Приказ Росархива от 11 марта 1997 г. N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации"

Приказ Росархива от 11 марта 1997 г. N 11
"Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации"


В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, в целях создания механизма реализации статьи 19 приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

2. Принимая во внимание особую значимость организации государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в деле совершенствования управления Архивным фондом Российской Федерации, считать реализацию положений Регламента одной из приоритетных задач архивных учреждений.

3. При решении вопросов автоматизации государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации иметь в виду, что обобщенные показатели документов централизованного государственного учета, а также исходные показатели, необходимые для их получения в части, отражающей количество, состав архивных фондов и количество единиц хранения, в том числе имеющих страховые копии и копии фонда пользования, входят в число обязательных реквизитов учетных баз данных.

4. Управлению обеспечения сохранности с внедрения автоматизированных технологий (Киселев И.Н.) и Управлению комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства (Мещерина Т.А.) в целях нормативно-методического обеспечения работ по централизованному государственному учету организовать подготовку в 1997 - 1998 гг. инструктивно-методических материалов по составлению и ведению определенных Регламентом документов централизованного государственного учета, в том числе в автоматизированном режиме, с учетом специфики приема, хранения и учета документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях различных ведомственных и иных систем.

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителей Руководителя Росархива Абрамова В.И. и Еремченко В.А.


Руководитель

В.П.Козлов


Зарегистрировано в Минюсте РФ 8 июля 1997 г.

Регистрационный N 1344


Приложение

к приказу Росархива

от 11 марта 1997 г. N 11


Одобрен

коллегией Государственной

архивной службы РФ Протокол N-14

от 29 мая 1996 г.


Одобрен

Комиссией по научно-исследовательской

и методической работе Государственной

архивной службы РФ Протокол N-2

от 12 мая 1996 г.


Регламент
Государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации


Настоящий Регламент разработан в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года N 552 "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России" и Федеральным законом от 25 января 1995 года "Об информации, информатизации и защите информации".


1. Общие положения


1.1. Регламент устанавливает порядок государственного учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации с целью обеспечения государственного контроля за их сохранностью.

1.2. Государственному учету в составе Архивного фонда Российской Федерации подлежат архивные документы, отнесенные к постоянному хранению после экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой России в соответствии со ст. 5 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

1.3. Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, коллекциям, единицам хранения.

1.4. Основой учета документов Архивного фонда Российской Федерации является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.

1.5. В настоящем Регламенте:

под учетом архивных документов понимается установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;

под единицей учета архивных документов понимается единица измерения количества документов в архиве;

под единицей хранения архивных документов понимается учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

1.6. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации основывается на следующих принципах:

централизация, реализуемая на основе регламентированного Федеральной архивной службой России взаимодействия Федеральной архивной службы России, органов и учреждений ее системы, государственных музеев и библиотек, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организаций - источников комплектования архивных учреждений, а также юридических и физических лиц - собственников документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации;

унификация, основанная на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства состава, методик составления и ведения учетных документов;

динамичность, обеспечиваемая своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов;

полнота и достоверность государственного учета.

1.7. Для учета архивных документов в государственных, районных, городских архивах, государственных музеях и библиотеках, научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук, структурных подразделениях организаций, осуществляющих прием и хранение архивных документов в интересах пользователя, ведутся:

- книга учета поступлений документов;

- списки фондов;

- описи дел и документов или их разновидности;

- листы фондов или заменяющие их документы, а также другие учетные документы, на основании которых составляются документы централизованного государственного учета.

1.8. По мере перехода к автоматизированным архивным технологиям государственный учет архивных документов будет осуществляться на основе рекомендованных Федеральной архивной службой России автоматизированных учетных технологий при сохранении установленного Регламентом порядка работы.

ГАРАНТ:

См. Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, утвержденный приказом Росархива от 23 октября 2000 г. N 64


1.9. Особому учету подлежат уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации.

ГАРАНТ:

См. Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного Фонда РФ, утвержденный приказом Росархива от 9 октября 2001 г. N 75


2. Порядок централизованного государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации


2.1. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации - система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе субъекта Российской Федерации и федеральном масштабе, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

2.2. Документами централизованного государственного учета являются:

2.2.1. Паспорт архива на 1 января .... г. (Приложение 1 к Регламенту).

2.2.2. Карточка фонда (Приложение 2 к Регламенту).

2.2.3. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января .... г. (Приложение 3 к Регламенту).

2.2.4. Паспорт архива организации на 1 декабря .... г., хранящей

управленческую документацию (Приложение 4 к Регламенту),

кинофотофонодокументы (Приложение 4а к Регламенту),

научно-техническую документацию (Приложение 4б к Регламенту).

2.2.5. Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря .... года (Приложение 5 к Регламенту).

2.2.6. Сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования государственных, районных, городских архивов на 1 декабря .... г. (Приложение 6 к Регламенту).

2.3. При осуществлении централизованного государственного учета архивных документов в автоматизированном режиме обобщенные показатели документов централизованного государственного учета в части, отражающей количество, состав архивных фондов и количество единиц хранения, в том числе имеющих страховые копии и копии пользования, а также исходные показатели, необходимые для получения обобщенных показателей, входят в число обязательных реквизитов учетных баз данных.

2.4. Порядок государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных, районных и городских архивах, государственных музеях и библиотеках.

2.4.1. Государственные архивы и их филиалы, районные и городские архивы, государственные музеи и библиотеки ежегодно составляют:

Паспорт архива на 1 января .... г. (Приложение 1 к Регламенту),

Карточки фондов на поступившие в течение года фонды (Приложение 2 к Регламенту),

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января .... г. (Приложение 3 к Регламенту)

и представляют их в вышестоящий орган управления архивным делом в установленные сроки.

Федеральные государственные архивы и их филиалы представляют паспорта в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года (на 1 января 1998 г., на 1 января 2001 г. ....) вместе с годовым отчетом о работе, федеральные государственные музеи и библиотеки - также 1 раз в 3 года к 20 января следующего за отчетным года. Карточки фондов федеральных государственных архивов и их филиалов, федеральных государственных музеев и библиотек и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января .... г. представляются ежегодно к 1 марта следующего за отчетным года.

Периодичность представления паспортов государственных архивов и их филиалов, районных и городских архивов, государственных музеев и библиотек субъекта Российской Федерации устанавливает орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, но не реже, чем 1 раз в 3 года (на 1 января 1998 г., 1 января 2001 г. ...) вместе с годовым отчетом о работе. Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января .... г. представляются ежегодно не позднее 1 февраля следующего за отчетным года; при этом карточки фондов государственных архивов и их филиалов, государственных музеев и библиотек субъектов Российской Федерации представляются в 2-х экземплярах.

2.4.2. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации:

2.4.2.1. На основании представленных паспортов составляют суммарные (в рамках субъекта Российской Федерации) паспорта всех

государственных архивов и их филиалов;

районных и городских архивов;

государственных музеев и библиотек.

2.4.2.2. Направляют три указанных паспорта в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года вместе с годовым отчетом о работе.

2.4.2.3. Составляют сводный паспорт, включая в него также учетные сведения об объеме архивных документов, хранящихся в научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук, действующих на территории субъекта Российской Федерации (в соответствии с п. 2.5.5.1. Регламента).

2.4.2.4. На основе карточек фондов, представленных государственными архивами и их филиалами, районными и городскими архивами, государственными музеями и библиотеками, а также научными и научно-отраслевыми архивами Российской академии наук (в соответствии с п. 2.5.5.2. Регламента) организуют и ведут фондовые каталоги органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

2.4.2.5. Направляют один экземпляр карточек фондов, поступивших в течение года в государственные архивы и их филиалы, государственные музеи и библиотеки субъектов Российской Федерации и Сведения об изменениях в составе и объеме их фондов на 1 января .... г., в Федеральную архивную службу России ежегодно к 1 марта следующего за отчетным года.

2.4.3. Федеральная архивная служба России:

2.4.3.1. На основании паспортов, представленных органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными государственными архивами, федеральными государственными музеями и библиотеками составляет 1 раз в 3 года суммарные (в рамках Российской Федерации) паспорта всех

федеральных государственных архивов и их филиалов;

государственных архивов субъектов Российской Федерации и их филиалов;

районных и городских архивов;

федеральных государственных музеев и библиотек;

государственных музеев и библиотек субъектов Российской Федерации и сводный паспорт, включая в него также учетные сведения об объеме архивных документов, хранящихся в Архиве Российской академии наук, научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук (в соответствии с п. 2.5.3.1. Регламента).

2.4.3.2. На основе карточек фондов, представленных органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными государственными архивами, федеральными государственными музеями и библиотеками, а также Архивом Российской академии наук (в соответствии с п. 2.5.3.2. Регламента) организует и ведет Центральный фондовый каталог Федеральной архивной службы России.

2.5. Порядок централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской академии наук.

2.5.1. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской академии наук осуществляется в документах централизованного государственного учета, определенных пп. 2.2.1. - 2.2.3. Регламента, составляемых в необходимом количестве экземпляров.

2.5.2. Архив Российской академии наук на основании представляемых научными архивами региональных отделений Российской академии наук и их научных центов, региональных научных центров Российской академии наук, научно-отраслевыми архивами Российской академии наук документов централизованного государственного учета:

2.5.2.1. Составляет сводный паспорт научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также паспорт Архива Российской академии наук 1 раз в 3 года (на 1 января 1998 г., 2001 г. ...).

2.5.2.2. Направляет сводный паспорт, а также паспорт Архива Российской академии наук в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года к 15 марта следующего за отчетным года.

2.5.2.3. Организует и ведет фондовый каталог Архива Российской академии наук.

2.5.2.4. Направляет один экземпляр карточек фондов, поступивших в течение года в научные и научно-отраслевые архивы Российской академии наук, Архив Российской академии наук, и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ... г. в Федеральную архивную службу России ежегодно к 1 марта.

2.5.3. Федеральная архивная служба России:

2.5.3.1. Включает учетные сведения из паспортов, полученных в централизованном порядке, в сводный паспорт, составляемый в соответствии с п. 2.4.3.1. Регламента.

2.5.3.2. Включает карточки фондов в Центральный фондовый каталог Федеральной архивной службы России.

2.5.4. Научные архивы региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, региональных научных центров Российской академии наук, научно-отраслевых архивов Российской академии наук представляют также документы централизованного государственного учета в органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации, на территории которых они расположены, в порядке и в сроки, определенные п. 2.4.1. Регламента (по аналогии с государственными музеями и библиотеками).

