Приложение. Инструкция по делопроизводству в Администрации Ростовской области

Приложение
к постановлению Администрации
Ростовской области
от 09.02.2011 N 52

Инструкция
по делопроизводству в Администрации Ростовской области

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Ростовской области (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Администрации Ростовской области (далее - Администрация области).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76, ГОСТом Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Регламентом Администрации Ростовской области.

1.3. В целях автоматизации делопроизводства в Администрации области применяется система электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее - система "Дело"). Порядок работы с системой "Дело" определяется соответствующей инструкцией для работы пользователей.

1.4. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий производятся во взаимодействии с министерством информационных технологий и связи Ростовской области.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.

1.6. Работа с документами с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП) определяется Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации области.

1.7. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства в Администрации области, областных органах исполнительной власти, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются общим отделом Администрации области (далее - общий отдел). Инструктивные материалы общего отдела по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения во всех подразделениях Администрации области.

1.8. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технико-технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота Администрации области возлагается на министерство информационных технологий и связи Ростовской области. Инструктивные материалы министерства информационных технологий и связи по вопросам совершенствования электронного документооборота обязательны для исполнения во всех подразделениях Администрации области.

1.9. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации области возлагается на их руководителей.

1.10. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников Администрации области. Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Администрации области обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомит всех работников подразделения, в том числе вновь принятых, с требованиями Инструкции.

1.11. Работники Администрации области несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за соблюдение требований Инструкции, а также сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.

1.12. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.

1.13. Об утрате служебных документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП), проектов указов, распоряжений Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, постановлений, распоряжений Администрации Ростовской области, распоряжений Администрации Ростовской области (по аппарату), служебной корреспонденции сообщается руководителю соответствующего подразделения, который организует проведение служебного расследования. Результаты служебного расследования представляются заместителю Главы Администрации (Губернатора) области - управляющему делами.

2. Состав управленческих документов Администрации области

2.1. Деятельность Администрации области обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Администрации области, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязи между Администрацией области, другими государственными органами и организациями.

Функции управления в Администрации области реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

2.2. Правовой акт Ростовской области - официальный документ, фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполнения полномочий Ростовской области, принятый государственным органом Ростовской области или должностным лицом в пределах их компетенции, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории Ростовской области, имеющий нормативный или ненормативный характер.

2.2.1. Под нормативным правовым актом понимается принятый (изданный) в установленном порядке акт, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанный на неоднократное применение и действующий независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.

2.2.2. Правовые акты, не содержащие признаков, указанных в пункте 2.2.1, являются ненормативными.

2.2.3. Правовыми актами Ростовской области являются:

областные законы;

постановления Законодательного Собрания Ростовской области;

указы Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области;

распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области;

постановления Администрации Ростовской области;

распоряжения Администрации Ростовской области;

распоряжения Администрации Ростовской области (по аппарату);

акты областных органов исполнительной власти.

2.3. Распорядительные документы.

Распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Администрации области, не утвержденные правовыми актами.

К распорядительным документам относятся:

решения коллегии Администрации Ростовской области;

решения других совещательных, консультативных и координационных органов;

поручения должностных лиц и др.

2.4. Организационные документы.

Организационные документы - это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.

К организационным документам относятся:

положения о подразделениях, входящих в структурные подразделения аппарата Администрации области;

правила;

инструкции (методические рекомендации);

планы.

2.4.1. Положение, правила, инструкция.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

2.4.2. План.

План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

2.5. Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся:

протокол;

служебное письмо;

акт;

докладная, объяснительная и служебная записки;

стенограмма;

отчет и др.

2.5.1. Протокол.

Протокол - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

2.5.2. Служебные письма.

Служебные письма в Администрации области готовятся как:

ответы о выполнении поручений Главы Администрации (Губернатора) области и его заместителей;

исполнение поручений Главы Администрации (Губернатора) области и его заместителей в связи с обращениями граждан;

сопроводительные письма к проектам правовых актов Главы Администрации (Губернатора) области, Администрации области;

ответы на запросы юридических и физических лиц;

инициативные письма.

2.5.3. Акт.

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

2.5.4. Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки.

2.5.5. Стенограмма.

Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

2.5.6. Отчет.

Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

3. Документация Администрации области. Общие правила оформления
управленческой документации

3.1. Документация Администрации области.

Деятельность Администрации области обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, Регламентом Администрации Ростовской области, а также положениями о структурных подразделениях Администрации области.

3.2. Общие правила оформления документов.

3.2.1. Основным рекомендательным документом, устанавливающим требования к оформлению документов, является ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утвержден постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65).

3.2.2. При подготовке организационно-распорядительных документов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание - обычный, размер шрифта - 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный - полуторный междустрочный интервал, выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,27 см. Для оформления заголовков допускается использование шрифта размером 14 - 16 пт в зависимости от размеров основного текста. В документах кавычки оформляются следующим образом: "...".

Требования к оформлению документов, представляемых на доклад Главе Администрации (Губернатору) области, содержатся в Регламенте Администрации Ростовской области.

3.2.3. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей:

левое - 20 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

3.2.4. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами внизу страницы справа.

3.2.5. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в Администрации области.

3.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа.

3.3.1. В соответствии с ГОСТом 6.30 - 2003 при подготовке и оформлении соответствующих документов используют следующие реквизиты:

01	-	Государственный герб Российской Федерации;
02	-	герб субъекта Российской Федерации;
03	-	эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04	-	код организации;
05	-	основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06	-	идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07	-	код формы документа;
08	-	наименование организации, подготовившей документ;
09	-	справочные данные об организации, подготовившей документ;
10	-	наименование вида документа;
11	-	дата документа;
12	-	регистрационный номер документа;
13	-	ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14	-	место составления или издания документа;
15	-	адресат;
16	-	гриф утверждения документа;
17	-	резолюция;
18	-	заголовок к тексту;
19	-	отметка о контроле;
20	-	текст документа;
21	-	отметка о наличии приложения;
22	-	подпись;
23	-	гриф согласования документа;
24	-	визы согласования документа;
25	-	оттиск печати;
26	-	отметка о заверении копии;
27	-	отметка об исполнителе;
28	-	отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29	-	отметка о поступлении документа в организацию;
30	-	идентификатор электронной копии документа.

3.3.2. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный (приложения N 1, N 2).

Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов: 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов.

3.3.3. При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30. Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложениях N 1, N 2.

3.3.4. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

3.3.5. Герб Ростовской области помещают на бланках документов в соответствии с Областным законом от 28.10.96 N 32-ЗС "О Гербе Ростовской области".

3.3.6. Бланк письма Администрации области включает в себя реквизиты:

Герб Ростовской области (02);

наименование организации, подготовившей документ (08);

справочные данные об организации, подготовившей документ (09).

При необходимости включаются:

код организации (04);

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05);

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06);

ограничительные отметки для верхних границ расположения реквизитов:

дата документа (11);

регистрационный номер документа (12);

ссылка на регистрационный номер и дату документа (13);

место составления или издания документа (14);

адресат (15);

резолюция (17);

заголовок к тексту (18);

отметка о контроле (19);

текст документа (20);

отметка об исполнителе (27).

3.3.7. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает в себя реквизиты:

Герб Ростовской области (02) (эмблема организации (03) или товарный знак (знак обслуживания);

наименование организации, подготовившей документ (08);

наименование вида документа (10);

место составления или издания документа (14)

ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов (при необходимости):

дата документа (11);

регистрационный номер документа (12);

ссылка на регистрационный номер и дату документа (13);

заголовок к тексту (18);

отметка о контроле (19).

3.3.8. Эмблема организации помещается на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или Герб Ростовской области.

3.3.9. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.3.10. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.3.11. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Наименование областного органа исполнительной власти должно соответствовать наименованию, указанному в положении об этом органе. При наличии сокращенного наименования областного органа исполнительной власти его помещают в скобках ниже полного.

