Решение Коллегии Комитета здравоохранения Правительства Москвы от 12 октября 2000 г. (протокол N 17-2) "О состоянии делопроизводства и исполнительской дисциплины в управлении фармации"

Заслушав и обсудив доклад начальника управления фармации Орловой Л.П. "О состоянии делопроизводства и исполнительской дисциплины в управлении фармации", коллегия отмечает, что делопроизводство и исполнительская дисциплина находятся под постоянным контролем руководства управления и проводятся в соответствии с нормативными документами Правительства Москвы и Комитета здравоохранения.

За 9 месяцев текущего года (по состоянию на 01.10.2000 г.) документооборот в управлении фармации составил 3608 единиц, из которых: входящая служебная документация - 2105 единиц, исходящая - 1324, обращения граждан - 179. С учетом фактической численности управления (12 человек) на одного работающего пришлось в среднем 300 документов.

По сравнению с аналогичным периодом прошлого года выявилась тенденция снижения поступающих документов более чем в два раза (в 1999 году документооборот составил 6550 единиц). В то же время удельный вес количества поступающих служебных документов, зарегистрированных непосредственно в секторе служебных документов Комитета здравоохранения, в процентом отношении возрос на 6%, что и обусловило увеличение исходящих служебных документов и докладных записок (8%).

В 2000 году управление фармации приняло участие в подготовке вопроса к рассмотрению на заседании Правительства Москвы "Об эффективности новой формы лекарственного обеспечения льготной категории населения города".

Кроме того, за этот период подготовлены проекты 6 распорядительных документов Правительства Москвы: 2 постановления, 2 распоряжения Мэра, 1 - Премьера, 1 - первого заместителя Премьера, в стадии согласования находятся 3 распорядительных документа Правительства Москвы по реорганизации аптечных предприятий.

За 9 месяцев текущего года управлением подготовлены 27 приказов Комитета здравоохранения (кроме того, 4 - в стадии согласования), 23 распоряжения, 56 информационных писем по сети.

Анализ рассмотренных служебных документов показал, что количество служебных документов распределено пропорционально среди сотрудников отделов управления согласно их функциональным обязанностям и направлениям деятельности.

На 01.10.2000 года рассмотрены 179 письменных обращений от населения, из которых 67 поступило непосредственно в управление фармации, 112 - из зарегистрированных в секторе писем Комитета здравоохранения, по следующим направлениям:

по лекарственному обеспечению - 69 писем,

о работе аптек, аптечных пунктов и киосков - 63 письма,

по ценообразованию - 25 писем,

благодарности - 10 писем,

об изобретениях лекарственных средств и их производству - 6 писем,

разное - 6 писем.

Из количества обращений граждан 38,5% составляют вопросы лекарственного обеспечения в целом, из них 32 письма или 46,4% - по льготному лекарственному обеспечению.

35,2% (63 письма) обращений граждан отнесены к работе аптечных предприятий, в том числе:

21 письмо - по вопросам работы аптечных пунктов и киосков, открытию или сохранению аптечных учреждений,

13 писем - о недостатках в работе аптечных предприятий, в том числе по финансово-хозяйственной деятельности, о недоверии руководителю аптеки (из них 7 - анонимных обращений).

В 1999 году количество обращений граждан за 9 месяцев составило 1189 единиц, что на 85% выше, чем за этот же период 2000 года, из них более 65% поступило в марте (из 1189 - 781). Такое значительное увеличение писем было определено изменением порядка льготного лекарственного обеспечения, а именно передачей отпуска медикаментов по льготным и бесплатным рецептам из аптек в аптечные пункты при городских поликлиниках.

Все поступающие в управление фармации заявления, предложения и жалобы внимательно рассматриваются с учетом всех поднимаемых вопросов с оптимальными путями их решения в установленные регламентом сроки.

Однако, имелись письма (всего - 8 или 4,5%), срок исполнения которых был продлен более чем на один месяц, что вызвано объективными причинами. Все указанные жалобы касались недостатков работы аптечных предприятий, причем только 3 из них - подведомственные аптеки (NN 480, 214, 21), остальные - вопросы о деятельности аптечных предприятий негосударственных форм собственности. Упомянутые жалобы требовали комплексных проверок деятельности аптечных предприятий, итогом которых явилась подготовка приказов Комитета здравоохранения и вынесение результатов проверок на заседания Аккредитационно-лицензионной комиссии.

