Письмо ЦБР от 5 августа 1998 г. N 169-Т "О размещении архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций"

Письмо ЦБР от 5 августа 1998 г. N 169-Т
"О размещении архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций"


В связи с поступающими от территориальных учреждений Банка России вопросами о размещении архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций Центральный банк Российской Федерации в соответствии с совместным письмом Банка России и Росархива от 15.01.98 и 16.01.98 N 12-Т, 4/44-Е "Об обеспечении сохранности документов кредитных организаций" рекомендует следующее.

Согласно п.17 Положения "Об Архивном фонде Российской Федерации" (утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 г. N 552) архивы кредитных организаций, принадлежащие им на праве собственности, отнесены к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. Согласно п.20 указанного Положения в случае ликвидации кредитной организации независимо от формы ликвидации при отсутствии правопреемников ее архивные документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России (Росархив).

Перечень документов, в отношении которых установлены постоянные и временные сроки хранения, регламентирован "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" (утвержден Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88 г.).

Отнесение архивных документов кредитных организаций к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также их передача на постоянное и временное хранение осуществляются органами и учреждениями Федеральной архивной службы России (далее - учреждения Росархива) совместно с ликвидационной комиссией (конкурсным управляющим) на основании договора (соглашения) после экспертизы ценности указанных документов.

Если такой договор ранее не был заключен кредитной организацией с учреждением Росархива, то он должен быть заключен с этим учреждением ликвидационной комиссией (конкурсным управляющим). В договоре предусматривается обязанность учреждения Росархива провести экспертизу ценности передаваемых архивных документов. Одним из основных условий заключения договора является оплата оказываемых учреждением Росархива услуг, связанных с оформлением и принятием на хранение документов.

Расходы на оплату услуг учреждению Росархива предусматриваются в смете на осуществление ликвидационных процедур и оплачиваются до закрытия корреспондентского счета ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего) во внеочередном порядке.

В случае отсутствия у ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего) денежных средств, необходимых для оплаты услуг по оформлению и принятию на хранение документов, а также в случае отказа со стороны учреждения Росархива в принятии документов после проведения экспертизы их ценности архив кредитной организации как имущество, оставшееся после ее ликвидации, может быть передан ликвидационной комиссией (конкурсным управляющим) на хранение учредителям (участникам) кредитной организации.

При наличии письменного отказа учреждения Росархива в приеме документов на хранение либо проведении экспертизы их ценности ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) вправе обжаловать действия Росархива в арбитражном суде.

Передача архива учредителям (участникам) ликвидируемой кредитной организации осуществляется на основании акта приема-передачи архивных дел с указанием в нем их перечня либо с приложением к нему описи передаваемых дел. В акте в обязательном порядке указываются сроки хранения каждого дела в соответствии с Номенклатурой дел кредитной организации, подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур (прилагается). Учредители (участники) кредитной организации самостоятельно принимают решение о месте дальнейшего хранения архивных документов ликвидируемой кредитной организации (либо в своих архивах до момента окончания сроков хранения документов, либо решают вопрос о передаче на хранение в учреждения Росархива).

В исключительных случаях (отсутствие учреждения Росархива по местонахождению ликвидируемой кредитной организации, неспособность участников кредитной организации принять и обеспечить хранение (размещение) документов кредитной организации либо фактическое отсутствие таких участников, отсутствие на корреспондентском счете ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего) денежных средств, достаточных для оплаты услуг учреждения Росархива и т.п.) архивы ликвидируемых кредитных организаций могут принимать на хранение территориальные учреждения Банка России при наличии у них технических возможностей. Прием на хранение документов в этом случае должен осуществляться на основании акта приема-передачи архивных дел в соответствии с Номенклатурой дел.

Документы, отобранные для уничтожения после экспертизы их ценности учреждением Росархива, а также документы временного срока хранения, практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых в соответствии с "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" истекли, уничтожаются без дополнительного согласования с учреждением Росархива.

Уничтожение документов производится ликвидационной комиссией (конкурсным управляющим), оформляется соответствующим актом с приложением описи уничтоженных документов и утверждается председателем ликвидационной комиссии (конкурсным управляющим). В состав комиссии по уничтожению документов должны входить не менее трех человек (члены ликвидационной комиссии либо представители собрания (комитета) кредиторов, осуществляющего контроль за ликвидацией кредитной организации).

