Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 30 сентября 2008 г. N 03-02-07/1-383 Об использовании первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета в электронном виде

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ
от 30 сентября 2008 г. N 03-02-07/1-383

ГАРАНТ:

См. также письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 26 ноября 2009 г. N 03-02-08/85

Вопрос: ООО просит вас дать разъяснение по вопросу правомерности применения электронной цифровой подписи при подписании первичных документов.

С целью получения правового заключения по правомерности использования электронной цифровой подписи для подписания первичных документов ООО обратилось в Московскую коллегию адвокатов. В полученном ответе сказано, что такая технология подписания допускается (за исключением случая подписания счета-фактуры, поскольку такой тип документа на основании письма ФНС от 14.02.2005 г. N 03-1-03/210/11 должен оформляться только в бумажном виде).

Учитывая активную позицию Министерства Финансов в части полного отказа от бумажных документов, просим вас дать официальные разъяснения по правомерности использования электронной цифровой подписи для подписания первичных документов.

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо от 16 сентября 2008 г. N ТБ-229 по вопросу об использовании первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета в электронном виде и сообщает следующее.

Согласно статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

В соответствии со статьей 17 указанного Федерального закона организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Статьей 314 Налогового кодекса Российской Федерации предусмотрено ведение регистров налогового учета в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях. При хранении указанных регистров должна быть обеспечена их защита от несанкционированных исправлений.

Учитывая изложенное, полагаем, что использование первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

В отношении составления и выставления счетов-фактур в электронном виде сообщаем, что в настоящее время планируется проведение пилотного проекта, в ходе которого предполагается определить организационные, технологические и иные решения, необходимые для применения системы электронного документооборота счетов-фактур в промышленной эксплуатации. В случае положительных результатов по итогам пилотного проекта будут подготовлены предложения по внесению необходимых изменений в нормативные правовые акты.

Директор Департамента

И.В. Трунин