Письмо Федеральной нотариальной палаты от 13 декабря 2010 г. N 2473/07-17 О применении Правил нотариального делопроизводства в целях выработки единой практики

Письмо Федеральной нотариальной палаты от 13 декабря 2010 г. N 2473/07-17

Направляю для сведения мнение Федеральной нотариальной палаты по ряду вопросов применения Правил нотариального делопроизводства, утвержденных приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 года N 403 и решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 18 ноября 2009 года N 11/09.

Приложение: на 5 листах.

Президент Палаты

М.И. Сазонова

О регистрации организационно-распорядительных документов (пункт 9 Правил)

Согласно пункту 9 Правил организационно-распорядительные документы подлежат регистрации в Журнале регистрации организационно-распорядительных документов (приложение N 1 к Правилам). Если организационно-распорядительный документ направляется нотариусом иному лицу или организации (например, поручение о принятии мер по охране наследственного имущества в соответствии со статьей 65 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате посылается другому нотариусу), он подпадает под действие пункта 31 Правил о регистрации в журнале исходящей корреспонденции.

Принимая во внимание, что журналы регистрации распорядительных документов подлежат постоянному хранению, а срок хранения журналов регистрации исходящей корреспонденции - 5 лет (пункты "а", "г" статьи 258 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558), исходящий от нотариуса организационно-распорядительный документ может быть зарегистрирован только в журнале регистрации организационно-распорядительных документов.

Об обозначении в организационно-распорядительных документах должности нотариуса и места составления документа (пункт 7 Правил)

Основами законодательства Российской Федерации о нотариате (далее - Основы) для обозначения положения лица, наделенного полномочиями нотариуса, применяется термин "должность нотариуса" (статьи 2, 3, 12 Основ). В связи с чем в организационно-распорядительных документах должность нотариуса обозначается термином "нотариус".

Место составления организационно-распорядительного документа, по мнению Федеральной нотариальной палаты, должно обозначаться по аналогии с обозначением места выдачи нотариального акта или совершения нотариального действия - указанием наименования объекта административно-территориального деления, в котором нотариус имеет место для совершения нотариальных действий в соответствии со статьей 13 Основ (формы NN 3-22, 68-72, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 10 апреля 2002 N 99).

О документах, заверяемых оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (пункт 36 Правил)

Правилами (пункт 36) предусмотрено заверение подписи нотариуса, проставляемой на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - оттиск гербовой печати).

Представляется, что оттиск гербовой печати проставляется на нотариальных актах, а также на документах, для которых проставление оттиска гербовой печати предусмотрено Правилами (организационно-распорядительные документы, расписки и др.). В иных случаях вопрос об оттиске печати, проставляемой на документе - гербовой или без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации - решается нотариусом самостоятельно.

О делах, включаемых в номенклатуру дел нотариуса (пункты 46, 53 Правил)

Номенклатура дел составляется для учета всех находящихся в делопроизводстве нотариуса документов, сгруппированных в дела (пункт 46 Правил), в связи с чем в номенклатуру дел должны быть включены как вновь начатые в календарном году дела, так и переходящие дела.

По окончании календарного года номенклатура дел закрывается итоговой записью о количестве и категориях дел, находящихся в производстве, далее - Итоговая запись (приложение N 10 к Правилам с изменениями, внесенными приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 23.11.2010 N 360). Таким образом, в графу 3 номенклатуры дел (приложение N 9 к Правилам) вписываются тома (части) как вновь заведенных в календарном году дел, так и дел переходящих.

Отражение информации в Итоговой записи (пункт 56 Правил)

Из наименования и содержания Итоговой записи следует, что в рассматриваемый документ включаются дела, находящиеся в производстве нотариуса в конкретном календарном году.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), сведения о количестве заведенных томов (частей) дела отражаются в графе 3 номенклатуры дел (пункт 53 Правил).

О переходящих делах (пункт 54 Правил)

В соответствии с пунктом 54 Правил (с изменениями, внесенными приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 23.11.2010 N 360) не могут быть переходящими реестр для регистрации нотариальных действий нотариуса и номенклатура дел нотариуса.

О порядке отражения изменений в описях дел (пункты 84-86 Правил)

При изменении состава документов дела, включенного в опись дел постоянного или временного хранения (приложения NN 16,17 к Правилам), например, в случае добавления документов в дело, эти изменения следует отражать в графе "Примечание".

В случае разделения дела на тома, а томов дела - на части, каждый том или часть тома вносится в опись дел постоянного или временного хранения под отдельным порядковым номером как самостоятельное дело.

О возможности внесения изменений в утвержденные нотариальной палатой описи дел постоянного и временного хранения (пункт 90 Правил)

Требование об утверждении нотариальной палатой описей дел постоянного и временного хранения содержалось в пункте 90 Правил, который исключен приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 23.11.2010 N 360.

