Отраслевой стандарт. Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Формы документов по отчетности предприятий ОСТ 4. 071.036-84

Отраслевой стандарт
Автоматизированные системы управления
Управление кадровой деятельностью
Формы документов по отчетности предприятий
ОСТ 4.071.036-84

Настоящий стандарт устанавливает состав и содержание форм документов отчетности предприятий, объединений и организаций отрасли (в дальнейшем - предприятий) о состоянии кадров и порядке их обращения в Единой автоматизированной системе управления кадровой деятельностью в отрасли.

Стандарт входит в комплекс отраслевых стандартов по кадровой деятельности и должен применяться совместно с ОСТ 4.071.034-82 и ОСТ 4.071.035-83, в целом регламентирующими функционирование автоматизированной системы управления кадровой деятельностью предприятия.

Стандарт обязателен для всех предприятий, объединений и организаций отрасли.

1. Общие положения

1.1. Информационная база управления кадрами на уровне главных управлений (ГУ) и центрального аппарата управления отраслью формируется на основании отраслевой отчетности предприятий.

1.2. Регламентированная отчетность предприятий обеспечивает систематический контроль и учет состава руководящих и рабочих кадров, специалистов и научных работников, резерва на замещение должностей руководителей для анализа, прогнозирования и планирования профессионально-квалификационной и социальной структур трудовых ресурсов предприятий и отрасли, формирования резерва руководящих кадров и специалистов, организации повышения квалификации и переподготовки, подготовки рабочих по новым специальностям в соответствии с потребностями производства, планирования распределения молодых специалистов и т.п.

1.3. Унификация форм отраслевой отчетности предприятий обеспечивает единство показателей и информационную совместимость систем управления кадрами на всех уровнях.

1.4. Документы форм отраслевой отчетности разработаны на базе форм государственной статистической отчетности ЦСУ СССР с целью обеспечения необходимой оперативности планирования и управления и проведения анализа по уровням предприятий, подотрасли и отрасли в целом.

1.5. На предприятиях, имеющих Единую серию ЭВМ (ЕС ЭВМ) и внедряющих автоматизированную систему управления (АСУ) "Кадры-2", информация отраслевой отчетности получается средствами комплекса задач формирования сводных данных.

1.6. Формы документов отраслевой отчетности предприятий, приведенные в обязательном приложении 1, получаются на основе запросов, содержащихся в библиотеке стандартных запросов (БСЗ).

1.7. В состав форм отраслевой отчетности, получаемых на алфавитно-цифровом печатающем устройстве (АПЦУ), включены документы, содержащие информацию, которая используется отделом кадров при формировании отдельных разделов "Комплексных годовых планов-отчетов по работе с кадрами".

1.8. Предприятия, не имеющие ЭВМ и не внедряющие АСУ "Кадры-2", подготавливают отраслевую отчетность по формам документов, приведенным в приложении 1, на пишущей машинке или от руки. Кроме того, готовятся унифицированные формы бланков для представления информации на базовый вычислительный центр (БВЦ), приведенные в обязательном приложении 2. Коды форм Ф.1-СО, Ф.2-СО.

1.9. Подготовка перфолент осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по перфорации исходных данных, приведенной в обязательном приложении 3.

Перфорацию можно готовить на 5- или 8-дорожечной перфоленте.

2. Состав и содержание документов отчетности предприятий

2.1. Наименования форм документов, периодичность заполнения и коды форм приведены в таблице.

-------------------------------------------------------------------------

 Код формы |     Наименование формы документа            | Периодичность

 документа |                                             | заполнения

-----------+---------------------------------------------+---------------

 СОТ2      | Характеристика руководящего состава и       | 1 раз в полу-

           | специалистов предприятия по партийности и   | годие

           | образованию                                 |

 СОТ3      | Расстановка инженерно-технических работников| 1 раз в полу-

           | (ИТР) и служащих по должностям              | годие

 СОТ4      | Характеристика руководящего состава и       | 1 раз в год

           | специалистов по возрастным группам          |

 СОТ7      | Характеристика руководящих работников и ИТР | 1 раз в год

           | по степени охвата повышением квалификации   |

 СОТ8      | Анализ текучести ИТР и служащих по          | 1 раз в полу-

           | должностям и причинам увольнений            | годие, год

 СОТ9      | Распределение уволенных по причинам         | 1 раз в полу-

           | увольнения и категориям                     | годие, год

 СОТ10     | Распределение награжденных по категориям и  | 1 раз в год

           | видам наград за ______ год                  |

 СОТ11     | Состав, подготовка и действенность резерва  | 1 раз в год

           | за _______ год                              |

 СОТ12     | Повышение квалификации руководящих работни- | 1 раз в полу-

           | ков и специалистов                          | годие, год

 СОТ13     | Распределение рабочих по профессиям и формам| 1 раз в полу-

           | повышения квалификации                      | годие, год

 СОТ14     | Справка об аттестации руководящих, инженер- | 1 раз в год

           | но-технических работников и специалистов    |

           | в ________ году                             |

 СОТ15     | Выводы аттестационной комиссии              | 1 раз в год

 СОТ16     | Количество реализованных рекомендаций аттес-| 1 раз в год

           | тационной комиссии на конец ________ года   |

-------------------------------------------------------------------------

2.2. Характеристика руководящего состава и специалистов предприятия по партийности и образованию. Код формы СОТ2.

