Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Постановление Правительства Ульяновской области от 28 апреля 2012 г. N 203-П "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)
Постановление Правительства Ульяновской области
от 28 апреля 2012 г. N 203-П
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области"
С изменениями и дополнениями от:
21 мая 2013 г.
ГАРАНТ:
Постановлением Правительства Ульяновской области от 21 марта 2016 г. N 109-П настоящее постановление признано утратившим силу
В целях установления единого порядка ведения делопроизводства в Правительстве Ульяновской области, совершенствования системы документационного обеспечения Правительство Ульяновской области постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений Правительства Ульяновской области обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота.
3. Установить, что методические разъяснения по порядку применения Инструкции осуществляет департамент делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Правительства Ульяновской области.
4. Исполнительным органам государственной власти Ульяновской области до 01 июля 2012 года разработать аналогичные инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Ульяновской области.
5. Признать утратившими силу:
постановление Правительства Ульяновской области от 20.02.2009 N 61-П "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области";
постановление Правительства Ульяновской области от 28.04.2009 N 182-П "О внесении изменений в постановление Правительства Ульяновской области от 20.02.2009 N 61-П";
постановление Правительства Ульяновской области от 12.07.2010 N 227-П "О внесении изменения в постановление Правительства Ульяновской области от 20.02.2009 N 61-П";
постановление Правительства Ульяновской области от 11.08.2011 N 377-П "О внесении изменений в постановление Правительства Ульяновской области от 20.02.2009 N 61-П".
6. Утратил силу.
Информация об изменениях:
См. текст пункта 6
|
Губернатор - |
С.И. Морозов |
Инструкция
по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области
(утв. постановлением Правительства Ульяновской области от 28 апреля 2012 г. N 203-П)
С изменениями и дополнениями от:
21 мая 2013 г.
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Правительства Ульяновской области документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ульяновской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела, и с учетом особенностей документооборота в Правительстве Ульяновской области.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в Правительстве Ульяновской области, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции. Делопроизводство в Правительстве Ульяновской области ведется с использованием системы электронного документооборота "CompanyMedia" (далее - СЭД).
1.4. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Правительства Ульяновской области (далее - структурные подразделения) осуществляют департамент делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Правительства Ульяновской области (далее - служба делопроизводства) и ответственные лица, на которые возложены функции организации и ведения делопроизводства (далее - ответственные за делопроизводство).
По вопросам организации делопроизводства служба делопроизводства взаимодействует со структурными подразделениями, исполнительными органами государственной власти Ульяновской области, осуществляющими отраслевое либо межотраслевое управление, и органами местного самоуправления муниципальных образований Ульяновской области.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
Руководители структурных подразделений назначают ответственного за делопроизводство.
Список ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях и их функции утверждаются правовым актом Правительства Ульяновской области.
1.7. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников Правительства Ульяновской области. Вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены с Инструкцией руководителями структурных подразделений.
1.8. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства Ульяновской области от 21 мая 2013 г. N 185-П в пункт 1.9 раздела 1 настоящей Инструкции внесены изменения
1.9. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц Правительства Ульяновской области, работающих или знакомящихся с этой информацией.
С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без согласования с заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ульяновской области (далее - руководитель аппарата).
1.10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов, их копий осуществляются в установленном порядке уполномоченным структурным подразделением, в отдельных случаях - по согласованию с руководителем аппарата.
1.11. Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку сотрудники структурных подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы по описи (приложение N 1 к Инструкции) ответственному за делопроизводство в соответствующем структурном подразделении. Дальнейшее исполнение указанных документов осуществляется по указанию руководителя структурного подразделения.
1.12. При увольнении или переходе в другое Структурное подразделение сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному за делопроизводство по акту приема-передачи, копия которого направляется в службу делопроизводства.
1.13. Об утрате документов (дел) сотрудники Правительства Ульяновской области немедленно сообщают руководителю структурного подразделения. На основании решения руководителя аппарата в установленном порядке формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. Председатель комиссии с учетом предложений службы делопроизводства докладывает руководителю аппарата результаты служебного расследования с представлением материалов и выводов для принятия окончательного решения.
На утраченные документы (дела) составляется акт (приложение N 2 к Инструкции), на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
1.14. Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и разглашение содержащейся в них служебной информации.
2. Требования к подготовке и оформлению документов
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы Правительства Ульяновской области оформляются на бланках утвержденного образца, на стандартных листах бумаги формата А4, А5, А6 или в виде электронных документов.
Образцы применяемых бланков документов Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области определены в приложениях N 3-3.14 к Инструкции.
ГАРАНТ:
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "приложениях N 3-3.14" имеется в виду "приложениях N 3.1-3.14"
2.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование бланков документов формата A3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм). Выбор формата бланка документа зависит от вида и объема документа.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее:
30 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Бланки документов Правительства Ульяновской области разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка документа располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте - посередине листа вдоль верхнего поля.
При подготовке документов в Правительстве Ульяновской области используются электронные шаблоны бланков документов.
2.1.3. Проектирование бланков документов осуществляется службой делопроизводства.
Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов утверждаются руководителем аппарата.
2.1.4. При переписке между структурными подразделениями, исполнительными органами государственной власти Ульяновской области бланки не используются.
2.1.5. Бланки документов с воспроизведением герба Ульяновской области (далее - гербовые бланки документов) изготавливаются полиграфическими организациями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности.
Заказ на изготовление гербовых бланков документов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области оформляется службой делопроизводства.
2.1.6. Запрещаются тиражирование гербовых бланков документов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области на копировально-множительных аппаратах и использование их ксерокопий для оформления подлинных документов.
2.1.7. Порядок применения гербовых бланков документов в Правительстве Ульяновской области.
Правовые акты Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области оформляются на бланках постановлений и распоряжений.
Документы постоянно действующих координационных и совещательных органов, иных органов Правительства Ульяновской области оформляются на общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4.
Бланки писем Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области применяются при направлении во все адреса на территории Российской Федерации, а также для переписки с иностранными адресатами.
Бланк письма должностного лица Правительства Ульяновской области применяется при направлении адресатам в пределах Российской Федерации.
Гербовые бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться в другие организации и частным лицам.
2.1.8. Учет, хранение и списание гербовых бланков документов.
Гербовые бланки документов выдаются службой делопроизводства ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях.
Учет поступления, выдачи и использования гербовых бланков документов ведется в журнале установленной формы согласно приложению N°4 к Инструкции. Гербовые бланки документов хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).
Испорченные гербовые бланки документов подлежат возврату в службу делопроизводства.
Уничтожение гербовых бланков документов осуществляется по акту (приложение N 5 к Инструкции).
Контроль за правильностью использования и хранения гербовых бланков документов возлагается на службу делопроизводства и руководителей структурных подразделений.
2.1.9. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков документов проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой руководителем аппарата. О проведенных проверках делаются отметки в журнале учета гербовых бланков документов.
В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков документов проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя аппарата.
2.1.10. Введение в обращение новых бланков документов осуществляется правовым актом Правительства Ульяновской области.
Соответствующие предложения о введении в обращение новых бланков документов вносятся службой делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.
2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
2.2.1. Подготовка документов осуществляется в текстовом редакторе Word for Windows, OpenOffice.org Writer с применением шрифтов гарнитуры Times New Roman размера N 14. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров: N 11-13. В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
2.2.2. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.
Документы, предназначенные для копирования с уменьшением, печатаются через 2 межстрочных интервала.
2.2.3. Многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части одного реквизита отделяются друг от друга 1,5 межстрочным интервалом (например, в реквизитах "Адресат", "Гриф утверждения"), реквизиты один от другого отделяются 2-3 межстрочными интервалами (например, заголовок к тексту - от текста, текст - от подписи).
2.2.4. При подготовке документов от границы левого поля печатаются следующие реквизиты: заголовок к тексту, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе, наименование должности в реквизитах "Подпись должностного лица" и "Гриф согласования", отметка о заверении копий, а также слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ в протоколах.
2.2.5. Документ, оформленный на бланке, должен иметь обязательный состав реквизитов, расположенных в порядке, установленном соответствующими правовыми актами.
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.
2.2.6. Требования к составлению и оформлению документов закреплены в ГОСТе Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденном постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
2.2.7. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.
Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Правительства Ульяновской области, являются:
наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области (далее также - Правительство Ульяновской области);
должность лица - автора документа;
место составления (издания) документа;
справочные данные о Правительстве Ульяновской области;
регистрационный номер документа;
наименование либо аннотация документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
виза;
указания по исполнению документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о поступлении документа;
идентификатор электронной копии документа.
Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
2.2.8. При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
2.2.8.1. Герб Ульяновской области.
Герб Ульяновской области размещается на бланках документов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области в соответствии с Законом Ульяновской области от 03.03.2004 N 010-ЗО "О гербе и флаге Ульяновской области".
2.2.8.2. Наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области.
Наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе Ульяновской области.
Если документ подготавливается Правительством Ульяновской области совместно с иной (иными) организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги.
Наименования организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.
2.2.8.3. Должность лица - автора документа.
Наименование должности лица - автора документа указывается в бланках писем должностных лиц.
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства Ульяновской области от 21 мая 2013 г. N 185-П в подпункт 2.2.8.4 пункта 2.2.8 подраздела 2.2 раздела 2 настоящей Инструкции внесены изменения
2.2.8.4. Подпись должностного лица.
Подпись должностного лица является обязательным реквизитом документа.
Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.
В состав реквизита "Подпись должностного лица" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Губернатор Ульяновской области Подпись И.О. Фамилия
или на бланке:
Губернатор области Подпись И.О. Фамилия
При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности этого лица в реквизите "Подпись должностного лица" не указывают, например:
Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Заместитель Председателя Правительства -
руководитель аппарата Губернатора
и Правительства области Подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне, например:
Директор департамента контроля Директор департамента
Правительства области государственной и муниципальной
службы Правительства области
Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных коллегиальным органом, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов, фамилии или с указанием, что он исполняет обязанности должностного лица, например:
Первый заместитель Председателя
Правительства области Подпись И.О. Фамилия
или
Исполняющий обязанности
Губернатора Подпись И.О. Фамилия
Подпись должностного лица отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем. Инициалы имени и отчества ставятся перед фамилией без пробела.
Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.
Факсимиле подписи ставится только по личному указанию руководителя.
2.2.8.5. Вид документа.
Вид документа указывается во всех, кроме писем, документах - постановлениях, распоряжениях, протоколах, служебных (докладных) записках, актах, справках, заключениях и др., печатается прописными буквами, например: ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.
2.2.8.6. Место составления (издания) документа.
Место составления или издания документа (г. Ульяновск) указывается в бланках документов Правительства Ульяновской области, за исключением бланков писем.
2.2.8.7. Справочные данные о высшем исполнительном органе государственной власти Ульяновской области.
Справочные данные о высшем исполнительном органе государственной власти Ульяновской области содержат сведения, необходимые при информационных контактах.
Справочные данные в бланке письма включают: почтовый или юридический адрес, место нахождения; номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, Интернет-адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.
Адрес пишется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи), например:
пл. Ленина, д. 1, г. Ульяновск, 43201
2.2.8.8. Адресат.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Реквизит "Адресат" печатается через 1 межстрочный интервал, может выделяться полужирным шрифтом, например:
Министерство финансов
Российской Федерации
При направлении документа в организацию или ее структурное подразделение указывается полное наименование организации или организации и структурного подразделения в именительном падеже. Допускается центрировать все строки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:
Министерство финансов
Российской Федерации
Департамент финансовой политики
Должность и фамилия должностного лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже, инициалы ставятся перед фамилией, например:
Генеральному директору
ЗАО "Авиастар-СП"
И.О. Фамилия
или
Правительство Ульяновской области
Директору департамента контроля
И.О. Фамилия
Если документ отправляют в несколько однотипных организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Главам муниципальных образований
Ульяновской области
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи установлена следующая последовательность написания элементов почтового адреса:
наименование адресата (наименование организации - юридического лица, для гражданина - фамилия, имя, отчество);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Агентство недвижимости "Шанс"
Краснопролетарская ул., д. 8,
г. Ульяновск, 432031
При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы (инициалы после фамилии), затем почтовый адрес, например:
Фамилия И.О.
Минаева ул., д. 15, кв. 6,
г. Ульяновск, 432600
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в федеральные органы исполнительной власти, должностным лицам федеральных органов исполнительной власти, в исполнительные органы государственной власти Ульяновской области, должностным лицам исполнительных органов государственной власти Ульяновской области и в органы местного самоуправления муниципальных образований Ульяновской области, должностным лицам органов местного самоуправления муниципальных образований Ульяновской области.
2.2.8.9. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется должностным лицом непосредственно при подписании документа. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.
При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 10 февраля 2012 г. следует оформлять: 10.02.2012.
При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - словом, год - четырьмя цифрами, например: 05 января 2012 г.
Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно.
Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата проставляется в специально отмеченном месте на бланке документа либо ниже подписи должностного лица.
В письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в правовых актах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат.
2.2.8.10. Регистрационный номер документа.
Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из его порядкового номера, который может дополняться буквенным обозначением наименования документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел.
Регистрации подлежат все создающиеся в Правительстве Ульяновской области документы и поступающие от других организаций и физических лиц.
Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.2.8.11. Наименование либо аннотация документа. Наименование документа (заголовок к тексту) составляется ко всем документам, оформленным на бланках формата А4, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и писем объемом до семи строк машинописного текста. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание документа, согласовываться с документом и отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например:
О создании аттестационной комиссии
чего (кого)?, например:
Должностной регламент главного специалиста-эксперта
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля, должен содержать 28-30 печатных знаков в строке и не занимать более 5 строк, печатаемых через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается без кавычек.
Заголовок к тексту составляется лицом, готовящим проект документа.
2.2.8.12. Текст документа.
Текст документа, в том числе направляемого зарубежным адресатам, излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились").
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В документах, издаваемых на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("постановляю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"),
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили" и т.п.).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("департамент осуществляет функции", "в состав управления входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("прошу выделить", "считаю необходимым");
от третьего лица единственного числа ("Правительство не возражает", "департамент направляет").
Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка текста в установленных границах полей.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
2.2.8.13. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.
Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.2.8.14. Отметка о наличии приложения.
Отметка о наличии приложения в письме печатается от границы левого поля и отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами.
Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение о департаменте делопроизводства и работы с
обращениями граждан и организаций Правительства Ульяновской
области на 7 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки актов Губернатора Ульяновской области
на 15 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают, например:
Приложение: в 2 экз.
или
Приложение: Техническое задание на разработку Типовой инструкции по
делопроизводству в 3 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Губернатора Ульяновской области от 12.10.2011
N 73-Г-01/23800 и приложение к нему, всего на 5 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Приложение к правовому акту оформляют следующим образом: на первом его листе в правом верхнем углу пишут прописными буквами слово ПРИЛОЖЕНИЕ (без кавычек) с указанием наименования правового акта, его даты и регистрационного номера. Слово Приложение центрируется относительно самой длинной строки.
Если приложений несколько, то указывается порядковый номер приложения, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к распоряжению Губернатора
Ульяновской области
от 03.10.2011 N 417-р
Если приложение одно, порядковый номер приложения не указывается.
2.2.8.15. Гриф согласования.
Существуют две формы согласования: внешняя и внутренняя. Внешнее согласование документов оформляется грифом согласования - реквизитом, выражающим согласие организации (или ее органа), не являющейся автором документа, с его содержанием.
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись должностного лица" в левом нижнем углу документа (длина строки не должна превышать 8 см, начало строк ограничивается левым полем) или на отдельном листе согласования, при этом в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается".
Гриф согласования включает: слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами без кавычек и знаков препинания в конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела законодательства
субъектов Российской Федерации
и ведения федерального регистра
в Ульяновской области
Главного управления Министерства юстиции
Российской Федерации по Приволжскому
федеральному округу
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства
сельского хозяйства
Российской Федерации
от 20.12.2011 N 430-162
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Экспертно-проверочной комиссии
Министерства искусства и культурной политики
Ульяновской области
от 19.12.2011 N 12
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования.
Заполненный лист согласования подписывается, датируется ответственным исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не оформляется, к проекту прилагаются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.
2.2.8.16. Гриф утверждения.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), правовым актом или решением коллегиального органа. Гриф утверждения документа размещается в правом верхнем углу утверждаемого документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Губернатор - Председатель
Правительства Ульяновской области
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, например:
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Наименование должности
Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия
Дата Дата
При утверждении документа правовым актом, протоколом гриф утверждения состоит из слова утвержден (утверждена, утверждены или утверждено), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Губернатора
Ульяновской области
от 03 октября 2011 г. N 416-р
При утверждении документа коллегиальным органом в грифе утверждения дается ссылка на протокол заседания коллегиального органа, например:
УТВЕРЖДЕНЫ
решением Экспертной комиссии
Правительства Ульяновской области
от 20.02.2012 N 1
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 6 к Инструкции.
2.2.8.17. Виза.
Внутреннее согласование документа оформляется визой согласования документа - реквизитом документа, указывающим на согласие или несогласие должностного лица Правительства Ульяновской области - автора документа с его содержанием (далее - виза).
Виза включает: наименование должности визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:
Директор государственно-правового департамента
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Директор государственно-правового департамента
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывается, датируется и прилагается к документу.
Для документа, подлинник которого остается в Правительстве Ульяновской области, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа, допускается полистное визирование документа и его приложений. Для документа, подлинник которого отправляют из Правительства Ульяновской области, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
При наличии замечаний, возражений документы на подпись не принимаются и не регистрируются.
2.2.8.18. Оттиск печати.
На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы подпись должностного лица и оттиск печати были хорошо читаемы.
Простые круглые печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ (полное описание проставления оттиска печати содержится в разделе 7 Инструкции).
Ведение журнала печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, используемых Губернатором Ульяновской области, Правительством Ульяновской области, возлагается на службу делопроизводства.
2.2.8.19. Отметка о заверении копии.
Копия документа должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись должностного лица" проставляют заверительную надпись "Верно" (при необходимости указывается место нахождения подлинника документа), наименование должности лица, заверившего копию, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например:
Верно
Консультант отдела
делопроизводства
департамента делопроизводства
и работы с обращениями граждан и организаций
Правительства Ульяновской области Подпись И.О. Фамилия
Дата
или
Верно, подлинник находится
в Правительстве Ульяновской области
Консультант отдела
делопроизводства
департамента делопроизводства и
работы с обращениями граждан и организаций
Правительства Ульяновской области Подпись И.О. Фамилия
Дата
Копия документа заверяется печатью.
Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены подписью и печатью.
2.2.8.20. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой (для внутренних документов Правительства Ульяновской области) и оборотной стороне (на письмах) последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
И.О. Фамилия
41-47-87
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
Реквизит печатается размером шрифта N 12 от границы левого поля.
2.2.8.21. Указания по исполнению документа.
Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются соответствующим должностным лицом на отдельном листе формата А6 (приложение N 7 к Инструкции) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.
Резолюция может быть написана непосредственно на самом документе между реквизитами "Адресат" и "Текст" документа.
Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Фамилия И.О.
Фамилия И.О.
Прошу организовать совместную работу
и проинформировать меня до 01.05.2012.
Подпись
Дата
При наличии нескольких исполнителей ответственный за исполнение указывается в резолюции первым. Ответственный исполнитель организует работу соисполнителей и отвечает за исполнение документа.
2.2.8.22. Отметка о контроле документа.
Отметка о контроле документа проставляется на верхнем поле документа справа штампом "Контроль".
2.2.8.23. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа включает в себя: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении.
Отметка об исполнении документа подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:
Отправлено письмо от 07.07.2011 N 73-П-03/2345
В дело N 01-14
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Отметка об исполнении документа проставляется на лицевой стороне первого листа документа в нижней части.
2.2.8.24. Отметка о конфиденциальности.
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера".
Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования", проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
2.2.8.25. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в Правительство Ульяновской области содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа документа с помощью штампа, например:
/----------------------------\
| Правительство |
| Ульяновской области |
|____________________ 20__ г.|
| Вх. N _____ |
\----------------------------/
2.2.8.26. Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату создания документа и другие поисковые данные.
3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
Инструкция устанавливает определенные требования к подготовке отдельных видов документов.
Ответственность за некачественную подготовку документов, содержащиеся в них сведения возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.
3.1. Проекты законов Ульяновской области
3.1.1. Структурные подразделения разрабатывают проекты законов Ульяновской области (далее - законопроекты) в целях реализации государственных полномочий Ульяновской области, приведения законов Ульяновской области в соответствие с законодательством Российской Федерации, на основании планов законопроектной деятельности Губернатора и Правительства Ульяновской области и соответствующих поручений.
3.1.2. При внесении законопроектов в Законодательное Собрание Ульяновской области к сопроводительному письму в адрес Председателя Законодательного Собрания Ульяновской области помимо документов, установленных Положением о законопроектной деятельности Губернатора и Правительства Ульяновской области, утвержденным постановлением Губернатора Ульяновской области от 05.09.2011 N 85, прилагаются следующие материалы на электронном носителе (текстовый редактор не выше WinWord 2003 или другой, совместимый с ним):
1) текст законопроекта;
2) пояснительная записка к законопроекту;
3) финансово-экономическое обоснование;
4) перечень актов законодательства Ульяновской области, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с принятием данного закона;
5) перечень правовых актов, необходимых для реализации закона Ульяновской области;
6) копия распоряжения Правительства Ульяновской области, содержащего решение по данному вопросу (в случае внесения законопроекта Правительством Ульяновской области).
Законопроекты и сопроводительные материалы к ним, представленные с нарушением установленных требований по их составлению, оформлению и согласованию, незамедлительно возвращаются представившим их структурным подразделениям.
3.1.3. Законопроекты печатаются в текстовом редакторе Word for Windows, OpenOffice.org Writer с применением шрифтов гарнитуры Times New Roman размера N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 со следующими размерами полей: левое - 25 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.
На первой странице законопроекта в пределах верхнего поля листа в правом верхнем углу проставляется пометка: "Вносится Правительством Ульяновской области" ("Вносится Губернатором Ульяновской области") и ниже печатается слово "Проект".
3.1.4. Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа - Закон Ульяновской области - печатается от границы верхнего поля в две строки прописными буквами размером шрифта N 16 и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал строчными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок начинается с прописной буквы и отвечает на вопрос: о чем?, точка в конце заголовка не ставится.
Текст печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, статьи.
Обозначение раздела печатается прописными буквами и выравнивается по центру, номера разделов проставляются римскими цифрами.
Наименования разделов, если они имеются, печатаются через 1 межстрочный интервал прописными буквами и выравниваются по центру, например:
РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА
Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют наименования. Обозначение главы печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование главы печатается через 1 межстрочный интервал с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка, например:
Глава 5. Права лиц, удостоенных звания "Почетный гражданин" и занесенных
в Золотую книгу Почета
Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование статьи печатается через 1 межстрочный интервал с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка, например:
Статья 15. Совет безопасности при Губернаторе Ульяновской области
При отсутствии наименования статьи слово "Статья" и номер выделяются полужирным шрифтом и точка не ставится.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части нумеруются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор Ульяновской области", которые печатаются в 1 строку полужирным шрифтом от левой границы текстового поля.
Образец оформления законопроекта приводится в приложении N 8 к Инструкции.
3.1.5. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (приложение N 9 к Инструкции) и имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа - Пояснительная записка - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное наименование законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту закона Ульяновской области "О внесении изменений в статьи 1 и
3 Закона Ульяновской области "О мерах социальной поддержки многодетных
семей на территории Ульяновской области"
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 межстрочных интервала.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
Реквизит "Подпись должностного лица" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
3.2. Проекты правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области
3.2.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области осуществляются в соответствии с Регламентом Правительства Ульяновской области, Инструкцией и правовыми актами, регулирующими данные вопросы.
3.2.2. Правовые акты Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области, имеющие нормативный характер, издаются в форме постановлений Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области соответственно.
Правовые акты по оперативным и другим текущим вопросам, не имеющие нормативного характера, издаются в форме распоряжений Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области соответственно.
3.2.3. Правовые акты Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области печатаются на бланках: "Постановление Губернатора Ульяновской области", "Распоряжение Губернатора Ульяновской области", "Постановление Правительства Ульяновской области", "Распоряжение Правительства Ульяновской области", - изготовленных типографским способом. Текст печатается в текстовом редакторе Word for Windows шрифтом гарнитуры Times New Roman размера N 14 на одной стороне листа. Использование ксерокопий бланков запрещается. При оформлении правовых актов на двух и более страницах текст печатается начиная со второй страницы на стандартных листах бумаги формата А4. Поля второй и последующих страниц составляют: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее и нижнее - по 20 мм.
3.2.4. Правовые акты имеют следующие реквизиты: наименование вида документа (постановление Губернатора Ульяновской области, распоряжение Губернатора Ульяновской области, постановление Правительства Ульяновской области, распоряжение Правительства Ульяновской области), дату и номер, номер экземпляра, место издания, заголовок, текст, подпись должностного лица.
Дата проставляется после подписания правового акта, оформляется словесно-цифровым способом. Печатается от левой границы текстового поля.
Номер правового акта проставляется после подписания, печатается от правой границы текстового поля и состоит из знака "N" и регистрационного номера.
Реквизит "Номер экземпляра" отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" 1 межстрочным интервалом, печатается от правой границы текстового поля и оформляется следующим образом: Экз. N ___.
Реквизит "Место издания" (г. Ульяновск) отделяется от реквизита "Номер экземпляра" 1 межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом.
Реквизит "Заголовок" отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
3.2.5. Реквизит "Текст" отделяется от реквизита "Заголовок" 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка текста начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на преамбулу и постановляющую часть.
Преамбула в постановлениях Губернатора Ульяновской области завершается словом "постановляю", в постановлениях Правительства Ульяновской области - "постановляет", которое печатается строчными буквами вразрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый правовой акт, должны соответствовать структуре основного правового акта.
При наличии приложений к правовому акту в тексте на них делается ссылка.
Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.
Если в тексте правового акта делается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово Приложение, ниже через 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.
При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к постановлению Губернатора
Ульяновской области
______________ N ___________
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервала. Длина черты составляет 2-3 см.
При наличии в тексте проекта правового акта формулировки "утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, план мероприятий) на самом приложении в правом верхнем углу печатается слово Утверждено или Утвержден со ссылкой на правовой акт, его дату и номер, например:
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Правительства
Ульяновской области
______________ N ___________
Слова Утверждено или Утвержден в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - утверждено, программа - утверждена, мероприятия - утверждены.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Первое слово заголовка приложения печатается прописными буквами полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (Положение, Список). Текст заголовка печатается через 1 межстрочный интервал.
Заголовок к тексту приложения отделяется от грифа утверждения документа 4 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2 межстрочными интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
3.2.6. Электронные версии проекта и листа согласования правового акта размещаются в модуле "ОРД" СЭД.
Ответственность за идентичность содержащихся в файлах проекта правового акта материалов несет разработчик проекта.
После прохождения в установленном порядке правовой экспертизы в государственно-правовом департаменте Правительства Ульяновской области разработчик проекта правового акта направляет электронную версию проекта правового акта на регистрацию в службу делопроизводства.
3.2.7. Пояснительная записка к проекту правового акта.
Пояснительная записка к проекту правового акта оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа - Пояснительная записка - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное наименование проекта правового акта, к которому подготовлена пояснительная записка. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом гарнитуры Times New Roman размера N 14 через 1,5 межстрочных интервала.
Первая строка текста начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта правового акта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.
Реквизит "Подпись должностного лица" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.
Подписи отделяются одна от другой 1-2 межстрочными интервалами.
3.2.8. Оформление реквизита "виза" проекта правового акта.
Реквизит "виза" оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта правового акта в нижней его части и включает в себя: наименование должности, подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) ответственного исполнителя (подготовившего проект), представителей государственно-правового департамента Правительства Ульяновской области и службы делопроизводства (корректора), а также дату визирования.
Согласование проекта правового акта осуществляется оформлением листа согласования (приложение N 10 к Инструкции) и проставлением отметки о согласовании в электронном виде.
3.2.9. Реквизит "Подпись должностного лица" отделяется от реквизита "Текст документа" 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор области", "Губернатор - Председатель Правительства области", печатается от границы левого поля.
Инициалы и фамилия Губернатора Ульяновской области печатаются у правой границы текстового поля.
Образец оформления проекта постановления Губернатора Ульяновской области приведен в приложении N 11 к Инструкции.
3.3. Распоряжения по кадровым вопросам
В Правительстве Ульяновской области по кадровым вопросам издаются распоряжения.
Проекты распоряжений по кадровым вопросам готовятся департаментом государственной и муниципальной службы Правительства Ульяновской области.
Распоряжения оформляются на бланках: "Распоряжение Губернатора Ульяновской области" и "Распоряжение Правительства Ульяновской области".
Распоряжения о приеме, увольнении, отпусках, командировках работников, занимающих должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности Правительства Ульяновской области, оформляются в соответствии с унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - унифицированные формы). Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм, являются рекомендуемыми и могут изменяться. В бланки можно вносить изменения по расширению и сужению граф и строк, дополнительные строки.
Правительство Ульяновской области имеет право вносить дополнительные необходимые ему реквизиты. Но при этом все реквизиты форм документов должны остаться без изменения. Удаление каких-либо реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Все изменения, вносимые в унифицированные формы, должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом.
Распоряжения со сроком хранения 75 лет регистрируются и формируются в дела отдельно от распоряжений со сроком хранения 5 лет (приложение N 12 к Инструкции).
3.4. Организация работы по выпуску правовых актов
По окончании согласования, правовой и лингвистической экспертизы проекты правовых актов переносятся на соответствующие бланки и с прилагаемыми материалами передаются в государственно-правовой департамент Правительства Ульяновской области для представления на подписание Губернатору Ульяновской области или лицу, исполняющему его обязанности.
После подписания правовые акты направляются в службу делопроизводства для регистрации.
Ответственность за идентичность текста электронного варианта правового акта его тексту на бумажном носителе несет руководитель структурного подразделения, подготовившего проект правового акта.
Работа по выпуску законов Ульяновской области, правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области включает регистрацию правовых актов, направление их на официальное опубликование, рассылку.
Специалисты службы делопроизводства регистрируют подписанные правовые акты в модуле "ОРД" СЭД.
Правовым актам присваиваются порядковые номера в автоматизированном режиме в пределах календарного года.
К регистрационным номерам правовых актов добавляются буквенные индексы:
к законам Ульяновской области - "ЗО", например, 10-ЗО;
к распоряжениям Губернатора Ульяновской области по основной деятельности - "р", например, 15-р;
к распоряжениям Губернатора Ульяновской области по кадровым вопросам со сроком хранения 75 лет - "рк", например, 73-рк; со сроком хранения 5 лет - "рлс", например, 133-рлс;
к постановлениям Правительства Ульяновской области, принятым в рабочем порядке, - "П", например, 321-П; принятым на заседаниях Правительства Ульяновской области - номер заседания/порядковый номер постановления - П, например, 10/230-П;
к распоряжениям Правительства Ульяновской области, принятым в рабочем порядке, - "пр", например, 46-пр; принятым на заседаниях Правительства Ульяновской области - номер заседания/порядковый номер распоряжения - пр, например, 11/53-пр;
к распоряжениям Правительства Ульяновской области по кадровым вопросам со сроком хранения 75 лет - "пр/к", например, 2-пр/к; со сроком хранения 5 лет - "пр/лс", например, 7-пр/лс.
Датой правового акта является дата его подписания.
Направление на официальное опубликование и учет опубликованных правовых актов осуществляет служба делопроизводства по согласованию с государственно-правовым департаментом Правительства Ульяновской области.
Копии правовых актов направляются адресатам в соответствии с листом рассылки, составленным исполнителем проекта правового акта (приложение N 13 к Инструкции). Копии заверяются печатью "Правительство Ульяновской области".
Правовые акты в течение текущего года хранятся в службе делопроизводства, после чего передаются по описи в архив Правительства Ульяновской области (далее - архив).
3.5. Положения, правила, инструкции, регламенты
3.5.1. Положение - правовой акт, устанавливающий системно связанные между собой правила регламентирующего характера по отдельным вопросам деятельности Правительства Ульяновской области.
Правила - правовой акт, устанавливающий требования и нормы осуществления определенных видов деятельности, обязательные для применения.
Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или. иные стороны деятельности Правительства Ульяновской области.
Регламент - правовой акт, включающий совокупность правил и определяющий порядок деятельности Правительства Ульяновской области.
3.5.2. Порядок подготовки и согласования положений (правил, инструкций, регламентов) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области.
3.5.3. Текст положений (правил, инструкций, регламентов) печатается на стандартных листах бумаги формата А4, излагается от третьего лица единственного или множественного числа.
Заголовок к тексту положений (правил, инструкций) отвечает на вопрос: о чем?, заголовок к инструкции, регламенту, содержащим должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопросы: кого (чего)?, например:
Должностной регламент главного специалиста-эксперта
Регламент совещания...
Констатирующей частью положений (правил, инструкций, регламентов) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положений (правил, инструкций, регламентов) может делиться на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Разделы должны иметь названия.
3.6. Протокол
3.6.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на оперативных совещаниях, заседаниях комиссий, советов, рабочих групп, конференциях, переговорах (далее - заседание (совещание).
3.6.2. Ведение записи во время заседания (совещания), сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и сотрудников структурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 2 дня со дня заседания (совещания).
Протоколы могут быть полными - содержат кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников (приложение N 14 к Инструкции), краткими - фиксируются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения (приложение N 15 к Инструкции) и стенографическими - весь ход заседания (совещания) записывается дословно.
Текст выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
Звукозапись заседания (совещания) хранится в течение 6 месяцев.
3.6.3. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело вместе с выпиской из протокола (приложение N 16 к Инструкции) о принятых решениях. Копия протокола или выписка из протокола о принятых решениях готовятся к рассылке в соответствии со списком рассылки структурным подразделением, ответственным за подготовку материалов к заседанию (совещанию).
3.6.4. Протокол оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с продольным или угловым расположением реквизитов по типу общего бланка или на общем бланке Правительства Ульяновской области.
Протокол имеет следующие реквизиты: герб Ульяновской области (при оформлении на общем бланке); наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области; наименование вида документа печатается через 2 межстрочных интервала ниже наименования высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом; номер и дату, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи.
Датой протокола является день проведения заседания (совещания). Если заседание (совещание) продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания. Дата оформляется следующим образом: 20.01.2012 или 11-12.02.2012 и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
На одной с датой строке печатается номер протокола. Номером протокола заседания коллегиального органа является порядковый номер заседания, к номерам протоколов заседаний Правительства Ульяновской области добавляется индекс "ЗП", Президиума Правительства Ульяновской области - индекс "ЗИП". Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа отдельно по каждой группе протоколов. Регистрация протоколов заседаний коллегиальных органов осуществляется секретарем коллегиального органа в журнале регистрации.
Регистрационные номера протоколам оперативных совещаний, проводимых должностными лицами Правительства Ульяновской области, присваиваются в службе делопроизводства.
Регистрационный номер протокола состоит из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса "ПС", например: 120-ПС.
Информация о проведении заседаний (совещаний) в Правительстве Ульяновской области в день их проведения (до 18 часов) передается в службу делопроизводства.
Решения к протоколу нумеруются путем проставления порядкового номера протокола и через косую черту порядкового номера рассмотренного по повестке дня вопроса, например: 10/2.
Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов заседаний (совещаний) организаций, принимавших участие в заседании (совещании).
Место составления протокола указывается по факту проведения заседания (совещания), печатается через 1 межстрочный интервал ниже реквизитов "Дата" и "Регистрационный номер".
Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал.
Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, заседание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например,
ПРОТОКОЛ... заседания Экспертной комиссии
П Р О Т О К О Л... совещания
по вопросам подготовки к новому учебному году
При продольном расположении все реквизиты располагают вдоль верхнего поля и выравнивают по центру. При угловом расположении реквизитов они занимают площадь (72,8 х 88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант используется в случаях, если протокол имеет гриф утверждения.
3.6.5. Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или председательствующий - должностное лицо, проводящее заседание (совещание), его настоящая должность в протоколе не указывается.
Секретарь - лицо, отвечающее за организацию заседания (совещания), составление и оформление протокола.
Слово "Председатель" печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы, под ним - слово "Секретарь" также с прописной буквы.
Присутствовали - список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих. Перечисляются в алфавитном порядке фамилии и инициалы сначала постоянных членов совещательного (коллегиального) органа, а затем наименования должностей, фамилии и инициалы лиц, приглашенных на заседание из других органов, организаций, и их наименования. Список присутствующих участников заседания (совещания) секретарь вносит в протокол на основе данных их регистрации.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля через 2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита, в конце слова ставится двоеточие. Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке с указанием должностей. В протоколах постоянно действующих комиссий должности присутствующих не указываются.
При оформлении протокола заседания (совещания) с участием более 15 человек фамилии участников не перечисляются, а цифрой указывается их общее количество и делается отметка - "список участников прилагается", например: "Присутствовали: 18 человек (список прилагается)".
Повестка дня содержит перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.
Слова Повестка дня печатаются прописными буквами и выравниваются по центру. Каждый вопрос повестки нумеруется арабскими цифрами, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается с абзацного отступа. Например:
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Об итогах проверки номенклатур дел на 2011 год в структурных
подразделениях Правительства Ульяновской области.
Докладчик - И.О. Фамилия
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, печатается через 1 межстрочный интервал.