Над наименованием областного органа исполнительной власти указывается наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ростовской области - Администрации Ростовской области.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывается в случае авторства документа и располагается ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

3.3.12. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.3.13. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ГОСТом 6.30 - 2003.

В письме наименование вида документа не указывают.

3.3.14. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год, например: 17.01.2011.

Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 17 января 2011 года.

Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе.

В международной переписке применяется обратная последовательность в написании дат: год, месяц, число месяца, например: 2011.01.17.

Датой документа является день его подписания или утверждения: для указа, постановления, распоряжения - день подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - день его принятия; для утвержденного документа - день его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Документы вступают в силу со дня их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ обязательно указываются его вид, дата, номер.

Цифровой способ проставления дат используется, как правило, при оформлении служебных писем, справок, заключений, написании поручений, визировании документов.

Датой документа для протокола является день заседания (принятия решения), для акта - день, в котором происходит событие, зафиксированное в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

3.3.15. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел с использованием системы "Дело".

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, и одной общей даты.

3.3.16. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

3.3.17. Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" (08) и "Справочные данные об организации" (09).

Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать общепринятые сокращения.

3.3.18. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже.

Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

	Минюст России Управление систематизации законодательства
или
	ЗАО "Торговый мир" Бухгалтерия Главному экономисту А.С. Петрову
или
	Президенту ЗАО "Факел" Г.П. Ивановой

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например:

Председателю садового товарищества "Аэро" И.А. Исаеву

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Главам администраций муниципальных образований Ростовской области

Документ не должен содержать более трех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа. Список рассылки определяется исполнителем документа.

Документы направляются только тем адресатам, которые имеют отношение к исполнению документа.

Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной почтовыми правилами.

Например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документирования и архивного дела Милютинский пер., д. 7а, 101000, г. Москва

или

Министерство образования и науки Российской Федерации Управление делами Ведущему специалисту А.И. Петрову Краснопресненская наб., 2, г. Москва, 103274

При адресации документа физическому лицу реквизиты пишутся в следующей последовательности: фамилия, инициалы, название улицы, номер дома, квартиры, название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.

Например:

Кирееву И.П. ул. Садовая, д. 5, г. Новочеркасск, Ростовская область, 344018

3.3.19. Гриф утверждения документа - особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются руководителем организации или вышестоящим руководителем, в компетенцию которых входит решение вопросов.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

	УТВЕРЖДАЮ генеральный директор закрытого акционерного общества "Фея"
		И.В. Сергеев
	(личная подпись)
	Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО решением общего собрания акционеров гипсового завода от 14.01.2006 N 11

или

УТВЕРЖДЕНО распоряжением Администрации Ростовской области от 04.03.2006 N 18

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.3.20. В резолюции дается указание по исполнению документа.

В случае, если в резолюции поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Резолюции проставляются между реквизитами адресата и текстом документа.

Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги. В этом случае листок с резолюцией руководителя является неотъемлемой частью основного документа и скрепляется с ним.

В Администрации области для руководителей изготавливаются специальные бланки с указанием должности руководителя, регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение N 3).

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения (в том числе отметку "срочно" или "весьма срочно"), подпись, дату и, в случае необходимости, отметку о контроле.

Например:

Петровой А.Н. Седову И.П. Прошу подготовить проект генерального соглашения с ЗАО "Крок" к 15.01.2011 Личная подпись Дата

3.3.21. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль" в правом верхнем углу документа.

3.3.22. Заголовок к тексту может составляться ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк). Заголовок должен точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Заголовок отвечает на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), например: "распоряжение... о создании аттестационной комиссии".

Точка в конце заголовка не ставится.

3.3.23. Текст документа составляется на русском языке.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственно текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков граф знаки препинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятся только внутри предложения. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Подзаголовки граф и строк пишутся со строчной буквы.

В таблице после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечислении разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаются только номера граф.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, указы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты:

наименование документа;

наименование организации - автора документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("решили").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности областных органов исполнительной власти, структурных подразделений Администрации области (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

3.3.24. Сведения о наличии приложений в указах, постановлениях, распоряжениях, решениях указываются в тексте, например: согласно приложению N 2 или: (приложение N 2). При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Перед цифровыми обозначениями ставится знак "N".

Например:

Приложение N 3
к постановлению Администрации
Ростовской области
от 17.01.2011 N 19

Если документ (письмо, приказ) имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов и количества экземпляров каждого приложения.

Например:

Приложения:	1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз.
	2. Список школ на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, полное наименование которого воспроизводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложения:

заключение постоянной комиссии по здравоохранению от 25.04.2001 N 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

3.3.25. Подписание служебных писем и другой корреспонденции в Администрации области осуществляется лицами, на то уполномоченными.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Исполнительный директор ООО "Аквитал"
	Личная подпись	Н.И. Киреев

или

Исполнительный директор

Личная подпись

Н.И. Киреев

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Наименования должностей располагаются по левому краю без отступа.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Например:

Генеральный директор

Личная подпись

А.Б. Ткаченко

Главный бухгалтер

Личная подпись

И.П. Васильев

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Заместитель Министра юстиции Российской Федерации Личная подпись И.П. Васильев

Заместитель Министра финансов Российской Федерации Личная подпись Г.Э. Гришик

При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии	Личная подпись	Н.И. Свистунов
Члены комиссии:	Личная подпись	К.П. Федорин
	Личная подпись	И.Г. Василенко
	Личная подпись	Г.И. Фролов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах подразделений Администрации области, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.

3.3.26. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись И.С. Новикова Дата

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и т.п., гриф согласования оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления страховой компании "Прогресс" от 26.06.2006 N 12

Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования.

Например:

Лист согласования прилагается Начальник юридического отдела Личная подпись В.И. Самойлов Дата

Лист согласования оформляется по следующей форме:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ к проекту положения о системе ведения классификатора управленческой документации
СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО
Заместитель председателя Ространснадзора		Заместитель председателя Росжелдора
Личная подпись	К.А. Коротков	Личная подпись	И.С. Белова
Дата		Дата

3.3.27. Согласование документа с должностными лицами оформляется визой, которая включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

Например:

Начальник юридического отдела
Личная подпись	С.А. Сурков
Дата

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись	С.А. Сурков
Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в Администрации области, визы проставляются в нижней части последнего листа проекта документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается постраничное визирование документа и его приложений.

3.3.28. Документы заверяются печатью Администрации области в соответствии с настоящей Инструкцией.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении документа, включающая в себя:

заверительную надпись: "Верно" или "Копия верна";

наименование должности лица, заверившего копию;

личную подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

дату заверения.

Например:

Верно.
Инспектор отдела кадров	Личная подпись	Ю.М. Петренко
Дата

При заверении копий правовых актов возможно использование специальных штампов начальника общего отдела и начальника службы нормативных документов общего отдела (далее - служба нормативных документов) (приложение N 4).

Администрация области выдает копии только тех документов, которые создаются в Администрации области. Копия документа воспроизводится машинным способом или ксерокопируется. Текст документа перепечатывается полностью, включая отдельные элементы бланка.

При пересылке копии документа Администрации области в другие организации или выдаче ее на руки представителю организации она должна быть заверена должностным лицом.

Копии документов рассылаются в подразделения Администрации области по системе "Дело" в соответствии с листом рассылки.

Выдача копий регистрируется с указанием фамилии должностного лица, разрешившего выдачу документа. Передача копий документа представителям средств массовой информации осуществляется уполномоченными на это должностными лицами.

При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда выдана, а на самой копии - отметку, что подлинник хранится в Администрации области или ее структурном подразделении.

Если копия документа содержит более одного листа, то листы прошиваются нитками, на обороте последнего листа нитки проклеиваются листом бумаги. Удостоверяющие копию подпись и печать должны заходить на приклеенный лист.

