Постановление Главы города Костромы от 2 декабря 2008 г. N 2273 "Об утверждении Порядка формирования муниципального архива города Костромы"

В целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к муниципальной собственности города Костромы, в соответствии со статьями 16 и 17 Федерального закона от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", статьями 4, 14 и 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19, руководствуясь статьей 35, частью 1 статьи 47 Устава муниципального образования городского округа город Кострома, постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок формирования муниципального архива города Костромы.

2. Руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации города Костромы ознакомить с настоящим постановлением руководителей подведомственных муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений города Костромы.

3. Признать утратившим силу постановление администрации города Костромы от 10 декабря 2004 года N 3700 "О временном порядке взаимодействия и контроля за архивным хранением документов муниципальных предприятий и учреждений города Костромы".

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Исполняющий полномочия Главы города Костромы

А.А. Кудрявцев

Порядок
формирования муниципального архива города Костромы
(утв. постановлением Главы города Костромы от 2 декабря 2008 г. N 2273)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок регулирует отношения, связанные с пополнением муниципального архива города Костромы документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами, отнесенными к муниципальной собственности города Костромы, а в случаях, установленных законодательством об архивном деле, - также архивными документами, отнесенными к государственной собственности или частной собственности.

1.2. Муниципальный архив города Костромы (далее - муниципальный архив) образуется в форме структурного подразделения Администрации города Костромы.

1.3. Формирование (комплектование) муниципального архива включает:

а) определение источников комплектования муниципального архива;

б) определение состава архивных документов, подлежащих приему в муниципальный архив;

в) прием - передачу документов в муниципальный архив.

2. Источники комплектования муниципального архива

2.1. Органы местного самоуправления города Костромы, Избирательная комиссия города Костромы выступают источниками комплектования муниципального архива в обязательном порядке и включаются в списки источников комплектования муниципального архива.

2.2. Муниципальные унитарные предприятия, включая казенные предприятия, и муниципальные учреждения города Костромы (далее - муниципальные организации), в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, отнесенные к муниципальной собственности города Костромы, являются:

а) источниками комплектования муниципального архива при их включении в списки организаций - источников комплектования муниципального архива;

б) потенциальными источниками комплектования муниципального архива.

2.3. Организации, не являющиеся муниципальными предприятиями и учреждениями, а также граждане могут выступать источниками комплектования муниципального архива и включаться в списки источников комплектования на основании договора.

3. Списки источников комплектования муниципального архива

3.1. Муниципальный архив составляет и ведет по установленной форме списки организаций - источников комплектования.

3.2. Списки организаций - источников комплектования муниципального архива представляются на согласование экспертно-проверочной комиссии исполнительного органа государственной власти Костромской области, осуществляющего управление архивным делом (далее - Экспертно-проверочная комиссия), и утверждаются Главой города Костромы только после принятия Экспертно-проверочной комиссией решения о согласовании данных списков.

3.3. Уточнение списков организаций - источников комплектования проводится муниципальным архивом по мере необходимости с учетом рекомендаций исполнительного органа государственной власти Костромской области, осуществляющего управление архивным делом.

3.4. Справки, экспертные заключения о включении организации и граждан в списки организаций - источников комплектования муниципального архива или исключении их из указанных списков, а также о форме приема архивных документов на хранение представляются муниципальным архивом на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии.

3.5. На каждую организацию - источник комплектования муниципальный архив ведет наблюдательное дело, в которое включаются документы, характеризующие правовой статус организации - источника комплектования и ее деятельность, а также работу архива данной организации и особенности ведения делопроизводства.

4. Состав архивных документов, подлежащих приему в муниципальный архив.
Экспертиза ценности документов

4.1. В муниципальный архив подлежат приему отнесенные к муниципальной собственности города Костромы документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу.

4.2. Дела временного хранения со сроками хранения менее 10 лет передаче в архив не подлежат (за исключением документов ликвидируемых организаций). Указанные дела хранятся в организациях - источниках комплектования и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

4.3. Определяющими критериями при отборе документов, подлежащих приему в муниципальный архив, являются функционально-целевое назначение организации, полнота документирования, информационная насыщенность, научно-историческая ценность документации организации.

4.4. Состав архивных документов, подлежащих приему в муниципальный архив от организаций - источников комплектования, определяется с учетом номенклатуры дел организации и форм приема документов от организации.