Текст каждого раздела состоит из трех частей: Слушали, Выступили, Решили (Постановили), слова печатаются прописными буквами с абзацного отступа, в конце слова ставится двоеточие.
Перед словом Слушали ставится цифра, показывающая к какому пункту повестки дня относится последующий текст документа. После слова Слушали в тексте протокола указывают фамилию и инициалы основного докладчика, а затем излагают запись его выступления. В тексте протокола фамилию и инициалы каждого выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления ведется от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии дефисом, например:
1. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. - доложил об итогах проверки...
Допускается использование ссылки "Текст доклада прилагается", в этом случае доклад оформляется приложением к протоколу.
После слова Выступили печатаются фамилии участников обсуждения вопроса и их выступления. В текст протокола включаются и заданные вопросы с ответами на них.
После слова Решили (Постановили) следует постановляющая часть соответствующего пункта повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами, первая цифра показывает номер пункта повестки дня, вторая - номер принятого решения. При необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
3.6.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
При обсуждении особо важных вопросов протокол может визироваться докладчиками.
3.6.7. Отдельные виды протоколов могут утверждаться Губернатором - Председателем Правительства Ульяновской области или лицом, исполняющим его обязанности. Решение об утверждении принимает должностное лицо, председательствующее на заседании (совещании).
3.6.8. Решения, принятые на заседании (совещании), доводятся до исполнителей рассылкой копий протокола либо выписок из него в соответствии с листом рассылки. Лист рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего заседание (совещание).
При составлении выписки из протокола воспроизводят все реквизиты соответствующего бланка, вводную часть текста, тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит "Отметка о заверении копии", оформляемый секретарем, например:
Верно
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
Дата
Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью Правительства Ульяновской области.
3.6.9. По результатам заседаний (совещаний) могут быть подготовлены поручения, которые оформляются согласно приложению N 17 к Инструкции.
В указанном случае регистрационный номер поручений должен соответствовать номеру протокола заседания (совещания).
3.7. Служебные письма
3.7.1. Служебные письма Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области (далее - письма) готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти;
как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
как ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области и структурных подразделений;
как сопроводительные письма к документам;
как инициативные письма.
3.7.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или в соответствии с резолюцией уполномоченного должностного лица.
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства Ульяновской области от 21 мая 2013 г. N 185-П в пункт 3.7.3 подраздела 3.7 раздела 3 настоящей Инструкции внесены изменения
3.7.3. Письма за подписью Губернатора Ульяновской области готовятся на бланке письма Губернатора Ульяновской области, за подписью Губернатора - Председателя Правительства Ульяновской области - на бланке письма Правительства Ульяновской области и направляются во все адреса на территории Российской Федерации, а также в адрес зарубежных адресатов.
Письма за подписью первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Ульяновской области печатаются на бланке письма Правительства Ульяновской области или на бланке соответствующего должностного лица.
Письма за подписью руководителя аппарата оформляются на бланке письма заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - руководителя аппарата Губернатора и Правительства Ульяновской области.
Письма за подписью руководителей структурных подразделений оформляются на бланке письма Правительства Ульяновской области.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
3.7.4. Реквизитами письма являются: наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области - автора, справочные данные о высшем исполнительном органе государственной власти Ульяновской области, ОГРН, ИНН/КПП, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе, в гарантийных письмах, письмах финансового содержания - печать.
3.7.5. Проект письма оформляется в двух экземплярах: первый экземпляр, оформленный на соответствующем бланке, направляется адресату, второй - остается в службе делопроизводства. При необходимости копия зарегистрированного письма передается исполнителю.
Второй экземпляр письма, представляемого на подпись уполномоченному должностному лицу, должен быть предварительно завизирован исполнителем (составителем письма) и представителем службы делопроизводства (корректором). Визы проставляются в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа второго экземпляра письма, остающегося в деле Правительства Ульяновской области.
3.7.6. Заголовок к тексту в краткой форме отражает суть письма, например:
О содействии в увеличении государственного заказа Об оказании финансовой помощи
Если текст письма до семи строк, то заголовок к тексту не составляется.
Заголовок печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка к тексту не должна превышать 28-30 печатных знаков. Точка в конце заголовка не ставится, и он не заключается в кавычки.
3.7.7. Если письмо является ответным, в реквизитах бланка указываются номер и дата письма, на которое направляется ответ.
3.7.8. Если письмо адресовано более чем в 4 адреса, то исполнителем составляется лист рассылки (приложение N 18 к Инструкции).
При направлении писем в федеральные органы государственной власти и подведомственные организации, а также постоянным корреспондентам почтовый адрес в реквизите "Адресат" не указывается.
3.7.9. Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Объем письма не должен превышать двух страниц, в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме.
Текст письма излагается:
от первого лица множественного числа ("просим", "направляем", "предлагаем");
от первого лица единственного числа (при оформлении письма на бланке должностного лица) ("прошу", "предлагаю", "приглашаю");
от третьего лица единственного числа ("Правительство Ульяновской области считает возможным").
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Текст письма отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 5 печатных знаков.
3.7.10. Письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями. Право подписи писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях и должностных регламентах, в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
Письма в адрес руководителей федеральных органов государственной власти, Управления Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Ульяновской области, Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по Ульяновской области, прокуратуры Ульяновской области направляются за подписью Губернатора Ульяновской области.
Сопроводительные письма к проектам правовых актов, направляемым в прокуратуру Ульяновской области, Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ульяновской области, подписываются руководителем аппарата.
3.7.11. Отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу второго экземпляра письма.
Образец оформления служебного письма приведен в приложении N 19 к Инструкции.
3.8. Особенности подготовки и оформления писем при переписке с зарубежными адресатами
3.8.1. Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и оформляется на бланках писем (приложения N 3.5 и 3.11 к Инструкции).
Письма, направляемые главам иностранных государств, главам правительств иностранных государств, руководителям органов государственной власти иностранных государств, послам иностранных государств, руководителям посольств иностранных государств, высшим должностным лицам субъектов иностранных федеративных государств и административно-территориальных образований иностранных государств, руководителям международных организаций и учреждений, руководителям международных коммерческих компаний, подписываются Губернатором Ульяновской области или должностным лицом, исполняющим его обязанности.
Письма по рабочим вопросам (уточнение сроков визита, согласование программ пребывания) подписываются первыми заместителями Председателя Правительства Ульяновской области, заместителями Председателя Правительства Ульяновской области, министрами, заместителями министров.
Письма печатаются на русском языке. После подписания письма Губернатором Ульяновской области, первым заместителем или заместителем Председателя Правительства Ульяновской области при необходимости составляется неофициальный перевод текста письма на язык страны-адресата или на английский язык. Делается это в том случае, если имеется намерение довести до адресата как можно быстрее содержание документа. Перевод текста организует областное государственное казенное учреждение "Управление делами Ульяновской области" (далее - ОГКУ "Управление делами Ульяновской области").
Письма печатаются в двух экземплярах: первый экземпляр - подлинник письма, оформляется на бланке установленной формы, второй экземпляр - копия письма, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.
3.8.2. Образец неофициального перевода текста письма представлен в приложении N 20 к Инструкции.
Письмо печатается на стандартном листе бумаги формата А4 с полями:
правое - 2,54 мм; верхнее - 2,54 мм;
левое - 2,54 мм; нижнее - 2,54 мм.
На тексте неофициального перевода р правом верхнем углу обязательно указывается: Unofficial translation.
В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области.
Под наименованием высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области или ниже справа указываются почтовый адрес, номера телефонов и факсов.
Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля.
Реквизит "Адресат" пишется двумя строками ниже реквизитов высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области - отправителя и в обязательном порядке включает в себя построчно:
имя и фамилию получателя; должность;
наименование организации;
при необходимости далее указываются:
номер дома, улица;
город, почтовый округ (индекс);
страна.
Если в адресе не указана фамилия получателя, то эти сведения могут содержаться в отметке указания конкретного лица, например:
Attention: Mr. J. Moore, проставляемой после адреса.
При написании адреса используется "открытая пунктуация" (без запятых и точек).
Дата проставляется от границы правого поля документа через 3 межстрочных интервала от адреса и оформляется словесно-цифровым способом, например:
20 November 2011 или November 20, 2011
Заголовок письма пишут с новой строки, отступив от адреса 4 межстрочных интервала. Заголовок обозначается:
RE: - сокращение слова "regarding" (относительно);
In re: - сокращение сочетания "In regard to" (касательно);
Subject: - предмет, тема, вопрос.
Например:
Re: exhibition "Информтехника 2011"
Вступительное обращение печатается двумя строками ниже заголовка или адреса получателя или на 1/3 страницы от верха.
Текст печатается от границы левого поля.
Абзацы отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом.
Текст письма, как правило, не должен превышать одной страницы.
Через 2 межстрочных интервала после текста письма указывается заключительная формула вежливости. Она должна соответствовать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма.
Через 5 межстрочных интервалов ниже заключительной формулы вежливости располагается подпись автора письма. Ниже подписи указываются: имя, фамилия, на следующей строке - должность лица, подписавшего документ. Должность не указывается, если письмо подписано руководителем высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области.
Если к письму имеются приложения, они оформляются следующим образом:
Enclosure (приложение): ________________
или
End: ________________________
При направлении копий письма ("carbon сору" или "сс") нескольким адресатам указывают фамилии лиц или название компании, которым они отправлены.
3.8.3. При оформлении письма главам иностранных государств, главам правительств иностранных государств, руководителям органов государственной власти иностранных государств, послам иностранных государств, руководителям посольств иностранных государств, высшим должностным лицам субъектов иностранных федеративных государств и административно-территориальных образований иностранных государств, руководителям международных организаций и учреждений, руководителям международных коммерческих компаний реквизит "Адресат" включает: титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности. Все составные части реквизита печатаются строчными буквами, выделяются полужирным шрифтом, например:
Его Превосходительству
господину Мартину Вуковичу,
Чрезвычайному и Полномочному
Послу Австрийской Республики
в Российской Федерации
Реквизит "Адресат" печатается через 1 межстрочный интервал и располагается в верхнем правом углу первого листа письма. Составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк реквизита "Адресат" должно быть не более 6, а количество печатных знаков в строке - не более 30. Если в строке более 30 печатных знаков, то реквизит "Адресат" можно оформить шрифтом меньшего размера. Реквизит "Адресат" печатается компактно, без разрядки и подчеркиваний.
Если письмо адресуется организации, то указывается ее наименование на русском языке в кавычках, например:
"Американ Нэшнл
Сошиал Инститьют"
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то указываются его должность, название организации, имя, фамилия на русском языке, например:
Президенту компании
"Д. Коук энд Сан Лтд"
господину Алану Видмару
Если письмо адресуется частному лицу, то указываются его имя (инициал имени) и фамилия, например:
Господину
Л. Серрано Корречеру
При написании сложных имен и фамилий (испанских, арабских) их сокращения не допускаются.
При написании страны употребляется полное официальное название государства, например:
Соединенные Штаты Америки
Федеративная Республика Германия
3.8.4. Дата и регистрационный номер письма.
Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется цифровым способом.
Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке.
Ссылка на регистрационный номер и дату письма оформляется только в письмах-ответах, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке.
3.8.5. Текст письма начинается с обращения. Форма обращения зависит от конкретного случая и сложившейся практики. Обращение может быть:
президенту - господин Президент;
министру - господин Министр, Ваше Превосходительство;
послу - Ваше Превосходительство;
посланнику - господин Посланник или господин Министр;
временному поверенному в делах - господин Поверенный в делах (прилагательное "временный" в обращении обычно не пишется).
Если временный поверенный в делах - советник в ранге посланника, то обращение к нему должно быть "Господин Министр".
Текст начинается с полного наименования отправителя и получателя, например:
Правительство Ульяновской области свидетельствует свое уважение
Посольству Республики Болгарии и имеет честь сообщить...
Письмо рекомендуется заканчивать формулами вежливости, например:
Пользуясь случаем, прошу Вас, Ваше Превосходительство, принять
уверения в моем высоком уважении
С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество
Не употребляются формулы вежливости в письмах с выражением соболезнования.
3.8.6. При оформлении письма на бланке Губернатора Ульяновской области в реквизите "Подпись должностного лица" должность не указывается.
При оформлении письма на бланке Правительства Ульяновской области в состав реквизита "Подпись должностного лица" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенно), подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Заместитель Председателя
Правительства Подпись И.О. Фамилия
3.8.7. На подлиннике письма зарубежному адресату отметка об исполнителе не проставляется, а оформляется на копии письма, остающейся в деле.
3.8.8. Проекты писем зарубежным адресатам визируются на втором экземпляре, остающемся в деле. В состав визы входят: должность визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
До представления на подпись Губернатору Ульяновской области или исполняющему обязанности Губернатора Ульяновской области проекты писем должны быть завизированы:
заместителем Председателя Правительства Ульяновской области, в чьей компетенции находится данный вопрос;
директором департамента внешних связей Правительства Ульяновской области.
При оформлении писем за подписью заместителей Председателя Правительства Ульяновской области письма визируются начальником отдела международного развития департамента внешних связей Правительства Ульяновской области.
3.8.9. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования адреса страны назначения на русском языке. Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя - в левой верхней части.
В адресе не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.
Написание адреса на конвертах, направляемых за рубеж, осуществляется исполнителем документа.
3.8.10. Регистрацию и отправление писем за рубеж осуществляет служба делопроизводства.
Отправление писем зарубежным адресатам осуществляется в установленном законодательством порядке и в соответствии с нормами международной переписки. Решение о порядке отправки писем принимается отделом международного развития департамента внешних связей Правительства Ульяновской области.
3.9. Акты, докладные, служебные записки, справки
3.9.1. Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий (приложение N 21 к Инструкции).
Акты проверок, обследований, ревизий фиксируют установленные факты и события, а также содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Акт может составляться комиссией, создаваемой в установленном порядке.
Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Акт составляется на общем бланке Правительства Ульяновской области. Обязательными реквизитами акта являются: наименование вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения.
Датой акта является дата его составления. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например:
Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности
Акт списания материальных ценностей
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), составители акта (председатель и члены комиссии) с указанием должностей, инициалов и фамилий. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Текст акта может быть разделен на пункты и подпункты. Акты могут содержать приложения.
В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвующими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.
3.9.2. Докладная записка - документ, адресованный Губернатору - Председателю Правительства Ульяновской области, заместителям Председателя Правительства Ульяновской области или руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (приложение N 22 к Инструкции).
Докладные записки составляются в целях информирования руководства о событиях, фактах, ситуациях, требующих принятия управленческих решений.
Докладная записка должна содержать:
наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области;
наименование вида документа (Докладная записка);
дату;
регистрационный номер;
адресат;
заголовок к тексту (если текст документа имеет более семи строк);
текст;
подпись руководителя структурного подразделения;
Ф.И.О. исполнителя
или:
наименование структурного подразделения;
наименование вида документа (Докладная записка);
дату;
регистрационный номер;
адресат;
заголовок к тексту (если текст документа имеет более семи строк);
текст;
подпись составителя;
Ф.И.О. исполнителя.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.
Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем структурного подразделения, если она представляется Губернатору - Председателю Правительства Ульяновской области.
3.9.3. Служебная записка - документ, используемый для информационного обмена между структурными подразделениями Правительства Ульяновской области (приложение N 23 к Инструкции).
Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения.
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или А5 с расположением реквизитов по типу общего бланка. Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (Служебная записка), дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей - обоснования и заключения - предложения, просьбы, заявки.
Служебная записка подписывается составителем или руководителем структурного подразделения.
3.9.4. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки отражают основную деятельность Правительства Ульяновской области или подтверждают сведения библиографического или служебного характера.
Справки, отражающие основную (производственную) деятельность Правительства Ульяновской области, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую организацию, внутренние - для представления Губернатору - Председателю Правительства Ульяновской области или рассмотрения коллегиального органа.
Внешние справки оформляются на общем бланке Правительства Ульяновской области, внутренние - на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами (приложения N 24 и 25 к Инструкции).
Заголовок к тексту может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:
Справка о работе с обращениями граждан в первом полугодии 2011 г.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разделена на тематические блоки, в тексте справки выделяются разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющие заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.
Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.
Внешние справки подписываются Губернатором - Председателем Правительства Ульяновской области или его заместителями. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается Губернатором - Председателем Правительства Ульяновской области и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом - составителем.
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются двумя лицами - Губернатором - Председателем Правительства Ульяновской области и главным бухгалтером или Губернатором - Председателем Правительства Ульяновской области и директором департамента государственной и муниципальной службы Правительства Ульяновской области, заверяются печатью.
3.10. Доверенности
3.10.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу.
3.10.2. Доверенность оформляется на общем бланке:
общий бланк Губернатора Ульяновской области используется при подписании доверенности Губернатором Ульяновской области на представление интересов Губернатора Ульяновской области или совершение каких-либо действий от его имени (приложение N 26 к Инструкции);
общий бланк Правительства Ульяновской области используется при подписании доверенности Губернатором - Председателем Правительства Ульяновской области на представление интересов Правительства Ульяновской области или совершение каких-либо действий от имени Правительства Ульяновской области (приложение N 27 к Инструкции);
3.10.3. Обязательными реквизитами доверенности являются:
наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области (наименование должности руководителя высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области);
наименование вида документа (Доверенность);
дата и регистрационный номер;
место составления (издания) документа;
текст;
подпись;
гербовая печать.
В тексте доверенности указываются:
фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица, передающего полномочия Правительства Ульяновской области, представляемого указанным должностным лицом, а также нормативный правовой акт, на основании которого он действует (за исключением доверенности от имени Губернатора Ульяновской области);
фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномочиваемого лица;
перечисление предоставляемых полномочий; срок действия доверенности.
3.11. Порядок подготовки, оформления, регистрации и хранения договоров (соглашений)
3.11.1. Основные требования и порядок подготовки, оформления, регистрации и хранения договоров (соглашений) определены Регламентом Правительства Ульяновской области и Инструкцией.
Договор (соглашение) оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 (приложение N 28 к Инструкции).
3.11.2. Наименование вида документа - Договор (Соглашение) - печатается через 2 межстрочных интервала от границы верхнего поля прописными буквами или с прописной буквы полужирным шрифтом, центрируется относительно границ текстового поля.
3.11.3. Заголовок договора (соглашения) печатается полужирным шрифтом со строчной буквы; в конце заголовка точка не ставится, например:
ДОГОВОР
между Правительством Ульяновской области и
Министерством экономического развития Российской Федерации
на передачу прав пользования Региональным реестром государственных услуг
Место составления или издания договора (соглашения) печатается от левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала от заголовка.
3.11.4. Реквизит "Дата" печатается от правой границы текстового поля и оформляется словесно-цифровым способом ответственным исполнителем после подписания его последней стороной договора (соглашения).
3.11.5. Ряд вопросов договора (соглашения) может быть вынесен в приложения. В этом случае все документы должны рассматриваться как составные части договора (соглашения).