Территориальные учреждения Банка России в своих заключениях об окончании ликвидации кредитных организаций и внесении в Книгу государственной регистрации кредитных организаций записи об их ликвидации, а конкурсный управляющий (ликвидационная комиссия) в своем отчете о завершении ликвидации должны сообщать о местонахождении размещенного на хранение архива (части архива) кредитной организации, а также об уничтожении соответствующей его части, если таковое имело место.

Приложение: Номенклатура дел кредитной организации, подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур.


Заместитель Председателя ЦБ РФ

А.В.Турбанов


Приложение

к письму ЦБР

от 5.08.98 N 169-Т


Номенклатура дел
(перечень документов) кредитной организации,
подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур


N
п/п
Наименование
дел
Срок
хранения


1
I. Документы органов управления кредитной организации и
внутренние нормативные документы
Решения, постановления, протоколы высших органов управ-
ления кредитной организации и документы к ним



постоянно
2 Постановления, протоколы заседаний исполнительного орга-
на кредитной организации и документы к ним

постоянно
3 Приказы и распоряжения кредитной организации постоянно
4 Инструкции, правила, положения и другие внутренние нор-
мативные документы кредитной организации

постоянно

5
II. Документы о приеме и передаче филиалов
Документы о приеме филиалов других кредитных организаций
или передаче филиалов в другие кредитные организации,
передаточные, разделительные, ликвидационные балансы фи-
лиалов и документы к ним



постоянно


6
III. Документы ревизий и проверок кредитной организации,
отчеты по различным видам деятельности
Документы (отчеты, акты, справки) ревизий и проверок
кредитной организации органами финансового контроля



постоянно
7 Отчеты о контрольно-ревизионной работе и документы к ним постоянно
8 Отчеты кредитной организации о финансово-хозяйственной
деятельности

постоянно
9 Бухгалтерские отчеты и балансы и документы к ним (объяс-
нительные записки, рекламации)

постоянно
10 Отчеты о кассовой работе и инкассации постоянно
11 Лицевые счета по учету уставного капитала постоянно
12 Журналы, книги, сводные карточки, ведомости бухгалтерс-
кого учета по балансовым и внебалансовым счетам, ведо-
мости синтетического учета


5 лет
13 Отчеты, сведения о поступлении, расходовании и остатках
драгоценных металлов

5 лет
14 Выписки по корреспондентским счетам в учреждениях ЦБ РФ
и других банках и приложения к ним

5 лет
15 Выписки по корреспондентским счетам "ностро" и "лоро",
дебетовые и кредитовые авизо, ежедневные ведомости опе-
раций по счетам "ностро" и "лоро"


5 лет


16
IV. Документы по работе кредитной организации с ценными
бумагами и инвестиционными фондами
Проспекты эмиссий выпусков ценных бумаг


постоянно
17 Условия выпусков депозитных, сберегательных сертифика-
тов, векселей и документы по ним

постоянно
18 Годовые отчеты о работе с ценными бумагами постоянно
19 Документы о совершении операций с ценными бумагами ин-
вестиционных фондов

постоянно
20 Выписки остатков из карточек лицевых счетов по ценным
бумагам, принятым на хранение, закрытые лицевые счета по
приему на хранение ценных бумаг

10 лет
ЭПК*
21 Ордера по приему на хранение и выдаче ценных бумаг и
приложения к ним; сохранные свидетельства по закрытым
лицевым счетам, описи, свидетельства, завещания и дове-
ренности; ордера на принятые ценные бумаги для зачисле-
ния в доход государства с приложенными к ним документами




10 лет
22 Документы (платежные поручения, расчеты) о расчетах с
федеральным бюджетом по государственным ценным бумагам

5 лет
23 Документы о размещении акций инвестиционных фондов (ли-
цевые счета владельцев, справки о денежных средствах,
поступивших в уплату за акции фондов, отчеты, справки о
расходовании денежных средств)



5 лет
24 Документы о совершении операций с ценными бумагами ин-
вестиционных фондов

5 лет
25 Документы о совершении операций с ГКО (заявки на прода-
жу, выписки из реестра сделок, ежемесячные отчеты, лице-
вые счета, счета "депо", платежные поручения Системы
электронных межбанковских расчетов, выписки по счетам
"ностро", журналы лицевого учета облигаций, оборотов по
операциям с облигациями и т.п.)