3.3.29. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, которые располагаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

И.В. Петров

249 54 67

3.3.30. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.3.31. Отметка о поступлении документа в Администрацию области оформляется с использованием системы "Дело", содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допустимо проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

4. Подготовка и оформление правовых актов

4.1. Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актами Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области и Администрации Ростовской области (далее - правовой акт) определен Регламентом Администрации Ростовской области.

4.2. Требования к оформлению проектов правовых актов.

4.2.1. Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:

быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;

содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.

Проект правового акта должен содержать также пункт о возложении контроля за исполнением документа на заместителей Главы Администрации (Губернатора) области, руководителей структурных подразделений аппарата Администрации области, министерств, комитетов, департаментов, управлений, глав муниципальных образований, других должностных лиц. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания и т.п.

Тексты правовых актов, как правило, состоят из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: наименование вида документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.

Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

4.2.2. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом, прилагаются к данному проекту.

Проекты правовых актов, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой не предусмотренные на текущий год расходы из бюджета, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.

4.2.3. Проект правового акта по исполнению федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Ростовской области должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и полное название. При повторном упоминании допускается не указывать название правового акта.

Например:

полное наименование - указ Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области от 17.01.2011 N 114 "Об объявлении Благодарности Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области";

сокращенное наименование - указ Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области от 17.01.2011 N 114.

Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одном документе оформляются единообразно.

4.2.4. В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих - допускается сокращенное.

4.2.5. При подготовке проектов правовых актов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание - обычный, размером 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный междустрочный интервал; выравнивание абзаца - по ширине с отступом первой строки 1,27 см.

Устанавливаются следующие поля документа:

Для книжных параметров страницы:

верхнее - 1,25 см;

левое - 2,3 см;

правое - 1,5 см;

нижнее - 2 см.

Для альбомных параметров страницы:

верхнее - 2,3 см;

левое - 2 см;

правое - 1,5 см;

нижнее - 1,5 см.

4.2.6. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: наименование вида акта, заголовок, подпись. После реквизита "подпись" указывается наименование органа, структурного подразделения, должностного лица, вносящего проект.

Проект и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц, начиная с первой. Номера страниц располагаются в правом нижнем углу документа.

4.2.7. Заголовок в краткой форме отражает содержание правового акта.

Заголовок печатается от левой границы текстового поля документа без отступа с прописной буквы без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается не более 6 строк в заголовке, длина строки не должна превышать 30 знаков.

4.2.8. Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1 - 2 междустрочными интервалами.

Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую (в указе, распоряжении - распорядительную) часть.

Преамбула в постановлениях Администрации Ростовской области завершается словом "постановляю", напечатанным прописными буквами в отдельной строке по центру.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой.

Приложения к проекту оформляются в соответствии с подпунктом 3.3.24 настоящей Инструкции.

4.2.9. Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами. Слова "Глава Администрации (Губернатор) области" печатаются с отступом 1,27 см от левой границы текстового поля:

Глава Администрации (Губернатор) области

Инициалы, фамилия

Реквизиты "инициалы, фамилия" располагаются на расстоянии 13 см от левого текстового поля.

4.2.10. В приложениях к правовым актам помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшего проект. Каждое приложение подписывается начальником общего отдела.

Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.

Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы.

На первой странице приложения печатается слово "Приложение", ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1 междустрочный интервал, располагаются с отступом от левой границы текстового поля (11 см - при книжных параметрах страницы, 19 см - при альбомных) и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака "N".

Например:

Приложение N 1
к постановлению Администрации
Ростовской области
от 17.03.2006 N 315

Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.).

Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты - арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более трех чисел через точку, не рекомендуется. Названия разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы. Заголовки граф таблицы следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. Подзаголовки граф, если они грамматически согласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы. Сокращения в заголовках и подзаголовках не допускаются.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах, в заголовках печатаются только номера этих граф.

Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

4.2.11. Согласование проекта правового акта оформляется визой, включающей должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта правового акта в нижней его части и на листе согласования.

Порядок визирования проектов утвержден Регламентом Администрации Ростовской области.

Все действия по визированию и согласованию проекта выполняются на бумажном носителе и в системе "Дело" с использованием электронных цифровых подписей.

На приложениях к проектам визы проставляются на последнем листе приложения. Приложения с цифровыми материалами визируются постранично.

При наличии у лица, визирующего проект, замечания (особого мнения) он делает об этом соответствующую запись на листе согласования. Например, "с замечаниями".

Замечание (особое мнение) по проекту, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту правового акта.

4.2.12. Тексты указов Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, распоряжений Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, постановлений Администрации Ростовской области, распоряжений Администрации Ростовской области печатаются на бланках установленного образца в службе нормативных документов. Тексты распоряжений Администрации Ростовской области (по аппарату) печатаются на бланках установленного образца в структурных подразделениях Администрации области.

4.2.13. Регистрация подписанных правовых актов производится в соответствии с Регламентом Администрации Ростовской области с использованием системы "Дело" и регистрационных форм (карточек) на каждый вид документа (приложение N 5).

4.2.14. Тиражирование правовых актов обеспечивает служба нормативных документов совместно с бюро машинописных и копировально-множительных работ общего отдела (далее - бюро).

4.2.15. Рассылка документов осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок после подписания, при тиражировании правовых актов большого объема, по согласованию с начальником общего отдела, - в 5-дневный срок, в федеральные органы - еженедельно.

Рассылка правовых актов по выделению средств из областного бюджета, включая резервный фонд Администрации Ростовской области на финансирование непредвиденных расходов областного бюджета, осуществляется в течение рабочего дня после подписания - министерству финансов области, областным органам исполнительной власти, инициировавшим выделение средств, а также тем, кому в документе предусматривается выделение средств.

Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.

Правовые акты направляются адресатам в соответствии с листом рассылки в электронном виде службой нормативных документов по системе "Дело", на бумажных носителях - канцелярией общего отдела (далее - канцелярия).

Служба нормативных документов направляет бумажные копии правовых актов в Донскую государственную публичную библиотеку, а также на основании договоров представляет бумажные и электронные копии документов в информационные агентства.

Для направления заинтересованным сторонам и исполнителям, не являющимся пользователями системы "Дело", служба нормативных документов представляет копии документов вместе с копиями листов рассылки в канцелярию. В необходимых случаях работники, готовившие проект документа, представляют полные почтовые адреса получателей.

4.3. Основные требования к оформлению и регистрации проектов областных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовской области, вносимых в Законодательное Собрание Ростовской области по инициативе Главы Администрации (Губернатора) области и Администрации области.

4.3.1. Порядок подготовки, согласования (визирования) и внесения областных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовской области на рассмотрение Законодательного Собрания Ростовской области по инициативе Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области и Администрации Ростовской области определен Регламентом Администрации Ростовской области.

4.3.2. Для регистрации проекта областного закона и постановления Законодательного Собрания Ростовской области (далее - законопроект) в сектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области общего отдела (далее - сектор) должны быть представлены на бумажном носителе и в электронном виде:

основание для подготовки законопроекта;

текст законопроекта с указанием на титульном листе в правом верхнем углу шрифтом 12 пт субъекта права законодательной инициативы в Законодательном Собрании Ростовской области (Глава Администрации (Губернатор) Ростовской области или Администрация Ростовской области), например: "ПРОЕКТ внесен Главой Администрации (Губернатором) области, подготовлен ___________________ (указать наименование областного органа исполнительной власти или структурного подразделения Администрации области, ответственного за разработку законопроекта)";

пояснительная записка к законопроекту, содержащая предмет законодательного регулирования, изложение концепции, а также обоснование необходимости его принятия;

перечень актов областного законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием данного областного закона;

финансово-экономическое обоснование (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных затрат).

4.3.3. Регистрация законопроекта в секторе осуществляется с использованием системы "Дело" и включает:

присвоение проекту порядкового номера по журналу регистрации законопроектов (приложение N 6), внесение информации о названии законопроекта, дате регистрации, основании для его подготовки, сведений об исполнителе (фамилия, имя, отчество, должность, контактный телефон);

выдачу бланков, необходимых для осуществления согласования законопроекта в Администрации области (обложка для законопроекта, лист согласования);

проставление на выданных бланках штампа сектора (приложение N 4) с указанием регистрационного номера законопроекта и даты регистрации;

определение в листе согласования должностных лиц, с которыми законопроект должен быть согласован в обязательном порядке.

4.3.4. Законопроект, приложения к нему и другие документы, подлежащие одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области, должны быть подготовлены с помощью программы Microsoft Office Word, шрифтом Times New Roman, 14 пт, с одинарным междустрочным интервалом и выравниванием абзаца по ширине с отступом первой строки 1,27 см.

Допускается представление на бумажном носителе и в электронном виде текстов приложений к проектам областных законов об областном бюджете и о внесении изменений в областной закон об областном бюджете, подготовленных с помощью программы Microsoft Office Excel.

4.3.5. Законопроект, приложения к нему и другие документы, подлежащие одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области, должны быть завизированы руководителем областного органа исполнительной власти (структурного подразделения Администрации области) и заместителем Главы Администрации (Губернатора) области, ответственными за подготовку законопроекта.

Виза оформляется на последних страницах текста законопроекта, приложений к нему и материалов, подлежащих одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области.

4.3.6. Все действия по визированию и согласованию законопроекта выполняются на бумажном носителе и в системе "Дело" с использованием электронных цифровых подписей.

5. Бланки документов

5.1. Глава Администрации (Губернатор) области, первый заместитель Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатор, первый заместитель Главы Администрации (Губернатора) области, заместители Главы Администрации (Губернатора) области используют соответствующие бланки писем, направляемые в любой адрес Российской Федерации.

5.2. Документы в Администрации области оформляются на бланках, изготавливаемых на белой бумаге формата А4 (210 х 297 мм), А6 (105 х 148 мм).

5.3. В Администрации области применяются следующие бланки:

бланк указа Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области (приложение N 7);

бланк распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области (приложение N 8);

бланк постановления Администрации Ростовской области (приложение N 9);

бланк распоряжения Администрации Ростовской области (приложение N 10);

бланк распоряжения Администрации Ростовской области (по аппарату) (приложение N 11);

бланк "Администрация Ростовской области" с русскими и английскими реквизитами (приложение N 12) для иностранной переписки;

бланк должностного лица Администрации Ростовской области (приложение N 13), в том числе:

бланк Главы Администрации (Губернатора) области;

бланк первого заместителя Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатора;

бланк первого заместителя Главы Администрации (Губернатора) области;

бланк заместителя Главы Администрации (Губернатора) области по взаимодействию с административными органами - руководителя аппарата Главы Администрации (Губернатора) области;

бланк заместителя Главы Администрации (Губернатора) области - управляющего делами;

бланк заместителя Главы Администрации (Губернатора) области - министра финансов;

бланк заместителя Главы Администрации (Губернатора) области - министра транспорта;

бланк заместителя Главы Администрации (Губернатора) области - министра сельского хозяйства и продовольствия;

бланк заместителя Главы Администрации (Губернатора) области;

бланк "Администрация Ростовской области" (бланк письма) (приложение N 14);

бланк конкретного вида документа, кроме письма;

бланк структурного подразделения или должностного лица (приложение N 15);

бланк поручения заместителя Главы Администрации (Губернатора) области по подготовке проекта правового акта, оформляемый при необходимости назначения исполнителей, установления сроков исполнения и списка визирующих (приложение N 16).

5.4. В переписке между структурными подразделениями Администрации области, как правило, бланк не используется.

5.5. Бланки документов, применяемые в Администрации области, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

5.6. Бланки разрабатываются общим отделом, согласовываются по принадлежности с секретариатом, приемными Главы Администрации (Губернатора) области и его заместителей и утверждаются заместителем Главы Администрации (Губернатора) области - управляющим делами.

5.7. Структурные подразделения аппарата Администрации области при направлении писем, как правило, пользуются бланками "Администрация Ростовской области".

Заявки на выдачу бланков подаются в общий отдел не позднее чем за 2 недели до расхода ранее полученных.

5.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Главы Администрации (Губернатора) области. Соответствующие предложения вносятся заместителем Главы Администрации (Губернатора) области - управляющим делами по представлению заместителя Главы Администрации (Губернатора) области, инициировавшего предложение.

5.9. Изготовление, использование, учет и хранение бланков с изображением Герба Ростовской области.

5.9.1. Правила применения изображения Герба Ростовской области на бланках определены Областным законом от 28.10.96 N 32-ЗС "О Гербе Ростовской области".

5.9.2. Гербовые бланки Администрации области являются полиграфической продукцией, изготавливаются в типографиях по заявкам общего отдела и подлежат учету.

5.9.3. Гербовые бланки должны быть пронумерованы. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет и выдача бланков ведется в общем отделе раздельно по видам бланков в журналах (приложение N 17).

5.9.4. Исполнителям бланки выдаются под роспись. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут руководители подразделений.

5.9.5. Органы исполнительной власти Ростовской области в пределах осуществления возложенных функций и задач используют свои гербовые бланки, изготовленные полиграфическим способом. При этом текст "Администрация Ростовской области" печатается шрифтом размера 16 пт, название областного органа исполнительной власти располагается под текстом "Администрация Ростовской области" и печатается шрифтом размера 15 пт.

5.9.6. Самостоятельное изготовление и использование не учтенных в установленном порядке бланков запрещается.

5.9.7. Испорченные в структурных подразделениях бланки Администрации области передаются по акту в архив, где уничтожаются в установленном порядке с отметкой в учетно-регистрационной форме.

5.9.8. Регистрационно-учетные формы учета бланков включаются в номенклатуру дел Администрации области.

5.9.9. Проверка наличия, использования и хранения бланков проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом Администрации области. О проведенных проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании бланков комиссией проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом.

6. Особенности подготовки и оформления отдельных
видов документов

6.1. Протокол.

6.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.п. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа исполнительной власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений исполнителей.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

6.1.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

6.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

6.1.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой.

6.1.5. Копии решений при необходимости рассылаются, в том числе по системе "Дело", заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

6.1.6. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:

наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля;

дата и номер протокола печатаются через два междустрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;

место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два междустрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля;

заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумя междустрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля.

В повестке дня каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Далее в скобках указываются фамилии и инициалы должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) по этому вопросу.

Основная часть протокола печатается через полтора междустрочных интервала.

Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение (постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (приложение N 18). Возможно подписание протокола председателем с использованием грифа утверждения.

6.2. Служебные письма.

6.2.1. Служебное письмо - официальный документ информационно-справочного характера, используемый для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан - действующим законодательством.

Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

6.2.2. Служебные письма печатаются на стандартных бланках Администрации Ростовской области, бланках должностного лица формата А4.

При подготовке проектов представлений Главы Администрации (Губернатора) области на имя Президента Российской Федерации о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется) допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии.

6.2.3. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, например: "Администрация Пролетарского района считает...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

6.2.4. Датой письма является дата его регистрации в системе "Дело".

6.2.5. Право подписи устанавливается в Регламенте Администрации Ростовской области и в положениях об органах исполнительной власти области. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

6.2.6. Особенности оформления служебных писем, направляемых за рубеж.

В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.

Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизиты бланка (при оформлении на бланке) или название города и дата отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименование и адрес получателя письма, вступительное обращение, основной текст, указание на приложение, если оно имеется, заключительная форма вежливости.

При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом:

в правом верхнем углу письма печатаются название города и дата отправления, например: г. Москва, 12 января 2011 года; г. Ростов-на-Дону, 17 января 2011 года. Длина максимальной строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.

Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать: "Господин Министр", "Ваше Превосходительство". В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: "Уважаемый господин Министр"). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.

После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: "Имею честь...".

Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел: "Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении"; "Генеральному директору Германского фонда международного развития господину Хайнцу Бюлеру "Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении)".

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "... в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.

Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города.

На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.

При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом:

адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма; длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем.

Например:

	Господину
	Председателю Правления
	фонда
	г. Вашингтон

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул.

Например:

	Его Превосходительству
	господину
	Чрезвычайному и Полномочному Послу Официальное название страны г. Москва

Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составные части: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например: "Его (Ее) Превосходительству"), имя и фамилия адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.

Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через два интервала от должности. Другие составные части печатаются одинарным интервалом.

Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки.

Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.

Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.

Обращение в таком письме обычно бывает следующим:

Уважаемый господин Министр!

Уважаемый господин Директор!

Уважаемый господин Сенатор!

Заключительный комплимент в письме обязателен и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

К каждому письму зарубежному адресату прилагается сопроводительное письмо в Исполнительный секретариат Министерства иностранных дел Российской Федерации.

Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания.

Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата.

Заголовок к тексту не составляется.

При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: "На Ваше письмо от ... числа".

При регистрации документа, отправляемого за рубеж, действует общепринятый порядок работы с корреспонденцией.

Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием данных адресата и адреса отправителя.

При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата.

Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо "Федеративная Республика Германия" или "ФРГ" писать "Германия").

6.3. Телеграмма.

6.3.1. Телеграммы подразделяются на следующие категории:

правительственные;

срочные;

обыкновенные.

6.3.2. Телеграммы на отправку принимаются работниками канцелярии общего отдела правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата (приложения N 19, N 20).

Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание). Знаки препинания следует писать только словами, полностью.

6.3.3. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.

При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в четыре адреса исполнитель составляет список адресатов (в двух экземплярах) с указанием почтовых или телеграфных адресов (приложение N 21).

При рассылке телеграмм с одним и тем же текстом всем без исключения главам муниципальных образований указатель рассылки (список адресатов) не требуется. В этом случае применяется "схема 63" (приложение N 22).

6.4. Телефонограмма.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленном порядке в том структурном подразделении, руководителем которого она подписана.

6.5. Положение, правила, инструкция.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем или утверждаются в форме грифа утверждения.

Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос "о чем?".

Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения.

Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку.

6.6. План.

Составляющими пунктами планов являются:

наименование (содержание) работы или мероприятия;

исполнитель;

срок исполнения;

отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

6.7. Акт.

Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату.

Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок акта начинается с предлога "О" и формулируется с помощью отглагольного существительного, например: "О приеме-передаче материальных ценностей".

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.

6.8. Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

6.9. Стенограмма (звукозапись).

6.9.1. Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).

6.9.2. Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.

6.9.3. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.

6.9.4. Звукозапись мероприятий в Администрации области обеспечивают социально-хозяйственный и общий отделы. Необходимость звукозаписи совещания определяет ответственный за организацию совещания по согласованию с начальником общего отдела.

6.9.5. Расшифровку звукозаписи мероприятий, проводимых Главой Администрации (Губернатором) области и его заместителями, осуществляет бюро.

После совещания аудиозапись передается должностным лицом, ответственным за подготовку совещания, по согласованию с начальником общего отдела для расшифровки в бюро.

После расшифровки аудиозапись передается должностному лицу, ответственному за подготовку совещания, для составления протокола.

6.9.6. При расшифровке стенографической звукозаписи на лицевой стороне последнего листа стенограммы указываются фамилия должностного лица, ответственного за расшифровку записи, дата.

6.9.7. Выдача электронных копий расшифрованных стенографических звукозаписей и ознакомление с ними осуществляется с разрешения начальника общего отдела.

Подлинник расшифрованных стенографических звукозаписей хранится в течение одного года у начальника общего отдела, после чего подлинники формируются в дела и передаются на архивное хранение.

Расшифрованные звукозаписи уничтожаются по акту по истечении одного года.

6.10. Отчет.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

6.11. Материалы к выступлению Главы Администрации (Губернатора) области.

Текст выступления Главы Администрации (Губернатора) области оформляется шрифтом 16 пт, обычным начертанием (нежирным), с междустрочным интервалом "точно 20", на бумаге формата А5.

Текст выступления может быть оформлен в виде тезисов, информационной справки, приветственного и вступительного слова.

Тезисы выступления Главы Администрации (Губернатора) области должны содержать:

вступительную часть (важность и актуальность темы, цели выступления, задачи совещания);

основную часть (анализ существа проблем; оценка эффективности принятых ранее управленческих решений и мероприятий по их реализации; выявленные недостатки и их причины; предложения, направленные на улучшение положения дел в соответствующей сфере; прогноз результата их реализации);

заключительную часть (выводы; прогноз о том, какую пользу принесет предлагаемое решение; первоочередные задачи, которые необходимо выполнить).

Информационные справки для подготовки выступления Главы Администрации (Губернатора) области должны содержать:

точное наименование темы совещания, его цели и задачи;

фактологическая (справочная, статистическая, графическая) информация по существу вопроса, намеченного к рассмотрению;

сравнительный анализ по каждому вопросу, намеченному к рассмотрению;

перечень проблемных вопросов, негативные примеры;

существующие варианты решения проблемных вопросов, позитивные примеры;

предлагаемые варианты решения проблемных вопросов.

Текст приветственного слова для подготовки выступления Главы Администрации (Губернатора) области должен содержать:

вступительную часть (приветствие участникам мероприятия, его полное название, актуальность);

основную часть (историю вопроса, фактологическую информацию по теме мероприятия, проблемные и (или) позитивные примеры);

заключительную часть (обращение к участникам мероприятия, указание значимости мероприятия для его участников, пожелания).

Текст вступительного слова для подготовки выступления Главы Администрации (Губернатора) области должен содержать:

важность и актуальность темы;

краткую характеристику проблем (достижений);

краткий перечень задач, которые будут поставлены;

обращение к участникам совещания о необходимости реализации первоочередных задач.

7. Применение, изготовление и хранение печатей и штампов

7.1. Порядок применения печатей и штампов.

7.1.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.

7.1.2. Применение гербовых печатей.

В аппарате Администрации Ростовской области имеются следующие гербовые печати:

"Глава Администрации (Губернатор) Ростовской области" - ставится на документах, подписанных Главой Администрации (Губернатором) области, хранится у начальника службы нормативных документов;

"Администрация Ростовской области" - ставится на банковских документах, договорах, соглашениях и других документах, подписанных заместителями Главы Администрации (Губернатора) области, хранится у начальника службы нормативных документов;

"Администрация Ростовской области. Для финансовых документов" - ставится на финансовых и банковских документах, подписанных должностными лицами Администрации области, имеющими право подписи на финансовых и банковских документах, хранится у начальника управления бухгалтерского учета и отчетности Администрации области;

гербовые печати ставятся: "Глава Администрации (Губернатор) Ростовской области" (размер 30 мм) - на служебных удостоверениях, подписываемых Главой Администрации (Губернатором) области; "Администрация Ростовской области" (размер 30 мм) - на иных служебных удостоверениях Администрации области, хранятся у начальника управления по кадровой работе Администрации области;

гербовая печать Администрации области ставится на копиях договоров, соглашений, доверенностей и иных актов Администрации области, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы.

Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

7.1.3. Применение негербовых печатей.

Негербовые печати Администрации Ростовской области ставятся:

"Отдел по работе с персоналом" - на справках и в трудовых книжках;

"Общий отдел" - на документах, подписываемых начальником общего отдела;

"Отдел по мобилизационной работе" - на документах, регламентирующих работу отдела;

"Социально-хозяйственный отдел" - на командировочных удостоверениях (о прибытии, убытии) и документах, подписываемых начальником социально-хозяйственного отдела;

"Служба нормативных документов" - на указах и распоряжениях Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, постановлениях и распоряжениях Администрации Ростовской области;

"Канцелярия" - на телеграммах, описях отправляемых телеграмм, описях писем, отправляемых за рубеж;

"Сектор организации пропускного режима отдела безопасности" - на постоянных, временных и разовых пропусках;

"Отдел безопасности" - на документах, регламентирующих работу отдела;

"Отдел безопасности. Для пакетов N 1" - на пакетах, реестрах, описях, разносных книгах, на получаемой и отправляемой секретной и правительственной корреспонденции;

"Отдел безопасности. Для пакетов N 2" - на реестрах, описях на корреспонденцию, получаемую дежурным Администрации области;

"Администрация Ростовской области. Для документов IV" - для заверения входящих телеграмм, копий исходящих телеграмм, обрабатываемых службой специальной документальной связи Администрации области.

"Администрация Ростовской области. Для пакетов IV" - для опечатывания пакетов (упаковок) с документами службы специальной документальной связи Администрации области.

7.1.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Главы Администрации (Губернатора) области, первого заместителя Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатора, первого заместителя Главы Администрации (Губернатора) области разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование штампов с факсимильным воспроизведением при оформлении подлинников всех документов запрещается.

7.1.5. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

7.2. Изготовление печатей и штампов.

7.2.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Администрации области, производится по разрешению заместителя Главы Администрации (Губернатора) области - управляющего делами.

7.2.2. Образцы печатей и штампов согласовываются с общим отделом.

7.2.3. Письма-заявки об изготовлении печатей или штампов с резолюцией заместителя Главы Администрации (Губернатора) области - управляющего делами направляются через канцелярию в социально-хозяйственный отдел для исполнения заказа.

7.2.4. Изготовленные печати и штампы, в том числе факсимиле, учитываются в общем отделе в специальном журнале (приложение N 23).

Изготовленные печати и штампы выдаются в общем отделе под роспись сотрудникам подразделения, отвечающим за их использование и сохранность.

7.2.5. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи изготавливаются для Главы Администрации (Губернатора) области, первого заместителя Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатора и первого заместителя Главы Администрации (Губернатора) области.

7.2.6. В структурных подразделениях печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях возлагаются на их руководителей.

Руководитель, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в общий отдел.

7.2.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в общий отдел и уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки.

Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в Администрации области создается комиссия.

7.2.8. Об утере печати, штампа, факсимиле незамедлительно ставится в известность общий отдел, который, в свою очередь, информирует об этом заместителя Главы Администрации (Губернатора) области - управляющего делами.

8. Организация документооборота и исполнения документов

8.1. Общие правила организации документооборота.

8.1.1. Движение документов в Администрации области с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот.

8.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Администрации области, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом Администрации Ростовской области.

8.1.3. Документооборот осуществляется с использованием системы "Дело". Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке системы "Дело". При этом к регистрационной карточке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов - формата IPG или TIF; для текстовых документов - DOC, PDF).

8.2. Прием, регистрация, отправка документов.

8.2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции производятся канцелярией.

8.2.2. К регистрации и дальнейшей обработке в канцелярии принимаются документы, адресованные Главе Администрации (Губернатору) области, первому заместителю Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатору, первому заместителю Главы Администрации (Губернатора) области, заместителям Главы Администрации (Губернатора) области.

8.2.3. Документы, адресованные руководителям структурных подразделений аппарата Администрации области, должностным лицам органов исполнительной власти области, регистрируются в системе "Дело" соответственно в этих подразделениях и органах.

8.2.4. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставятся дата и подпись работника, принявшего документ.

Документы, поступающие на бумажных носителях, проходят регистрацию в системе "Дело", сканируются и в электронном виде прикрепляются к регистрационной карточке, затем направляются по системе "Дело" на рассмотрение адресату. Документ с резолюцией и его электронный аналог направляются исполнителям.

При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе "номер" проставляется буквенный индекс "ОЗ" - "ошибочно засланная". Входящие документы без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые), а также зарегистрированные в системе "Дело", но при этом не имеющие файла электронного документа, прикрепленного к регистрационной карточке, не регистрируются и возвращаются исполнителю.

8.2.5. Проект областного закона, поступивший из Законодательного Собрания Ростовской области на заключение Главе Администрации (Губернатору) области, регистрируется в канцелярии и в тот же день передается по системе "Дело" заместителю Главы Администрации (Губернатора) области - управляющему делами, уполномоченному осуществлять взаимодействие с Законодательным Собранием Ростовской области.

8.2.6. Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов регистрируется в системе "Дело".

8.2.7. Работники отделов Администрации области, ответственные за ведение делопроизводства, доставляют документы в канцелярию и получают документы из этого подразделения два раза в день (в 10 и 15 часов).

На документах, поступивших до 15 часов текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после 15 часов - регистрационный номер с датой следующего рабочего дня.

8.2.8. Регистрация служебных документов - это фиксация фактов поступления документов или отправки их путем проставления на документе регистрационного номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках системы "Дело" (приложение N 24).

8.2.9. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "Лично", вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов.

Конверты с грифом "Лично" регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.

Письменные обращения граждан, письма Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, депутатов представительных органов муниципальных образований Ростовской области, письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, учитываются канцелярией количественно и передаются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан Администрации области.

8.2.10. Документы, поступившие в Администрацию области, канцелярия сортирует по адресатам, руководствуясь распределением обязанностей между Главой Администрации (Губернатором) области и его заместителями, классификатором структурных подразделений аппарата Администрации области, и определяет документы, подлежащие регистрации.

8.2.11. Регистрация документов производится в системе "Дело". Документы, поступившие из внешних организаций, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение N 25), регистрируются в канцелярии. В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера, индекса приемной, куда направляется документ. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному в канцелярии документу делается ссылка на входящий регистрационный номер этого документа. Регистрационный номер таких документов состоит из индекса структурного подразделения исполнителя, разделителя в виде косой черты (/) и порядкового номера.

8.2.12. При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальный регистрационный номер и новая дата поступления.

8.2.13. При регистрации документов одинакового содержания, но направленных нескольким адресатам, им присваивается один номер, но используются разные цифровые индексы с учетом классификатора.

8.2.14. Документы, адресованные министерствам, комитетам, департаментам, управлениям, отделам, не входящим в состав структуры аппарата Администрации области, не регистрируются и передаются по назначению.

8.2.15. После регистрации документы 2 раза в день, с 11 часов 30 минут до 12 часов и с 15 часов 30 минут до 16 часов, доставляются в аппарат Главы Администрации (Губернатора) области, секретариат и приемные заместителей Главы Администрации (Губернатора) области. Телеграммы и срочные документы доставляются адресатам немедленно. Из приемных работник канцелярии получает документы с резолюциями руководителей для передачи исполнителям.

Документ с поручением Главы Администрации (Губернатора) области доставляется по системе "Дело" (в исключительных случаях - по факсимильной связи) исполнителю (исполнителям) канцелярией сразу при поступлении его из аппарата Главы Администрации (Губернатора) области.

Работник Администрации области, областного органа исполнительной власти при получении документа обязан незамедлительно представить его на доклад указанному в резолюции лицу или лицу, исполняющему его обязанности.

Подлинник контрольного поручения передается в контрольное управление Администрации области. Подлинник документа без грифа "Контроль" остается в канцелярии.

8.2.16. Контроль исполнения документов организуется в соответствии с Регламентом Администрации области.

8.2.17. Сроки рассмотрения отдельных видов документов с момента их регистрации до передачи на исполнение установлены Регламентом Администрации области, во всех остальных случаях не должны превышать трех рабочих дней.