4.5. Номенклатура дел организации согласуется не реже одного раза в пять лет Экспертно-проверочной комиссией. В случае коренного изменения функций и (или) структуры организации разрабатывается и согласовывается новая номенклатура дел. Согласованная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

4.6. Прием документов в муниципальный архив может производиться в следующих формах:

а) полная форма, когда от организации принимается весь комплекс документов постоянного хранения;

б) повидовая выборочная форма, когда принимаются отдельные категории документов от каждой организации данного вида;

в) групповая выборочная форма, когда принимается полный комплекс документов постоянного хранения от отдельных, специально отобранных организаций данного вида.

4.7. Формы приема документов от каждой организации - источника комплектования определяются на основании анализа документального фонда организации и устанавливаются в списке организаций - источников комплектования.

4.8. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов.

4.9. Экспертиза ценности документов осуществляется ЭПК комитета по делам архивов Костромской области совместно с муниципальным архивом и организацией - источником комплектования архива.

4.10. Решение о включении конкретных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации принимается Экспертно-проверочной комиссией при утверждении описей дел документов постоянного срока хранения.

4.11. Муниципальный архив рассматривает, дает заключения и представляет:

а) к утверждению Экспертно-проверочной комиссией - описи дел документов постоянного срока хранения (или их годовые разделы), образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования муниципального архива; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения в части документов со сроками хранения 10 лет и более, документов с отметкой "ЭПК" в перечне;

б) к согласованию Экспертно-проверочной комиссией - описи дел по личному составу (или их годовые разделы) организаций - источников комплектования; акты о неисправимых повреждениях документов.

4.12. Экспертиза ценности документов, находящихся в муниципальном архиве, проводится непосредственно муниципальным архивом:

а) по истечении сроков временного хранения данных архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных организаций;

б) при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии.

5. Порядок приема архивных документов

5.1. Документы от организаций - источников комплектования муниципального архива поступают в муниципальный архив по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством об архивном деле.

5.2. В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по решению Экспертно-проверочной комиссии:

а) по просьбе организаций - источников комплектования муниципального архива при необходимости использования архивных документов;

б) при отсутствии у муниципального архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленных# законодательством об архивном деле.

5.3. Прием документов от организаций - источников комплектования осуществляется муниципальным архивом в соответствии с планом-графиком, утвержденным Главой города Костромы. Внеплановый прием документов осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.

5.4. Архивные документы принимаются в муниципальный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей документов, отнесенных к муниципальной собственности, производятся силами и за счет организаций - источников комплектования.

5.5. При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния и проверка комплектности учетных документов.

5.6. Документы принимаются в муниципальный архив:

а) документы Архивного фонда Российской Федерации - по описям, утвержденным Экспертно-проверочной комиссией;

б) документы по личному составу - по описям, согласованным Экспертно-проверочной комиссией;

в) архивные документы с неистекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям.

5.7. Прием дел производится поединично; оформляется актом приема - передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в муниципальном архиве, другой - в организации - источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел данных документов.

5.8. При первом приеме документов от организации - источника комплектования принимается также историческая справка о ней и ее фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации - источника комплектования (фондообразователя).

5.9. Аудиовизуальные документы, фотодокументы, кинодокументы, видеодокументы принимаются с текстовой сопроводительной документацией.

5.10. Документы в электронной и иной машиночитаемой форме принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

6. Прием архивных документов от ликвидируемых организаций

6.1. При ликвидации организации - источника комплектования муниципального архива или муниципальной организации, не являющейся организацией - источником комплектования муниципального архива, образовавшиеся в процессе ее деятельности документы постоянного хранения, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в муниципальный архив в упорядоченном состоянии.

6.2. Ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует упорядочение документов, указных# в пункте 6.1 настоящего Порядка.

6.3. Документы ликвидируемых организаций принимаются в муниципальный архив в порядке, установленном пунктом 5.6 настоящего Порядка.

7. Взаимодействие муниципального архива с организациями - источниками комплектования

7.1. Муниципальный архив совместно с организациями - источниками комплектования рассматривает и готовит к согласованию Экспертно-проверочной комиссией инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях организаций - источников комплектования архива.

7.2. Сотрудники муниципального архива участвуют в работе экспертных комиссий организаций - источников комплектования муниципального архива.

7.3. Муниципальный архив принимает участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях - источниках комплектования архива.

7.4. Муниципальный архив осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций - источников комплектования, оказывая методическую помощь по вопросам хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях - источниках комплектования муниципального архива.