Купить систему ГАРАНТ Получить демо-доступ Узнать стоимость Информационный банк Подобрать комплект Семинары

Письмо Федеральной нотариальной палаты от 13 декабря 2010 г. N 2473/07-17 О применении Правил нотариального делопроизводства в целях выработки единой практики

Письмо Федеральной нотариальной палаты от 13 декабря 2010 г. N 2473/07-17

 

Направляю для сведения мнение Федеральной нотариальной палаты по ряду вопросов применения Правил нотариального делопроизводства, утвержденных приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 года N 403 и решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 18 ноября 2009 года N 11/09.

Приложение: на 5 листах.

 

Президент Палаты

М.И. Сазонова

 

О регистрации организационно-распорядительных документов (пункт 9 Правил)

Согласно пункту 9 Правил организационно-распорядительные документы подлежат регистрации в Журнале регистрации организационно-распорядительных документов (приложение N 1 к Правилам). Если организационно-распорядительный документ направляется нотариусом иному лицу или организации (например, поручение о принятии мер по охране наследственного имущества в соответствии со статьей 65 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате посылается другому нотариусу), он подпадает под действие пункта 31 Правил о регистрации в журнале исходящей корреспонденции.

Принимая во внимание, что журналы регистрации распорядительных документов подлежат постоянному хранению, а срок хранения журналов регистрации исходящей корреспонденции - 5 лет (пункты "а", "г" статьи 258 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558), исходящий от нотариуса организационно-распорядительный документ может быть зарегистрирован только в журнале регистрации организационно-распорядительных документов.

 

Об обозначении в организационно-распорядительных документах должности нотариуса и места составления документа (пункт 7 Правил)

Основами законодательства Российской Федерации о нотариате (далее - Основы) для обозначения положения лица, наделенного полномочиями нотариуса, применяется термин "должность нотариуса" (статьи 2, 3, 12 Основ). В связи с чем в организационно-распорядительных документах должность нотариуса обозначается термином "нотариус".

Место составления организационно-распорядительного документа, по мнению Федеральной нотариальной палаты, должно обозначаться по аналогии с обозначением места выдачи нотариального акта или совершения нотариального действия - указанием наименования объекта административно-территориального деления, в котором нотариус имеет место для совершения нотариальных действий в соответствии со статьей 13 Основ (формы NN 3-22, 68-72, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 10 апреля 2002 N 99).

 

О документах, заверяемых оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (пункт 36 Правил)

Правилами (пункт 36) предусмотрено заверение подписи нотариуса, проставляемой на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - оттиск гербовой печати).

Представляется, что оттиск гербовой печати проставляется на нотариальных актах, а также на документах, для которых проставление оттиска гербовой печати предусмотрено Правилами (организационно-распорядительные документы, расписки и др.). В иных случаях вопрос об оттиске печати, проставляемой на документе - гербовой или без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации - решается нотариусом самостоятельно.

 

О делах, включаемых в номенклатуру дел нотариуса (пункты 46, 53 Правил)

Номенклатура дел составляется для учета всех находящихся в делопроизводстве нотариуса документов, сгруппированных в дела (пункт 46 Правил), в связи с чем в номенклатуру дел должны быть включены как вновь начатые в календарном году дела, так и переходящие дела.

По окончании календарного года номенклатура дел закрывается итоговой записью о количестве и категориях дел, находящихся в производстве, далее - Итоговая запись (приложение N 10 к Правилам с изменениями, внесенными приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 23.11.2010 N 360). Таким образом, в графу 3 номенклатуры дел (приложение N 9 к Правилам) вписываются тома (части) как вновь заведенных в календарном году дел, так и дел переходящих.

 

Отражение информации в Итоговой записи (пункт 56 Правил)

Из наименования и содержания Итоговой записи следует, что в рассматриваемый документ включаются дела, находящиеся в производстве нотариуса в конкретном календарном году.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), сведения о количестве заведенных томов (частей) дела отражаются в графе 3 номенклатуры дел (пункт 53 Правил).

 

О переходящих делах (пункт 54 Правил)

В соответствии с пунктом 54 Правил (с изменениями, внесенными приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 23.11.2010 N 360) не могут быть переходящими реестр для регистрации нотариальных действий нотариуса и номенклатура дел нотариуса.

 

О порядке отражения изменений в описях дел (пункты 84-86 Правил)

При изменении состава документов дела, включенного в опись дел постоянного или временного хранения (приложения NN 16,17 к Правилам), например, в случае добавления документов в дело, эти изменения следует отражать в графе "Примечание".

В случае разделения дела на тома, а томов дела - на части, каждый том или часть тома вносится в опись дел постоянного или временного хранения под отдельным порядковым номером как самостоятельное дело.

 

О возможности внесения изменений в утвержденные нотариальной палатой описи дел постоянного и временного хранения (пункт 90 Правил)

Требование об утверждении нотариальной палатой описей дел постоянного и временного хранения содержалось в пункте 90 Правил, который исключен приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 23.11.2010 N 360.

 

О внесении изменений во внутреннюю опись документов дела (пункт 81 Правил)

Изменение состава документов, включенных во внутреннюю опись документов дела (приложения NN 13, 14 к Правилам), по нашему мнению, отражается в графе "Примечание" внутренней описи.

 

О порядке передачи нотариусом дел лицу, временно его замещающему (пункт 105 Правил)

Из Правил (пункт 105) следует, что передача нотариусом своих полномочий лицу, замещающему нотариуса в период временного отсутствия, означает и передачу указанному лицу всех находящихся в делопроизводстве нотариуса дел, что отражено в наименовании и содержании граф Журнала учета приема-передачи полномочий и дел нотариуса (приложение N 18 к Правилам).

Таким образом, дополнительного оформления передачи дел нотариуса лицу, замещающему его в период временного отсутствия, не требуется.

 

О выдаче расписки (пункт 21 Правил)

Анализ пункта 21 Правил, предусматривающего передачу нотариусу необходимых для нотариального производства документов, во взаимосвязи с пунктом 125 Правил, устанавливающего выдачу нотариусом расписки о принятии документов, позволяет сделать вывод, что в расписке указываются представленные нотариусу подлинные документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство. Например, документы, подтверждающие факт смерти наследодателя, состав наследуемого имущества и т.д.

 

О ведении реестров для регистрации нотариальных действий (пункт 175-186 Правил)

Порядок ведения и заполнения реестров для регистрации нотариальных действий (далее - реестр) определен пунктами 175-186 Правил (в редакции приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 23.11.2010 N 360).

Правилами допускается одновременное ведение нотариусом одного общего реестра - для регистрации любых предусмотренных законодательством Российской Федерации нотариальных действий, по одному специальному реестру - для записей определенных видов нотариальных действий (например, для регистрации удостоверения доверенностей), и нескольких реестров для регистрации копий документов.

Нотариальное действие может быть зарегистрировано или в общем, или в специальном реестре (в случае его заведения нотариусом).

Если для регистрации определенного вида нотариальных действий введен специальный реестр, регистрация в нем нотариального действия другого вида возможна лишь в порядке исключения. Так, в реестре, предназначенном для регистрации удостоверения доверенностей, в порядке исключения может быть зарегистрирована копия доверенности.

Поскольку нотариальным действием является выдача свидетельства о праве на наследство (статья 36 Основ), а не "регистрация наследства", как указано в письме Тамбовской областной нотариальной палаты, ведение специального реестра, предназначенного для регистрации наследства, не будет согласовываться с положениями Правил.

 

О сокращении наименования документа при записи в реестр для регистрации нотариальных действий (пункт 184 Правил)

Общие требования к заполнению графы 5 реестра содержатся в пункте 184 Правил и предусматривают применение общепринятых сокращений при указании содержания нотариального действия, например, "г." - город, "кв." - квартира.

Вместе с тем представляется, что при заполнении графы 5 реестра допустимо применять сокращения также и при обозначении наименования документа, если указанные сокращения будут точными и понятными, не допускающими двоякого толкования наименования документа.

 

О заполнении графы 6 Журнала регистрации организационно-распорядительных документов (пункт 9 Правил)

Журнал регистрации организационно-распорядительных документов (приложение N 1 к Правилам) содержит графу 6 "Исполнитель". Поскольку в данном журнале подлежат регистрации не только документы, оставляемые в делах оформившего их нотариуса, но и направляемые другим физическим и юридическим лицам, представляется, что в графу 6 вносится запись о лице, которому направлен организационно-распорядительный документ. Например, в графу 6 вносятся данные о нотариусе или должностном лице органа местного самоуправления, которым направлено поручение о принятии мер по охране наследственного имущества в соответствии со статьей 65 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

 

О заполнении графы 2 Журнала учета приема-передачи полномочий дел нотариуса (пункт 19 Правил)

Учитывая, что лицо, желающее временно замещать нотариуса в период его временного отсутствия, наделяется полномочиями нотариуса территориальным органом Министерства юстиции Российской Федерации совместно с нотариальной палатой соответствующего субъекта Российской Федерации (статья 20 Основ), в графу 2 "Номер и дата приказа о замещении нотариуса" Журнала учета приема-передачи полномочий и дел нотариуса вписываются реквизиты приказа территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации.

 

О систематизации оконченных производством наследственных дел (раздел XI Правил)

Схема систематизации оконченных производством наследственных дел в архиве нотариуса (по дате заведения наследственного дела, по дате выдачи последнего свидетельства о праве на наследство и др.) Правилами не определена. В связи с чем, по мнению Федеральной нотариальной палаты, нотариус вправе самостоятельно выбрать порядок группировки оконченных производством наследственных дел для создания наиболее удобной системы их организации.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Разъяснены некоторые вопросы применения правил нотариального делопроизводства.

В частности, указано, что журналы регистрации распорядительных документов хранятся постоянно, а исходящей корреспонденции - 5 лет. В связи с этим исходящий от нотариуса организационно-распорядительный документ может быть зарегистрирован только в журнале регистрации организационно-распорядительных документов.

В организационно-распорядительных документах должность нотариуса обозначается термином "нотариус", место составления - указанием наименования объекта административно-территориального деления, в котором он имеет место для совершения нотариальных действий.

Не могут быть переходящими реестр для регистрации нотариальных действий и номенклатура дел.


Письмо Федеральной нотариальной палаты от 13 декабря 2010 г. N 2473/07-17


Текст письма официально опубликован не был