Энциклопедия решений. Учет при получении наличных в кассу с лицевого счета (для бюджетной сферы) (ноябрь 2024)

Учет при получении наличных в кассу с лицевого счета (для госсектора)

Организация госсектора получает с лицевого счета наличные денежные средства на определенные цели (для оплаты расходных обязательств, в том числе для выдачи под отчет, на выплату зарплаты, на хозяйственные расходы). Как эта операция отражается в учете?

Юридические аспекты

Казенные учреждения, органы государственной власти и местного самоуправления (далее - получатели бюджетных средств) осуществляют операции с бюджетными средствами через лицевые счета, открываемые в территориальных органах Федерального казначейства (далее - ТОФК), финорганах субъектов РФ или муниципальных образований (далее - финорган соответствующего бюджета) (п.п. 4, 11 ст. 161, ст. 220.1 БК РФ).

Бюджетные учреждения по общему правилу все операции с поступающими им средствами осуществляют через лицевые счета, открываемые в ТОФК или финоргане соответствующего бюджета (п. 8 ст. 9.2 Закона N 7-ФЗ).

Автономные учреждения вправе открывать счета в кредитных организациях и (или) лицевые счета соответственно в ТОФК, финансовых органах субъектов РФ, муниципальных образований (ч. 3 ст. 2 Закона N 174-ФЗ).

В соответствии со ст. 241.1 БК РФ полномочиями по организации обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в ТОФК, финорганах соответствующего бюджета, наделено Федеральное казначейство. Порядок обеспечения наличными денежными средствами указанных организаций, установлен приказом Федерального казначейства от 30.06.2014 N 10н (далее - Правила N 10н).

При ведении кассовых операций получателями бюджетных средств, а также бюджетными и автономными учреждениями в настоящее время применяется Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У), с учетом особенностей, предусмотренных п. 167 Инструкции N 157н).

В силу абзаца второго п. 2 Указания N 3210-У организация госсектора вправе самостоятельно устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе, издавая при этом соответствующий распорядительный документ.

Внимание

При отсутствии распорядительного документа об установленном лимите остатка наличных считается, что лимит равен нулю, и, соответственно, организация не вправе хранить деньги в кассе на конец дня (постановление Верховного Суда РФ от 12.09.2014 N 11-АД14-21).

Бухгалтерский учет и отчетность

Для учета расчетов учреждения с ТОФК (финорганом соответствующего бюджета), возникающих по операциям с наличными денежными средствами, предназначен счет 0 210 03 000 (п. 230 Инструкции N 157н).

При получении от ТОФК (финоргана соответствующего бюджета) выписки из лицевого счета получателя бюджетных средств в бюджетном учете списание средств с лицевого счета отражается в разрезе КБК по дебету счета 1 210 03 560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам" в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов аналитического учета счета 1 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом" (п.п. 92, 111 Инструкции N 162н).

Поступление наличных денежных средств в кассу получателя бюджетных средств с соответствующего лицевого счета, открытого в ТОФК (финоргане соответствующего бюджета), отражается на основании приходного кассового ордера по дебету счета 1 201 34 510 "Поступление средств в кассу учреждения", в корреспонденции с кредитом счета 1 210 03 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам" (п.п. 49, 92 Инструкции N 162н).

Операции по выбытию денежных средств с лицевых счетов бюджетного (автономного) учреждения для получения наличных денежных средств в кассу бюджетного (автономного) учреждения отражаются на основании выписки, полученной от ТОФК (финоргана соответствующего бюджета), по дебету счета 0 210 03 560 (0 210 03 000) "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам" в корреспонденции с кредитом счета 0 201 11 610 (0 201 11 000) "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства" и дебету счета (п.п. 73, 114 Инструкции N 174н; п.п. 73, 117 Инструкции N 183н).

Примечание

Операции по списанию денежных средств с лицевого счета для последующей оплаты расходных обязательств наличными деньгами отражаются в бухгалтерском учете бюджетного (автономного) учреждения без детализации в разрезе кодов КОСГУ, указанных при оформлении Заявки (КФД 0531802).