Документ содержит сведения о руководящем составе, его образовании и партийности по каждой должности и используется для анализа качественных характеристик.

2.3. Расстановка инженерно-технических работников (ИТР) и служащих по должностям. Код формы СОТ3.

Документ содержит сведения о работающих по категориям и партийности и обеспечивает возможность проведения анализа по данным характеристикам.

2.4. Характеристика руководящего состава и специалистов по возрастным группам. Код формы СОТ4.

Документ содержит сведения о руководящем составе и их возрастной группе.

2.5. Характеристика руководящих работников и ИТР по степени охвата повышением квалификации. Код формы СОТ7.

Документ содержит основные сведения о руководящих работниках и ИТР на предприятии, о степени повышения квалификации и позволяет проводить комплексный анализ.

2.6. Анализ текучести ИТР и служащих по должностям и причинам увольнений. Код формы СОТ8.

Документ содержит сведения о текучести кадров инженерно-технического персонала и причинах их увольнения. Служит для проведения качественного анализа текучести кадров по занимаемым должностям.

2.7. Распределение уволенных по причинам увольнения и категориям. Код формы СОТ9.

Документ содержит информацию об увольнении по категориям работающих в промышленной и непромышленной группах по причинам увольнений.

2.8. Распределение награжденных по категориям и видам наград за ______ год. Код формы СОТ10.

Документ содержит сведения о награжденных орденами и медалями по производственным категориям, служит для получения оперативной информации по награжденным на предприятии.

2.9. Состав, подготовка и действенность резерва за _______ год. Код формы СОТ11.

Документ содержит информацию о составе резерва должностей по образованию, полу, партийности, возрасту. Служит для качественного анализа резерва на выдвижение.

2.10. Повышение квалификации руководящих работников и специалистов. Код формы СОТ12.

Документ содержит сведения о руководящем составе работающих по каждой должности и формам повышения квалификации.

2.11. Распределение рабочих по профессиям и формам повышения квалификации. Код формы СОТ13.

Документ содержит сведения о рабочих, повысивших квалификацию по основной и дополнительной профессиям.

2.12. Справка об аттестации руководящих, инженерно-технических работников и специалистов в ________ году. Код формы СОТ14.

Документ содержит сведения об аттестации руководящих работников, ИТР, специалистов.

2.13. Выводы аттестационной комиссии. Код формы СОТ15.

Документ содержит выводы аттестационной комиссии.

2.14. Количество реализованных рекомендаций аттестационной комиссии на конец ________ года. Код формы СОТ16.

Документ содержит сведения о количестве реализованных рекомендаций аттестационной комиссии на конец отчетного года.

2.15. В документах сводной отчетности, приведенных в приложении 1 и получаемых на АЦПУ, размеры граф указываются:

по горизонтали - количество шагов печати в строке;

по вертикали - количество шагов печати строк.

Шаг печати в строке 2,54 мм, шаг печати строк 4,23 мм.

2.16. Документы, получаемые на пишущей машинке, должны быть оформлены на листах формата А3.

Размеры граф должны соответствовать указанным в формах документов приложения 1.

3. Правила обращения документов в условиях АСУ

3.1. Данные по формам отраслевой отчетности формируются на предприятии и передаются на базовые вычислительные центры главных управлений (БВЦ ГУ), где производится обработка информации.

3.2. БВЦ, на котором производится обработка информации на уровне отрасли, определяется указанием Министерства.

3.3. Предприятия, не входящие в объединение и не имеющие вычислительного центра (ВЦ), осуществляют подготовку информации по формам сводной отчетности по правилам, указанным в пп.1.8, 1.9.

3.4. В случае порчи перфоносителя во время транспортировки предприятие должно в кратчайший срок предоставить копию перфоносителя вместе со стилизованной таблицей.

3.5. Задания на расчет форм отраслевой отчетности выдаются заблаговременно на ВЦ отделом кадров с обязательным указанием следующих реквизитов:

дата, по состоянию на которую должны быть выполнены расчеты, или период, за который должен быть выполнен расчет по данной форме;

гриф формы документа, по которому производится расчет;

срок представления результатов расчета по данной форме для проверки перед отправкой на БВЦ.

3.6. После проверки результатов расчета отдел кадров выдает указание на получение перфоносителя информации и его стилизованной копии.

3.7. Общий порядок отправки документов на БВЦ должен соответствовать ОСТ 4.071.046-81.

3.8. Передача форм от предприятий на БВЦ должна осуществляться по графику, разработанному на БВЦ и своевременно переданному на предприятия, но не позднее чем в течение 20 дней со дня расчета или конца периода расчета.

3.9. Передача форм документов и перфоносителей информации на БВЦ осуществляется отделом кадров.

3.10. Результаты расчета по формам сводной отчетности за каждый отчетный период накапливаются предприятием в памяти ЕС ЭВМ средствами комплекса формирования отчетности предприятия в АСУ "Кадры-2", а полученные на АПЦУ формы хранятся в соответствии с графом документа и номенклатурой дел.