В договоре (соглашении) и в приложениях к нему делается оговорка, что все приложенные документы являются неотъемлемой частью договора (соглашения).
3.11.6. Электронная версия проекта договора (соглашения) размещается в модуле "Договоры" СЭД.
Ответственность за идентичность содержащихся в файлах проекта материалов несет разработчик проекта.
Исполнитель направляет электронную версию проекта договора (соглашения) на регистрацию в службу делопроизводства.
Перед подписанием проект договора (соглашения) передается на согласование. Порядок согласования, визирования договора (соглашения) определен Регламентом Правительства Ульяновской области.
Виза включает: должность визирующего, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату.
Согласование проекта договора (соглашения) осуществляется оформлением листа согласования (приложение N 29 к Инструкции).
3.11.7. Содержательная часть текста договора (соглашения) состоит из преамбулы и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора (соглашения). Статьи договора (соглашения) могут иметь заголовки.
Преамбула содержит следующую информацию: наименование сторон (полное и сокращенное), кто их представляет и на основании каких документов действуют их представители.
Число разделов - статей текста договора (соглашения) может быть различным в зависимости от условий договора (соглашения) и согласия сторон.
Заключительная часть содержит юридические адреса сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов и подписи.
3.11.8. Полномочия по ведению переговоров и подписанию договоров (соглашений) могут быть переданы Губернатором - Председателем Правительства Ульяновской области первым заместителям Председателя Правительства Ульяновской области, руководителю аппарата и заместителям Председателя Правительства Ульяновской области.
Количество экземпляров договора (соглашения) обусловлено количеством подписавших сторон. Все экземпляры договора (соглашения) должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски печатей.
Подпись состоит из наименования должности лица, уполномоченного подписать договор (соглашение), его личной подписи и расшифровки подписи.
3.11.9. Регистрация, формирование в дело, хранение всех договоров (соглашений) Правительства Ульяновской области осуществляются службой делопроизводства.
Подлинные экземпляры договоров (соглашений) передаются в 5-дневный срок со дня подписания в службу делопроизводства для регистрации.
3.12. Подготовка и оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи
3.12.1. Телеграммы
Телеграммы оформляются по установленной форме (приложение N 30 к Инструкции). Телеграмма печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman Cyr размером N 14.
Телеграмма составляется и передается на отправку в 2 экземплярах. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются виза исполнителя (составителя телеграммы), а также время сдачи телеграммы на отправку.
Право подписи телеграмм категории "Правительственная" имеют: Губернатор Ульяновской области, заместители Председателя Правительства Ульяновской области, руководитель аппарата.
Телеграмма имеет следующие реквизиты:
Адрес
(Куда)
(Кому)
В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации, например:
103905 МОСКВА ТВЕРСКАЯ 11
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
или
САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15 ВОСХОД
В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город, село, деревня) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже, например:
ДИМИТРОВГРАД УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
В адресе телеграммы перед номерами строений, корпусов и квартир слова "строение", "корпус" и "квартира" пишутся полностью или сокращенно - "стр", "корп" и "кв" соответственно. Слова "проспект", "проезд", "подъезд", "квартал", "бульвар" и т.п. пишутся полностью. Слова "край", "область", "район", "село", "деревня", "улица", "переулок" и "дом" можно писать полностью или сокращенно - "кр", "обл", "рн", "с", "дер", "ул", "пер" и "д" соответственно. В случае, если сокращенное наименование приведет к неопределенности или неточности адреса, сокращение не применяется.
Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием символьного знака "/" (например, 3/5) или словами (например, три дробная черта пять). Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.
Наименование организации печатается в именительном падеже и отделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочным интервалом, например:
ПРАВИТЕЛЬСТВО ПЕРМСКОГО КРАЯ
При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:
ГУБЕРНАТОРУ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
В.П. ШАНЦЕВУ
или
ИВАНОВУ А.И.
Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует ее доставить, остальные адреса указываются в тексте телеграммы.
При направлении телеграммы в четыре и более адреса прилагается список адресов (список не может содержать более 20 адресов), составленный и подписанный исполнителем. К списку прилагается один экземпляр телеграммы.
Если телеграмма направляется в один город, но адресуется нескольким организациям, адрес на бланке необходимо печатать, каждый раз повторяя название города (без слова "Копия"), например:
МОСКВА ГОСУДАРСТВЕННАЯ ДУМА
МОСКВА СОВЕТ ФЕДЕРАЦИИ
МОСКВА ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Текст отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается через 2 межстрочных интервала.
Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:
УВАЖАЕМЫЙ АЛЕКСАНДР ИВАНОВИЧ ВСКЛ
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание "не" опускать нельзя), без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.
Знаки "точка", "запятая", "кавычки", "скобки" могут быть написаны полными словами либо сокращенно ("тчк", "зпт", "квч" и "скб" соответственно), а также соответствующими символьными знаками.
Знаки "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс" и "дробная черта" могут быть написаны полными словами либо соответствующими символьными знаками.
Знаки "номер", "двоеточие" и "восклицательный знак" могут быть написаны полными словами либо сокращенно ("нр", "двтч" и "вскл" соответственно).
Другие знаки могут быть написаны только полными словами.
Цифры в телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны полными словами.
Если слово в тексте пишется через дефис (например, по-прежнему, из-за), то ставится черточка.
При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.
Реквизит "Подпись должностного лица" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Регистрационный номер и дата печатаются ниже реквизита "Подпись должностного лица" на 2 межстрочных интервала.
В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес, наименование отправителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.
Текст международной телеграммы печатается на русском языке латинскими буквами русскоязычному адресату, находящемуся за границей (посольство, торговое представительство), либо на языке иностранного адресата. Международная телеграмма, составленная на любом языке, должна быть написана отправителем только латинскими буквами, которые употребляются в телеграфной службе между странами (соответствие букв русского алфавита и латинского приведено в приложении N 31 к Инструкции). Для написания таких телеграмм могут использоваться следующие буквы:
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z и цифры: 1 2 3 4 5 6
7 8 9 0.
Знаки препинания в международной телеграмме не обозначаются. Предложения выделяются абзацами.
Фамилия, имя и адресные данные отправителя, указываемые после содержания международной телеграммы, пишутся на русском языке.
Адрес международной телеграммы печатается в следующей последовательности:
место нахождения (жительства) адресата (название улицы, бульвара, проспекта, номер дома, квартиры, наименование организации, название города, провинции, префектуры, области, индекс, название страны); наименование адресата.
При адресовании международных телеграмм в адрес российского посольства наименование российского посольства следует печатать на английском языке (Russian Embassy) или на языке страны назначения.
Международная телеграмма визируется в департаменте внешних связей Правительства Ульяновской области.
Образцы оформления международных телеграмм приведены в приложениях N 32 и 33 к Инструкции.
3.12.2. Телефонограмма
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
Телефонограммой передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководителей, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения, то есть телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления.
Обязательными реквизитами телефонограммы являются:
наименование организации - автора документа;
должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона;
наименование организации - получателя;
должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона;
дата телефонограммы;
время приема-передачи;
текст, не превышающий 50 слов;
наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и фамилия;
входящий (исходящий) регистрационный номер телефонограммы.
Телефонограмма оформляется на бланке установленной формы (приложение N 34 к Инструкции), составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Входящие и исходящие телефонограммы регистрируются в журнале установленной формы (приложение N 35 к Инструкции).
4. Организация работы с документами
4.1. Организация документооборота
4.1.1. Движение документов в Правительстве Ульяновской области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
4.1.2. В Правительстве Ульяновской области различают три потока документации:
документы, поступившие из сторонних организаций (входящие);
документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
документы, создаваемые в структурных подразделениях и используемые работниками в управленческом процессе (внутренние).
4.1.3. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Правительстве Ульяновской области, определяются Регламентом Правительства Ульяновской области, Инструкцией, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами и должностными инструкциями.
4.1.4. При применении в Правительстве Ульяновской области электронного документооборота службой делопроизводства совместно со структурным подразделением, отвечающим за информационные технологии, разрабатываются маршруты движения документов.
4.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов
4.2.1. Доставка документов в Правительство Ульяновской области осуществляется посредством почтовой связи, фельдъегерской связи, нарочными, курьерами, гражданами, с использованием факсимильной, телеграфной связи, электронной почты.
Доставка документов в структурные подразделения Правительства Ульяновской области осуществляется в соответствии с графиком курьерских маршрутов под расписку в реестрах или разносных книгах (с указанием даты, времени получения документа, подписи и расшифровки подписи (инициалов и фамилии) получателя).
4.2.2. Прием и обработка документов, поступающих в Правительство Ульяновской области, осуществляются службой делопроизводства.
4.2.3. Документы, доставленные посредством почтовой связи, фельдъегерской связи, передаются сотрудникам службы делопроизводства под роспись согласно реестрам.
Документы, передаваемые нарочным, принимаются только во вскрытых конвертах. Работник службы делопроизводства может проставлять на копии, предъявляемой заявителем, штамп о поступлении документа в Правительство Ульяновской области.
4.2.4. При приеме документов проверяется целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, при вскрытии конверта - наличие в нем документов, а также всех названных в документах приложений.
При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства, другой - приобщается к поступившему документу, третий отсылается адресанту. Документы с некомплектными приложениями также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, инициалы и фамилия лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают руководитель службы делопроизводства и специалист, вскрывший указанный конверт.
Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
4.2.5. Конверты от поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда:
дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;
поступают письма граждан;
только по конверту можно определить адрес отправителя.
Если на конверте имеются надписи "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения, например: 05.12.2011 10.35.
На конвертах с грифом "Конфиденциально" проставляются штамп о поступлении и дата поступления, после чего они передаются в отдел мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области.
Корреспонденция с грифом "Лично" не вскрывается, на таком пакете проставляется штамп "Правительство Ульяновской области", указывается дата поступления, и он передается адресатам.
4.2.6. Документы, поступившие в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимаются дежурным в приемной Губернатора - Председателя Правительства Ульяновской области. Указанные документы передаются в службу делопроизводства не позднее 10 часов ближайшего следующего рабочего дня и регистрируются как поступившие в указанный рабочий день.
О документах, требующих срочного исполнения, оперативно докладывается Губернатору - Председателю Правительства Ульяновской области с последующей их передачей в службу делопроизводства.
4.2.7. Документы от исполнительных органов государственной власти Ульяновской области должны представляться в Правительство Ульяновской области не позднее трех рабочих дней со дня регистрации документов в исполнительном органе государственной власти Ульяновской области.
4.2.8. Первичная обработка поступивших документов включает распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении N 36 к Инструкции.
4.2.9. Поступившие документы, адресованные структурным подразделениям, регистрируются в структурных подразделениях.
Поступившие документы без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются в структурное подразделение согласно принадлежности.
4.2.10. Регистрация документов, поступивших в Правительство Ульяновской области, осуществляется службой делопроизводства в базах данных "Внутренние документы" либо "Входящая корреспонденция" СЭД.
База данных "Внутренние документы" включает в себя переписку:
внутри Правительства Ульяновской области;
внутри исполнительных органов государственной власти Ульяновской области;
между Правительством Ульяновской области и исполнительными органами государственной власти Ульяновской области;
между исполнительными органами государственной власти Ульяновской области.
Документы, не относящиеся к базе данных "Внутренние документы", регистрируются в модуле "Входящая корреспонденция" СЭД.
Документы, поступившие в Правительство Ульяновской области после 16 часов, регистрируются на следующий рабочий день, за исключением документов, требующих срочного исполнения.
В нижнем правом углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа и входящего регистрационного номера.
При регистрации документа в СЭД осуществляется преобразование текста документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (путем сканирования документа), заполняется электронная регистрационно-контрольная карточка.
Перечень входящих документов, подлежащих преобразованию в электронную форму при регистрации, приведен в приложении N 37 к Инструкции.
4.2.11. Факсограммы регистрируются так же, как и служебная документация. Факсограмма с неразборчивым текстом регистрации не подлежит.
Приглашения регистрируются так же, как и служебная документация, если они не оформлены в виде открыток.
4.2.12. Документы, поступившие по электронной почте, регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях. На документе должны быть указаны следующие сведения: адресат, его почтовый адрес, название вида документа (кроме письма), регистрационный номер и дата, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации и электронная подпись автора (далее - ЭП). К регистрационному номеру документа добавляется индекс "ЭП", например: N 10157-ЭП.
Документ передается на исполнение со штампом "ЭП верна" и подписью лица, принявшего электронный документ. Для наиболее важных документов возможна проверка подлинности ЭП, в случае неподтверждения подлинности ЭП исходящего документа он отправляется исполнителю.
Документы, поступившие по электронной почте без ЭП, пересылаются по электронной почте должностным лицам, структурным подразделениям в соответствии с компетенцией.
4.2.13. Документы, поступившие по одному и тому же вопросу в течение календарного года, считаются повторными, им присваивается входящий номер первичной регистрации документа с добавлением признака повторности, например: к N 10342, где "к" означает признак повторности документа.
4.2.14. В случае поступления документов напрямую, минуя службу делопроизводства, документы должны быть переданы специалистами, ответственными за делопроизводство, в службу делопроизводства на регистрацию.
Зарегистрированный в службе делопроизводства документ при передаче в структурные подразделения повторно не регистрируется.
В документы, поступившие в Правительство Ульяновской области и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки.
4.2.15. Документы на иностранных языках, поступившие в Правительство Ульяновской области, учитываются в службе делопроизводства и направляются для организации перевода в ОГКУ "Управление делами Ульяновской области". Датой регистрации документа является день поступления его перевода из ОГКУ "Управление делами Ульяновской области" в службу делопроизводства.
4.2.16. Письменные обращения граждан, письма членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ульяновской области, депутатов представительных органов муниципальных образований Ульяновской области, письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, передаются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан и организаций департамента делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Правительства Ульяновской области.
4.2.17. Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, иные нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти после регистрации в службе делопроизводства передаются в государственно-правовой департамент Правительства Ульяновской области для подготовки аннотации. В течение 5 рабочих дней государственно-правовой департамент Правительства Ульяновской области готовит аннотацию и передает Губернатору - Председателю Правительства Ульяновской области на доклад.
4.2.18. После регистрации документы 2 раза в день, с 10 до 11 часов и с 17 до 18 часов, доставляются в приемные руководителей и структурные подразделения. Телеграммы и срочные документы доставляются адресатам немедленно.
Документы с резолюциями Губернатора - Председателя Правительства Ульяновской области доставляются исполнителям наряду с бумажным носителем по СЭД (в исключительных случаях - по факсимильной связи).
Структурные подразделения получают документы от службы делопроизводства через ответственных за делопроизводство.
4.2.19. Ошибочно направленные в структурные подразделения документы незамедлительно возвращаются с соответствующей пометкой в службу делопроизводства.
4.3. Порядок рассмотрения документов
4.3.1. Подготовка к рассмотрению документов включает:
ознакомление с содержанием документов;
подготовку и оформление проекта резолюции по исполнению документов;
передачу документов для рассмотрения руководителю.
4.3.2. По входящим документам, требующим исполнения, подготавливаются проекты резолюций на бланке установленной формы (приложение N 7 к Инструкции).
Резолюции могут быть оформлены и на самом документе.
В состав резолюции входят следующие реквизиты:
исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);содержание поручения;
срок исполнения поручения;
подпись должностного лица, дающего поручение;
дата;
регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (при оформлении резолюции на бланке).
При наличии в резолюции нескольких исполнителей основным считается лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное.
Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них конкретизируются порядок исполнения документов, срок их исполнения (с учетом намеченного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.
4.3.3. Уполномоченные должностные лица при рассмотрении документов:
определяют исполнителя и дают указание в резолюции по исполнению документов;
подписывают исполненные письма или, при наличии замечаний, возвращают проект письма исполнителю для доработки;
в случае согласия с содержанием ответов, подготовленных за подписью руководителей структурных подразделений, оформляют отметку о списании документа в дело.
4.3.4. Документы должны рассматриваться в день их поступления.
При рассмотрении документов уполномоченное должностное лицо выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение немедленно.
4.3.5. Руководители структурных подразделений организуют работу с поступившими документами, обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.
4.4. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов
4.4.1. Исходящими документами Правительства Ульяновской области являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.
4.4.2. Регистрация исходящих служебных писем и телеграмм осуществляется службой делопроизводства в модуле "Исходящие письма" СЭД.
4.4.3. Служба делопроизводства осуществляют проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, регистрацию, учет и отправку.
Исполнители исходящего документа (структурные подразделения) формируют и заполняют проект электронной карточки исходящего документа, присоединяют к карточке электронный образ документа и направляют на регистрацию в службу делопроизводства.
Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем в службу делопроизводства для отправки. При этом к письму и телеграмме прилагаются списки рассылки, необходимое количество копий для рассылки и полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ должны быть заполнены его номер и дата.
Корреспонденция, поступившая в службу делопроизводства для отправки после 16 часов, кроме телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется на следующий день.
Сотрудники службы делопроизводства проверяют правильность оформления исходящих документов, заполнения электронной карточки и регистрируют документ в СЭД с проставлением регистрационного номера и даты регистрации на подлиннике и втором экземпляре Документа. Исходящие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями к подготовке и оформлению документов, установленными Инструкцией.
Неправильно оформленные документы на регистрацию не принимаются и возвращаются исполнителю для исправления.
Исходящим документам присваивается регистрационный номер, например: 73-Г-01/765, где: 73 - постоянное число, Г-01 - индекс структурного подразделения или должностного лица, 765 - порядковый номер в пределах календарного года.
Исходящим телеграммам присваивается регистрационный номер с добавлением буквенного индекса "Т", например: 73-Г-01/300-Т.
Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.
4.4.4. Обработка, отправка и доставка документов, подписанных должностными лицами Правительства Ульяновской области, осуществляются службой делопроизводства.
Письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Правительства Ульяновской области, к отправке не принимаются.
При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передавать в службу делопроизводства подлинно подписанный экземпляр (оригинал) письма и необходимое количество его ксерокопий.
4.4.5. Документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других элементов, необходимых для их отсылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров.
4.4.6. В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтовой, фельдъегерской связью, электронной почтой, передаются по факсу.
Решение о способе доставки документа принимает структурное подразделение - исполнитель.
Ответы на обращения граждан отправляются простой корреспонденцией.
Заказная корреспонденция передается службой делопроизводства на почту по списку (реестру), простая корреспонденция учитывается в журнале отправки.
Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
4.4.7. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
4.5. Регистрация и учет внутренних документов
4.5.1. Регистрация протоколов коллегиальных органов Правительства Ульяновской области осуществляется секретарем коллегиального органа. Протоколам заседаний присваиваются порядковые номера в пределах календарного года по каждому виду протоколов отдельно. Протоколы подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел по мере их поступления.
