II. Порядок действий структурных подразделений Администрации города и учреждений

II. Порядок действий структурных подразделений
Администрации города и учреждений

1-й этап. Формирование реестров полномочий, функций и услуг

4. Формирование отраслевых реестров и реестров осуществляется в соответствии с требованиями Распоряжения Мэра города от 16.04.2007 N88 "О сроках согласования и утверждения отраслевых реестров полномочий, функций и услуг и административных регламентов".

Каждым органом Администрации (структурным подразделением аппарата управления, муниципальным учреждением) формируется собственный реестр (далее - реестр учреждения) из отраслевых реестров, который после согласования с вышестоящим руководством и Управлением кадров утверждается руководителем органа Администрации (структурного подразделения аппарата управления, муниципального учреждения) и принимается в качестве основы для ревизии и формирования уставных документов, положений о структурных подразделениях, учета трудозатрат и регламентации деятельности. Изменения в реестры учреждений вносятся по мере изменения полномочий и исполняемых функций (услуг). Ежегодно, не позднее 1 сентября, проводится сверка реестров учреждений и их переучет посредством электронной связи и специализированной программы в отделе проведения административной реформы, внутреннего аудита и мониторинга Управления кадров.

2-й этап. Формирование исходных (промежуточных)
показателей трудозатрат и анализ функций

5. Формирование в реестрах учреждений исходных (промежуточных) показателей трудозатрат по должностям исполнителей, предусмотренных штатным расписанием, осуществляется экспертным путем через определение средних трудозатрат на единицу объемного показателя функции. В качестве рекомендаций могут быть использованы "Показатели средних трудозатрат на выполнение функций органов (структурных подразделений) местных администраций", подготовленных отраслевыми органами Администрации Ростовской области на основании Методических рекомендаций. Годовой фонд рабочего времени (Фгод )на каждого специалиста принимается равным 1680 часам (210 рабочим дням). Исходные показатели трудозатрат заносятся в реестры учреждений и отраслевые реестры (Формы 1.1. - 2.2., колонка 6) и согласовываются в отделе по труду Администрации города и Управлении кадров. Как правило, суммы трудозатрат, отраженных в реестре у каждого специалиста, не должны превышать указанный фонд Фгод, деленный на Кнор -коэффициент неучтенного объема работ (время на выполнение различных функций, которые невозможно учесть в предварительных расчетах), равный 1,1.

В случае обоснованного превышения трудозатрат на исполнение функции, увеличивающего допустимый фонд рабочего времени специалистов, величина превышения указывается в скобках как дефицитная. Показатели трудозатрат каждого специалиста по дефицитным функциям состоят из двух величин - фактически определенных трудозатрат и указанной рядом в скобках расчетной величины трудозатрат, дополнительно необходимых на покрытие дефицита трудозатрат по данной должности. Если дефицит трудозатрат является временным фактором, то в скобках указывается, на какой срок они необходимы. Например: 680 (240 на 1 год).

Основанием для признания функции (услуги) дефицитной являются:

- невозможность исполнения функции в полном объеме;

- невозможность качественного исполнения функции;

- подтвержденная необходимость работы за пределами нормальной продолжительности рабочего времени при исполнении функции;

- отсутствие возможности оперативной оптимизации за счет внедрения упрощенных процедур, повышения производительности и др.

При затруднении определения величины трудозатрат по той или иной функции, они могут быть определены путем фотографии рабочего дня.

Оформляется расчет сумм трудозатрат по всему органу Администрации (структурному подразделению аппарата управления, муниципальному учреждению), за исключением рабочих специальностей. При этом трудозатраты группируются и учитываются в следующем порядке:

     Т   = Т   + N    + Т

      общ   тип   фун    рук,

где

     Т    - общая сумма трудозатрат;

      общ

     Т    - трудозатраты по типовым (обслуживающим) структурным

      тип   подразделениям, отраженным в приложении 1 к настоящему

            Регламенту;

     Т    - трудозатраты по всем исполняемым функциям (кроме Ттип);

      фун

     Т    - трудозатраты руководителей (для отдельного юридического

      рук   лица - руководитель и его заместители, для внутренних

            структурных подразделений - только руководители).

Отдельной строкой отражается дефицит трудозатрат (Тдефиц) по тем функциям, которые отмечены в реестрах учреждений (Формы 1.1.-2.2.) как дефицитные.

В типовом докладе к реестру учреждения установленной формы (приложение 2 к настоящему Регламенту), должен быть отражен анализ функций на предмет дублирования, оптимизации, дефицитности и необходимости исполнения, указаны причины дублирования и дефицитности по каждой функции и предложения по оптимизации.