8.2.18. Тиражирование документов с резолюцией в 2 и более адресов обеспечивается с использованием системы "Дело" работниками аппарата Главы Администрации (Губернатора) области, секретариата, приемных руководителей, внесших эту резолюцию.

8.2.19. Корреспонденция, полученная из аппаратов Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день передается для рассмотрения Главе Администрации (Губернатору) области, а в его отсутствие - первому заместителю Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатору.

8.2.20. Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, иные нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти после регистрации в канцелярии передаются в юридический комитет.

8.2.21. Исходящие документы, документы внутренней переписки печатаются в 2 экземплярах, 2-й из которых после подписания и регистрации хранится в структурном подразделении (приемной) в папке исходящей корреспонденции.

Приложения к документам должны быть завизированы заместителем Главы Администрации (Губернатора) области (руководителем областного органа исполнительной власти или структурного подразделения Администрации области), подготовившим документ.

Документы, регистрируемые и отправляемые адресату по системе "Дело", подписанные электронно-цифровой подписью, являются электронными документами и хранятся в системе "Дело" в соответствующих структурных подразделениях. При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе.

Исходящие документы министерств, комитетов, департаментов, управлений, отделов, не входящих в состав структуры аппарата Администрации области, отправляются ими самостоятельно.

Копии писем, направляемых в адрес федеральных органов государственной власти, подписанные Главой Администрации (Губернатором) области или его заместителями, передаются исполнителем в канцелярию в 2 экземплярах. Один - для передачи в Представительство Администрации Ростовской области при Правительстве Российской Федерации с целью контроля за их реализацией. Второй - хранится в канцелярии.

Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем в канцелярию для отправки. При этом к письму и телеграмме прилагаются полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ - также его номер и дата. Корреспонденция, поступившая в канцелярию для отправки после 14 часов, кроме телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется следующим днем.

Письма и телеграммы в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, министерства и ведомства Российской Федерации, субъекты Российской Федерации могут передаваться по системе связи службы специальной документальной связи Администрации области.

Письма, адресованные органам исполнительной власти области и администрациям муниципальных образований области, отправляются по системе "Дело".

8.2.22. Передача документов, их копий в органы и организации, не указанные в реестре рассылки, осуществляется общим отделом с разрешения начальника общего отдела.

8.2.23. Канцелярия осуществляет контроль за установленным порядком оформления и прохождения служебных документов, составляет сводку об их прохождении по приемным Главы Администрации (Губернатора) области и его заместителей, анализирует состояние работы по документообороту в структурных подразделениях аппарата.

8.3. Законченные делопроизводством дела остаются в структурных подразделениях аппарата Администрации области для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству, сдаются в архив, при этом их электронные аналоги выгружаются из системы "Дело" и в дальнейшем хранятся с использованием системы "Архивное дело".

8.4. Архивом осуществляются:

сохранность документов, справочная работа по переданным документам, выдача документов во временное пользование сотрудникам структурных подразделений аппарата Администрации области;

выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.

8.5. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронной базе системы "Дело" и доступна работникам Администрации области в соответствии с заданными правами доступа.

9. Прием и передача служебной информации по официальным
каналам электронной почты и факсимильной связи

9.1. Электронная почта и факсимильная связь - один из способов доставки, отправки информации и передачи ее между пользователями как внутри Администрации области, так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства.

Служебная информация, передаваемая и принимаемая с использованием электронной почты и факсимильной связи, исполняется наравне с печатными документами.

9.2. Запрещается передавать по электронной почте и факсимильной связи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой "Для служебного пользования".

9.3. Разрешение на передачу документа по электронной почте и факсимильной связи дает руководитель структурного подразделения Администрации области.

9.4. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения.

9.5. Передача и прием документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи или компьютер, имеющий выход на средства электронной почты.

Контроль за использованием аппаратов факсимильной связи или компьютеров, имеющих выход на средства электронной почты, установленных в подразделениях, осуществляется их руководителями.

9.6. При передаче и приеме текстов служебных документов с использованием электронной почты и факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

исходящий документ на иностранных языках отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;

входящие документы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

9.7. Техническую поддержку и развитие системы электронной почты обеспечивает министерство информационных технологий и связи.

9.8. Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный почтовый ящик, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

10. Учет объема документооборота

10.1. Учет объема документооборота за определенный период времени ведется в канцелярии с указанием сведений по отправке заказной корреспонденции, простой корреспонденции, принятию входящей корреспонденции.

10.2. За единицу учета объема документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Учет объема документов может проводиться по Администрации области в целом или по отдельным подразделениям.

Итоговые данные об объеме документооборота ежемесячно суммируются (нарастающим итогом) по установленной форме (приложение N 26).

11. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в Государственный архив Ростовской области в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими документами по архивному делу и делопроизводству Администрации области.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

11.1. Составление номенклатуры дел.

11.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Администрации области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

11.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Администрации области, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в Администрации области, их виды, состав и содержание.

11.1.3. В Администрации области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 27) и сводная номенклатура дел Администрации области (приложение N 28).

11.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с участием работника Государственного архива Ростовской области и архива Администрации области, согласовывается с общим отделом, подписывается руководителем подразделения и представляется в общий отдел.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в общий отдел.

11.1.5. Сводная номенклатура дел составляется общим отделом на основе номенклатур дел структурных подразделений.

11.1.6. Сводная номенклатура дел Администрации области подписывается начальником общего отдела, согласовывается с экспертной проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Администрации области и утверждается заместителем Главы Администрации (Губернатора) области - управляющим делами.

Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертной проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Администрации области не реже одного раза в 5 лет, если в Администрации области не было структурных изменений.

11.1.7. После утверждения сводная номенклатура дел вносится в электронном виде в систему "Дело". Структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

11.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел общего отдела. Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Администрации области. Четвертый - в Государственном архиве Ростовской области.

11.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

11.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации области.

11.1.11. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации области.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

11.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации области цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Администрации области или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении тематических выставок

(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с руководителями промышленных

предприятий области по выполнению госзаказа

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка об организации семинаров и совещаний

по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с министерством образования

по вопросам учебно-методической работы

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций муниципальных

образований по вопросам социальной защиты населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с Областным музеем краеведения (г. Ростов-на-Дону) об использовании архивных документов

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовой отчет ЗАО "Книга" об исполнении сметы по бюджету

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел, или другой, согласованный с архивом, срок хранения.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дела, о переходящем деле (например, переходящее с 2000 года).

11.1.13. Если в течение года в Администрации области возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.

11.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

11.2. Формирование и оформление дел.

11.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

11.2.2. Дела формируются в Администрации области, как правило, в структурных подразделениях.

11.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. При этом исполнителем делается отметка о списании документа в системе "Дело". Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе "Дело".

Исполненные электронные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

11.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство.

11.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

11.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума, правовые документы Администрации области и Законодательного Собрания Ростовской области.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы коллегии Администрации Ростовской области группируются в два дела: решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Указы Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, постановления Администрации Ростовской области, распоряжения Администрации Ростовской области и распоряжения Администрации Ростовской области (по аппарату) группируются отдельно по каждому виду правовых актов.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

11.2.7. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.

Оформление документов в дела проводится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях работниками при методической помощи общего отдела.

11.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 29); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 30); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 31); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

11.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: "Администрация Ростовской области" - указывается полностью в именительном падеже; "наименование структурного подразделения" - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; "индекс дела" - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Администрации области; "заголовок дела" переносится из номенклатуры дел Администрации области, согласованной с экспертной проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Администрации области; "дата дела" - указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

11.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

11.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

11.3. Организация оперативного хранения документов.

11.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

11.3.2. Руководители структурных подразделений и работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

11.3.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

12. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы Администрации области являются ее собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Государственный архив Ростовской области как государственная часть архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов государственной части архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение образован архив Администрации области.