Регистрация протоколов рабочих совещаний, заседаний, поручений осуществляется в службе делопроизводства в СЭД.
Протоколам, поручениям присваивается номер, состоящий из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса "ПС", например: 580-ПС.
Поручениям с аппаратных совещаний присваивается номер, состоящий из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса "АС", например: 4-АС.
4.5.2. Подписанные Губернатором Ульяновской области или другим должностным лицом по доверенности договоры (соглашения) по экономическим, научным, культурным связям, трудовые договоры, договоры по обучению регистрируются и хранятся в службе делопроизводства.
Регистрация осуществляется в СЭД.
Регистрационный номер договора (соглашения) состоит из регистрационных номеров, присваиваемых организациями, заключившими договор (соглашение), разделенных косой чертой.
Договорам (соглашениям) присваиваются порядковые номера в пределах календарного года с буквенными индексами: заключенным Губернатором Ульяновской области - "Д", например, N 28-Д; Правительством Ульяновской области - "ДП", например, N 34-ДП.
4.5.3. Служебные контракты с государственными гражданскими служащими регистрируются и хранятся в департаменте государственной и муниципальной службы Правительства Ульяновской области.
4.5.4. Доверенности на право совершения действий от имени Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области, представления интересов Правительства Ульяновской области в государственных, общественных и судебных органах регистрируются в службе делопроизводства в журнале регистрации доверенностей (приложение N 38 к Инструкции).
Доверенностям от имени Губернатора Ульяновской области присваивается порядковый номер с добавлением индекса "дг", например: 01-дг; доверенностям от имени Правительства Ульяновской области - индекс "дп", например: 15-дп.
Зарегистрированный оригинал доверенности выдается на руки, а копия остается на хранении в службе делопроизводства.
4.5.5. Другие виды внутренних документов (акты, справки, сводки, докладные, служебные записки и др.) регистрируются в службе делопроизводства с добавлением буквенного индекса "вн", например: 73-02/144-вн.
4.6. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи
4.6.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.
Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики) и прием этой информации в виде копии (факсимиле), часто называемой на практике факсом или телефаксом.
Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер Правительства Ульяновской области (8422) 41-41-69), установлен в службе делопроизводства.
Средства факсимильной связи установлены в приемных руководителей, структурных подразделениях, контроль за использованием факсимильной техники осуществляется руководителями.
Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют.
4.6.2. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов.
Отправляемый факсом документ печатается на качественной бумаге формата А4. Не допускается деформация бумажного носителя отправляемого документа, использование тонкой, серой бумаги.
4.6.3. Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" и секретных документов.
4.6.4. Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту регистрации данного вида документа.
Для передачи факсограмм нескольким организациям составляется список рассылки, в котором указываются наименование организации, номер факса.
После передачи факсограммы подлинник письма направляется адресату почтовой связью по мере необходимости.
Факсограммы, адресованные Губернатору Ульяновской области, первым заместителям, заместителям Председателя Правительства Ульяновской области, регистрируются в службе делопроизводства. Поступившим подлинникам писем, ранее переданных по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы, и они передаются исполнителю с пометкой "Подлинник письма, переданного по факсу".
4.6.5. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
Входящие факсограммы, адресованные Губернатору Ульяновской области, первым заместителям, заместителям Председателя Правительства Ульяновской области на иностранных языках, направляются в ОГКУ "Управление делами Ульяновской области" для организации перевода, а затем регистрируются в службе делопроизводства и передаются адресату.
4.6.6. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения.
Поступившие факсограммы учитываются в журнале входящих факсограмм службы делопроизводства. Факсограммы, поступившие до 18 часов, передаются адресату в тот же день, после 18 часов - на следующий рабочий день, срочные - немедленно.
4.6.7. Персональная ответственность за правильность передачи (приема) факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.
4.7. Прием, обработка и передача документов по электронной почте
4.7.1. В Правительстве Ульяновской области прием электронных копий документов для отправки и отправка с официального электронного адреса: mail@ulgov.ru осуществляются службой делопроизводства в течение рабочего дня.
4.7.2. С официального адреса электронной почты Правительства Ульяновской области служебные письма направляются за подписью должностных лиц Правительства Ульяновской области. С официального адреса структурных подразделений Правительства Ульяновской области служебные письма направляются за подписью руководителей этих подразделений.
4.7.3. Ответственный за работу с электронной почтой сотрудник службы делопроизводства обеспечивает ежедневное получение и передачу служебных документов по электронной почте.
4.7.4. Ответственность за подготовку информации к передаче по электронной почте несет исполнитель, за передачу - сотрудник службы делопроизводства.
4.7.5. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе.
4.7.6. Исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов, и представляет электронную копию документа сотруднику службы делопроизводства.
4.7.7. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.
4.7.8. Сотрудник службы делопроизводства отправляет документ адресату, указывает дату и время отправки в журнале учета электронной почты.
4.7.9. Электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера.
4.7.10. При получении электронного сообщения на официальный адрес электронной почты Правительства Ульяновской области сотрудник службы делопроизводства:
осуществляет предварительное рассмотрение и, исходя из оценки содержания, регистрирует копию документа на бумажном носителе в службе делопроизводства или передает в структурные подразделения для регистрации и рассмотрения должностными лицами, или пересылает по электронной почте адресату;
передает уведомление отправителю о получении документа. В случае невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя.
5. Организация информационно-поисковой системы по документам
5.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Правительстве Ульяновской области создаются информационно-поисковые системы по документам.
5.2. Основой построения информационно-поисковых систем является регистрация документов.
В процессе регистрации документов создаются базы данных для поисковой работы по документам.
5.3. В Правительстве Ульяновской области справочная работа по документам, их поиск по заданным параметрам осуществляются с использованием технологий СЭД.
6. Порядок выполнения машинописных и копировально-множительных работ
6.1. Машинописные работы
Печатание документов осуществляется в машинописном бюро службы делопроизводства, а также непосредственно в структурных подразделениях (служебные письма за подписью соответствующего руководителя, внутренние документы) с соблюдением установленных Инструкцией требований.
В машинописном бюро печатаются только служебные документы на русском языке. Печатание под диктовку не производится.
Документы и материалы для печатания передаются в машинописное бюро вместе с заполненным бланком заказа установленной формы (приложение N 39 к Инструкции). Заказы хранятся в течение года.
Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления.
В первоочередном порядке печатаются проекты законов Ульяновской области, правовые акты Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области, документы к мероприятиям с участием Губернатора Ульяновской области, а также другие документы, связанные с обеспечением деятельности Губернатора Ульяновской области.
Срочные документы печатаются вне очереди. Срочность печатания документов определяется соответствующей пометкой на бланке заказа руководителями структурных подразделений или руководителем службы делопроизводства.
Документы, сданные в работу после 17 часов 30 минут, печатаются, как правило, на следующий день.
Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных цветов (синего, фиолетового или черного). Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные или нечеткие ксерокопии материалов.
Рукописи должны быть вычитаны и завизированы исполнителем. При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Допускаются только общепринятые сокращения слов.
Лингвистические работы специалистами, печатающими документы, не производятся.
Документы, изготовленные с использованием компьютерной техники, передаются в машинописное бюро с электронной копией в формате текстового редактора WinWord.
При передаче исполнителем документов, записанных на электронных носителях, они проверяется на наличие компьютерных вирусов. В случае их обнаружения работа прекращается и электронные носители возвращаются исполнителю.
Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров на одной стороне листа.
Документы печатаются в одном экземпляре (за исключением писем) и вместе с рукописью передаются исполнителю.
На каждой странице изготовленного документа в левом нижнем углу проставляется колонтитул (наименование файла, дата печатания, инициалы работника, печатавшего документ).
Документы, подлежащие дальнейшему редактированию и правке в структурном подразделении, могут быть переписаны на электронный носитель исполнителя.
Для обеспечения идентичности текстов электронных версий текстам подлинников законов Ульяновской области, правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области, исходящих писем, подписываемых Губернатором Ульяновской области, исполнитель должен вносить в них возможные правки только в машинописном бюро службы делопроизводства.
6.2. Копировально-множительные работы
Выполнение копировально-множительных работ производится в службе делопроизводства, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях.
В службе делопроизводства копируются служебные документы структурных подразделений. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является оформление заказа по установленной форме (приложение N 40 к Инструкции). Заказы хранятся в течение года.
Изготовление небольших по объему тиражей служебных документов (до 10 страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях с соблюдением правил, установленных Инструкцией.
Документы на копирование принимаются службой делопроизводства до 17 часов.
В первоочередном порядке копируются документы, поступившие от Губернатора Ульяновской области, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Ульяновской области, руководителя аппарата, рассылочные экземпляры законов Ульяновской области, правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области.
Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования материалов и документов определяется руководителем структурного подразделения или руководителем службы делопроизводства.
Документы и материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво и не превышать формат A3.
Документы и материалы загрязненные, с помарками и вклейками, в рукописном виде (кроме обращений граждан) на копирование не принимаются.
Не подлежат копированию используемые Правительством Ульяновской области официальные бланки с воспроизведением герба Ульяновской области.
Не принимаются также на копирование книги и брошюры, газеты и газетные вырезки.
Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа под роспись.
7. Порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов
7.1. Изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации
7.1.1. Воспроизведение на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется:
Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации";
постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".
7.1.2. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на печатях Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области (далее - гербовые печати).
7.1.3. Гербовые печати используются на документах в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Гербовой печатью заверяются документы, указанные в приложении N 41 к Инструкции.
7.1.4. В Правительстве Ульяновской области гербовой печатью заверяются подписи Губернатора Ульяновской области, руководителя аппарата, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Ульяновской области, министров, главного бухгалтера, других должностных лиц, которым доверенностью или распоряжением Губернатора Ульяновской области предоставлены соответствующие полномочия.
Гербовая печать ставится на копиях договоров, соглашений, доверенностей Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы.
Право заверения таких копий принадлежит службе делопроизводства.
Оттиск всех элементов гербовой печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
На документах финансового характера оттиск гербовой печати проставляют на специально отведенном месте. Место нанесения печати обозначается символом "м.п." без наименования должности и подписи. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.
7.1.5. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает руководитель аппарата.
7.1.6. Гербовые печати хранятся в службе делопроизводства.
7.2. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Ульяновской области, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Ульяновской области
7.2.1. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Ульяновской области определяется непосредственно Губернатором Ульяновской области.
7.2.2. Заявка на изготовление штампа с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Ульяновской области подписывается руководителем аппарата.
7.2.3. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Ульяновской области может использоваться на поздравительных открытках, дипломах, благодарностях, почетных грамотах и других документах аналогичного характера.
7.2.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Ульяновской области при необходимости разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.
7.2.5. Решение о необходимости изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписей первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Ульяновской области принимается соответствующими должностными лицами.
7.3. Простая печать и штамп
7.3.1. Структурные подразделения могут иметь простые печати и штампы без изображения государственной символики.
7.3.2. Право иметь простые печати и штампы и перечень документов, для заверения которых они используются, закрепляется положением о структурном подразделении.
7.3.3. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются соответствующие штампы: "Контроль", "Копия верна", "Подлежит возврату", "Регистрационный штамп" входящих и исходящих документов.
7.3.4. В службе делопроизводства применяется печать с надписью "Правительство Ульяновской области" для удостоверения документов, не воспроизводящих подлинную подпись Губернатора Ульяновской области.
7.3.5. Простые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на документах (или их копиях), определенных в приложении N 42 к Инструкции.
7.4. Порядок оформления заказа на изготовление гербовых и простых печатей, штампов и их учета
7.4.1. Изготовление гербовых печатей, простых печатей и штампов осуществляется только полиграфическими и штемпельно-граверными организациями, имеющими выданные в установленном порядке лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.
Гербовые печати изготавливаются в соответствии с требованиями ГОСТа "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. ГОСТ Р 51511 - 2001".
7.4.2. Размещение заказов структурных подразделений на изготовление печатей и штампов осуществляет ОГКУ "Управление делами Ульяновской области" на основании заявки структурных подразделений.
7.4.3. Эскизы гербовых печатей предварительно должны быть согласованы с руководителем аппарата.
7.4.4. Письмо-заявка об изготовлении печатей или штампов, подписанное руководителем структурного подразделения и согласованное с руководителем аппарата, вместе с прилагаемыми эскизами направляется в ОГКУ "Управление делами Ульяновской области".
7.4.5. Все изготовленные печати и штампы регистрируются в отделе мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области в специальном журнале с проставлением их оттисков и передаются по акту в структурные подразделения.
7.4.6. Структурные подразделения ведут общий учет используемых в деятельности печатей и штампов в журнале учета выдачи печатей и штампов с проставлением их оттисков (приложение N 43 к Инструкции), в котором листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
7.4.7. Руководители структурных подразделений назначают сотрудников, ответственных за учет, использование и хранение печатей и штампов, несущих персональную ответственность за их использование и сохранность.
7.4.8. Печати и штампы выдаются руководителями структурных подразделений сотрудникам, ответственным за их учет, использование и хранение, под расписку.
7.4.9. Передача печатей, штампов посторонним лицам и вынос их за пределы здания Правительства Ульяновской области не допускаются.
7.5. Хранение печатей и штампов
7.5.1. Хранение гербовых печатей осуществляется в опечатываемых несгораемых металлических шкафах или сейфах, доступ к которым имеет лицо, получившее печати в установленном Инструкцией порядке.
7.5.2. При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами.
7.5.3. Запрещается хранить печати и штампы в столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право.
7.5.4. При утере печати или штампа незамедлительно в письменном виде ставится в известность руководитель аппарата.
7.6. Передача, замена и уничтожение печатей и штампов
7.6.1. Сотрудник, получающий печать, расписывается в специальном журнале, разборчиво указывая дату, должность и фамилию, а также основание получения печати, штампа.
7.6.2. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) в отдел мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области либо замены (уничтожения) в порядке, предусмотренном Инструкцией.
7.6.3. Замена печатей, штампов производится на основании разрешения руководителя аппарата.
Для замены ранее выданных отделом мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области печати, штампа в случае износа, повреждения, утраты сотрудник, ответственный за учет, использование и хранение печатей и штампов, должен представить руководителю аппарата:
письмо с просьбой о замене печати, штампа;
объяснительную записку с указанием причины утраты печати, штампа;
акт об уничтожении печати, штампа, утвержденный руководителем структурного подразделения.
7.6.4. Письмо с визой руководителя аппарата, акт и объяснительная записка направляются в отдел мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области для регистрации в соответствующем журнале.
7.6.5. Заказ на изготовление новой печати или штампа оформляется в соответствии с подразделом 7.4 раздела 7 Инструкции.
7.6.6. В случае ликвидации структурного подразделения или прекращения деятельности в результате реорганизации имеющиеся у него в наличии печати и штампы подлежат передаче в отдел мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области для последующего уничтожения по акту.
Способ уничтожения определяется комиссией, которая создается руководителем аппарата.
Уничтожение печатей, штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.
7.6.7. В составленном акте об уничтожении печатей, штампов должны быть указаны время и место уничтожения, состав комиссии, основание уничтожения печатей, штампов, наименование и оттиски уничтоженных печатей, штампов, способ уничтожения, подписи членов комиссии.
Акт подшивается в дело "Акты о выделении к уничтожению документов, печатей и штампов", которое хранится вместе с печатями, штампами и журналом их учета.
Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати, штампа в журнал учета.
7.7. Контроль состояния учета, использования и хранения печатей и штампов
7.7.1. Проверку наличия и контроль за правильностью использования печатей и штампов в структурных подразделениях осуществляет отдел мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области.
Результаты проверок рассматриваются комиссией по уничтожению печатей, штампов и бланков и оформляются протоколом. О проведенных проверках делаются отметки в журнале учета.
7.7.2. При переводе, увольнении сотрудника, ответственного за учет, использование и хранение печатей и штампов, руководитель структурного подразделения создает комиссию для проверки соответствия фактического наличия печатей и штампов, переданных на хранение указанному сотруднику, записям в журнале учета.
Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому сотруднику, назначенному ответственным за их учет, с приложением оттисков передаваемых печатей и штампов.
7.7.3. В случае ненадлежащих учета и условий хранения печатей и штампов, повлекших их порчу или утрату, проводится служебная проверка с привлечением к ответственности лиц, по вине которых наступили указанные последствия.
8. Учет объема документооборота
8.1. Объем документооборота составляет количество документов, поступивших в Правительство Ульяновской области и созданных за определенный период времени. В объеме документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые).
8.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро, машинописном бюро службы делопроизводства.
Учет количества документов проводится по Правительству Ульяновской области в целом.
8.3. Сотрудники службы делопроизводства, осуществляющие регистрацию отдельных видов документов, до 5 числа месяца, следующего за отчетным, представляют руководителю службы делопроизводства данные о количестве зарегистрированных документов.
8.4. Результаты учета количества документов обобщаются службой делопроизводства и представляются руководителю аппарата.
9. Документальный фонд Правительства Ульяновской области
Правительство Ульяновской области формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов, разрабатывает и утверждает по согласованию с экспертно-проверочной комиссией Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области (далее - ЭПК) перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, с указанием сроков хранения.
9.1. Составление номенклатуры дел
Формирование документального фонда Правительства Ульяновской области осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив.
9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Ульяновской области, Законом Ульяновской области от 09.06.2005 N 043-ЗО "О Правительстве Ульяновской области", положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием (структурой) Правительства Ульяновской области, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, номенклатурами дел за предшествующие годы.
9.1.3. В Правительстве Ульяновской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 44 к Инструкции) и сводная номенклатура дел Правительства Ульяновской области (далее - сводная номенклатура дел) (приложение N 45 к Инструкции).
Номенклатура дел структурного подразделения на следующий календарный год разрабатывается до 01 ноября текущего года сотрудником, ответственным за делопроизводство, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства для составления сводной номенклатуры дел.
Ответственность за составление номенклатуры дел в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
Вновь образованное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить на согласование в постоянно действующую экспертную комиссию Правительства Ульяновской области (далее - ЭК).
9.1.4. Сводная номенклатура дел составляется работниками службы делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений.
9.1.5. Сводная номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
9.1.6. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке, подписывается руководителем службы делопроизводства, исполнителем, согласовывается с ЭК, представляется ЭПК на согласование и утверждается руководителем аппарата.
9.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
9.1.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается на 5 лет. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем аппарата и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
В случае изменения функций и структуры составляется новая сводная номенклатура дел.
9.1.9. Сводная номенклатура дел печатается в трех экземплярах. Первый экземпляр, утвержденный руководителем аппарата, является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел службы делопроизводства, второй экземпляр применяется в архиве, третий передается в областное государственное бюджетное учреждение "Государственный архив Ульяновской области".
Рабочие экземпляры сводной номенклатуры дел могут вестись в электронном виде.
9.1.10. В сводной номенклатуре дел разделы расположены в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием Правительства Ульяновской области. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений.
9.1.11. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений.
