Раздел 6. Использование электронных копий архивных документов

Раздел 6. Использование электронных копий архивных документов

6.1. Доступ к электронным копиям различного назначения

6.1.1. Доступ к ЭФП различных поколений (ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3) должен быть регламентирован в локальном нормативном акте (пп. 1.9.1) или порядке, положении об использовании документов, руководстве пользователя информационной системой или ином документе, утвержденном директором архивного учреждения.

6.1.2. Доступ к учтенным электронным мастер-копиям (ЭФП-1), хранящимся с использованием информационной системы, записанным на встроенные носители, имеют только сотрудники структурного подразделения, на которое возложены функции по хранению ЭФП, а также сотрудники, занимающиеся техническим обеспечением работы информационной системы в рамках выполнения служебных обязанностей.

Доступ к электронным мастер-копиям (ЭФП-1), рабочим копиям (ЭФП-2), записанным на физически обособленные носители, должны иметь только руководитель архива и сотрудники структурного подразделения (хранилища), обеспечивающего их хранение, кроме случаев выдачи их из хранилища.

6.1.3. Доступ к электронным копиям ЭФП-3 имеют сотрудники структурных подразделений, на которые возложены функции по созданию и хранению электронных копий, сотрудники и пользователи читального зала, пользователи информационной системы, а также сотрудники отделов использования и других подразделений в рамках выполнения своих служебных обязанностей. Порядок использования ЭФП-3 при выполнении плановых работ архива устанавливается в локальном нормативном акте.

6.1.4. Доступ пользователей к ЭФП-3 может быть организован посредством информационной системы как в читальном зале архива, так и в режиме удаленного доступа путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернета.

В читальном зале возможна также организация доступа к ЭФП-3 на физически обособленных носителях.

6.1.5. Доступ к электронным копиям различного назначения осуществляется в режиме "Только чтение", кроме случаев создания копий ЭФП-3 уполномоченными сотрудниками.

6.2. Доступ к ЭФП-3 в читальных залах архивов

6.2.1. Доступ к электронным копиям архивных документов должен предоставляться пользователям, работающим в читальном зале архива, на основании заполненных заказов-требований.

6.2.2. При наличии электронной копии архивного документа в составе ЭФП-3 использование оригинала (выдача подлинника архивного документа в читальный зал) должно быть ограничено ⁷³.

6.2.3. Доступ может быть предоставлен путем:

- организации доступа на компьютерах, размещенных в читальном зале к информационной системе, предоставляющей удаленный доступ к архивным документам;

- предоставления удаленного доступа к просмотру файла или временной загрузки файла на компьютер в читальном зале;

- выдачи физически обособленного носителя с копиями ЭФП-3.

6.2.4. Физически обособленные носители с копиями ЭФП-3 выдаются из архивохранилища в той же упаковке, в которой хранятся. Перед выдачей носителя и после возвращения целесообразно провести проверку физико-технического состояния носителя в порядке, указанном в п. 5.6.

6.2.5. Заведующий читальным залом (сотрудник) следит за использованием ЭФП на физически обособленных носителях в соответствии с требованиями, изложенными в пп. 4.2.11-4.2.14 Порядка использования архивных документов, за сдачей сотрудниками читального зала физически обособленных носителей и контролирует возвращение их в хранилище.

6.2.6. Компьютеризированные рабочие места пользователей в читальных залах не должны давать возможность подключения к ним внешних устройств копирования и записи информации. В них также должны отсутствовать встроенные устройства записи информации на внешние электронные носители, либо они должны быть заблокированы. Настройки компьютеров должны быть защищены паролем, в том числе от возможности распечатки документов на печатающих устройствах. Также должна быть обеспечена защита от вредоносного программного обеспечения.

6.2.7. Режим защиты ЭФП-3 при работе с ним сотрудников архива и пользователей читального зала должен обеспечиваться администрированием и разграничением доступа в информационной системе архива, а также администрированием доступа к компьютерным устройствам записи информации на внешние электронные носители.

6.2.8. Копирование электронных копий из ЭФП-3 должно осуществляться в соответствии с пп. 4.2.21 Порядка использования архивных документов.