Поступление наличных денежных средств в кассу бюджетного (автономного) учреждения при снятии их с лицевого счета, открытого в органе казначейства, отражается на основании Приходного кассового ордера (ф. 0310001) по дебету счета 0 201 34 510 (0 201 34 000) "Поступления средств в кассу учреждения" и кредиту счета 0 210 03 660 (0 210 03 000) "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам" (п.п. 84, 115 Инструкции N 174н, п.п. 87, 118 Инструкции N 183н).

Согласно п. 365 Инструкции N 157н к счетам 0 201 00 000 "Денежные средства учреждения", 0 210 03 000 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам" открывается забалансовый счет 17, предназначенный для аналитического учета поступлений денежных средств (возврата указанных поступлений) на банковские и лицевые счета субъекта учета, на счет по учету операций с наличными денежными средствами, а также в кассу субъекта учета.

Согласно п. 367 Инструкции N 157н к счетам 0 201 000 00 "Денежные средства учреждения", 0 210 03 000 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам" открывается забалансовый счет 18, предназначенный для аналитического учета выплат денежных средств (восстановлений выплат) с банковских и лицевых счетов субъекта учета, со счета по операциям с наличными денежными средствами, а также из кассы субъекта учета.

При формировании раздела "Расходы бюджета" Отчета (ф. 0503127) основанием для отражения показателей графы 6 являются аналитические данные счета 1 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом" (п. 61 Инструкции N 191н).

Примечание

Для получателей бюджетных средств аналитические данные по выбытиям, отраженные на забалансовом счете 18, являются основанием для отражения показателей графы 7 раздела "Расходы бюджета" Отчета ф. 0503127 (абзац 4 п. 61 Инструкции N 191н). Аналитические данные, отраженные на забалансовых счетах 18, открытых к счетам 1 210 03 000 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам" и 1 201 34 000 "Касса", не являются основанием для отражения каких-либо показателей Отчета (ф. 0503127).

Согласно положениям п. 43 Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 25.03.2011 N 33н (далее - Инструкция N 33н) показатели графы 5 раздела 2 "Расходы учреждения" Отчета об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737) формируются на основании аналитических данных по видам расходов, отраженным на забалансовых счетах 18 "Выбытия денежных средств", открытых к счетам 0 201 11 000 "Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства". При этом операции на лицевых счетах учреждений по обеспечению наличными денежными средствами для осуществления выплат по расходам учреждения, а также операции по возвратам дебиторской задолженности, полученным с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт плательщиков через платежный терминал, установленный в кассе учреждения и операций по перечислению средств на приобретение валюты для осуществления расходов в графу 5 не включаются;

Расходы, осуществленные наличными денежными средствами, полученными в этих целях с соответствующего лицевого счета бюджетного (автономного) учреждения, открытого в ТОФК (финоргане соответствующего бюджета), на основании аналитических данных, отраженных по забалансовым счетам 18, открытым к счетам 0 201 34 000 "Касса" подлежат отражению в графе 7 раздела 2 Отчета (ф. 0503737) (п. 43 Инструкции N 33н).

В случае, если по состоянию на отчетную дату денежные средства списаны с соответствующего лицевого счета бюджетного (автономного) учреждения, открытого в ТОФК (финоргане соответствующего бюджета), но в отчетном периоде не получены учреждением в кредитной организации, соответствующие показатели на основании аналитических данных по счету 0 210 03 000 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам" подлежат отражению в графе 6 раздела 3 Отчета (ф. 0503737) (п. 44 Инструкции N 33н).