2.5.5. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации:

2.5.5.1. Составляют сводный паспорт научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, действующих на территории субъекта Российской Федерации.

2.5.5.2. Включают карточки фондов в фондовый каталог органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

2.5.5.3. Не представляют документы централизованного государственного учета об объеме и составе архивных документов, хранящихся в научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук, в Федеральную архивную службу России ввиду централизованного их представления Архивом Российской академии наук в Федеральную архивную службу России.

2.6. Порядок централизованного государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в организациях.

2.6.1. Организации - источники комплектования государственных, районных и городских архивов ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в соответствующие государственные архивы и их филиалы, районные и городские архивы паспорта архивов организаций на 1 декабря .... г. (Приложения 4, , к Регламенту - в зависимости от состава документов, образующихся в деятельности этих организаций).

2.6.2. Государственные архивы и их филиалы, районные и городские архивы на основании представленных паспортов составляют Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных и городских архивов на 1 декабря .... г. (Приложение 6 к Регламенту) и представляют их в вышестоящий орган управления архивным делом.

Федеральные государственные архивы и их филиалы представляют Сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования федеральных государственных архивов на 1 декабря .... г. в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г. ...) вместе с годовым отчетом о работе.

Периодичность и сроки представления Сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации и их филиалов, районных и городских архивов на 1 декабря .... г. государственными архивами субъектов Российской Федерации и их филиалами, районными и городскими архивами устанавливает орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, но не реже, чем 1 раз в 3 года (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г. ...) вместе с годовым отчетом о работе.

2.6.3. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации на основании представленных Сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации и их филиалов, районных и городских архивов на 1 декабря .... г. составляют Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации и их филиалов, районных и городских архивов на 1 декабря ... г. (Приложение 6 к Регламенту) и направляют их в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года вместе с годовым отчетом о работе.

2.6.4. Федеральная архивная служба России на основании Сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных архивов и их филиалов, районных и городских архивов на 1 декабря ... г., представленных органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации и федеральными государственными архивами, составляет сводные Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных и городских архивов Российской Федерации на 1 декабря ... г. (Приложение 6 к Регламенту).

2.7. Порядок централизованного государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном и депозитарном хранении в отдельных федеральных органах исполнительной власти и подведомственных им организациях и воинских частях.

2.7.1. Министерство иностранных дел Российской Федерации, Служба внешней разведки Российской Федерации централизованно составляют по своим системам учетные сведения по форме Приложения 4 к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г. ...) и представляют их в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года к 20 января следующего за отчетным года.

2.7.2. Организации, подведомственные Министерству обороны Российской Федерации,

Федеральной пограничной службе Российской Федерации, Министерству внутренних дел Российской Федерации, Министерству Российской Федерации по атомной энергии, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Федеральному агентству правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации, составляют учетные сведения по формам Приложений 4, , к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г. ...) и представляют их в соответствующие федеральные органы исполнительной власти 1 раз в 3 года к 30 декабря отчетного года.

Сводные учетные сведения по каждой из указанных систем, включающие сведения по центральному аппарату по форме Приложения 6 к Регламенту, а также учетные сведения только по центральному аппарату по формам Приложений 4, , к Регламенту федеральный орган исполнительной власти представляет соответственно в Федеральную архивную службу России и соответствующий федеральный государственный архив с определенной выше периодичностью к 20 января следующего за отчетным года.

Федеральные государственные архивы не включают указанные учетные сведения в форму Приложения 6 к Регламенту, составляемую в соответствии с п. 2.6.2. Регламента, ввиду централизованного представления названными федеральными органами исполнительной власти учетных сведений в Федеральную архивную службу России.

2.7.3. Организации систем Министерства внутренних дел Российской Федерации и Федеральной службы безопасности Российской Федерации представляют также учетные сведения по формам Приложений 4, , к Регламенту в органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации не включают данные из них в форму Приложения 6 к Регламенту, составляемую в соответствии с п. 2.6.3. Регламента, ввиду централизованного представления названными федеральными органами исполнительной власти учетных сведений в Федеральную архивную службу России.

2.7.4. Российский государственный фонд кинофильмов Государственного комитета Российской Федерации по кинематографии составляет учетные сведения по форме Приложения 4а к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г. ...) и представляет их в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года к 20 января следующего за отчетным года.

2.7.5. Организации, хранящие документы, отнесенные в установленном порядке к составу геологического фонда министерства природных ресурсов Российской Федерации, Российского государственного фонда данных о состоянии окружающей природной среды Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, картографо-геодезического фонда Федеральной службы геодезии и картографии России составляют учетные сведения по форме Приложения 5 к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г.) и представляют их соответственно в государственное предприятие "Российский федеральный геологический фонд" Министерства природных ресурсов Российской Федерации, Центр гидрометеорологических данных Всероссийского научно-исследовательского института гидрометеорологической информации - мировой центр данных Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, Центральный картографо-геодезический фонд Федеральной службы геодезии и картографии России 1 раз в 3 года к 30 декабря отчетного года.

Сводные учетные сведения по каждому из названных отраслевых фондов по форме Приложения 5 к Регламенту указанные предприятия и организации представляют в Федеральную архивную службу России с определенной выше периодичностью к 20 января следующего за отчетным года.