6.3. Удаленный доступ к ЭФП-3

6.3.1. Удаленный доступ к СПС и ЭФП предоставляется путем:

- организации доступа в рамках государственной, в том числе региональной, муниципальной информационной системы, предоставляющей удаленный доступ к архивным документам, информационной системы в рамках сайта архива, уполномоченного органа власти в сфере архивного дела;

- направления копии по защищенным каналам связи, электронной почтой;

- в форме ссылки на скачивание файлов и т.д.;

- путем предоставления удаленного доступа к просмотру файла.

6.3.2. Рекомендуется размещать на сайте архива правила пользования информационной системой.

6.3.3. Рекомендуется организовать доступ к СПС архива:

- без требования регистрации на сайте, без взимания платы за ознакомление с информацией или иное ее использование и иных ограничений;

- без использования программного обеспечения, установка которого на технические средства пользователя информацией требует заключения пользователем лицензионного или иного соглашения с правообладателем программного обеспечения, предусматривающего взимание с пользователя информацией платы.

6.3.4. Рекомендуется организовать доступ к СПС для автоматической (без участия человека) обработки информационными и поисковыми системами.

6.3.5. Рекомендуется предоставлять доступ к электронным копиям архивных документов только после регистрации пользователя, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы (ФГИС) "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме".

6.3.6. При регистрации для организации доступа к личному кабинету пользователь должен:

- дать согласие на обработку персональных данных;

- дать согласие на соблюдение правил пользования ИС;

- заполнить анкету и заказ-требование (для доступа к копиям ЭФП или заказа копий).

ГАРАНТ:

Текст приводится в соответствии с источником

6.3.7.

6.3.8. Рекомендуется предусматривать через личный кабинет пользователя возможность:

- удаленной записи для работы в читальном зале архива (с возможностью заказать дела);

- ;

- просмотра копий;

- подачи заявления на оказание услуг, заключения договора (соглашения), в том числе заказа и предоставления пользователю электронных копий ЭФП, включая копии более высокого качества по сравнению с ЭФП-3 (в соответствии с прейскурантом);

- получения счета за выбранные услуги и проведения оплаты;

- отслеживания состояния заказа;

- оформления акта о передаче копии на физически обособленном носителе.

6.3.9. Функционал просмотра копий в личном кабинете ИС рекомендуется организовать следующим образом:

- для образов документов может быть реализован механизм предпросмотра (превью), а также масштабирования изображения (увеличения, уменьшения) и изменения яркости и контрастности;

- в режиме предпросмотра возможно предусмотреть функционал листания кнопками ("вперед"/"назад", "начало"/"конец"), возможность выбора любой страницы, а также возможность выбора удобного режима просмотра (в форме "сетки" или "ленты"), при этом при переходе от одного образа к другому должны сохраняться масштаб и положение образов;

- при разворачивании образа документа на полный экран отображать номер страницы документа;

- при просмотре образов может быть реализована возможность перехода на любую страницу документа по ее номеру;

- для каждого листа и оборота в сведениях об образе документа должны быть указаны поисковые данные: шифр дела, номер листа;

- водяной знак, наложенный на образ документа, не должен мешать чтению информации (см. пп. 3.6.2);

- необходимо дать возможность устанавливать закладки на дела, листы, чтобы можно было вернуться к ним при последующем визите, оставлять комментарии (видны только самому пользователю в его личном кабинете), а также просматривать два листа/документа одновременно для получения возможности сравнивания текста.

Функционал ИС при заказе на копирование ЭФП рекомендуется организовать следующим образом:

- предоставлять возможность оставлять комментарий к заказу на копирование, так как иногда у пользователей возникает необходимость дополнять заказ текстовым уточнением прямо в окне заказа копий;

- в форме заказа на копирование указывать параметры копии (цветность, формат, разрешение или качество); предусмотреть опцию "не копировать пустые страницы"; предусмотреть опцию подтверждения согласия с условиями копирования прямо в форме заказа без отправки по электронной почте;

- предусмотреть опцию подтверждения получения заказа на копирование архивом и извещения об отправке заказа на копирование. Также рекомендуется предусмотреть возможность запроса копии более высокого качества при просмотре копии ЭФП-3 путем проставления соответствующей пометки.

6.3.10. С помощью ИС возможна организация оказания пользователям платных услуг, за исключением услуг, за которые не взимается плата согласно п. 46.6, 47.4 Правил 2020 г. и пп. 4.1.1 Порядка использования архивных документов. Возможные варианты оплаты:

- оплата фактически проведенного за изучением документов времени (отсчет оплаченного времени начинается только тогда, когда открывается документ, и прекращается, когда документ закрывается) с сохранением остатка на счету;

- доступ в виде абонемента на различный срок;

- оплата доступа к отдельным документам.

6.3.11. Рекомендуется использовать различные системы оплаты:

- оплата онлайн по кредитным и дебетовым картам;

- оплата через мобильные приложения банков;

- оплата через банковские квитанции;

- оплата по QR-коду;

- оплата через различные системы денежных переводов.

6.3.12. Выставление счетов и оформление других документов, связанных с исполнением заказа, в ИС должны происходить в автоматическом режиме.

6.3.13. На сайте (в разделе) ИС должны быть размещены подробные и понятные для пользователя инструкции по пользованию электронными ресурсами, осуществлению оплаты, а также взаимодействию с архивными учреждениями в различных ситуациях.

6.4. Учет использования электронного фонда пользования

6.4.1. В архиве должен быть организован единый учет всех форм использования ЭФП, включающий:

- учет обращения к электронным копиям в читальном зале;

- учет обращения к электронным копиям, представленным в Интернете, осуществляемый средствами веб-приложений.

6.4.2. Учет использования электронных копий второго и последующего поколений после передачи электронных копий в подразделения архива производится в этих подразделениях.

6.4.3. Порядок учета использования электронных копий на физически обособленных носителях определяется порядком работы читального зала и фиксируется в журнале выдачи носителей ЭФП-3.

6.4.4. Учет использования (предоставления) электронных копий для обеспечения доступа к архивным документам ⁷⁴ и копиям, предоставляемым в рамках выполнения заказов пользователей, должен осуществляться в отделах использования в соответствии с регламентами оказания услуг по копированию архивных документов. Рекомендуется отдельно учитывать использование ЭФП сотрудниками архива в рамках их служебной деятельности.

6.5. Обеспечение информационной безопасности

6.5.1. Применение информационных систем, используемых для хранения копий ЭФП, требует разработки и внедрения регламента информационной безопасности, основные положения которого должны базироваться на положениях Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" и других правовых и нормативно-методических актах в области информационных технологий, действующих на территории Российской Федерации.

6.5.2. Обеспечение сохранности копий ЭФП от несанкционированного доступа, компьютерных атак и воздействий вредоносного ПО в целом может осуществляться с помощью следующих мер защиты:

- использование средств антивирусной защиты и систем защиты от воздействия вредоносного кода в точках соединения систем обработки, хранения и передачи электронных копий с публичными сетями, контроль подозрительных активностей в информационной системе;

- использование средств защиты от несанкционированного доступа на оборудовании;

- реализация систем управления доступом к электронным копиям и использование систем аутентификации субъектов доступа;

При облачном хранении способы обеспечения аутентичности и целостности определяются договором (соглашением) с владельцем облачного хранилища (сервиса).

6.5.3. Необходимо обеспечить соответствие серверов и средств хранения данных требованиям по безопасности информационных систем, программно-аппаратных комплексов и программного обеспечения, установленным федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности и федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области противодействия техническим разведкам и технической защиты информации.

6.5.4. В целях защиты информации, размещенной на сайте (в разделе) ИС, должны быть обеспечены:

- ведение электронных журналов учета операций, выполненных с помощью программного обеспечения и технологических средств ведения сайта (раздела) ИС, позволяющих осуществлять учет всех действий по размещению, изменению и удалению информации на сайте (в разделе) ИС, фиксировать точное время, содержание изменений и информацию об уполномоченном сотруднике, осуществившем изменения на сайте (в разделе) ИС;

- регулярное копирование всей размещенной на сайте (в разделе) ИС информации и электронных журналов учета операций на резервный материальный носитель, обеспечивающее возможность их восстановления;

- защита информации от уничтожения, модификации и блокирования доступа к ней, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации при помощи средств защиты от несанкционированного доступа и антивирусной защиты;

- хранение резервных материальных носителей с копиями всей размещенной на сайте (в разделе) ИС информации и электронных журналов учета операций: с ежедневными копиями - не менее одного года, с еженедельными копиями - не менее двух лет, с ежемесячными копиями - не менее трех лет;

- применение шифрованных транспортных механизмов (HTTPS) и сертификатов безопасности при передаче данных, обеспечивающих шифрование и защиту передаваемой информации, в том числе персональных данных пользователей сайта (раздела) ИС.

6.5.5. Совместное использование HTTP и HTTPS для ИС не рекомендуется.

6.5.6. Рекомендуется зарегистрировать сайт, содержащий ИС, в "Яндекс.Вебмастер", чтобы сервис регулярно проверял страницы сайта на наличие:

- компьютерных вирусов (необходимо подписаться на уведомления о появившемся вредоносном коде на страницах сайта (раздела) ИС и незамедлительно принимать меры при получении такого уведомления);

- подозрительной активности.

6.5.7. Все формы для отправки сообщений с сайта должны быть защищены тестом CAPTCHA (капча). Как правило, для этих целей в CMS существуют специальные модули. Если их нет, то можно либо написать их самостоятельно, либо воспользоваться стандартными средствами от популярных разработчиков, например сервисом Yandex SmartCaptcha ⁷⁵ (доступ осуществляется по запросу в компанию "Яндекс").

6.5.8. При регистрации пользователя в ИС (заведении ему личного кабинета) необходимо:

- ограничить сбор персональной информации пользователя до необходимого минимума;

- в обязательном порядке требовать согласие пользователя на обработку его персональных данных путем пометки в соответствующем поле (чекбоксе) формы.

Необходимо помнить, что в данном случае архивное учреждение выступает в роли оператора персональных данных, осуществляющего сбор информации в автоматическом режиме и несущего ответственность за использование, защиту и сохранность собранных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6.5.9. Архивы обязаны уведомлять пользователя о соблюдении режима конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации ⁷⁶:

- в анкете пользователя, работающего в читальном зале, - в случае работы пользователя в читальном зале;

- договорах об оказании услуг архивом - в случае заключения таких договоров;

- ответах на запросы социально-правового характера.

------------------------------

¹ ГОСТ 50305-92. Аналоговая и аналого-цифровая вычислительная техника. Термины и определения.

²ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83). Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения (далее - ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83)).

³ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83).

⁴ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83).

⁵ГОСТ Р 33.1.02-2008. Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии кинодокументов и фотодокументов. Общие технические условия (далее - ГОСТ Р 33.1.02-2008).

⁶ГОСТ Р 33.1.02-2008.

⁷ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы (далее - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019).

⁸ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.

⁹ Там же.

¹⁰ Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов/руководитель темы Г.З. Залаев, ответственный исполнитель темы Н.В. Глищинская, исполнитель С.Л. Новиков. Москва, 2012. - 82 с.)

¹¹ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.

¹²ГОСТ 13699-91. Запись и воспроизведение информации. Термины и определения.

¹³ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83).

¹⁴ГОСТ Р 7.0.95-2015. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики.

¹⁵ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83).

¹⁶ Для ряда графических форматов метаданные составляют единый файл с образом документа.

¹⁷П. 46.11 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях: утв. приказом Росархива от 2 марта 2020 г. N 24 (далее - Правила 2020 г.). URL: https://archives.gov.ru/documents/rules/pravila-2020.shtml (дата обращения: 01.12.2022).

¹⁸ ISO 20677:2019. Image Technology Colour Management - Extensions to Architecture, Profile Format and Data Structure [Управление цветом в технологии изображений. Расширения архитектуры, формата профиля и структуры данных]. URL: https://www.iso.org/ru/standard/68806.html (дата обращения: 01.12.2022).