Общая исходная численность органа Администрации (структурного подразделения аппарата управления, муниципального учреждения) определяется по формуле:

             Т

              общ

     Чи    = ---- х К

       общ   Ф       нор

              год

Дефицит численности специалистов определяется по формуле:

                Т

                 дефиц

      Ч дефцц = ------

                Ф

                 год

Проекты штатных расписаний формируются с учетом оптимизации по итогам анализа функций в соответствии с Рекомендациями по предельной численности работников типовых структурных подразделений отраслевых и территориальных органов Администрации города и отдельных муниципальных учреждений (приложение 1 к настоящему Регламенту).

3-й этап. Оптимизация штатной численности
и структуры по итогам регламентации

6. Оптимальная штатная численность учреждения формируется на основании следующих документов:

- реестра учреждения;

- утвержденных и принимаемых к внедрению административных регламентов функций или услуг, внутреннего регламента и регламентов взаимодействия;

- Рекомендаций по оптимальной численности работников типовых структурных подразделений отраслевых и территориальных органов Администрации города и отдельных муниципальных учреждений (приложение 1 к настоящему Регламенту) и согласовывается в Управлении кадров.

Административные регламенты функций и услуг формируются и утверждаются в соответствии с требованиями, установленными Постановлением Правительства РФ от 11.11.2005 N 679 и Распоряжением Мэра города от 16.04.2007 N 88.

Целями разработки и внедрения каждого регламента являются:

- качественное улучшение предоставляемых муниципальными органами, учреждениями и муниципальными служащими публичных услуг;

- оптимизация процессов исполняемых функций, в том числе путем внедрения упрощенных процедур и электронного документооборота;

- исключение дублирования функций и полномочий;

- повышение эффективности системы управления и приведение в соответствие с требованиями стандарта ИСО 9001-2000

До утверждения регламенты проходят согласование у руководителей рабочих групп, созданных в рамках Комиссии по проведению административной реформы и в отделе проведения административной реформы, внутреннего аудита и мониторинга Управления кадров.

Работало регламентации учреждений сопровождаются мероприятиями по подготовке к внедрению в учреждении системы менеджмента качества в соответствии с международным стандартом ИСО 9001-2000.

Административные регламенты разрабатываются для всех услуг и основных функций в сроки, устанавливаемые распоряжением Мэра города.

Внедрение системы менеджмента качества в соответствии с международным стандартом ИСО 9001-2000 в отраслевых и территориальных органах осуществляется после ее внедрения в Администрации города.

Уровень должностей специалистов определяется по результатам группировки всех функций (работ) каждого структурного подразделения по уровням сложности (таблица 6.1.) на основе экспертной оценки, учитывающей сложность исполняемой функции, требуемый уровень квалификации, повторяемость и другие критерии, отраженные в таблице 6.2.

Таблица 6.1. Группировка по сложности функций
структурного подразделения

/----------------------------------------------------------------------\

|Номер     |Средние     |Количество |Общие       |Сложность  |Уровень  |

|функции,  |трудозатраты|повторов  в|трудозатраты|функции  (в|должности|

|подфункции|на          |год        |            |баллах)    |         |

|из        |ее          |           |            |           |         |

|реестра   |исполнение  |           |            |           |         |

|----------+------------+-----------+------------+-----------+---------|

|00.0.00.00|            |           |            |           |         |

|----------+------------+-----------+------------+-----------+---------|

|00.0.00.00|            |           |            |           |         |

|----------+------------+-----------+------------+-----------+---------|

|00.0.00.00|            |           |            |           |         |

|----------+------------+-----------+------------+-----------+---------|

|00.0.00.00|            |           |            |           |         |

|----------+------------+-----------+------------+-----------+---------|

|00.0.00.00|            |           |            |           |         |

\-----------------------+-----------+------------+---------------------/

                        |Итог       |            |

                        \------------------------/

Таблица 6.2.

