Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда администрации Пионерского городского округа и справочно-информационных систем архивной отрасли Калининградской области

Приложение
к постановлению главы
городского округа (мэра)
от 29 июня 2010 г. N 453

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги по организации информационного
обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления,
организаций и общественных объединений на основе документов
Архивного фонда администрации Пионерского городского округа
и справочно-информационных систем архивной отрасли Калининградской области

I. Общие положения

Наименование муниципальной услуги

1. Административный регламент предоставления общим отделом (далее - Отделом) муниципальной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, государственных органов, учреждений, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда администрации Пионерского городского округа и других документов, поступивших в архив администрации (далее - Регламент) определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) Отдела, а также порядок его взаимодействия с органами местного самоуправления, учреждениями, организациями (далее - организации), хранящими документы Архивного фонда Калининградской области и другие архивные документы, при исполнении запросов граждан, юридических лиц, в том числе и поступивших из-за рубежа.

Нормативно правовое# регулирование предоставления муниципальной услуги

2. Предоставление муниципальной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов местного самоуправления, государственных учреждений, организаций и общественных объединений (далее - пользователи) на основе документов Архивного фонда администрации Пионерского городского округа осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации;

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года N 5485 "О государственной тайне";

Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";

Закон Калининградской области от 12 июля 2006 года N 41 "Об архивном деле в Калининградской области";

Постановление Правительства Калининградской области от 28 октября 2005 года N 26 "О Министерстве культуры Калининградской области";

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, регистрационный N 9059 от 6 марта 2007 г.);

Положение об общем отделе администрации Пионерского городского округа, утвержденное постановлением главы городского округа (мэра) 26 декабря 2008 года N 680

Орган по предоставлению муниципальной услуги

3. Предоставление муниципальной услуги по организации информационного обеспечения пользователей на основе документов Архивного фонда администрации городского округа осуществляет общий отдел администрации Пионерского городского округа.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги

4. Муниципальная услуга по организации информационного обеспечения пользователей на основе документов Архивного фонда администрации городского округа предоставляется Отделом в форме информационных писем, при необходимости, с приложением архивных справок, архивных копий, тематических перечней, тематических обзоров архивных документов.

5. Информационное обеспечение пользователей на основе документов Архивного фонда администрации городского округа и других архивных документов осуществляется общим отделом при наличии у него соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов пользователей, в форме информационных писем, архивных справок, архивных копий, архивных выписок, архивных ксерокопий, тематических обзоров архивных документов.

6. Место нахождения обще го отдела и его почтовый адрес:

238590, г. Пионерский, Калининградская обл., ул. Флотская, дом 2.

Телефон общего отдела, осуществляющего муниципальную услугу: (40155) 2-18-43, факс (40155) 2-10-55.

График работы общего отдела:

понедельник-пятница 8.00-13.00, 14.00-17.00

суббота и воскресенье - выходные дни

Электронный адрес общего отдела:

admpionersk@baltnet. ru

7. Информирование по процедуре исполнения муниципальной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении пользователя.

8. При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме сотрудники Отдела (начальник, главный специалист) дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения обращений (запросов), связанных с информационным обеспечением пользователей.

9. При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги по информационному обеспечению пользователей ответ на обращение направляется почтой в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

10. При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям пользователей, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.

Основание для предоставления муниципальной услуги

11. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное обращение (запрос) пользователя в адрес Отдела, в том числе переданное по электронной почте.

12. В обращении (запросе) пользователя должны быть указаны следующие сведения, необходимые для его исполнения:

- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;

- почтовый и/или электронный адрес пользователя;

- интересующая пользователя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;

- форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивные копии, архивная выписка, тематический перечень, тематический обзор документов);

- дата отправления.

13. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляется нотариально заверенная доверенность, подтверждающая полномочия заявителя.

Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

14. Обращения (запросы) граждан, органов местного самоуправления, учреждений, организаций и общественных объединений о предоставлении информации рассматриваются в Отделе в течение 30 дней со дня их регистрации.

15. При рассмотрении обращений (запросов) органов местного самоуправления, учреждений, организаций и общественных объединений, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, Отдел дает ответы на эти обращения и предоставляет запрашиваемые документы или сведения в течение 30 дней со дня их регистрации.

В случае, если запрашиваемая органом местного самоуправления, учреждениями информация не может быть предоставлена в этот срок или срок, указанный в обращении (запросе), из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, то уполномоченное лицо Отдела согласовывает с уполномоченным лицом органа местного самоуправления или учреждения - автором обращения срок предоставления информации и сообщает об этом заявителю.

16. При поступлении в Отдел обращений (запросов), которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Отдел в 7-дневный срок запрашивает автора обращения (запроса) об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

17. Отсутствие в обращении (запросе) необходимых сведений для проведения поисковой работы.

18. Отсутствие у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений; содержащих государственную тайну и конфиденциальную информацию.

19. Обращения (запросы), не содержащие наименования юридического лица (для гражданина - фамилии) и почтового адреса пользователя.

20. Обращения (запросы) не поддаются прочтению.

21. Не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

Данный перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги является исчерпывающим.

Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги

22. Отдел осуществляет предоставление муниципальной услуги по организации информационного обеспечения пользователей бесплатно.

23. Изготовление архивных копий объемом свыше 100 листов осуществляется за счет пользователя.

II. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

24. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры Отдела:

- регистрация обращений (запросов) пользователей и передача на исполнение;

- анализ тематики обращений (запросов) пользователей;

- направление обращений (запросов) пользователей на исполнение по принадлежности;

- подготовка и направление ответов пользователям.