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства Ульяновской области от 21 мая 2013 г. N 185-П в пункт 9.1.12 подраздела 9.1 раздела 9 настоящей Инструкции внесены изменения
9.1.12. Сводная номенклатура дел составляется по установленной форме. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включенного в сводную номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Правительстве Ульяновской области цифрового обозначения структурного подразделения, утвержденного руководителем аппарата, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 05-03, где:
05 - обозначение структурного подразделения;
03 - порядковый номер дела в разделе сводной номенклатуры дел.
В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в сводную номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В графу 2 "Заголовок дела" сводной номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов сводной номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, нормативные правовые акты, плановые и отчетные документы, переписку, номенклатуру дел, контрольные карточки или другие учетные документы. При этом заголовки дел, содержащих постановления, решения, поручения, располагаются перед заголовками дел правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка").
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, распоряжения и т.д.); название структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата, период, к которым относятся документы дела, указание на копийность документа.
В заголовках дел, содержащих нормативную правовую, организационно-распорядительную документацию, указываются вид документа и автор, например:
Постановления Правительства Ульяновской области
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например:
Документы (справки, аналитические записки) по выполнению
постановлений, распоряжений, поручений Губернатора Ульяновской области
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с областными учреждениями и ведомствами по вопросам
социально-экономического развития
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовой бухгалтерский (финансовый) отчет Правительства Ульяновской области
по основной деятельности за 2011 год
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 "Количество единиц хранения" сводной номенклатуры дел заполняется по окончании года.
В графе 4 "Срок хранения и N статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечням документов с указанием сроков хранения и год издания перечня.
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: переходящие с 2010 г.), о лицах, ответственных за формирование дел, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения.
В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка "В электронном виде".
9.1.13. Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в сводную номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе сводной номенклатуры дел оставляются резервные номера.
9.1.14. По окончании делопроизводственного года в конце сводной номенклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.
9.2. Формирование и оформление дел
9.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
9.2.2. Дела Правительства Ульяновской области формируются в структурных подразделениях. Ответственность за формирование дел в структурных подразделениях несут их руководители и сотрудники, ответственные за делопроизводство.
9.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов, при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением: т. 1, т. 2.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Распоряжения Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области регистрируются и формируются в дела отдельно от распоряжений по личному составу и кадровым вопросам.
Распоряжения по личному составу регистрируются и формируются в отдельные дела с учетом сроков их хранения:
распоряжения о назначении, освобождении от должности, перемещении, награждении (срок хранения - 75 лет) формируются отдельно от распоряжений о предоставлении основных, учебных отпусков, взысканиях, командировках (срок хранения - 5 лет).
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, программы и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года.
9.2.4. Дела Правительства Ульяновской области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
9.2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (распоряжения о приеме, увольнении, перемещении), лицевые счета по заработной плате, личные дела уволенных.
Полное оформление дел предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 46 к Инструкции);
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела (приложение N 47 к Инструкции);
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 48 к Инструкции);
подшивку и переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение документов в скоросшивателях; документы при обработке не пересистематизируются, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются. В обязательном порядке заполняются реквизиты обложки дела.
9.2.6. Обложка дела постоянного хранения оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются: наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской власти, структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области указывается полностью, в именительном падеже;
наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой;
делопроизводственный номер (индекс) дела проставляется в соответствии со сводной номенклатурой дел;
заголовок дела переносится из сводной номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок дела вносятся уточнения: номера актов, протоколов и др.);
дата дела: указываются год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается.
Дата на обложке дела указывается арабскими цифрами (число и год), название месяца пишется полностью словом. Даты дела не указываются на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражены в заголовках дел.
Надписи на обложке дела следует выполнять четко, светоустойчивыми чернилами.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются.
В целях обеспечения порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне листа в левом верхнем углу.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись и оформляется в деле на отдельном листе. В заверительной надписи указываются количество листов в данном деле (цифрами и прописью), должность и подпись ее составителя с расшифровкой подписи, дата составления.
При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дела указываются новое наименование этого структурного подразделения, дата распорядительного документа о переименовании. Прежнее наименование структурного подразделения заключается в скобки.
9.2.7. Контроль за формированием дел и методическая помощь в форме консультаций в структурных подразделениях осуществляются службой делопроизводства.
9.3. Организация оперативного хранения документов
9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.
9.3.2. Руководители структурных подразделений несут ответственность за сохранность документов и дел.
9.3.3. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, сейфах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.
9.3.4. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу. В целях обеспечения оперативного поиска документов последовательность расположения дел должна соответствовать последовательности расположения заголовков дел в номенклатуре дел.
На корешке каждого дела указывают его индекс в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
Хранить документы в неприспособленных шкафах и рабочих столах запрещается.
9.3.5. В обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов и дел при перемещении дел, возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения.
Проверка наличия документов и дел проводится путем сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.
9.3.6. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел сотрудникам структурного подразделения для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель установленной формы (формат А5) (приложение N 49 к Инструкции). В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. По истечении указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя аппарата или его заместителя.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя аппарата с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинника с объяснением причин выдачи.
10. Порядок передачи документов на архивное хранение
Документы Правительства Ульяновской области после проведения экспертизы их ценности в установленном Федеральным архивным агентством порядке подлежат передаче на постоянное хранение в областное государственное бюджетное учреждение "Государственный архив Ульяновской области".
Документы Правительства Ульяновской области, относящиеся к государственной собственности, и документы временного (свыше 10 лет хранения), а также документы по личному составу хранятся в архиве. Функциональную деятельность архива осуществляют сотрудники службы делопроизводства.
Подготовка дел к передаче на хранение в архив предусматривает работу, которая проводится в структурных подразделениях и включает в себя следующие этапы:
проведение экспертизы ценности документов;
полное оформление дел;
составление описи дел;
составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
Сотрудники службы делопроизводства осуществляют контроль и оказывают методическую помощь в проведении вышеуказанных работ структурным подразделениям.
10.1. Экспертиза ценности документов
10.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертиза ценности документов проводится на основе:
законодательства Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
нормативно-методических документов федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих полномочия в сфере архивного дела.
10.1.2. Экспертиза ценности документов в Правительстве Ульяновской области проводится:
в структурных подразделениях при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив и к уничтожению;
в архиве в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение и к уничтожению.
10.1.3. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в Правительстве Ульяновской области создана ЭК из числа наиболее квалифицированных специалистов в количестве не менее 5 человек.
ЭК создается распоряжением Правительства Ульяновской области.
Функции и права ЭК определяются положением об ЭК, которое утверждается Правительством Ульяновской области.
10.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в структурных подразделениях осуществляется ежегодно лицами, ответственными за делопроизводство.
10.1.5. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
10.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела с пометкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
10.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного (приложение N 50 к Инструкции), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 51 к Инструкции) и по личному составу (приложение N 52 к Инструкции), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 53 к Инструкции).
10.2. Составление и оформление описей дел
10.2.1. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Описи составляются структурными подразделениями ежегодно отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
10.2.2. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 54 к Инструкции) и представляются в службу делопроизводства не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве.
10.2.3. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.
10.2.4. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
10.2.5. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.
10.2.6. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в службу делопроизводства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
10.2.7. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводных описей дел Правительства Ульяновской области, которые готовит сотрудник службы делопроизводства под методическим, руководством специалистов областного государственного бюджетного учреждения "Государственный архив Ульяновской области".
10.2.8. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные на ЭК акты утверждаются руководителем аппарата после утверждения на ЭПК описей дел постоянного хранения. После этого разрешается уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.
10.2.9. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на дела Правительства Ульяновской области. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения.
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт, например: законченные в 2007 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2011 года.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (приложение N 53 к Инструкции).
После уничтожения дел в сводной номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью лица, ответственного за архив, например:
"Уничтожено. См. акт N _______ от___________________". И.О. Фамилия.
10.3. Подготовка и передача документов в архив
10.3.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача производится только по описям дел.
10.3.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения одного года их хранения и использования в структурном подразделении.
10.3.3. Дела временного (до 3 лет) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении года хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
10.3.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному службой делопроизводства, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем аппарата.
10.3.5. В период подготовки структурными подразделениями дел к передаче в архив сотрудниками службы делопроизводства предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные в процессе проверки недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурных подразделений обязаны устранить.
10.3.6. Прием каждого дела производится сотрудником службы делопроизводства в присутствии сотрудника структурного подразделения.
При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи принимающего и передающего дела.
10.3.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения ответственный за делопроизводство в данном структурном подразделении в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в службу делопроизводства независимо от сроков хранения. Передача оформляется по описям и номенклатуре дел.
10.4. Использование документов архива
10.4.1. Основными формами использования документов архива являются:
исполнение социально-правовых запросов граждан в форме архивной справки и архивной выписки;
выдача заверенных архивных копий документов;
исполнение тематических запросов.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии документов выдаются на основании письменного запроса организации или частного лица.
Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.
10.4.2. Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся в архиве, на бланке Правительства Ульяновской области.
Архивная справка подписывается руководителем аппарата, а в его отсутствие - руководителем службы делопроизводства (в соответствии с должностным регламентом) и заверяется печатью.
10.4.3. Архивные копии документов и архивные выписки.
Архивные копии документов и архивные выписки выдаются
в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий документов и архивных выписок заверяется подписью сотрудника службы делопроизводства (в соответствии с должностным регламентом), исполнившего запрос, и печатью.
Архивная выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов, и должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "В тексте неразборчиво" или "Так в документе".
10.4.4. На архивных копиях документов и архивных выписках проставляются штампы с обозначением названия документа: "Архивная копия", "Архивная выписка".
Все листы архивной копии документа или архивной выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены печатью Правительства Ульяновской области.
Архивные справки, архивные копии документов и архивные выписки направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
10.4.5. Документы из архива могут быть изъяты в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В деле остаются заверенные копии изъятых документов и акт о причинах выдачи подлинников документов.
11. Особенности работы с электронными документами
11.1. В Правительстве Ульяновской области создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭД.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения герба Ульяновской области.
11.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы и иные организации документы заверяются ЭП Правительства Ульяновской области - автора документа в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
11.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД во внутреннем документообороте Правительства Ульяновской области могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых ЭП не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Правительстве Ульяновской области, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
11.4. Состав электронных документов Правительства Ульяновской области, обращающихся в СЭД, определяется Губернатором - Председателем Правительства Ульяновской области по согласованию с ЭПК и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается Губернатором - Председателем Правительства Ульяновской области.
11.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
11.6. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
11.7. При получении электронных документов, подписанных ЭП, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности ЭП.
11.8. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Губернатору - Председателю Правительства Ульяновской области, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Правительства Ульяновской области, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
11.9. Документы, создаваемые в Правительстве Ульяновской области и (или) поступившие в Правительство Ульяновской области на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его сравнения с подлинником документа"
11.10. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.
11.11. В целях учета и поиска документов в СЭД используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку:
адресант;
адресат;
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
вид документа;
дата документа;
номер документа;
дата поступления документа;
входящий номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа;
наименование либо аннотация документа;
количество листов основного документа;
количество приложений;
общее количество листов приложений;
указания по исполнению документа;
должность, фамилия и инициалы исполнителя;
отметка о конфиденциальности документа.
В СЭД вводится текст распознанного документа для осуществления полнотекстового поиска.
11.12. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
11.13. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Правительстве Ульяновской области в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
11.14. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем аппарата.
Приложение N 1
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись И.О. Фамилия
___ ______________ 20___ г.
ОПИСЬ
документов, находящихся у исполнителя
| N п/п | Дата получения |
Номера документов | Наименование документа |
Кол-во листов |
|
| входящие | исходящие | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Передал
Наименование должности Подпись И.О. Фамилия
Принял
Наименование должности Подпись И.О. Фамилия
Ответственный за делопроизводство
в структурном подразделении
Подпись И.О. Фамилия
___ ______________ 20___ г.
Форма описи документов, находящихся у исполнителя
Приложение N 2
Правительство Ульяновской области УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
АКТ подразделения
Подпись И.О. Фамилия
________ N ____________ ___ ____________ 20___ г.
Об утрате документов
В результате __________________ установлено отсутствие перечисленных
ниже документов. Принятые меры по розыску положительных результатов не
дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:
| N п/п | Номер описи |
Номер документа (дела) |
Наименование документа (дела) |
Дата документа (дела) |
Кол-во листов в документе (деле) |
Предполагаемые причины отсутствия документа (дела) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Итого _______________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных документов может быть частично восполнено
следующими документами __________________________________________________
_________________________________________________________________________
(номера документов и их наименования)
Должность лица, ответственного
за учет и хранение документов Подпись И.О. Фамилия
СОГЛАСОВАНО <*> СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Министерства Протокол ЭК Правительства
искусства и культурной политики Ульяновской области
Ульяновской области
от _______________ N ________ от _______________ N ________
Изменения в учетные документы внесены
Должность лица, ответственного
за учет и хранение документов Подпись И.О. Фамилия
Дата
_______________
<*> Согласовывается в случае, если не обнаружены документы
постоянного хранения.
Форма акта об утрате документов
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства Ульяновской области от 21 мая 2013 г. N 185-П в настоящее приложение внесены изменения
Приложение N 3
Перечень
бланков документов Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области
С изменениями и дополнениями от:
21 мая 2013 г.
Бланки правовых документов
Постановление Губернатора Ульяновской области
Распоряжение Губернатора Ульяновской области
Бланки писем должностных лиц
Губернатора Ульяновской области
Первого заместителя Председателя Правительства Ульяновской области
Заместителя Председателя Правительства Ульяновской области
Приложение N 3.1
/------------\
| Герб | | 20 мм
|Ульяновской | |
| области | |
\------------/
/ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - \
ГУБЕРНАТОР УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
| |
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
| |
________________ N __________
| Экз. N ________ |
г. Ульяновск
---| |---
30 мм 10 мм
| |
| |
| |
| |
\ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - /
0000001 20 мм
|
|
Образец бланка постановления Губернатора Ульяновской области
(в цветном изображении)
Приложение N 3.2
/------------\
| Герб |
|Ульяновской |
| области |
\------------/
ГУБЕРНАТОР УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
_____________________ N _____________
Экз. N ________
г. Ульяновск
0000002
Образец бланка распоряжения Губернатора Ульяновской области
(в цветном изображении)
Приложение N 3.3
/------------\
| Герб |
|Ульяновской |
| области |
\------------/
ПРАВИТЕЛЬСТВО УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
_____________________ N _____________
Экз. N ________
г. Ульяновск
0000003
Образец бланка постановления Правительства Ульяновской области
(в цветном изображении)
Приложение N 3.4
/------------\
| Герб |
|Ульяновской |
| области |
\------------/
ПРАВИТЕЛЬСТВО УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
_____________________ N _____________
Экз. N ________
г. Ульяновск
0000005
Образец бланка распоряжения Правительства Ульяновской области
(в цветном изображении)
Приложение N 3.5
/------------\
| Герб | | 20 мм
|Ульяновской | |
| области | |
\------------/
/ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - \
ГУБЕРНАТОР УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
| |
пл. Ленина, д. 1, Ульяновск, 432017,
| тел./факс (8422) 41-41-69 |
E-mail:mail@ulgov.ru http://www.ulgov.ru
| |
_____________ N _______
---| На N _______ от _______ |---
30 мм 10 мм
| |
| |
| |
| |
\ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - /
0000006 20 мм
|
|
Образец бланка письма Губернатора Ульяновской области
(в цветном изображении)
Приложение N 3.6
/------------\
| Герб |
|Ульяновской |
| области |
\------------/
ПРАВИТЕЛЬСТВО УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
П Е Р В Ы Й З А М Е С Т И Т Е Л Ь П Р Е Д С Е Д А Т Е Л Я
пл. Ленина, д. 1, Ульяновск, 432017, тел./факс (8422) 41-41-69
E-mail:mail@ulgov.ru http://www.ulgov.ru
ОКПО 00022237, ОГРН 1027301175110 ИНН/КПП 7325001144/732501001
________________________________________________________________
_____________ N _______
На N _______ от _______
0000007
Образец бланка письма первого заместителя Председателя Правительства
Ульяновской области
Приложение N 3.7
/------------\
| Герб |
|Ульяновской |
| области |
\------------/
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ -
РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА
УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
пл. Ленина, д. 1, Ульяновск, 432017, тел./факс (8422) 41-41-69
E-mail:mail@ulgov.ru http://www.ulgov.ru
ОКПО 00022237, ОГРН 1027301175110 ИНН/КПП 7325001144/732501001
________________________________________________________________
_____________ N _______
На N _______ от _______
0000001
Образец бланка письма Заместителя Губернатора Ульяновской области -
руководителя аппарата Губернатора и Правительства Ульяновской области
Приложение N 3.8
/------------\
| Герб |
|Ульяновской |
| области |
\------------/
ПРАВИТЕЛЬСТВО УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
З А М Е С Т И Т Е Л Ь П Р Е Д С Е Д А Т Е Л Я
пл. Ленина, д. 1, Ульяновск, 432017, тел./факс (8422) 41-41-69
E-mail:mail@ulgov.ru http://www.ulgov.ru
ОКПО 00022237, ОГРН 1027301175110 ИНН/КПП 7325001144/732501001
________________________________________________________________
_____________ N _______
На N _______ от _______
0000008
Образец бланка письма заместителя Председателя Правительства
Ульяновской области
Приложение N 3.9
ПОМОЩНИК ГУБЕРНАТОРА УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
пл. Ленина, д. 1, Ульяновск, 432017, тел./факс (8422) 41-41-69
________________________________________________________________
_____________ N _______
На N _______ от _______
Образец бланка письма помощника Губернатора Ульяновской области
Приложение N 3.10
СОВЕТНИК ГУБЕРНАТОРА УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
пл. Ленина, д. 1, Ульяновск, 432017, тел./факс (8422) 41-41-69
________________________________________________________________
_____________ N _______
На N _______ от _______
0000011
Образец бланка письма советника Губернатора Ульяновской области
Приложение N 3.11
/------------\
| Герб |
|Ульяновской |
| области |
\------------/
ПРАВИТЕЛЬСТВО УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
пл. Ленина, д. 1, Ульяновск, 432017, тел./факс (8422) 41-41-69
E-mail:mail@ulgov.ru http://www.ulgov.ru
ОКПО 00022237, ОГРН 1027301175110 ИНН/КПП 7325001144/732501001
________________________________________________________________
_____________ N _______
На N _______ от _______
0000012
Образец бланка письма Правительства Ульяновской области (продольный)
Приложение N 3.12
/------------\
| Герб | | 20 мм
|Ульяновской | |
| области | |
\------------/
/ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - \
ПРАВИТЕЛЬСТВО УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
| |
пл. Ленина, д. 1, Ульяновск, 432017,
| тел./факс (8422) 41-41-69 |
E-mail:mail@ulgov.ru http://www.ulgov.ru
| ОКПО 00022237, ОГРН 1027301175110 |
ИНН/КПП 7325001144/732501001
---| |---
30 мм _____________ N _______ 10 мм
| На N _______ от _______ |
| |
| |
| |
\ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - /
0000013 20 мм
|
|
Образец бланка письма Правительства Ульяновской области (угловой)
Приложение N 3.13
/------------\
| Герб |
|Ульяновской |
| области |
\------------/
ГУБЕРНАТОР УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
_____________________ N _____________
г. Ульяновск
0000014
Образец общего бланка Губернатора Ульяновской области
Приложение N 3.14
/------------\
| Герб |
|Ульяновской |
| области |
\------------/
ПРАВИТЕЛЬСТВО УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
_____________________ N _____________
г. Ульяновск
0000013
Образец общего бланка Правительства Ульяновской области
Приложение N 4
| Наименование бланка |
Дата поступления |
Номер бланка |
Дата выдачи бланка |
Структурное подразделение |
ФИО | Роспись | Отметка об использовании (дата, номер документа) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Образец журнала учета поступления, выдачи и использования гербовых бланков
Приложение N 5
Правительство Ульяновской области УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
руководителя организации
________ N ____________
Подпись И.О. Фамилия
___ ____________ 20___ г.
Уничтожения гербовых бланков
документов
Настоящий Акт составлен комиссией по уничтожению испорченных
гербовых бланков: _______________________________________________________
_________________________________________________________________________
(Ф.И.О., должность)
_________________________________________________________________________
________________________________________________________________________,
| Наименование бланка | Номер бланка |
| 1 | 2 |
Вышеперечисленные бланки уничтожены путем измельчения.
