Приложение. Административный регламент предоставления муниципальным учреждением "Калининградский городской архив" муниципальной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, государственных органов, учреждений и организаций на основе документов Архивного фонда Калининградской области и других архивных документов, находящихся на хранении в Калининградском муниципальном архиве, и справочно-информационных систем архивной отрасли Калининградской области

Приложение
к постановлению
главы администрации городского
округа "Город Калининград"
от 3 ноября 2009 г. N 1957

Административный регламент
предоставления муниципальным учреждением "Калининградский городской архив" муниципальной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, государственных органов, учреждений и организаций на основе документов Архивного фонда Калининградской области и других архивных документов, находящихся на хранении в Калининградском муниципальном архиве, и справочно-информационных систем архивной отрасли Калининградской области

I. Общие положения

Наименование муниципальной услуги

1. Административный регламент предоставления муниципальным учреждением "Калининградский городской архив" (далее городской архив) муниципальной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, государственных органов, учреждений и организаций на основе документов Архивного фонда Калининградской области и других архивных документов, поступивших в муниципальное учреждение "Калининградский городской архив" (далее - Регламент) определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) городского архива, а также порядок его взаимодействия с органами местного самоуправления, учреждениями, организациями (далее - организации), хранящими документы Архивного фонда Калининградской области и другие архивные документы, при рассмотрении обращений (запросов) граждан, юридических лиц в том числе и поступивших из-за рубежа. Регламент разработан в целях повышения качества работы с заявителями и определяет сроки и последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги.

Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной услуги

2. Предоставление муниципальной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов местного самоуправления, государственных учреждений и организаций (далее - пользователи) на основе документов городского архива и других архивных документов осуществляется в соответствии со следующими законодательными и нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации ("Российская газета" 25.12.1993 г., N 237);

- Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, ст. 8220-8235);

- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

- Федеральный закон от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. N 19, ст. 2060);

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

- Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г. N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74);

- Закон Калининградской области от 12 июля 2006 г. N 41 "Об архивном деле в Калининградской области" ("Комсомольская правда" в Калининграде", от 18.07.2006 г. N 103);

- постановление Правительства Калининградской области от 28 октября 2005 г. N 26 "О министерстве культуры Калининградской области" ("Российская газета", от 13.01.2006 г. N 4);

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, регистрационный от 6 марта 2007 г. N 9059) ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", от 14.05.2007 г. N 20);

- постановление мэра города от 23.01.2002 г. N 166 "О создании муниципального учреждения "Калининградский городской архив";

- Устав МУ "Калининградский городской архив".

Орган по предоставлению муниципальной услуги

3. Предоставление муниципальной услуги по организации информационного обеспечения пользователей на основе документов городского архива и других архивных документов осуществляет городской архив.

Непосредственное исполнение социально-правовых запросов граждан осуществляют: городской архив, архивы учреждений и организаций, архивы органов местного самоуправления городского округа "Город Калининград" при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги

4. Муниципальная услуга по организации информационного обеспечения пользователей на основе документов городского архива и других архивных документов предоставляется городским архивом в форме информационных писем, архивных справок, архивных копий, тематических перечней, тематических обзоров архивных документов.

5. Информационное обеспечение пользователей на основе документов Архивного фонда Калининградской области и других архивных документов осуществляется городским архивом при наличии у него соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов пользователей, в форме информационных писем, архивных справок, архивных копий, архивных выписок, архивных ксерокопий, тематических перечней, тематических обзоров архивных документов.

6. Место нахождения городского архива и его почтовый адрес: 236040, г. Калининград, пл. Победы, 1. каб. 341, 470.

Телефоны городского архива, осуществляющего муниципальную услугу: 92-31-85, 92-32-36.

График работы городского архива:

- понедельник-пятница 9.00-13.00, 14.00-18.00; предпраздничные дни до 17.00;

- суббота и воскресенье - выходные дни.

Электронный адрес городского архива: gorarhiv@klgd.ru

Для заявителей, ожидающих приема, должны быть оборудованы места ожидания, отвечающие требованиям пожарной безопасности, с наличием достаточного количества стульев. В местах ожидания должны быть оборудованы информационные стенды с исчерпывающей информацией о порядке предоставления муниципальной услуги, адреса и время приема граждан.

