Оформление кассовых операций (В.Бородина, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 1, январь 2000 г.)

Оформление кассовых операций

Практика аудита расчетов наличными денежными средствами свидетельствует о том, что в этой области бывает множество нарушений, в частности в оформлении кассовых документов. Типичными ошибками при заполнении кассовых документов являются:

заполнение кассовых документов по старым формам - образцам, введенным до 1 января 1999 г.;

заполнение строк новых форм, введенных с 1 января 1999 г., осуществляется небрежно: не всегда проставляются номера приходных и расходных ордеров, авансовых отчетов; в приходных и расходных кассовых ордерах иногда не проставляются корреспондирующие счета и субсчета; в строке "Приложение" к приходно-кассовым и расходно-кассовым ордерам не проставляются все реквизиты соответствующих прилагаемых документов (накладных, счетов-фактур, доверенностей и т.д.); даты квитанций к приходно-кассовым ордерам не всегда совпадают; суммы НДС выделяются неверно; фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих кассовые документы, указываются неразборчиво, а в некоторых случаях просто отсутствуют те или иные подписи; много случаев подчисток, помарок, исправлений. Причем бухгалтеры и кассиры делают исправления не по установленным правилам.

Анализ записей в кассовых документах показал, что большое число ошибок возникает при оформлении авансовых отчетов и кассовых книг. Например, при проверке авансовых отчетов обнаруживается, что ссылки на даты прилагаемых документов не совпадают с фактическими датами. При большом количестве прилагаемых документов встречаются ошибки в подсчете сумм.

Нарушения и злоупотребления возникают при отражении в авансовых отчетах остатков или перерасхода предыдущего аванса. Все авансовые отчеты следует регистрировать в отдельном журнале. Это позволит не нарушать последовательность в оформлении, и при проверках все необходимые данные авансовых отчетов будут понятны.

Каждая подпись в авансовых отчетах должна находиться на определенном месте, подтверждая соответствующие бухгалтерские записи и управленческие решения.

Иногда после составления и утверждения авансового отчета в тексте на оборотной стороне делают дополнительные записи. Это недопустимо. Необходимо приложить другой авансовый отчет, сделав пометку "приложение" или "дополнение", с другой датой, текстом и подписями. При этом делают записи с бухгалтерскими проводками по дополнительным суммам. Важно, чтобы при этом в документах не возникало разночтений. Дело в том, что бывают случаи утери некоторых первичных документов, а когда по истечении времени они находятся, бухгалтеры (кассиры) делают существенные (порой плохо понятные) исправления в авансовых отчетах и в других кассовых документах. В конце перечня оправдательных документов во избежание приписок необходимо поставить знак "Z".

Рассмотрим ошибки, допускаемые при заполнении кассовых книг. Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации установлено, что "подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются". Однако такие нарушения встречаются.

Некоторые бухгалтеры-кассиры отражают операции с денежной наличностью в кассовой книге не каждый день, а один раз в 5, 7, 10 дней и указывают, например, в кассовой книге: "Касса за 8-15 июля 1999 г.". Такое отражение кассовых операций недопустимо, так как это вызывает сомнения по поводу соответствия остатков установленному банком лимита. Существуют общеустановленные правила: ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Иногда в кассовых книгах исправляют остатки на конец рабочего дня, количество приходно-кассовых и расходно-кассовых ордеров. Это бывает в тех случаях, когда не ведется учет этих ордеров, т.е. отсутствует журнал приходных и расходных кассовых документов. Практика аудита показывает, что такие журналы отсутствуют на малых предприятиях, где кассовые операции проводятся в небольшом количестве и бухгалтеры-кассиры не регистрируют приходно-кассовые и расходно-кассовые ордера, делая затем ошибки и исправления в кассовой книге. И наоборот, на некоторых торговых предприятиях с большим количеством кассовых операций имеют место нарушения, связанные с искусственной путаницей в номерах этих ордеров и их несоответствием с кассовой книгой.

Бухгалтерам и кассирам, осуществляющим кассовые операции, необходимо напомнить, что в соответствии с Федеральным законом от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29.07.98 г. N 34н и введенным в действие с 1 января 1999 г., "внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими или подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц с указанием даты внесения исправлений".

Уместно также отметить, что в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 23.05.94 г. N 1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей" при несоблюдении условий работы с денежной наличностью, а также порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации к предприятиям могут быть применены следующие меры финансовой ответственности:

за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими организациями сверх установленных предельных сумм взыскивается штраф в двукратном размере суммы произведенного платежа;

за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности взыскивается штраф в трехкратном размере неоприходованных сумм; за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов взыскивается штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности. При этом под сверхлимитной кассовой наличностью понимается средняя величина, рассчитанная исходя из суммы и количества дней превышения лимита остатка денег в кассе.

Общее нарушение ведения кассовых операций заключается в том, что некоторые предприятия в 1999 г. оформляли кассовые операции по старым формам, которые были введены до 1 января 1999 г., и продолжают оформлять по этим формам, ссылаясь на то, что у них имеется большой запас этих устаревших форм. Однако в соответствии с Федеральным законом от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (глава 2, ст. 9, п. 2) "первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации". В соответствии с этим же Законом и постановлением Правительства Российской Федерации от 8.07.97 г. N 835 "О первичных учетных документах" альбомы унифицированных форм первичной учетной документации утверждает Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России. По учету кассовых операций унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. N 88. Кроме того, постановлением Госкомстата России от 24.03.99 г. N 20 был введен Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, в соответствии с которым в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты унифицированных форм остаются без изменения и удаление отдельных реквизитов не допускается.

Таким образом, все бухгалтеры (кассиры) с 1 января 1999 г. не имеют права вести учетные бухгалтерские записи в кассовых документах старых образцов. Новыми являются формы приходного и расходного кассовых ордеров, журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств, платежной ведомости, авансового отчета.

В.Бородина, к.т.н.,

аудитор ЗАО "Эталон-аудит"