Решение Коллегии Департамента здравоохранения г. Москвы от 24 апреля 2008 г. N 5-2 "О работе с документами в Департаменте здравоохранения города Москвы по итогам 2007 года и мерах по улучшению этой работы"

Заслушав и обсудив доклад начальника отдела руководителя Департамента здравоохранения Кузнецова В.А. об итогах работы с документами в 2007 году, коллегия отмечает, что уровень исполнительской дисциплины сотрудников департамента по выполнению поручений руководства, связанных с рассмотрением служебных документов и письменных обращений граждан, является недостаточным.

Вопросы работы с документами находятся в числе приоритетных задач, стоящих перед городскими органами исполнительной власти.

В 2007 году в департамент поступило 27745 служебных документов, что на 3056 (11%) больше чем в 2006 году. На централизованный контроль поставлено 4625 (16,6%) документов, из которых 4118 (91,1%) рассмотрены в установленный срок и 854 (8,9%) - с его задержкой.

Показатель своевременности исполнения поручений по рассмотрению служебных документов, взятых на централизованный контроль, по департаменту в целом снизился на 4,6% и достиг 91,1% в 2007 году против 95,9% в 2006 году (2005 год - 94,8%).

В Управлении организации медицинской помощи этот показатель составил 90,9% против 96% (2005 год - 92,7%), в Управлении фармации - 93,9% против 97,7% (2005 год - 97,5%), в подразделениях, курируемых заместителем руководителя Департамента здравоохранения Зыковым В. И., - 87,4% против 94,5% (2005 год - 93,4%).

В 2007 году в Департаменте здравоохранения рассмотрено 24629 письменных обращений граждан (на 4092 или 16,6% больше, чем в 2006 году).

Возросло число обращений заявителей на электронную почту: с 1076 (5,2%) в 2006 году до 1889 (7,61%) в 2007 году.

Одновременно с увеличением поступивших письменных обращений граждан, количество своевременно рассмотренных поручений по их исполнению снизилось почти на 3,4%. В целом по департаменту в установленный руководством срок рассмотрено 90,4% обращений граждан (2006 год - 94,7%, 2005 год - 89,2%, 2004 год - 72,6%).

По сравнению с 2006 годом данный показатель снизился в ряде подразделений департамента: в 2006 году в Управлении организации медицинской помощи - с 94,7% до 90,6% в 2007 году (2005 год - 94,8%), в подразделениях, курируемых заместителем руководителя Департамента здравоохранения Зыковым В. И., - с 74,1% в 2006 году до 69,1% в 2007 году (2005 год - 80,4%),

Показатель улучшился в отделе государственной службы и кадров - с 91,0% в 2006 году до 95,9% в 2007 году (2005 год - 96,6%), в Управлении фармации - с 94,1% в 2006 году до 95,5% в 2007 году (2005 год - 86,6%); остается стабильно недостаточным в Финансово-экономическом управлении - 82,4% (2005 год-94,3%).

В поручении Ю.М. Лужкова руководителям органов исполнительной власти по докладу начальника Контрольного управления Мэра и Правительства Москвы А.Д. Букина ("Об итогах выполнения поручений, содержащихся в распорядительных документах, протоколах совещаний, служебной корреспонденции и письмах граждан за 2007 год") содержится требование принять жесткие меры по повышению персональной ответственности работников. Обращается внимание на необходимость более эффективного применения мер материального стимулирования деятельности государственных гражданских служащих в зависимости от конечных результатов работы.

Впервые за последние годы Департамент здравоохранения указан среди органов исполнительной власти, имеющий уровень исполнения прямых поручений, содержащихся в распорядительных документах Правительства Москвы, ниже средне-городского уровня. Относительные показатели исполнительской дисциплины департамента по другим проанализированным в докладе позициям в целом не ниже средне-городского уровня.

Проведенный в департаменте анализ свидетельствует о частых нарушениях сроков подготовки документов и недостаточное их качество, вследствие чего значительная часть материалов возвращается на доработку, порой неоднократно.

Несмотря на значительное количество неисполненных в срок поручений, обращений исполнителей с просьбой о продлении срока по-прежнему немного. По итогам исполнения поручений, связанных с рассмотрением писем граждан, установленный срок не был соблюден в 9,6% случаев (2 366). Просьбы о продлении срока сопровождали лишь 227 (0,9%) поручений, из которых 78 - уже после истечения контрольного срока. Хотя регламент предусматривает корректировку срока только должностным лицом, его установившим, это требование часто ие соблюдается, как исполнителями, так и их непосредственными начальниками.