7. Информация по процедуре исполнения муниципальной услуги предоставляется:

- письменно;

- по телефону;

- по электронной почте;

- при личном обращении граждан.

8. При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме директор городского архива дает исчерпывающую информацию по вопросам организации обращений (запросов), связанных с информационным обеспечением пользователей.

9. При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги по информационному обеспечению пользователей ответ на обращение направляется по почте в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.

10. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня поступления обращения.

Основание для предоставления муниципальной услуги

11. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное обращение (запрос) пользователя в адрес городского архива, в том числе переданное по электронной почте.

12. В обращении (запросе) указываются следующие сведения, необходимые для его исполнения:

- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;

- почтовый или электронный адрес пользователя;

- изложение существа обращения (интересующая пользователя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации);

- форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивные копии, архивная выписка, тематический перечень, тематический обзор документов);

- дата отправления обращения (запроса).

13. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляется нотариально заверенная доверенность, подтверждающая полномочия заявителя.

Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

14. Обращения (запросы) граждан, органов местного самоуправления, учреждений, организаций и общественных объединений о предоставлении информации рассматриваются городским архивом в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях директор городского архива вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя (получение недостающих сведений из других архивных учреждений и архивов).

15. При рассмотрении обращений (запросов) органов местного самоуправления, учреждений, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, городской архив дает ответы на эти обращения и предоставляет запрашиваемые документы или сведения в течение 30 дней со дня регистрации обращения (запроса). В случае если запрашиваемая органом местного самоуправления, учреждениями информация не может быть предоставлена в этот срок или срок, указанный в обращении (запросе), из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, директор городского архива согласовывает с уполномоченным лицом органа местного самоуправления или учреждения - автором обращения срок предоставления информации и сообщает об этом заявителю.

16. При поступлении в городской архив обращений (запросов), которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, городской архив в 7-дневный срок запрашивает автора обращения (запроса) об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

17. Отсутствие в обращении (запросе) необходимых сведений для проведения поисковой работы по документам городского архива.

18. Отсутствие у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и конфиденциальную информацию.

19. Обращения (запросы), не содержащие наименования юридического лица (для гражданина - фамилии, имени, отчества) и почтового адреса пользователя.

20. Обращения (запросы) не поддаются прочтению.

21. Не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

22. Данный перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги является исчерпывающим.

Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги

23. Городской архив осуществляет информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления, государственных органов, связанное с исполнением ими своих полномочий и функций, бесплатно. Изготовление архивных копий объемом свыше 100 листов осуществляется за счет пользователя.

24. Информационное обеспечение граждан, организаций, общественных объединений осуществляется городским архивом в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) в соответствии с прейскурантом на платные услуги и работы, выполняемые МУ "Калининградский городской архив" для юридических и физических лиц или бесплатно. Прейскурант размещен на доске объявлений в кабинетах городского архива и на сайте администрации городского округа "Город Калининград".

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

25. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры городского архива:

- регистрация обращений (запросов) пользователей и передача на исполнение;

- анализ тематики обращений (запросов) пользователей;

- направление обращений (запросов) пользователей на исполнение по принадлежности:

- подготовка и направление ответов пользователям.

Рассмотрение обращения (запроса) пользователя считается законченным, если по нему предприняты необходимые действия, автор обращения проинформирован о результатах рассмотрения.

Регистрация обращений (запросов) пользователей и передача их на исполнение

26. Прием поступивших в городской архив письменных обращений (запросов) осуществляет директор городского архива, который проверяет правильность доставки, целостность упаковки документов.

27. Поступившие письменные обращения (запросы) регистрируются директором городского архива с записью в регистрационно-контрольной форме, после рассмотрения им документов и вынесения резолюции документы передаются на исполнение работникам городского архива.

28. При поступлении интернет - обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению. Интернет-обращение (запрос), распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в порядке, установленном для письменных обращений (запросов).

Анализ тематики поступивших обращений (запросов)

29. Работники городского архива осуществляют анализ тематики поступивших обращений (запросов) с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в городском архиве научно-справочного аппарата и информационного материала в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения обращений (запросов) пользователей. При этом определяется:

- правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих государственную тайну, сведений конфиденциального характера;

- степень полноты информации, содержащейся в обращении (запросе) и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса);

- адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить обращение (запрос) на исполнение.