Типовые корреспонденции счетов

N п/п	Получатель бюджетных средств		Бюджетное (автономное) учреждение *(1)		Содержание хозяйственной операции
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
1	1 210 03 560 Увеличение 17 (18)*(2)	1 304 05 000	0 210 03 560 (0 210 03 000) Увеличение 17 (510 КОСГУ)	0 201 11 610 (0 201 11 000) Увеличение 18 (610 КОСГУ)	Списание средств с лицевых счетов, открытых в ТОФК (финоргане соответствующего бюджета), на основании выписки из лицевого счета
2	1 201 34 510 Увеличение 17 (18)*(2)	1 210 03 660 Увеличение 17 (18)*(2)	0 201 34 510 (0 201 34 000) Увеличение 17 (510 КОСГУ)	0 210 03 660 (0 210 03 000) Увеличение забалансового счета 18 (610 КОСГУ)	Наличные денежные средства, полученные по чеку, оприходованы в кассу учреждения

______________________________

*(1) Счета, применяемые автономным учреждением, указаны в скобках. В разрядах 24-26 номера счета бухгалтерского учета автономные учреждения отражают соответствующий код бюджетной классификации согласно п. 21 Инструкции N 157н. Если в скобках счет не указан, соответствующий счет может применяться как бюджетными, так и автономными учреждениями.

*(2) В казенных учреждениях и органах власти поступления в кассу и выплаты из кассы подлежат отражению на забалансовых счетах 17 и 18 в порядке, определенном учетной политикой (п.п. 365, 367 Инструкции N 157н).

Документооборот

В соответствии с п. 11 Правил N 10н для получения денежных средств учреждение представляет в ТОФК по месту обслуживания не позднее дня, предшествующего дню получения денежных средств, Заявку (КФД 0531802), правила оформления которой для организаций госсектора, установлены п. 9.3 Порядка кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов, утвержденного приказом Федерального казначейства от 10.10.2008 N 8н. Порядок оформления Заявки (КФД 0531802) остается единым, то есть не зависит от того, открыты лицевые счета организации госсектора в ТОФК или в финоргане соответствующего бюджета.

Заявка (код формы по КФД 0531802) оформляется отдельно по каждому лицевому счету и виду средств, за счет которых должны осуществляться операции по обеспечению денежными средствами: средства бюджета, средства дополнительного бюджетного финансирования, средства для осуществления оперативно-розыскных мероприятий, средства, поступающие во временное распоряжение, средства неучастников бюджетного процесса (п. 11 Правил N 10н).

Заявка (код формы по КФД 0531802) подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

Одновременно с Заявкой (код формы по КФД 0531802) учреждение представляет в ТОФК денежный чек, оформленный отдельно на каждую Заявку (код формы по КФД 0531802) (п. 15 Правил N 10н).

Получатели бюджетных средств, а также бюджетные и автономные учреждения заполняют денежный чек в соответствии с требованиями, установленными положением Минфина России, Банка России от 18.02.2014 NN 8н, 414-П.

Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Перечень форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методические указания по их применению утверждены Приказом N 52н.

Прием наличных денег в кассу в соответствии с п. 5 Указания N 3210-У оформляется Приходным кассовым ордером (код формы ОКУД по 0310001).

Пример заполнения приходного кассового ордера

Налогообложение

Операции по перемещению денежных средств внутри организации госсектора (снятие наличных денежных средств с лицевого счета в кассу) не приводят к возникновению доходов и расходов, не облагаются НДС.

Пример

Получение наличиных казенным учреждением

Казенным учреждением 15 июня в ТОФК с целью получения наличиных денежных средств с лицевого счета получателя бюджетных средств в сумме 152 000 руб. для выплаты отпускных из кассы учреждения направлена Заявка (КФД 0531802), на основании которой 16 июня ТОФК списаны денежные средства. 17 июня указанные денежные средства поступили в кассу учреждения.

В бюджетном учете следует сделать записи:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Содержание хозяйственной операции
16 июня
КРБ 1 210 03 560 Увеличение 17 (18)*(1)	КРБ 1 304 05 211	152 000, 00	Выбытие денежных средств с лицевого счета в кассу учреждения (на основании выписки из л/с ПБС)
17 июня
КИФ 1 201 34 510 Увеличение 17 (18) *(1)	КРБ 1 210 03 660 Увеличение 17 (18) *(1)	152 000, 00	Денежные средства поступили в кассу (на основании приходного кассового ордера)

______________________________

*(1) Порядок отражения поступления денежных средств в кассу получателя бюджетных средств и выплат из кассы на забалансовых счетах 17 и 18, определяется учетной политикой (п.п. 365, 367 Инструкции N 157н).