5 лет
26 Документы по депозитным и конверсионным операциям 5 лет





27
V. Документы, устанавливающие право собственности кре-
дитной организации на землю, здания, сооружения, обору-
дование, и документы по хозяйственной деятельности кре-
дитной организации

Акты об отводе земельных участков для строительства и
расширения объектов, планы, паспорта земельных участков
и документы к ним







постоянно
28 Индивидуальные проекты на строительство зданий и соору-
жений и утвержденная проектно-сметная документация на
строительство и реконструкцию


постоянно
29 Документы (акты, решения, справки) о приеме в эксплуата-
цию законченных строительством объектов

постоянно
30 Паспорта зданий, сооружений 15 лет
31 Договоры, акты о приеме, передаче зданий, сооружений постоянно
32 Паспорта оборудования 5 лет
33 Книги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов кре-
дитной организации

постоянно
34 Приемо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные
при смене материально ответственных лиц

10 лет
35 Журналы учета лиц, допускаемых к открытию, закрытию,
опечатыванию денежных хранилищ, кладовых, сейфов, книги
регистрации передачи печатей и ключей


5 лет
36 Акты ревизии кладовых и касс операционных отделов 5 лет
37 Книги учета принятых и выданных наличных денег, ценнос-
тей и ценных бланков, тетради учета прихода и расхода
наличной валюты


5 лет
38 Документы по инвентаризации имущества и товарно-матери-
альных ценностей, договоры, акты на приобретение, списа-
ние основных средств и инвентаря


5 лет

39
VI. Документы кредитной организации по кадровой работе
Приказы, распоряжения кредитной организации о приеме,
переводе, поощрении, увольнении работников и журналы ре-
гистрации приказов по личному составу



постоянно
40 Утвержденные штатные расписания и документы по их изме-
нению

постоянно
41 Лицевые счета работников кредитной организации 75 лет
ЭПК*
42 Книги (журналы) регистрации несчастных случаев постоянно
43 Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, листки по
учету кадров, копии, выписки из приказов о приеме, пере-
мещении, увольнении, премировании, поощрении, установле-
нии персональных окладов, надбавок, трудовые договоры,
копии личных документов, характеристики, представления)
сотрудников




75 лет
ЭПК*
44 Личные карточки сотрудников (в том числе временных ра-
ботников)
75 лет
ЭПК*
45 Список (штатно-списочный состав) работников кредитной
организации и филиалов
75 лет
ЭПК*
46 Документы (протоколы, отзывы, характеристики, аттестаци-
онные листы, анкеты) о проведении аттестации и установ-
лении квалификации

75 лет
ЭПК*
47 Документы о представлении работников к награждению пра-
вительственными наградами и журналы (книги) учета сот-
рудников, награжденных правительственными и ведомствен-
ными наградами


75 лет
ЭПК*
48 Статистические отчеты, сведения о численности, составе,
движении, учете кадров, работников, занимающих должности
руководителей и специалистов, профессиональном обучении
кадров, повышении квалификации



постоянно
49 Документы (акты, протоколы, заключения) аварийных комис-
сий, связанных с крупным материальным ущербом и челове-
ческими жертвами


постоянно
50 Сводные, расчетные, платежные ведомости на выдачу зара-
ботной платы, дивидендов по акциям кредитной организации

5 лет
51 Документы о выплате пенсий, пособий по государственному
социальному страхованию, книги учета депонированной за-
работной платы, регистрации исполнительных листов


5 лет
52 Справки на получение льгот по налогам 5 лет


53
VII. Документы по работе кредитной организации с юриди-
ческими и физическими лицами
Книги регистрации открытых счетов юридических лиц


постоянно
54 Карточки учета вкладчиков, вкладов, займов, казначейских
обязательств, сертификатов

постоянно
55 Документы по закрытым счетам вкладчиков: ордеров сбере-
гательных книжек, пластиковых карточек, извещения с об-
разцом подписей вкладчиков, ордера на выдачу и перевод
вкладов, завещательные распоряжения, заявления об утрате
книжек и пластиковых карточек и другие документы




25 лет
56 Выписки остатков вкладов из лицевых счетов вкладчиков 25 лет
57 Карточки закрытых и условно-закрытых лицевых счетов 5 лет
58 Ордера, заявления на переводы вкладов, чеки, книжки, до-
веренности, поручения на перечисление платежей и другие
документы по операциям со вкладами


5 лет
59 Завещательные распоряжения и доверенности вкладчиков 5 лет
60 Документы о переводных операциях: реестры заявлений о
переводе вкладов, заявления о переводе, журналы получен-
ных кредитовых авизо и выданных сумм перевода, экземпля-
ры кредитовых авизо и платежных поручений