2.7.6. Центры стандартизации, метрологии и сертификации Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации составляют учетные сведения по форме 5 к Регламенту и представляют их в Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации.

Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации сводные учетные сведения по форме Приложения 5 к Регламенту представляют в Федеральную архивную службу России, Периодичность и сроки представления аналогичны, указанным в п. 2.7.5. Регламента.

2.7.7. Федеральная архивная служба России включает учетные сведения, полученные в централизованном порядке, в Приложение 6 к Регламенту, составляемое в соответствии с п. 2.6.4. Регламента.

2.8. Порядок государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации при приватизации государственного и муниципального имущества

2.8.1. Государственный учет документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации при приватизации государственного и муниципального имущества осуществляется в соответствии с Положением о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества, утвержденным распоряжением Государственного комитета Российской Федерации по управлению государственным имуществом от 22 октября 1996 года N 1131-р и приказом Федеральной архивной службы России от 6 декабря 1996 года N 54.

2.8.2. Представление документов централизованного государственного учета приватизированными организациями на документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в порядке, определенном п. 2.6. Регламента.


3. Порядок государственного учета документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации


3.1. После отнесения документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, осуществленного органами и учреждениями Федеральной архивной службы России совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора), организуется их государственный учет.

3.2. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации представляют учетные сведения о своих архивных документах по запросам органов и учреждений Федеральной архивной службы России в государственные, районные, городские архивы:

юридические лица - по форме Приложений 4, , к Регламенту в порядке, определенном п. 2.6.1. Регламента;

физические лица - по форме Приложения 2 к Регламенту.

3.3. Централизованный государственный учет документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляется:

для юридических лиц - в порядке, определенном п.п. 2.6.2. - 2.6.4. Регламента;

для физических лиц - в порядке, определенном п.п. 2.4.2.4., 2.4.2.5., 2.4.3.2. Регламента.

3.4. Архивные документы, вопрос об отнесении которых к Архивному фонду Российской Федерации не решен, не могут учитываться как документы Архивного фонда Российской Федерации. Собственники таких документов могут браться на учет как возможные источники комплектования государственного, районного, городского архива.

3.5. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, переданные в собственность государства на постоянное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, включаются в состав государственной части Архивного фонда Российской Федерации и учитываются в порядке, определенном п. 2.4. Регламента.

3.6. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные и городские архивы, государственные музеи и библиотеки учитываются отдельно от документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации в порядке, определенном п. 2.4. Регламента по формам Приложений 1, 2, 3 к Регламенту.


ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

См. Инструкцию по заполнению настоящего паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации), утвержденную приказом Минкультуры РФ и Росархива от 14 марта 2000 г. N 167/13


Приложение 1

к Регламенту Государственного учета

документов Архивного фонда

Российской Федерации


__________________________________________________________
Наименование и адрес получателя
Кем представляется _______________________________________
                          наименование и адрес
__________________________________________________________
     отчитывающейся организации
Паспорт _________________________________________________________________
______________________________________________ архива на 1 января .... г.
                     (название архива)

     1. Состав и объем архивных документов
Показатели Код
стро
ки
Кол-во
фондов
Количество ед.хр. Количество
ед.хр.при-
нятых на
временное
хранение
Все-
го
в том числе
внесенных
в описи
секре-
тных*
учтенных
особо
ценных
А Б 1 2 3 4 5 6
Док-ты на бум.
основе. Всего:

101
           
в т.ч.:
Управленческая
документация


102
           
Док-ты личного
происхождения

103
     
Х
   
НТД 104            
Документы по
личному составу

105
       
Х
 
Кинодокументы 106            
Фотодокументы 107            
Фонодокументы 108            
Видеофонограммы 109            
МЧД 110            
Микроформы на
правах подлинни-
ков


111
     

Х
   
Итого: 112            

     Примечания.
Показатели Код
стро-
ки
Количество ед. учета
Всего в том числе внесенных в описи
А Б 2 3
Кинодокументы 106    
Фонодокументы 108    
Видеофонограммы 109    
МЧД 110    
Микроформы на правах
подлинников (кадров)
111  
Док-ты л/п не внесен-
ные в описи (док-тов)
103  

     2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов
Показатели Код
стро
ки
Количество ед. хр. Объем страхового фонда
скопирован-
ных для
страхового
фонда
имеющих фонд
пользования
Кол-во ка-
дров нега-
тива
Кол-во ед.
хр. страхо-
вого фонда
А Б 1 2 3 4
Док-ты на бум.
основе. Всего:

201
       
в т.ч.:
Управленческая
документация


202
       
Док-ты личного
происхождения

203
       
НТД 204        
Документы по
л/с

205

Х
 
Х

Х
Кинодокументы 206     Х  
Фотодокументы 207     Х  
Фонодокументы 208     Х  
Видеофонограммы 209     Х  
МЧД 210     Х  
Микроформы на
правах подлинни-
ков


211
       
Итого: 212        

     3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам
     3.1. Описи, каталоги, базы данных
Показатели Код
стро
ки
Кол-во опи-
сей (книг
учета и
описания)
Закаталогизировано Создано баз
данных о
составе и
содержании
документов
Кол-
во
фон-
дов
Кол-
во
ед.
хр.
ед.
уч.
Кол-во сос-
тавленных
карточек
В
с
е
г
о
из них
в пол-
ном ко-
мплекте
В
с
е
г
о
из них
включен-
ных в
каталоги
Кол-
во
БД
Инфо-
рм.
объем