Получение наличиных бюджетным (автономным) учреждением

Бюджетным (автономным) учреждением осуществляются следующие операции в рамках субсидий на выполнение государственного (муниципального) задания. 3 августа с лицевого счета учреждения списаны денежные средства в размере 6 000 руб. для выдачи под отчет на покупку канцелярских товаров. На следующий день данные денежные средства поступают в кассу учреждения.

В бухгалтерском учете следует сделать записи:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
3 августа
4 210 03 560 (4 210 03 000) *(1) Увеличение 17 (510 КОСГУ)	4 201 11 610 (4 201 11 000) Увеличение 18 (610 КОСГУ)	6 000, 00	Выбытие денежных средств с лицевого счета в кассу учреждения (на основании выписки из лицевого счета)
4 августа
4 201 34 510 (4 201 34 000) Увеличение 17 (510 КОСГУ)	4 210 03 660 (4 210 03 000) Увеличение 18 (610 КОСГУ)	6 000, 00	Денежные средства поступили в кассу (на основании приходного кассового ордера

_____________________

*(1) Счета, применяемые автономным учреждением, указаны в скобках. В разрядах 24-26 номера счета бухгалтерского учета автономные учреждения отражают аналитический код поступлений, выбытий объектов учета в структуре, утвержденной Планом ФХД. Если в скобках счет не указан, соответствующий счет может применяться как бюджетными, так и автономными учреждениями.

Возможные риски

Риск 1. Осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров

Риск 2. Накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов

Риск 1. Осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров

При осуществлении расчетов наличными денежными средствами следует соблюдать их лимит (согласно п. 6 Указаний Банка России 07.10.2013 N 3073-У такой размер составляет 100 000 руб.). За превышение этой суммы ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде наложения штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб. Запрет на расчеты наличными деньгами в размере, превышающем 100 000 руб., распространяется на обязательства, вытекающие из одного договора. Исполняются они в период действия договора или по окончании срока его действия - не имеет значения.

Отрицательная практика

1) Превышение предельного размера наличных денежных расчетов образуют состав административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Согласно ст. 4.5 КоАП РФ срок давности привлечения к административной ответственности составляет два месяца.

Акты судебных органов:

(-) Постановление Седьмого ААС от 22.08.2014 N 07АП-7323/14

2) Превышение установленного предельного размера расчетов наличными деньгами с другими организациями является основанием для признания договора недействительным.

Акты судебных органов:

(-) Постановление АС Уральского округа от 16.09.2014 N Ф09-5499/14

Положительная практика

При расчетах наличными денежными средствами между организациями значение имеет правильность оформления кассовых документов и договоров, в рамках которых осуществляются расчеты. Правильное оформление договорных отношений позволит избежать нарушений при расчетах между организациями и привлечения к административной ответственности.

Акты судебных органов:

(+) Постановление Двадцатого ААС от 09.10.2015 N 20АП-4351/15

Риск 2. Накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов

В кассе учреждения денежные средства могут храниться только в пределах лимитов.

Отрицательная практика

Хранение в кассе организации наличных денежных средств сверх установленного лимита является административным правонарушением, ответственность за которое предусмотрена ст. 15.1 КоАП РФ.

Акты судебных органов:

(-) Постановление Верховного Суда РФ от 12.09.2014 N 11-АД14-21

Учет при получении наличных в кассу с лицевого счета

Организация госсектора получает с лицевого счета наличные денежные средства на определенные цели (для оплаты расходных обязательств, в том числе для выдачи под отчет, на выплату зарплаты, на хозяйственные расходы). Как эта операция отражается в учете?

Юридические аспекты

Бухучет и отчетность

Проводки

Документооборот

Налогообложение

Пример

Возможные риски

Формы документов

Построить список