12.1. Экспертиза ценности документов.

12.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.

12.1.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архив.

12.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в Администрации области создается экспертная комиссия.

Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 5 человек.

Председателя комиссии назначает заместитель Главы Администрации (Губернатора) области - управляющий делами.

12.1.4. Функции и права экспертной комиссии Администрации области определяются положением об экспертной комиссии, которое согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Администрации области и утверждается распоряжением Администрации Ростовской области.

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

рассматривает сводную номенклатуру дел Администрации области;

рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в Государственный архив Ростовской области;

определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне;

выносит решение о представлении их на утверждение экспертной проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Администрации области;

рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

12.1.5. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.

12.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

12.1.7. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел (приложение N 32). Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временным сроком хранения. Дела с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих временному хранению.

12.1.8. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Администрации области составляются описи на документы постоянного хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив Администрации области.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи.

12.1.9. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с Государственным архивом Ростовской области;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом первом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

12.1.10. Описи дел постоянного хранения составляются по установленной форме в четырех экземплярах, описи дел по личному составу составляются в двух экземплярах и представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Администрации области (приложения N 33 - N 35).

12.1.11. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения.

12.1.12. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на все дела Администрации области (приложение N 36).

После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, на основании акта к уничтожению документов электронные документы подлежат уничтожению.

Уничтожение электронных документов производится министерством информационных технологий и связи области.

12.1.13. При первичном представлении описей в комитет по управлению архивным делом Администрации области, а также в связи с изменением структуры и наименования подразделений составляются историческая справка к архивному фонду Администрации области и предисловия к ним.

12.2. Подготовка и передача документов в архив Администрации области ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации области

12.2.1. В архив Администрации области передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

12.2.2. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации области.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.

12.2.3. Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

12.3. Архив Администрации области.

12.3.1. В Администрации области для хранения документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу создан архив, функциональную деятельность которого осуществляет заведующий, являющийся специалистом общего отдела. В целях автоматизации архивного хранения документов применяется система "Архивное дело". Порядок работы в системе "Архивное дело" определяется соответствующей инструкцией для работы пользователей.

12.3.2. В своей практической деятельности работник архива в работе с документами руководствуется методическими указаниями Федерального архивного агентства России, комитета по управлению архивным делом Администрации области и Государственного архива Ростовской области, Положением об архиве Администрации Ростовской области, Регламентом Администрации Ростовской области, номенклатурой дел, классификатором структурных подразделений Администрации Ростовской области, настоящей Инструкцией и другими необходимыми для его деятельности документами.

12.3.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переплетаются, нумеруются, передаются в архив Администрации области после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

12.3.4. Дела временного хранения (до 3 лет) передаче в архив Администрации области не подлежат.

12.3.5. В исключительных случаях в архив Администрации области передаются на временное хранение документы бухгалтерии, канцелярии, отдела по работе с обращениями граждан, контрольного управления, аппарата Главы Администрации (Губернатора) области.

12.3.6. Передача дел в архив Администрации области осуществляется ежегодно структурными подразделениями по графику, утвержденному заместителем Главы Администрации (Губернатора) области - управляющим делами.

12.3.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Администрации области независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

12.3.8. Документы, хранящиеся в архиве, выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений с разрешения начальника общего отдела под расписку в журнале. В нем указываются наименование структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются на срок не более 3 дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника общего отдела.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника общего отдела с заменой в деле заверенной копией документа и приложением акта о причинах выдачи подлинника.

13. Машинописные, копировально-множительные,
типографские работы

13.1. Машинописные работы.

13.1.1. Централизованное выполнение машинописных работ осуществляется в бюро.

Печатание документов осуществляется с использованием компьютерной техники на бланках установленной формы и бумаге стандартных размеров в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 и настоящей Инструкции.

13.1.2. В печать принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью Администрации области.

Документы и материалы неслужебного, личного характера печатанию не подлежат.

13.1.3. Подготовленный для печатания материал должен быть написан разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, выполнен чернилами или шариковой ручкой.

Рукописи должны быть вычитаны исполнителем. При их подготовке особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Допускаются только общепринятые сокращения слов.

Небрежно или неразборчиво написанные черновики, правленные или выполненные карандашом, нечеткие ксеро- или факсимильные копии в печать не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку.

13.1.4. Материал сдается в печать в специальной папке (обложке), на которой должны быть указаны наименование структурного подразделения, фамилия, имя и отчество, номер телефона исполнителя.

Основанием для выполнения машинописных работ является заполненный бланк заказа (приложение N 37), подписанный руководителем структурного подразделения и согласованный с начальником общего отдела или его заместителем. Заказы хранятся в бюро в течение года.

Поступивший материал регистрируется в специальном журнале. Там же делается отметка о выполненной работе. Напечатанный материал выдается исполнителю под роспись вместе с рукописью.

13.1.5. Объем выполненных машинописных работ подлежит учету в бюро. Использованные при печатании номерные бланки учитываются в журнале с указанием номера бланка.

13.1.6. Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления. Первоочередному печатанию подлежат срочные документы и материалы.

Срочные документы печатаются в очередности, определяемой начальником общего отдела, по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания, или руководителями структурных подразделений.

Машинописные работы выполняются:

срочные - в течение 3 часов;

менее срочные - в течение одних суток;

несрочные - в течение 3 дней.

Перепечатывание исправленных документов производится с учетом срочности.

13.1.7. Прием документов для печатания прекращается за 1 час до окончания рабочего дня.

13.1.8. При необходимости дальнейшего редактирования и правки документа в структурном подразделении заказчику передается электронная копия документа.

Повторная печать документа и его редактирование выполняются при наличии ссылки на идентификатор электронной копии документа.

13.1.9. Бюро выполняет машинописные работы объемом более 2 печатных страниц. Материалы до 2 страниц машинописного текста и письма печатаются в соответствующих структурных подразделениях Администрации области.

13.2. Копировально-множительные работы.

13.2.1. Централизованное ксерокопирование документов производится в бюро.

Размножению подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Администрации области.

Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности Администрации области ксерокопированию не подлежат.

Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10 - 15 страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.

13.2.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение N 37).

Недописанный или незавизированный материал к размножению не принимается.

Решение о необходимости размножения документов и обоснованности количества производимых с них копий принимается руководителями структурных подразделений Администрации области. Подписанный ими бланк заказа на производство множительных работ согласовывается с начальником общего отдела или его заместителем. Заказы хранятся в бюро в течение одного года.

13.2.3. Копирование документов производится в порядке их поступления.

В первоочередном порядке копируются материалы, поступившие от Главы Администрации (Губернатора) области, его заместителей, и срочные. Срочные документы копируются в очередности, определяемой начальником общего отдела по согласованию с исполнителями, передавшими материал, или руководителями структурных подразделений.

13.2.4. Документы информационного, справочного и методического характера, значительные по объему, массового тиража размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения текста осуществляется в случаях действительной служебной необходимости.

13.2.5. Поступающие на размножение документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.

13.2.6. Техническое обслуживание и ремонт копировально-множительной техники организует социально-хозяйственный отдел Администрации области.

13.3. Тиражирование документов с расходом более 500 листов бумаги или тиражом более 100 экземпляров производится в типографии в соответствии с порядком, установленным самой типографией.

13.4. Типографские работы выполняются в строгом соответствии с заключенным контрактом, техническим заданием, составленным общим отделом на основе заявок руководителей структурных подразделений Администрации области на очередной квартал.

Каждый заказ регистрируется в общем отделе, согласовывается с начальником общего отдела или его заместителем. Основанием для выполнения типографских работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение N 38). Заказчик самостоятельно передает в типографию зарегистрированный и согласованный заказ, материалы для выполнения типографских работ, проверяет и получает под роспись выполненный заказ.

Начальник общего отдела Администрации области

М.В. Фишкин