Особое внимание уделяется контролю за выполнением решений коллегии Комитета здравоохранения по вопросам, касающимся деятельности управления фармации и подведомственных аптечных предприятий.

В соответствии с решением коллегии Комитета здравоохранения от 25.05.2000 N 10-2 "Об итогах работы со служебной корреспонденцией в аппарате Комитета здравоохранения в 1999 году" в управлении фармации было проведено обучение сотрудников правилам работы с документами на всех этапах их прохождения, в том числе изучение нормативных документов Комитета здравоохранения (приказов и информационных писем) по документационному обеспечению.

Введены в практику ежедневные напоминания каждому исполнителю о ходе выполнения поручений, содержащихся в распорядительных документах и служебной корреспонденции, а в конце дня доклад в сектор служебных документов отдела председателя о ходе выполнения на конкретный день имеющихся поручений.

Вместе с тем, в работе с документами имеются нерешенные вопросы и проблемы.

В целях усиления контроля за фармацевтической деятельностью аптечных предприятий, аптек лечебно-профилактических учреждений, за лекарственным обеспечением населения необходимо доукомплектование управления фармации согласно имеющимся вакансиям, так как реальная нагрузка на фактически работающего сотрудника превышена более чем в полтора раза.

Нуждается в обновлении компьютерная техника, находящаяся в распоряжении отделов управления, так как из-за значительного объема информации происходят сбои в их работе, из-за чего теряется рабочее время и снижается качество подготавливаемых документов.

Отсутствует автоматизированная программа по регистрации, учету и прохождению служебной документации и обращений граждан, что значительно увеличивает время обработки поступающей корреспонденции, затруднен поиск необходимых документов; нет единой справочной службы по структурным подразделениям Комитета здравоохранения.

До настоящего времени не утвержден разработанный Комитетом здравоохранения регламент работы, где определены все этапы работы с документами, и который будет единым нормативным документом, что значительно облегчит работу в части организации документационного обеспечения управления.

Имеются трудности в работе множительной техники управления фармации, которое самостоятельно обеспечивает тиражирование ряда распорядительных и других документов (приказы, распоряжения, информационные писем и т.д.). 2 ксерокопировальных аппарата находятся в эксплуатации длительное время (один - с 1993 года), имеют большую степень изношенности, неоднократно ремонтировались с заменой основных узлов, что не может обеспечить их надежную работу.

Коллегия решила:

1. Принять к сведению доклад начальника управления фармации Орловой Л.П. о состоянии делопроизводства и исполнительской дисциплины и признать работу управления в этом направлении удовлетворительной.

2. Начальнику управления фармации (Орлова Л.П.) продолжить работу по укреплению исполнительской дисциплины, установить жесткий контроль за ходом выполнения поручений, не допускать продления сроков исполнения документов более чем один месяц со дня его получения.

3. Начальнику отдела по вопросам государственной службы и кадров (Ершов В.В.) совместно с начальником управления фармации (Орлова Л.П.) доукомплектовать отделы управления фармации согласно имеющимся вакансиям. Срок: 01.07.2001 г.

4. Заместителю председателя Комитета здравоохранения (Лукашев А.М.) рассмотреть вопрос о финансировании закупки компьютерной техники нового поколения и копировально-множительного аппарата для управления фармации. Срок: 2000 - 2001 гг.

5. Начальнику отдела председателя Комитета (Кузнецов В.В.):

5.1. представить на утверждение доработанный регламент Комитета здравоохранения.

Срок: 01.12.2000 г.;

ГАРАНТ:

Регламент Комитета здравоохранения Москвы утвержден приказом Комитета здравоохранения г. Москвы от 14 февраля 2001 г. N 72

5.2. предусмотреть внедрение Программы автоматизации системы документооборота Комитета здравоохранения в управлениях фармации и лицензирования и аккредитации, расположенных на территории: Никольская улица, 19 - 21.

Срок: 2000 - 2001 гг.

6. Контроль за исполнением решения коллегии возложить на первого заместителя председателя Комитета Полякова С.В.

Председатель Коллегии - Председатель Комитета здравоохранения г.Москвы

А.П. Сельцовский

Секретарь Коллегии

Т.С. Волкова