МБайт
)
А Б 1 2 3 4 5 6 7 8
Док-тов на бум.
основе. Всего:

301
               
в т.ч.:
Управленческая
документация


302
               
Док-ты личного
происхождения

303
               
НТД 304                
Документы по л/с 305                
Кинодокументы 306                
Фотодокументы 307                
Фонодокументы 308                
Видеофонограммы 309                
МЧД 310                
Микроформы на
правах подлинни-
ков


311
               
Итого: 312                

     3.2. Справочно-информационные издания:
Показатели Код строки Количество
А Б 1
Изданные справочники.
Всего:

314
 
в т.ч.:
Путеводители, краткие справоч-
ники по фондам


315
 
Других типов 316  
По административно-
территориальному делению

317
 
По истории учреждений 318  

     * Только для кинодокументов, фонодокументов, видеофонограмм, МЧД

     4. Состав и объем научно-справочной библиотеки
Показатели Код строки Количество
А Б 1
Книги и брошюры 401  
Газеты 402  
Журналы 403  
Др. виды печатной продукции 404  

     5. Условия хранения документов
Показатели Код строки Количество
А Б 1
Зданий (помещения)архива.
Всего:

501
 
в т.ч.: специальные 502  
приспособленные 503  
Протяженность стеллажных полок
(в пог. м.). Всего:

504
 
в т.ч. металлических 505  
деревянных 506  
смешанных 507  
Степень загруженности (в %) 508  
Оснащенность зданий сигнализа-
цией (в %): охранная

509
 
пожарная 510  
Закартонировано ед. хр. 511  

Руководитель ____________________________________________________________
                  подпись          расшифровка подписи
" __ " __________________________
_________________________________
фамилия и телефон исполнителя

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word


Приложение 2

к Регламенту Государственного учета

документов Архивного фонда

Российской Федерации


Карточка фонда


Дата первого
поступления
фонда
Дата получе-
ния карточки
фонда
Место хранения фонда N фонда
      категория
      форма собственности
      срок хранения (только
для негосударственной
части АФ РФ)
     

Крайние даты каждо-
го названия фонда
Название фонда
   
   
   
   
   
объем
фонда
на 1
января
годы              
кол-во ед.хр./документов              
в т.ч. неописанных ед.хр./до-
кументов
             
имеющих страховые копии ед.хр.              

                    Оборотная сторона карточки фонда

Название описи, анно-
тация документов
Нач.
годы
Кон.
годы
Название описи, анно-
тация документов
Нач.
годы
Кон.
годы
           
           
           
           
           
           
                    Прежний N фонда ________________
Примечание: _____________________________________________________________
Дата: _______________ Должность _____________ Подпись ___________________


ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word


Приложение 3

к Регламенту Государственного учета

документов Архивного фонда

Российской Федерации


Название архива музея, библиотеки

_________________________________
_________________________________

                                Сведения
                 об изменениях и составе и объеме фондов
                          на 01.01. _______ г.
NN
пп
N
фон-
дов
кате-
гория
Назва-
ние
фонда
Поступило Выбыло Общее коли-
чество ед.
хр. в фонде
на 01.01...г
имею-
щих.
страхо-
вые ко-
пии ед.
хр.
При-
ме-
ча-
ние
**
Название
описи,ан-
нотация
докумен-
тов
Г
о
д
ы
Название
описи,ан-
нотация
докумен-
тов
Г
о
д
ы
внесе-
нных в
описи
ед.хр.
не
опи-
сан-
ных
ед.
хр./
доку-
мен-
тов
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
                       
     Итого: За   ___________   поступило   ____  фондов,  _______________
ед.хр./документов
     выбыло ________ фондов __________________ ед.хр./документов
     созданы страховые копии на ____________________ ед.хр.

     На 01.01......  г. в архиве по списку фондов числятся с N ....... по
N ......... номеров фондов,
     в том  числе:  номеров,  числящихся   в   наличии   _______   фондов
ед.хр./док.
     номеров фондов,   переданных   и    объединенных    (дела    которых
использовались и номер занимать нельзя) _________________________________
     утраченных ___________________________ фондов
     свободных номеров ___________________________

Директор _____________________________________________
                     (подпись, расшифровка подписи)

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word


Приложение 4

к Регламенту Государственного учета

документов Архивного фонда

Российской Федерации


Кому представляется _______________________________
                          наименование и адрес
___________________________________________________
                   получателя
Кем представляется ________________________________
                         наименование и адрес
___________________________________________________
             отчитывающейся организации
___________________________________________________
форма собственности отчитывающейся организации

                                 Паспорт
                           архива организации,
                  хранящей управленческую документацию
                       на 1 декабря 19 ______ года

     1. Общие сведения
Код
строки
Количество фондов Площадь архивохра-
нилища в кв.метрах
Загруженность архивохра-
нилища в процентах
А 1 2 3
101      

     2. Сведения о документах
Показатели Код
стро
ки
Количество единиц хранения
В
с
е
г
о
Крайние
даты
Из них внесено в описи,
утвержденные (согласо-
ванные) ЭПК архивного
учреждения
Хранит-
ся
сверх
устано-
вленно-
го сро-
ка
Образу-
ется в
год док
Нача-
льная
Ко-
неч
ная
В
с
е
г
о
Крайние даты
Начальная Конечная
А Б 1 2 3 4 5 6 7 8
Постоянного
хранения