Члены комиссии: Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
Форма акта уничтожения гербовых бланков документов
Приложение N 6
Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению
Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).
Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).
Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).
Положения (об организации; о структурном подразделении; о премировании и т.д.).
Расценки на производство работ.
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда организации; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).
Стандарты (государственные, национальные, отраслевые).
Структура и штатная численность.
Тарифные ставки.
Уставы организаций.
Формы унифицированных документов.
Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение N 7
|
ГУБЕРНАТОР - ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПРАВИТЕЛЬСТВА УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ _____________________________ Пинкову А.П. Девяткиной Т.В. Прошу совместно рассмотреть поставленные вопросы, обсудить, найти решения и внести мне предложения к встрече. Контроль - 20.04.2012. Подпись С.И. МОРОЗОВ 12 марта 2012 года к N 10214 от 12.03.2012 |
Образец оформления резолюции на бланке формата А6
Приложение N 8
Вносится Правительством
| 20 мм Ульяновской области
|
Проект
/- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -\
ЗАКОН
| УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ |
| |
| О внесении изменения в статью 1 Закона Ульяновской области |10 | 1
"О налоговых ставках налога, взимаемого в связи с применением |инт. инт.
| упрощенной системы налогообложения, на территории Ульяновской области" | | |
|
|Принят Законодательным Собранием Ульяновской области __ _______ 20__ г. _ _ _ _ |
| | 4 |
| инт.
| |
Статья 1 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
| |
1,25 | 2 инт.
|см |
1,5 ---Внести в статью 1 Закона Ульяновской области от 3 марта 2009 года N 13-ЗО "О
инт.||налоговых ставках налога, взимаемого в связи с применением упрощенной системы|
налогообложения, на территории Ульяновской области" ("Ульяновская правда" от
|06.03.2009 N 17; от 06.08.2010 N 64; от 06.10.2010 N 81) изменение, заменив в|
| пункте 1 слова "и 73" словами ", 73, 80.10.3 и 85.32".
| |
| 2 инт.
---| |-----
25 мм Статья 2 10 мм
| |
| 2 инт.
| |
Настоящий Закон вступает в силу с 1 января 2012 года.
| |
| 3 инт.
| |
Губернатор Ульяновской области С.И. Морозов
| |
| 3 инт.
| | |
г. Ульяновск
| ___ ___________ 20___ г. |
N _____-ЗО
\ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - /
20 мм
|
|
Образец оформления проекта закона Ульяновской области
Приложение N 9
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА | 2 инт. к проекту закона Ульяновской области "О внесении изменения в статью 1 Закона Ульяновской области "О налоговых ставках налога, взимаемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения, на территории Ульяновской области" | 3 инт. | ТЕКСТ | 3 инт. | Наименование должности Подпись И.О. Фамилия |
Образец пояснительной записки к проекту закона Ульяновской области
Приложение N 10
Лист согласования проекта постановления (распоряжения)
Губернатора (Правительства) Ульяновской области
"________________________________________________________________"
(заголовок)
Проект внесен ___________________________________________________________
(дата, наименование структурного подразделения
Правительства Ульяновской области)
СОГЛАСОВАНО:
| Дата и время | Наименование должности |
Подпись | Расшифровка подписи |
|
| поступления | согласования | |||
| * | ||||
________
* Указывается должностное лицо, осуществляющее контроль за
исполнением правового акта.
Исполнитель: ____________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность,
номер телефона, подпись)
Имя файла на электронном носителе:
Форма листа согласования
Приложение N 11
| 20 мм
/- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -\
Проект
| | ГУБЕРНАТОР УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ |
--- |
30 мм| | П О С Т А Н О В Л Е Н И Е |
|
| | |---
| 14 инт. 10 мм
| | | |
О признании утратившим силу постановления Губернатора
| Ульяновской области от 16.11.2007 N 82 |
|
1 | | 3 инт. |
инт.
| Постановляю: |
Признать утратившим силу постановление Губернатора
| |Ульяновской области от 16.11.2007 N 82 "О мерах по|
совершенствованию организации работы по профилактике преступлений
|и иных правонарушений на территории Ульяновской области". |
|
1 | | |
инт. | 3 инт.
| |
Губернатор Ульяновской области С.И. Морозов
\ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - /
| 20 мм
|
Образец оформления проекта постановления Губернатора Ульяновской области
Приложение N 12
Перечень
распоряжений по кадровым вопросам
Со сроком хранения "75 лет":
прием на работу (заключение трудового договора);
увольнение (прекращение трудового договора);
перевод на другую работу;
установление надбавок к должностному окладу (за совмещение, особый характер труда, стаж работы и др.), доплат;
предоставление отпусков без сохранения заработной платы;
предоставление отпусков по уходу за ребенком;
изменение фамилии (в связи со вступлением в брак, расторжением брака и другое);
присвоение классного чина государственным (муниципальным) служащим;
повышение классности (разряда) работника;
направление в загранкомандировки (выезд на работу в другую страну);
направление в длительные командировки (свыше месяца) внутри страны;
прохождение практики студентами (если в этот период студентам выплачивалась заработная плата и уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации);
поощрение, премирование работников
Со сроком хранения "45 лет":
расследование несчастных случаев с работниками
Со сроком хранения "5 лет":
предоставление очередных и учебных отпусков;
дежурства;
взыскания;
краткосрочные внутрироссийские командировки
Приложение N 13
ЛИСТ РАССЫЛКИ
Постановления (распоряжения)____________ N _________ от _________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
| Адресат (Ф.И.О., должность, юридическое лицо) |
Порядковый N экз. на бумажном носителе* |
Рассылка по СЭДу** |
Почтовый адрес |
Всего подлежит рассылке ____________________
экз. на бумажном носителе ________ экз., в электронном виде ________ экз.
Реестр составил __________________________________ телефон ______________
Передано в рассылку _____________________________________________________
(дата, подпись)
Документ поступил на регистрацию _________ 2012 г. в _____ час. _______
* для рассылки на бумажном носителе в данной графе указывается порядковый
номер экземпляра
** в данной графе указывается рассылка в электронном виде (Э)
Форма листа рассылки
Приложение N 14
Правительство Ульяновской области
ПРОТОКОЛ
Дата заседания Номер протокола
Место составления протокола
Заголовок к тексту
(указать вид коллегиальной деятельности
и название коллегиального органа в родительном падеже)
Председатель - Фамилия И.О.
Секретарь - Фамилия И.О.
Присутствовали: фамилии, инициалы, должности участников заседания
(совещания) (в алфавитном порядке)
Приглашенные: фамилии, инициалы, должности лиц, не являющихся членами
данного коллегиального органа (в алфавитном порядке)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О..
Докладчик - И.О. Фамилия
2. Об...
Докладчик - И.О. Фамилия
1. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. (в именительном падеже) - предложил...
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. (в именительном падеже) - поддержал...
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):
1.1. ...
1.2. ...
2. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):
2.1. ...
Приложение: Текст доклада... на _____ л.
Председатель Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
Форма оформления полного протокола
Приложение N 15
Правительство Ульяновской области
ПРОТОКОЛ
Дата заседания Номер протокола
Место составления протокола
Заголовок к тексту
(указать вид коллегиальной деятельности
и название коллегиального органа в родительном падеже)
Председатель - Фамилия И.О.
Секретарь - Фамилия И.О.
Присутствовали: 18 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
О..
Докладчик - И.О. Фамилия
2. Об...
Докладчик - И.О. Фамилия
О (Об)...
_______________________________________________________________
(фамилия и инициалы докладчика в именительном падеже)
1.1.
1.2.
О (Об)...
_______________________________________________________________
(фамилия и инициалы докладчика в именительном падеже)
2.1.
2.2.
Приложение: 1. Список присутствовавших на ____ л.
2. Текст доклада... на ____ л.
Председатель Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
Форма оформления краткого протокола
Приложение N 16
Правительство Ульяновской области
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
Дата заседания Номер протокола
Место составления протокола
Заголовок к тексту
(указать вид коллегиальной деятельности
и название коллегиального органа в родительном падеже)
Председатель - Фамилия И.О.
Секретарь - Фамилия И.О.
Присутствовали: фамилии, инициалы, должности участников заседания
(совещания) (в алфавитном порядке)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
3. О...
Докладчик - И.О. Фамилия
3. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. (в именительном падеже) - предложил...
РЕШИЛИ:
3.1.
3.2.
Председатель И.О. Фамилия
Секретарь И.О. Фамилия
Верно
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
Дата
Форма оформления выписки из протокола
Приложение N 17
Правительство УТВЕРЖДАЮ
Ульяновской области Губернатор - Председатель
Правительства области
П О Р У Ч Е Н И Я
____________ С.И. Морозов
________________ N __________ ___ ___________ 20____ г.
С совещания...
| N п/п | Исполнители1 | Содержание поручения | Срок исполнения2 |
Наименование должности
составителя документа Подпись И.О. Фамилия
___________
1 Указываются наименование должности исполнителя, фамилия, инициалы.
2 Даты указываются в хронологическом порядке.
Форма поручений
Приложение N 18
ЛИСТ РАССЫЛКИ
служебной корреспонденции
Наименование вида документа ______________ от _________________ N _______
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
| N п/п | Адресат (наименование организации, почтовый адрес) |
Примечание |
Всего подлежит рассылке _____ экз. Передано в рассылку __________________
(дата, время)
Реестр составил _________________________________________________________
(должность, Ф.И.О., подпись, телефон)
Форма листа рассылки служебной корреспонденции
Приложение N 19
| 30 | 73 | | 78 | 10 |
|--|-----------------------------| |------------------------|---|
----+--------------------------------------------------------------------------+-----\
3 | | |
| | | |
| | | |
----| -----------------------------------\ /--------------------------\ | |
| | Герб | | | | |
| |17| | Ульяновской | | | | |
| | | | области | | | | |
| | ---+-------------------------------| |--------------------------| | |
51| | | ПРАВИТЕЛЬСТВО | |Председателю | | |
| | | УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ | |Законодательного Собрания | | |
| | | пл. Ленина, д. 1, Ульяновск, | |Ульяновской области | | |
| | | 432017 | | | | |
| | | Тел./факс (8422) 41-41-69 | |В.И. Зотову | | |
| | | E-mail:mail@ulgov.ru | | | | |
| | | http://www.ulgov.ru | | | | |
| | | ОКПО 00022237, | | | | |
| | | ОГРН 1027301175110 | | | | |
| | | ИНН/КПП 7325001144/732501001 | | | | |
----| |-------------------------------| | | | |
| | |19.10.2008 N 73-03/9111 | | | | |
23| | |На N ______ от ______________ | | | | |
| | | | | | | |
----| |-------------------------------| | | | |
18 | |О плане развития | | | | |
| | |Ульяновской области | | | | |
----| |---------------------------------------------------------------| | |
| | | | |
| | | | |
| | ТЕКСТ | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| |Наименование должности Подпись И.О. Фамилия | |297 |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| |И.О. Фамилия исполнителя | | |
| |Номер телефона | | |
----| -------------------------------------------------------------------| | |
| 0023759 | | |
20| | | | |
----+--------------------------------------------------------------------------+-----/
|------------------------------------------------------------------------|
210
* Размеры указаны в мм
Образец оформления служебного письма
Приложение N 20
Unofficial translation
GOVERNOR OF TOE ULYANOVSK REGION
Lenin sq., 1, Ulyanovsk, 432017, Russian Federation
Tel./fax: +7 8422 414 169, e-mail: mail@ulgov.ru,
http://www.ulgov.ru
Mr. Zhou Bohua,
Governor of Hunan Province
of People's Republic of China
Date: January 17, 2012
Re: visit of Ulyanovsk delegation
Dear Mr. Governor,
let me express my sincere gratitude for the heartfelt welcome your
staff and you personally accorded to the members of the official
delegation of the Ulyanovsk Region while visiting the Hunan province.
I am sure that the achieved agreements will contribute to successful
strengthening and development of the comprehensive cooperation between
our regions.
We are greatly concerned in concluding the enclosed Agreement of
economic, scientific and cultural relations between the Ulyanovsk Region
and Hunan province, the draft of which is given for your concordance and
approval.
I wish you great success in your activities and hope for further
effective cooperation.
Sincerely yours,
(signature)
Sergey I. Morozov
Encl: Agreement of cooperation
Образец неофициального перевода
Приложение N 21
20 мм
|
/ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - \
Правительство Ульяновской области
| |
| 3 инт.
| |
А К Т
| |
___________ N _______
---| |---
30 мм г. Ульяновск 10 мм
| |
Заголовок к тексту
| |
| 3 инт.
| |
ТЕКСТ
|Составлен комиссией: |
|Председатель: (должность, фамилия и инициалы) |
Члены: (должность, фамилия и инициалы)
| |
Основная часть
| (сущность, характер, установленные факты, |
а также выводы, предложения и заключения)
| |
Составлен в ... экземплярах:
|(указать рассылку каждого экземпляра) |
| Председатель Подпись И.О. Фамилия |
|Члены: Подпись И.О. Фамилия |
Подпись И.О. Фамилия
| Подпись И.О. Фамилия |
\ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - /
0000381 20 мм
|
|
Форма акта проверок, обследований, ревизий
Приложение N 22
20 мм
|
/ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - \
Правительство Ульяновской
| области |
| ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА |
| ___________ N _______ Адресат |
---|Заголовок к тексту |---
30 мм 10 мм
| |
ТЕКСТ
| |
| |
Наименование должности Подпись И.О. Фамилия
| |
| |
|И.О. Фамилия исполнителя |
номер телефона
\ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - /
20 мм
|
|
Форма докладной записки
Приложение N 23
20 мм
|
/ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - \
Наименование структурного
| подразделения |
Адресат
| СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА |
| ___________ N _______ |
---|Заголовок к тексту |---
30 мм 10 мм
| |
ТЕКСТ
| |
| |
Наименование должности Подпись И.О. Фамилия
| |
| |
|И.О. Фамилия исполнителя |
номер телефона
\ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - /
20 мм
|
|
Форма служебной записки
Приложение N 24
| Правительство Ульяновской области СПРАВКА _______________ N ________ г. Ульяновск Заголовок к тексту ТЕКСТ Наименование должности Подпись И.О. Фамилия И.О. Фамилия исполнителя Номер телефона |
Форма внешней справки
Приложение N 25
| Наименование структурного подразделения Адресат С П Р А В К А ____________ N _________ Заголовок к тексту ТЕКСТ Наименование должности Подпись И.О. Фамилия И.О. Фамилия исполнителя Номер телефона |
Форма внутренней справки
Приложение N 26
|
Герб Ульяновской области ГУБЕРНАТОР УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ ДОВЕРЕННОСТЬ 12 марта 2012 г. N 06-дг г. Ульяновск Губернатор Ульяновской области __________________________________ (фамилия, имя, отчество) ________________________________________________________ уполномочивает ___________________________________________________________________... (Ф.И.О., должность) Доверенность выдана без права передоверия. Доверенность действительна до ___ ____________ 20___ г. Губернатор области Подпись И.О. Фамилия 0000381 |
Форма доверенности Губернатора Ульяновской области
Приложение N 27
|
Герб Ульяновской области ПРАВИТЕЛЬСТВО УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ ДОВЕРЕННОСТЬ 09 апреля 2012 г. N 71-дп г. Ульяновск Правительство Ульяновской области в лице Губернатора - Председателя Правительства Ульяновской области _______________________ (фамилия, имя, отчество) уполномочивает ____________________________________________________... Настоящая доверенность выдана сроком до ___ ____________ 20___ г. без права передоверия. Губернатор - Председатель Подпись И.О. Фамилия Правительства области 0000382 |
Форма доверенности Правительства Ульяновской области
Приложение N 28
СОГЛАШЕНИЕ N 10/221-ДП
о сотрудничестве между федеральным государственным
учреждением "Ульяновский центр стандартизации, метрологии
и сертификации" и Правительством Ульяновской области
г. Ульяновск 08 июля 2011 года
Федеральное государственное учреждение "Ульяновский центр
стандартизации, метрологии и сертификации", именуемое далее "ФГУ
"Ульяновский ЦСМ", в лице директора Марусина Виталия Владимировича,
действующего на основании Устава, с одной стороны, и Правительство
Ульяновской области, именуемое далее "Правительство", в лице Губернатора
- Председателя Правительства Ульяновской области Морозова Сергея
Ивановича, действующего на основании Устава Ульяновской области, с
другой стороны, далее именуемые Сторонами, заключили настоящее
Соглашение о нижеследующем:
Далее текст не приводится
Федеральное государственное Правительство Ульяновской области
учреждение "Ульяновский центр
стандартизации, метрологии
и сертификации"
432071, г. Ульяновск, 432017, г. Ульяновск, пл. Ленина, 1
ул. Урицкого, 13
Директор Губернатор - Председатель
Правительства Ульяновской области
Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия
м.п. м.п.
Образец оформления договора (соглашения)
Приложение N 29
Лист согласования
к договору (соглашению)
"_______________________________________________________________________"
(заголовок)
СОГЛАСОВАНО:
| Дата и время согласования |
Наименование должности | Подпись | Расшифровка подписи |
Исполнитель: ____________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность, номер телефона, подпись)
Форма листа согласования к договору (соглашению)
Приложение N 30
ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА
119160 МОСКВА
ЗНАМЕНКА 19
МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
НАЧАЛЬНИКУ ГЕНЕРАЛЬНОГО ШТАБА ВС РФ -
ПЕРВОМУ ЗАМЕСТИТЕЛЮ МИНИСТРА ОБОРОНЫ РФ МАКАРОВУ Н.Е.
