Вопрос: Бюджетное учреждение скорой медицинской помощи эксплуатирует автомобили, на которых установлены датчики контроля уровня топлива. Датчики и автомобили технически исправны. На каждом автомобиле работают посменно 4 водителя, путевые листы оформляются по окончании каждой смены. По показаниям датчика одного из автомобилей в его топливном баке находится немногим более 50 литров топлива (общий объем бака - 65 литров). При этом согласно данным путевых листов остаток бензина в баке составил около 15 литров. Какие действия следует предпринять учреждению для установления реальных данных? Можно ли вносить исправления в путевой лист? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2016 г.)

Бюджетное учреждение скорой медицинской помощи эксплуатирует автомобили, на которых установлены датчики контроля уровня топлива. Датчики и автомобили технически исправны. На каждом автомобиле работают посменно 4 водителя, путевые листы оформляются по окончании каждой смены.

По показаниям датчика одного из автомобилей в его топливном баке находится немногим более 50 литров топлива (общий объем бака - 65 литров). При этом согласно данным путевых листов остаток бензина в баке составил около 15 литров.

Какие действия следует предпринять учреждению для установления реальных данных? Можно ли вносить исправления в путевой лист?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

С целью объективного определения соответствия фактического наличия объектов нефинансовых активов (ГСМ) данным регистров бухгалтерского учета в учреждении должна быть проведена инвентаризация. Если по результатам проведенной инвентаризации будут выявлены отклонения, целесообразно провести работу по детальному выяснению всех обстоятельств, способствовавших возникновению отклонений, а также проведение мероприятий внутреннего контроля в отношении функционирования системы документооборота, принятой в учреждении.

Исправления в путевые листы могут быть внесены по согласованию с лицами, составившими и (или) подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц с указанием надписи "Исправленному верить" ("Исправлено") и даты внесения исправлений.

Обоснование вывода:

1. Прежде всего отметим, что списание ГСМ в учреждениях госсектора осуществляется не в размере установленных норм, а исходя из фактического расхода в пределах установленных норм.

Для этого производится сопоставление фактически израсходованных объемов ГСМ с объемами, которые при конкретных обстоятельствах (пробеге, времени работы) должны были быть израсходованы в соответствии с установленными нормами. Если фактический расход ГСМ укладывается в установленные нормы, в учете отражается списание топлива по кредиту счета 105 00 "Материальные запасы".

Для определения нормативного расхода ГСМ за смену необходимо умножить пробег автомобиля за смену в километрах на установленную норму расхода ГСМ в литрах на 100 км пробега, а полученный результат разделить на 100. Полученная сумма подлежит отражению в Путевом листе в поле, предназначенном для записи данных о расходе горючего по норме.

Для определения фактического расхода ГСМ за смену к его остатку в баке транспортного средства на начало смены следует прибавить количество ГСМ, заправленного в бак транспортного средства в течение смены, и из этой суммы вычесть остаток ГСМ в баке на конец смены.

Если, как в рассматриваемой ситуации, на транспортное средство установлен датчик контроля уровня топлива, то данные в графах путевого листа об остатке топлива на начало и конец смены должны заполняться на основании показателей датчика.

При оформлении Путевых листов в учреждении в описанном порядке сложностей со списанием ГСМ возникать не должно.

2. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

То есть инвентаризация является инструментом, с помощью которого можно объективно определить соответствие фактического наличия объектов данным регистров бухгалтерского учета. Обязательность процедуры инвентаризации определена ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ).

В соответствии с ч. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п.п. 6, 20 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств устанавливается локальным нормативным актом (приказом, распоряжением) госучреждения в рамках формирования учетной политики с учетом положений законодательства Российской Федерации (смотрите также письмо Минфина России от 15.07.2014 N 02-06-10/34544). При этом оговариваются случаи и сроки проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации в различных случаях (письма Минфина России от 13.01.2015 N 02-06-10/70, от 30.12.2013 N 02-06-010/58448).

При выявлении в ходе инвентаризации нефинансовых и финансовых активов недостач или излишков (неучтенного имущества) любые установленные расхождения с данными бухгалтерского учета, предоставленными бухгалтерской службой, фиксируются инвентаризационной комиссией в Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) независимо от того, какие обстоятельства стали причиной этого отклонения.

Результаты инвентаризации оформляются профильной комиссией Актом о результатах инвентаризации (ф. 0504835), который составляется на основании Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) и будет являться основанием для оприходования выявленных активов.

Однако следует понимать: не каждый указанный в ведомости излишек в итоге будет отражен в регистрах учета как неучтенное имущество, выявленное в ходе инвентаризации. Дело в том, что отклонения могут быть обусловлены ошибками сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц или контрагентов госучреждения. Таким образом, прежде чем отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском учете, необходимо провести работу по детальному выяснению всех обстоятельств, способствовавших возникновению отклонений. В данном случае также целесообразно проведение мероприятий внутреннего контроля в отношении функционирования системы документооборота, принятой в учреждении.

3. В соответствии с п. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

А согласно п. 10 Инструкции N 157н первичные (сводные) учетные документы (кроме документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами) с внесенными в них исправлениями могут быть приняты к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и (или) подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц с указанием надписи "Исправленному верить" ("Исправлено") и даты внесения исправлений.

Таким образом, исправления в путевых листах допускаются лишь в установленном нормативными документами порядке.

К сведению:

Если в учреждении систематически имеют место факты существенных отклонений фактически израсходованных ГСМ от установленных норм, должностным лицам учреждения целесообразно провести работу по выяснению причин таких отклонений. Вполне возможно, что после проведенного расследования будет установлено, что в учреждении применяются завышенные нормы расхода ГСМ.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:

- Энциклопедия решений. Отражение в учете госучреждения излишков нефинансовых активов, выявленных при инвентаризации;

- Энциклопедия решений. Исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета госучреждения.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Сапетина Ирина

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Миллиард Мария

19 февраля 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.