201
               
По личному
составу

202
           
х
 

     3. Кадры
Код строки Количество штатных работников
301  

     Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)
     Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное
     Отопление: центральное, печное, отсутствует
     Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет
     Шкафы: деревянные, металлические; отсутствуют
     Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет
     Читальный зал: есть, нет
     Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается

" ___ " _________________ 19 _____ г.
Руководитель
_____________________________________
   фамилия и телефон исполнителя

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word


Приложение 4а

к Регламенту Государственного учета

документов Архивного фонда

Российской Федерации


Кому представляется _______________________________
                          наименование и адрес
___________________________________________________
                   получателя
Кем представляется ________________________________
                         наименование и адрес
___________________________________________________
             отчитывающейся организации
___________________________________________________
форма собственности отчитывающейся организации

                                 Паспорт
                           архива организации,
                     хранящей кинофотофонодокументы
                        на 1 декабря 19 ______ г.

     1. Кинодокументы
Показатели Код
стро
ки
Количество единиц хранения
В
с
е
г
о
Крайние
даты
Из них внесено в описи,
утвержденные ЭПК архив-
ного учреждения
Хранит-
ся
сверх
устано-
вленно-
го сро-
ка
нача-
льная
ко-
неч
ная
В
с
е
г
о
Крайние даты
начальная конечная
А Б 1 2 3 4 5 6 7
На 35-мм пленке 101              
На 16-мм пленке 102              

     2. Фотодокументы
Показатели Код
стро
ки
Количество единиц хранения
В
с
е
г
о
Крайние
даты
Из них внесено в описи,
утвержденные ЭПК архив-
ного учреждения
Хранит-
ся
сверх
устано-
вленно-
го сро-
ка
нача-
льная
ко-
неч
ная
В
с
е
г
о
Крайние даты
начальная конечная
А Б 1 2 3 4 5 6 7
Негативы черно-белые 201              
цветные 202              
Позитивы
на плен-
ке, диа-
позитивы
(слайды)
черно-белые 203              
цветные 204              
фотоотпе-
чатки
 
205
             
фотоаль-
бомы
количество
альбомов

206
             
количество
снимков

207
             

     3. Фонодокументы
Показатели Код
стро
ки
Количество единиц хранения
В
с
е
г
о
Крайние
даты
Из них внесено в описи,
утвержденные ЭПК архив-
ного учреждения
Хранит-
ся
сверх
устано-
вленно-
го сро-
ка
нача-
льная
ко-
неч
ная
В
с
е
г
о
Крайние даты
начальная конечная
А Б 1 2 3 4 5 6 7
Магнитные записи 301              
Граммофонные записи 302              
Записи на других но-
сителях

303
             

     4. Видеозаписи
Показатели Код
стро
ки
Количество единиц хранения
В
с
е
г
о
Крайние
даты
Из них внесено в описи,
утвержденные ЭПК архив-
ного учреждения
Хранит-
ся
сверх
устано-
вленно-
го сро-
ка
нача-
льная
ко-
неч
ная
В
с
е
г
о
Крайние даты
начальная конечная
А Б 1 2 3 4 5 6 7
Видеозаписи 401              

     5. Кадры
Виды архивов Код строки Количество штатных работников
А Б 1
фильмотеки 501  
фототеки 502  
фонотеки 503  
видеотеки 504  

     Условия хранения документов: (нужное подчеркнуть):
     Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное
     Отопление: центральное, печное, отсутствует
     Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные
     Шкафы: металлические, деревянные
     Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет
     Читальный зал: есть, нет
     Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается

" ___ " _________________ 19 _____ г.                        Руководитель
_____________________________________
   фамилия и телефон исполнителя

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word


Приложение 4б

к Регламенту Государственного учета

документов Архивного фонда

Российской Федерации


Кому представляется _______________________________
                          наименование и адрес
___________________________________________________
                   получателя
Кем представляется ________________________________
                         наименование и адрес
___________________________________________________
             отчитывающейся организации
___________________________________________________
форма собственности отчитывающейся организации

                                 Паспорт
                           архива организации,
                хранящей научно-техническую документацию
                        на 1 декабря 19 ______ г.

     1. Научно-техническая документация. Общие сведения
Показатели Код
строки
Количество единиц хранения
Всего Крайние даты
Начальная Конечная
А Б 1 2 3
Научно-исследовательская 101      
Конструкторская 102      
Технологическая 103      
Проектная 104      
Прочие виды 105      
Всего 106      

     2. Научно-техническая  документация,  отнесенная к составу Архивного
фонда Российской Федерации
Показатели Код
стро
ки
Количе-
ство
проек-
тов,
проблем
(тем),
утверж-
денных
ЭПК ар-
хивных
учреж-
дений
Крайние
даты
Количество единиц хранения
Внесен-
ных в
описи
утверж-
денные
ЭПК ар-
хивных
учрежде-
ний,
всего
Крайние даты Хранит-
ся
сверх
устано-
вленно-
го сро-
ка
Нача-
льная
Ко-
неч
ная
Нача-
льная
Конеч-
ная
А Б 1 2 3 4 5 6 7
Научно-исследова-
тельская

201
             
Конструкторская 202              
Технологическая 203              
Проектная 204              
Прочие виды 205              
Всего 206              

     3. Документы на машинных носителях информации. Базы данных (БД)
Показатели Код
стро
ки
Количе-
ство
баз
данных
Объем
записан-
ной инфо-
рмации
(Мбайт)
Сведения о документах на ма-
шинных носителях
Количес-
тво ед.
хр. ДМН
Объем
записа-
нной
инфор-
мации
(М.
байт)
Крайние даты
Нача-
льная
Конеч-
ная
А Б 1 2 3 4 5 6
Документы на ма-
шинных носителях
информации


301
           

     4. Управленческая документация
Показатели Код
стро
ки
Количество единиц хранения
В
с
е
г
о
Крайние
даты
Из них внесено в описи,
утвержденные (согласо-
ванные) ЭПК архивного
учреждения
Хранит-
ся
сверх
устано-
вленно-
го сро-
ка
Нача-
льная
Ко-
неч
ная
В
с
е
г
о
Крайние даты
Начальная Конечная
А Б 1 2 3 4 5 6 7
Постоянного хранения 401              
По личному составу 402             х

     5. Кадры
Виды архивов Код строки Количество штатных работников
А Б 1
Научно-технической
документации

501
 
Управленческой документа-
ции

502
 

     Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)
     Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное
     Отопление: центральное, печное, отсутствует
     Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные
     Шкафы: металлические, деревянные
     Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет
     Читальный зал: есть, нет
     Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается

" ___ " _________________ 19 _____ г.                        Руководитель
_________________________________________________________________________
   фамилия и телефон исполнителя

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word


Приложение 5

к Регламенту Государственного учета

документов Архивного фонда

Российской Федерации


Кому представляется _______________________________
                          наименование
___________________________________________________
                   и адрес получателя
Кем представляется ________________________________
                         наименование и адрес
___________________________________________________
             отчитывающейся организации

                                 Паспорт
            организации, хранящей документы отраслевого фонда
            _________________________________________________
                       название отраслевого фонда
                       на 1 декабря 19 ______ года

     1. Сведения о хранилищах
Код строки Количество хранилищ Площадь
хранилищ
Степень
загруженности (%)
А 1 2 3
101      

     2. Сведения о документах
Показатели Код
стро-
ки
Количест-
во единиц
хранения
Крайние даты Количество
баз данных
Объем запи-
санной ин-
формации
(М.байт)
нача-
льная
конеч-
ная
А Б 1 2 3 4 5
Научно-техничес-
кая документация

201
     
-

-
Фотодокументы
***
202       - -
Документы на ма-
шинных носителях

203
         
Другие документы 204       - -

     3. Кадры
Код строки Количество штатных работников
А 1
301  

     Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)
     Хранилище: сухое,     сырое,     светлое,     темное,     специально
построенное, приспособленное, нет
     Отопление: центральное, печное, отсутствует
     Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные
     Сигнализация: пожарная: есть, нет
     охранная: есть, нет
     Читальный зал: есть, нет
     Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается

     Руководитель организации,  предприятия   _____________   Расшифровка
                                                 подпись      подписи
" ___ " _________________ 19 _____ г.
_____________________________________
   фамилия, и.о. исполнителя

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word


Приложение 6

к Регламенту Государственного учета

документов Архивного фонда

Российской Федерации


Кому представляется _______________________________
                          наименование и адрес
___________________________________________________
                      получателя
Кем представляется ________________________________
                         наименование и адрес
___________________________________________________
             отчитывающейся организации

                                Сведения
        о состоянии хранения документов в организациях-источниках
                комплектования государственных, районных,
                            городских архивов
                       на 1 декабря 19 _____ года

     1. Сведения об организациях, передающих в государственные, районные,
городские архивы управленческую документацию
Показатели Код
стро
ки
В
с
е
г
о
Из них имеют
Согласованные
с архивными
учреждениями
Поме-
щения
для
хране-
ния
доку-
ментов
Штат-
ных
работ-
ников
Полностью
подготовили
документы к
передаче на
постоянное
хранение
(утвердили
описи на
ЭПК архив-
ного учреж-
дения)
Но-
менкла
туры
дел
Инструк
ции по
дело-
произ-
водству
А Б 1 2 3 4 5 6
Общее количество ор-
ганизаций

101
           
Количество негосудар-
ственных организаций

102
           
Количество организа-
ций профиля комплек-
тования госархивов
(всего)



103
           
Количество негосудар-
ственных организаций
профиля комплектова-
ния госархивов



104
           
Количество организа-
ций профиля комплек-
тования районных, го-
родских архивов
(всего)




105
           
Количество негосудар-
ственных организаций
профиля комплектова-
ния районных, городс-
ких архивов




106
           
Количество объединен-
ных ведомственных ар-
хивов


107
 

Х


Х
   

Х
Количество архивов по
личному составу при
администрациях


108
 

Х


Х
   

Х

Примечание:

1. Сведения строк 107, 207 не включаются в сведения строк 101 - 106, 201 - 206.

2. В сведения строк 108, 208 не включаются сведения об архивах документов по личному составу при администрациях, вошедших в систему ГАС.