¹⁹Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2012. URL: https://archives.gov.ru/sites/default/files/rekomend_el-copy-archival-documents.pdf (дата обращения: 01.12.2022).

²⁰П. 19.1 Правил 2020 г.

²¹ Там же.

²²Типовые нормы времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами: утв. приказом Росархива от 8 августа 2022 г. N 111. URL: https://archives.gov.ru/documents/other/2022-typovye-normy-vremeni.shtml (дата обращения: 01.12.2022).

²³Правовая и методическая основа разработки норм отражена в следующих правовых документах: Трудовой кодекс Российской Федерации: раздел VI "Оплата и нормирование труда", глава 22. URL: https://base.garant.ru/12125268/7dede6ac8f25be619ed07c17ed1c62c9/ (дата обращения: 01.12.2022); Методические рекомендации для государственных (муниципальных) учреждений по разработке систем нормирования труда: утв. приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 30 сентября 2013 г. N 504. URL: http://www.rosmintrud.ru/docs/mintrud/orders/145 (дата обращения: 01.12.2022); Методические рекомендации по разработке и уточнению нормативов по труду в государственных архивах. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2011; Методика расчета штатной численности государственных архивов на основании нормативов по труду. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2004. 42 c.

²⁴ Нормы времени и выработки на услуги и работы, выполняемые лабораториями обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации. М.: ВНИИДАД, 2009. URL: https://docs.cntd.ru/document/902091655 (дата обращения: 01.12.2022).

²⁵П. 18 Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии: утв. приказом Росархива от 25 июня 2020 г. N 75. URL: https://archives.gov.ru/documents/other/poryadok-priznaniya-dokumentov-afrf-v-neudovletvoritelnom-fiz-sostoyanii.shtml (дата обращения: 01.12.2022).

²⁶Раздел "Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов" Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих: утв. приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 11 апреля 2012 г. N 338н. URL: https://docs.cntd.ru/document/902343110 (дата обращения: 01.12.2022).

²⁷ Специалист архива: профессиональный стандарт: утв. приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18 марта 2021 г. N 140н (действует с 1 сентября 2021 г. по 1 сентября 2027 г.). URL: https://docs.cntd.ru/document/603354683?marker=6520IM (дата обращения: 01.12.2022).

²⁸ Специалист по формированию электронного архива: профессиональный стандарт: утв. приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19 апреля 2018 г. N 266н. URL: https://docs.cntd.ru/document/557365898?marker=64U0IK (дата обращения: 01.12.2022).

²⁹П. 14.1 Правил 2020 г.

³⁰П. 14.6 Правил 2020 г.

³¹ГОСТ 15.016-2016. Система разработки и постановки продукции на производство. Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению.

³⁴ Например, выполнением п. 4 "к" Перечня поручений по реализации Послания президента Федеральному собранию Российской Федерации от 15 января 2020 г. N Пр-113 по организации подготовки комплекса оцифрованных архивных документов, кино- и фотоматериалов, посвященных Второй мировой войне.

³⁵ За исключением случаев, оговоренных в п. 3.8.

³⁶ См. п. 83 СанПиН 1.2.3685-21. Гигиенические нормативы и требования к обеспечению безопасности и (или) безвредности для человека факторов среды обитания: утв. Постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 28 января 2021 г. N 2.

³⁷ Технические требования к оцифровке архивных документов, научно-справочного аппарата (НСА) к архивным документам, а также созданию, хранению, учету и использованию электронного фонда пользования документов Архивного фонда Российской Федерации//Проведение научных исследований в области комплектования, хранения, учета и использования архивных документов: отчет о научно-исследовательской работе. М.: Росархив: ООО "БизнесСкан", 2018 (URL: http://archives.gov.ru/sites/default/files/2018-nir-tt-digitization.pdf (дата обращения: 01.12.2022).

³⁸ При внеплановом копировании по заказам пользователей такая проверка также обязательна.

³⁹П. 48.4 Правил 2020 г.

⁴⁰ При возможности произвести переплет.