О внесении изменений во внутреннюю опись документов дела (пункт 81 Правил)

Изменение состава документов, включенных во внутреннюю опись документов дела (приложения NN 13, 14 к Правилам), по нашему мнению, отражается в графе "Примечание" внутренней описи.

О порядке передачи нотариусом дел лицу, временно его замещающему (пункт 105 Правил)

Из Правил (пункт 105) следует, что передача нотариусом своих полномочий лицу, замещающему нотариуса в период временного отсутствия, означает и передачу указанному лицу всех находящихся в делопроизводстве нотариуса дел, что отражено в наименовании и содержании граф Журнала учета приема-передачи полномочий и дел нотариуса (приложение N 18 к Правилам).

Таким образом, дополнительного оформления передачи дел нотариуса лицу, замещающему его в период временного отсутствия, не требуется.

О выдаче расписки (пункт 21 Правил)

Анализ пункта 21 Правил, предусматривающего передачу нотариусу необходимых для нотариального производства документов, во взаимосвязи с пунктом 125 Правил, устанавливающего выдачу нотариусом расписки о принятии документов, позволяет сделать вывод, что в расписке указываются представленные нотариусу подлинные документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство. Например, документы, подтверждающие факт смерти наследодателя, состав наследуемого имущества и т.д.

О ведении реестров для регистрации нотариальных действий (пункт 175-186 Правил)

Порядок ведения и заполнения реестров для регистрации нотариальных действий (далее - реестр) определен пунктами 175-186 Правил (в редакции приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 23.11.2010 N 360).

Правилами допускается одновременное ведение нотариусом одного общего реестра - для регистрации любых предусмотренных законодательством Российской Федерации нотариальных действий, по одному специальному реестру - для записей определенных видов нотариальных действий (например, для регистрации удостоверения доверенностей), и нескольких реестров для регистрации копий документов.

Нотариальное действие может быть зарегистрировано или в общем, или в специальном реестре (в случае его заведения нотариусом).

Если для регистрации определенного вида нотариальных действий введен специальный реестр, регистрация в нем нотариального действия другого вида возможна лишь в порядке исключения. Так, в реестре, предназначенном для регистрации удостоверения доверенностей, в порядке исключения может быть зарегистрирована копия доверенности.

Поскольку нотариальным действием является выдача свидетельства о праве на наследство (статья 36 Основ), а не "регистрация наследства", как указано в письме Тамбовской областной нотариальной палаты, ведение специального реестра, предназначенного для регистрации наследства, не будет согласовываться с положениями Правил.

О сокращении наименования документа при записи в реестр для регистрации нотариальных действий (пункт 184 Правил)

Общие требования к заполнению графы 5 реестра содержатся в пункте 184 Правил и предусматривают применение общепринятых сокращений при указании содержания нотариального действия, например, "г." - город, "кв." - квартира.

Вместе с тем представляется, что при заполнении графы 5 реестра допустимо применять сокращения также и при обозначении наименования документа, если указанные сокращения будут точными и понятными, не допускающими двоякого толкования наименования документа.

О заполнении графы 6 Журнала регистрации организационно-распорядительных документов (пункт 9 Правил)

Журнал регистрации организационно-распорядительных документов (приложение N 1 к Правилам) содержит графу 6 "Исполнитель". Поскольку в данном журнале подлежат регистрации не только документы, оставляемые в делах оформившего их нотариуса, но и направляемые другим физическим и юридическим лицам, представляется, что в графу 6 вносится запись о лице, которому направлен организационно-распорядительный документ. Например, в графу 6 вносятся данные о нотариусе или должностном лице органа местного самоуправления, которым направлено поручение о принятии мер по охране наследственного имущества в соответствии со статьей 65 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

О заполнении графы 2 Журнала учета приема-передачи полномочий дел нотариуса (пункт 19 Правил)

Учитывая, что лицо, желающее временно замещать нотариуса в период его временного отсутствия, наделяется полномочиями нотариуса территориальным органом Министерства юстиции Российской Федерации совместно с нотариальной палатой соответствующего субъекта Российской Федерации (статья 20 Основ), в графу 2 "Номер и дата приказа о замещении нотариуса" Журнала учета приема-передачи полномочий и дел нотариуса вписываются реквизиты приказа территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации.

О систематизации оконченных производством наследственных дел (раздел XI Правил)

Схема систематизации оконченных производством наследственных дел в архиве нотариуса (по дате заведения наследственного дела, по дате выдачи последнего свидетельства о праве на наследство и др.) Правилами не определена. В связи с чем, по мнению Федеральной нотариальной палаты, нотариус вправе самостоятельно выбрать порядок группировки оконченных производством наследственных дел для создания наиболее удобной системы их организации.