредством размещения информации на Портале и Сайте.

1.8. При обращении заявителя в устной форме лично или по телефону специалист Сектора должен представиться, назвать свои фамилию, имя, отчество, должность, при обращении по телефону сообщить наименование органа, в который позвонил заявитель, затем в вежливой форме дать заявителю полный, точный и понятный ответ о предоставлении муниципальной услуги.

Продолжительность информирования каждого заявителя составляет не более 15 минут.

В случае если в обращении заявителя содержатся вопросы, не входящие в компетенцию специалиста Сектора, при личном обращении заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться. При обращении заявителя по телефону специалист Сектора должен сообщить заявителю номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.

1.9. При письменном обращении заявителя, в том числе в виде почтовых отправлений или обращений по электронной почте, информирование осуществляется в письменном виде путем получения заявителем письменного ответа, в виде почтовых отправлений или в форме электронного документооборота.

Информация предоставляется в простой, четкой форме с указанием фамилии, имени, отчества и номера телефона непосредственного исполнителя.

Ответ направляется способом, указанным в обращении в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

1.10. На информационных стендах Администрации Ртищевского муниципального района размещается следующая информация:

- режим работы Сектора, график приема заявителей, номера телефонов для справок, адрес Сайта, адрес электронной почты;

- извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность по предоставлению муниципальной услуги;

- перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги;

- порядок предоставления муниципальной услуги;

- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) должностными лицами в процессе предоставления муниципальной услуги;

- текст Регламента.

1.11. На Сайте размещается следующая информация:

- адрес места нахождения Сектора, номер телефона для справок, адрес электронной почты;

- режим работы Сектора и график приема заявителей;

- порядок получения информации Заявителями по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги;

- извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность по предоставлению муниципальной услуги;

- текст Регламента.

1.12. Лица, обратившиеся в Сектор непосредственно, путем обращений по электронной почте или с использованием средств телефонной связи, информируются:

1) о перечне документов, необходимых для исполнения муниципальной услуги, их комплектности (достаточности);

2) о правильности оформления документов, необходимых для исполнения муниципальной услуги;

3) об источниках получения документов, необходимых для исполнения муниципальной услуги;

4) о порядке, сроках оформления документов, возможности их получения.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

Наименование муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: выдача архивных справок, архивных выписок или архивных копий архивных документов тематического характера гражданам и организациям.

Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

2.2. Муниципальная услуга предоставляется администрацией Ртищевского муниципального района (далее - администрация). Административные процедуры исполняются Сектором по делам архивов, осуществляющим организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

Результат предоставления муниципальной услуги

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- выдача заявителю, заинтересованному в предоставлении услуги (далее - заявитель, заявители), оформленных в установленном законодательством порядке архивных справок, архивных выписок или архивных копий архивных документов тематического характера гражданам и организациям.

- выдача заявителю мотивированного отказа в письменной форме.

Сроки предоставления муниципальной услуги

2.4. Запросы граждан и организаций, поступившие в Сектор по делам архивов администрации Ртищевского муниципального района, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, Сектор (архив) рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо согласованные с ними сроки.

Перечень нормативных правовых актов

2.5. Предоставление муниципальной услуги по выдаче архивных справок или архивных копий архивных документов тематического характера гражданам и организациям осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 06.10.2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 22.10.2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 года N 19;

- Положением о Секторе по делам архивов администрации Ртищевского муниципального района, утвержденным постановлением администрации Ртищевского муниципального района Саратовской области от 25.08.2006 года N 1218.

Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.6. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное заявление по форме согласно приложению N 1 к настоящему регламенту с приложением следующих документов:

- копии документа, удостоверяющего личность заявителя (заявителей), являющегося физическим лицом, либо личность представителя физического или юридического лица;

- копии свидетельства о браке (в случае изменения фамилии заявителя);

- копии трудовой книжки заявителя (либо лица, о котором запрашиваются сведения).

2.7. При предоставлении муниципальной услуги запрещается требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении государственной услуги, и которые заявитель вправе представить, а также способы их получения заявителями, в том числе в электронной форме, порядок их представления

2.8. Для предоставления государственной услуги от заявителя не требуются какие-либо документы, находящиеся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных организаций.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.9. Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги являются:

- предоставление заявления, заполненного не по форме, указанной в приложении N 1 настоящего регламента;

- предоставлен неполный пакет необходимых документов;

- у заявителя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия на получение сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах;

- заявление на предоставление муниципальной услуги не оформлено надлежащим образом: отсутствует адресат для отправки ответа, текст письменного обращения не поддается прочтению, в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.10. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

- установление факта многократного обращения гражданина (более 3 раз) по одному вопросу и о получении исчерпывающих письменных ответов (за исключением случаев, когда в обращении приводятся новые доводы, факты или обстоятельства);

- архивные справки, архивные выписки и архивные копии по существу поставленного в обращении вопроса не могут быть получены заявителем в случае, если в архивных документах имеются сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну;

- наличие заявления от заявителя о приостановлении или об отказе в получении муниципальной услуги;

- невозможность рассмотрения заявления в связи с отсутствием запрашиваемых документов в архиве.

Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги

2.11. Предоставление муниципальной услуги является бесплатным.

Максимальное время ожидания в очереди при подаче запроса для предоставления муниципальной услуги

2.12. Максимальное время ожидания в очереди при подаче заявления и документов на предоставление гражданам муниципальной услуги не должно превышать 15 минут.

2.13. Максимальное время приема заявления и документов на предоставление гражданам муниципальной услуги не должно превышать 20 минут.

Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги, в том числе в электронной форме

2.14. Запрос заявителя о предоставлении муниципальной услуги, представленный при непосредственном обращении в Сектор, почтовым отправлением, по электронной почте или на Портал, подлежит обязательной регистрации в порядке общего делопроизводства администрации Ртищевского муниципального района в срок не позднее 3 дней, следующих за днем обращения заявителя.

Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга

2.15. Кабинеты приема заявителей должны быть оборудованы вывесками с указанием:

- номера кабинета;

- фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего прием;

- времени перерыва на обед.

Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом.

Рабочее место специалиста должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствами.

Места для приема заявителей оборудуются стульями и столами для возможности оформления документов, бланками заявлений и письменными принадлежностями.

Показатели доступности и качества муниципальной услуги

2.16. Показателями оценки доступности муниципальной услуги являются:

1) транспортная доступность к местам предоставления муниципальной услуги;

2) обеспечение беспрепятственного доступа лиц с ограниченными возможностями передвижения к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга;

3) обеспечение возможности направления запроса в уполномоченные органы по электронной почте;

4) размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги на едином портале государственных и муниципальных услуг, на официальном Интернет-сайте администрации;

5) обеспечение предоставления муниципальной услуги с использованием возможностей Портала государственных и муниципальных услуг Саратовской области.

Показателями оценки качества предоставления муниципальной услуги являются:

1) соблюдение срока предоставления муниципальной услуги;

2) соблюдение сроков ожидания в очереди при предоставлении муниципальной услуги;

3) отсутствие поданных в установленном порядке жалоб на решения или действия (бездействие), принятые или осуществленные при предоставлении муниципальной услуги.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Исчерпывающий перечень административных процедур

3.1. Предоставление услуги включает следующие административные процедуры:

- прием и регистрацию заявления;

- анализ тематики поступивших запросов;

- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

- выдачу архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов.

Блок-схема "Последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги" указана в приложении N 2.

Прием и регистрация заявления

3.2. Основанием для начала исполнения административной процедуры является письменное обращение в Сектор с документами, перечисленными в пункте 2.6 Регламента.

3.3. Специалист осуществляет прием и регистрацию заявления в журнале регистрации.

Журнал регистрации должен содержать следующие сведения:

- порядковый номер;

- дату обращения;

- фамилию и инициалы заявителя.

Нумерация в журнале регистрации ведется последовательно, начиная с первого номера.

3.4. В случае предоставления заявления не по форме и документов не в полном объеме уполномоченный специалист Сектора возвращает заявителю заявление и приложенные документы с разъяснением причин отказа. В этом случае заявление не регистрируется.

В случае подачи документов по почте заявителю направляется письменное уведомление об отказе в приеме документов с разъяснением причин отказа и приложением заявления и всех приложенных к заявлению документов заказным письмом.

3.5. По вопросу обращения, не относящемуся к составу хранящихся в архивном отделе документов, специалистом в течение 5 рабочих дней с момента его регистрации заявление перенаправляется в организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.

3.6. Действия по приему и проверке документов (при подаче заявления лично заявителем или его представителем) осуществляются в течение не более 20 минут с момента передачи заявления сотруднику Сектора.

3.7. Результатом исполнения административной процедуры является регистрация заявления и передача его и приложенных документов на исполнение специалисту Сектора или возврат заявителю поданных им документов и письменного уведомления об отказе в приеме документов.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры составляет 3 дня с момента регистрации заявления.

Анализ тематики поступивших запросов

3.8. С момента поступления заявления в Сектор для исполнения специалист осуществляет анализ тематики поступивших заявлений с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющейся в архиве нормативно-справочной документации.

3.9. Специалистом осуществляются:

- проверка наличия архивных документов для исполнения запроса по каталогу, путеводителю по фондам муниципального архива;

- определение архивных фондов и архивных дел для просмотра по описи;

- подборка архивных дел для исполнения запроса;

- полистный просмотр архивных дел;

- выявление сведений в архивных документах по теме обращения.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры составляет 20 дней с момента поступления заявления для исполнения в Сектор.

Оформление архивных справок, выписок и копий документов

3.10. С момента выявления сведений в архивных документах по теме запроса специалистом Сектора осуществляется оформление проекта архивных справок и выписок, подготовка копий архивных документов, оформленных в соответствии с архивными требованиями.

При отсутствии запрашиваемых документов и сведений в архивном фонде или архивных делах специалистом оформляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса.

Результат процедуры:

передача на подпись заведующему Сектора архивных справок, архивных выписок, архивных копий, уведомления (в зависимости от вида запроса и результата рассмотрения документов).

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры составляет 3 дня с момента выявления сведений в архивных документах.

Выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов

3.11. Основанием для начала исполнения административной процедуры является факт подписания заведующим Сектором архивных справок, выписок, копий архивных документов.

Специалист выдает заявителю в приемные часы архивную справку, выписку, копию документа при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа, доверенности. Заявитель расписывается в журнале выдачи с указанием даты получения.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры составляет 5 дней с момента подписания архивных справок, выписок, копий архивных документов.

IV. Формы контроля за предоставлением государственной услуги

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности и сроков действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений специалистами осуществляется заведующим Сектором.

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Сектора.

При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные аспекты (тематические проверки).

Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

По результатам проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Специалист, ответственный за прием и выдачу документов, несет персональную ответственность за соблюдение порядка приема документов, соответствие копий документов оригиналам, правильность и полноту оформления документов, а также за соблюдение установленных сроков и порядка выдачи документов, правильность заполнения журналов учета выданных документов и внесения информации.

Должностное лицо, ответственное за рассмотрение представленных материалов, несет персональную ответственность за качество и правильность оформления, проверки и согласования материалов, сроки их рассмотрения.

Заведующий Сектором несет персональную ответственность за своевременное и качественное предоставление муниципальной услуги.