⁴¹ Срок выдачи особо ценных документов из хранилища согласно п. 14.6 Правил 2020 г.

⁴² При этом, независимо от качества заказанной копии, создается копия с параметрами, соответствующим минимальным требованиям к ЭФП-1.

⁴³ П. 3.14 Технических требований к оцифровке архивных документов, научно-справочного аппарата (НСА) к архивным документам, а также созданию, хранению, учету и использованию электронного фонда пользования документов Архивного фонда Российской Федерации.

⁴⁴ Методика контроля качества сканирования бумажных документов: методическое пособие и техническое руководство. М.: ООО "Дими-Центр", 2013. URL: http://dimicenter.ru/image/data/download/info/metodika-1.pdf (дата обращения: 01.12.2022).

⁴⁵ В том числе с разными параметрами оцифровки и с разных ракурсов при оцифровке одного листа, разворота.

⁴⁶ При массовой оцифровке и технических возможностях архива контроль качества файлов полученных электронных копий должен проводиться ежедневно путем распечатки 1% электронных копий в режиме, указанном в пп. 4.4.1 Технических требований к оцифровке архивных документов, научно-справочного аппарата (НСА) к архивным документам, а также созданию, хранению, учету и использованию электронного фонда пользования документов Архивного фонда Российской Федерации.

⁴⁷П. 46.7 Правил 2020 г.

⁴⁸ Создаются в графическом редакторе.

⁴⁹ Рекомендуется использовать PDF/A-формат, введенный международным стандартом для долгосрочного архивного хранения ISO 19005-1:2005. Document Management - Electronic Document File Format for Long-Term Preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) [Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения. Часть 1. Использование PDF 1.4 (PDF/A-1)]. URL: https://www.iso.org/obp/ui#iso:std:iso:19005:-1:ed-1:v1:ru (дата обращения: 01.12.2022); ISO 19005-2:2011. Document Management - Electronic Document File Format for Long-Term Preservation - Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2) [Управление документами. Формат файла электронного документа для долгосрочного хранения. Часть 2. Использование ISO 32000-1 (PDF/A-2)]. URL: https://www.iso.org/ru/standard/50655.html (дата обращения: 01.12.2022); ISO 19005-3:2012. Document Management - Electronic Document File Format for Long-Term Preservation - Part 3: Use of ISO 32000-1 with Support for Embedded Files [Управление документами. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения. Часть 3. Использование ISO 32000-1 с поддержкой встроенных файлов (PDF/A-3)]. URL: https://www.iso.org/standard/57229.html (дата обращения: 01.12.2022). Создается с использованием программного обеспечения сканера или иного графического редактора.

⁵⁰П. 11.1 Правил 2020 г.

⁵¹ Инструкция по обеспечению сохранности кинофотофонодокументов на нитрооснове в государственных архивах: утв. Приказом Главного архивного управления при Совете министров СССР от 7 июля 1983 г. N 185. URL: http://www.infosait.ru/norma_doc/5/5122/index.htm.

⁵² ОСТ 19 147-83. Материалы фильмовые. Дефекты. Термины и определения.

⁵³П. 37.12 Правил 2020 г.

⁵⁴ Изготовление цифровых копий фонда пользования с микроформ архивных документов: регламент/рук. темы Г.З. Залаев, отв. исп. А.В. Тихонов, исп. Н.В. Глищинская, С.Л. Новиков. М., 2012. 61 с.

⁵⁵ Растровый формат DPX (Digital Picture eXchange File) характеризуется большой эффективностью при хранении и транслировании информации о цвете, для чего поддерживает цвета, определяемые с разной степенью детализации вплоть до 64-битовых. При этом спецификация DPX предоставляет широкий выбор метаданных для уточнения информации, сохраняемой внутри каждого файла.

⁵⁶ Файл-контейнер WAV (Waveform Audio File Format) применяется для хранения несжатого звука путем использования методов импульсно-кодовой модуляции. При этом формат файла-контейнера не налагает каких-либо ограничений на сам алгоритм кодирования.

