Вопрос: Учреждением были перечислены денежные средства подотчетному лицу на его банковский счет (карту). Должен ли он представлять авансовый отчет? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2013 г.)

Учреждением были перечислены денежные средства подотчетному лицу на его банковский счет (карту).

Должен ли он представлять авансовый отчет?

Отметим, что практика выдачи денежных средств сотрудникам государственных (муниципальных) учреждений под отчет путем перечисления средств на банковские счета (карты) этих сотрудников в последние годы не стала чем-то необычным.

Напротив, специалисты уполномоченных органов*(1) и независимые эксперты*(2) неоднократно указывали на возможность осуществления расчетов с подотчетными лицами подобным образом.

Однако способ выдачи подотчетной суммы сотруднику (выдача наличных денег из кассы, перечисление на банковскую карту) не влечет каких-либо изменений в остальные условия и правила, сопровождающие выдачу денежных средств под отчет.

Так, учреждением в обязательном порядке должно быть соблюдено следующее:

1) выдача (перечисление) подотчетной суммы должна осуществляться по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции N 157н*(3), п. 4.4 Положения N 373-П*(4));

2) выдача (перечисление) подотчетной суммы допускается только при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученным ранее в подотчет (п. 214 Инструкции N 157н*(3), п. 4.4 Положения N 373-П*(4));

3) подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу представить Авансовый отчет (формы 0504049)*(5) с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы (п. 216 Инструкции N 157н*(3), п. 4.4 Положения N 373-П*(4)).

Именно на основании Авансового отчета (форма 0504049) может быть отражено уменьшение дебиторской задолженности подотчетного лица перед учреждением (п. 216 Инструкции N 157н*(3)). При этом сведения о суммах денежных средств, перечисленных подотчетному лицу авансом, с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета, могут быть указаны в Авансовом отчете (форма 0504049) в графах и строках "Получен аванс" на основании данных соответствующих документов (например Заявки на кассовый расход (форма 0531801) и Выписки из лицевого счета (форма 0531759)).

Рекомендуем Вам также ознакомиться с Энциклопедией решений. Учет расчетов госучреждения с сотрудниками при перечислении подотчетных сумм на банковские карты.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

государственный советник РФ 3 класса Семенюк Александр

Ответ прошел контроль качества

10 января 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Смотрите, например:

- письмо Федерального казначейства от 26.07.2011 N 42-7.4-05/5.2-500;

- письмо ЦБР от 24.12.2008 N 14-27/513;

- Вопрос: Какими записями отразить в учете казенного учреждения перечисление командировочных расходов на банковские счета, открытые работникам для операций с использованием расчетных (дебетовых) карт? ("Бюджетный учет", N 3, март 2012 г.).

*(2) Смотрите:

- Вопрос: Подскажите, пожалуйста, как правильно отразить в бухгалтерском учете операции в случае перечисления на банковские счета, открытые физическим лицам для операций с использованием расчетных (дебетовых) карт, военнослужащим подотчетных сумм на оплату проезда в отпуск? ("Бюджетный учет", N 7, июль 2012 г.);

- Вопрос: Подскажите, пожалуйста, можно ли перечислять возмещение командировочных расходов сотрудникам на банковские карты и какими бухгалтерскими записями отразить данную операцию? ("Бюджетный учет", N 5, май 2011 г.);

- Вопрос: В учреждении отсутствует касса. Подотчетные суммы перечисляют сотрудникам на банковские карты. Соответственно в бухгалтерском учете операции с подотчетными суммами отражают в корреспонденции со счетом бюджетного учета 0 201 01 000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах". Подобная операция не предусмотрена Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 10 февраля 2006 г. N 25н (далее - Инструкция N 25н). Правомерны ли наши действия? ("Бюджетный учет", N 2, февраль 2008 г.).

*(3) "Инструкция...", утвержденная приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

*(4) Положение ЦБР от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций...".

*(5) Данная форма авансового отчета утверждена приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н.