5 лет
61 Документы об аккредитивных операциях: корешки аккредити-
вов, контрольные листы, заявления клиентов на оплату

5 лет
62 Документы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков,
оплаченные чеки, заявления клиентов об утрате чеков,
подтверждения, гарантийные письма


5 лет
63 Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондент-
ских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами
подписей и оттиска печати


5 лет
64 Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц 5 лет
65 Платежные поручения, чеки, мемориальные ордера и другие
документы приходно-расходных операций по счетам юриди-
ческих лиц


5 лет
66 Подтверждения сальдо по текущим, расчетным, корреспон-
дентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных
расчетов и документы к ним


5 лет

67
VIII. Документы по валютным операциям
Отчеты об открытии и ведении валютных счетов резидентов
и нерезидентов и счетов нерезидентов в рублях


постоянно
68 Статистические отчеты о ведении открытой валютной пози-
ции, движении наличных средств и платежных документов в
иностранной валюте, иностранных активов и пассивов, о
контроле за поступлением экспортной валютной выручки



постоянно
69 Документы по валютно-обменным операциям граждан 5 лет
70 Документы по организации кассовой работы с валютными
ценностями, в том числе инкассо наличной валюты

5 лет
71 Паспорта сделок по экспортным операциям, переписка о га-
рантиях и аккредитивах по экспортным и импортным опера-
циям


5 лет

72
IX. Документы по кредитной работе
Документы (справки, расчеты, сведения, переписка с Ми-
нистерством финансов РФ) о возврате кредитных ресурсов,
находящихся в составе государственного долга, и доходах
по ним




постоянно
73 Соглашения с Министерством финансов РФ, ЦБ РФ, минис-
терствами и ведомствами о передаче кредитных ресурсов
10 лет
ЭПК*
74 Статистические отчеты о кредитовании населения и юриди-
ческих лиц

постоянно
75 Кредитные дела заемщиков: кредитные заявки, кредитные
договоры, срочные обязательства на возврат кредита и уп-
лату процентов по нему, дополнительные соглашения, доку-
менты по проверке целевого использования кредита, кар-
точки с образцами подписей и печати, переписка; докумен-
ты, дающие право на получение кредита и подтверждающие
платежеспособность юридических лиц (копии уставов, ли-
цензий, свидетельств о регистрации, справки о составе
оборотных средств, бухгалтерские отчеты и балансы с при-
ложениями, статистические отчеты)









5 лет
76 Ежедневные сведения об оборотах по ссудным счетам заем-
щиков

5 лет
77 Ежемесячные сведения об остатках по ссудным счетам заем-
щиков

5 лет
78 Ведомости срочной и просроченной задолженности по креди-
там

5 лет
79 Журналы регистрации кредитных договоров, в том числе
межбанковских кредитов и кредитов населению

5 лет
80 Журналы регистрации договоров о привлечении кредитных
ресурсов юридических лиц в депозит, депозитный сертифи-
кат, вексель


5 лет
81 Расчетные ведомости, платежные документы, переписка о
привлечении и передаче кредитных ресурсов и начислении
доходов по ним


5 лет
82 Документы о выдаче ссуд населению: заявления на выдачу
ссуд, справки о доходах, поручительства, справки о дохо-
дах поручителей, кредитные договоры, распоряжения о вы-
даче ссуд, дополнительные соглашения и другие документы



5 лет
83 Заключения, акты и другие документы на списание безна-
дежных к взысканию ссуд

5 лет


84
X. Документы по претензионно-исковой работе, переписка с
правоохранительными органами
Документы о злоупотреблениях и хищениях в кредитной ор-
ганизации



3 года
85 Исковые заявления, акты, справки, претензии, переписка с
правоохранительными органами по уголовным и гражданским
делам; копии решений, приговоров, частных определений,
постановлений



3 года
86 Постановления судебных и правоохранительных органов о
наложении и снятии арестов по счетам, вкладам, конфиска-
ции вкладов, ценных бумаг, решения судебных органов о
приостановлении операций по счетам, исполнительные лис-
ты, переписка по ним и взысканиям




3 года

* ЭПК - Экспертно-проверочная комиссия Государственного архива.



Письмо ЦБР от 5 августа 1998 г. N 169-Т "О размещении архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций"


Текст письма опубликован в "Вестнике Банка России" от 13 августа 1998 г., N 57, в журнале "Нормативные акты по банковской деятельности", N 12, 1998 г.


Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.