⁵⁷ Технические требования к оцифровке архивных документов, научно-справочного аппарата (НСА) к архивным документам, а также созданию, хранению, учету и использованию электронного фонда пользования документов Архивного фонда Российской Федерации.

⁵⁸ Имя файла формируется из архивного номера копируемого фонодокумента с указанием дорожки магнитной ленты. Например, имя файла 1057_22_TR2 означает, что этому файлу соответствует звукозапись на 2-й дорожке магнитной ленты с архивным номером 1057-22.

⁵⁹ Несмотря на то, что существует практика уменьшения частоты дискретизации для речевых фонодокументов до 22,05 кГц, а для переданных через узкополосный канал связи с полосой пропускания от 300 Гц - до 3,40-11,025 кГц (см.: Рекомендации по созданию оцифрованных копий фонда пользования фото- и фонодокументов: утв. директором РГАНТД 25 декабря 2006 г.), мы не рекомендуем ее придерживаться. Частота дискретизации не должна зависеть от типа звука (музыка, речь). Оцифровка фонодокументов с высокой частой (используя так называемую дискретизацию с запасом) в будущем может позволить извлечь из них невоспроизводимые звуки или отдельные звуки из общего шумового фона.

⁶⁰ Замена рекомендованных производителями оборудования пакетов недопустима в связи с угрозой склеивания пакетов с носителями.

⁶¹ Технические требования к оцифровке архивных документов, научно-справочного аппарата (НСА) к архивным документам, а также созданию, хранению, учету и использованию электронного фонда пользования документов Архивного фонда Российской Федерации.

⁶² Для удобства сортировки файлов в проводнике Windows в названии каждого файла против номера листа целесообразно добавить нули - 001. В систему имен может также включаться вид копии: ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3.

⁶³ В зависимости от типов единиц хранения возможно использовать терминологию ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия (с Изменениями N 1, 2) или ГОСТ 7.84-2002. СИБИД. Издания. Обложки и переплеты. Общие требования и правила оформления.

⁶⁴ Для рукописных и первопечатных книг (инкунабулы), книжных памятников вместо номера листа могут быть указаны: ФЦ - форзац, НЦ - нахзац, ШТ - шмуцтитул и др.

⁶⁵ГОСТ 7.79-2000 (ИСО 9-95). Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом.

⁶⁶П. 1.6 Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации: утв. приказом Федеральной архивной службы России от 11 марта 1997 г. N 11; п. 23.3, 33.1 Правил 2020 г.; учет копий документов на правах подлинников осуществляется в соответствии с п. 31.2 Правил 2020 г.

⁶⁷ Информация об оцифровке также вносится в лист-заверитель дела и лист использования.

⁶⁸ Для физически обособленного носителя информации большой емкости нецелесообразно создание вкладышей, достаточно указать в книге учета носителей информацию о фондах, копиях единиц хранения, размещенных на носителе.

⁶⁹Единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов "Архивный фонд", "Фондовый каталог", "Центральный фондовый каталог" (проект). М.: АДАПТ, 2013. 340 с. URL: https://arhivugra.admhmao.ru/upload/iblock/44e/EDINYY-PORYADOK-ZAPOLNENIYA-POLEY-PK-AF-5.0.pdf (дата обращения: 01.12.2022).

⁷⁰Основные требования к описанию архивной документной информации в информационно-поисковых системах государственных и муниципальных архивов на уровне единицы хранения, документа и части документа: отчет о научно-исследовательской работе. М.: ВНИИДАД 2019.

⁷¹Единый классификатор документной информации (ЕКДИ) Архивного фонда Российской Федерации. М.: ВНИИДАД, 2007.

⁷² Проект реализуется с 2015 г.

⁷³П. 14.2 Правил 2020 г.; п. 3.6. Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 1 сентября 2017 г. N 143 (далее - Порядок использования архивных документов).

⁷⁴ Согласно положениям п. 1.1 статьи 24 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" "Доступ к архивным документам".

⁷⁵ Yandex SmartCaptcha. URL: https://cloud.yandex.ru/services/smartcaptcha (дата обращения: 01.12.2022).

⁷⁶П. 45.3 Правил 2020 г.

------------------------------