УВАЖАЕМЫЙ НИКОЛАЙ ЕГОРОВИЧ ВСКЛ
ОТ ИМЕНИ ПРАВИТЕЛЬСТВА УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ОТ МЕНЯ ЛИЧНО ПРИМИТЕ
ИСКРЕННИЕ ПОЗДРАВЛЕНИЯ С ДНЕМ РОЖДЕНИЯ ВСКЛ
ОТ ВСЕЙ ДУШИ ЖЕЛАЮ ВАМ КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ ЗПТ СЧАСТЬЯ ЗПТ
БЛАГОПОЛУЧИЯ ЗПТ УДАЧИ И УСПЕХОВ В ВАШЕЙ ОТВЕТСТВЕННОЙ СЛУЖБЕ НАШЕМУ
ГОСУДАРСТВУ ВСКЛ
ГУБЕРНАТОР -
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПРАВИТЕЛЬСТВА
УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ Подпись С.И. МОРОЗОВ
________________ N ___________
_________________________________________________________________________
432017, г. Ульяновск, пл. Ленина, д. 1 Авансовый счет N
Правительство Ульяновской области
Наименование должности
исполнителя Подпись И.О. Фамилия
Номер телефона
Дата
Приложение N 31
Соответствие
букв русского алфавита буквам латинского алфавита
|
Русский |
Латинский |
Русский |
Латинский |
|
A |
А |
Р |
R |
|
Б |
В |
С |
S |
|
В |
V |
Т |
T |
|
Г |
G |
У |
U |
|
Д |
D |
Ф |
F |
|
Е, Ё |
Е |
X |
Н |
|
Ж |
J |
Ц |
С |
|
З |
Z |
Ч |
СН |
|
И |
I |
Ш |
SH |
|
К |
K |
Щ |
SC |
|
Л |
L |
Ы |
Y |
|
М |
М |
Э |
Е |
|
Н |
N |
Ю |
IU |
|
О |
О |
Я |
IA |
|
П |
Р |
Ь, Ъ |
- |
Приложение N 32
ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА
UNTER DEN LINDEN, 63-65, BOTSCHAFT DER RUSSISCHEN FOEDERATION IN
DEUTSCHLAND, BERLIN, 10117, BUNDESRE-PUBLIK DEUTSCHLAND
CHREZVYCHAINOMU I POLNOMOCHNOMU POSLU ROSSI- ISKOI FEDERACIIV
FEDERATIVNOI RESPUBLIKE GERMANIA
KOTENEVU V.V.
UVAJAEMYI VLADIMIR VLADIMIROVICH
ОТ IMENIPRAVITELSTVA ULIANOVSKOIOBLASTII ОТ SEBIA LICHNO SERDECHNO
POZDRAVLIAIU VAS S DNEM ROJDENIIA
ISKRENNE BLAGODARIU VAS ZA SODEISTVIE KOTOROE VY OKAZYVAIETE
RAZVITIIU PLODOTVORNOGO SOTRUDNICHESTVA MEJDU ULIANOVSKOI OBLASTIU I
NEMECKIMI PARTNERAMI
JELAIU VAM DOBROGO ZDOROVIA NEISSIAKAEMOI EN- ERGII SCHASTIA
BLAGOPOLUCHIA I UDACHI VO VSEH VASHIH NACHINANIIAH
GUBERNATOR - PREDSEDATEL
PRAVITELSTVA ULIANOVSKOI
OBLASTI Подпись S.I. MOROZOV
________________ N ___________
_________________________________________________________________________
432017, г. Ульяновск, пл. Ленина, д. 1 Авансовый счет N
Правительство Ульяновской области
Наименование должности
исполнителя Подпись И.О. Фамилия
Номер телефона
Дата
Приложение N 33
STATE TELEGRAM
SHAOSHAN ROAD, 1, PEOPLE'S GOVERNMENT OF HUNAN PROVINCE OF PEOPLES
REPUBLIC OF CHINA,
CHANGSHA, HUNAN, 410011, CHINA
GOVERNOR OF HUNAN PROVINCE MISTER ZHOU QIANG
DEAR MISTER GOVERNOR
ON BEHALF OF THE GOVERNMENT OF THE ULYANOVSK REGION AND ME
PERSONALLY I HEARTFULLY CONGRATULATE YOU AND IN YOUR PERSON ALL CITIZENS
OF HUNAN PROVINCE WITH THE LUNAR NEW YEAR
I HOPE THAT THE COMING YEAR WILL BE HAPPY AND JOYFUL FOR YOU
I SINCERELY WISH YOU STRONG HEALTH AND SUCCESS IN YOUR STATE
ACTIVITY
GOVERNOR - CHAIRMAN
OF THE GOVERNMENT OF THE
ULYANOVSK REGION Подпись SERGEY MOROZOV
________________ N ___________
_________________________________________________________________________
432017, г. Ульяновск, пл. Ленина, д. 1 Авансовый счет N
Правительство Ульяновской области
Наименование должности
исполнителя Подпись И.О. Фамилия
Номер телефона
Дата
Приложение N 34
| Наименование организации-автора | Адресат |
| Передал (должность, инициалы и фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму) |
Принял (должность, инициалы и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму) |
| N телефона | N телефона |
ТЕЛЕФОНОГРАММА
/-----------------------------------\ /--------------------------------\
|Дата | |Время |
|Рег. N | |передачи |
|-----------------------------------/ \--------------------------------|
| |
| Текст |
| |
| |
|Наименование должности |
|лица, подписавшего телефонограмму Подпись И.О. Фамилия |
\-----------------------------------------------------------------------/
Форма телефонограммы
Приложение N 35
Форма журнала входящих телефонограмм
| Ф.И.О., должность лица, кому адресована телефонограмма |
Дата, номер телефонограммы |
Текст телефонограммы |
Должность, инициалы, фамилия лица, подписавшего телефонограмму |
Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму |
Время передачи телефонограммы |
Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Форма журнала исходящих телефонограмм
| Ф.И.О., должность лица, кому адресована телефонограмма |
Дата, номер телефонограммы |
Текст телефонограммы |
Должность, инициалы, фамилия лица, подписавшего телефонограмму |
Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму |
Время получения телефонограммы |
Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму |
Отметка об ознакомлении должностного лица с телефонограммой, резолюция |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Приложение N 36
Перечень
нерегистрируемых документов
С изменениями и дополнениями от:
21 мая 2013 г.
1. ГОСТы, ОСТы, ТУ.
2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства Ульяновской области от 21 мая 2013 г. N 185-П в пункт 36 настоящего приложения внесены изменения
3. Документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская (финансовая) учетная и отчетная документация.
4. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой "Лично".
5. Научные отчеты.
6. Нормы и нормативы расхода материалов.
7. Планово-финансовые документы.
8. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
9. Поздравительные письма, телеграммы.
10. Прейскуранты.
11. Презентации.
12. Пригласительные билеты.
13. Программы конференций, совещаний.
14. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
15. Задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командировкам.
16. Технические условия.
17. Учебные планы, программы.
18. Формы и бланки (кроме бланков строгого учета и отчетности).
Приложение N 37
Перечень
входящих документов, подлежащих преобразованию в электронную форму при регистрации
1. Поручения Президента Российской Федерации.
2. Поручения Председателя Правительства Российской Федерации.
3. Письма руководителей и их заместителей, парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания (письма граждан, приложенные к документам, не сканируются).
4. Письма судей Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации и Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, руководителей Администрации Президента Российской Федерации, помощников и советников Президента Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации.
5. Письма Счетной палаты Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.
6. Письма федеральных органов исполнительной власти.
7. Письма подразделений Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации.
8. Письма органов государственной власти Ульяновской области и субъектов Российской Федерации.
9. Письма органов местного самоуправления муниципальных образований Ульяновской области.
10. Обращения организаций, общественных и религиозных объединении, судебных органов и иных.
Приложение N 38
| N п/п | Дата, регистрационный номер |
Ф.И.О. представителя |
Срок действия |
Кому выдана, дата |
Дата возврата |
Дата уведомления контрагента об аннулировании доверенности |
Примечания |
Форма журнала регистрации соглашений, договоров
Приложение N 39
|
Заказ N ________ на выполнение машинописных работ ___ ______________ 20___ г. ______ час. ______ мин. Структурное подразделение ____________________________________________ ______________________________________________________________________ Ф.И.О. заказчика _______________________________ тел. ________________ Наименование материала _______________________________________________ ______________________________________________________________________ Кол-во стр. в рукописи _________ Пояснения: печать с носителя, набор текста (нужное подчеркнуть) _______________________________________________________________________ Заказ выполнен ____ ________________ 20____ г. _____ час. ______ мин. Количество страниц __________ Имя файла _________________________ Оператор_____________________ Рукопись (носитель) и отпечатанный материал получены __________________________ ____ ________________ 20____ г. |
Форма бланка заказа на выполнение машинописных работ
Приложение N 40
|
Заказ N ________ на выполнение копировально-множительных работ ___ ______________ 20___ г. ______ час. ______ мин. Структурное подразделение ____________________________________________ Ф.И.О. заказчика _______________________________ тел. ________________ Наименование материала _______________________________________________ ______________________________________________________________________ Кол-во листов в оригинале ______ Тираж _____ экз. Пояснения: без оборота, с оборотом, уменьшить (нужное подчеркнуть) ______________ (подпись) Заказ выполнен ____ ________________ 20____ г. _____ час. ______ мин. Оператор_____________________ Аппарат _____________________ Получил _________________________ ____ ________________ 20____ г. |
Форма бланка заказа на выполнение копировально-множительных работ
Приложение N 41
Перечень
документов, на которые ставится оттиск гербовой печати
1. Служебные удостоверения.
2. Почетные грамоты.
3. Документы по вопросам награждения государственными, ведомственными, областными наградами, оформляемые в соответствии с требованиями федерального законодательства и законодательства Ульяновской области (наградные листы, учетные карточки награжденных, запросы, представления к награждению).
4. Договоры и соглашения.
5. Доверенности, в том числе доверенности на ведение дел в суде.
6. Банковские карточки исполнительных органов государственной власти Ульяновской области.
7. Сертификаты о выдаче ссуд на жилье военнослужащим.
8. Документы, заверение которых гербовой печатью предусмотрено специальными нормативными актами.
9. Сметы расходов на содержание организации.
10. Командировочные удостоверения.
11. Финансовые документы и отчеты, представляемые в казначейство, налоговые и статистические органы, фонды.
12. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате.
13. Документы по материально-техническому обеспечению и снабжению.
14. Акты о выполненных работах и предоставленных услугах.
15. Акты ревизии, инвентаризации, приема-передачи товарно-материальных ценностей.
16. Гарантийные письма.
Приложение N 42
Перечень
документов, на которые ставятся оттиски простых печатей Правительства Ульяновской области без государственной символики
1. Копии законов Ульяновской области, правовых актов Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области.
2. Копии договоров (соглашений), направляемые за пределы Правительства Ульяновской области.
3. Копии документов Правительства Ульяновской области для удостоверения их подлинности.
4. Выписки из протоколов заседаний (совещаний).
5. Архивные справки и архивные выписки социально-правового характера.
6. Командировочные удостоверения.
7. Копии документов по личному составу, выписки из трудовых книжек, копии документов об образовании.
Приложение N 43
| N п/п | Наименова- ние печати (штампа) |
Оттиск печати (штампа) |
Дата получения печати (штампа) от изготовителя |
Организация - изготовитель, дата и N сопроводительного документа |
Кому выдана печать (штамп), должность, подразделение |
Роспись работника |
Дата возврата печати |
Роспись работника |
Дата уничтожения печати |
Дата, номер акта |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
Форма журнала учета выдачи печатей и штампов
Приложение N 44
Правительство Ульяновской области
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____________ N ____________
г. Ульяновск
На ________ год
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество единиц хранения |
Срок хранения и N статей по перечню |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Наименование должности руководителя
структурного подразделения Подпись И.О. Фамилия
Дата
Наименование должности
лица, ответственного за архив Подпись И.О. Фамилия
Дата
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
Приложение N 45
Правительство Ульяновской области УТВЕРЖДАЮ
Наименование структурного Наименование должности
подразделения руководителя организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____________ N ____________ Подпись И.О. Фамилия
___ ____________ 20___ г.
г. Ульяновск
На ________ год
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество единиц хранения |
Срок хранения и N статей по перечню |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Наименование должности
руководителя
службы делопроизводства Подпись И.О. Фамилия
14.11.2011
Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Правительства Протокол ЭПК Министерства
Ульяновской области искусства и культурной политики
Ульяновской области
от _______________ N ________ от _______________ N ________
Форма сводной номенклатуры дел Правительства Ульяновской области
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
в году в Правительстве Ульяновской области
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой "ЭПК" |
||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) |
|||
| Итого | |||
Наименование должности
руководителя службы делопроизводства Подпись И.О. Фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности лица,
передавшего сведения Подпись И.О. Фамилия
Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел
Приложение N 46
/--------\
|Ф. N |
|--------|
|Оп. N |
|--------|
|Д. N |
\--------/
ОГКУ "Государственный архив Ульяновской области"
Правительство Ульяновской области
Департамент делопроизводства и работы с обращениями граждан
и организаций Правительства Ульяновской области
ДЕЛО N 03.05.03.01-07
Постановления Правительства Ульяновской области
по основной деятельности, том N 1
с N 1 по N 23
05 января 2011 г.
02 февраля 2011 г.
(крайние даты)
На 318 листах
Хранить постоянно
| Ф. N |
| Оп. N |
| Д. N |
Образец оформления обложки дела постоянного
и временного (свыше 10 лет)
хранения в Правительстве Ульяновской области
Приложение N 47
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___________
В деле подшито и пронумеровано __________________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов _________________________________________________;
пропущенные номера листов _______________________________________________
| Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
| 1 | 2 |
Наименование должности
составителя Подпись И.О. Фамилия
Дата
Форма листа-заверителя дела
Приложение N 48
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. N _______________
| N п/п | Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов ед. хр. |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого _______________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ______________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись И.О. Фамилия
Дата
Форма внутренней описи документов дела
Приложение N 49
Правительство Ульяновской области
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело ____________________________________________________________________
(N и заголовок)
Опись (номенклатура дел) ________________________________________________
(N и заголовок)
Фонд ____________________________________________________________________
(N и заголовок)
Выдано во временное пользование:
| Дата выдачи | Кому выдано | Расписка в получении |
Дата возврата | Расписка в приеме |
Форма карты-заместителя дела
Приложение N 50
Правительство УТВЕРЖДАЮ
Ульяновской области
Наименование должности
ФОНД N _____________ руководителя организации
ОПИСЬ N ____________ Подпись И.О. Фамилия
дел постоянного хранения ___ _________ 20__ г.
за год
| Название раздела (структурного подразделения) | |||||
| N п/п | Индекс дела |
Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В данный раздел описи внесено __________________________ единиц хранения,
(цифрами и прописью)
с N _________________________ по N ________________________, в том числе:
литерные номера: ________________________________________________________
пропущенные номера: _____________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись И.О. Фамилия
Наименование должности лица,
ответственного за архив Подпись И.О. Фамилия
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Протокол ЭК
Министерства искусства и культурной Правительства Ульяновской области
политики Ульяновской области
от ______________ N ______________ от ______________ N ______________
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Приложение N 51
Правительство УТВЕРЖДАЮ
Ульяновской области
Наименование должности
ОПИСЬ N ____________ руководителя организации
дел временного (свыше 10 лет)
хранения Подпись И.О. Фамилия
___ _________ 20__ г.
за год
| Название раздела (структурного подразделения) | |||||
| N п/п | Индекс дела |
Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В данный раздел описи внесено __________________________ единиц хранения,
(цифрами и прописью)
с N _________________________ по N ________________________, в том числе:
литерные номера: ________________________________________________________
пропущенные номера: _____________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
Правительства Ульяновской области
от _____________ N __________
Форма годового раздела сводной описи дел временного
(свыше 10 лет) хранения
Приложение N 52
Правительство УТВЕРЖДАЮ
Ульяновской области
Наименование должности
ФОНД N _____________ руководителя организации
ОПИСЬ N ____________ Подпись И.О. Фамилия
дел по личному составу ___ _________ 20__ г.
за год
| Название раздела (структурного подразделения) | |||||
| N п/п | Индекс дела |
Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В данный раздел описи внесено __________________________ единиц хранения,
(цифрами и прописью)
с N _________________________ по N ________________________, в том числе:
литерные номера: ________________________________________________________
пропущенные номера: _____________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК
Правительства Ульяновской области Министерства искусства и
культурной политики
Ульяновской области
от _____________ N __________ от _____________ N ___________
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Приложение N 53
Правительство Ульяновской области УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
руководителя организации
____________________ N _____________
Подпись И.О. Фамилия
г. Ульяновск ___ ____________ 20___ г.
О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании ____________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение
документы фонда N _______________________________________________________
(название фонда)
| N п/п | Заголовок дела или групповой заголовок документов |
Крайние даты |
Номера описей |
Индекс дела по номенкла- туре или N дела по описи |
Количес- тво единиц хранения |
Срок хранения и номера статей по перечню |
Примеча- ние |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого _________________________________ единиц хранения за _________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ______________________ годы утверждены,
по личному составу согласованы с ЭПК ____________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ______________________________ N __________________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности
документов Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
Правительства Ульяновской области
от ________________ N ___________
Документы в количестве _________________________________ единиц хранения,
(цифрами и прописью)
весом __________ кг сданы в _____________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________________ N ______
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись И.О. Фамилия
Дата
Наименование должности
работника архива, внесшего
изменения в учетные документы Подпись И.О. Фамилия
Дата
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Приложение N 54
Правительство УТВЕРЖДАЮ
Ульяновской области
Наименование должности
Наименование структурного руководителя структурного
подразделения подразделения
Подпись И.О. Фамилия
___ _________ 20__ г.
ОПИСЬ N _________
| Название раздела | |||||
| N п/п | Индекс дела |
Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В данную опись внесено _________________________________ единиц хранения,
(цифрами и прописью)
с N _________________________ по N ________________________, в том числе:
литерные номера: ________________________________________________________
пропущенные номера: _____________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
руководителя службы делопроизводства
Дата
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения структурного подразделения
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Требования распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Требования к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Постановление Правительства Ульяновской области от 28 апреля 2012 г. N 203-П "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области"
Текст постановления опубликован в газете "Ульяновская правда" от 4 мая 2012 г. N 45, от 11 мая 2012 г. N 47
Постановлением Правительства Ульяновской области от 21 марта 2016 г. N 109-П настоящее постановление признано утратившим силу
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Постановление Правительства Ульяновской области от 21 мая 2013 г. N 185-П