Критерии для оценки экспертами сложности функций (работ) и примерных требований к специалисту	Баллы сложнос- ти функции	Уровень должности соответствую- щий сложности функции
Координация и исполнение наиболее ответственных и сложных малоповторяющихся (до 4 в год) функций структурного подразделения, самостоятельная разработка программ, методик, нормативных документов для использования другими учреждениями, подготовка аналитических материалов для высшего руководства, руководство другими специалистами, обучение специалистов других учреждений на семинарах, необходимость наличия более двух разнопрофильных образований у специалиста	10	специалист- эксперт (консультант)
Координация и исполнение сложных малоповторяющихся (до 12 в год) функций структурного подразделения, самостоятельная разработка программ, методик, нормативных документов, подготовка аналитических материалов для высшего руководства, выполнение контрольных функций в других учреждениях, требующих знания не менее 10 профильных законов и нормативных актов, руководство другими специалистами, обучение и консультирование специалистов,	8;9	главный специалист
Исполнение сложных малоповторяющихся (до 40 в год) функций, в том числе контрольных, требующих знания не менее 8 профильных законов и нормативных актов, участие в подготовке программ, методик, нормативных документов, аналитических материалов, консультирование заявителей,	6;7	ведущий специалист
Самостоятельное исполнение двух-трех повторяющихся функций (подфункций), требующих знания не менее 5 профильных законов и нормативных актов, подготовка отчетов, консультирование заявителей, необходимость уверенного владения компьютерной техникой и знание не менее двух специализированных компьютерных программ.	4;5	специалист 1-й категории
Самостоятельное исполнение одной-двух повторяющихся функций (подфункций), требующих знания не менее 3 профильных законов и нормативных актов, консультирование заявителей, необходимость уверенного владения компьютерной техникой и знание не менее одной специализированной компьютерной программы.	2;3	специалист 2-й категории
Выполнение повторяющихся работ в составе функций (подфункций), необходимость уверенного владения компьютерной техникой	1	Технический работник

После оптимизации процессов и регламентации функций (услуг) общие оптимальные трудозатраты группируются и учитываются в следующем порядке:

     Топт    = Топт    + Топт    + Топт    + Топт

         общ       тип       фун       рук       врем,

где

     Топт      - общая сумма трудозатрат;

           общ

     Топт      - трудозатраты по типовым (обслуживающим) структурным

           тип     подразделениям отраженным в приложении 1;

     Топт      - трудозатраты оптимизированных функций (без учета

           фун     Топт

                        тип);

     Т         - трудозатраты руководителей (для отдельных юридических

       рук         лиц - руководитель и его заместители, для внутренних

                     структурных подразделений - только руководители).

     Топт      - дополнительные трудозатраты на определенное время по

          врем     исполняемым функциям.

Показатели трудозатрат по оптимизированным функциям заносятся в оптимизированные реестры учреждений и отраслевые оптимизированные реестры (Формы 1.1. - 2.2., колонка 6) и согласовываются в отделе по труду Администрации города и Управлении кадров. Предполагается отсутствие после определения оптимальной численности дефицитных функций. По должностям, введенным на определенное время, трудозатраты указываются с индексом "В" и сроком. Например "В"480 на 1 год. В типовом докладе к оптимизированному реестру установленной формы (приложение 2 к настоящему Регламенту), должны быть отражены мероприятия, позволившие оптимизировать исполняемые функции.

Общая оптимизированная численность органа Администрации (структурного подразделения аппарата управления, муниципального учреждения) определяется по формуле:

                Т

                 ОПТ

     Ч              общ

      ОПТ    = --------- х К

         общ    Ф           нор

                 год

7. При формировании структуры учреждений необходимо учитывать, что штатная численность структурных подразделений аппарата управления или органа Администрации города, как правило, не может быть менее:

- департамента - 20 единиц;

- управления (комитета) - 8 единиц;

- отдела (службы) - 4 единиц;

- отдела в составе подразделения - 4 единицы;

- службы в составе подразделения - 3 единицы;

- сектора - 2 единицы.

В состав департамента, управления должны входить структурные подразделения (отделы, службы или сектора).

Должность заместителя начальника управления (комитета), отдела может вводиться при наличии не менее 8 единиц в отделе и 13 единиц в управлении (комитете).

Деятельность департамента должна отвечать следующим критериям:

- организация исполнения законодательно предусмотренных полномочий по крупной, значимой отрасли городского хозяйства;

- решение проблем общегородского, межотраслевого значения с охватом межрайонных и межотраслевых связей;

- исполнение полномочий главного распорядителя бюджетных средств.

Деятельность управления (комитета) должна отвечать следующим критериям:

- организация исполнения законодательно предусмотренных полномочий по руководству одной отраслью городского хозяйства;

- осуществление координации деятельности органов Администрации города по вопросам, отнесенным к ведению управления.

При формировании штатных расписаний фонд заработной платы структурных подразделений аппарата управления Администрации города и ее органов не должен превышать сумму должностных окладов и надбавок, рассчитанных исходя из средних значений по каждой должности.