     2. Сведения об управленческой документации
Показатели Код
ст-
ро-
ки
Документы постоянного хранения Документы
по лично-
му соста-
ву
Обра-
зует-
ся в
год
дел
пос-
тоян-
ного
хра-
нения
Все-
го
еди-
ниц
хра-
не-
ния
Крайние
даты
Из них
внесе-
ны в
описи,
утвер-
жден-
ные
ЭПК
арх.
учр.
Крайние
даты
Хра-
няться
сверх
уста-
нов-
лен-
ного
срока
На-
ча-
ль-
ная
Ко-
не-
ч-
ная
На-
ча-
ль-
ная
Ко-
не-
ч-
ная
Все-
го
ед.
хра-
не-
ния
Из
них
вне-
сены
в
опи-
си,
сог-
ла-
со-
ван-
ные
ЭПК
А Б 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Во всех органи-
зациях

201
                   
В негосударстве-
нных организаци-
ях


202
                   
В организациях
профиля комплек-
тования госархи-
вов (всего)



203
                   
В негосударстве-
нных организаци-
ях профиля комп-
лектования госа-
рхивов




204
                   
В организациях
профиля комплек-
тования районных
, городских ар-
хивов (всего)




205
                   
В негосударстве-
нных организаци-
ях профиля комп-
лектования райо-
нных, городских
архивов





206
                   
В объединенных
ведомственных
архивах


207
                   
В архивах доку-
ментов по лично-
му составу при
администрациях



208



х



х



х



х



х



х



х
   


х

     3. Сведения      об      организациях-источниках      комплектования
государственных, районных,     городских    архивов    научно-технической
документацией.
Показатели Код
ст-
ро-
ки
Количество ор-
ганизаций
Количество единиц хранения (томов,
папок)****
В
с
е
г
о
Имеющих
помеще-
ния для
хране-
ния до-
кумен-
тов
Имею-
щих
штат-
ных
рабо-
тни-
ков
Все-
го
Крайние
даты
Из них
внесе-
ны в
описи,
утвер-
жден-
ные
ЭПК
арх.
учр.
Крайние
даты
Храни-
тся
сверх
уста-
новле-
нного
срока
На-
ча-
ль-
ная
Ко-
не-
ч-
ная
На-
ча-
ль-
ная
Ко-
не-
ч-
ная
А Б 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Организации 301                    
В том числе
негосударствен-
ные организации


302
                   

     4. Сведения о кинофотофонодокументах
Виды организаций Код
ст-
ро-
ки
Количество ор-
ганизаций, сос-
ящих на учете
архивных учреж-
дений
Количество единиц хранения
Все-
го
Крайние
даты
Из них внесено
в описи, утве-
ржденные ЭПК
архивного уч-
реждения
Храни-
тся
сверх
уста-
новле-
нного
срока
На-
ча-
ль-
ная
Ко-
не-
ч-
ная
В
с
е
г
о
Из них имеют
Помеще-
ния для
хране-
ния до-
кумен-
тов
Штат-
ных
рабо-
тни-
ков
В
с
е
г
о
Крайние даты
Нача-
льная
Коне-
чная
А Б 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Организации,
хранящие кинодо-
кументы (всего)


401
                   
Негосударствен-
ные организации,
хранящие кинодо-
кументы



402
                   
Организации,
хранящие фотодо-
кументы (всего)


403
                   
Негосударствен-
ные организации,
хранящие фотодо-
кументы



404
                   
Организации,
хранящие фонодо-
кументы (всего)


405
                   
Негосударствен-
ные организации,
хранящие фонодо-
кументы



406
                   
Организации,
хранящие видео-
записи (всего)


407
                   
Негосударствен-
ные организации,
хранящие видео-
записи



408
                   

     5. Сведения  об  организациях, хранящих  документы отраслевых фондов
        *****
Код строки Количество организаций
Всего Из них имеют
помещения для
хранения док-тов
штатных работников
А 1 2 3
501      
Показатели Код
стро-
ки
Количество единиц хранения
В
с
е
г
о
Крайние даты Из них
внесено в
описи,
книги уче-
та и опи-
сания
Крайние даты
Началь-
ная
Конеч-
ная
Начальная Конечная
А Б 1 2 3 4 5 6
Научно-техничес-
кая документация

502
           
Кинодокументы 503            
Фотодокументы 504            
Фонодокументы 505            
Видеозаписи 506            
Документы на ма-
шинных носителях

507
           
" ___ " _________________ 19 _____ г.
                    Руководитель
_____________________________________
   фамилия и телефон исполнителя

-------------------------------------------------------------------------

* Сведения гр. 4 представляются отдельно в установленном порядке

** В примечании указывается форма собственности, срок хранения документов (только для негосударственной части Архивный фонд Российской Федерации)

*** В строке 202 указывается количество подлинников (негативов и позитивов при отсутствии негативов) без учета копий и отпечатанных позитивов

**** Объем листов чертежей, не помещенных в папки, дается в условных папках из расчета: 50 листов формата A4 = 1 папке

***** Заполняется только Росархивом


В Регламенте определены порядок централизованного государственного учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации.



Приказ Росархива от 11 марта 1997 г. N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации"


Зарегистрировано в Минюсте РФ 8 июля 1997 г.

Регистрационный N 1344


Настоящий приказ вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования


Текст приказа опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, сентябрь 1997 г., N 17 (дата подписания выпуска в печать 9 сентября 1997 г.)