Рассмотрение обращения (запроса) пользователя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, автор обращения проинформирован о результатах рассмотрения.

Регистрация обращений (запросов) пользователей и передача их на исполнение

25. Прием поступивших в Отдел письменных обращений (запросов) пользователей осуществляет сотрудник приемной администрации, ответственный за прием и регистрацию почтовой корреспонденции, который проверяет правильность доставки, целостность упаковки документов.

26. Поступившие письменные обращения (запросы) регистрируются в приемной администрации с записью в регистрационно-контрольной форме, после чего документы направляются на рассмотрение главе городского округа (мэра) или его заместителям. После вынесения резолюции документы передаются в общий отдел администрации.

27. При поступлении интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению. Интернет-обращение (запрос), распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в порядке, установленном для письменных обращений (запросов).

Анализ тематики обращений (запросов)

28. Работники Отдела осуществляют анализ тематики поступивших обращений (запросов) с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Отделе научно-справочного аппарата и информационного материала в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения обращений (запросов) пользователей. При этом определяется:

- правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

- степень полноты информации, содержащейся в обращении (запросе) и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса);

- адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить обращение (запрос) на исполнение.

29. Отдел письменно запрашивает автора обращения (запроса) об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в обращении (запросе) пользователя достаточных данных для организации выявления сведений в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса.

30. По итогам анализа об ращения (запроса) Отдел:

- при отсутствии запрашиваемых сведений в Архивном фонде администрации городского округа информирует об этом автора обращения (запроса) и, при необходимости, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;

- дает мотивированный отказ автору обращения (запроса) в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации и Калининградской области.

Направление запросов общего отдела по обращениям (запросам) органов государственной власти и местного самоуправления на исполнение по принадлежности и их информирование о результатах рассмотрения обращений (запросов)

31. Отдел по итогам анализа тематики поступившего в его адрес обращения (запроса) органов государственной власти и местного самоуправления о предоставлении архивной информации, необходимой для осуществления им своих полномочий и функций, направляет соответствующий(ие) запрос(ы) по принадлежности в другие муниципальные и государственные архивы, органы местного самоуправления и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запроса.

32. Отдел письменно уведомляет автора обращения о направлении соответствующего(их) запроса(ов) на исполнение по принадлежности в органы государственной власти, местного самоуправления и организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

33. Отдел по результатам рассмотрения этой категории запросов готовит информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации и направляют# их заявителю.

34. Органы местного самоуправления и организации, исполняющие полученные от Отдела запросы данной категории, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые высылаются непосредственно в адрес пользователя или, в отдельных случаях, в адрес Отдела.

35. Работники Отдела на основе ответов муниципальных и государственных архивов Калининградской области, в отдельных случаях, местного самоуправления и организаций анализируют полученные ответы, оценивают полноту содержащейся в них информации, готовят информационное письмо с приложением поступивших информационных материалов: архивных справок, архивных копий, тематических перечней, тематических обзоров, для ответа на обращение органа государственного учреждения.

36. Информационное письмо Отдела с необходимыми информационными материалами направляется авторам обращения.

Направление запросов общего отдела по обращениям (запросам) пользователей (кроме запросов органов государственной власти и местного самоуправления) на исполнение по принадлежности и информирование пользователей о результатах рассмотрения их обращений (запросов)

37. По итогам анализа тематики поступившего обращения (запроса) пользователя Отдел подготавливает и направляет соответствующие запросы на исполнение по принадлежности.

38. Другие муниципальные и государственные архивы Калининградской области, органы местного самоуправления, учреждения и организации, исполняющие полученные от Отдела запросы, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес пользователя.

39. Отдел письменно уведомляет автора обращения (запроса) о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие муниципальные и государственные архивы Калининградской области, органы местного самоуправления, учреждения и организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

40. В случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, Отдел направляет в соответствующие организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.

Подготовка и направление ответов гражданам

41. Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие организации Отдел письменно уведомляет об этом граждан.

42. В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных, муниципальных и ведомственных архивов.

43. Рассмотрение обращения (запроса) пользователя считается законченным, если по нему предприняты необходимые действия, автор обращения проинформирован о результатах рассмотрения.

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

44. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги по организации ин формационного обеспечения пользователей на основе документов Архивного фонда администрации городского округа и других архивных документов и принятием решений осуществляется должностными лицами Отдела, ответственными за организацию работы по ее предоставлению.

45. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по представлению# муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

46. Отдел осуществляет контроль за представлением муниципальной услуги архивами организаций Пионерского городского округа.

47. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) работников, ответственных за ведомственное хранение документов.

48. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы городского архива) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

49. Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются уполномоченные должностные лица, включая работников общего отдела.

50. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента

51. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации и Калининградской области.

52. Заявители могут обжаловать действия (бездействие) специалистов общего отдела администрации городского округа главе администрации Пионерского городского округа (мэру) письменно, по электронной почте или по телефону.

Телефон приемной главы администрации Пионерского городского округа - (40155) 2-10-55.

53. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

54. Отдел:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- запрашивает необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных учреждениях, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания, органов предварительного следствия и иных правоохранительных органов;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

55. Ответ на жалобу подписывается главой городского округа (мэра) или его заместителями.

56. Ответ на жалобу, поступившую в Отдел, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

57. Письменная жалоба, по ступившая в Отдел рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях начальник отдела вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

58. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

Отдел при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

59. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава городского округа (мэр), иное уполномоченное на то должностное лицо, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Отдел. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.