Нередки случаи, когда сроки рассмотрения письменных обращений граждан, особенно связанных с работой КЭК, затягивается более чем на 2 месяца

Анализ показывает, что, несмотря на усиление в 2007 году контроля своевременности и качества исполнения поручений руководства, профилактический контроль (особенно при работе с письменными обращениями граждан) в подразделениях осуществляется слабо. Небрежность исполнителей, отсутствие должной требовательности со стороны начальников подразделений ведут к неоправданно длительным согласованиям, многократным возвратам материалов на доработку, повышают риск подписания руководством некачественных документов.

По-прежнему не все сотрудники департамента соблюдают требования Регламента Правительства Москвы и изданного на его основе Регламента Департамента здравоохранения.

Несмотря на то, что в истекшем году более активно и широко используется практика предупредительного контроля исполнения поручений (напоминания об истекающих сроках исполнения поручений), эффективность ее, особенно внутри структурных подразделений департамента, недостаточна.

Ежегодно состояние исполнительской дисциплины рассматривается на заседаниях коллегии, в 2007 году 20 сотрудникам департамента сотрудникам вынесены дисциплинарные взыскания (2006 год - 19 сотрудников), помимо дисциплинарных взысканий к сотрудникам, допустившим нарушения порядка работы с документами, применяются методы финансового воздействия (депремирование, а также снижение ежемесячных надбавок к должностным окладам за особые условия гражданской службы).

На основании изложенного и в целях улучшения работы с документами

Коллегия решила:

1. Принять к сведению доклад начальника отдела руководителя департамента Кузнецова В.А. о состоянии работы с документами и признать необходимым дальнейшее совершенствование данной работы.

2. Указать начальникам подразделений на персональную ответственность за соответствие делопроизводства требованиям регламента и недопустимость несоблюдения установленных поручениями руководства департамента сроков рассмотрения служебных документов и письменных обращений граждан.

3. Заместителям руководителя департамента (Шевченко В.А., Костомарова Л.Г., Лешкевич И.А., Соболев В.А., Зыков В.И.), начальникам подразделений департамента:

3.1 требовать от исполнителей выполнения установленного регламентом порядка подготовки проектов распорядительных документов, в т.ч. в части их качественной правовой экспертизы и экономической обоснованности, а также установления ответственных исполнителей и сроков исполнения поручений;

3.2 наладить эффективную равноценную систему распределения поручений между исполнителями в подразделениях департамента;

3.3 обеспечить необходимый контроль за безусловным выполнением регламента во всех звеньях Департамента здравоохранения;

3.4 ежедневно информировать отдел руководителя о состоянии дел по рассмотрению письменных обращений граждан и служебных документов.

4. Заместителям руководителя департамента (Зыков В.И., Соболев В.А.), начальнику Управления бухгалтерского учета и отчетности (Грекова Т.В.) рассмотреть возможность приобретения нового сервера и программного обеспечения для реализации задач по обеспечению электронного документооборота ("служебные документы", "письма граждан") и необходимых для этих задач программных документов. Срок: III квартал 2008 года.

5. Заместителям руководителя департамента (Шевченко В.А., Лешкевич И.А., Соболев В.А., Зыков В.И.), начальнику отдела руководителя (Кузнецов В.А.), генеральному директору ГУП города Москвы "РИСТ-М" (Орехов С.Б.) разработать систему компьютерного контроля за исполнением распорядительных документов Департамента здравоохранения. Срок: III квартал 2008 года.

6. Генеральному директору ГУЛ города Москвы "РИСТ-М" (Орехов С.Б.), начальникам структурных подразделений Департамента здравоохранения продолжить совершенствование программного обеспечения рассмотрения писем и служебных документов, предусмотрев разработку эффективной системы принудительного профилактического контроля в структурных подразделениях департамента. Срок: III квартал 2008 года.

7. Начальникам структурных подразделений Департамента здравоохранения организовать систему обучения сотрудников вверенных подразделений работе с поступающей корреспонденцией.

8. Заместителям руководителя департамента (Шевченко В.А., Лешкевич И.А.) обеспечить своевременность проработки материалов, которые рассматриваются клинико-экспертной комиссией.

9. Решение коллегии от 24.05.2007 N 7-2 "О работе с документами в Департаменте здравоохранения города Москвы по итогам 2006 года и мерах по улучшению этой работы" с контроля снять.

10. Контроль исполнения решения возложить на заместителя председателя коллегии - первого заместителя руководителя департамента Полякова С.В.

Заместитель председателя коллегии - первый заместитель руководителя Департамента здравоохранения города Москвы

С.В. Поляков