30. Городской архив письменно запрашивает автора обращения (запроса) об уточнении и дополнении его необходимыми для исполнения сведениями в случае отсутствия в обращении (запросе) пользователя достаточных данных для организации выявления сведений в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса.

31. По итогам анализа обращения (запроса) городской архив:

- при отсутствии запрашиваемых сведений в городском архиве информирует об этом автора обращения (запроса) и, при необходимости, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;

- дает мотивированный отказ автору обращения (запроса) в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации и Калининградской области.

Направление запросов городского архива по обращениям (запросам) органов государственной власти и местного самоуправления на исполнение по принадлежности и их информирование о результатах рассмотрения обращений (запросов)

32. Городской архив по итогам анализа тематики, поступившего в его адрес обращения (запроса) органов государственной власти и местного самоуправления предоставлении архивной информации, необходимой для осуществления им своих полномочий и функций, направляет соответствующий запрос по принадлежности в другие муниципальные и государственные архивы, органы местного самоуправления и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запроса.#

33. Городской архив письменно уведомляет автора обращения о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

34. Городской архив по результатам рассмотрения этой категории запросов готовит информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации и направляют их заявителю.

35. Органы местного самоуправления и организации, исполняющие полученные от городского архива запросы данной категории, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые высылаются непосредственно в адрес пользователя или, в отдельных случаях, в адрес городского архива.

36. Директор городского архива на основе ответов муниципальных и государственных архивов Калининградской области, в отдельных случаях, органов местного самоуправления и организаций анализирует полученные ответы, оценивает полноту содержащейся в них информации, готовит информационное письмо с приложением поступивших информационных материалов: архивных справок, архивных копий, тематических перечней, тематических обзоров, для ответа на обращение государственного учреждения.

37. Информационное письмо городского архива с необходимыми информационными материалами направляется авторам обращения.

Направление запросов городского архива по обращениям (запросам) пользователей (кроме запросов органов государственной власти и местного самоуправления) на исполнение по принадлежности и информирование пользователей о результатах рассмотрения их обращений (запросов)

38. По итогам анализа тематики поступившего обращения (запроса) пользователя городской архив подготавливает и направляет соответствующие запросы на исполнение по принадлежности.

39. Другие муниципальные и государственные архивы Калининградской области, органы местного самоуправления, учреждения и организации, исполняющие полученные от городского архива запросы, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес пользователя.

40. Городской архив письменно уведомляет автора обращения (запроса) о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие муниципальные и государственные архивы Калининградской области, орган местного самоуправления, учреждения и организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

41. В случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, городской архив направляет в соответствующие организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.

Подготовка и направление ответов гражданам

42. Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие организации городской архив письменно уведомляет об этом граждан.

43. В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных, муниципальных и ведомственных архивов.

44. Рассмотрение обращения (запроса) пользователя считается законченным, если по нему предприняты необходимые действия, автор обращения проинформирован о результатах рассмотрения.

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

45. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений, осуществляется директором городского архива.

46. Текущий контроль осуществляется путем проведения директором городского архива проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

47. Городской архив осуществляет контроль за предоставлением услуги архивами организаций городского округа "Город Калининград".

48. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) работников, ответственных за ведомственное хранение документов.

49. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы городского архива) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

50. Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется рабочая группа, в состав которой входят уполномоченные должностные лица, включая работников городского архива.

51. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента

52. Обжалование действий (бездействие) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации и Калининградской области.

53. Заявители могут обжаловать действия (бездействие) специалистов МУ "Калининградский городской архив" управляющему делами или главе администрации городского округа "Город Калининград" письменно, по электронной почте или по телефону.

Телефон приемной управляющего делами - 92-31-06, приемной главы администрации городского округа - 92-34-35.

54. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

55. Директор городского архива:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- запрашивает необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных учреждениях, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия и иных правоохранительных органов;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

56. Ответ на жалобу подписывается директором городского архива.

57. Ответ на жалобу, поступившую в городской архив, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

58. Письменная жалоба, поступившая в городской архив, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

59. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

Городской архив при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

60. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор городского архива принимает решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в городской архив. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.