Энциклопедия решений. Передача электронных документов в архив (ноябрь 2024)

Передача электронных документов в архив

Электронные документы передаются в архив в порядке, установленном п. 4.34 Правил хранения документов..., утв. приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила).

Представить такую передачу можно в виде следующего алгоритма.

Этап 1 Подготовка электронных документов к передаче в архив
		1. При создании документа в каком-либо специальном программном продукте - выгрузить его из системы
		2. Перевести электронные документы в формат PDF/A*(1)
		3. Проверить на наличие вредоносных компьютерных программ
		4. Проверить воспроизводимость электронных документов
		5. Проверить подлинность электронной подписи, которой подписан документ
		6. Сформировать описи электронных дел*(2), документов структурных подразделений
		Записать электронные документы и описи на носитель информации (в т.ч. компакт-диск, USB-накопитель)
Этап 2 Передача электронных документов в архив		1. Передать электронные документы и описи в архив: - по сети Интернет; - или на материальных носителях
		2. Прием-передача электронных документов и описей заверяется подписями сотрудников, соответственно передавшего и принявшего дела на хранение. При приеме на архивное хранение дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного лица

______________________________

*(1) Специальный формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения

*(2) Составляется два вида описей электронных дел:

1) для документов постоянного хранения;

2) для документов временного хранения (свыше 10 лет).

Формы описей приведены в приложениях N 17 и N 18 к Правилам. Вместо количества листов в деле (томе) в указанных описях указывается объем электронного дела в мегабайтах.

Тема

Хранение первичных и отчетных документов в электронном виде

См. также

Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения